Manual Book-Purchase

BASIC NAVIGATION
Volume
SURYA JAYA COMPUTER
User Guide
N2WMS (Module Purchasing-A/P)
1
SURYA JAYA COMPUTER User Guide Ver.1.0.2020
BASIC NAVIGATION
Document Control
Author Mr. Nurhidayat
File Name User Guide N2WMS (Module Purchasing-A/P)
Create Date October 01, 2021
Last Edited March 08, 2021
Number of Pages 26
Revision History
Date Revision Description Author
October 01, 2021 0.0 Initial Creation Nurhidayat
October 29, 2021 0.1 Review User guide Nurjaelani
March 08, 2021 1.1 Release to IPC Nurhidayat
2
BASIC NAVIGATION
Table of Contents
CHAPTER 1 Login N2WMS..................................................................................................................................... 4
CHAPTER 2 Term Of Payment .............................................................................................................................. 8
CHAPTER 3 Master Vendor................................................................................................................................... 9
CHAPTER 4 Purchase Order Materials.................................................................................................................. 12
CHAPTER 5 Purchase Order Supplies.................................................................................................................... 15
CHAPTER 6 Goods Receipt PO Materials…………………………………………………………………………………………………………. 18
CHAPTER 7 Goods Receipt PO Supplies…………………………………………………………………………………………………………… 20
CHAPTER 8 Balance PO Materials…..…………………………………………………………………………………………………………….… 21
CHAPTER 9 Balance PO Supplies…….…………………………………………………………………………………………………………….… 22
CHAPTER 10 Daily PO Raw Materials…………………………………………………………………………………………………………….… 23
CHAPTER 11 Daily PO Supplies………………………………………………………………………………………………………………………… 23
CHAPTER 12 Daily Incoming Materials.................................................................................................................. 24
CHAPTER 13 Daily Incoming Supplies................................................................................................................... 25
CHAPTER 14 Stock Status RM............................................................................................................................... 26
CHAPTER 15 Note……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 26
3
BASIC NAVIGATION
Tujuan User Guide adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang bagaimana fungsi system
secara umum pada Module Purchasing-A/P
Ruang lingkup yang dicakup oleh user guide ini adalah pengetahuan dasar penggunaan system dan module
purchasing-A/P di system N2WMS
Chapter 1 Login N2WMS
Klik icon yang terdapat pada layar desktop windows, kemudian akan tampil layar seperti berikut:
1
2
4
3
Picture 1.1 Tampilan login N2WMS Picture 1.2 Tampilan Set Password
Untuk memulai menggunakan fungsi-fungsi N2WMS, user harus melakukan proses Login. Lakukan langkah-
langkah berikut untuk Login :
1. Klik tombol arrange list “Jika belum pernah login sebelumnya atau user di login tidak sesuai dengan login
milik kita”
2. Pilih User yang sesuai
3. Klik OK, lalu
4. Masukan password & Klik tombol In
--------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Untuk penggantian password, klik tombol set password, lalu masukan password lama dan password
barunya lalu klik tombol OK
Setelah proses login berhasil, maka sistem akan melanjutkan ke layar Menu Utama N2WMS seperti pada
gambar dibawah (lihat gambar 1.2).
Adapun fungsi/proses N2WMS yang dapat digunakan adalah sesuai dengan hak akses yang user miliki,
sesuai tanggung jawab bagian dalam pekerjaannya. Tampilan menu N2WMS secara keseluruhan sebagai
berikut :
4
BASIC NAVIGATION
Picture 1.2 Tampilan Menu N2WMS
 Menu Bar dan Tool Bar di N2WMS
3
1
2
1. Menu & Sub Menu
2. Tab Menu
3. Togle Untuk Minimize menu
4. Geser lebar bagian menu
Untuk akses ke module Purchasing-A/P click Tab Purchasing-A/P
5
BASIC NAVIGATION
Jika kita klik menu tertentu nanti akan muncul konten menu yang di maksud di posisi sebelah kanan
10
8 9
5
12 11
5. Area Header
6. Area detail
* Data di area detail terkait dengan data di area header
7. Togle untuk menyesuaikan luas area header dan detail
8. Input data
9. Judul grid “Bisa di rubah posisi sesuai kebutuhan dengan cara klik dan tahan, lalu geser posisi”
10. Area pengaturan grouping, caranya klik dan tahan judul grid lalu pindahkan ke area tersebut
11. Klik Pada judul field untuk mengurutkan data, atau klik ujung kanan field untuk filter data
12. Klik * dan select field apa saja yang ingin ditampilkan di lembar kerja
13. Tekan F7 Pada field yang ada Underline untuk Jump ke master item atau data stock
*Sample pada field item code
Icon Objectives
Untuk buka tutup koneksi ke data, bisa juga untuk refresh data
Export data ke excel
Simpan layout applikasi, hasil filter dan customize lembar kerja
Filter data
Menampilkan grafik
Menampilkan atau menyembunyikan field di data grid/lembar kerja
6
BASIC NAVIGATION
Icon Objectives
Menggeser pointer data ke awal keseluruhan data
Menggeser pointer data ke awal grid
Menggeser pointer 1 data ke atas
Menggeser pointer 1 data ke bawah
Menggeser pointer data ke akhir grid
Menggeser pointer data ke akhir keseluruhan data
Mengaktifkan proses isian data baru
Mengaktifkan proses edit
Simpan data
Cancel proses edit atau tambah data sebelum proses simpan data
Refresh data
Filter data
7
BASIC NAVIGATION
Chapter 1 Term Of Payment

