Ilovepdf Merged

MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Penulis : Tim Penyusun Modul

Editor :
1
Manajemen Perkantoran Modern
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ................................................. 1

A. Deskripsi Singkat ................................................. 1
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) ................................................. 1
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) ................................................. 1
D. Pokok Bahasan ................................................. 2
BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN ................................................. 3
A. Kantor ................................................. 3
B. Manajemen Perkantoran ................................................. 4
C. Prinsip Manajemen Perkantoran ................................................. 5
D. Manajemen Perkantoran Modern 6
E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran
Modern ................................................. 7
F. Latihan ................................................. 8
BAB III IMPLEMENTASI PERKANTORAN
MODERN ................................................. 9
A. Tehnik Korespondensi ................................................. 9
B. Tata Cara Pengarsipan ................................................. 14
C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat ................................................. 18
D. Penulisan laporan ................................................. 20
E. Latihan ................................................. 21
BAB IV PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN ................................................. 22
A. Pengertian Teknologi Informasi ................................................. 22
B. Peran Teknologi Informasi ................................................. 23
C. Latihan ................................................. 26
Daftar Pustaka
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan dan pelatihan merupakan amanat yang telah diatur dalam undang-undang
No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan peraturan pemerintah (PP) No. 11
Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Dalam Peraturan Pemerintah tersebut
diatur tentang pendidikan dan pelatihan jabatan pegawai negeri sipil (PNS). Pendidikan dan
pelatihan (Diklat) memiliki tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang disesuaikan dengan
tugas dan fungsinya, di tempat tugas masing-masing.
Salah satu kegiatan diklat yang kemudian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
kompetensi pegawai adalah diklat Administrasi Perkantoran Modern tingkat Dasar melalui
metode e-Learning yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan
tulis-penulis dan bukan tulis-menulis. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan
teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern,
oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen
perkantoran modern.
Memanfaatkan Teknologi informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer
elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas
organisasi dan efesiensi biaya. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh
penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan
bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut.
Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang
disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami
kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.
3
Modul Manajemen Perkantoran Modern berbasis IT ini dimaksudkan untuk
memberikan gambaran singkat peserta diklat Administrasi Perkantoran Modern berbasis IT,
sehingga dapat lebih meningkatkan pengetahuan dalam mengikuti mata diklat berikutnya.
B. Deskripsi Singkat
Mata pelatihan ini membekali peserta dengan kemampuan memahami manajemen
perkantoran modern yang berbasis IT yang meliputi pengertian dan prinsip-prinsip
manajemen perkantoran modern, pelaksanaan perkantoran modern, dan teknik-
teknik perkantoran modern yang berbasis IT. Pembelajaran disajikan dengan
metode e-Learning, dengan cara mengunduh modul belajar mandiri, diskusi,
chatting dan pemutaran video. Keberhasilan pembelajaran dinilai dari kemampuan
peserta dalam menyelesaikan sesi pembelajaran dan mampu menjawab soal-soal
yang diberikan.
C. Manfaat Modul
Modul disusun untuk memberi kemudahan belajar pada peserta pelatihan sehingga
peserta mempunyai pemahaman yang baik secara konsep maupun praktis.
D. Tujuan Pembelajaran
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu memahami
manajemen perkantoran modern berbasis IT dengan baik dan benar.
2. Indikator Hasil Belajar
Peserta pelatihan diharapkan dapat :
a. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern;
b. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern;
c. Menjelaskan teknik-teknik perkantoran modern yang berbasis IT.
E. Mater Pokok dan Sub Materi Pokok

1. Pengertian Dan Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
a. Kantor;
4
b. Manajemen Perkantoran;
c. Prinsip Manajemen Perkantoran;
d. Manajemen Perkantoran Modern;
e. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern.
2. Implementasi Perkantoran Modern
a. Teknik Korespondensi;
b. Tatacara Pengarsipan;
c. Tatacara Penyelenggaraan Rapat;
d. Penulisan Laporan
3. Peran Teknologi Informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern yang Berbasis IT
a. Pengertian Teknologi Informasi;
b. Peran Teknologi Informasi.
5
BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
A. Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja.Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti
dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada
beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-
information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
6
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari
menerima, mengumpulkan,mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.
B. Manajemen Perkantoran
Kata manajemen berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti mengendalikan,
terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latinmanus yang
berarti "tangan".Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris
menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah
administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk
mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari pengertian kantor dan manajemen atas maka kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat
mencapai tujuannya.
7
Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing
of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predeterminedobjective.
It deals with the life cycle of business information and retention if of permanent value, or
destruction if obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan,
penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau
usang).
Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua

kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,

manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.
C. Prinsip Manajemen Perkantoran
Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen.
Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk
sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran
adalah seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan
kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun
organisasi.Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini
menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari:
1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Intregrasi
8
5. Pemeliharaan
6. Pensiun
Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan

manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah
perkantoran, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan
mempunyai dampak yang sangat luas.Manajemen perkantoran atau manajemen personalia
adalah merupakan suatu pengakuan terhadap pentingnya smber daya manusia di dalam
perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi
dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk
meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan
tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.
D. Manajemen Perkantoran Modern
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,

mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Sesuatu hal yang dimaksud adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor
sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, pekerjaan
kantor harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Kata ‘modern’ dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian, pengertian
manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian
denganpelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Istilah modern yang berkenaan dengan
tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan:
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang
mempunyai jiwa profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara
berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai
mempunyai uraian tugas (job description). Tugas apakah yang harus dilakukan oleh
pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur
9
pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi
serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus
menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi
(outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem
komputer, kantor tersebut akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi
dalam hal kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian, dengan
semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses,
sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang
menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat
mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi.
E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan prinsip

yaitu:
1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan

terhadap segaian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer
bukan semata-mata penyelia.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang
tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Mesin dan perlengkapan kantor yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran
beban kerja.
5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan.
6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan
penghapusan arsip.
10
7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat,
nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
F. Latihan
1. Jelaskan pengertian Kantor!
2. Jelaskan pengertian manajemen menurut The Liang Gie!
3. Sebutkan proses manajemen perkantoran menurut Edwin B. Filippo!
11
BAB III
IMPLEMENTASI PERKANTORAN MODERN
A. Tehnik Korespondensi
1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut pendapat Wursanto dalam
bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak
yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-
menyurat atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu
kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan
atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
12
2. Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat
a. Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai
suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk
mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya
memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat,
yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan
dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus
informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan
tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik
adalah :
1. Memahami prosedur surat-menyurat

2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat
b. Fungsi Surat Menyurat
13
Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.
2. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
3. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.
c. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :
1. Menurut wujud surat
a) Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
14
b) Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi.
Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk
antar pejabat kantor.
c) Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm
yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya
boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok
singkat permasalahan.
f) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti
keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu
identitas, dan sebagainya.
2. Menurut sifat isinya
a) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3. Menurut keamanan isinya
a) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c) Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya
boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan
atau mengambil keputusan.
4. Menurut proses penyelesaiannya
15
Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat
digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :
a) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b) Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
c) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian
yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau
prioritas utama.
5. Menurut kegiatan
a) Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri
b) Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6. Menurut sasaran yang dituju
a) Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b) Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.
d. Bentuk Surat
Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:

a) Bentuk resmi
b) Bentuk Full Block,
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,
f) Bentuk Simplified, dan
16
g) Bentuk Hanging Paragraph
Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-
menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi
Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging
Paragraph jarang kita temukan. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang
didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian,
berdasarkan surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993
tanggal 2 september 1993 telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi
block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar instansi pemerintah. Untuk surat-
surat intern dapat di gunakan nota dinas atau memo. Bentuk Semi Block secara teknis
mempunyai beberapa kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama
ini. Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru ketik dalam
pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila diketik dengan komputer.
B. Tata Cara Pengarsipan
Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa
tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan
tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk membantu daya
ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Untuk dapat menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan
kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan
informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan,
baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai
yang handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktik sehari-hari kadang dalam
instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang
mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan.
1. Pengertian Arsip
17
Menurut UU No.43 tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di
dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan
organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian
juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini.
Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem
kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan
diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara
optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip,
terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.
Penilaian layak simpan dalam pengelolaan arsip secara internasional ditentukan

dengan metode ALFRED, yaitu;
A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.
L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.
F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.
R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip
tersebut.
E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang
dikandung arsip tersebut.
D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung pada
arsip tersebut.
Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah
ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan
18
(filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeriharaan dan
perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).
2. Tujuan Pengelolaan Arsip
Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah barang tentu
memiliki beberapa tujuan antara lain :
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai
penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh
Lembaga Kearsipan;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.
3. Peralatan Perngarsipan
Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip
tersimpan, sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;
a. Ordner
19
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian
pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis,
baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.
b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan
desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali
system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).
c. Komputer.
Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. System ini
telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena
ini menggabungkan system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.
4. Pola Kerja Kearsipan.
Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau organisasi
yang menganut sistem sentralisasi (suatu organisasi yang menganut penanganan berkas dan
kearsipannya dalam satu bagian) biasa dipergunakan pada lembaga pemerintah atau BUMN,
tetapi system desentaralisasi (pola penanganan berkas dan kearsipannya dilakukan oleh
masing-masing bagian) biasa dilakukan oleh sekretaris perusahaan swasta. Kedua pola ini
mempunyai cara kerja yang berbeda dalam proses penyimpanan dan pencarian arsipnya.
a. Pola Sentralisasi.
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip di
sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar
klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode
penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
20
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan oleh
kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks
berdasarkan kartu kendali tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.
Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian

pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan tentang
arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila
tidak dibuat kartu indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu
menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta
tandatangan peminjaman arsip.
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.
b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga
tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih
efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas
tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai
dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku
agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis
harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
21
4. Menyimpan arsip sesuai system yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip
ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian
langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat
bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan
instruksi.
C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat

1. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi
Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antarkantor biasanya tidakmemerlukan suatu persiapan
dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya harus
dilaksanakan dengan sebaikbaiknya. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya
tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalahterjadi
diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat,keputusan dapat dicapai dengan baik
kemudian saran-saran diberikan.Dalam hal ini, tetap perlu ada notulis yang mencatat hasil
rapat (notulen) dan nantinya dibagikan kepada peserta rapat.
2. Rapat Yang Bersifat Resmi

Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan, yaitu:
a. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalammempersiapkan rapat
adalah ruangan tempat rapat akandiselenggarakan. Apabila tidak memiliki ruang rapat, Anda
harusmencari atau membuat surat peminjaman dan perlu dipastikanruangan tersebut dapat
digunakan pada waktu diperlukan.Hal ini harus dilakukan sebelum sebelum surat
undangandikirim keluar kepada peserta rapat.
b. Mempersiapkan rapat
22
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraanrapat umumnya
meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
1) Membuat daftar acara
2) Membuat undangan
3) Mempersiapkan bahan rapat
4) Mempersiapkan peralatan rapat
5) Membuat catatan rapat
6) Mengirimkan catatan hasil rapat
7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat
c. Membuat Daftar Acara

Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akandiselenggarakan telah
ada, maka acara di dalam suatu pertemuanharus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan
cara membuatsuatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara rapat umumnyadisebut
sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini adalah contoh acararapat.
d. Membuat Undangan
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lainmenyebutkan hari,
tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuaidengan tata persuratan dinas. Daftarnama,
instansi, alamat dan nomor telepon dari para anggota rapatdimaksud perlu dicatat. Daftar
tersebut berguna dalam membuatundangan dan mengirimkannya.
e. Mempersiapkan Bahan Rapat

Bersamaan dengan waktu mempersiapkan undangan kepadapara peserta rapat, Anda
juga harus mempersiapkan bahan yangdipergunakan dalam rapat atau pertemuan
dimaksud.Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat padawaktu itu, hasil rapat
yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapatyang akan dibahas, dll.
f. Mempersiapkan Peralatan Rapat

Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alatalatyang diperlukan
untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatudaftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan
ini. Alat-alat yangbiasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-
chart,Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untukmerekam jalannya
rapat jika perlu. Alat-alat kelengkapan menulisseperti misalnya penjepit kertas, klip kertas,
stapler dengan isinya,gunting, cutter, peruncing pensil, spidol, penghapus dan lain-
23
lain.Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkanoleh Anda dan telah
tersedia pada waktu rapat dimulai.Selain hal tersebut, perlu ada persiapan konsumsinya,
perludipertimbangkan apakah peserta rapat dapat diberikan makanankecil atau makanan
besar. Umumnya apabila rapat dari pagi dansampai melebihi waktu istirahat dapat diberikan
makanan besar,namun demikian perlu dipertimbangkan dari sisi anggaran.
g. Membuat Notulen
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, apabila Anda diberibertanggung jawab
untuk membuat catatan, catatlah berjalannya rapattermasuk konsep hasil rapat umumnya
catatan rapat disebut notulen.Notulis dapat terdiri dari beberapa orang. Dalam notulen antara
lainberisi hari, tanggal, waktu, tempat rapat, topik/acara rapat, pesertayang hadir, jalannya
rapat, dan hasil rapat dan ditandatangani olehnotulis dan diketahui oleh atasan/pejabat
berwenang di lingkunganorganisasi Anda.
h. Mengirimkan Hasil Rapat

Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapatberupa notulen yang
telah diketik dengan rapi dan ditandatangani olehnotulen dan diketahui pimpinan Anda, untuk
hal tertentu hasil rapatdapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut

Untuk rapat yang bersifat periodik, Anda dapat mengikutsertakanlembaran isian atau
slip yang meminta keterangan dari para anggotamengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri
pertemuan yang akandatang. Berdasarkan jawaban dari slip tersebut, Anda harus
telahmembuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuanyang akan datang
atau dalam membuat undangan yang akan datang,dalam undangan terdapat kalimat yang
mengingatkan bahwa rapattersebut adalah rapat lanjutan mengenai masalah/topik tertentu.
D. Penulisan laporan
1. Pengertian Laporan
24
Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu
alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris
disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti
membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil
fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan
laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah
informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah
segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke
pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud
memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, di mana
(where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung
jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian
ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan
sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan
keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai
tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal
atau masalah tertentu
2. Fungsi Laporan
Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:

a. sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada
atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima,
laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan
fungsi dan tugas-tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komuniksasi dan
koordinasi yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian,
pengambilan keputusan.
25
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.
3. Macam Laporan
Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial,terutama kalau ditinjau

dari pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan
pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu:
a. Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor,
masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan dibicarakan dalam
modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan
manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.
4. Syarat-syarat pembuatan laporan
Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, setiap laporan harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. laporan yang harus lengkap sanggup memenuhi kriteria di bawah ini:
f. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
g. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau
pertanyaan baru
h. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
i. Laporan harus tegas dan konsisten
j. Laporan harus tepat pada waktunya
k. Laporan harus tepat penerimanya
Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporanperlu memiliki
persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
a. Harus menguasai masalah yang dilaporkan
b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula
analistis, kooperatif dan ”open-minded”
c. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik
26
d. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah
dimengerti.
E. Latihan
1. Jelaslan fungsi surat!
2. Sebutkan alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan!
3. Apa sajakah yang diperlukan dalam persiapan rapat?
4. Sebut dan jelaskan pentingnya penulisan laporan !
27
BAB IV
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
A. Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi.
Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses
penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas
sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. Dalam kaitan dengan proses penanganan
informasi pada kantor yang modern umumnya sudah sedikit menggunakan kertas dengan
adanya adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi.
Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasi dalam
organisasi, apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskan perlu adanya
hardcopy. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun
suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing)
dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Teknologiinformasiadalah teknologipengolahan,teknologi penyimpanan,dan
teknologikomunikasi.Dimanaketiga hal tersebutdapat diwujudkan dengan
perangkatkeras, perangkatlunak dan jaringankomputer(Luhukay, I995,p8-9).
Sedangkanyang berhubungandengan ketrampilan seseorangdalam menggunakanalat-
alat teknologi informasi, dan kemampuan sesorang dalam mengembangkan sistem.
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran informasi dalam
berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) internet sehingga makin
cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Internet semakin mendapat tempat di perkantoran
ketika saat ini orang mulai menggunakan laptop.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
5. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
6. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri ataskomponen-komponen yang
28
rumit,yang umumnya disebut circuit yangterintegrasi yang didesain untuk melakukan
fungsi-fungsi koordinasi danpengolahan data.
7. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melaluitransmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.
B. Peran Teknologi Informasi
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai

pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan sistem kertas yang
terutama mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem elektronika mikro yang
bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan elektronika mikro antara
lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, alat transfer uang, alat pengukur
dibidang ilmu dan pengetahuan dan lain-lain. Penggunaan internet memungkinkan pertukaran
informasi secara cepat melalui layanan posel (pos elektronik). Dengan memiliki website
setiap organisasi dengan mudah berhubungan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet.
Manfaat menggukan internet ialah:
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah.
2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat
diketahui dengan cepat.
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download).
4. Mengurangi penggunaan kertas.
5. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota.
Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan
persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan,pekerjaan perkantoran akan banyak
mengalami perubahan. Pekerjaanpekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih
oleh mesin, prosesdan pengiriman informasi akan semakin cepat, komunikasi
bisnisinternasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor
29
a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilan mengenai
berbagai teknologi informasi.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software.
f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.
C. Latihan
1. Jelaskan keuntungan menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan

