Modul Praktikum E-Filing SMK Cipatat 2020-1

ELECTRONIC FILING SYSTEM
SCAN MANAGER
Modul Praktikum Pelatihan EFS

SMKN Cipatat
Oleh :
Tim Pengabdian Pada Masyarakat Polban
Pelatihan E-Filing Guru SMKN 1 Cipatat

Kerjasama Program Studi Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
1
2020
MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 2

ELECTRONIC FILING SYSTEM
SCAN MANAGER
Modul Praktikum Pelatihan EFS

SMKN Cipatat
Oleh :
Dr. Ma’mun Sutisna, Drs. S.Sos., M.Pd.

Dra. Sholihati Amalia, S.Sos., M.Pd.
Dra. Ii Halilah, S.Sos., M.Si
Dra. Sri Surjani, M.Si.
Yayan Firmansyah,S.E.,M.Si.
Irwan, ST. MT
Pelatihan E-Filing Guru SMKN 1 Cipatat

Kerjasama Program Studi Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2020
1
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat allah swt atas segala rahmat, taufik, dan
hidayah-nya, Modul Pealtihan Electonic Filing system(EFS), ini dapat diselesaikan tepat pada
waktunya.
Perkembangan teknologi informasi di Indonesia telah mempengaruhi berbagai aspek
dalam aktivitas, dunia bisnis, pendidikan, pertahanan, ilmu pengetahuan dan lain-lain. Salah
satu penggunaan teknologi informasi adalah dalam pengaanganan arsip atau sistem kersipan
yang populer dengan istilah electronic filing system.
Electronic filing system atau sistem pengarsipan secara elektronik telah berkembang
dengan pesat antara lain dengan bantuan software K-File, Cano-File terakhir software Image
Ware Scan Manager. Dalam modul ini akan dijelaskan dan dipandu bagaimana menggunakan
ImageWARE Scan Manager(IWSM) dalam menangani arsip atau berbagai dokumen.
Bahan ajar Electonic Filing system(EFS) ini terdiri atas 12 bab dan setiap babnya
dilengkapi dengan latihan-latihan step by step. Modul ini merupakan kombinasi antara
pemahaman konsep, contoh praktis yang diorientasikan kepada kebutuhan pasar atau
lapangan kerja yang menjadi dasar penguasaan kompetensi yang harus dimiliki oleh siswa
SMK, khususnya untuk program studi OTKP.
Modul ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan siswa dalam rangka meningkatkan
kompetensi dalam bidang Electonic Filing system(EFS) dan proses pembelajaran secara
umum disamping itu modul ini merupakan pegangan baik untuk siswa maupun untuk guru.
Sungguh merupakan kebahagiaan tersendiri ketika tim dapat menyelesaikan modul
ini, dan ini berkat dukungan dan fasilitas yang disediakan oleh pimpinan Politeknik Negeri
Bandung baik pusat (UPPM) maupun tingkat jurusan, teman-teman sejawat yang telah
memberikan dukungan baik moril maupun non materil. untuk itu tim penulis mengucapkan
terima kasih dan penghargaan yang tinggi.
Tim penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan modul ini masih banyak
kekurangan, untuk itu saran dan masukan diharapkan dari para pembaca untuk
penyempurnaan di kemudian hari. semoga modul ini bermanfaat khususnya bagi siswa
SMK, dan pembaca pada umumnya.
Bandung, 25 Juli 2020

Penulis

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................................................ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENGENALAN EFS

1.1 Pendahuluan 1
1.2 Electronic Filing System (EFS) 3
1.3 Fitur Software ImageWARE Scan Manager(IWSM)....................................................
6
BAB II PENGENALAN DASAR OPERASI IWSM

2.1 Memulai Scan Manager 18
2.2 Mengakhiri Scan Manager 19
2.3 Mengubah User Password 20
2.4 Masuk Ke Workgroup 24
BAB III PENGATURAN TAMPILAN IJENDELA WSM

3.1 Jendela Display Utama 25
3.2 Mengatur Tampilan Utama 26
3.3 Tampilan Worksheet 27
3.4 Pengaturan Worksheet Reception 28
3.5 Pengaturan-Pengaturan Thumbnail 30
3.6 Pengaturan-Pengaturan Properti 32
3.7 Tampilan Image Window 34
3.8 Pengaturan Tampilan Gambaran Window 36
3.9 Pengaturan Pencarian Otomatis 38
BAB IV MEMBUAT LEMARI VIRTUAL PENYIMPANAN ARSIP

4.1. Membuat Lemari Virtual(Work Group)...................................................................... 41
4.2 Membuat Laci Virtual(Worksheet Template).............................................................. 47
4.3. Membuat Skal laci Virtual (Worksheet)...................................................................... 49

BAB V MENGINPUT DAN MENYIMPAN DOKUMEN
5.1 Metode Scan 52
5.2 Impor Kertas Dokumen 52
5.3 Alat Scanner 53
5.4 Mengatur Scanner 53
5.5 Mengatur Double/Single Side Dokumen 55
5.6 Menyimpan Dokumen Yang Telah Diimpor Dalam Sebuah Baru 56
5.7 Mengimpor Dokumen-Dokumen Ke Dalam Dokumen Kosong 58
5.8 Mengimpor Data Gambar 61
BAB VI MENGINDEKS DOKUMENT

6.1 Langkah-Langkah Mengindex 69
6.2 Mengindeks Saat Mengimpor 71
6.3 Mengindeks Pada Worksheets 76
6.4 Mengimpor Indexing Data Dari Text File 80
6.5 Mengimpor Data Indeks Dan Data Gambar 83
6.6 Menggunakan Lookup Function 86
6.7 Menyimpan Indeks Data 91
6.8 Mengatur Indeks Data 91
BAB VII MENANGANI WORKSHEETS

7.1 Membuka/Menutup Worksheets 98
7.2 Membuka Worksheets 99
7.3 Menutup Worksheets 99
7.4 Memilih Dokumen 99
7.5 Menampilkan Worksheets Properties 101
7.6 Menyesuaikan Tampilan Field 112
7.7 Penggunaan Beberapa Worksheet 117
7.8 Menandai Document 117
7.9 Menandai Halaman 122
7.10 Mengatur Dokumen Dan Halaman 124

BAB VIII MENGELOLA IMAGE WINDOW
8.1 Membuka Dan Menutup 128
8.2 Mengubah Tampilan 131
8.3 Zooming In/Out 135
8.4 Rotasi Halaman 138
8.5 Pengoreksian Halaman 140
8.6 Mengimpor 144
8.7 Mengcopy Area Tertentu 146
8.8 Menghapus Halaman 147
8.9 Membagi Dokumen 148
8.10 Tagging Dan Untagging 150
8.11 Tampilan Properties
152mi
BAB IX MENCARI DAN MENEMUKAN DOKUMEN

9.1 Menentukan Metode Pencarian 154
9.2 Cara Mengatur Syarat Pencarian 156
9.3 Memasukan Field Dan Memproses Contoh 157
9.4 Pengaturan Syarat Pencarian 157
BAB X MENCETAK
10.1 Mencetak Dokumen Dari Sebuah Worksheet 160
10.2 Mencetak Daftar Dokumen Dari Worksheet 162
10.3 Mencetak Halaman Dari Image Window 163
BAB XI PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK

11.1 Pengertian Sistem 165
11.2 Ciri-ciri Sistem 165
11.3 Klasifikasi Sistem 167
11.4 Komputer Sebagai Sub Bab Informasi 168
11.5 Prosedur Perancangan Program dan Komputer 169

BAB XII STUDI KASUS PENERAPAN PROYEK EFS
12.1 Gambaran Umum Perusahaan 178
12.2 Bagan Strutur Organisasi 180
12.3 Perancangan EFS 182
12.4 Perancangan WorkGroup, Worksheet Template dan Worksheet 184
DAFTAR PUSTAKA 187

BAB I
PENGENALAN EFS
1.1. Pendahuluan
Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu organisasi atau individu dalam rangka pelaksanaan
kegiatan atau karena kewajiban legalnya. Arsip merupakan salah satu faktor yang
menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Arsip mempunyai
peranan yang sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam
rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan,
penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam
menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran (Wursanto,
1991: 5).
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada system dan prosedur kerja yang
baik dibidang kearsipan. Dalam sebuah organisasi adalah mustahil suatu kantor dapat,
sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika
kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan
ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.
Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar kata “arsip” maka yang ada
dalam bayangan mereka adalah kertas-kertas kotor, ruangan yang kotor yang penuh
dengan kertas berserakan dan petugas yang kurang terdidik. Sebenarnya hal itu bukan
hanya dapat merugikan Arsiparis sebagai insan kearsipan di sisi lain hal itu juga
mengkibatkan citraan terhadap dunia kearsipan menjadi kurang baik dan dipandang
sebelah mata. Pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu individu, instansi maupun
organisasi-organisasi tertentu, membuat pihak yang bersangkutan harus melakukan
penyimpanan terhadap arsip-arsip tersebut sehingga apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip bisa disajikan dengan cepat dan tepat.Dengan itu dinamika kegiatan
pemerintahan dalam membangun kehidupan berbangsa dan bernegara dapat terekam
secara otentik di dalam arsip atau dokumen yang merupakan suatu peristiwa atau kegiatan
penting bagi negara khususnya instansi atau organisasi yang bersangkutan. Keberadaan
1
arsip dapat dijadikan sebagai suatu bentuk pertanggungjawaban seseorang, kelompok,
organisasi ataupun instansi-instansi terkait baik langsung maupun tidak langsung
terhadap kelangsungan menjalankan organisasi dari masa ke masa.
Satu hal yang sering menjadi permasalahan adalah semakin besar organisasi, maka
sistem kearsipannya pun menjadi semakin kompleks. Mereka akan menangani berbagai
macam dokumen setiap harinya, secara otomatis mereka membutuhkan lebih banyak lagi
lemari ataupun rak untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut dan pada akhirnya
mereka pun membutuhkan ruangan yang lebih besar lagi. Sehingga sistem kearsipan
manual yang selama ini digunakan sudah tidak efektif dan efisien lagi. Oleh karena itu
organisasi tersebut membutuhkan suatu sistem kearsipan modern secara elektronik yang
menggunakan teknologi komputer.
Teknologi kearsipan modern ini sudah dikembangkan dan telah tersedia dalam
bentuk perangkat lunak (software). Teknologi ini membantu organisasi dalam
pengelolaan arsip yang baik dan modern. Selain itu, organisasi yang menggunakan
teknologi ini, sistem kearsipannya akan lebih efektif dan efisien, karena mudah
digunakan dan tidak memerlukan lemari yang banyak dan ruangan yang besar. Namun
cukup membutuhkan media baru seperti film, kaset, video, elektrik, CD,DVD, Fash disk,
Hard disk, dan lain-lain yang ukurannya jauh lebih kecil dari lemari penyimpanan
arsip.Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip
untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting
dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta
profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam
membantu tugas pimpinan dan membantu mekanismekerja pegawai dan instansi yang
bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun
organisasi-organisasi tertentu, membuat organisasi/instansi tersebut harus melakukan
penyimpanan terhadap arsip-arsip.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh
manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui
penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan
pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan
penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian
dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik bahwa
bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan

alasan tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan
media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang
canggih.
1.2. Electronic Filing System (EFS)