Berikut adalah langkah – langkah untuk setup Term of payment:
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Master Data] -> [Term Of Payment]
Picture 1.3 Term Of Payment

2
2. Pastikan koneksi ke database dalam posisi open atau menjorok ke dalam

3. Klik “Click here to add a new row”
4. Field yang harus di isi
 Term type : Pilih term type purchase
 Term Code : Isi Code
 Term Description : Isi dengan keterangan
 Paid Within (Days) : Isi jatuh tempo dalam hitungan hari
 Term Memo : Isi Keterangan, jika ada
5. Jika proses isi sudah selesai click tanda ceklis di tool box bagian bawah, atau tekan tombol F2
8
BASIC NAVIGATION
Chapter 2 Master Vendor

Berikut adalah langkah – langkah untuk setup Vendor:
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Master Data] -> [Master Vendor]
Picture 2.1 Master Vendor

2

Field yang harus di isi
 Vendor Code : Kode vendor/supplier
 Vendor Name : Nama vendor / supplier
 Address : Alamat
 City : Kota
 State : Provinsi
 Zip Code : Kode Pos
 Country : Negara
 Tlp. : No Telp
 Fax. : No. Fax
 Email : Alamat email
 Website : Alamat Website
 PIC : PIC
 Job : Posisi pekerjaan PIC
 Phone : No HP PIC
9
BASIC NAVIGATION
 Tax Type : Jenis Pajak

 Term Of Payment : Tempo pembayaran
 Currency : Mata UANG
 Vendor NPWP : NPWP
 Vendor Customs Office : Kantor Pabean
 Note : Catatan
 Valid : Centang untuk validasi
Chapter 3 Master Item Raw Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk setup Master Item Raw Materials:
1. Access menu Purchasing – A/P ->[Master Data]->[Master Item Raw Materials]
Picture 3.1 Master Item Raw Materials

Master reason adjustment digunakan untuk menampung data reason adjustment
Field yang harus di isic
 Internal Code : Kode Internal
10
BASIC NAVIGATION
 External Code : Kodel customer atau supplier

 Parent Code : Parent code jika ada
 Item Description : Deskripsi atau nama item
 Item Text : Kode unik material
 Item Type : Pilih type item
 Item Group : Pilih item group
 Item Grade : Pilih Item grade
 Item Color : Pilih item color
 WH Default : Pilih WH default
 Inv Unit : Pilih inventory unit
 Purchase Unit : Pilih Purchase unit
 Note : Catatan
 Valid : Centang untuk validasi
11
BASIC NAVIGATION
Chapter 4 Purchase Order Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk Purchase Order Materials:
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Purchase Order] -> [Purchase Order Materials]
Picture 4.1 Purchase Order Materials
3
4
*Note : yang berwarna merah statusnya auto / disable