perkantoran!
2. Apa tujuan menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran modern?
30
DIKLAT ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN TINGKAT DASAR
MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN
Penulis:
RINI SETIAWATI, S.T., M.Pd.
MUHAMMAD KHAMDAN, S.Pd.I., M.A.Hum
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM
2019
P a g e |2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………. 2
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 3
A. Latar Belakang ............................................................................... 3
B. Deskripsi Singkat............................................................................. 5
C. Tujuan Pembelajaran ...................................................................... 5
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok ............................................... 5
BAB II INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM .... 6
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 6
B. Persuratan ........................................................................................ 6
C. Kearsipan .......................................................................................... 12
BAB III PENATAAN BERKAS (Filing) ............................................................. 25
A. Indikator Keberhasilan ..................................................................... 25
B. Penataan Berkas (Filing) ................................................................. 25
C. Peralatan Filing ............................................................................... 27
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK ............................ 29
A. Indikator Keberhasilan ....................................................................... 29
B. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan
Dan Penyimpanan Dokumen............................................................. 29
C. Proses Penciptaan Arsip Elektronik................................................... 31
D. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik .................... 32
E. Keuntungan Arsip Elektronik ............................................................ 33
Manajemen Arsip Modern - [2019] | DIKLAT E-LEARNING BPSDM HUKUM DAN HAM
P a g e |3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini kita berada pada era revolusi teknologi yang mau tidak mau mengubah
cara kita hidup dan bekerja. Dampak dari Revolusi Industri 4.0 sebagai perkembangan
peradaban modern telah kita rasakan pada berbagai sendi kehidupan, penetrasi
teknologi yang serba disruptif, menjadikan perubahan semakin cepat, sebagai
konsekuensi dari fenomena Internet of Things (IoT), big data, otomasi, robotika,
komputasi awan, hingga inteligensi artifisial (Artificial Intelligence).
Fenomena disrupsi yang mewarnai perkembangan peradaban Revolusi Industri
4.0, dengan dukungan kemajuan pesat teknologi, akan membawa kita pada kondisi
transisi revolusi teknologi yang secara fundamental akan mengubah cara hidup, bekerja,
dan relasi organisasi dalam berhubungan satu sama lain.
Perubahan lanskap ekonomi politik dan relasi organisasi sebagai konsekuensi
Revolusi Industri 4.0 menjadikan transformasi organisasi pemerintah sebagai suatu
keniscayaan dalam berbagai skala ruang lingkup, dan kompleksitasnya. Transformasi
organisasi pemerintah ini menjadi kata kunci yang harus terus diupayakan sebagai
instrumen bagi aparat pemerintah agar responsif terhadap perubahan.
Seperti kita ketahui bersama, dampak dari revolusi industri keempat salah
satunya adalah otomatisasi dan berkurangnya jumlah tenaga kerja manusia dalam
produksi. Seperti dicatat oleh Klaus Schwab, Industri IT di Lembah Silicon tahun 2014
menghasilkan pendapatan sebesar AS$1,09 triliun hanya mempekerjakan 137,000
orang. Sementara tahun 1990an, Detroit yang menjadi pusat tiga perusahaan otomotif
besar dunia mempekerjakan sepuluh kali lebih banyak untuk menghasilkan pendapatan
yang sama (Scwab 2017).
Dengan berbagai fenomena kemajuan teknologi serta dampaknya tersebut di
atas, menjadi nyatalah urgensi transformasi organisasi pemerintah untuk menjawab
tuntutan akuntabilitas publik dan transparansi yang semakin tinggi dewasa ini akibat
perkembangan era Revolusi Industri 4.0.
Perkembangan era Revolusi Industri 4.0 yang membawa konsekuensi
meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan transparansi dari organisasi pemerintah serta
responsif yang tinggi dan cepat, hal ini membawa perubahan paradigma desain
organisasi.
Ukuran besarnya organisasi dengan struktur organisasi dan rentang kendali
yang besar, tidaklah menjamin efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi organisasi, yang lebih berperan adalah seberapa sukses transformasi organisasi
dilakukan agar adaptif terhadap perubahan yang sedemikian cepat guna menjawab
fenomena tomorrow is today.
P a g e |4
Revolusi Industri 4.0 sejatinya memberikan peluang besar dalam mengefektifkan

fungsi dan peran organisasi pemerintah dalam menjalankan tugas-tugasnya sehari-hari,
perkembangan IT yang cepat dapat menjadi peluang dalam percepatan penerapan e-
governance, sebagai digitalisasi data dan informasi seperti e-budgeting, e-project
planning, system delivery, penatausahaan, e-controlling, e-reporting hingga e-
monev serta apllikasi custom lainnya.
Pilihan strategis pemanfaatan IT dalam berbagai organisasi pemerintah sangat
diperlukan dalam membangun mental self-driving, self-power, kreativitas dan inovasi,
ketika mesin dibuat menjadi lebih pandai dari manusia, maka pintar saja tidak cukup.
Perlu dibangun teamwork yang mengedepankan kolaborasi dan sinergi bukan
kompetesi, disamping itu diperlukan adanya kesepahaman dalam pola pikir dan cara
bertindak dalam menghadapi era digitalisasi teknologi di semua lini.
Dalam mengantisipasi era disrupsi ini Kemenkumham sebagai organisasi
pemerintah telah melakukan berbagai terobosan dalam hal administratif. salah satunya
adalah dengan diluncurkannya aplikasi sistem kepegawaian (Simpeg), e-learning,
Sisumaker dan lain sebagainya. Hal ini dimaksudkan agar Kemenkumham dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya dapat lebih efesien dan efektif sebagai responsif
terhadap meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan transparasi publik.
Transformasi organisasi Kemenkumham perlu terus diarahkan kedalam
perubahan dari desain lama yang kurang kondusif ke desain baru yang lebih kondusif
untuk terus mengembangkan inovasi, manajemen inovasi dan mengelola risiko serta
integrasi organisasi dalam membangun kolaborasi dan sinergitas.
Inovasi dalam bidang administrasi didukung dengan keluarnya beberapa
kebijakan diantaranya Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-01.TI.06.03
Tahun 2019 tentang Integrasi Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Hukum
dan HAM. Dengan kebijakan ini maka akan tercipta Sistem informasi di bidang Hukum
dan HAM yang cepat dan akurat serta mampu menyajikan data terkini.
Mengingat pentingnya kegiatan administrasi dalam birokrasi maka dibutuhkan
pengelolaan yang professional sehingga birokrasi dapat berjalan mengantisipasi
perubahan -perubahan di era Revolusi 4.0. Di dalam Kamus Daring Bahasa Indonesia
administrasi dapat diartikan sebagai (1) Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggara pembinaan organisasi ; (2) Usaha dan
kegiatan yang berkaitan degan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan ; (3)
Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan ; (4) Kegiatan kantor
dan tata usaha pemerintah atau lembaga pemerintah. Sedangkan Administrasi
Perkantoran memiliki arti Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan
pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai
sasaran organisasi.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari
P a g e |5
seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus
ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan
penyusutan.
Mata Diklat Manajemen Arsip Modern ini memfasilitasi peserta diklat Manajemen
Perkantoran Modern berbasis E-Learning dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang lingkupnya terdiri
atas Instrumen Administrasi Perkantoran di Lingkungan Kemenkumham, penataan
Berkas (Filing), serta Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik.
C. Tujuan Pembelajaran
Kompetensi dasar yang ingin dicapai melalui modul ini adalah: Setelah mengikuti
pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami tentang pengelolaan arsip
modern.
Untuk menilai ketercapaian kompetensi dasar tersebut dapat diukur melalui indikator
keberhasilan yang dirumuskan sebagai berikut:
 Memiliki pemahaman tentang instrumen administrasi perkantoran di Lingkungan
Kemenkumham
 Menjelaskan pengelolaan penataan berkas (Filing)
 Menjelaskan Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

Mata Diklat ini terdiri dari tiga materi pokok, yakni sebagai berikut.
1. Instrumen Administrasi Perkantoran Kemenkumham
a. Persuratan
b. Kearsipan
2. Penataan Berkas (filing)
a. Penataan Berkas (Filing)
b. Peralatan Filing
3. Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik
a. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan dan Penyimpanan
Dokumen)
b. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik
c. Keuntungan Arsip Elektronik
P a g e |6
BAB II
INSTRUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN KEMENKUMHAM
A. Indikator keberhasilan
Paparan pada Bab ini difokuskan pada kebijakan administrasi perkantoran di
lingkungan Kemenkumham. Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi dua
bagian yaitu terkait persuratan dan kearsipan. Setelah mempelajari seluruh
materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata naskah dinas di lingkungan
Kemenkumham
2. Menjelaskan kebijakan yang terkait dengan tata persuratan di lingkungan
Kemenkumham
B. Persuratan
Di dalam Pasal 1 Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun
2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, disebutkan bahwa yang dimaksud
dengan Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah Dinas adalah informasi tertulis
sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Agar jenis dan format tata naskah dinas di lingkungan Kemenkumham
sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tersebut,
maka Kemenkumham telah melakukan penyesuaian dengan dikeluarkannya
Permenkumham No 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.
1. Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah
dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan
lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia
P a g e |7
yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum,

dan ralat.
2. Jenis Naskah Dinas
1) Naskah Dinas Arahan
Meliputi :
1. Naskah Dinas Pengaturan :
a. Pedoman
b. Petunjuk Pelaksanaan
c. Instruksi
d. Prosedur Tetap/SOP
e. Surat Edaran
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah)
2) Naskah Korespondensi
3) Naskah Dinas Khusus
4) Laporan
5) Telaahan Staf
6) Surat Peringatan
7) Sertifikat
8) Notula
3. Ketentuan – ketentuan dalam Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Kemenkumham
a. Persyaratan Penyusunan tata Naskah Dinas
Dalam menyusun tata naskah dinas terdapat beberapa persyaratan yang
harus dipenuhi yaitu :
1) Ketelitian
2) Kejelasan
3) Logis dan Singkat
4) Pembakuan
b. Tingkat keaslian
Berikut ini tingkatan keaslian dalam tata naskah dinas,
1) Asli
2) Salinan/turunan
P a g e |8
3) Petikan
4) Tembusan
c. Penomoran Naskah Dinas
Dalam permenkumham nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM mengatur tentang
penomoran naskah dinas.
Contoh Penomoran Surat Keputusan Menteri
Contoh Penomoran Surat Keputusan Kepala Kantor
Contoh penomoran surat usulan penghapusan BMN
Contoh penomoran Surat Keputusan Kepala UPT:
d. Derajat Kecepatan Pengiriman Surat

Beberapa derajat kecepatan pengiriman surat adalah sebagai berikut,
P a g e |9
1) Amat Segera / Kilat  dikirim kurang dari 24 Jam;

2) Segera  dikirim maksimal 2 x 24 Jam;
3) Biasa  dikirim sesuai jadwal pengiriman kurir/caraka.
e. Penggunaan Huruf
Sesuai UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Perpu huruf
yang digunakan adalah :
1) ARIAL 11 / 12
2) Naskah Dinas Pengaturan : Bookman Old Style 12
f. Penentuan Batas / Ruang Tepi
Untuk batas / tuang tepi dalam naskah dinas di lingkungan
Kemenkumham dapat dilihat pada gambar berikut ini,
Gambar 1. Batas / Ruang Tepi Dalam Naskah Dinas
P a g e | 10
g. Tingkat Keamanan Naskah dinas

Dalam hal klasifikasi keamanan arsip di lingkungan Kemenkumham telah
diatur dalam Permenkumham Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di
lingkungan Kementerian Hukum dan HAM. Adapun tingkat keamanan dari
naskah dinas adalah sebagai berikut,
1. Sangat Rahasia (SR)
2. Rahasia (R)
3. Biasa (B)
4. Terbatas
h. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Dan Ralat Naskah Dinas
1. Perubahan
Bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan
dengan lembar perubahan.
2. Pencabutan
Naskah dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan.
Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah
dinas baru.
3. Pembatalan
Seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah
dinas itu ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan
dengan penetapan naskah dinas yang baru.
4. Ralat
Perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah
cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.
i. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut,
atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan
naskah dinas yang sama jenisnya.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan
pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas
tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,
dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
P a g e | 11
j. Pengendalian Naskah Dinas

1. Naskah Dinas Masuk
Adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/lembaga
lain.
* Tahapan Pengendalian :
1) Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul
tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan: (SR), (R), (T), (B).
2) Registrasi Naskah : No Urut, Tanggal penerimaan, Tanggal dan
nomor naskah dinas, Asal, Isi ringkas, Tujuan dan Keterangan.
3) Pengarahan Naskah Dinas (SR) (R) (T) disampaikan langsung ke
tujuan, Naskah Dinas Biasa (B) dibuka baru disampaikan
4) Penyampaian dengan menggunakan lembar pengantar
2. Naskah Dinas Keluar

Adalah semua naskah dinas yang dikirim ke orang/lembaga lain.
* Tahapan Pengendalian :
1) Registrasi oleh unit kearsipan/unit lain yang melaksanakan
fungsi TU
2) Diperiksa kelengkapan naskah dinas (No, Cap, TTD dan Alamat)
3) Penggandaan
4) Pengiriman
5) Penyimpanan
k. Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan garis kewenangan

1. Atas Nama (a.n.)
Digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah
diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab;
2. Untuk Beliau (u.b.)
Digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya;
3. Pelaksana Tugas (Plt.)
Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani
naskah dinas belum ditetapkan.
4. Pelaksana Harian (Plh.)
P a g e | 12
Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani

naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran
pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara
yang menggantikannya.
l. Penggunaan Logo Pengayoman
Logo Kementerian Hukum dan

HAM adalah logo pengayoman
yang berdasarkan Peraturan
Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia Nomor 16 Tahun 2012
tentang Perubahan Kedua Atas
Peraturan Menteri Hukum dan
Hak Asasi Manusia nomor M.HH-
05.UM.01.01 Tahun 2011 tentang
Logo Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia.
Gambar 2 Logo Kemenkumham
C. Kearsipan
Di dalam pasal 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Pokok-
pokok Kearsipan memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat
dan diterima olehlembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah,
swasta ataupun perorangandalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk
naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi
organisasi, dandiputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan
pada masa yangakan datang.
Apapun jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan
informasi terekam,(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat
dan dibaca, dirabadan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan
kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu
P a g e | 13
legalitas tertentu yang dapatdigunakan dalam rangka menunjang proses

pelaksanaan kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi
pemerintahan dan juga bisnis.
1. Fungsi arsip
Berikut ini beberapa fungsi arsip,
1) Mendukung proses pengambilan keputusan
2) Menunjang proses perencanaan
3) Mendukung pengawasan
4) Sebagai alat pembuktian
5) Memori organisasi/perusahaan
6) Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem
kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan
arsip danmampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan,
dan tepat waktu secara efisien.
3. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas
kaitannyadengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan
melewati siklushidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan Sebagai
media penyampai informasi,sebagai dasar perencanaan,
pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain
sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau
seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan
secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal
seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain.
P a g e | 14
Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan

dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
c. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat
dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang
frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus).
Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran
administrasi sehari-hari.
d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu –waktu
dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
e. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip
dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara
terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau
dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan
dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup
kantor
f. Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam
cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang
sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke
dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan
menggunakan mesin yang mahal.
Gambar 3 Siklus Hidup Arsip
P a g e | 15
Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip.

Jikasalah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius /
tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak
efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara
lain berupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
2) Hilangnya arsip yang penting;
3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi /
tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah tidak
berguna tetapi masih disimpan;
4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan
dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut
cara penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal mulai dari
penciptaan, cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan
arsip.
4. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2016 Tentang Klasifikasi Arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. Ini artinya Klasifikasi Arsip merupakan Daftar pengelompokan
Arsip/Dokumen berdasarkan permasalahan / pokok masalah yg disusun secara
berjenjang, logis dan sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi
organisasi.
Klasifikasi arsip memiliki fungsi sebagai panduan bagi satuan kerja di
lingkungan kementerian hukum dan ham untuk penciptaan, penyimpanan, dan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Manfaat Klasifikasi Arsip:
1) Pedoman baku untuk penataan Arsip/Dokumen yg didasarkan pada sistem
pemberkasan subyek.
2) Sarana pengendalian & akan membantu dalam mempercepat penemuan
kembali Arsip.
P a g e | 16
3) Keutuhan informasi, Arsip dari kegiatan yg sama akan mengelompok ke

dalam satu berkas.
4) Mendukung secara langsung dalam penyusutan Arsip.
Ada 3 klasifikasi Arsip yaitu :

1) Klasifikasi Fisik/Kebendaan
Penggolongan arsip yang didasarkan atas bentuk atau wujud dari arsip
yang bersangkutan seperti: tekstual, kartografik, gambar statik, dan audio
visual.
2) Klasifikasi Fungsional/Struktural
Penggolongan arsip yang diatur berdasarkan fungsi dan kegiatan
organisasi/instansi yang bersangkutan.
3) Klasifikasi Masalah/Subyek
Penggolongan arsip yang didasarkan atas isi masalah yang terdapat di
dalam arsip. Arsip-2 yg memiliki keterangan (informasi) yang sama
dikelompokkan menjadi satu.
P a g e | 17
P a g e | 18
5. Jenjang Masalah Klasifikasi Arsip

Adapun jenjang masalah klasifikasi Arsip adalah sebagai berikut
• POKOK MASALAH
SUB - MASALAH
SUB - SUB MASALAH
Contoh sebagai berikut
KP. KEPEGAWAIAN
01 Formasi Pegawai
01.01 Inventarisasi Jabatan/Peta Jabatan
01.02 Evaluasi Jabatan
01.03 Usulan Formasi
01.04 Alokasi Formasi
02 Penerimaan/Pengadaan Pegawai
02.01 Proses Penerimaan Pegawai
02.02 Berkas lamaran yang tidak diterima
02.03 Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif
P a g e | 19
6. Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan Arsip dalam
pasal 47 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah
masing masing;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-
masingmenyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit
Pengolah ke UnitKearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip
secaa teratur dan tetap.
b. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masing-
masingLembaga Negara dan Badan Pemerintah
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
a. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
dapatmelakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, dantelah
melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantumd alam Jadwal Retensi
Arsip masing-masing. Dalam hal jadwal retensi arsip Kemenkumham diatur dalam
Permenkumham Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM. Berikut ini jadwal dari
retensi arsip Kemenkumham
P a g e | 20
Tabel 1 Jadwal Retensi Arsip
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10 tahun

atau lebih diteapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau
badanbadanPemerinta setelah mendengar pertimbangan Panitian
Penilai Arsip yang dbentuk olehnya dengan terlebih dahulu
P a g e | 21
mempeprhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

sepanjang menyangkut arsip keuangan, dan Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
c. Pimpinan Lembaga negara atau Badan Pemerintah
menetapkankeputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip
Nasional.
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat
daribidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan
dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah
yangbersangkutan.
e. Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip-
arsip yang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.
Gambar 4 Contoh Daftar Arsip Usul Musnah
P a g e | 22
Gambar 5 Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional

