MAKALAH

“MANAJEMEN KEARSIPAN DAN RUANG LINGKUP PEKERJAAN

PERKANTORAN”

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah

Manajemen Perkantoran

DOSEN PENGAMPU : SUDANTO, MM

SULHAN

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM INSTITUT

AGAMA ISLAM AR-RISALAH

INHIL RIAU

2021
 KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala, atas berkat rahmat

dan karunia - Nyalah, sehingga makalah yang berjudul “Manajemen Kearsipan dan

Ruang lingkup Pekerjaan Perkantoran” ini bisa selesai di susun. Makalah ini di ajukan

untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran, pada semester III tahun

2021.

Kami menyadari bahwa pada penulisan makalah ini masih banyak terdapat

kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan Kritik dan Saran yang membangun

dari semua pihak para membaca makalah ini demi kesempurnaan makalah ini.

Harapan kami semoga makalah ini bisa memberi manfaat bagi semua pihak

yang membacanya. Tidak lupa kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua

pihak yang telah membantu sehingga terwujudnya makalah ini.

Sungai Guntung, 24 Oktober 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ...................................................................................................... i

Daftar Isi ................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1. Latar Belakang ................................................................................... 1
2. Rumusan Masalah .............................................................................. 2
3. Tujuan ................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................... 3
A. Manajemen Kearsipan .............................................................................. 3
1. Pengertian Manajemen ....................................................................... 3
2. Pengertian Arsip ................................................................................. 4
3. Manajemen Kearsipan ........................................................................ 5
B. Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran ................................................. 6
1. Ruang Perkantoran ............................................................................. 6
2. Komunikasi ........................................................................................ 7
3. Pegawai Kantor .................................................................................. 7
4. Perabot dan Perlengkapan Kantor ...................................................... 7
5. Peralatan dan mesin Kantor ................................................................ 8
6. Perbekalan dan keperluan tulis ........................................................... 8
7. Metode kerja ....................................................................................... 8
8. Warkat ................................................................................................ 9
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana .......................................................... 9
BAB III PENUTUP ......................................................................................... 10
Kesimpulan .................................................................................................. 10
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 11

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Disetiap pekerjaan dan kegiatan bisnis di perkantoran pasti membutuhkan

data dan Informasi. Salah satu sumber data adalah Dokumen atau Arsip, Arsip

tersebut digunakan untuk keperluan Internal maupun Eksternal kantor dan

pengambilan suatu keputusan sangat ditentukan oleh kelengkapan, Kecepatan dan

keakuratan informasi yang terekam dalam Arsip.1

Teknologi sekarang telah berkembang dengan sangat cepat masuk ke hampir

semua lini dan aspek kehidupan, Manusia memasuki era digital Komunikasi dan

Informasi terkomputerisasi. Demikian pula di ruang lingkup Pekerjaan perkantoran

dengan teknologi pengelolaan dokumen yang semakin canggih. Dokumen -

dokumen yang dulunya dikelola dan di simpan secara manual dianggap tidak

efisien lagi karena membutuhkan waktu dan tempat yang banyak. Arsip-arsip atau

dokumen sekarang sudah beralih ke sistem Elektronik Digital berupa data-data

komputer.

Namun tidak semua dokumen - dokumen bisa di simpan hanya dengan data

komputer atau Soft Copynya Saja , dokumen - dokumen penting juga mesti di

simpan dalam bentuk cetak fisik atau Hard copy. Oleh karna itu maka perlu

adanya pengelolaan dan pemeliharaan dokumen yang efektif dan efisien. Arsip-

arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan

barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus

disimpan dalam bentuk asli.

Dengan demikian maka di perlukan Manajemen yang baik untuk mengelola

1
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005),
Back Cover
1
dan merawat dokumen atau Arsip Tersebut. Untuk dapat mengelola dokumen-

dokumen tersebut dengan baik dan benar maka di butuhkan Keterampilan atau

keahlian. Untuk itu konsep atau dasar-dasar Manajemen Kearsipan perlu untuk

dipahami, dimulai dari dokumen tersebut di peroleh, penyimpanan, perawatan

sampai pemusnahannya.

1. Rumusan Masalah

 Apakah yang dimaksud Manajemen Kearsipan?

 Apa saja Ruang Lingkup Pekerjaan perkantoran?

2. Tujuan

 Mendefinisikan Arti dan Fungsi Manajemen Kearsipan

 Pemetaan Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Manajemen Kearsipan

1. Pengertian Manajemen

Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol.

Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau

mengelola. Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen

sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan

yang menekankan kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.

Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan

seni menciptakan (kreatif). Secara umum pengertian manajemen adalah

pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan

dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja2.

Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,

singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,

Budgeting.3

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,

dan Pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya

untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.4

2
Yayat M Herujito, Dasar- Dasar Manajemen (Jakarta: PT Grasindo, 2001), hlm.1
3
Ibid, hlm.19
4
Alam S, Ekonomi (Jakarta: Erlangga, 2007), hlm.127.
3
2. Pengertian Arsip

Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda

disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,

yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang

menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah

lagi menjadi kata “archeon” yang berati “gedung pemerintahan”.5

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat,

akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu

lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video,

disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan

dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan”

bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan

yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)

ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang

dimaksud dengan arsip adalah :

1. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga - Lembaga

Negara dan Badan - Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

5
Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern (Jakarta: Djambatan, 1996), hlm. 8-9.
4
 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan

atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

kebangsaan.

Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip

adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis,

hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa

langsung digunakan sewaktu-waktu).

3. Manajemen Kearsipan

Manajemen Kearsipan adalah Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan

pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah

pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan

pemusnahan.6

Sedangkan Odger (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses

pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam

bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman(1998) mendefinisikan

sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran,

pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.7

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,

pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang

ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan

6
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2005),
hlm.4.
7
Badri M sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Jakarta: Erlangga, 2007)
hlm.82
5
arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan

kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen

operasi organisasi yang efektif dan efisien.

Undang - undang tentang Kearsipan mengelompokkan pengelolaan

arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,

efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan

penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian

arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,

preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam

suatu sistem kearsipan.

B. Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran

meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor,

peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, dan

pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang

digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor

biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi.

Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan

kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

6
2. Komunikasi

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan

efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi

pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena

komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan

sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing),

layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel

komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan

papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).

3 . Pegawai Kantor

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur

fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau

instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi

mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja. Kepegawaian perkantoran mencakup

kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi

pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai,

pemberhentian pegawai, fasilitas untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan

pengaduan pegawai/karyawan.

4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang

digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi meja kerja,

kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan

7
gudang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan

rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor

yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan

tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin

pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan KeperluanTulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan

suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk

menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi

karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor

yang ada. Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang

keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan,

perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data

data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja,

penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan

penganalisisan statistik (statisticalanalysis).

8
8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat

dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen

perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanansurat

menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan

kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (ExecutiveControls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah

penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi.

Kegiatanpengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi,

pemusatanlayanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk

kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis

pekerjaan,dan pengaturan standar gaji.

9
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan

tersebut diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah aktifitas atau kegiatan

yang berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen

dan lain-lain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai

arsip tersebut dimusnahkan.

Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat

dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan.

Pengelolaan kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk

melakukan pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki.

Sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen

kearsipan yang baik.

10
 DAFTAR PUSTAKA

S, Alam, (2007), Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis

Barthos. Basir, (2007). Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara

Sukoco. Badri, Munir, (2007) Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga

Herujito, Yayat M, (2007) Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo

Amsyah, Zulkifli, (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama

11