3. Klik “+”
3.1. Isi bagian Header Transaksi
Purchase Type : Select type purchase
Date : Select tanggal
Purchase Contract No : Auto
Rev No : Auto
Purchase Requisition No : Di isi PR no.
Suppliers Ref No : No Quotation dari supplier
Supplier : Select supplier
Supplier Notes : Isi catatan di master supplier (Auto)
Term Of Payment : Select Term Pembayaran
Time Of Delivery : Isi catatan permintaan waktu pengiriman
Port Of Shipment : Port of shipment
Partial Shipment : Select
Shipment Documents : Catatan untuk supplier terkait dokumen pengiriman
Packing : Satuan kemasan
Insurance : Catatan untuk asuransi pengiriman
Inspection : COA or others
Others Special Term And Condition : Catatan khusus untuk term condition
Trade Term : Isi trade term
12
BASIC NAVIGATION
Port Of Destination : Pelabuhan

Transhipment : allowed / not allowed
Sign By : Penandatangan dokumen PO
Ori Currency : Auto
Exchange Rate : Auto
Base Currency : Auto
Sub Total : Auto
Tax : Auto
Grand Total : Auto
Note 1 : Isi catatan
Print Flag : Auto
Purchase Status : Auto
Created Date : Auto
Created By : Auto
Approved Date : Auto
Approved By : Auto
Canceled Date : Auto
Canceled By : Auto
Last Updated : Auto
Last Updated By : Auto
4. Tekan tombol F2 atau tool box ceklis(√)
Click Tab Detail Order
5. Isi Bagian detail
5.1. Click “”Click here to add a new row”
ID : Auto
Item Description : Select item
Item Code : Auto
Quantity : Isi Qty
UOM : Auto
Price : Isi Price
Sub Total : Auto
Tax Param : Isi parameter tax
Amount After Tax : Auto
ETA Date : Isi request tanggal kedatangan
WH Def : Auto
Last Updated : Auto
6. Untuk melihat view data atau transaksi data versi table bisa di buka di tab view order
13
BASIC NAVIGATION
6 9
8
7 10
Header order dan view order merupakan data yang sama dengan relasi one to one, jadi jika di view
order data di geser atau di update maka data di Header order juga agan bergeser atau ter update.
Proses input di tab ini sama dengan di tab Header order.
7. Click Approve.
8. Print PO sesuai dengan category PO
9. Click Cancel untuk proses pembatalan PO secara system
10. Click Copy untuk duplikasi PO yang di cancel, dan otomatis revision nya akan naik otomatis
11. Setelah proses approve, maka akan terbentuk schedule receipt, default awal akan mengikuti ETA
date dan Qty di Tab detail Order, selanjutnya untuk kedatangan partial bisa di maintain di Tab
Schedule Receipt sesuai dengan kedatangan actual. Atau schedule kedatangan real.
12. Maintain Qty sesuai Qty receipt
11 12
14
BASIC NAVIGATION
Chapter 5 Purchase Order Supplies

Berikut adalah langkah – langkah untuk Purchase Order Supplies:
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Purchase Order] -> [Purchase Order Supplies]
Picture5.1 Purchase Order Supplies
3
4

3. Klik “+”
Purchase Type : Select type purchase
Date : Select tanggal
Purchase Contract No : Auto
Purchase Requisition No : Di isi PR no.
Suppliers Ref No : No Quotation dari supplier
Supplier : Select supplier
Supplier Notes : Isi catatan di master supplier (Auto)
Req By Dept. : Select Department
Term Of Payment : Select Term Pembayaran
Time Of Delivery : Isi catatan permintaan waktu pengiriman
Port Of Shipment : Port of shipment
Partial Shipment : Select
Shipment Documents : Catatan untuk supplier terkait dokumen pengiriman
Packing : Satuan kemasan
Insurance : Catatan untuk asuransi pengiriman
Inspection : COA or others
Others Special Term And Condition : Catatan khusus untuk term condition
Trade Term : Isi trade term
15
BASIC NAVIGATION
Port Of Destination : Pelabuhan