Pada abad ke-4 SM orang-orang Athena telah melakukan penyelamatan terhadap
arsip-arsip penting mereka dengan menyimpannya di Kuil Metroon. Karena mereka
menyadari bahwa ingatan manusia dapat hilang, tetapi tulisan abadi. Sekitar 105 SM, bangsa
Cina memelopori menumbuk tumbuh–tumbuhan menjadi gumpalan, dan mengolahnya secara
apik, meski masih bersistem manual, dan itulah benda yang sekarang kita kenal dengan
kertas.
Pada abad ke-7 M, bangsa Arab melakukan transfer of technologi dari Cina, dan
merakitnya dengan teknik–teknik baru, lalu memboyongnya ke Spanyol guna dijadikan
industri. Kertas yang diproduksi bangsa Arab dengan kiat lebih moderen, merambah hingga
ke daratan Eropa, sekitar paruh abad ke–7 M. Pada abad ke-18, negara modern pertama yang
mendirikan Lembaga Arsip Negara adalah Perancis, latar belakang terbentuknya lembaga
arsip tersebut adalah dorongan rakyat yang sedang melakukan revolusi pada tahun 1789
dengan bersemangat mengumpulkan bukti-bukti pelanggaran yang dilakukan oleh para
penguasa.
Bagi bangsa kita lembaga kearsipan di Indonesia berawal sejak 28 Januari 1892,
ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief (1892-1942) kemudian berubah
nama menjadi Kobunsjokan (1942-1945) pada masa pendudukan Jepang dan pada masa
kemerdekaan menjadi Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sampai saat ini.
Sejarah diatas menjadi bukti betapa pentingnya arsip bagi kelangsungan kehidupan berbangsa
dan bernegara dimana arsip berperan sebagai memori kolektif bangsa, dan juga sebagai
cermin jati diri suatu bangsa. Dari arsip juga kita dapat melihat bagaimana sosok suatu
bangsa pada zamannya.
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan
dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Keungulan
� Cepat ditemukan
� Pengindeksan yang fleksibel

� Pencarian secara full-text
� Kecil kemungkinan file hilang
� Menghemat tempat
� Mengarsip secara digital
� Berbagi arsip secara mudah
� Meningkatkan keamanan
Mudah dalam me-recovery data
Kelemahan
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun
akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena
tidak sengaja.
Software EFS
No Nama No Nama
1 Image Ware Scan Manager 4.0 12 Agiloft
2 Alfresco One 13 LogicalDoc
3 docSTAR 14 WebMerge
4 Asite 15 EOS
5 SmartFile 16 DocuXplorer
6 filedepot 17 iDocs Suite
7 Adept 18 Trace Applications
8 Contentverse 19 Axacore
9 eFileCabinet 20 Doccept
10 Daminion Software 21 FileMark SMARTi

11 FileHold 22 Dll
12 Canofile 23 K-File
Electronic Filing System (EFS) memberikan solusi layanan "Digital Record

Management" menggunakan Customizable aplikasi akses arsip digital berbasis web. EFS
yang akan menyajikan informasi terintegrasi dari dokumen/arsip digital yang disimpan.
Mulai informasi fisik, lokasi penyimpanan, hingga tampilan isi dokumen langsung dimonitor
komputer klien. Aplikasi dapat menampilkan jumlah arsip yang telah tersimpan, kapan waktu
dan oleh siapa terakhir kali suatu arsip dilihat (history), hingga memonitoring log akses
seluruh user.
Selain kemudahan dan kenyamanan dalam pengoperasiannya, keamanan data adalah
prioitas utama. Maka aplikasi akses arsip digital Electronic Filing System (EFS) juga
dirancang dengan fitur keamanan data termutakhir, mulai dari identifikasi dan otorisasi user
hingga enkripsi data password. Cara dan hak pengaksesan arsip oleh user juga akan
dibedakan menurut jabatan uer dalam institusi serta tingkat kerahasiaan arsip (top secret,
secret, confidential). Layanan Menajemen Arsip Digital hadir untuk memberikan kemudahan
dalam akses arsip digital, seketika, kapan saja dan dari mana saja (real time, anytime,
anywhere).
Electronic Filing System (EFS) adalah sistem solusi untuk manajemen dokumen
elektronik. Semua perangkat dan aplikasi yang dibutuhkan untuk solusi ini akan dijabarkan
dalam konsep solusi. Implementasi akan dimulai dari proses konversi dokumen kertas ke
dokumen elektronik atau biasa disebut document imaging. Document imaging akan
menggunakan tools untuk menyimpan data dalam bentuk structured data (data text) dan
unstructured data format (image dan file elektronik lainnya). Sistem integrasi ini akan
memungkinkan user mencari dokumen dengan lebih mudah.
EFS memiliki kemampuan untuk membuat struktur database beragam dan dapat
membatasi hak akses bagi user. Sesuai kebutuhan Anda, EFS yang ditawarkan memiliki fitur-
fitur sebagai berikut.
1. Kemampuan mengakses dokumen secara elektronik
Dokumen akan disimpan di server sistem pengarsipan dan user bisa mengakses dokumen
tersebut secara elektronik. Dengan EFS, dokumen dapat diakses oleh lebih dari satu user
dalam waktu bersamaan.
2. Fungsi pencarian dokumen berdasarkan pengelompokan

Tiap-tiap dokumen akan diberikan pengelompokan, misalnya Judul File, Jenis Dokumen,
Nama Dokumen, dan sebagainya. User bisa mencari dokumen berdasarkan profil
tersebut.
3. Database yang handal
Database sistem ini dioptimalkan untuk menyimpan data dokumen statis (tidak berubah).
Karenanya, pencarian dokumen bisa dilakukan dalam waktu singkat.
4. Kontrol Akses
Pengaksesan dokumen dilindungi dengan password agar hanya user yang diberi
wewenang yang dapat mengaksesnya.
1.3 Fitur Program IWSM
1. Jendela Display Utama
Tampilan jendela utama Scan Manager adalah halaman yang memuat
hampir semua kontrol untuk mengoperasikan Scan Manager. Berikut adalah
tampilan halaman utama lembar kerja Scan Manager.
Gambar 2.1 Tampilan Utama Image Scan Manager
Tabel 2.2 Keterangan Icon Image Scan Manager

(Title bar) Title bar dari Scan Manager
(Menu bar) Nama-nama dari menu jendela utama yang ditampilkan
(File) Fungsi yang menghubungkan antara input dan output,
meliputi : (scan), (import), (print), (exsport), etc

(Worksheet) Fungsi dari proses lembar kerja, seperti opening,
closing, creating & deleting worksheets,
menghubungkan worksheet dengan database, dan
menerima worksheet dari pengguna lain dengan
workgroup yang sama.
(Edit) Fungsi untuk mengedit data dari dokumen dalam
worksheets. Berfungsi juga untuk menemukan dokumen
dalam worksheet.
(View) Fungsi untuk menampilkan thumbnails, untuk
mengubah daftar tampilan worksheet dan untuk
menandai dokumen dan halaman yang spesifik dalam
worksheet
(Tools) Fungsi untuk mengelola workgroups and worksheets
(Window) Fungsi untuk menyusun jendela dan bagian dari jendela
di dalam layar
(Help) Fungsi untuk menampilkan secara online, (mengenai)
tampilan yang sedang dipakai
(Minimize, maximamize) (Restore), (Close) Tombol, tombol jendela utama untuk
mengubah ukuran jendela
(Toolbars) Menu yang menyediakan fungsi-fungsi. Simpan mouse
pointer di tombol-tombol yang tersedia maka secara
otomatis akan menyenjelaskan fungsinya.
(Worksheet) Tampilan dari dokumen yang di masukan ke
scanmanager. Nama tempat dari tema yang dibuat
adalah seperti setiap judul yang tampil di masing-
masing tempat.
(Job icon) Ketika tugas operasi otomatis dibuat, maka akan ada
icon tugas yang tampil.
2. Mengatur Tampilan Utama
Anda dapat memodifikasi jendala utama di pilihan kotak dialog, yang

mana tampil melalui seleksi (preference) dari menu (tools).
▪ Lembaran umum

Pengaturan-pengaturan umum
Ikuti prosedur dibawah ini untuk membuat pengaturan dasar jendela
utama;
1. Dari menu (tools), pilih (preference).
Akan tampil (preference) dari kotak dialog
2. Tekan pilihan (general)
3. Periksa tanda tempat yang meminta untuk mengubah pengaturan, lalu
tekan ok.
Gambar 2.2 Seleksi (Preferences)

Tabel 3.3 Keterangan Seleksi General
(save setting on exit) Menyimpan tampilan sesuai keadaan setelah
keluar, jadi itu sama dengan jendela yang
dapat dibuka kembala selanjutnya.
(ignore accents on search) Accents adalah membiarkan ketika dokumen
di cari.
(save worksheet column Menyimpan keadaan luas dan permintaan
settings) tampilan dari tempat di dalam lembar kerja.
(save change s as they as Secara otomatis menyimpan pengaturan di
entered) setiap waktu ketika lembar kerja berubah.
(view while editing) Tidak tersedianya untuk memasukan
informasi ke tempat, ketika sedang
menampilkan gambar.
(restore all message boxes) Semua pesan yang disembunyikan akan

tampil.
3. Tampilan Worksheet
Lembar kerja menampilkan daftar dari setiap dokumen yang telah di
scan atau di impor kedalam workgroup.
Gambar 2.3 Tampilan Image Scan Manager Worksheet

Tabel 2.4 Penjelasan Tampilan Worksheet
(Worksheet title bar) Nama worksheet yang tampil di title bar. Ketika hanya
bagian dari dokumen yang tampil, “incomplete” adalah
setelah tampilan dari nama worksheet
(Document move Gunakan tombol ini untuk memindahkan dokumen yang
buttons) dipilih dari daftar dokumen. Tempatkan mouse pointer
di tombol yang tampil dari fungsi explanation (go to
first document), (go to previous dokumen), (go to next
document), (go to last document), (go to new
document).
(Edit current field box) Tekan kotak ini untuk mengubah tempat yang dipilih
dalam worksheet (index data).
(Field name) Nama-nama dari tempat yang dimasukan data. Isinya
dibuat oleh pengguna atau tema yang dapat diubah di
dalam worksheet. Isi dari field dibuat oleh sistem
(pages), (entry date), (revision date), (worksheet) tidak
dapat di ubah di dalam worksheet.