Republikindonesia.
a. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai
bahanpertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi
untukpenyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui
jangkawaktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:
1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau

BadanbadanPemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada
Arsipnnasional Pusat.
P a g e | 23
2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat

Daerahharus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang
BadanKearsipan Daerah)
b. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan
sekurangkurangnyasatru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan
dengan membuatBerita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar
Pertelaan Arsip dariarsip-arsip yang diserahkan.
7. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Vital

Dalam pemeliharaan arsip terkandung dua pengertian yaitu (1)
Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap arsip). (2)
Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap
lingkungan, ruangan kerja, peralatan, tempetur, dankelembaban).
Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan
operasionalsuatu organisasi. Pengelolaan arsip vital harus dilakukan
tersendiri untuk menjamin hanya orangatau instansi tertentu yang memiliki
akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi musibah, dan terdapat rincian
tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadikebocoran informasi atau
terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang mendasar mengenai arsip
vital, yaitu bahwa arsip vital :
1) Harus ada demi kelanjutan operasional instansi
2) Tetap dijaga kelestariannya dari bencana yang akan mengancam
3) Diperlukan bagi setiap organisasi atau perusahaan peninjauan status
hukum atau keuangan organisasi
4) Untuk menjamin keabsahan hak dan kewajiban terhadap pemegang
saham atau pekerja saat terjadi musibah
5) Biasa disebut arsip tingkat satu.
Ada beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1. Analisis Institusional
a. Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital
organisasi.
Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan
mengenaibagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas
P a g e | 24
fungsi vital tersebu,dan akan terlihat fungsi-fungsi vital tugas

organisasi.
b. Analisis yang sama juga dapat dilakukan terhadap aspek
operasional organisasi swasta maupun instansi pemerintah.
c. Gabungan dari analisis tersebut harus dapat diperoleh jawaban
mengenai informasi atau arsip, jenis arsip yang diperlukan untuk
menjamin kelangsungan hidup instansi segera setelah terjadi
musibah.
2. Analisis Untung Rugi

Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan
analisisuntung rugi yang meliputi :
a. Aspek Fisik, seberapa jauh pengaruh keberadaan arsip vital
tersebutterhadap keamanan sarana / prasarana dan materi
instansi.
b. Aspek Pemasaran, seberapa jauh berpengaruh terhadap
penyusutannasabah.
c. Aspek Hukum, seberapa jauh akibatnya terhadap jaminan hak/
kewajibanInstansi.
3. Analisis Ciri-ciri Arsip Vital

Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya
yang dapatdilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip
vital adalah denganmempelajari ciri-ciri sebagai berikut:
a. Bila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan membuat
setiapkegiatan mendapat hambatan dan tidak lancar.
b. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan
mengakibatkan setiapkegiatan mengalami kemacetan.
c. Kerusakan dan kehilangan arsip vital dapat mengakibatkan
organisasi/perusahaan akan menghentikan kegiatannya.
P a g e | 25
BAB III
PENATAAN BERKAS (FILING)
Paparan pada Bab ini difokuskan pada bagaimana menata berkas, jenis peralatan
filing dan penyimpanan filling.
Setelah mempelajari seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Menjelaskan tentang penataan berkas
2. Menyebutkan peralatan dan penyimpanan filling
B. Penataan Berkas (Filing)

Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Kemudian,
dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing:menyimpan arsip
dalam suatu tempat yang aman, dan dengan suatu cara yangmemungkinkan
penemuan arsip dengan cepat.
Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang
berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan,
kontrak,katalog,pernyataan, tagihan; dan (2) arsip yang berasal dalam
organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak, tagihan dan
semacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi
yang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi
karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. Berikut ini alur pemberkasan
arsip negara berdasarkan klasifikasi arsip.
P a g e | 26
Gambar 6 Alur Pemberkasan Arsip Negara Berdasarkan Klasifikasi Arsip
Gambar 7 Pemberkasan Arsip Negara Berpedoman pada Klasifikasi Arsip
P a g e | 27
Gambar 8 Contoh Hasil Pemberkasan/Pendokumentasian Arsip Aktif (Tekstual)

Di Sentral Arsip Aktif (Unit Pengolah/Unit Kerja)
C. Peralatan Filing
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih dahulu
peralatannnya, yaitu :
1. Filing Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan
file/berkasdengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang
tersusun.Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang
tiga, duabahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet
biasanyatersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya
tamping 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke
belakang.
Gambar 9 Filing Cabinet
P a g e | 28
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:
Gambar 10. Sekat Petunjuk (Guide)
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder
ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daun
daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit,
Bahanyapun sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga
mempunyai tap. Lihatgambar di bawah ini.
Gambar 11 Folder
Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu
untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi
filenya.
P a g e | 29
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan memahami pengertian

arsip elektronik, jenis arsip elektronik, mengelola arsip elektronik,
pengantar tata naskah dinas elektronik
Paparan pada Bab ini difokuskan pada pengelolaan arsip berbasis elektronik.
Dimana ruang lingkupnya terbagi menjadi digital record, proses penciptaan arsip
elektronik, sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik. Setelah mempelajari
seluruh materi pada Bab ini, diharapkan Saudara dapat:
1. Memahami tentang arsip elektronik
2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik,
3. Menjelaskan sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik
B. Digital Record: Langkah Efisien Dalam Pengarsipan Dan Penyimpanan

Dokumen
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini
juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak
langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para
pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini
hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak
ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah,
mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang
memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat
menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan
memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan
barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah
P a g e | 30
dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga
arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip,
kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada
sistem layanan otomasi.
Pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara digital disebut dengan
arsip elektronik. Hal itu sebagaimana dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan
kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik pada pasal 1 (5) yang menyebutkan
bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, dibuat, atau diterima dan
disimpan dalam format elektronik. Informasi dan data dari arsip dapat
dikomputerkan atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti
otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang terdapat di
dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggung jawab
akhir terhadap kebenaran isi arsip bersangkutan. Di samping itu, bentuk fisik
dari arsip merupakan masalah penting dalam hubungannya dengan pembuktian-
pembuktian.
Gambar 12 Tampilan Jendela Sistem Informasi Persuratan
P a g e | 31
C. Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip
elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera
digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses
penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk
melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan
memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip
elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang
simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan
berikut:
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering
digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip
dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar
penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip,
semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang
P a g e | 32
umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file
tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar
pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari
arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena
salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
D. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu
saja sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari
bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola
pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut.
Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun
juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah
proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media
penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media
elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi. Proses
penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan
pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau
lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh
sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media
yang bersangkutan.
P a g e | 33
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai

bentuk media penyimpanan, antara lain [:
1) Media Magnetik (magnetic Media)
2) Disk Magnetik (magnetic disk)
3) Pita magnetik (magnetic tape)
4) Kaset (cassette)
5) Media optik ( Optical Media)
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk
optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu
media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan
sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam
penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap,
hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy
disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara
standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali
informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur
sistem pengindekan
E. Keuntungan Arsip Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa

keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip
secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik
adalah :
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
3. Efisiensi waktu akses
4. Pengematan SDM
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Penulis :
Wiharyani, SP., M.Si
Editor:
Sugianto, A.KS, MP
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN

2019
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. . 3

A. Latar Belakang .......................................................................... . 3
B. Deskripsi Singkat....................................................................... . 4
C. Hasil Belajar .............................................................................. . 4
D. Indikator Hasil Belajar................................................................. 4
E. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan................................... 4
BAB II KONSEP DASAR KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN 6

A. Pengertian dan komponen komunikasi....................................... 6
B. Komunikasi dalam administrasi perkantoran .............................. 9
C. Pentingnya komunikasi dalam perkantoran ................................ 13
D. Latihan ....................................................................................... 15
E. Rangkuman .............................................................................. . 15
BAB III TEKNIK KOMUNIKASI INTERPERSONAL ....................................... 16

A. Pengertian komunikasi interpersonal.......................................... 16
B. Masalah hubungan interpersonal ............................................... 17
C. Prinsip Kerjasama ..................................................................... . 18
D. Latihan ....................................................................................... 23
E. Rangkuman............................................................................... . 24
BAB IV TEKNOLOGI KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN ........ 25

A. Pengertian teknologi komunikasi ............................................... 25
B. Macam-macam teknologi komunikasi administrasi perkantoran . 27
C. Fungsi teknologi komunikasi ...................................................... 30
D. Latihan ...................................................................................... 31
E. Rangkuman .............................................................................. . 31
KOMUNIKASI DAN KERJASAMA 1

BAB V MENERAPKAN PRINSIP KERJASAMA DALAM ADMINISTRASI
PERKANTORAN............................................................................. . 33
A. Kerjasama pemerintah berbasis teknologi informasi dan
komunikasi ................................................................................ . 33
B. Menerapkan komunikasi dan bekerjasama dalam TIM ............... 38
BAB VI PENUTUP......................................................................................... 40
A. Kesimpulan 40
...................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi dan Kerjasama merupakan sebuah aktivitas dalam

administrasi perkantoran. Hal ini dapat dilihat dalam beberapa macam
definisi administrasi, salah satunya menurut The Liang Gie, administrasi
diartikan sebagai sebuah rangkaian akivitas yang dilakukan oleh
sekelompok orang pada sebuah kerjasama guna mendapatkan sebuah
tujuan. Definisi tersebut dapat ditarik menjadi beberapa ciri kesamaannya.
Ciri pertama, administrasi merupakan sebuah aktivitas yang dalam
prosesnya membutuhkan keterlibatan dua orang atau lebih. Kedua,
kerjasama merupakan hal yang mutlak harus ada dalam proses administrasi.
Ciri yang ketiga berisi mengenai sebuah kegiatan atau usaha yang mampu
menyediaan informasi dan mempermudah mendapatkan sebuah informasi
yang diperlukan (Soewarno, 1988)
Dari semua pengetahuan dan ketrampilan yang kita miliki,
pengetahuan dan ketrampilan yang menyangkut komunikasi termasuk di
antara yang paling penting dan berguna, karena dapat menyampaikan
segala keinginannya, baik fisik dari diri sendiri maupun lingkungannya.
Komunikasi dalam sebuah organisasi khususnya administrasi
perkantoran dapat mewujudkan jalinan kemitraan yang harmonis antara
atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab
pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling
mendukung dan mempengaruhi. Hal tersebut bisa terwujud melalui
komunikasi.
Pentingnya komunikasi dalam administrasi perkantoran, merupakan
unsur yang pertama dari segenap organisasi. Dilain sisi dapat dikatakan
bahwa komunikasi merupakan urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi,
dengan komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi, perintah atau
instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara

cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan
organisasi akan terwujud dengan benar dan tepat.
Mata Diklat ini membahas konsep dasar komunikasi, teknik komunikasi

interpersonal, teknologi komunikasi, dan prinsip-prinsip kerjasama yang
efektif dalam administrasi perkantoran.
C. Hasil Belajar
Mata diklat ini bertujuan membekali peserta dengan kemampuan
komunikasi dan kerjasama secara efektif sehingga dapat menunjang
pelaksanaaan administrasi perkantoran dengan baik.
D. Indikator Keberhasilan
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat :
1. Menjelaskan konsep dasar komunikasi dalam administrasi perkantoran
2. Menjelaskan teknik komunikasi interpersonal
3. Menjelaskan teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran
4. Menjelaskan prinsip kerjasama dalam administrasi perkantoran berbasis
teknologi informasi
E. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan yang disajikan dalam

modul ini terdiri dari :
1. Konsep dasar Komunikasi dalam Administrasi perkantoran
a. Pengertian komunikasi dalam manajemen
b. Komunikasi dalam administrasi perkantoran
c. Pentingnya komunikasi dalam kantor
2. Teknik Komunikasi Interpersonal
a. Pengertian komunikasi interpersonal

b. Masalah hubungan interpersonal
c. Prinsip kerjasama
3. Teknologi Komunikasi Administrasi perkantoran
a. Pengertian teknologi komunikasi Administrasi perkantoran
b. Macam-macam teknologi komunikasi dalam Administrasi
perkantoran
c. Fungsi teknologi komunikasi dalam Administrasi perkantoran
4. Menerapkan Prinsip Kerjasama dalam Administrasi Pekantoran
a. Kerjasama Pemerintah dalam Administrasi perkantoran berbasis IT
b. Menerapkan komunikasi dan Bekerja Bersama dalam tim

BAB II
KONSEP DASAR KOMUNIKASI DALAM ADMINSTRASI
PERKANTORAN PERKANTORAN
Setelah membaca bab ini peserta diklat diharapkan mampu
memahami dan menjelaskan pengertian, fungsi dan proses
komunikasi dalam perkantoran.
A. Pengertian dan Komponen Komunikasi dalam Manajemen

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa inggris “communication”) secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa latin communicare
dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Kata communis memiliki
makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’, yaitu suatu usaha yang memiliki
tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya
tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk
berkomunikasi. secara efektif dengan stakeholder yang lain. Komunikasi
didefinisikan oleh oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima
pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai
dengan pesan tersebut. Adapaun robbin (2003) mendefinisikan sebagai
proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.
Sebelum memahami pengertian komunikasi dalam administrasi
perkantoran, perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi.
Menurut Komaruddin (2001), Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran,
informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar
penerimanya memahami pesan yang diterimanya. Dari definisi komunikasi
tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian
pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman
sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk
administrasi perkantoran, informasi , peraturan atau instruksi dalam bekerja,
biasanya dilakukan oleh atasan kepaa bawahan mengenai pekerjaan yang

harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerjasama yang baik dalam
pencapaian tujuan kantor. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek
atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan
atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti, memahami informasi yang
disampaikan baik secara langsung tanpa maupun secara tidak langsung
dengan menggunakan media.
Komponen Komunikasi dalam Manajemen

Dalam Manajemen, terdiri atas beberapa komponen komunikasi diantaranya
adalah:
1. Lingkungan Komunikasi
Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki 3 (tiga)
dimensi, diantaranya sebagai berikut.
a. Fisik adalah ruang dimana komunikasi berlangsung nyata atau
berwujud
b. Sosial-psikologis, misalnya tata hubungan status di antara pihak yang
terlibat, peran yang dijalankan orang, dan aturan budaya masyarakat
dimana orang-orang berkomunikasi. Lingkungan atau konteks
mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau
informalitas, serius atau senda gurau.
c. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, ataupun
sejarah di mana komunikasi berlangsung.
Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi, masing-masing
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain.
2. Sumber-Penerima
Istilah sumber (komunikator)-penerima (komunikan) sebagai satu kesatuan
yang tidak terpisahkan untuk enegaskan bahwa setiap orang yang terlibat
dalam komunikasi adalah sumber (pembicara) sekaligus penerima
(pendengar yang berinisiatif untuk berkomunikasi). Anda mengirimkan
pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh.
Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan
sebagainya. Ketika anda berbicara dengan orang lain, anda
memandangnya untuk mendapatkan tanggapan (untuk mendpatkan
dukungan, pengertian, simpati, persetujuan, dan sebagainya).

3. Encoding-Decoding
Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan
pesan (misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding
ketika anda menyerap isyarat-isyarat non verbal, anda menjalankan fungsi
penerima atau penyandian, atau proses menguras pikiran). Dengan
menuangkan gagasan- gagasan ke dalam gelombang suara atau ke atas
selembar kertas. Maka gagasan-gagasan tersebut diartikan ke dalam kode
tertentu (lambang)
4. Kompetensi komunikasi
Kompetensi komunikasi mengacu pada kemampuan seseorang untuk
berkomunikasi secara efektif. Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti
pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi
kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi. Pengetahuan
tentang tata-cara perilaku non verbal (misalnya kepatutan sentuhan,
suara yang keras, kedekatan fisik) merupakan bagian dari kompetensi.
5. Pesan
Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk, yaitu
mengirimkandan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi
tertentu (seperangkat lambang bermakna) dari panca indra. Walaupun
menganggap pesan selalu dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini
bukanlah satu-satunya jenis pesan. Hal lainnya dapat berkomunikasi
secara nonverbal (tanpa kata atau isyarat, gerak dan mimik)
6. Saluran
Saluran komunikasi adalah seluruh media yang dilalui pesan dari
komunikator kepada komunikan.
7. Umpan balik
Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balikke sumbernya.
Disampaikan umpan balik dapat berasal dari anda sensiri tersampaikan
atau dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk,
seperti kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala,
tepukan di bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan
balik.