Transhipment : allowed / not allowed
Sign By : Penandatangan dokumen PO
Ori Currency : Auto
Exchange Rate : Auto
Base Currency : Auto
Sub Total : Auto
Discount : Auto
Tax : Auto
Grand Total : Auto
Print Flag : Auto
Purchase Status : Auto
Created Date : Auto
Created By : Auto
Approved By : Auto
Canceled By : Auto
Last Updated : Auto
4. Tekan tombol F2 atau Tool box Ceklis (√)
Lalu Click Tab Detail Order
5. Isi Bagian detail
5.1. Click “”Click here to add a new row”
ID : Auto
Item Description : Ketikan Item yang akan di beli
Quantity : Isi Qty
UOM : Auto
Price : Isi Price
Sub Total : Auto
Discount Methode : Select
Disc Param : Isi nilai discount berdasarkan parameter Dicount method
Discount Amount : Auto
Sub After Disc : Auto
Tax Methode : Isi method tax
Tax Param : Isi parameter tax
After Tax : Auto
ETA Date : Isi request tanggal kedatangan
Created By : Auto
Created Date : Auto
Last Updated : Auto
16
BASIC NAVIGATION
Tekan tombol F2 atau enter sampai colum terakhir untuk menyimpan data
6. Untuk melihat view data atau transaksi data versi table bisa di buka di tab view order
6 9
8
7 10
Header order dan view order merupakan data yang sama dengan relasi one to one, jadi jika di view
order data di geser atau di update maka data di Header order juga agan bergeser atau ter update.
Proses input di tab ini sama dengan di tab Header order.
7. Click Approve.
8. Print PO sesuai dengan category PO
9. Click Cancel untuk proses pembatalan PO secara system
10. Click Copy untuk duplikasi PO yang di cancel, dan otomatis revision nya akan naik otomatis
11. Setelah proses approve, maka akan terbentuk schedule receipt, default awal akan mengikuti ETA
date dan Qty di Tab detail Order, selanjutnya untuk kedatangan partial bisa di maintain di Tab
Schedule Receipt sesuai dengan kedatangan actual. Atau schedule kedatangan real.
12. Maintain Qty sesuai Qty receipt
11 12
17
BASIC NAVIGATION
Chapter 6 Goods Receipt PO Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk Purchase receipt Raw Materials
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Goods Receipt PO] -> [Goods Receipt PO Materials]
Picture 6.1 Goods Receipt Materials
3
4

3. Klik “+”
Receipt No : Auto
Receipt Date : Select Date sesuai kedatangan
Note : Catatan
Supplier : Select Supplier
Receipt By : PIC WH
DO No. : Isi DO No
DO Date : Isi Doc Date
Invoice No : Isi Invoice No “JIka ada”
Flag Invoice : Flag jika ada
Customs Type : Select
Customs No : Isi No Aju
Customs Date : Isi Tanggal Aju
Doc Date : Isi Tanggal Customs
Created Date : Auto
Created By : Auto
Approved By : Auto
18
BASIC NAVIGATION

Canceled By : Auto
Last Updated : Auto
4. Tekan tombol F2 atau ceklis untuk menyimpan data
5. Click Load untuk memanggil data outstanding PO sesuai supplier yang di pilih
7
5
6. Data hasil load akan ditampilkan di Detail Receipt

 Pilih data sesuai dengan data di document kedatangan, per DO
 Hapus data yang tidak sesuai
 Update Column Act Rec Qty
 Update Column Price Invoice
 Update Next Schedule Jika ada balance
7. Click Generate
Untuk memastikan data di document sesuai dengan yang di receipt oleh warehouse
Note:
 Urutan pertama adalah data di terima oleh warehouse dan di receipt sebagai kedatangan
Di module inbound – purchase receipt
8. Hasil Generate akan ditampilkan di Tab Detail Lot, Dan untuk balance yang di Tarik ada di Tab
balance, jika warehouse belum receipt secara system, data tidak bisa di tampilkan
Acuannya, Data Supplier, No DO dan item.
9. Setelah semua balance, Click Approve , dan data outstanding purchase akan terupdate.
19
BASIC NAVIGATION
Chapter 7 Goods Receipt PO Supplies