(Document list) Dokumen-dokumen di dalam worksheet yang tampil.
Jika dokumen-dokumen tersebut telah di index,
indexdata akan tampil di field. Jika dokumen tidak di
index, field akan kosong. Dokumen yang dipilih lebih
terang.
(Thumbnails) Thumbnails dari gambar-gambar yang disimpan di
dokumen yang tampil. Pilih (thumbnail pane), dari
(view) pilih menu untuk menampilkan thumbnails.
(Status bar) Informasi yang berhubungan dengan worksheet yang
sedang tampil. Tempaktan mouse pointer di icon untuk
menampilkan penjelesan fungsi.
(Property field) Tampilan-tampilan icon yang mengindikasikan keadaan
sekarang dari dokumen di dalam worksheet. Tempatkan
mouse pointer di icon untuk menampilkan penjelasan.
Gambar 2.4 Property Field
4. Mengatur Sekitar Worksheet

Modifikasi worksheet menggunakan lembar petunjuk dibawah
ini. Kamu dapat menemukan lembar-lembar di kotak dialog
(preference), yang tampil melalui (preference) dari menu (tools).
Tabel 2.5 Langkah Modifikasi Worksheet
Worksheet See (worksheet reception settings
on p...)
Thumbnail pane See (thumbnail setting on p...)

Properties column See (properties setting on p..)
Compare index data See (compare index data setting
on p...)
● Pengaturan Worksheet Reception
Ikuti prosedur dibawah ini untuk memodifikasi worksheetreception

1. Dari menu (tools) pilih (preference)
2. Tekan (worksheet)
3. Rubah aturan-aturan ini jika perlu lalu tekan ok.
Gambar 2.5 Receive Worksheet
Gambar 2.6 Seleksi (Preferences) Worksheet

Tabel 2.6 Keterangan Preferences
(play sound) Menyalakan suara ketika worksheet diterima
(interval between Pengutaran untuk memeriksa perbedaan
checking penerimaan worksheet dari pengguna lain di
worksheet(minutes) dalam workgroup, dengan jangka dari 0-60
menit. Ketika pengaturan nihil (0), secara
otomatis tidak akan memerika. Waktu yang
dibutuhkan adalah 15 menit.
(Acton on receiving Pilihan aksi ketika worksheet di terima
worksheets)
(display message box) Pilihan untuk menampilkan konfirmasi yang
mengindikasikan penerimaan worksheet.
(no action) Tidak ada aksi yang diambil
ketika worksheet diterima. Untuk
memeriksa penerimaan worksheet
pilih (open) dari menu
(worksheet)
(Font) Pilih font untuk digunakan dalam
tampilan dan pencetakan
worksheet. Font dan size yang
sedang dipilih sekaran adalah (MS
sans serif, 10 point) ditampilkan
melalui (font)
(select) Tekan open di (font) kotak dialog
dan rubah hurufnya.

Gambar 2.7 Font
Gunakan scollbar dan button, pilih (font), (font style), atau (size), dan tekan
(ok). Huruf yang dipilih di kotak dialog digunakan untuk tampilan dan cetakan
worksheets.
Tabel 2.7 Keterangan restore default and default font
(restore default) Tekan restore default font
● Pengaturan-Pengaturan Thumbnail
Ikuti prosedur dibawah ini untuk membentuk gaya dari thumbnail
ketikan (tumbnail pane) dipilih dalam menu (view).
Note:
Pengaturan ini tidak berefek ke gaya dari thumbnail yang tampil ketika
(view) menu (thumbnail) dipilih dalam Image window
1. Dari menu (tools) pilih (preferences)

Kotak dialog (preferences) akan tampil
2. Tekan (thumbnail pane)
3. Ubah pengaturan ini jika perlu, kemudian tekan (ok)
Tabel 2.8 Keterangan Thumbnail

(page shape) Pilih halaman dari thumbnail.
(potrait) Thumbnail yang tampil dalam bentuk potret.

(square) Thumbnail yang tampil dalam bentuk kotak.
(landscape) Thumbnail yang tampil dalam bentuk
horizontal.
(scaling) Pilih rasio pembesaran thumbnail dalam
halaman.
(fit to page) Keseluruhan gambar akan tampil.
(fit to width) Thumbnail yang tampil di halaman
berdasarkan luasnya halaman.
(fit to height) Thumbnail yang tampil dihalaman
berdasarkan tingginya halaman.
(maximun number or rows) Pilih the maximun number of rows of
thumbnail, didalam skala 1-32. Minimal
membutuhkan 1.
(initally expand all document) Dua atau lebih halaman tampil ketika
thumbnail ditampilkan.
(save current pane height as Memilih untuk pengaturan thumbnail yang
the default) sedang tampil sesuai dengan aturan awal
worksheet.
(show thumbnail pane on Thumbnail yang tampil sama dengan waktu
opening worksheet) worksheet dibuka.
(scale to gray) Pilihan untuk menampilkan thumbnails
dalam skala abu
(enhancment contrast) Hanya tentang perbedaan, diskala 1-225.

● Pengaturan-Pengaturan Properti
Ikuti prosedur dibawah ini untuk menkonfigurasikan properties icon.
1. Dari menu [Tools] pilih [Preferences].
2. Tekan [Properties Column]
3. Rubah pengaturan ini jika perlu, kemudian tekan [OK]
Gambar 2.8 Preferences Properties Column

(show these Pilih property icon untuk ditampilkan dalam
properties) properties column.
(document status) Icon yang mengindikasikan dokumen yang
ditampilkan.
(document tags) Icon dan pemeriksa kotak yang mengindikasikan
status dokumen yang ditampilkan.
(page tags) Icon dan pemerika kotak yang mengindikasikan
status halaman yang ditampilkan.
(double-sided pages) Icon yang mengidentifikasi dua atau satu bagian
halaman yang ditampilkan.
(blank pages) Icon yang mengidentifikasi halaman kosong atau
tidak kosong yang ditampilkan.
Tabel 2.9 Keterangan Properties Column

● Tampilan Image Window
Image suatu dokumen ditampilkan di Image Window. Untuk
menampilkan gambar dari sebuah dokumen dalam Image Window, klik ganda
dokumen pada worksheet, atau klik dokumen dan dari menu [File] pilih ➞
[Open]➞[Open Document di Image Window Baru].
Gambar 2.9 Image Window

Judul bar : Isi field pertama dari dokumen yang dipilih dan nomor halaman
yang sedang ditampilkan akan ditampilkan. Ketika halaman yang
ditampilkan ditandai, (T) tanda ditampilkan. Sebagai contoh, jika
dokumen disimpan dalam format dua sisi, ia ditampilkan sebagai
[Halaman 1 Depan] dan [Page 1 Kembali].
Menu bar : nama Menu Window Gambar ditampilkan.
[File] : Perintah Menu untuk memindai dokumen dengan scanner dan
gambar impor.
[View] : Perintah Menu untuk melihat halaman dan dokumen, tag, dan
memodifikasi tampilan gambar di Image Window (memperbesar,
mengurangi, memutar, penyesuaian kerapatan) yang dimasukkan.
[Tools] : Perintah Menu untuk menyesuaikan toolbar, mendirikan Image
Window, mengedit data Indeks, dan menciptakan Jenis Formulir yang
disertakan.
[Jendela] : Perintah Menu untuk mengubah tampilan Image Window dan
menampilkan jendela utama tanpa menutup Image Window
disertakan.
[Bantuan] : Menu perintah untuk menampilkan Bantuan online disertakan.
[Tentang] menampilkan nomor versi saat ini.
Toolbar : Ada dua toolbar dalam Image Window: Toolbar 1 dan Toolbar 2.
Fungsi-fungsi menu (perintah menu) ditugaskan untuk tombol toolbar
masing-masing. Denganfungsi [Customize Toolbars], toolbar dapat
disesuaikan dan dapat beralih antara ditampilkan dan tersembunyi.
(Lihat "Menyesuaikan Toolbar," pada hal 12-7.)
Jendela Halaman: Setiap halaman ditampilkan. Beberapa jendela halaman dapat
ditampilkan pada Image Window. Klik bar judul Window Halaman
untuk membuat Page Jendela jendela aktif.
Status bar : Menampilkan informasi yang berkaitan dengan status Image
Window. Tempatkan pointer mouse pada ikon untuk menampilkan
deskripsi fungsinya.
BAB II
PENGENALAN OPERASI DASAR IWSM
2.1 Memulai Scan Manager

1. Klik windows [Start] menu
2. Pilih [Program] . [Canon ImageWARE] . [Scan Manager].
Scan Manager starts and then the [Automatic Indexing Tutorial] dialog box is
displayed.
Loggin Scan Manager
Ketika login window ditampilkan
1. Pilih [Sample Workgroup] dari [Workgroup]. Enter “USER” dalam [User name].

Catatan. Nomor password dikonfigurasi untuk USER1 dari workgroup contoh
biarkan field password kosong.
2. Pilih [OK]
3. Mulai scan manager dan [Automatic Indexing Tutorial] window ditampilkan
Pada kotak dialog [Automatic Indexing Tutorial] digunakan untuk mengatur

pemindaian fitur [Automatic Indexing] dengan mudah, yang merupakan fungsi
penting dari Scan Manajer.
Untuk menutup jendela ini, klik [Close]. Untuk informasi lebih lanjut, lihat
[Indexing While Importing] pada halaman 4-3, dari buku Panduan Pengguna.
Anda dapat menggunakan Sampel Workgroup yang dibuat secara default, atau
membuat workgroup baru.
(Lihat Panduan Administrator, Bab 3, "Mengelola Workgroups dan Pengguna.)
2.2. Mengakhiri Scan Manager

Plih Menu [File]. [Exit].

Klik [Yes]
2.3. Mengubah User Password

Prosedur untuk mengubah administrator sistem nama pengguna dan password
ditunjukkan di bawah ini :
Perhatikan hal berikut ketika mengubah nama pengguna dan password dari sistm
administrator.
1. Nama pengguna dan password sistem administrator diterapkan hanya pada
workgroup saat ini dan tidak berlaku untuk seluruh sistem Scan Manajer. Anda
perlu untuk menerapkan dan mengubah nama pengguna sistem administrator dan
password untuk masing-masing workgroup.
2. Ketika sebuah workgroup baru dibuat, nama pengguna sistem administrator dan
password untuk diatur ke “ADMIN”

3. Nama pengguna dan workgroup harus tidak melebihi 32 karakter. Anda dapat
memasukkan karakter abjad (Tidak case-sensitive: semua karakter alfabet yang
dimasukkan dikonversi ke huruf besar), karakter numerik, simbol, dan kombinasi.
4. Password harus string tidak lebih dari 32 karakter alfanumerik. Anda dapat
memasukkan karakter abjad, numeric, symbol, dan kombinasi.
Ikuti prosedur yang tampak di bawah ini :

1. Dari menu [Tools], pilih [user/group]. [Admin] pada [user] harus ditampilkan.
2. Klik tombol [Modify]
3. Kotak dialog [User Properties] ditampilkan

4. Masukan nama pengguna yang baru di [User name] jika perlu.

Sampai 16 karakter dapat dimasukkan.
5. [User name] Harus tidak melebihi 32 karakter. Anda dapat memasukkan abjad
karakter (Tidak case-sensitive: semua karakter alfabet masuk dikonversi ke huruf
besar), karakter numerik, simbol, dan kombinasi
6. Klik tombol [Kata sandi]. Pengganti [Kata sandi] pada windows ditampilkan.
7. Masukan kata sandi baru pada kotak [Enter new password]

8. Masukkan password tidak lebih dari 32 karakter. Anda dapat memasukkan
karakter abjad, numerik, simbol, dan kombinasi.
Sebuah tanda bintang (*) saat Anda memasuki masing-masing karakter. Masukan
kata sandi baru kembali ke kotak [Confirm new password].
Catatan : kata sandi ditampilkan dengan tanda bintang *.
Tekan tombol [OK]. Windows [User properties] ditampilkan
Nama pengguna baru ditampilkan pada daftar.