8. Gangguan
Ganggusn (noise) adalah gangguan tak terancang/situasional dalam
komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan ini dapat berupa
gangguan fisik (ada orang lain berbicara), psikologis (pemikiran yang
sudah ada dikepala kita), atau semantik (salah mengartikan makna)
9. Pola Aliran Informasi Komunikasi Organisasi
Dalam kaitannya denganpenyebaran informasi, jaringan kounikasi
merupakan saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan atau
informasi antara sejumlah orang, baik di antara dua orang atau lebih
(maupun antara keseluruhan orang dalam organisasi (Suranto 2005)
B. Komunikasi dalam Administrasi perkantoran

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa komunikasi akan berjalan
efektif jika dilakukukan sesuai dengan prinsip-prinsip komunikasi. Komunikasi
dalam administrasi perkantoran pun sama halnya bahwa komunikator perlu
memiliki prinsip-prinsip komunikasi sehingga tujuan dari komunikator dapat
berjalan secara efektif. Komunikasi dalam perkantoran memberikan
kemudahan kepada perseorangan dalam bertukar peranan sebagai sumber
dan penerima.
Selanjutnya, akan dijelaskan mengenai komunikasi kantor. Komunikasi
memiliki peranan yang penting dalam kantor. Administrasi perkantoran
hampir setiap saat melakukan aktivitas komunikasi. Komunikasi yang
berlangsung dalam kantor biasanya berupa komunikasi intern dan komunikasi
ekstern. Selain itu, komunikasi dalam kantor juga dapat berbentuk komunikasi
vertikal, horizontal, dan diagonal yang dimaksud yaitu adanya komunikasi
yang dilakukan di lingkungan kantor. Semua personil kantor melakukan
komunikasi baik formal, informal maupun non formal. Selain adanya komando
yang diberikan oleh atasan, komunikasi juga berfungsi sebagai alat untuk
berkoordinasi, bekerja sama, adanya pemberian informasi dan masih banyak
lagi.
Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan
tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi
yang efektif. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat

faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Scot M. Cultip dan Allen H.
Center (dalam I.G. Wursanto, 1987), mengemukakan faktor-faktor yang
menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh
faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication, yaitu sebagai
berikut:
1. Credibility (kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling
mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak
akan berhasil atau menghambat komunikasi.
2. Context (perhubungan pertalian)
Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi
lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau
keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga
komunikasi tidak berhasil.
3. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah
pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh
pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi
atau respons kepada pihak komunikator.
4. Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi
berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah
yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
5. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang
disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
6. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan
pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang
kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
7. Channels of distribution (saluran pengiriman berita)

Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran
komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh
umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui
radio, televisi dan telepon.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa terdapat banyak bentuk
dan model dari komunikasi yang dapat dilakukan di kantor. Komunikasi
memiliki peranan penting terhadap administrasi perkantoran. Tanpa
adanya komunikasi, aktivitas kantor tidak akan berjalan. Komunikasi
dalam administrasi perkantoran akan berjalan dengan efektif jika mampu
melaksanakan komunikasi dengan prinsip-prinsip komunikasi dan
memperhatikan penyebab terjadinya komunikais efektif yang telah
dijelaskan diatas.
Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan
berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan
timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Bagan Proses Komunikasi Menurut Berlo

(1960)
1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk

membaginya;
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan,

ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang
semuanya tergantung pada ide audiens, pembawaan diri maupun mood
pengiriman’

3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau
nonverbal, bicara atau tertulis) dan media (telepon, surat, memo, e-mail,
laporan, atau face to face yang tergantung pada pesan, lokasi audiens,
kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
4. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus
mendapatkan pesan. Jika kita mengirimkan surat, penerima harus
menerima suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainya.
5. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang
disampaikan dan menyimpannya dipikirannya. Jika mereka telah
memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sma
sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika
mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
Ciri-ciri pesan yang Efeketif :
 Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana
mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan,
memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain;
 Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa
yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi
harus jelas, meyakinkan
Dalam komunikasi perkantoran, terdapat 2 jenis komunikasi yakni:
a. Komunikasi tertulis
Komunikasi perkantoran pada umumnya bersifat resmi. Pesan dapat
dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis
dengan tangan, diketik dengan mesin ketik manual atau elektronik, dicetak
dalam bentuk print-out, atau menggunakan email. Penulisan dokumen
dengan tangan hamper tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu.
Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu

berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi
bisnis tertulis.
b. Komunikasi lisan
Sebagaimana telah diuraikan bahwa banyak orang pada umumnya
menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan.
Dalam komunikasi lisam, pesan dikirim melalui suara dengan atau
tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara
langsung, berpidato, bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan
ceramah, menonton televisi, atau mendengarkan radio.
C. Pentingnya Komunikasi dalam Kantor
Seorang pimpinan kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif

dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau
secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni
menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam
kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif
akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat
penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara peawai kantor.
Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75%
sampai 90% dari waktu kerja kita, kita pergunakan untuk berkomunikasi, 5%
dipergunakan untuk menulis, 10% dipergunakan untuk membaca, 35%
dipergunakan untuk berbicara, dan 50% dipergunakan untuk mendengarkan
Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak
yang berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis-menulis,
membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu
mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan
kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor
atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian informasi atau
keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor
atau dalam bidang ketatausahaan. Komunikasi sangat penting dalam
rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor
dapat dilihat dalam hal-hal berikut.

1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:
a. Para bawahan dengan atasan/pimpinan

b. Bawahan dengan bawahan
c. Atasan dengan atasan
d. Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai
4. Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat
mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan
berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
5. Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,
peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh
pimpinan
6. Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang
dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat diperoleh.
7. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai
8. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
9. Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.
10. Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de
corps di kalangan para pegawai
11. Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang
diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat
dipenuhi dengan cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman,
coaching setip hari, perintah-perintah
12. Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-
persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu
tanggung jawab
13. Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara
berpikir kreatif
14. Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak
saja hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga

merupakan pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang
behubungan dengan pekerjaan yang datangnya dari luar.
15. Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan
salah satu alat yang utama bagi anggota organisasi untuk bekerja sama
16. Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan
kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai.
Kenyataaan, tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak
dapat dibuat pada instansi pertama
17. Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan.
Arus informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam
memungkinkan pemimpin tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi
telah dilaksanakan
D. Soal Latihan :
1. Komunikasi mempunyai beberapa pengertian, jelaskan salah satu
pengertian komunikasi!
2. Sebutkan komponen komunikasi dalam manajemen perkantoran.
3. Sebutkan faktor-faktor yang enyebabkan komunikasi efektif dalam
administrasi perkantoran.
E. Rangkuman :
Komunikasi merupakan faktor yang strategis dalam menunjang
pencapaian tujuan suatu organisasi. Salah satunya adalah komunikasi
adminstrasi perkantoran yang merupakan proses penyampaian pesan dari
komunikator kepada komunikan melalui media tertentu dengan menggunakan
bahasa tertentu, yang terjadi pada suatu kantor.
Komunikasi administrasi perkantoran terdiri atas komunikasi vertikal,
komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Komunikasi dapat dilakukan
dengan lebih efektif dan efisien melalui pembagian macam-macam media
komunkasi yang merupakan suatu cara untuk mempelajari media komunikasi
administrasi perkantoran dalam perencanaan penggunaannya. Agar setiap
komunikasi berlangsung efektif, maka dalam komunikasi harus
memperhatikan faktor-faktor determinan efektifitas komunikasi.

BAB III
TEKNIK KOMUNIKASI INTERPERSONAL

memahami teknik komunikasi interpersonal dalam administrasi
perkantoran.
A. Pengertian Komunikasi Interpersonal
Salah satu aktifitas yang menonjol dalam kehidupan sehari-hari khusunya

dalam perkantoran adalah komunikasi interpersonal. Bentuknya bermacam-
macam, misalnya sekedar bertegur sapa, bertukar pikiran, diskusi, koordinasi
lobi, negosiasi, onseling, wawancara, debat dan sebagainya. Oleh karena
komunikasi interpersonal merupakan aktivitas yang dominan, maka sudah
saatnya kita memahami lebih cermat prinsip dan teori yang terkait, sehingga
kita memiliki kecakapan komunikasi yang lebih baik dalam suasana hubungan
interpersonal yang kondusif dan harmonis dalam perkantoran
Istilah komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi, sering kita
mendengar atau membaca istilah tersebut. Pemahaman masyarakat luas
mengenai komunikasi, justru lebih mengesankan kepada pengertian
komunikasi interpersonal.
Menurut Mulyana (2000), komunikasi interpersonal diartikan sebagai
komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap
pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal
ataupun non verbal.
Komunikasi interpersonal merupakan suatu proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain atau pihak lain. Berdasarkan pemahaman ini
komunikasi dikaitkan dengan pertukaran informasi yang bermakna dan harus
membawa hasil di antara orang-orang yang berkmunikasi. Komunikasi
interpersonal bertujuan agar informasi atau pesan dapat tersampaikan dan
hubungan di antara orang yang berkomunikasi dapat terjalin. Oleh arena itu

setiap orang apapun tujuan mereka, dituntut memiliki ketrampilan komunikasi
interpersonal agar mereka dapat berbagi informasi dan menjalin kerjasama
untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Komunikasi interpersonal telah melingkupi aspek kehidupan yang luas
jangkauannya. Bersamaan dengan itu seorang staf dan pimpinannya dalam
administrasi perkantoran dapat engolah semua informasi untuk kemudian
tampil bicara secara aktif dengan siapa saja ia berkomunikasi secara
interpersonal. Komunikasi interpersonal merupakan kekuatan utama dalam
membentuk engertian dan pemahaman di antara orang-orang. Komunikasi
interpersonal membina percakapan, koordinasi dan kerjasama orang-orang
agar produktif, dinamis dan inovatif sekaligus menghubugkan tujuan-tujuan
organisasi dengan tingkat partisipasi anggota dan dinamika kemajuan
masyarakat.
B. Masalah Hubungan Interpersonal

Dalam komunikasi interpersonal, masalah kesamaan dan ketidaksamaan
seringkali menjadi sorotan. Tidak semua hubungan dalam komunikasi
interpersonal harus diarahkan agar menjadi akrab dan keputusan rasional
dapat dibuat. Perspektif dalam masalah hubungan interpersonal, dapat dilihat
sebagai berikut :
1. Hubungan muncul bukan karena keinginan terjalinnya hubungan tetapi
lebih disebabkan oleh sesuatu yang tumbuh dalam pekerjaan atau kegiatan
yang dilakukan bersama. Sehingga bentuk suatu hubungan seringkali tidak
sebagai sesuatu yang dibutuhkan untuk kebaikan hubungan.
2. Tuntutan keadaan seringkali mengatur dugaan dan persepsi, membentuk
harapan mengenai suatu hubungan dan membentuk cara
pengungkapannya.
3. Banyak hubungan yang berlangsung lama dibatasi oleh suatu konteks
khusus atau rentang konteks dan tidak mengakibatkan peningkatan
keakraban.

4. Meskipun derajat kepuasan yang diperoleh dari hubungan dan cara
hubungan itu berkembang akan didasarkan atas penilaian implisit tentang
orang lain, penilaian berubah mengikuti konteks dan sifat hubungan itu.
Hubungan interpersonal berlangsung dalam beberapa tahapan, mulai
tahap interaksi awal sampai tahap pemutusan (dissolution). Pertemanan
sesorang yang akrab tidak begitu saja terjadi setelah adanya pertemuan, untuk
menumbuhkan keakraban dilakukan secara bertahap. Terdapat lima tahapan
yang dapat menjadi dasar dalam menjalin hubungan. Kelima tahapan itu
adalah kontak, keterlibatan, keakraban, perusakan dan pemutusan.
Perlu kita pahami bahwa komunikasi interpersonal melibatkan pesan
verbal dan non verbal serta kombinasi dari keduanya. Biasanya perilaku
keduanya saling memperkuat atau slaing mendukung, meskipun tidak jarang
terjadi adanya suatu pesan yang kontradiktif , oleh karena itu ada beberapa
pernyataan yang perlu diperhatikan, dikemukakan oleh Devito (1992)
mengenai komunikasi interpersonal, yaitu :
a. Komunikasi interpersonal melibatkan proses penyesuaian. Pihak-pihak yang
terlibat dalam komunikasi interpersonal sesuangguhnya menggunakan
sistem isyarat/simbol yang menuntut penyesuaian.
b. Komunikasi interpersonal memiliki dimensi isi dan hubungan. Setiap
komunikasi interpersonal selalu merujuk pada apa yang dikomunikasikan
dan bagaimana hubungan di antara pihak-pihak yang berkomunikasi.
c. Komunikasi interpersonal mendorong terjadinya kesamaan atau
perbedaan pola-pola perilaku dan hubungan di antara pihak-pihak yang
berkomunikasi menjadi dasr untuk menggambarkan kesamaan atau
perbedaan tersebut.
d. Komunikasi interpersonal merupakan serangkaian peristiwa yang
kontinyu tetapi juga terdapat segmentasi interaksi atau jeda-jeda komunikasi
sebagai sebab atau stimulus dan lainnya.
C. Prinsip Kerjasama dan Komunikasi Interpersonal
Dalam perkembangan hubungan kerjasama yang makin efektif dan
meluas, konteks komunikasi interpersonal seseorang menjadi mikrokosmos

bagi semua kelompok yang lebih besar. Konteks komunikasi interpersonal,
khususnya dalam bentuk diad (dua orang) selalu melibatkan tingkat intra
personal. Tingkatan dan konteks komunikasi ini mewakili satuan terkecil
interaksi manusia sebelum beranjak ke dalam tingkatan dan jangkauan
komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, komunikasi publik, komunikasi
massa dan komunikasi antar budaya. Komunikasi interpersonal dapat
mencakup semua jenis hubungan manusia mulai dari hubungan yang paling
singkat, sederhana dan biasa, yang biasanya sering diwarnai oleh kesan
pertama, hingga hubungan yangp aling mendalam dan relatif permanen. Peran
seorang staf, administrator maupun manajer dalam administrasi perkantoran
akan bertumpu pada kemampuan komunikasi interpersonal sebelum konteks
dan jangkauan kerjasamanya dibangun secara luas dan bermanfaat.
Organisasi sebagai sistem kerja sama tentu mengandung bagian-
bagian dan hubungan-hubungan. Hubungan diantara bagian-bagian itu harus
diatur dengan sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pertama-tama hendaknya ditetapkan macam-macam hubungan-hubungan
kerja yang perlu diadakan. Segenap hubungan itu harus dipolakan menjadi
saluran yang jelas, pasti, dan diketahui. Dengan adanya saluran hubungan
yang disusun sebaik-baiknya oleh pihak pimpinan dan di pahami oleh semua
anggota, maka suatu kerjasama dapat berjalan dan koordinasi berlangsung
secara memuaskan. Saluran hubungan merupakan urat nadi suatu organisasi.
Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide
dari satu pihak kepada pihak lain telah lazim disebut tatahubungan atau
administrative communication.
Tata hubungan atau relasi dapat dibagi menjadi beberapa definisi
mengenai tatahubungan, yaitu:
1. Menurut Charles E. Redfield

Tata hubungan dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk
komunikasi sosial atau antar-manusia dimana terdapat lima unsur yaitu, (1)
seorang pemberi informasi (seorang pembicara, pengirim, penyiar), (2) yang
menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan), (3) informasi (perintah,
laporan, saran) pada, (4) penerima informasi (pihak yang dikirimi, penjawab,
atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana
tampak dalam (5) tanggapannya (jawaban, reaksi).
2. Menurut William G. Scott dalam bukunya Human Relations in Management
Tatahubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan
penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan
tindakan-tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif.
Jadi tatahubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang
menyampaiakan informasi dari seseorang kepada orang lain dalam rangka
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada prinsipnya, organisasi adalah lembaga yang dibentuk melalui
proses komunikasi. Hal ini disebabkan, setiap organisasi mempunyai tujuan.
Untuk mencapainya diperlukan koordinasi, kerjasama, saling koreksi, saling
melengkapi di antara berbagai unit kerja maupun diantara para anggota dari
berbagai seksi atau divisi. Aktivitas komunikasi di dalamnya, dapat dibedakan
menjadi:
1. Komunikasi formal dan non-formal
Komunikasi formal ialah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan
saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Saluran
formal disini tidak lain adalah saluran birokrasi yang telah tersusun secara
hierarakis sesuai dengan struktur organisasi di kantor tersebut. Pada
umumnya komunikasi formal memiliki ciri-ciri:
a. Arus komunikasi ke bawah lebih banyak daripada arus komunikasi ke atas.
b. Tujuan dilaksanakannya komunikasi terkait dengan kepentingan dinas atau
kepentingan manajemen.
c. Cara penyampaian pesan dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis
daripada lisan.

d. Lebih sering disampaikan dalam pertemuan atau rapat resmi daripada
disampaikan secara interpersonal.
e. Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi formal senantiasa terkait
dengan jabatan dalam organisasi tersebut.
Komunikasi non-formal ialah proses penyampaian dan penerimaan
pesan yang berlangsung secara tidak resmi dan tidak terikat saluaran-
saluran birokrasi formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran.
Sehingga penanganannya juga dilakukan secara tidak resmi. Tidak terikat
secara kaku dengan pertimbangan protokoler dan birokrasi. Pada umumnya
komunikasi non-formal mempunyai cirri-ciri sebagai berikut:
a. Komunikasi non-formal biasanya muncul karena saluran formal yang
tersedia terhambat atau tidak apat dimanfaatkan dengan baik.
b. Digunakan untuk mengisis kebutuhan komunikasi yang tidak tersampaikan
oleh komunikasi formal
c. Lebih banyak berupa komunikasi lisan
d. Penyebaran pesan sulit untuk dikendalikan
e. Sengaja dipilih untuk menentang kekakuan sistem birokrasi di organisasi
perkantoran
f. Dapat dipergunakan oleh staf untuk menyampaikan usul dari bawah yang
tidak tersalur melalui saluran formal.
2.Tata Hubungan Ke Dalam
Sebagian besar kegiatan dari kantor dalam suatu organisasi terdiri dari
mengadakan hubungan-hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan
pihak luar. Tata hubungan kantor ke dalam, dapat dibedakan dalam dua
macam yaitu:
1. Hubungan Tegak (vertikal) : ialah proses menyampaikan suatu warta dari

pihak pimpinan pada pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak
bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas)
2. Hubungan datar (horizontal) : ialah hubungan diantara para pejabat atau
satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
Pada pokonya, hubungan vertikal ke bawah berwujud perintah dan petunjuk.

Perintah-perintah tersebut dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.

Perintah yang diberikan secara lisan akan membuat pimpinan dan
bawahannya lebih saling mengenal. Namun perintah lisan tidak selalu tepat
digunakan. Pada umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila:
1. Apabila yang diperintahkan tersebut merupakan tugas sederhana

2. Bawahan yang diperintah tersebut pernah menjalankannya
3. Perintah tersebut akan selesai dalam waktu yang singkat
4. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar
5. Pejabat yang memberi perintah berada di dekat bawahannya dan sewaktu-
waktu dapat memeriksa pelaksanaan perintah tersebut
6. Dalam keadaan darurat sehingga tidak ada waktu untuk membuat perintah
tertulis.
Untuk tugas yang sulit atau yang membutuhkan ketelitian besar lebih tepat
menggunakan perintah tertulis. Pada umumnya, hal-hal yang berikut
mengharuskan suatu perintah tertulis:
1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian

yang lain
2. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci
3. Bawahan yang diberi perintah tersebut harus mengerjakannya di tempat
lain
4. Pegawai yang bersagkutan telah berulang kali gagal melaksanakan
perintah yang diberikan secara lisan
5. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai-pegawai yang bertugas pada
kesempatan berikutnya
6. Perintah tersebut harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan
melalui berbagai tingkat jenjang organisasi
7. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggungjawab atas apa yang
diperintahkan
8. Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar
Selain memberikan perintah, pimpinan harus dapat mengusahakan agar para

pegawainya bekerjasama sebaik-baiknnya. Demikian pula untuk memecahkan
masalah organisasi yangn telah atau mungkin akan timbul pimpinan harus
membuat keputusan-keputusan atau mempunyai suatu sikap tertentu.