Berikut adalah langkah – langkah untuk Purchase receipt Supplies
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Goods Receipt PO] -> [Goods Receipt PO Supplies]
Picture 7.1 Goods Receipt PO Supplies
3
4

3. Klik “+”
Receipt No : Auto
Receipt Date : Select Date sesuai kedatangan
Note : Catatan
Supplier : Select Supplier
Receipt By : PIC WH
DO No. : Isi DO No
DO Date : Isi Doc Date
Invoice No : Isi Invoice No “JIka ada”
Flag Invoice : Flag jika ada
Customs Type : Select
Customs No : Isi No Aju
Customs Date : Isi Tanggal Aju
Doc Date : Isi Tanggal Customs
Created Date : Auto
Created By : Auto
Approved By : Auto
Canceled By : Auto
20
BASIC NAVIGATION

Last Updated : Auto
4. Tekan tombol F2 atau ceklis untuk menyimpan data
5. Click Load untuk memanggil data outstanding PO sesuai supplier yang di pilih
7
5
6
6. Data hasil load akan ditampilkan di Detail Receipt
 Pilih data sesuai dengan data di document kedatangan, per DO
 Hapus data yang tidak sesuai
 Update Column Act Rec Qty
 Update Column Price Invoice
 Update Next Schedule Jika ada balance
7. Click Approve , dan data outstanding purchase akan terupdate.
Chapter 8 Balance PO Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk Melihat monitoring Balance PO Materials
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Monitoring] -> [Balance PO Materials]
Picture 8.1 Balance PO Materials
21
BASIC NAVIGATION

Data akan di tampilkan, untuk filter, sort atau grouping mengikuti chapter 1.
Chapter 9 Balance PO Supplies

Berikut adalah langkah – langkah untuk Melihat monitoring Balance PO Supplies
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Monitoring] -> [Balance PO Supplies]
Picture 9.1 Balance PO Supplies

22
BASIC NAVIGATION
Chapter 10 Daily PO Raw Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk melihat report Daily PO Raw Materials
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Report] -> [Daily PO Raw Materials]
Picture 10.1 Daily PO Raw Materials

Chapter 11 Daily PO Supplies

Berikut adalah langkah – langkah untuk melihat report Daily PO Supplies
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Report] -> [Daily PO Supplies]
Picture 11.1 Daily PO Supplies
23
BASIC NAVIGATION

Chapter 12 Daily Incoming Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk melihat report Daily Incoming Materials
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Report] -> [Daily Incoming Materials]
Picture 12.1 Daily Incoming Materials
24
BASIC NAVIGATION

Chapter 13 Daily Incoming Supplies

Berikut adalah langkah – langkah untuk melihat report Daily Incoming Supplies
1. Access menu Purchasing – A/P -> [Report] -> [Daily Incoming Supplies]
1
Picture 13.1 Daily Incoming Supplies

25
BASIC NAVIGATION
Chapter 14 Stock Status Raw Materials

Berikut adalah langkah – langkah untuk melihat Status Stock Raw Materials
1. Access menu Purchasing – A/P -> [View Data] -> [Status Stock RM]
Picture 14.1 Stock Status Raw Materials

26
BASIC NAVIGATION
Chapter 15 Note
Berikut bisnis proses yang di sesuaikan dengan request di PT IPC
Process ID Process Description Rev Last Modified
WMS-HD-ID01 Business Process Purchasing-A/P N2-WMS 00 20 Nov 2016
Remarks
Business
Areas
Supplier Create
1. Quotation
External ASN/DO
Supplier Email Fax
Environment
Puchasing
Invoice Receipt
Purchasing Purchasing Purchasing Verification
Receipt Quotation - Create PO - Maintain schedule
From supplier - Submit to supplier Receipt,
Logistics/WH
GRN entry
QC
QC Pass
 GRN Proses Bisa di lakukan dengan proses scan

