NOTULA RAPAT DENGAN INBES

“PADJADJARAN FEST & CONFERENCE 2022”

Hari, tgl : Senin, 30 Mei 2022

Tempat : Zoom Meeting
Waktu : 20:00 s.d 21.00 WIB
Partisipan :
1. Mohamad Rafi Surya Balebat
2. Aqil Diningrat
3. Anastasia Silvyana
4. Marchyela Grace
5. Basaria Maressa
6. Amanda Jernihati
7. Adzriel Ghifari
8. Alifa Rosma
9. Khalda Nur
10. Habib. A. Hamdani
11. Shoya Adryanputri
12. Fitriyani Aprilia
13. Taqi Muthi
14. Azali
15. Rosa
16. Rizky Grivaldi
17. Anza Zahya Qeysha
18. Aini

Agenda rapat :
A. Membahas to do list tiap divisi, progress, dan kendala
B. Resolusi hambatan

Isi rapat :
A. Progress divisi:
1. PDD:
- Sudah sempet menghubungi dari teman satu angkatan tapi belum ada respon yang
jelas.
- Lagi cari calon juga yang bisa ditarikin
- Hambatan : banyak yang nolak daripada yang minat karena udah ambil
kepanitiaan lain.
2. Substansi :
- Minggu kemarin ga hadir di first meet kemarin jadi gatau to do list nya apa.
 - Untuk oprec lagi coba ajak teman-teman.
- Hambatan : banyak yang nolak karena udah pada masuk kepanitiaan lain.
3. Sponsor & Fundra :
- Proposal ditunggu, biar bisa cepet bikin paket-paket sponsor
4. Operasional :
- Dari lingkup terdekat masih belum ada feedback
- Baru dapet satu kebetulan pas oprec kadiv wakadiv kemarin tuh ada 2
wakadivnya, jadi 1 nya jadi staf
- Hambatan : pada nolak karena udah punya kesibukan lain.
5. Humas :
- Udah hubungin humas dept keilmuan
- Nunggu postingan extended di post
- Kendala sama kayak yang lain, calon udah banyak tapi blm ada kelanjutan.
6. Hubungan delegasi :
- Udah nawarin ke temen-temen tapi pada nolak, terus sisanya belum ada
keputusan.
- Lagi data universitas yang sekiranya bisa dikirim undangan.
- Hambatan : kesulitan hubungin kadiv tahun sebelumnya soalnya lagi ada
kesibukan jadi lama respon chatnya.
- Assesment dengan kadiv tahun lalu itu ga harus via meet, lewat chat juga bisa.
7. Acara :
- Sejauh ini masih ngejaring staf, ngereach ke anak-anak prodi.
- Udah sempet bahas to do list kedepannya.
- Dari acara bakal bikin gambaran kasar buat konsep acara, mau undang PO dan
VPO untuk gabung.
- Bakal ajak kadiv tahun lalu buat brainstorming bareng.
- Hambatan : susah ngejaring staf, udah pada join di proker lain.

B. Bahasan solusi untuk hambatan yang terjadi

1. Setiap divisi harus membuat promosi kreatif (video kreatif, bebas bentuknya). Nanti bisa
di post di IG PFC dan saling repost.
2. Wajib melakukan assessment atau konsul dengan kadiv wakadiv tahun lalu.
3. Memperluas jangkauan dalam mencari calon staf (kelompok orasi, dan lainnya)
4. Lakukan penekanan, disaat menolak coba ditanya alasannya apa. Kalau alesan kesibukan
bisa bawa tanggal pelaksanaan PFC nya yang mana di bulan November supaya jadi
pertimbangan.
5. Saat ditolak dan sudah gaada kesempatan lagi buat ajak gabung, coba minta rekomendasi
nama dari dia yang sekiranya cocok untuk jadi staf (berantai).

C. Lainnya
 1. Setiap divisi membuat video promosi kreatif untuk oprec staf, nanti dikumpul di satu
drive.
2. Jangan terlalu fokus nargetin ke angkatan 21 aja buat oprec staf tapi coba ajak juga
angkatan 20.

Hasil Rapat :
1. Deadline pengumpulan video di hari Kamis, 2 Juni 2022.

To do list :
1. Masing-masing divisi melaksanakan resolusi yang disampaikan.
2. Membuat video promosi kreatif dengan deadline yang sudah ditentukan.
3. PDD membuat G-drive pengumpulan video.