9. Tekan tombol [OK]
10. Tekan tombol [YES] dalam kotak konfirmasi dialog

Catatan penting : jangan lupa user name dan password untuk system
administrator.Ini melengkapi prosedur untuk mengubah nama pengguna administrator
sistem dan password.
PENTING
Menyimpan nama pengguna administrator sistem dan password di lokasi yang aman
untuk referensi mendatang.
CATATAN
Lihat "Pengguna Mendaftarkan," pada hal 3-21 untuk prosedur untuk menambahkan
user dan "Mendaftarkan Workgroups," pada hal 3-10 untuk prosedur untuk
menambahkankelompok dan mengatur hak akses.
2.4. Masuk Ke Workgroup

Ikuti prosedur di bawah ini untuk membuat dan menambahkan sebuah
workgroup baru ke sistem. Membuat workgroup pada Windows 2000/XP/Server 2003
memerlukan administrator tertulis.
1. Dari Menu [Tools], kemudian [Loggin to workgroup]
Kotak dialog [Login] ditampilkan
2. Klik tombol [Select]

Kotak dialog [Select Workgroup] ditampilkan
3. Klik tombol [Conect to]
4. Pilih Ok

BAB III
PENGATURAN TAMPILAN JENDELA IWSM
3.1. Jendela Display Utama
Tampilan jendela utama scan manager adalah halaman yang memuat hampir semua kontrol
untuk mengoperasikan scan manager. Berikut adalah tampilan halaman utama lembar kerja
scan manager.
(Title bar) Title bar dari scan manager

(Menu bar) Nama-nama dari menu jendela utama yang ditampilkan
Fungsi yang menghubungkan antara input dan output, meliputi : (scan),
(File)
(import), (print), (exsport), etc
Fungsi dari proses lembar kerja, seperti opening, closing, creating &
(Worksheet) deleting worksheets, menghubungkan worksheet dengan database, dan
menerima worksheet dari pengguna lain dengan workgroup yang sama.
Fungsi untuk mengedit data dari dokumen dalam worksheets. Berfungsi
(Edit)
juga untuk menemukan dokumen dalam worksheet.
Fungsi untuk menampilkan thumbnails, untuk mengubah daftar tampilan
(View) worksheet dan untuk menandai dokumen dan halaman yang spesifik
dalam worksheet
Fungsi untuk mengelola workgroups and worksheets
(Tools)
(Window) Fungsi untuk menyusun jendela dan bagian dari jendela di dalam layar
Fungsi untuk menampilkan secara online, (mengenai) tampilan yang
(Help)
sedang dipakai
(Minimize, (Restore), (Close) Tombol, tombol jendela utama untuk mengubah
maximamize) ukuran jendela

Menu yang menyediakan fungsi-fungsi. Simpan mouse pointer di
(Toolbars) tombol-tombol yang tersedia maka secara otomatis akan menyenjelaskan
fungsinya.
Tampilan dari dokumen yang di masukan ke scan manager. Nama tempat
(Worksheet) dari tema yang dibuat adalah seperti setiap judul yang tampil di masing-
masing tempat.
Ketika tugas operasi otomatis dibuat, maka akan ada icon tugas yang
(Job icon)
tampil.
3.2. Mengatur Tampilan Utama

Kamu dapat memodifikasi jendala utama di pilihan kotak dialog, yang mana tampil melalui
seleksi (preference) dari menu (tools).
- Lembaran umum
Pengaturan-pengaturan umum
Ikuti prosedur dibawah ini untuk membuat pengaturan dasar jendela utama;
4. Dari menu (tools), pilih (preference).
Akan tampil (preference) dari kotak dialog
5. Tekan pilihan (general)
6. Periksa tanda tempat yang meminta untuk mengubah pengaturan, lalu tekan ok.
(save setting on exit) Menyimpan tampilan sesuai keadaan setelah keluar, jadi itu sama
dengan jendela yang dapat dibuka kembala selanjutnya.
(ignore accents on Accents adalah membiarkan ketika dokumen di cari.
search)
(save worksheet Menyimpan keadaan luas dan permintaan tampilan dari tempat di
column settings) dalam lembar kerja.
(save changes as they Secara otomatis menyimpan pengaturan di setiap waktu ketika
as entered) lembar kerja berubah.
(view while editing) Tidak tersedianya untuk memasukan informasi ke tempat, ketika

sedang menampilkan gambar.
(restore all message Semua pesan yang disembunyikan akan tampil.
boxes)
3.3. Tampilan Worksheet

Lembar kerja menampilkan daftar dari setiap dokumen yang telah di scan atau di impor
kedalam workgroup.
(Worksheet title Nama worksheet yang tampil di title bar. Ketika hanya bagian dari
bar) dokumen yang tampil, “incomplete” adalah setelah tampilan dari nama
worksheet
(Document move Gunakan tombol ini untuk memindahkan dokumen yang dipilih dari
buttons) daftar dokumen. Tempatkan mouse pointer di tombol yang tampil dari
fungsi explanation (go to first document), (go to previous dokumen),
(go to next document), (go to last document), (go to new document).
(Edit current Tekan kotak ini untuk mengubah tempat yang dipilih dalam worksheet
field box) (index data).
(Field name) Nama-nama dari tempat yang dimasukan data. Isinya dibuat oleh
pengguna atau tema yang dapat diubah di dalam worksheet. Isi dari
field dibuat oleh sistem (pages), (entry date), (revision date),
(worksheet) tidak dapat di ubah di dalam worksheet.
(Document list) Dokumen-dokumen di dalam worksheet yang tampil. Jika dokumen-
dokumen tersebut telah di index, index data akan tampil di field. Jika
dokumen tidak di index, field akan kosong. Dokumen yang dipilih
lebih terang.
(Thumbnails) Thumbnails dari gambar-gambar yang disimpan di dokumen yang
tampil. Pilih (thumbnail pane), dari (view) pilih menu untuk
menampilkan thumbnails.
(Status bar) Informasi yang berhubungan dengan worksheet yang sedang tampil.
Tempaktan mouse pointer di icon untuk menampilkan penjelesan
fungsi.
(Property field) Tampilan-tampilan icon yang mengindikasikan keadaan sekarang dari
dokumen di dalam worksheet. Tempatkan mouse pointer di icon untuk

menampilkan penjelasan.
3.4. Pengaturan Worksheet Reception

Mengatur Sekitar Worksheet
Modifikasi worksheet menggunakan lembar petunjuk dibawah ini. Kamu dapat menemukan
lembar-lembar di kotak dialog (preference), yang tampil melalui (preference) dari menu
(tools).
Worksheet See (worksheet reception settings on p...)
Thumbnail pane See (thumbnail setting on p...)
Properties column See (properties setting on p..)
Compare index See (compare index data setting on p...)
data
Pengaturan Worksheet Reception
Ikuti prosedur dibawah ini untuk memodifikasi works heet reception
4. Dari menu (tools) pilih (preference)
5. Tekan (worksheet)
6. Ubah aturan-aturan ini jika perlu lalu tekan ok

(interval between Pengutaran untuk memeriksa perbedaan penerimaan worksheet
checking worksheet dari pengguna lain di dalam workgroup, dengan jangka dari 0-60
(minutes) menit. Ketika pengaturan nihil (0), secara otomatis tidak akan
memerika. Waktu yang dibutuhkan adalah 15 menit.
(Acton on receiving Pilihan aksi ketika worksheet di terima
worksheets)
(display message box) Pilihan untuk menampilkan konfirmasi yang mengindikasikan
penerimaan worksheet.
(play sound) Menyalakan suara ketika worksheet diterima.
(no action) Tidak ada aksi yang diambil ketika worksheet diterima. Untuk
memeriksa penerimaan worksheet, pilih (open) dari menu
(worksheet)
(Font) Pilih font untuk digunakan dalam tampilan dan pencetakan
worksheet. Font dan size yang sedang dipilih sekaran adalah (MS
sans serif, 10 point) ditampilkan melalui (font)
(select) Tekan open di (font) kotak dialog dan rubah hurufnya.

Gunakan scollbar dan button, pilih (font), (font style), atau (size), dan tekan (ok). Huruf yang
dipilih di kotak dialog digunakan untuk tampilan dan cetakan worksheets.
(restore default) Tekan restore default font
Catatan :
Pengaturan dari (action on receiving worksheets) juga digunakan ketika memilih (receive)
dari menu (worksheet)
3.5 Pengaturan-Pengaturan Thumbnail

Ikuti prosedur dibawah ini untuk membentuk gaya dari thumbnail ketikan (thumbnail pane)
dipilih dalam menu (view)
Note:
Pengaturan ini tidak berefek ke gaya dari thumbnail yang tampil ketika (view) menu
(thumbnail) dipilih dalam Image window
4. Dari menu (tools) pilih (preferences)
Kotak dialog (preferences) akan tampil
5. Tekan (thumbnail pane)
(page shape) Pilih halaman dari thumbnail.

