Tugas Individu

EVENT ORGANIZER

YULIANI MUKMA INNAH

C1D121056
KELAS A

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HALU OLEO
KENDARI
2023
1. Menurut anda, apa yang dimaksud dengan event organizer?
Menurut saya, event organizer merupakan pekerjaan yang bergerak dalam bidang jasa. Di
mana event organizer bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur dan
melaksanakan sebuah acara baik itu formal maupun informal sesuai dengan keinginan
klien.
2. Menurut anda, mengapa kita perlu belajar tentang event organizer tersebut?
Menurut saya, event organizer sangat perlu untuk dipelajari. Mengingat saat ini banyak
event-event yang diselenggarakan mulai dari festival musik, konferensi bisnis, pameran
seni, hingga pernikahan dan masih banyak lagi. Kebanyakan event-event tersebut
menggunakan jasa event organizer. Dalam hal ini, besar kemungkinan event organizer
akan menjadi pekerjaan yang akan sangat diperlukan di masa yang akan datang. Selain
itu, dengan mempelajari event organizer kita juga dapat mengetahui bagaimana cara
membuat rencana, mengatur hingga melaksanakan sebuah acara sehingga dapat berjalan
dengan lancar dan mencapai hasil yang diinginkan.
3. Pilih salah satu acara besar atau terkenal, seperti festival musik, konferensi bisnis, atau
pameran seni dan buatlah analisis tentang berbagai aspek acara tersebut:
Ubud Village Jazz Festival (UVJF)
a. Tujuan acara
Ubud Village Jazz festival bertujuan untuk mengedukasi dan memperkenalkan
identitas dari musik jazz itu sendiri mulai dari di bawah tahun 70-an hingga saat ini.
Dengan adanya UVJF ini diharapkan dapat menjadi wadah bagi musisi musisi baru
untuk mengembangkan talenta yang mereka miliki. Selain itu dengan adanya UVJF
ini diharapkan dapat menjadi magnet pariwisata bagi wisatawan dari dalam maupun
di luar negeri dan sebagai peluang usaha bagi bisnis kuliner lokal maupun perusahaan
kecil dari berbagai sektor.
b. Konsep acara
Festival bertaraf internasional Ubud Village Jazz festival 2023 dengan tema " jazz is
life and life what we play ". UVJF kali ini hadir dengan suasana yang berbeda dari
tahun sebelumnya. Di mana UVJF berusaha membawa suasana seakan berada di alam
mimpi dengan menggabungkan ruang untuk bisnis lokal kuliner serta perusahaan
kecil dari sektor kreatif, menjadikan UVJF tahun in berbeda. Hal ini bertujuan bukan
hanya untuk menarik penggemar musik jazz tetapi juga menarik perhatian masyarakat
luas. Walaupun demikian, keunikan dan karakter UVJF itu sendiri tetap
dipertahankan. UVJF akan dilaksanakan selama 2 hari yang berlokasi di Sthala Ubud.
Ruang terbuka dengan pemandangan indah yang menjadi daya tarik tersendiri dalam
UVJF kali ini. Terbagi menjadi 3 panggung yakni padi, giri dan subak, UVJF akan
diisi oleh berbagai musisi - musisi jazz terbaik dari dalam maupun di luar negeri.
c. Anggaran
Anggaran dari Ubud village jazz Festival ini diperoleh dari founder, pemegang
saham UVJF dan kerjasama partisipasi dari berbagai pihak baik instansi, perusahaan
maupun perorangan.
d. Promosi
Metode promosi yang digunakan adalah dengan menyebarkan iklan baik itu melalui
media sosial maupun media cetak seperti poster, spanduk dan giant banner. Selain itu
UVJF juga bekerja sama dengan berbagai instansi perusahaan maupun perorangan
untuk mempromosikan event ini. Pemilihan pengisi acara dalam UVJF ini juga
merupakan salah satu bagian dari promosi acara. Dalam penjualan tiket UVJF juga
memberikan beberapa diskon khusus yang menarik, hal ini juga merupakan bagian
dari promosi untuk menarik minat masyarakat agar ikut berpartisipasi dalam UVJF.
e. Perencanaan dan pelaksanaan
Perencanaan Ubud village jazz Festival ini tentunya terlebih dahulu melakukan riset
untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan harapan calon audiens nantinya, serta
tidak lupa juga melakukan riset terhadap UVJF yang telah diselenggarakan
sebelumnya. Dari pihak UVJF sendiri juga menyewa outsourcing dan merekrut
volunteer dengan kriteria, menguasai bidang yang ditempatkan, dapat bekerja secara
tim, siap bekerja di bawah tekanan dan dapat bekerja sesuai dengan timeline dan
deadline. Setelah itu, melakukan penetapan panitia dan melaksanakan rapat guna
untuk menentukan tema serta merancang konsep, menentukan tempat dan waktu
pelaksanaan dari UVJF sesuai dengan hasil riset sebelumnya. Selain itu Masing-
masing divisi menyusun rencana anggaran biaya ( RAB ) dan menyiapkan beberapa
alternatif untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Setelahnya mencari
beberapa sponsorship untuk memenuhi anggaran yang dibutuhkan.
Pelaksanaan UVJF yang terbilang efektif dan efisien ini sendiri menerapkan sistem
timeline dan deadline. Dimana masing-masing divisi bekerja sesuai dengan batasan
kerja dan waktu yang telah di tentukan. Masing-masing divisi dituntut untuk fokus
bekerja pada tugasnya masing-masing. Hal ini meminimalisir adanya divisi yang
bekerja di luar dari tugasnya sehingga fokus masing-masing divisi tidak terbagi dan
tugasnya dapat selesai sesuai dengan timeline dan deadline yang ditentukan. Selain
itu, komunikasi yang terjalin sangat baik antara masing-masing divisi, sistem timeline,
deadline dan fokus kerja merupakan salah satu hal yang menyebabkan kegiatan ini
berjalan dengan efisien dan efektif.
Selain itu, Ubud Village jazz festival ini merupakan festival Yang bertaraf
internasional maka dari itu, dalam pelaksanaan UVJF ini menetapkan standar yang
berskala internasional, dapat dilihat sound system yang mendukung performance dari
musisi, rundown yang jelas, hingga stage manager yang bekerja secara profesional.
Terkadang ada beberapa penampilan yang tidak akan ditampilkan jika stage belum
sesuai dengan permintaan penampil.