Tanggungjawab ini biasanya dilakukan dengan memberikan petunjuk- petunjuk
kepada para bawahan, baik secara lisan maupun tertulis. Hubungan vertikal ke
atas sebagian besar terwujud dalam bentuk laporan-laporan. Laporan-laporan
tersebut dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tertulis. Ada enam asas
untuk membuat laporan tertulis yang baik, yaitu:
1. Kejelasan (clarity). Setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu

ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah baik.
2. Ketetapan (consistency). Suatu laporan yang baik harus tetap
memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak
menyimpang pada persoalan yang lain. Juga istilah-istilah dan pengertian-
pengertian yang telah dipakai tidak berubah-ubah sepanjang laporan
tersebut.
3. Kelengkapan (adequacy). Sesuatu laporan yang baik harus lengkap dalam
semua segi yang perlu di sampaikan, tidak ada bagian-bagian penting yang
terlewatkan.
4. Ketetapan waktu (timelines), Laporan yang baik hendaknya disampaiakn
pada waktunya. Juga data dan penafsiran yang disajikan haruslah sesuai
dengan keadaan saat ini.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability), Laporan yang baik mengakui
kemungkinan timbunya pandangan-pandangan yang berlainan terhadap
permasalahan yang dilaporkan tersebut dengan menyajikan data-data yang
diperlukan.
6. Minat (interest), Laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-
perketaan yang tak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan
mempertahankan perhatian dari pembacanya.
D. Soal Latihan
1. Jelaskan pengertian komunikasi interpersonal yang anda ketahui!
2. Sebutkan 3 masalah dalam hubungan interpersonal!

3. Aktivitas komunikasi dalam proses koordinasi, kerjasama diantara berbagai
unit kerja dapa dibedakan menjadi beberapa aktivitas, sebutkan dan
jelaskan aktivitas tersebut!
E. Rangkuman
Komunikasi merupakan interpersonal atau komunikasi antarpribadi,
merupakan suatu proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain/pihak lain. Menurut pemahaman tersebut komunikasi dikaitkan dengan
pertukaran informasi yang bermakna dan harus membawa hasil di antara
orang-orang yang berkomunikasi.
Komunikasi interpersonal telah melingkupi aspek kehidupan yang luas
dan dapat meluas jangkauannya. Dalam perkembangan hubungan kerjasama
yang makin efektif dan meluas, konteks komunikasi interpersonal
seseorang menjadi mikrokosmos bagi semua kelompok yang lebih besar.
Seorang staf peranannya sebagai administrator dalam perkantoran akan
bertumpu pada kemampuan komunikasi interpersonal sebelum konteks dan
jangkauan kerjasamanya dibangun secara luas dan bermanfaat

BAB IV
TEKNOLOGI KOMUNIKASI
ADMINISTRASI PERKANTORAN

menjelaskan teknologi komunikasi dalam administrasi
perkantoran.
Informasi dan komunikasi pada perkantoran modern biasanya berbasis

information technology (IT) dimana penggunaan internet dikalangan pemerintah
sudah mencapai perluasan daerah terkecil. Manfaat dari teknologi informasi yang
berbasis internet diantaranya adalah dapat saling bertukar informasi walaupun
dalam jarak jangkauan yang sangat jauh; dapat mengetahui perkembangan terkini
yang berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi organisasi;
mengambil langsung informasi yang kita butuhkan; dapat melakukan
teleconference (komunikasi langsung jarak jauh) antara pengguna.
A. Pengertian Teknologi Komunikasi dan Informasi
Dalam administrasi perkantoran yang berbasis teknologi informasi, terdapat

empat peran yang terkait erat yaitu terdiri dari Teknologi, manajemen,
informasi dan telekomunikasi yang dapat diselenggarakan dengan baik untuk
mempercepat dan mempermudah pekerjaan kantor dalam konteks manajemen
modern. Maka, dengan mengaplikasikan teknologi informasi dan
telekomunikasi dengan mengakses intranet dan internet maka pekerjaan
kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.
Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini luar biasa

pesat. Berkat kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, hubungan
antarnegara, antar organisasi, dan antarindividu, terasa seperti tidak berjarak.
Pada masa ini, semua orang dapat berkomunikasi dimana saja, kapan saja
baik yang berada di seluruh penjuru dunia dalam waktu yang relatif singkat dan

biaya yang semakin murah. Sebagai contoh saat ini kepemilikan telepon
genggam dan komputer semakin meluas dan peranannya semakin penting.
Perkantoran modern saat ini semakin mendekati situasi dimana penggunaan
kertas makin berkurang dan kemungkinan besar korespondensi kantor tidak
lagi menggunakan kertas.
Teknologi komunikasi dalam perkantoran adalah proses mengirim atau

menerima suatu gagasan dari seseorang kepada orang lain yang saling
berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan pemimpin bahkan
karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-

ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan
jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang
sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh
melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telekomunikasi yang
sudah cukup tua contohnya adalah telepon dan telegram. Dengan hadirnya
teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat.
Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi
seperti halnya kita lakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat
dikirimkan dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan
teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke
dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
Sedangkan pengertian teknologi informasi adalah suatu teknologi yang

digunakan untuk mengelola data, termasuk memproses, mendapatkan,
menyusun dan menyimpan, dan memanipulasi data dalam berbagai cara.
Teknologi ini menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis dan pemerintahan, sekaligus sebagai saah satu informasi yang strtegis
dalam pengambilan keputusan. E-government merupakan salah satu teknologi

informasi yang digunakan oleh pemerintah, dengan menggunakan internet dan
intranet, yang memiliki kemampuan menjembatani keperluan penduduk,
kalangan pebisnis, dan kegiatan kepemerintahan lainnya. Pada intinya
penggunaan teknologi informasi e-government dapat meningkatkan hubungan
antar pemerintah dengan pihak-pihak lain dalam bentuk hubungan yang baru
seperti G to C (government to citizen), G to B (government to Business), dan G
to G (government to government). Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
teknologi komunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Teknologi tidak hanya
mengubah cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.
B. Macam-Macam Teknologi Komunikasi Administrasi perkantoran

Dengan berkembangnya teknologi informasi, secara tidak langsung akan
menunjang perkembangaan teknologi komunikasi dimana proses komunikasi
dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Perkembangan paling mutakhir dari
telekomunikasi salah satunya adalah teleconference yaitu melaksanakan
konferensi dengan sistem jarak jauh. Selain itu macam teknologi komunikasi
yang digunakan dalam administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi
yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui
kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh
mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat
dibaca.
2. Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya
dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui
sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi
internasional di antara zone waktu yang berbeda.

3. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi
tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau
gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya
sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan
pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon.
Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-
sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya
yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile.
Dengan perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi
melalui pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri,
sehingga pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor
pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat
faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang datangnya
kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat tersebut.
4. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
5. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi
dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui
sistem elektromagnetik lainnya.
6. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar TV
(yang sudah dimodifikasi). Ada dua jenis pesawat yang termasuk ke dalam
video teks yaitu teleteks dan viewdata:
a. Teleteks yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang
menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data,
gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi). Teleteks
biasanya digunakan untuk meminta data/informasi dari pusat data.
Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks yang gunanya
untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah dimodifikasi.
Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus minta kepada pusat
data dengan cara menekan tombol teleteks. Ada dua macam tombol,
yaitu untuk minta teks saja atau minta teks beserta gambarnya
(grafiknya). Biasanya yang jadi pusat data adalah perusahaan

pemancar TV yang bersangkutan. Atas permintaan tersebut, pusat data
mengirimkan data/informasi dimaksud melalui gelombang aerial ke
pesawat TV orang yang meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh
pesawat TV dan diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa
sinyal teleteks hanya satu arah, jadi orang yang meminta data hanya
bisa menerima, ia tidak bisa mengirim ke pusat data.
b. View data adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat
teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data.
Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui saluran
telepon bukan melalui gelombang aerial dan menggunakan kata-kata
sandi yang sudah ditentukan oleh pusat data. Bila pemakai
membutuhkan data, maka dengan menggunakan kata-kata sandi ia
minta kepada pusat data. Atas dasar permintaan itu, pusat data
mengirim data dimaksud kepada pemakai melalui saluran telepon.
Selanjutnya data itu diperagakan di layar TV pemakai. Karena
menggunakan saluran telepon, maka sinyalnya adalah dua arah,
dengan demikian Si Pemakai selain dapat meminta data, tapi juga dapat
mengirim data ke pusat data.
7. Teleconference kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan
konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan
paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis
dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan
diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada. Dengan
demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan
yang sama.
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi
informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang
lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian
dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual,

maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar computer.
C. Fungsi Teknologi Komunikasi dalam Administrasi perkantoran
Dalam pelaksanaan administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi,

saat ini didukung dengan penggunaan internet yang secara tidak langsung
akan memudahkan proses komunikasi melalui teknologi informasi. Manfaat
dari teknologi Informasi tersebut adalah :
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan sangat mudah dan cepat
2. Masalah-masalah substansi organisasi dan perkembangannya dapat
diketahui dengan cepat
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil.
4. Mengurangi penggunaan kertas
5. Dapat melakukan komunikasi jarak jauh antar sesama anggota.
Manfaat teknologi informasi diatas, bisa ditemukan pada pekerjaan kantor tata
naskah dinas yang saat ini sudah bersifat elektronik, yaitu menjadi tata naskah
dinas elektronik (TNDE).
Sedangkan, Fungsi teknologi komunikasi perkantoran dibutuhkan dalam
administrasi perkantoran berbasis teknologi informasi, yaitu untuk mencatat
segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu
juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi
yang lebih berguna berbentuk laporan. Menurut boove dan Thill (2002), manfaat
teknologi dalam komunikasi adalah :
a. Meningkatkan aliran komunikasi
Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari sumber yang lebih
banyak.
b. Mempermudah komunikasi
Individu dan organisasi akan semakin mudah melakukan komunikasi
akibat adanya teknologi. Teknologi mampu mempersempit bahkan
menghilangkan perbedaan jarak dan waktu.
c. Mengubah struktur komunikasi

Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat teknologi
komunikasi., berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja tidak perlu
dilakukan di satu lokasi dalam suatu pertemuan formal. Komunikasi bisa
terjadi antara orang yang sedang berada di kantor dengan orang lain yang
sedang berada di lapangan, di perjalanan atau di rumah.
d. Menurunkan biaya komunikasi
Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian informasi.
Mudahnya pembuatan dan pendistribusian akan mengakibatkan
menurunnya biaya komunikasi.
Setelah mengetahui fungsi teknologi komunikasi perkantoran maka
sudah bisa diartikan bagitu pentingnya teknologi komunikasi perkantoran. Jika
sebuah perkantoran tidak dilengkapi dengan teknologi komunikasi yang
canggih justru akan menghambat proses kerja pemimpin dan juga karyawan.
Selain itu, produktifitas perusahaan sulit meningkat, pekerjaan banyak
yang terhambat karena minimnya sarana prasarana. Komunikasi jadi
tidak mudah karena terhalang jarak dan waktu.
D. Soal Latihan
1. Jelaskan pengertian teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran!
2. Sebutkan macam-macam teknologi komunikasi dalam administrasi
perkantoran berbasis teknologi informasi!
3. Manfaat apa saja yang didapatkan dari teknologi komunikasi, sebutkan!
E. Rangkuman
Teknologi komunikasi dan informasi pada saat ini sangat dibutuhkan untuk
mengatur adminstrasi dalam perkantoran, khususnya kantor pemerintahan
yang berfungsi melayani masyarakat, yang secara langsung dapat
meningkatkan pelayanan publik dengan cepat, murah dan berkualitas.
Teknologi komunikasi yaitu telekomunikasi merupakan salah satu komponen
utama dari teknologi informasi.

Teknologi komunikasi dalam administrasi perkantoran adalah proses
mengirim atau menerima suatu gagasan dari seseorang kepada orang lain
yang saling berhubungan dengan menggunakan alat yang memudahkan
pemimpin bahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Fungsi
teknologi komunikasi perkantoran dibutuhkan dalam manajemen perkantoran
modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk
mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih
berguna berbentuk laporan.

BAB V
MENERAPKAN PRINSIP KERJASAMA DALAM

ADMINISTRASI PERKANTORAN

menjelaskan kerjasama pemerintah dalam administrasi
perkantoran berbasis teknolgi informasi.
A. Kerjasama Pemerintah Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

Setiap instansi pemerintah, perusahaan swasta atau lembaga sosial tentu
mengadakan hubungan-hubungan dengan pihak lain. Bagi instansi-instansi
pemerintah atau lembaga-lembaga sosial, hubungan-hubungannya dilakukan
dengan para pemakai jasanya dan rakyat pada umumnya. Segenap cara dan
kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan
sebaik-baiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut sebagai hubungan
masyarakat (public relation). Di dalam lingkungan pemerintah dalam segala
aktivitasnya secara tidak langsumg mengharuskan untuk menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi yang begitu cepat.
Pada umumnya kantor pemerintahan baik pemerintahan daerah maupun
kementerian saat ini sudah sebagian besar menggunakan sistem administrasi
perkantoran berbasis teknologi informasi. semakin modern suatu kantor, maka
sifat dan cakupan kegiatannya pun semakin rumit, secara tidak langsung maka
semakin banyak informasi yang dapat diakses. Sehingga semakin luas
jaringan yang dapat dibangun dan semakin tinggi peluang kerjasama dan
koordinasi yang dapat dilakukan dengan organisasi lain, dengan pemerintahan
luar negeri, dengan NGO (non governmental organization) yang sering disebut
lembaga swadaya masyarakat dan dengan warga masyarakat. Kantor yang
dapat membangun keunggulan bersaing antara organisasi dengan organisasi
lainnya, kantor yang mampu mengadopsi perubahan dan mengatasi tantangan
global yang dihadapinya, serta semakin diakui keberadaannya.

Hubungan atau kerjasama yang bisa dilakukan oleh pemerintahan
berdasarkan kemajuan teknologi informasi e-government, dapat dibagi menjadi
beberapa tipe hubungan, diantaranya adalah :
1. Hubungan Pemerintah dengan Masyarakat (Government to citizen)
Pengertian hubungan masyarakat yang sebenarnya dari sebuah

kamus terkenal merumuskannya sebagai: “segenap aktivitas yang
dilakukan oleh suatu industri, perserikatan, perusahaan, perhimpunan
jabatan, pemerintah atau organisasi lainnya untuk menciptakan dan
memelihara hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu
dan publik pada umumnya, dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap
keadaan sekeliling dan memperkenalkan dirinya kepada masyarakat.
Menurut William A. Nielander dan Raymond W. Miller, hubungan
masyarakat dalam dunia perusahaan adalah suatu seni praktis yang isinya
mengenai segenap aktivitas dan haluan-haluan bekerja yang senantiasa
berusaha menetapkan, membimbing, mempengaruhi, dan mengartikan
tindakan-tindakan suatu organisasi, sehingga sikapnya sedapat mungkin
sesuai dengan kepentingan dan kesejahteraan umum. Tujuannya ialah
menciptakan dukungan dan penghargaan diri pada orang-orang
atau golongan-golongan yang dilayani organisasi itu atau yang secara tak
langsung berhubungan dengan usaha-usahanya.
Jadi hubungan masyarakat yang baik tidaklah berarti bahwa sebuah
organisasi harus mempropagandakan diri dan usaha-usahanya serta
bersikap manis dalam hubungan-hubungannya dengan publik. Suatu
organisasi dalam melaksanakan aktivitas harus memperhatikan lingkungan
masyarakat dan kebutuhan publik. Untuk dapat mengetahui pendapat
umum dan memperkenalkan diri sendiri agar dimengerti oleh public,
suatu organisasi harus mengadakan hubungan keluar. Perantara yang
terpenting adalah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Suatu sikap
yang harus dimilikipara pegawai adalah mereka dapat memepersatukan
dirinya dengan organisasinya. Mereka harus memahami seluk-beluk
organisasinnya, terutama tujuan, haluan- haluan, dan pekerjaan-pekerjaan
organisasinya. Dengan adanya pegawai yang memiliki sikap mental

demikian, sebuah organisasi sudah mempunyai landasan yang
sempurna untuk menyelenggarakan hubungan-hubungan keluar yang
baik.
Segenap kegiatan untuk menciptakan dukungan dan penghargaan dari
masyarakat hendaknya berlandaskan pada pedoman-pedoman dan dengan
melaksanakan usaha-usaha public relations yang dapat diringkas sebagai
berikut;
a. Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok
yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan. Jadi bukannya
aktivitas untuk menutupi suatu keburukan atau mengelabui masyarakat
agar memberikan penghargaan terhadap suatu yang tidak sewajarnya
mendapat penghargaan.
b. Suatu organisasi yang hendak berurusan dengan public hendaknya
mempelajari kepentingan dan hasrat berbagai golongan.
c. Rencanakanlah berbagai huubungan dengan sebaik-baiknya guna
d. mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu.
e. Hubungan masyarakat hendaknya diselenggarakan secara terus-
menerus dan jangan dianggap sebagai semacam usaha pertolongan
pertama yang hanya dilakkukan pada permulaan suatu usaha.
f. Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan keadaan-keadaan
dalam organisasi yang bersangkutan yang patut mendapoat
penghargaan masyarakat.
g. Segenap tatacara untuk publik berhubungan dengan organisasi yang
bersangkutan hendaknya disederhanakan dan dipermudah sehingga
terjamin tatahubungan yang lancer.
h. Keluhan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap suatu organisasi
hendaknya diperhatikan sepenuhnya, yaitu dipelajari sebabnya,
diusahakan tindakan perbaikan untuk memuaskan pengeluh, dan dicegah
kemungkinan terulangnya hal yang mengakibatkan keluhan tersebut.
i. Saran-saran dari pihak masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaan
suatu organisasi hendaknya diterima dengan sifat terbuka, bahkan
sebaiknya organisasi itu melakukan usaha-usaha untuk menganjurkan