(potrait) Thumbnail yang tampil dalam bentuk potret.
(square) Thumbnail yang tampil dalam bentuk kotak.
(landscape) Thumbnail yang tampil dalam bentuk horizontal.
(scaling) Pilih rasio pembesaran thumbnail dalam halaman.
(fit to page) Keseluruhan gambar akan tampil.
(fit to width) Thumbnail yang tampil di halaman berdasarkan luasnya
halaman.
(fit to height) Thumbnail yang tampil dihalaman berdasarkan tingginya
halaman.
(maximun number or Pilih the maximun number of rows of thumbnail, didalam skala
rows) 1-32. Minimal membutuhkan 1.
(initally expand all Dua atau lebih halaman tampil ketika thumbnail ditampilkan.
document)
(save current pane height Memilih untuk pengaturan thumbnail yang sedang tampil
as the default) sesual dengan aturan awal worksheet.
(show thumbnail pane on Thumbnail yang tampil sama dengan waktu workseet dibuka.
opening worksheet)
(scale to gray) Pililhan untuk menampilkan thumbnails dalam skala abu.
(enhancment contrast) Hanya tentang perbedaan, di skala 1-225. Minimal
membutuhkan 128

3.6 Pengaturan-Pengaturan Properti
Ikuti prosedur dibawah ini untuk menkonfigurasikan properties icon.
4. Dari menu (tools) pilih (preferences).
5. Tekan (properties column)
(show these properties) Pilih property icon untuk ditampilkan dalam properties column.
(document status) Icon yang mengindikasikan dokumen yang ditampilkan.
(document tags) Icon dan pemeriksa kotak yang mengindikasikan status dokumen
yang ditampilkan.
(page tags) Icon dan pemerika kotak yang mengindikasikan status halaman
yang ditampilkan.
(double-sided pages) Icon yang mengidentifikasi dua atau satu bagian halaman yang
ditampilkan.
(blank pages) Icon yang mengidentifikasi halaman kosong atau tidak kosong
yang ditampilkan.
Bandingkan Index Pengaturan-Pengaturan Data

Ikuti prosedur berikut untuk mengatur kondisi dan operasi untuk data indeks perbandingan.
1. Dari menu [Tools], pilih [Preferensi].
[Preferensi] kotak dialog yang ditampilkan.
2. Klik [Bandingkan dataIndeks] tab.
3. Mengubah pengaturan jika perlu➞ klik [OK].
[Tag] Mengatur kondisi penandaan setelah perbandingan.
[Matching rows] Pencocokan baris ditandai setelah perbandingan.
[Differing rows] Baris yang berbeda ditandai setelah perbandingan.
[Case sensitive] Kasus atas dan bawah dibedakan selama perbandingan.
[Preserve existing tags] Tag yang ada disimpan selama penandaan.
[Resolve mismatches] Jika baris yang berbeda ditemukan setelah perbandingan,

ketidaksesuaian
secara otomatis diselesaikan.
3.7 Tampilan Image Window

Image suatu dokumen ditampilkan di Image Window. Untuk menampilkan gambar dari
sebuah dokumen dalam Image Window, klik ganda dokumen pada worksheet, atau klik
dokumen dan dari menu [File] pilih➞ [Open]➞
[Open Document di Image Window Baru].

[Title bar] : Isi field pertama dari dokumen yang dipilih dan nomor halaman yang
sedang ditampilkan akan ditampilkan. Ketika halaman yang
ditampilkan ditandai, (T) tanda ditampilkan. Sebagai contoh, jika
dokumen disimpan dalam format dua sisi, ia ditampilkan sebagai
[Halaman 1 Depan] dan [Page 1 Kembali].
[Menu bar] : nama Menu Window Gambar ditampilkan.
[File] : perintah Menu untuk memindai dokumen dengan scanner dan gambar
impor.
[View] : perintah Menu untuk melihat halaman dan dokumen, tag, dan
memodifikasi tampilan gambar di Image Window (memperbesar,
mengurangi, memutar, penyesuaian kerapatan) yang dimasukkan.
[Tools] : perintah Menu untuk menyesuaikan toolbar, mendirikan Image
Window, mengedit data Indeks, dan menciptakan Jenis Formulir yang
disertakan.
[Window] : perintah Menu untuk mengubah tampilan Image Window dan
menampilkan jendela utama tanpa menutup Image Window
disertakan.

[Bantuan] : Menu perintah untuk menampilkan Bantuan online disertakan.
[Tentang] menampilkan nomor versi saat ini.
[Toolbar] : Ada dua toolbar dalam Image Window: Toolbar 1 dan Toolbar 2.
Fungsi-fungsi menu (perintah menu) ditugaskan untuk tombol toolbar
masing-masing. Dengan fungsi [Customize Toolbars], toolbar dapat
disesuaikan dan dapat beralih antara ditampilkan dan tersembunyi.
(Lihat "Menyesuaikan Toolbar," pada hal 12-7.)
[Jendela Halaman] : Setiap halaman ditampilkan. Beberapa jendela halaman dapat
ditampilkan pada Image Window. Klik bar judul Window Halaman
untuk membuat Page Jendela jendela aktif.
[Status bar] : Menampilkan informasi yang berkaitan dengan status Image
Window. Tempatkan pointer mouse pada ikon untuk menampilkan
deskripsi fungsinya
Mengatur Suasana Gambaran Window

Sesuaikan Image Window menggunakan lembaran ditunjukkan di bawah ini dalam kotak
[Preferensi] dialog, ditampilkan dengan memilih [Preferensi] dari menu [Tools].
[Umum] lembar Lihat "Pengaturan Umum," pada hal 2-15.
[Gambar Defaults] lembar Lihat "Pengaturan Image Window," pada hal 2-17.
[Otomatis Browse] lembar Lihat "Pengaturan Otomatis Browse" dihalaman 2-19.
[Plug-in] lembar Lihat "Plug-in Pengaturan," pada hal 2-20.
Pengaturan-Pengaturan Umum
1. Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengkonfigurasi pengaturan umum untuk Image
Window.
Dari menu [Tools] di Image Window, pilih [Preferensi].
2. [Preferensi] kotak dialog yang ditampilkan.
Klik [General] tab.

[Save image window’s dimension on exit]
Pilih untuk menyimpan posisi tampilan, orientasi, rasio zoom gambar, dan ukuran Jendela
Page, sehingga pengaturan tersebut dikembalikan bila Window Gambar dibuka kembali.
[Save active image position]
Pilih untuk menyimpan posisi gulir saat ini, arah rotasi, dan rasio zoom gambar, sehingga
pengaturan tersebut dikembalikan bila Window Gambar dibuka kembali.
[Perform border removal]
Pilih untuk menghapus batas hitam dari seluruh scan gambar.
[Open new page windows with slitter]
Pilih untuk membuka Image Window dengan splitter.
[Page side browsing]
Pilih metode tampilan halaman untuk double sided dokumen.
[Thumbnail window size]
Pilih jumlah dan tata letak thumbnail yang ditampilkan dengan memilih [View] menu➞
[Thumbnail]. Seleksi yang dimungkinkan dari 4 halaman (2×2) sampai 100 halaman (10×10).
[Right mouse button function]

Pilih fungsi tombol mouse sebelah kanan. Menu pop-up berikut ditampilkan jika Anda
memilih rentang dengan menyeret dengan tombol mouse sebelah kanan di Image Window
ketika [pilihan Hadir setiap waktu] dipilih.
[Copy to Clipboard (Current Resolution)]

Pilih untuk menyalin area yang dipilih ke clipboard dalam resolusi saat ini.
[Copy to Clipboard (Full Resoluion)]
Pilih untuk menyalin area yang dipilih ke clipboard dalam resolusi pemindaian.
[Display clipped area in new window]
Pilih untuk menampilkan daerah yang ditunjuk pada jendela baru. Ukuran jendela ini tidak
dapat diubah.
[Zoom in on clipped area]
Pilih untuk memperbesar area tertentu, dengan menyere tdengan tombol mouse sebelah
kanan. Perhatikan bahwa area yang dipilih belum disalin atau disisipkan.
[Document Properties] kotak dialog ditampilkan.
[Image properties] kotak dialog ditampilkan.
3.8 Pengaturan Tampilan Gambaran Window

Ikuti prosedur di bawah untuk mendefinisikan default gambar.
1. Dari menu [Tools] di Image Window, pilih [Preferensi].
2. Klik [Gambar Defaults] tab.
3. Mengubah pengaturan jika perlu ➞ klik [OK].

[Initial zoom level]
Pilih tingkat zoom dari halaman ketika Image Window dibuka. Nilai yang ditentukan di sini
akan menjadi default tjika [View] menu➞ [Skala] dipilih dalam Image Window. Pilih [Fit to
width], [Fit to page], atau [Preset]. Ketika [Preset] dipilih, nilai dapat dipilih dari 10%, 20%,
40%, 75%, 100%, 120%, 150%, 200%, dan 300%, di samping itu, setiap nomor 10-300, bisa
dimasukkan secara manual.
[Initial orientation]
Pilih halaman orientation ketika Image Window dibuka. Orientasi dipilih di sini akan
menjadi default jika [View] menu➞ [Putar] dipilih dalam Image Window. pilih dari [Tidak
ada], [Putar 90 derajat], [Putar 180 derajat], dan [Putar 270 derajat].
[Initial enhancement]
Pilih kontras saat Window Halaman dibuka. Pemilihan dibuat di sini adalah default jika
[View] menu➞ [Meningkatkan] dipilih dalam Image Window.
[Enhancement contrast]
Pindahkan bar gulir samping untuk mengatur kontras [Bitonal] atau [Skala abu-abu].
3.9 Pengaturan Pencarian Otomatis
Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengkonfigurasi fungsi jelajah otomatis.
1. Dari menu [Tools] dari Image Window, pilih [Preferensi].
2. Klik tab [Browse Otomatis].

[Documents] Pilih dokumen yang akan ditampilkan dalam modus Auto People dari
[dokumen saat ini hanya], [Tagged dokumen], dan [Semua dokumen ditampilkan]. Nilai awal
adalah [Semua dokumen ditampilkan].
[Pages] Pilih halaman yang akan ditampilkan dalam modus Auto People dari [Halaman satu-
satunya] dan [Semua halaman]. Nilai awal adalah [Semua halaman].
[Sides] sisi Pilih halaman yang akan ditampilkan dalam modus Auto People dari [Kedua
belah pihak] dan [hanya Depan]. Nilai awal adalah [Kedua belah pihak].
[Display page for …seconds]
Pilih interval menampilkan halaman, dari kisaran 1 sampai 99 detik. Nilai awal adalah 5
detik.
Menentukan Pengaturan
Ikuti prosedur di bawah ini untuk membuat pengaturan plug-in.
1. Dari menu [Tools] di Image Window, pilih [Preferensi].
2. Klik [Plug-in] tab.
3. Pilih salah satu dari plug-in tersedia ➞ klik [OK].

[Adjust orientation] Orientasi dokumen terdeteksi dan secara otomatis disesuaikan.
[Deskew (border removal] Miring dokumen terdeteksi dari perbatasan dokumen dan secara
otomatis disesuaikan.
[Deskew (string detection)] Miring dokumen terdeteksi dari string dan otomatis disesuaikan.

BAB IV
MEMBUAT LEMBARI VIRTUAL PENYIMPANAN DOKUMEN
4.1 Membuat Lemari Virtual Penyimpanan Arsip(Work Group)

Masuk Ke Workgroup
Ikuti prosedur di bawah ini untuk membuat dan menambahkan sebuah
workgroup baru ke sistem. Membuat workgroup pada Windows 2000/XP/Server 2003
memerlukan administrator tertulis.
1. Dari Menu [Tools], kemudian [Loggin to workgroup]
Kotak dialog [Login] ditampilkan
2. Klik tombol [Select]
Kotak dialog [Select Workgroup] ditampilkan
Klik tombol [Create new]

3. Masukan nama Work Group pada kotak [Name]
[Name] Tidak melebihi 32 karakter. Anda dapat memasukkan abjad karakter (tidak

case-sensitive : semua karakter alfabet masuk dikonversi ke huruf besar),
karakter numerik, simbol, dan kombinasi lain.
4. Masukkan path ke folder penyimpanan
PENTING
Jika ingin membuat folder perlu menunjuk pada Windows Explorer.