 Proses Invoice Receipt verification atau proses purchase receipt di purchasing bisa di lakukan jika di bagian
logistic/warehouse sudah melakukan goods receipt
 Proses ini bisa di potong langsung ke Good receipt di purchasing
 Proses QC pass bisa di lakukan kapan saja (Request by IPC)
27

Manual Book-Purchase

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Book-Purchase

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BASIC NAVIGATION

SURYA JAYA COMPUTER

Author Mr. Nurhidayat

File Name User Guide N2WMS (Module Purchasing-A/P)

Create Date October 01, 2021

Last Edited March 08, 2021

Date Revision Description Author

October 01, 2021 0.0 Initial Creation Nurhidayat

October 29, 2021 0.1 Review User guide Nurjaelani

March 08, 2021 1.1 Release to IPC Nurhidayat

CHAPTER 1 Login N2WMS..................................................................................................................................... 4

CHAPTER 2 Term Of Payment .............................................................................................................................. 8

CHAPTER 3 Master Vendor................................................................................................................................... 9

CHAPTER 4 Purchase Order Materials.................................................................................................................. 12

CHAPTER 5 Purchase Order Supplies.................................................................................................................... 15

CHAPTER 6 Goods Receipt PO Materials…………………………………………………………………………………………………………. 18

CHAPTER 7 Goods Receipt PO Supplies…………………………………………………………………………………………………………… 20

CHAPTER 8 Balance PO Materials…..…………………………………………………………………………………………………………….… 21

CHAPTER 9 Balance PO Supplies…….…………………………………………………………………………………………………………….… 22

CHAPTER 10 Daily PO Raw Materials…………………………………………………………………………………………………………….… 23

CHAPTER 11 Daily PO Supplies………………………………………………………………………………………………………………………… 23

CHAPTER 12 Daily Incoming Materials.................................................................................................................. 24

CHAPTER 13 Daily Incoming Supplies................................................................................................................... 25

CHAPTER 14 Stock Status RM............................................................................................................................... 26

Chapter 1 Login N2WMS

Picture 1.2 Tampilan Menu N2WMS

 Menu Bar dan Tool Bar di N2WMS

Untuk akses ke module Purchasing-A/P click Tab Purchasing-A/P

*Sample pada field item code

Export data ke excel

Simpan layout applikasi, hasil filter dan customize lembar kerja

Menampilkan atau menyembunyikan field di data grid/lembar kerja

Menggeser pointer data ke awal keseluruhan data

Menggeser pointer data ke awal grid

Menggeser pointer 1 data ke atas

Menggeser pointer 1 data ke bawah

Menggeser pointer data ke akhir grid

Menggeser pointer data ke akhir keseluruhan data

Mengaktifkan proses isian data baru

Mengaktifkan proses edit

Chapter 1 Term Of Payment

Picture 1.3 Term Of Payment

2. Pastikan koneksi ke database dalam posisi open atau menjorok ke dalam

Chapter 2 Master Vendor

Picture 2.1 Master Vendor

2. Pastikan koneksi ke database dalam posisi open atau menjorok ke dalam

 Tax Type : Jenis Pajak

Chapter 3 Master Item Raw Materials

Picture 3.1 Master Item Raw Materials

2. Pastikan koneksi ke database dalam posisi open atau menjorok ke dalam

 External Code : Kodel customer atau supplier

Chapter 4 Purchase Order Materials

Picture 4.1 Purchase Order Materials

*Note : yang berwarna merah statusnya auto / disable

Port Of Destination : Pelabuhan

Proses input di tab ini sama dengan di tab Header order.

Chapter 5 Purchase Order Supplies

Picture5.1 Purchase Order Supplies

*Note : yang berwarna merah statusnya auto / disable

Port Of Destination : Pelabuhan

Proses input di tab ini sama dengan di tab Header order.

Chapter 6 Goods Receipt PO Materials

Picture 6.1 Goods Receipt Materials