atau mendorong datangnnya saran-saran semacam itu secara kontinyu
dari pihak masyarakat.
i. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakiti hati public hendaknya
dihindari. Menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya
akan merugikan organisasi yang bersangkutan. Kadang-kadang rasa
simpati atau penghargaan yang telah diciptakan dengan susah payah
an waktu yang lama dapat dihapuskan oleh kekhilafan kecil dari
organisasi yang bersangkutan. Untuk memulihkan kembali simpati dan
penghargaan masyarakat itu bukanlah usaha yang mudah dan cepat.
Pemerintah dalam menjalin hubungan interaksi dengan masyarakat yang
mengacu pada penerapan teknologi informasi e-government.tujuan utamanya
dibangun e-government bertipe G to C adalah untuk mendekatkan pemerintah
dengan rakyatnya melalui kanal-kanal akses yang beragam agar masyarakat
dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai
kebutuhan pelayanan sehari-hari. Sebagai contoh kantor imigrasi bekerja sama
dengan bandara udara internasional Soekarno-Hatta membangun jaringan
teknologi informasi layanan autogate di Tempat pemeriksaan imigrasi bandara
Soekarno Hatta sehingga memudahkan layanan pemeriksaan keimigrasian
melalui pintu perlintasan otomatis bagi setiap WNI (Warga Negara Indonesia)
yang akan masuk dan keluar wilayah indonesia dimana untuk membuka pintu
tersebut terlebih dahulu diperlukan prosedur pemindaian paspor dan sidik jari
yang tersedia pada peralatan autogate. Sehingga tidak perlu harus meluangkan
waktu lebih awal dan antri di bandara udara.
Pada saat ini humas pemerintah dituntut berperan menciptakan hubungan
yang baik antara instansi pemerintah, media, dan publik. Diperlukan
pengelolaan dan penyediaan informasi publik yang tersaji secara akurat dan
cepat, sesuai dengan amanat undang-undang tentang keterbukaan informasi
publik, serta alih budaya organisasi postif ke dalam birokrasi untuk pelayanan
informasi yang berkualitas. Pengelolaan, penyediaan,dan pelayanan informasi,
serta budaya organisasi positif tersebut dapat optimal apabila komunikasi
organisasi dalam instansi pemerintah telah berjalan dengan baik sehingga
mampu menciptakan kondisi sebagai berikut

a. Citra yang baik dan bereputasi (good image)
b. Itikad baik (goodwill)
c. Saling memahami (mutual understanding)
d. Saling percaya (mutual confidence)
e. Saling menghargai (mutual appreciation)
f. Saling bertoleransi (mutual tolerance)
2. Hubungan Pemerintah dengan Pemerintah (Government to Government)
Pada era globalisasi saat ini, terlihat jelas adanya kebutuhan bagi negara-
negara untuk saling berkomunikasi secara lebih intens dari hari ke hari.
Kebutuhan untuk berinteraksi dan bekerjasama antar satu pemerintah
dengan pemerintah setiap harinya tidak hanya berkisar pada hal-hal yang
berbau diplomasi semata, namun lebih jauh lagi untuk memperlancar
kerjasama antar negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan
administrasi perdagangan, proses-proses politik, mekanisme hubungan
sosial dan budaya, dan lain sebagainya.
Bentuk kerjasama pemerintah antar negara, berdasarkan jumlah negara

yang mengadakan dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
a. kerjasama Bilateral. Kerjasama biateral adalah kerjasama antara

satu negara dengan negara tertentu. Kerjasama tersebut hanya
melibatkan dua negara.
b. Kerjasama multilateral adalah kerjasama yang dilakukan oleh
banyak negara. Kerjasama multilateral dibedakan menjadi kerjasama
regional dan kerjasama internasional.
c. Kerjasama regional adalah kerjasama antara beberapa negara
dalam satu kawasan. Contoh : ASEAN
d. Kerjasama Internasinal adalah kerjasama antara negara-negara di
dunia dan tidak terbatas dalam satu kawasan. Contoh : International
Monetary Fund (IMF), International Labour Organization (ILO), UNICEF
dan sebagainya

Contoh penerapan kerjasama berbasis e government tipe G to G antara lain
: pengembangan suatu sistem basis data intelejen yang berfungsi untuk
menditeksi mereka yang tidak boleh masuk atau keluar dari wilayah negara
(cegah dan tangkal); sistem informasi di bidang hak cipta kekayaan
intelektual untuk pengecekan dan pendaftaran terhadap karya-karya
tertentu yang ingin memperoleh hak paten internasioanl dan sebagainya
3. Hubungan Pemerintah dengan Bisnis (Government to Business)
Salah satu tugas utama dari sebuah pemerintahan adalah membentuk

sebuah lingkungan bisnis yang kondusif agar roda perekonomian sebuah
negara dapat berjalan sebagaimana mestinya. Diperlukannya relasi yang
baik antara pemerintah dengan kalangan bisnis tidak saja bertujuan untuk
memperlancar para praktisi bisnis dalam menjalankan roda perusahaannya,
namun lebih jauh lagi banyak hal yang dapat menguntungkan pemerintah
jika terjadi relasi interaksi dan kerjasama yang baik dan efektif dengan
industri swasta.
Contoh dari aplikasi kerjasama ini adalah : proses tender proyek-proyek
pemerintahan yang melibatkan sejumlah pihak swasta dapat dilakukan
melalui website, sehingga menghemat biaya transportasi dan komunikasi,
mulai dari proses pengambilan dan pembelian formulr tender, pengambilan
formulir informasi TOR (term of Reference), sampai dengan mekanisme
pelaksanaan tender itu sendiri berakhir dengan pengumuman pemenang
tender. Proses pengadaan dan pembelian barang kebutuhan sehari-hari
lembaga pemerintahan (misalnya untuk administrasi) dapat dilakukan
secara efisien jika konsep semacam e-procurement diterapkan,
menghubungkan kerjasama antara kantor-kantor pemerintah dengan para
suplier-nya.
B. Menerapkan Komunikasi dan Bekerja Bersama dalam Tim
Komunikasi mencakup proses penyampaian dan atau penerimaan informasi
serta pemberian respon/tanggapan atas informasi tersebut. Dengan demikian,
komunikasi mengandung makna aliran dua arah (penyampaian dan respon).
Degan penerapan komunikasi yang efektif dalam kerjasama tim maka tujuan
dari tim tersebut akan tercapai dengan baik. Bekerja dalam satu tim adalah
melakukan suatu pekerjaan dalam satu kelompok untuk mencapai tujuan
bersama. Sebelum kerjasama tim dapat terwujud maka efektifitas komunikasi
dalam tim harus diterapkan terlebih dahulu.
Efektifitas komunikasi internal merupakan salah satu penentu
keberhasilan penerapan kerjasama organisasi. Komunikasi internal mencakup
komunikasi diantara berbagai tingkat dan fungsi organisasi yang terkait. Hasil
audit, pemantauan dan pengukuran kinerja, dan kaji ulang manajemen
sebaiknya dikomunikasikan kepada personil-personil organisasi yang
bertanggungjawab terhadap kinerja manajemen perkantoran. Dengan cara
demikian, kepedulian dan motivasi karyawan dapat dipelihara dan ditingkatkan.
Komunikasi internal dapat dilakukan secara langsung (lisan) maupun tidak
langsung (tulisan dalam surat, e-mail, papan pengumuman, bulletin).
Komunikasi internal sebaiknya dilaksanakan dengan berbagai metode untuk
menjamin sampai dan dipahaminya informasi tersebut kepada seluruh
karyawan.
Komunikasi eksternal mencakup komunikasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan di luar organisasi. Untuk itu organisasi sebaiknya
mendefinisikan dengan tegas siapa saja pihak-pihak berkepentingan yang
harus memperoleh tanggapan dari organisasi. Komunikasi eksternal mencakup
dialog, menerima, mendokumentasikan, dan memberikan respon/tanggapan
kepada pihak esternal yang berkepentingan tentang kinerja dan dampak
lingkungan organisasi.
Komunikasi yang efektif akan membantu organisasi untuk:
1. Memotivasi pekerjaan;
2. Mencapai hasil sesuai rencana
3. Menjelaskan kebijakan manajemen organisasi, dan hubungan
keduanya;
4. Memastikan pemahaman peran dan tanggungjawab;
5. Memaparkan komitmen manajemen
6. Memantau dan mengevaluasi kinerja; dan
7. Mengidentifikasi potensi peningkatan sistem.

BAB VI
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Komunikasi merupakan faktor yang strategis dalam menunjang

pencapaian tujuan suatu organisasi. Salah satunya adalah komunikasi
adminstrasi perkantoran yang merupakan proses penyampaian pesan dari
komunikator kepada komunikan melalui media tertentu dengan
menggunakan bahasa tertentu, yang terjadi pada suatu kantor.
Komunikasi merupakan interpersonal atau komunikasi antarpribadi,
merupakan suatu proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang
lain/pihak lain. Menurut pemahaman tersebut komunikasi dikaitkan dengan
pertukaran informasi yang bermakna dan harus membawa hasil di antara
orang-orang yang berkomunikasi.
Teknologi komunikasi dan informasi pada saat ini sangat dibutuhkan
untuk mengatur adminstrasi dalam perkantoran, khususnya kantor
pemerintahan yang berfungsi melayani masyarakat, yang secara langsung
dapat meningkatkan pelayanan publik dengan cepat, murah dan berkualitas.
Teknologi komunikasi yaitu telekomunikasi merupakan salah satu komponen
utama dari teknologi informasi.

TEKNOLOGI INFORMASItete
PERKANTORAN MODERN
ALI SUBROTO SUPRAPTO, S.Sos., M.Si.

Dr. EDY SANTOSO, S.T., M.H.
MODUL PELATIHAN E-LEARNING

ADMINISTRASI PERKANTORAN TINGKAT DASAR
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

HUKUM DAN HAM
TAHUN 2019
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ………………………………………………………. ii

DAFTAR ISI ………………………………..………………………………. iii
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………........... iv
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………… 1
A. Latar Belakang …………………………………………….. 1
B. Deskripsi Singkat ………………………………………….. 3
C. Hasil Belajar ………………………………………………. 4
D. Indikator Hasil Belajar ……………………………………. 4
E. Metode Pembelajaran …………………………………....... 4
BAB II TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN MODERN ... 5
A. Konsep Sistem Informasi Manajemen .................................. 6
B. Peran Teknologi Informasi ................................................... 10
C. Aplikasi Dalam Pekerjaan Perkantoran ................................ 17
D. Implikasi Teknologi Informasi Dalam Perkantoran Modern 25
E. Rangkuman ........................................................................... 26
F. Latihan .................................................................................. 27
BAB III PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI ............................... 29
A. Gangguan Terhadap Sistem Informasi ................................. 29
B. Tujuan Keamanan Sistem Informasi .................................... 31
C. Membangun Pengendalian Sistem Informasi ....................... 31
D. Rangkuman ........................................................................... 33
E. Latihan .................................................................................. 33
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 34

RIWAYAT HIDUP PENULIS ...................................................................... 35
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Internet dan Jaringan Teknologi Informasi ............................... 6

Gambar 2. Manfaat Penggunaan Internet .................................................... 10
Gambar 3. Jenis-Jenis Sistem Informasi ..................................................... 17
Gambar 4. Aplikasi e-Government ............................................................. 21
Gambar 5. Sistem Adminkistrasi Pemerintahan ......................................... 23
Gambar 6. Pengendalian Aplikasi ............................................................... 31
iv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Reformasi di segala bidang serta pesatnya kemajuan teknologi di bidang

teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pemanfaatan sistem perkantoran
elektronik menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasi
dengan lebih mudah, cepat, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien,
khususnya bagi kegiatan pemerintah sebagai fasilitator utama untuk melancarkan
dan mendukung semua kegiatan antara instansi pemerintah dan masyarakat.
Sebagai upaya untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang

baik (good governance), pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di
dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan. Perkantoran elektronik
yang memanfaatnkan sarana intranet di lingkungan instansi pemerintah
merupakan jawaban untuk meningkatkan kinerja aparatur. Instansi pemerintah
baik di pusat maupun daerah telah membangun aplikasi, Local Area Network
(LAN) atau Wide Area Network (WAN), namun belum mendukung terlaksananya
penyelenggaran kepemerintahan yang baik.
Salah satu upaya dalam mewujudkan kepemerintahan yang baik (good

governance) adalah menerapkan dan mengembangkan kepemerintahan elektronik
(e-Government) antara lain melalui penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja serta tertib
administrasi di lingkungan instansi pemerintah khususnya di Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia RI Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manuasia.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia

Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan
Instansi Pemerintah, TNDE dipergunakan sebagai acuan bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah di dalam menyusun dan mengaplikasikan tata naskah dinas
Teknologi Informasi Perkantoran Modern@ass 1

elektronik di lingkungan instansi masing-masing. Aplikasi TNDE adalah suatu
sistem pengelolaan naskah dinas yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi yang bermanfaat memberikan keamanan dalam
penyimpanan dokumen, kemudahan menangani dokumen, dan keakuratan dalam
pelacakan status dokumen.
Konsep kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi

wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan
sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi
pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan
surat dinas instansi pemerintah. TNDE yang merupakan bagian dari e-goverment
akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya
dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman,
dan efisien.
Ketatalaksanaan Kementerian Hukum dan HAM merupakan pengaturan

cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan Kementerian
Hukum dan HAM di seluruh unit eselon I, seperti Sekretariat Jenderal, Inspektorat
Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan, termasuk Kantor Wilayah, dan Unit
Pelaksana Teknis. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan
Kementerian Hukum dan HAM adalah administrasi umum. Ruang lingkup
administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir
dan media), penamaan lembaga, singkatan, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup
pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap
dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan,
perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Keterpaduan tata
naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM sangat diperlukan
untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas
umum dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna.
Pengelolaan informasi dan penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi

kegiatan umum di lingkungan pekerjaan, baik di instansi swasta maupun di
instansi pemerintah. Sebagai kegiatan umum, pengelolaan informasi dan

penulisan laporan telah mengalami perkembangan sedemikian rupa, sehingga di
lingkungan pekerjaan dikenal beberapa peralatan pengolahan data, bentuk dan
jenis laporan.
Dalam hal ini, setiap orang yang tergabung dalam organisasi atau instansi
baik sebagai staf atau sekretaris, maupun pimpinan pada setiap tingkatan perlu
mengetahui pengelolaan informasi dan teknik pelaporan. Lebih-lebih bagi para
pejabat pada tingkat eselon IV dan eselon V di lingkungan instansi pemerintah
sangat penting untuk memahaminya mengingat pada instansi masing-masing
merekalah sebagai “lower manager” atau “supervisor” yang langsung
menghadapi para pelaksana kegiatan penanganan informasi dan pelaporan bagi
unitnya. Mereka pula yang langsung menghadapi para pimpinan tingkat atasnya
yang memerlukan bantuan penyediaan informasi dalam melaksanakan fungsi dan
perannya sebagai pemimpin, baik sebagai “middle manager” maupun “top
manager”.
Dengan adanya TNDE ini, akan mempersempit praktek-praktek

penyimpangan yang dapat terjadi dikarenakan masih digunakannya dokumen-
dokumen dalam bentuk lembaran kertas serta menghemat penggunaan kertas
(paperless). TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan
kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan
pelaksanaan Reformasi Birokrasi dalam pelaksanaan e-government dan good
governance. Aplikasi TNDE dirancang untuk menangani pengolahan surat dan
dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pengguna surat dan pengelola
arsip bagi lembaga negara.
B. Deskripsi Singkat Modul Pembelajaran

Mata Pelatihan Teknologi Informasi Perkantoran Modern ini dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap para peserta Pelatihan
mengenai konsep sistem informasi manajemen, teknologi informasi dalam
perkantoran modern, serta pengendalian sistem informasi dalam administrasi
perkantoran modern yang dapat dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan.

Dalam modul Teknologi Informasi Perkantoran Modern ini, topik-topik
yang dibahas antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi
informasi dikaitkan dengan pentingnya dalam proses pengambilan keputusan
manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai perkembangan dari sistem
informasi manajemen, tahap-tahap pengembangan sistem, dan peran penting dari
sistem pendukung untuk pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini
juga akan dibahas mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian
dalam pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.
C. Hasil Belajar
Dengan mempelajari isi modul ini, para peserta diharapkan dapat
memperoleh pengetahuan dasar mengenai sistem informasi manajemen dan
memahami peran teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran modern. Di
samping itu, pemahaman yang memadai tentang teknologi sistem informasi
manajemen merupakan langkah awal bagi peserta pelatihan untuk meningkatkan
pengetahuan dan pemahamannya mengenai pengendalian sistem informasi.
D. Indikator Hasil Belajar

Dengan mempelajari modul ini diharapkan peserta diklat:
1. Mampu menjelaskan konsep sistem informasi manajemen;
2. Mampu menjelaskan teknologi informasi dalam perkantoran modern;
3. Mampu menerapkan penggunaan teknologi informasi dan pengendalian sistem
informasi.
E. Metodologi Pembelajaran
Penyampaian materi Pelatihan ini menggunakan pendekatan pembelajaran
orang dewasa dengan menggunakan metode e-learning melalui curah pendapat,
diskusi dan peserta dianjurkan membaca seluruh materi yang ada. Widyaiswara
akan membantu peserta untuk memahami materi melalui pemaparan secara
online.