CATATAN
b. Anda dapat memilih dari daftar dengan menggunakan tombol [Browse]
c. Dokumen yang berhubungan dengan Work Group di buat oleh Scan
Manager dan gambaran file-file masukan di simpan pada folder ini.
5. Jika folder masukan pada kotak [Path] tidak ada, maka secara otomatis akan dibuat
6. Pastikan untuk menentukan subdirektori.
7. Pilih nama Workgroup baru dari daftar [Name, Path], dan klik tombol [OK]
5. Masukan nama pengguna dan password, klik tombol [OK]
CATATAN
Ketika masuk pertama kali, masukan “ADMIN” diantara kotak [User Name] dan
kotak [Password]

Latihan Membuat WG
Jalankan program scan manager

1. Pada scan manager, Pilih [tools] kemudian [login to workgroup]
2. Klik tombol [select]

3. Klik tombol [create new] kemudian kita buat workgroup yang kita inginkan.
Misal Workgroup yang pilih yaitu Divisi Keuangan
4. Masukan nama workgroup yang akan kita buat pada kotak [name]
5. Kemudian untuk mengisi letak folder penyimpanan file kita ini, kita bisa klik
[browse] Enter OK untuk menemukan folder pada kotak [path]

6. Buatlah folder PT Alenatex terlebih dahulu di dalam direktori yang dikehendaki
yang nantinya digunakan sebagai Path.
7. Masukan Nama dan password.

Untuk memasukan password pertama, kita ketik di dalam password [ADMIN]
Klik tombol [OK].
8. Tunggu, maka akan keluar gambar seperti dibawah ini

9. Kemudian klik tombol [close]

4.2 Membuat Worksheet Template
1. Pilih menu Tools, pilih worksheet Tempalte
2. Pilih New,

3. Tulis Nama Worksheet Template di Template Name, pilih New
4. Isikan nama-nama field atau kata tanggkap dari dokumen

Catatan:
Pada Type bisa diisi sesuai dengan jenis data, apa text(teks), numeric(angka),
date(tanggal), memo(Keterangan)
Pad Length disi jumlah karakter panjangnya nama field.
Setelah selesai pilih OK
4.3 Membuat Worksheet
1. Dari menu Worksheet, pilih New,

2. Pilih Select
3. Pilih Workseet Template mana yang akan dibuatkan worksheetnya.
4. Misal pilih Worksheet Template Gaji dan Upah, buat worksheet nya Gaji harian

5. Pilih OK dan klik Ok sekali lagi.
Catatan:
Untuk membuat worksheet yang lainnya, dan dari worksheet template yang lain
prosedurnya sama.

BAB V
MENGIMPOR DOKUMEN
5.1 Metode Scan
Dokumen dapat diimport dengan berbagai metode salah satu nya metode dengan
menggunakan scaner. Dalam sub bab ini menjelaskan bagaimana meng-scan dokumen-
dokumen dan menyimpannya dalam data worksheet yang tersedia dengan syarat sebagai
berikut :
1. worksheet telah dibuat
2. scanner mendukung untuk melakukan scan dua sisi
3. scanner yang digunakan mendukung untuk pengisian kertas otomatis
5.2 Impor Kertas Dokumen

Prosedur melampirkan scan dokumen ke dokumen yang ada di dalam sebuah kertas kerja:
1. pilih dokumen/ halaman pada kertas kerja untuk dilampirkan ke dalam scan dokumen
2. dari menu “File” pilih “scan”
3. Klik “Start”
4. Setelah selesai dilampirkan pilih dokumen pilih “Append” dalam “Append/insert page”
window

5. Jika memasukan sebelum halaman khusus pilih “masukan sebelum halaman#” didalam
“Append/Insert” window
5.3. Alat Scanner

Alat scanner yang telah diinstalkan pada komputer, dapat digunakan untuk memasukan data-
data dokumen ke dalam worksheet.
5.4. Mengatur Scanner

1. Klik “File” pilih “Scan”
2. Atur dokumen dalam scanner
3. Klik tombol “Preview”
4. Klik dua kali “Scanner Settings” untuk merubah kualitas gambar
5. Pengaturan scanner

[MODE] Pilih mode scanning pada dokumen.dokumen yang paling banyak
dapat di scan dalam kondisi maksimum dengan pengaturan [black
and white], jenis dan nomor dalam pengaturan [color, gray scale,
etc]. Boleh berbeda tergantung pada scanner
[Dither] Pilih turned off ketika tidak ada pilihan. Ini dapat digunakan untuk
meng-scan dokumen hanya dengan karakter atau dengan ilustrasi
bayangan dan bentuk yang sederhana.
Pilih turned on ketika [error disffusion]. Ini dapat meng-scan untuk
merubah foto atau gambar
[Dots per Inch] Pilih resolusi untuk membaca sekilas. Pilih 200 dpii atau 300 dpi di
dalam menu pull down. Ukuran dokumen besar ketika memilih 300
dpi.
[Page Size] Pilih ukuran menurut dokumen yang akan di scan
[Brightness] Brightness dalam meng-scan gambar dapat disesuaikan. Pilih
[manual] dan geser ke samping dengan kursor untuk menyesuaikan
brightness. Pilih [automatic] untuk mengotomatisasi gambar dengan
warna terang yang maksimum.
[Contrast] Kontras dalam meng-scan gambar dapat ditambahkan. Pilih
[manual] dan geser ke samping dengan kursor untuk menyesuaikan
kontras. Pilih [automatic] untuk mengotomatisasikan menambah
gambar dengan kontras yang maksimum. Ini diatur di [automatic] di
DR-3020
6. Klik tombol “area” untuk mengatur area yang akan di scan. Maka akan tampil “set
scanning area” window
7. Mengatur area yang akan di scan
[Units] Ukuran-ukuran dapat dipilih dengan inchi, millimeter dan pixels
[X Position] Isikan jarak garis mendatar (horizontal) dari tepi kiri atas kertas
untuk memulai scanning
[Y Position] Isikan jarak garis vertikal dari tepi kiri atas kertas untuk memulai
scanning
[Width] Masukan berapa lebar pada scanning area
[Length] Masukan berapa panjangnya pada scan area
8. Klik tombol “OK”
9. Klik dua kali [more scanning sttings] untuk mengatur pilihan lebih rinci.
10. Pengaturan secara rinci
[Scan Option]
[High Speed scanning] Dengan pengaturan ini, dokumen akan di scan dengan
kecepatan tinggi dengan mengurangi resolusi garis vertical.
Image dari scanned diubah sampai 300 dpi dan disimpan
[Manual Scanning] Halaman-hallaman dapat dikerjakan secara manual. Jika
detiknya telah dispesifikasikan sebelum halaman dokumen
diatur, berarti scanning sudah berakhir/selesai
[Page Size Detection] Ukuran halaman dari dokumen yang diatur dalam scanner
akan terdeteksi secara otomatis. Pengaturan ukuran halaman
dan daerah scanning akan gagal/tidak berhasil.
[Control Sheet detection] Scanning dengan control sheet sangat memungkinkan.
Pilihlah pilihan dari scanner ketika meng-scan dengan
control sheet dari yang sebelumnya.
[None] Control sheet tidak terdeteksi
[Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi, berarti itu sudah terekam
Sheet, Continue Scanning] sebelum meng-scan halaman selanjutnya
[Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi,berarti itu tidak terekam
Sheet, Continue Scanning] sebelum meng-scan halaman selanjutnya
[Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi,berarti itu terekam dan
Sheet, Stop Scanning] scanning berhenti
[Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi berarti itu tidak terekam dan
Sheet, Stop Scanning] scanning berhenti
Catatan: jangan menggunakan pengaturan ini jika scanner tidak mendukung
kegunaan dari control sheet. Sebaliknya ganti dengan pengaturan manual di
scanner tersebut untuk mengatur rinciannya.
11. Klik tombol “OK”
12. Tutup window “Preview”
5.5 Mengatur Double/Single Side Dokumen

Dokumen dan dua sisi halaman bisa dibagi dalam Image Window. Dokumen yang
mempunyai banyak halaman bisa di bagi menjadi dua dokumen yang terpisah.Dua sisi
halaman (halaman depan dan halaman belakang) dapat dibagi menjadi dua halaman yang
saling bebas.
Pembagian dokumen dengan banyak halaman:
1. Tampilkan halaman yang akan menjadi halaman pertama dari dua dokumen dalam
Image Window
2. Dari menu [file], pilih Devide kemudian Devide Document.

3. Jika dokumen akan di beri label halaman, kotak dialog akan menampilkan konfirmasi
tentang pelabelan di lanjutkan atau tidak.
4. Klik tombol [YES]
5. Klik tombol [OK]
5.6 Menyimpan Dokumen Yang Telah Diimpor Dalam Sebuah Baru

Buatlah dokumen baru pada index data ke dalam kertas kerja kemudian scan dokumen untuk
itu dapat ditampilkan. Perhatikan prosedur di bawah ini
1. Klik dokumen baru

2. Dari menu [Edit] pilih [Edit Mode]
3. Buat dokumen baru
4. Klik dokumen secara teliti ke dalam dokumen yang akan dipindahkan
5. Dari menu [File], pilih [Scan]
6. Klik dua kali [pages per document]
7. Pilih metode penyimpanan dokumen dalam [pages per document] dan klik tombol
[OK]
8. Pengaturan [Double Sided], [Orientation] dan [Display Image]
9. Atur dokumen dalam scanner
10. Klik tombol “Start”
11. Sesudah di scan klik tombol “close”
Menambahkan Sebuah Dokumen Yang Telah Diimpor Ke Sebuah Dokumen Yang
Telah Ada
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menambahkan dokumen yang telah di import untuk
dokumen yang ada dalam worksheet.
1. Klik dua kali [nomor Dokumen] pada [Dokumen Capture Panel].

[Dokumen angka] kotak dialog ditampilkan.
2. Tentukan jumlah dokumen yang ingin Anda tambahkan dokumen import klik
[OK]
[Dokumen Capture Panel] ditampilkan.[Store mode] diset ke [Store ke dalam

dokumen yang ada].
3. Double-klik [Tambah / masukkan halaman] pada [Dokumen Capture Panel].
[Tambah / masukkan halaman] kotak dialog ditampilkan.

4. Pilih lokasi untuk menambahkan / menyisipkan klik [OK].
[Dokumen Capture Panel] ditampilkan.

5.7. Mengimpor Dokumen-Dokumen Ke Dalam Dokumen Kosong
Anda dapat membuat dokumen kosong mempunyai data indeks hanya di muka, dan
impordata ke dalam dokumen yang di lain waktu. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Pilih dokumen baru pada worksheet.
2. Pilih kolom di mana Anda ingin memasukkan data indeks pilih [Edit Mode] dari [Edit]
menu.
Bidang yang dipilih diaktifkan untuk mengedit.
3. Masukkan data indeks ke lapangan keluar dari mode edit

Tekan tombol [Enter] untuk memasukkan data indeks di kolom berikutnya.
Untukmenyelesaikan data masuk dan keluar dari mode edit, pilih [Edit Mode] dari
[Edit] menu.Modus edit keluar dan dokumen terdaftar sebagai dokumen kosong.
4. Pilih dokumen kosong untuk menyimpan dokumen impor.

5. Dari menu [File], pilih [Scan].
[Store mode] diset ke [Store ke dalam dokumen kosong].
6. Set [Halaman per dokumen] pada [Dokumen Capture Panel].
Lihat "Menyimpan Dokumen Impor dalam Dokumen Baru"
Membuktikan Pengaturan Chapter Panel Document

Anda dapat mengkonfigurasi item berikut di [Dokumen Capture Panel] ketika data
mengimpor:
[Tampilkan gambar] Pilih untuk menampilkan gambar yang diimpor.

[Indeks default] Masukkan nilai awal dari data indeks saat mengimpor.
[Orientasi] Pilih sudut rotasi dan orientasi dokumen saat mengimpor.

[Selalu di atas] Pilih untuk menampilkan [Dokumen Capture Panel] jendela di atas semua
orang lain.
[Kompresi (gambar berwarna)] Pilih metode kompresi untuk digunakan saat mengimpor data
warna.
[Masukkan data sebelum scan/impor] Pilih untuk memasukkan data sebelum melakukan
pencarian/mengimpor.
[Tampilkan kemajuan kecil jendela] Pilih untuk menampilkan jendela kemajuan selama
impor.
[Halaman deteksi Blank] Pilih untuk mendeteksi halaman kosong.
[Scanner] Menampilkan kotak dialog untuk memilih scanner.
[Scanner pengaturan] Menampilkan kotak dialog untuk membuat pengaturan pemindai rinci.
[Ukuran kertas] Pilih ukuran kertas dokumen.
[Resolusi] Pilih resolusi.
[Kecerahan] Mengatur kecerahan
[Tampilkan Siapkan Scanner dialog] Tentukan apakah akan menampilkan nama driver pada
awal pemindaian.
[Scan depan] Pilih untuk menggunakan fungsi Scan depan.
[Pages untuk memindai] Pilih halaman yang akan dipindai.
[Batch deteksi] Mengatur metode Batch deteksi.
Dokumen Scanning
Mulai mengimpor data sesuai dengan pengaturan yang dibuat dalam [Dokumen Capture
Panel].
1. Mengatur dokumen pada pemindai.
2. Klik [Start] pada [Dokumen Capture Panel].
Pengolahan dokumen impor dimulai.
3. Ketika dokumen pengolahan impor selesai, klik (Close).
Jendela utama ditampilkan dan dokumen dimuat ke dalam worksheet.
CATATAN
[Tambahkan Pages untuk Dokumen Kosong] kotak dialog ditampilkan jika
ScanManager menemukan halaman yang ada dalam dokumen kosong saat memindai.
Pilihsalah satu dari pilihan yang tercantum di bawah.

[Skip] melompat ke dokumen kosong berikutnya. Kotak dialog ditampilkan lagijika
dokumen berisi halaman selanjutnya ditemukan.
[Skip Semua] Terus pengolahan untuk mengakhiri sementara melewatkan
setiapdokumen yang mengandung halaman.
5.8. Mengimpor Data Gambar

Scan Manager mendukung berikut cara mengimpor TIFF, BMP, dan lainnya jenis data
gambardari komputer ke dalam worksheet.
■ Mengambil dengan Fungsi Impor.
Impor fungsi Scan Manager digunakan untuk mengimpor data citra.
■ Mengimpor dari Folder Windows.
Image data diimpor dari Windows Explorer dengan menggunakan operasidrag-and-
drop.
Mengimpor Dengan Fungsi Impor

1. Pilih lembar kerja ke dalam mana data gambar yang akan diimpor.
2. Dari menu [File], pilih [Import].
[Gambar sumber] diset ke [Impor dari file].
3. Mengkonfigurasi metode penyimpanan data yang diimpor.
▪ Jika menyimpan dalam sebuah dokumen baru
Lihat "Menyimpan Dokumen Impor dalam Dokumen Baru," pada hal 3-9.
▪ Jika menyimpan dalam dokumen yang ada
Lihat "Menambahkan sebuah Dokumen Impor ke Dokumen yang ada," pada hal
3-11.
▪ Jika mengimpor ke dalam dokumen kosong
Lihat "Dokumen Mengimpor menjadi Dokumen Kosong," pada hal 3-13.

CATATAN
Membalik urutan langkah di atas (melakukan langkah 3 dan 2) saat mengimpor data
citra ke dalam dokumen kosong.
4. Set item konfigurasi opsional untuk file gambar mengimpor sesuai kebutuhan. Klik
dua kali setiap item konfigurasi anda ingin mengkonfigurasi.
[Bagilah dengan file asli]
Pilih [Yes] ketika mengimpor dokumen halaman satu dan [No] ketika mengimpor
dokumen multi-halaman.
[File jenis penyaring]
Tentukan nama field yang akan digunakan ketika menulis nama berkas sumber ke
dalam data indeks.
[Copy nama file ke]
Tentukan jenis nama file yang akan digunakan saat menulis nama file sebagai indeks
data.
[Copy nama file pilihan]
Mengkonfigurasi untuk mengimpor data. (Verifikasi pengaturan lain dalam
[Capture Dokumen Panel]).
5. Mengkonfigurasi untuk mengimpor data.
Lihat "Pengaturan Memverifikasi Dokumen lainnya Panel Capture," pada hal 3-15.
6. Ketika konfigurasi [Dokumen Capture Panel] selesai, klik [Start].
[Dokumen Impor] kotak dialog ditampilkan.
7. Menentukan file gambar untuk mengimpor klik [Open].
▪ Untuk memilih dua atau lebih file berturut-turut,klik file pertama

klik file terakhir sambil menahan tombol [Shift] kunci.
▪ Ketika memilih dua atau lebih file terpisah, klik file pertama klik file-file
tambahan sambil menahan tombol [Ctrl].
Isi dari file gambar yang dipilih akan diimpor ke dalam worksheet.
8. Ulangi langkah 7 ketika mengimpor file gambar berikutnya.
9. Untuk mengakhiri proses impor, klik [Cancel].
[Dokumen Impor] kotak dialog ditutup dan [Dokumen Capture Panel] ditampilkan
lagi.
10. Hentikan proses impor dengan mengklik (Close) pada [Dokumen Capture Panel]
Mengimpor Dari Folder Windows

Anda dapat mengimpor data gambar dengan menyeretnya dari folder Windows.
Proses impor dilakukan sesuai dengan pengaturan yang dibuat dalam [Documen Capture
Panel]. Hal ini diperlukan untuk memverifikasi pengaturan [Documen CapturePanel] di
muka.
1. Dari menu [File], pilih [Import].
[Dokumen CapturePanel] ditampilkan.
2. Klik dua kali [Image source]
[Image source] kotak dialog ditampilkan.
3. Pilih [Impor from file] ➞ klik [OK]
4. Double-klik [Show Document Capture Panel on drop and paste].

tampilan kotak dialog [Show Document Capture Panel on drop and paste]
5. Pilih [Yes] ➞klik [OK].
[Document Capture Panel] ditampilkan lagi.

6. Klik (Close) pada [document capture panel on]
7. Tarik gambar data yang diperlukan ke dalam daftar dokumen tujuan.
Sebuah pesan konfirmasi akan ditampilkan.
Konfirmasi pesan ➞ klik [Yes].
[Document Panel] Capture ditampilkan (sebagai hasil dari melakukan langkah 2).
Item berikut ini secara otomatis diseting dalam tampilan [document capture panel]:
[File yang diimpor] Atur nomor untuk mencocokan dengan jumlah file yang diimpor.
[pada saat mulai] atur untuk [impor semua file dalam daftar].

● Ketika [Tampilkan document capture panel selama drag dan paste] atur [no] pada
langkah ke 5.
● Selama data gambar diimpor sesuai dengan pengaturan yang dilakukan pada
[Document Capture Panel], karena itu perlu untuk memeriksa [Dokumen Capture
Panel] pengaturan di muka. Sebuah pesan konfirmasi akan ditampilkan.
Konfirmasipesan➞klik[Yes].
File gambar diimpor keworksheet.

8. Mengkonfigurasi untuk mengimpor data, jika perlu.
Lihat "Mengimpor dengan Fungsi Impor”
9. Klik [Start] untuk memulai proses impor.
Pengolahan impor dimulai.
10. Klik (Close) pada [Dokumen Capture Panel] untuk mengakhiri proses impor.

Pengimporan Dari Aplikasi Lain
Anda dapat melakukan pengimporan dari aplikasi lain dengan cara-cara berikut ini.
Pengimporan Dari Ir (Imagerunner)
Anda dapat mengimpor data dari perangkat (imageRUNNER) iR menjadi Manager Scan
lembar kerja menggunakan imageWARE Document Manager Gateway.
Mengatur Tujuan Untuk Scan Manager With Imageware Gateway

Anda dapat menggunakan imageWARE Gateway Administrator untuk mengkonfigurasi
tujuan untuk Scan Manager. Untuk informasi rinci, lihat imageWARE Document Manager
Gateway Administrator
1. Mulai imageWARE Gateway Administrator.
Jendela utama dari Gateway Administrator ditampilkan.
2. Dari menu [File], pilih [New address].
[Creating New Address] kotak dialog ditampilkan.
3. Klik [Next].
4. Masukkan nama yang akan ditampilkan dalam iR (imageRUNNER) mesin buku
alamat ➞ klik [Next].
CATATAN
Nama tampilan harus 24 karakter atau kurang.
5. Isi dalam [Alamat E-mail untuk Notifikasi] ➞ pilih Waktu [dari Pemberitahuan] ➞
klik [Next].
[Alamat E-mail untuk Pemberitahuan] Masukkan alamat e-mail administrator. Jika
kesalahan terjadi saat mengirim dokumen ke tujuan, maka dilaporkan kepada
administrator yang ditetapkan di sini.
[Waktu Pemberitahuan] Pilih waktu untuk pemberitahuan kesalahan. Nilai default
adalah [Ketika Error sebuah Terjadi].
[Protokol Settings] kotak dialog ditampilkan.
6. Membuat pengaturan rinci mengenai protokol komunikasi dengan mengklik [Details],
jika diperlukan ➞ klik [Next].
[Server Setting for storage Dokumen] kotak dialog ditampilkan.
7. Pilih [Scan Manager / Indexing System] dalam [Server Type] ➞klik [Details].
[Lokasi] secara otomatis dikonfigurasi saat Anda klik [Details].
8. Klik [Next].
9. Verifikasi pengaturan ➞ klik [Finish].