BAB II
TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN MODERN
Setelah membaca Bab ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan:

1. Konsep sistem informasi manajemen;
2. Peran teknologi informasi berbasis internet;
3. Aplikasi dalam pekerjaan perkantoran modern; dan
4. Implikasi teknologi informasi terhadap kegiatan perkantoran.
Pada umumnya apabila kita berbicara tentang sistem informasi manajemen

yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan
data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Hal ini bertujuan untuk
menunjang penyelesaian tugas-tugas rutin, evaluasi prestasi organisasi atau untuk
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut. Kalau orang mendengar istilah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) biasanya akan membayangkan suatu sistem
komputer.
Penggunaan teknologi komputer untuk otomasi manufaktur mulai tahun 1970

menjadi tanda revolusi industri ketiga. Saat ini, perkembangan yang pesat dari
teknologi sensor, interkoneksi, dan analisis data memunculkan gagasan untuk
mengintegrasikan seluruh teknologi tersebut ke dalam berbagai bidang industri.
Gagasan inilah yang diprediksi menjadi revolusi berikutnya.
Dewasa ini penggunaan teknologi informasi sangat mendukung revolusi

industri, yang saat ini dikenal dengan istilah revolusi industri 4.0. Hal ini merupakan
fenomena yang unik karena peristiwa nyatanya belum terjadi dan masih dalam
bentuk gagasan. Meski memiliki istilah penyebutan yang berbeda, semuanya
memiliki tujuan yang sama yaitu untuk meningkatkan daya saing industri tiap negara
dalam menghadapi pasar global yang sangat dinamis. Kondisi tersebut diakibatkan
oleh pesatnya perkembangan teknologi digital di berbagai bidang.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya

perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan
pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-
perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut

untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat
digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.
A. Konsep Sistem Informasi Manajemen

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi khususnya internet telah
membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih
akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Para manajer di berbagai organisasi juga
diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara
konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.
Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu
melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi mengakibatkan proses
pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang.
Hal tersebut di atas menuntut pembelajaran SIM dalam menciptakan,
mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan
manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik. Setiap
organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk
menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada gambar
di bawah ini.
Gambar 1. Internet dan Jaringan Teknologi Infarmasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya
tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Kementerian atau
Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat,
Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan
mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan
terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Dalam hal ini, sistem informasi memuat berbagai informasi penting

mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan
sekitar organisasi. Informasi yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk
yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data
merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang
terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data di sini tidak
dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus lebih
dahulu diolah agar dapat dipahami lalu dimanfaatkan dalam pengambilan
keputusan.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk

memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna
informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi mengandung tiga
aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan
(processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan
informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan,
pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa
baru.
Di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari
dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan bahan ini mentah
ini berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih
memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi

yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan.
Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar
evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang
ingin diperoleh adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem
informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat,
berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif
dan efisien. Gordon B Davis (1970) dalam bukunya Management Information
Systems:
Conceptual Foundation, Structure and Development menyatakan sebagai

berikut: System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly
arrangement of independent ideas or constructs. For example, a system of
theologi is an orderly arrangement of ideas about God, man,etc. Aphysical system
is a set of elements with together to accomplish an objective.
Di sini, sistem yang abstrak adalah merupakan susunan yang teratur dari
rangkaian gagasan-gagasan atau konsep-konsep yang saling bergantung. Misalnya
sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang tuhan,
manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian yang
bersifat unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Norman L Enger dalam bukunya, Management Standarts for Developing

Information Systems menulis bahwa susatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan
yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian
inventaris atau penjadwalan produksi (Norman L Enger dalam Mukijat, 2005).
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu
tujuan. Istilah sistem telah digunakan secara luas, orang mengatakan ada sistem
pendidikan, sistem komputer, sistem sosial, sistem tata surya dan lain sebagainya.
Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input),
pengolahan (proces) dan keluaran (output). Di samping itu sistem senantiasa tidak

lepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari
output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang di maksud.
Informasi adalah data yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga akan
bermakna dan bermanfaat, karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang
akan menggunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian
informasi yang berkualitas tinggi akan menentukan efektivitas pengambilan
keputusan. Ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi (Wahyudi
Kumorotomo, 1997) yakni akurasi, ketepatan waktu dan relevansi, lebih lanjut
diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat informasi yang baik yakni:
a. Ketersediaan (availability)
Sudah barang tentu syarat yang mendasar adalah tersedianya informasi itu
sendiri, informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak
memanfaatkannya.
b. Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik informasi
tersebut diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin
maupun strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat
kurang efektifnya keputusan manajemen.
c. Relevansi
Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan
permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
d. Bermanfaat
Informasi harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan
pemanfaatannya oleh organisasi yang bersangkutan.
e. Tepat waktu
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini utamanya sangat
penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak
membuat keputusan yang krusial.
f. Keandalan
Informasi harus diperleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan
kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin
tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang di sajikan.

g. Akurat
Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan.
Ini berarti juga bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan
makna yang terkandung dari data pendukungnya.
h. Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, karena
konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.
Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang

pimpinan atau manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dari
prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer
tercakup dalam akronim POSDCORB (planning, organising, staffing, directing,
coordinating/controlling, budgeting). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen
tercakup dalam tiga kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
Akhirnya setelah dibahas pengertian masing-masing unsur pembentuk

istilah yaitu sistem, informasi, dan manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki
suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan
keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.
Dengan demikian SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada

pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya SIM adalah jaringan prosedur
pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di
pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu
diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk
dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
B. Peran Teknologi Informasi
Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan

komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses

informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan
aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu.
Gambar 2. Manfaat Penggunaan Internet
Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan
internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang
atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi
baru yang universal. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan
internet, di antaranya adalah untuk (lihat Gambar 2) :
a. Komunikasi dan kolaborasi.
b. Akses data dan informasi.
c. Partisipasi dalam diskusi.
d. Supply informasi.
e. Hobi atau bersenang-senang (entertainment).
f. Pertukaran transaksi bisnis.
Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar maupun suara dengan suatu alat electronik berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran
informasi dalam berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos

elektrik) internet sehingga makin cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Ada
tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu:
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-
komponen yang rumit, yang umumnya disebut sirkuit yang terintegrasi yang
didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.
3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melalui transmisi
informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi
mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan
sistem kertas yang terutama mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem
elektronika mikro yang bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang
menerapkan elektronika mikro antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian
proses industri, alat transfer uang, alat pengukur di bidang ilmu dan pengetahuan
dan lain-lain.
Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu
masing-masing pekerjaan kantor:
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai
word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini
penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada 3 (tiga) jenis word processor, yaitu:
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word
processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem,
terdiri dari beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan
komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan
dan pencetakan.

c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program
pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor, yaitu:
1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat,
dan sebagainya;
2) Menambah kepuasan kerja;
3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);
4) Menghemat tenaga;
5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
7) Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-
komputer lainnya.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat
komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Sarana komunikasi
semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication)
berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah
cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan
sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi
dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi
yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi dipengaruhi adanya berbagai
penemuan antara lain:
a. Fiberglass, suatu kabel dari fibre glass yang mampu memindahkan pulas
dalam bentuk binari dengan kecepatan tinggi.

b. Transmisi microwave. Sistem ini digunakan untuk penanaman kabel di
bawah tanah yang sekarang dikembangkan untuk pengantar komunikasi
yang berasal dari satelit bumi.
c. Sistem infra merah, yang memungkinkan pengontrolan peralatan misalnya
TV tanpa kabel remote.
d. Bluetooth, yang memungkinkan penyampaian data dan informasi secara
nirkabel.
Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter,
teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto, telecopier, telenote, teleteks,
view data, atau data. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi
adalah teleconference yaitu melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.
a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang
pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel
telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin
yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.
b. Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang medianya
dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui
sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi
internasional di antara zone waktu yang berbeda.
c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi
tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau
gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat
dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya
sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada
saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya
informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal
tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh
pada kertas fotografis sehingga menghasilkan salinan faksimile.
d. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.

e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi
dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui
sistem elektromagnetik lainnya.
f. Teleconference. Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan
konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan
paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis
dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan
diterima di pesawat di tempat para peserta seminar berada. Dengan
demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan
yang sama.
g. Teleprompter, yaitu alat bantu baca bagi seseorang yang ingin berbicara di
depan umum atau di depan kamera. Dengan alat ini orang akan terlihat
seperti berbicara lisan tanpa menggunakan teks.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail).
Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan
penyampaian informasi. Oleh karena informasi disampaikan secara visual,
maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos
elektronik adalah teleks, faksimile, videoteks, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan
disimpan di gedung arsip, kini dapat disimpan di dalam disket-disket, CD,
ataupun flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih
kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih
sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Di kantor yang sudah modern, penyimpanan arsip telah dilaksanakan
dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area
Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang
mempunyai hard disk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini
dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit
organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan
data/informasi melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat.
Oleh komputer pusat data dikirim ke memori komputer unit yang
selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-
print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam
ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan
mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit.
5. Penggandaan
Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan
dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di
mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.
Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa dan
yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli ditempatkan di
dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan melalui
suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah diberi
muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar
muatan listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan
demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang
bermuatan listrik negatif ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik
yang berlawanan, maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis
dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas
yang dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen
yang diinginkan.
6. Peralatan Hitung
Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu manusia
dalam hal menghitung. Saat ini komputer mikro telah memberikan sumbangan
yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.

7. Referensi
Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal
penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita
memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data keuangan dan
sebagainya. Fasilitas referensi dapat diakses melalui Local Areal Netwotk
(LAN) atau internet.
C. Aplikasi Dalam Pekerjaan Perkantoran

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk
teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara
instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini
digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer
struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan
mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Proses bisnis
yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara
digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
1. Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan
yang pesat, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak
model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan
tingkatan hirarkis manajemennya.
2. Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang
harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
Gambar 3. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Gambar 3 memperlihatkan pembagian SIM menjadi subsistem-subsistem
organisasi walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang jelas, sebenarnya
secara fisik tidak ada yang memisahkan satu dengan yang lainnya. Sebagian besar
database yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan
oleh yang lain, dan banyak juga yang berbagi perangkat lunak (software).
Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan
rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di
wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan
konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan
memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub
sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai
contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:
1. Sistem Akuntansi Keuangan Negara (SKAN),
2. Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN),
3. Sistem Akuntansi Keuangan Daerah (SAKD),
4. Sistem Informasi Aplikasi Kependudukan (SIAK),
5. Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dan pengembangan-pengembangan
sub-sub sistem tata kelola pemerintahan lainnya.
Jaringan komputer merupakan syarat utama untuk menerapkan penggunaan

sistem perkantoran elektronis dalam area satu kantor dan atau antar kantor;
kecepatan pengiriman data relatif tinggi; pemilikan dan pengoperasian oleh
lembaga yang bersangkutan; serta terdiri dari beragam komputer dan perangkat
pendukung. Untuk membangun sebuah jaringan komputer diperlukan penyiapan
sebagian atau seluruh perangkat sebagai berikut:
1. Media transmisi (Wireline dan Wireless) yang dapat mengkomunikasikan data
(Kabel Coax, kabel UTP) serat optik dan lain-lain;
2. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (modem,ethernet-card, hub,
switch, router, dan lain-lain);
3. Network interface card (NIC);
4. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC);

5. Penyimpanan data (storage area network).
Perangkat keras terdiri dari server primer, server cadangan, komputer kerja
(workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain sebagainya) dan
perangkat keras pendukung seperti UPS. Perangkat lunak sistem komputer antara
lain:
a. Sistem Operasi, baik jaringan maupun stand alone, misalnya Windows 2000
Server dan sejenisnya, Novell Netware, Windows 9X, UNIX, open source
(Linux, freeBSD) dan lain-lain;
b. Program Tools dan database, misalnya Microsoft Tools, Oracle Script, Oracle,
Open Source data base dan lain-lain;
c. Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain-lain;
d. Customized Application Program, dikembangkan untuk mendukung unjuk
kerja dari instansi itu sendiri, baik yang dikembangkan sendiri maupun hasil
modifikasi;
e. Generic Application Program, misalnya microsoft office, lotus smart suite, star
office dan lain-lain;
f. Perangkat lunak lainnya yang dapat diaplikasikan secara mudah dan
memasyarakat.
Software aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem
komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain:
1. Spread Sheet, untuk mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan
penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan sofware excel dll.
2. Word processing.
3. Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik untuk
membuat surat, laporan digunakan software word perfect, word for window,
dll.
4. Desktop Publishing, digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dll.
5. Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan
komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan
misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.

Sejalan dengan semakin tingginya arus pertukaran informasi dalam
perkantoran dan meningkatkannya kebutuhan kecepatan dalam penyampaian
informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa persuratan elektronis (electronic
mail). Persuratan elektronis mempunyai beberapa kelebihan, yaitu tanggapan
lebih cepat, menyediakan komunikasi jarak jauh, mampu menjangkau lokasi jarak
jauh, mengatasi masalah perbedaan waktu, menyediakan informasi dalam
komunikasi bisnis, dan menyediakan alternatif pengganti. Persuratan elektronis
merupakan perangkat lunak yang mampu melakukan distribusi, penyimpanan dan
pengambilan informasi baik berupa suara, data maupun gambar secara elektronis.
Bentuk korespondensi yang diproses dalam kegiatan perkantoran elektronis

meliputi jadwal kegiatan, memo, undangan, laporan, persuratan dinas, bahan
pidato, makalah, dan persuratan sejenis lainnya. Struktur folder dalam
penggunaan sistem pengarsipan pada masing-masing instansi pemerintah dapat
menggunakan struktur folder seperti pada umumnya. Fungsi folder disini adalah
untuk menampung seluruh arsip dari seluruh dokumen dan korespondensi yang
ada di setiap instansi.
Fasilitas ini dapat menampung seluruh arsip yang dibuat dengan berbagai
perangkat lunak sistem perkantoran elektronis seperti aplikasi word processing
dan spreadsheet (MS-Word, MS-Excel) atau aplikasi komputer lainnya. Versi
format elektronis dari dokumen tersebut dapat segera dimasukkan dalam e-filing
yang forldernya telah disebutkan diatas. Folder elektronis ini diproteksi dengan
sistem pengamanan dimana hanya pejabat yang berwenang atau yang mendapat
otoritas saja yang dapat mengoperasikan sistem ini.
Agenda harian elektronis berfungsi sebagai alat untuk mencatat,

mengingatkan dan menunjukkan rencana kegiatan pengguna. Sesama pejabat
dapat melihat rencana kegiatan pengguna dan agenda elektronis ini akan
memudahkan proses pencarian waktu luang dari masing-masing pejabat untuk
diundang menghadiri suatu rapat. Kegiatan pemilik agenda elektronis dapat
ditampilkan ulang dalam dimensi waktu seperti harian, mingguan atau bulanan.
Sistem basis data berisikan informasi profil sampai keterangan rinci masing-
masing entitas informasi seperti data kepegawaian, data inventory dan lain

sebagainya di instansi pemerintah, untuk dapat diakses oleh pemakai. Tempat
penyimpanan data adalah di hard disk server primary/back up. Data informasi ini
diharapkan selalu dijaga tetap mutakhir sesuai dengan perkembangan yang ada.
Untuk mencegah kerusakan dan penyalahgunaan data atau informasi yang

bersifat rahasia diperlukan sistem keamanan yang handal melalui kode akses
(password), identitas pengguna (account), tingkat otoritas (authorization level),
dan alat proteksi (block protection). Aspek keamanan merupakan salah satu aspek
yang sering dipertanyakan dalam implementasi sebuah sistem informasi. Jika kita
ingin membuat sistem informasi yang sangat aman, maka akan sulit digunakan
secara mudah dan bahkan menjadikannya tidak berfungsi. Untuk itu penggunaan
tiap aplikasi perlu diberikan batasan.
Dilihat dari fungsinya dalam sebuah sistem informasi, keamanan dapat

dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu network security, sistem pengamanan yang
terfokus pada media pembawa informasi/data, misalnya firewall dan lainnya;
computer security, sistem pengamanan yang terfokus pada komputer (server,
workstation, terminal), termasuk di dalammya masalah yang berhubungan dengan
operating system; dan application security, sistem pengamanan yang terfokus
pada program aplikasi (software) dan database.
Pengembangan e-government akan melibatkan seluruh faktor yang

mempunyai andil dalam menciptakan (menghasilkan) suatu jasa layanan publik.
Seluruh faktor tersebut perlu dirancang dari awal melalui proses perencanaan
yang matang agar dapat dihasilkan program pengembangan e-government yang
dapat diterapkan mulai dari faktor kepemimpinan (leadership), sumber daya
manusia, organisasi dan sistim manajemen, sarana komunikasi, piranti keras,
piranti lunak, anggaran (dana) dan lain-lain harus dipadukan ke dalam satu
skenario perencanaan terpadu, holistik, bertahap, realistik dan terukur.
Pengembangan e-government di suatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4

(empat) infrastruktur utama, meliputi :
a. Suprastruktur e-government yang memuat antara lain kepemimpinan
manajemen lembaga (e-leadership), sumber daya manusia (human resources)

dan peraturan di tingkat lembaga yang terkait dengan pengembangan e-
Government (regulation).
b. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi,
teknologi dan keamanan, yang lebih lanjut dapat dilihat pada Panduan
Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah.
c. Infrastruktur informasi yang memuat antara lain struktur data, format data,
metoda berbagi data (data sharing), dan sistem pengamanannya, yang lebih
lanjut dapat dilihat pada Panduan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
d. Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi
antar muka (interface), dan aplikasi back office yang lebih lanjut dapat dilihat
pada Panduan Standar Mutu, Jangkauan Layanan dan Pengembangan Aplikasi.
Pengintegrasian sistem informasi pada suatu lembaga menjadi hal yang

sangat penting untuk mencapai tahap pematangan, pemantapan dan pemanfaatan
sebagai langkah lebih lanjut dalam penerapan e-government.
Gambar 4. Aplikasi e-Goverment
Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah mengacu kepada

pentahapan pengembangan e-government secara nasional, dan disesuaikan dengan
kondisi yang ada disetiap lembaga pemerintah yang mencakup:
a. prioritas layanan elektronik yang akan diberikan;
b. kondisi infrastruktur informasi yang dimiliki;
c. kondisi kegiatan layanan saat ini;
d. kondisi anggaran dan sumber daya manusia yang dimiliki.
Jangka waktu penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah

bervariasi sesuai dengan kondisi yang ada, tetapi tetap dalam kerangka rencana

penerapan secara nasional. Pentahapan dalam penerapannya di setiap lembaga
pemerintah mengikuti:
1. Tingkat Persiapan, antara lain:
a. pembuatan situs web pemerintah (menurut Panduan Penyelenggaraan Situs
Web Pemerintah) di setiap lembaga;
b. pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia menuju penerapan e-
government;
c. penyediaan sarana akses publik antara lain dalam bentuk Multipurpose
Community Center (MCC), Warung dan kios Internet, dan lain-lain;
d. sosialisasi keberadaan layanan informasi elektronik, baik untuk publik
maupun penggunaan internal;
e. pengembangan motivasi kepemimpinan (e-leadership) dan kesadaran akan
pentingnya manfaat e-government (awareness building);
f. penyiapan peraturan pendukung.
2. Tingkat Pematangan, antara lain:
a. pembuatan situs informasi layanan publik interaktif, antara lain dengan
menambahkan fasilitas mesin pencari (search engine), fasilitas tanya jawab
dan lain-lain;
b. pembuatan hubungan dengan situs informasi lembaga lainnya (hyperlink).
3. Tingkat Pemantapan, antara lain:
a. Penyediaan fasilitas transaksi secara elektronik antara lain dengan
menambahkan fasilitas penyerahan formulir, fasilitas pembayaran;
b. penyatuan penggunaan aplikasi dan data dengan lembaga lain
(interoperabilitas).
4. Tingkat Pemanfaatan, antara lain :
a. pembuatan berbagai aplikasi untuk pelayanan G2G (Governmen to
Government), G2B (Government to Bussines) dan G2C (Government to
Community) yang terintegrasi;
b. pengembangan proses layanan e-government yang efektif dan efisien;
c. penyempurnaan menuju kualitas layanan terbaik (best practice).
Pemanfaatan aplikasi perkantoran elektronis dilingkungan instansi

pemerintah pusat dan daerah menjadi salah satu syarat terselenggaranya

kepemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih
(clean government) dalam rangka meningkatkan transparansi dan akuntabilitas,
sehingga masyarakat mendapat pelayanan yang baik.
Gambar 5. Sistem Administrasi Pemerintahan
Di dalam instansi pemerintah yang menggunakan perkantoran elektronis

diperlukan adanya unit kerja yang bertanggung jawab melakukan koordinasi
pengoperasian, pemeliharaan sistem, dan evaluasi seluruh perangkat perkantoran
elektronis, analisa kebutuhan pelatihan perkantoran elektronis bagi semua
pemakainya, pemeliharaan tingkat pengamanan dari perangkat perkantoran
elektronis, pengembangan prosedur operasional, standar perkantoran elektronis,
dan penyediaan pendukung bagi seluruh pemakai perkantoran elektronis.
Kementerian Hukum dan HAM telah mengimplementasikan beberapa

aplikasi perkantoran berbasis Teknologi Informasi diantaranya:
1. SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian), merupakan aplikasi untuk
mengelola seluruh aspek kepegawaian.
2. SISUMAKER (Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar), merupakan
aplikasi pengelolaan persuratan.
3. REKANS (Rencana Kebutuhan Aset), merupakan aplikasi pencatatan rencana
kebutuhan asset.
4. e-SOP (Aplikasi Katalog Standar Operasional Prosedur), merupakan portal
katalog standar operasional prosedur.
5. e-RUMGA (Aplikasi Layanan Kerumahtanggaan), merupakan aplikasi sistem
online layanan kerumahtanggaan.

D. Implikasi Teknologi Informasi Dalam Perkantoran Modern
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan
menimbulkan persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan, pekerjaan
perkantoran akan banyak mengalami perubahan. Pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin, proses dan pengiriman
informasi akan semakin cepat, komunikasi bisnis internasional akan dilakukan
oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor:
a. Keuntungan:
1) Dapat mendorong pegawai untuk belajar keterampilan mengenai
berbagai teknologi informasi.
2) Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
3) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
4) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
5) Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software.
6) Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
7) Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.
8) Penghematan biaya gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
9) Harga teknologi baru ini saat ini dapat menjadi lebih murah.
10) Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di
disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.
11) Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
12) Produktivitas meningkat secara cepat.
13) Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralata untuk
berbagai keperluan.

14) Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
b. Kerugian:
1) Ada kecenderungan pegawai akan menjadi “machine-minders”.
2) Kehilangan kontak personal karena penyampaian informasi dilakukan
oleh mesin.
3) Implikasi terhadap pemberi kerja.
4) Memerlukan waktu perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
E. Rangkuman
Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara
dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan
komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu
komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi.
Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan
perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan strategi
yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian yang
matang dan dipertimbangkan dengan cermat. Berkat kemampuan teknologi
informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia
manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan
berdasar pada gambaran situasi yang up to date. Dalam memperkirakan pengaruh
teknologi informasi terhadap perkantoran, ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul.

F. Latihan
Pilihlah salah satu jawaban yang benar dari jawaban-jawaban di bawah ini!
1. Tiga komponen utama teknologi informasi adalah...
a. Pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi
b. Komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi
c. Designing, computing, dan analizing
d. Spreed sheet, word processing, dan communication.
2. Kerugian penggunaan word processor, antara lain...
a. merusak basis data
b. membutuhkan biaya besar
c. mengganggu stabilitas jaringan
d. mengurangi tenaga kerja.
3. Di bawah ini bukan jenis word processor, yaitu...
a. word processor yang berperan sendiri
b. beberapa word processor bergabung sebagai suatu sistem
c. a word-processing program
d. a word-processing design.
4. Pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan
komunikasi misalnya Telkom, disebut...
a. Teleprinter
b. Teleks
c. Faksimile
d. Telecopier.
5. Pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun
bergambar disebut...
a. Faksimile
b. Telefoto
c. Telecopier
d. Video teks.
6. Manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi pekerjaan kantor adalah...
a. Mengurangi penggunaan kertas
b. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah

c. Informasi yang diperlukan cepat dapat diambil
d. a, b, c benar.
7. Alat penggandaan surat yang prosesnya melalui fotografi listrik yang
menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia,
yaitu...
a. topografi
b. xenografi
c. xerografi
d. geografi.
8. Implikasi positif terhadap karyawan kantor dengan adanya teknologi
informasi adalah kecuali...
a. Penghematan biaya gaji karyawan
b. Harga teknologi baru relatif murah
c. Penghematan biaya ketatausahaan
d. Menambah jam kerja pegawai.
9. Di bawah ini dampak umum penggunaan teknologi informasi, yakni...
a. pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan
b. pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin
c. proses dan pengiriman informasi semakin cepat
d. a,b,c benar.
10. Jaringan Area Lokal (Local Area Connection) disebut juga sebagai...
a. Jaringan galaksi
b. Jaringan bintang
c. Jaringan permata
d. Jaringan berlian.

BAB III
PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI
A. Gangguan Terhadap Sistem Informasi

Penggunaan sistem informasi di organisasi bukannya tanpa risiko.
Penggunaan atau akses yang tidak sah, perangkat lunak yang tidak berfungsi,
kerusakan pada perangkat keras, gangguan dalam komunikasi, bencana alam, dan
kesalahan yang dilakukan oleh petugas merupakan beberapa contoh rentannya
sistem informasi menghadapi berbagai risiko yang mungkin timbul dari
penggunaan sistem informasi yang ada. Beberapa hal yang menjadi tantangan
dalam penggunaan sistem informasi yaitu:
1. Bagaimana merancang sistem yang tidak mengakibatkan terjadinya
pengendalian yang berlebih (overcontrolling) atau pengendalian yang terlalu
lemah (undercontrolling).
2. Bagaimana pemenuhan standar jaminan kualitas (quality assurance) dalam
aplikasi sistem informasi.
Pertumbuhan dan penggunaan yang pesat internet dalam berbagai aktivitas
juga mengundang timbulnya berbagai gangguan terhadap sistem informasi. Dua
hal yang menjadi perhatian di sini adalah masalah hackers dan virus. Hacker
adalah seseorang yang melakukan akses yang tidak sah ke jaringan komputer
untuk tujuan mencari keuntungan, kriminal, atau hanya untuk sekedar
kesenangannya. Sedangkan virus adalah program yang mengganggu dan merusak
file yang ada dalam komputer, serta sulit untuk dideteksi. Umumnya, untuk
mencegah penyebaran virus yang menyerang, digunakan program khusus anti
virus yang didesain untuk mengecek sistem komputer dan file yang ada dari
kemungkinan terinfeksi oleh virus komputer.
Semakin meningkatnya kerentanan dan gangguan terhadap teknologi
informasi telah membuat para pengembang dan pengguna sistem informasi untuk

menempatkan perhatian yang khusus terhadap permasalahan-permasalahan yang
dapat menjadi kendala untuk penggunaan sistem informasi secara memadai.
Paling tidak ada 3 (tiga) hal yang menjadi perhatian khusus di sini, yaitu:
1. Bencana (disaster)
Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan
peralatan-peralatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena
adanya bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami,
dan bencana-bencana lainnya. Oleh karenanya, untuk pencegahan atau
meminimalkan dampak dari bencana, setiap organisasi yang aktivitasnya sudah
memanfaatkan teknologi informasi biasanya sudah memiliki:
a. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan
Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun
untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana.
b. Rencana Pemulihan Dampak Bencana “disaster recovery plan”, yaitu
fasilitas atau prosedur untuk memperbaiki dan/atau mengembalikan
kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan
ini juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan “back up”
pemrosesan, penyimpanan, dan basis data.
2. Sistem Pengamanan (security)
Merupakan kebijakan, prosedur, dan pengukuran teknis yang digunakan
untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program, pencurian, atau
kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem pengamanan terhadap
teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknik-teknik dan
peralatan-peralatan untuk mengamankan perangkat keras dan lunak komputer,
jaringan komunikasi, dan data.
3. Kesalahan (errors)
Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat
mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta aktivitas
operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi
dapat terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat
entri-data, kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras.

B. Tujuan Keamanan Sistem Informasi
Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumberdaya
informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Institusi/organisasi menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif
dengan mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan
perlawanan dan perlindungan yang diperlukan.
Keamanan sistem dimaksudkan untuk mencapai tiga tujuan utama yaitu;
kerahasiaan, ketersediaan dan integritas.
1. Kerahasian. Setiap organisasi berusaha melindungi data dan informasinya dari
pengungkapan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Sistem informasi
yang perlu mendapatkan prioritas kerahasian yang tinggi mencakup; sistem
informasi eksekutif, sistem informasi kepagawaian (SDM), sistem informasi
keuangan, dan sistem informasi pemanfaatan sumberdaya alam.
2. Ketersediaan. Sistem dimaksudkan untuk selalu siap menyediakan data dan
informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. Tujuan ini
penting khususnya bagi sistem yang berorientasi informasi seperti SIM, DSS
dan sistem pakar (ES).
3. Integritas. Semua sistem dan subsistem yang dibangun harus mampu
memberikan gambaran yang lengkap dan akurat dari sistem fisik yang
diwakilinya.
C. Membangun Pengendalian Sistem Informasi

Untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana (disaster),
kesalahan (errors), interupsi pelayanan, kejahatan terhadap pemanfatan komputer,
dan pelanggaran sistem pengamanan komputer, perlu dibangun kebijakan dan
prosedur khusus pengendalian sistem informasi yang terdiri dari seluruh metode,
kebijakan, dan prosedur organisasi yang dapat memastikan keamanan aset
organisasi, keakuratan dan dapat diandalkannya catatan dan dokumen akuntansi,
dan aktivitas operasional mengikuti standar yang ditetapkan manajemen.
Menurut American Institute of Certified Public Accountant (AICPA),
pengendalian sistem informasi dapat dibagi menurut pengendalian umum (general
control) dan pengendalian aplikasi (application control).

Di samping itu, terdapat pula organisasi profesi lain yang khusus di bidang
audit dan pengendalian teknologi informasi, yaitu ISACA (Information Systems
Audit and Control Association) yang membagi bentuk pengendalian dari
perspektif yang berbeda. ISACA membagi pengendalian sistem informasi menjadi
2 jenis, yaitu: pengendalian luas (pervasive control) dan pengendalian terinci
(detailed control).
Pengendalian umum diterapkan pada keseluruhan aktivitas dan aplikasi
sistem informasi. Pengendalian umum ini dipasangkan atau melekat di dalam
suatu sistem informasi dengan tujuan untuk mengendalikan rancangan,
pengamanan, dan penggunaan program-program komputer, serta pengamanan atas
file data di dalam infrastruktur teknologi informasi. Dengan kata lain,
pengendalian umum dipasangkan di keseluruhan aplikasi yang terkomputerisasi
dan terdiri dari: perangkat keras, perangkat lunak, dan prosedur manual yang
mampu untuk menciptakan lingkungan pengendalian secara menyeluruh.
Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang secara khusus dipasangkan
pada aplikasi tertentu atau suatu subsistem tertentu, misalnya pengendalian
aplikasi yang dipasangkan di aplikasi sistem penggajian, piutang, atau pemrosesan
order untuk pengadaan barang dan jasa. Terdiri dari pengendalian-pengendalian
yang dipasangkan pada areal pengguna atas sistem tertentu dan dari prosedur-
prosedur yang telah diprogram.
Gambar 6. Pengendalian Aplikasi

D. Rangkuman
Dari pengalaman berbagai organisasi dalam pemanfaatan sistem informasi,
salah satu hal yang dibutuhkan adalah bagaimana setiap organisasi dapat
memastikan bahwa sistem informasi yang ada memiliki sistem pengamanan dan
pengendalian yang memadai.
Keamanan sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya
informasi organisasi dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.
Institusi/organisasi menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif
dengan mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan
perlawanan dan perlindungan yang diperlukan.
Pengendalian sistem informasi terdiri dari seluruh metode, kebijakan, dan
prosedur organisasi yang dapat memastikan keamanan aset organisasi, keakuratan
dan dapat diandalkannya catatan dan dokumen akuntansi, dan aktivitas
operasional mengikuti standar yang ditetapkan manajemen. Pengendalian atas
sistem informasi harus menjadi bagian yang terintegrasi sejak sistem informasi ini
dirancang.
E. Latihan
1. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi?
2. Apakah perbedaan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi?
3. Jika Anda mengaudit sistem yang berbasis komputer, uraikanlah pengendalian-
pengendalian yang harus Anda dalami!
4. Apakah ada perbedaan pendekatan audit terhadap sistem informasi yang belum
dan yang sudah terkomputerisasi? Jika ada, jelaskanlah!
5. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian komunikasi data? Uraikanlah!

DAFTAR PUSTAKA
Buku
Budiyanto, F.X. 1991, (alih bahasa). Manajemen Perkantoran Modern. Binarupa
Aksara, Jakarta.
Davis, Gordon, B. 1985, Management Information Systems: Conceptual Foundation,
Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book. Co.
Indrajit, Eko. R. 2006. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex
Media Komputindo.
Kumorotomo,Wahyudi, 1996, Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi
Publik, Gajah Mada Press, Yogyakarta.
Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2006, Manajemen Perkantoran Modern. LAN,
Jakarta.
The Liang Gie, 1982, Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-13). Nur
Cahaya, Yogyakarta.
Winardi. 1990, Manajemen Perkantoran dan Pengawasan (Cetakan V). Mandar
Maju, Bandung.
Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2011 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi
Pemerintah.
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15
Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan HAM RI.

RIWAYAT HIDUP PENULIS
Ali Subroto Suprapto, lahir di Sukoharjo tanggal 20 Oktober

1972, bekerja di Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia RI dari tahun 1999 sampai sekarang. Sejak
Nopember tahun 2011 mengabdi sebagai fungsional
Widyaiswara di BPSDM Hukum dan HAM RI.
Menyelesaikan pendidikan Program Magister (S2) Kajian
Stratejik Perencanaan, Strategi dan Kebijakan Program
Pascasarjana di Universitas Indonesia.
Pendidikan dan Pelatihan yang pernah diikuti antara lain: Training of Trainer bidang
Hak Asasi Manusia, Metode Pembelajaran Efektif, Aparatur Penegak Hukum,
Kewidyaiswaraan Substantif dan Sertifikasi Widyaiswara, Management of Training,
Training of Facilitators dan beberapa diklat teknis lainnya.
Jabatan sekarang adalah sebagai Widyaiswara Ahli Madya di Pusat Pengembangan

Diklat Teknis dan Kepemimpinan.

Ilovepdf Merged

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ilovepdf Merged

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAJEMEN PERKANTORAN

Penulis : Tim Penyusun Modul

BAB I PENDAHULUAN ................................................. 1

E. Mater Pokok dan Sub Materi Pokok

Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas

Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua

Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,

C. Prinsip Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan

D. Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,

E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan prinsip

1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan

a. Tujuan Surat Menyurat

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain

1. Memahami prosedur surat-menyurat

b. Fungsi Surat Menyurat

1. Tanda bukti tertulis otentik

3. Alat pengingat atau berfikir

1. Menurut wujud surat

2. Menurut sifat isinya

3. Menurut keamanan isinya

4. Menurut proses penyelesaiannya

6. Menurut sasaran yang dituju

Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:

B. Tata Cara Pengarsipan

Penilaian layak simpan dalam pengelolaan arsip secara internasional ditentukan

A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.

2. Tujuan Pengelolaan Arsip

4. Pola Kerja Kearsipan.

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian

C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat

2. Rapat Yang Bersifat Resmi

c. Membuat Daftar Acara

e. Mempersiapkan Bahan Rapat

f. Mempersiapkan Peralatan Rapat

h. Mengirimkan Hasil Rapat

i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut

Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:

Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial,terutama kalau ditinjau

4. Syarat-syarat pembuatan laporan

A. Pengertian Teknologi Informasi

B. Peran Teknologi Informasi

Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai

1. Jelaskan keuntungan menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan

MODUL MANAJEMEN ARSIP MODERN

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Hukum dan HAM

DAFTAR ISI ………………………………………………………………………. 2

Revolusi Industri 4.0 sejatinya memberikan peluang besar dalam mengefektifkan

D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum,

3. Ketentuan – ketentuan dalam Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Contoh Penomoran Surat Keputusan Kepala Kantor

Contoh penomoran surat usulan penghapusan BMN

Contoh penomoran Surat Keputusan Kepala UPT:

d. Derajat Kecepatan Pengiriman Surat

1) Amat Segera / Kilat  dikirim kurang dari 24 Jam;

Gambar 1. Batas / Ruang Tepi Dalam Naskah Dinas

g. Tingkat Keamanan Naskah dinas

j. Pengendalian Naskah Dinas

2. Naskah Dinas Keluar