Tujuan yang Anda dikonfigurasi ditampilkan di jendela utama Gateway
Administrator. Setelah prosedur di atas dilakukan, setiap data yang diterima
oleh perangkat iR adalah disimpan dalam folder tertentu.
CATATAN
● Ulangi langkah di atas untuk membuat dua atau lebih tujuan.
● Pengaturan konfigurasi tersebut juga tercermin dalam sistem waktu berikutnya
Gateway Server ulang.
Memmeriksa Folder Tujuan

Menggunakan Scan Manager, Anda perlu untuk memverifikasi bahwa data yang diimpor
telah berhasil disimpan dalam folder yang ditentukan sebagai tujuan. Ikuti prosedur di bawah
ini.
1. Dari menu [File], [Import] pilih.
2. Mengkonfigurasi item setup berikut di [Document Capture
Panel] ➞ klik [Start].
[image resource] [Impor dari iR-Device]

[Gunakan imageWARE Gateway] [yes] [Impor lokasi] Lokasi impor secara
otomatis diset ke [C: \ IssImpo] jika
[Gunakan imageWARE Gateway] diset ke [Yes].
[Polling interval] Tentukan interval di mana folder tujuan yang akan disurvei. Folder
yang ditunjuk sebagai tujuan dikonfigurasi sebagai target untuk pemantauan.

CATATAN
- Anda dapat membatalkan monitoring dengan mengklik [Stop].
- Anda tidak dapat melakukan apapun scan lainnya operasi pada saat
Scan Manager tahap pemantauan

BAB VI
MENGINDEKS DOKUMENT
Anda dapat mengindex dokumen-dokumen dengan mengikuti langkah-langkah berikut
6.1 Langkah-Langkah Mengindex
Ikuti prosedur di bawah ini untuk melakukan pengindeksan pada lembar kerja. Anda dapat
melakukan pengindeksan baik sebelum atau setelah mengimpor data. Saat mengindeks pada
lembar kerja, Anda harus menyembunyikan kolom yang secara otomatis dihasilkan oleh
sistem untuk meningkatkan efisiensi pengindeksan.
1. Dari menu [View], pilih [Show Fields] untuk menyembunyikan kolom
yang tidak akan diindeks.
[Show Fields] kotak dialog ditampilkan.
2. Hapus kotak centang bidang untuk menyembunyikan➞ klik [OK].
Fields dengan kotak centang dibersihkan (tersembunyi).

3. Klik fields di lembar kerja yang ingin Anda masukkan data indeks ➞ pilih [Edit
Mode] dari [Edit] menu.
Field yang dipilih diaktifkan untuk mengedit.
CATATAN
Anda juga dapat mengklik kotak Edit saat ini.
4. Masukkan data indeks pada field ➞ tekan [Enter].

Kolom berikutnya diaktifkan untuk mengedit.
5. Ulangi langkah 3 dan 4, seperti yang dipersyaratkan.

Dapat menggunakan tombol tercantum di bawah ini ketika mengedit field:
[ ↑] atau [ ↓].
Tekan untuk memilih data yang akan dimasukkan dalam kotak daftar drop-down.
Sampai 20 entri bidang sebelumnya akan ditampilkan. Namun, hanya field dengan
[Edit menggunakan multi-line kotak edit] tidak dipilih pada [Text Settings] lembar
berlaku. Lihat "Pengaturan Teks Field" (Panduan Administrator,p.4-17).
[Tab] atau [Enter]
Tekan untuk menyelesaikan pengeditan field saat ini dan beralih ke field yang benar.
Dalam hal tidak ada field yang dapat diedit pada baris saat ini, beralih ke field
pertama pada baris di bawah baris saat ini.
[Shift] + [Tab] or [Shift] + [Enter]
Tekan untuk menyelesaikan pengeditan field saat ini dan beralih ke field di kiri.
Dalam hal tidak ada field yang dapat diedit pada baris saat ini, itu bergeser ke kolom
terakhir pada baris di atas baris saat ini.
[Esc] Tekan untuk keluar dari mode Edit.
CATATAN
● Pilih [Save Index Data] dari [Edit] menu untuk menyimpan perubahan setelah
mengedit field dan [Undo Index Data] ketika membuang perubahan.
● Jika data indeks illegal dimasukkan, komputer dapat membeku. Dalam hal ini,
tekan [Esc] untuk mengembalikan operasi.
● Untuk memastikan jenis, panjang, dan pengaturan diperpanjang lapangan, klik
kanan judul field dan pilih [Fields Properties] dari menu pop-up yang
ditampilkan.
6. Ketika entri data indeks selesai, pilih [Edit Mode] dari tombol [Edit] menu untuk
keluar dari [Edit] mode.
CATATAN
Anda juga dapat menekan tombol [Esc] kunci. Edit keluar mode.
6.2 Mengindeks Saat Mengimpor

Data Index dapat dimasukkan sebagai data yang diimpor menggunakan scanner atau fungsi
impor. Jika mengimpor data multi-halaman sebagai dokumen, memasukkan data indeks pada
saat impor. Pengindeksan akan selesai pada waktu yang sama ketika proses impor selesai.
Untuk datamulti-halaman dokumen impor sebagai salah satu halaman, data indeks apapun
yang Anda masukkan ketika mengimpor dokumen pertama secara otomatis diterapkan pada
dokumen berikutnya. Setelah pengindeksan selesai, anda dapat memodifikasi data index
dengan cara mengedit.
Contoh yang diberikan di bawah ini menunjukkan cara memasukkan data indeks saat
mengimpor dokumen dari scanner.
1. Memilih lembar kerja tujuan.
2. Pilih dokumen baru.
Dokumen baru dipilih dan disorot.

3. Dari menu [File], pilih [Scan].
4. Klik dua kali [Indeks default].
[Edit Data Indeks] kotak dialog ditampilkan.

5. Pilih dan masukkan data indeks dari keyboard atau drop-down
daftar kotak.
CATATAN
- Kotak daftar drop-down menunjukkan 20 item data yang Anda masukkan
sebelumnya.
- Karena data indeks yang dimasukkan di sini digunakan untuk semua dokumen
impor, maka dianjurkan agar Anda memasukkan data indeks yang umum bagi
semua dokumen.
PENTING

● Jenis nilai yang Anda dapat masukkan sebagai data indeks bervariasi sesuai dengan
target database. Untuk informasi lebih lanjut, lihat manual instruksi untuk target
database yang Anda gunakan.
● Jenis nilai yang dapat dimasukkan ke dalam bidang ini ditentukan oleh template.
a. Field jenis text
b. Field jenis nomor
c. Field jenis tanggal
d. Field jenis memo
e. Field dengan kata kunci
6. Setelah menyelesaikan masuknya data indeks, klik [OK] di [Edit Data Indeks] kotak
dialog.
[Dokumen Capture Panel] ditampilkan lagi
Field Jenis Teks

Anda dapat memasukkan karakter abjad, karakter angka, dan simbol. Anda dapat masukkan
sebanyak 255 karakter tergantung pada panjang lapangan. Sebuah merah gelap muncul jika
field di blok. Masukkan data indeks menurut pengaturan. Lihat "Pengaturan Mask Input"
(Panduan Administrator, hal 4-18).

Jika checksum didefinisikan untuk field, Anda perlu memasukkan datai ndeks dalam standar
format. Lihat "Pengaturan checksum" (Panduan Administrator, hal 4-22).
Field Jenis Nomor

Masukkan angka positif atau negatif. Nomor dimasukkan dapat berupa 9 atau 16 digit. Jika
checksum didefinisikan untuk field, Anda perlu memasukkan data indeks dalam standar
format.
[Langkah]
Jika Anda ingin meningkatkan nilai yang Anda masukkan pada Field, dapat dilakukan secara
bertahap. Nilai untuk dokumen pertama adalah nilai yang dimasukkan dalam field numerik.
Nilai untuk dokumen berikutnya adalah nilai untuk dokumen sebelumnya ditambah nilai
yang ditentukan di [Langkah].
Sebagai contoh, ketika Anda memasukkan [100] dalam field angka dan [5] dalam [Langkah]
dan kemudian impor 3 dokumen, 100, 105, dan 110 dipasok untuk dokumen-dokumen,
secara spontan.
Field Jenis Tanggal

Masukkan tanggal dalam format yang didefinisikan pada tab [Date] dari [Regional Options]
di Windows Control Panel. Masukkan tahun kalender empat digit jika [Century diperlukan]
pada [Settings Tanggal] lembar dipilih saat membuat template, dan dua atau empat digit
tahun jika [Century diperlukan] tidak dipilih. [/] muncul jika [Tampilan pengaturan untuk
memasukkan data] pada lembar [Date Settings] dipilih. Masukkan tanggal yang
digarisbawahi di bidang field input. Lihat "Pengaturan Tanggal Field" (Panduan
Administrator, hal 4-28).
Field Jenis Memo

Anda dapat memasukkan karakter abjad, karak terangka, dan simbol, hingga 4.095 karakter.
Field Dengan Kata Kunci
Tombol [Kata kunci] muncul di sebelah kanan field untuk kata kunci dan dua atau lebih nilai
yang diperbolehkan. Klik [Kata Kunci] dan pilih kata kunci yang Anda ingin masukkan pada
field.
1. Klik [Kata Kunci]. [Pilih kata kunci] kotak dialog ditampilkan.
2. Pilih kata kunci yang Anda ingin masukkan → klik [OK].
Dua atau lebih kata kunci yang dapat dipilih.

Kata kunci yang dipilih dimasukkan pada field sehingga mereka
dipilih, dipisahkan dengan koma.
CATATAN
[Kata kunci] tombol tidak muncul untuk banyak field dengan kata kunci yang telah
ditentukan karena hanya menerima satu nilai.
6.3. Mengindeks Pada Worksheets
Menggunakan Penentuan Keywords
Masukkan data indeks dilapangan untuk kata kunci yang telah ditentukan dan dua atau lebih
nilai data yang diizinkan. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Pilih sebuah lapangan dikata kunci yang didefinisikan ➞ pilih [Select Keywords] dari
[menu Edit].
[Select Keywords] kotak dialog ditampilkan.
2. Pilih keywords ➞click [OK].
Kata kunci akan ditampilkan dalam bidang yang dipilih pada worksheet.
CATATAN

● Anda dapat memilih [Select Keywords] dari [Edit] menu hanya ketika dua atau
lebih kata kunci telah ditetapkan untuk field.
● Ikuti prosedur di bawah untuk menambahkan pilihan kata kunci baru. Klik kanan
field target pada worksheet ➞ pilih [Add Keywords] dari menu pop-up.
[Setup Keywords] kotak dialog ditampilkan. Masukkan kata kunci di [New keyword]
➞ klik [Add].
Kata kunci yang baru akan ditambahkan.
Menggunakan Operasi Copy Dan Paste

Anda dapat copy dan paste data indeks. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Pilih lembar kerja yang berisi data indeks yang Anda inginkan untuk menyalin.
2. Klik dan tahan tombol kiri mouse pada field pertama berisi data indeks yang ditargetkan
untuk ➞ salin tarik mouse untuk field yang dipilih ➞ lepaskan tombol kiri mouse.

3. Dari [Edit] menu, pilih [Copy Index]. Data Indeks dipilih disalin ke clipboard.
4. Pilih lembar kerja tujuan di mana Anda ingin menyisipkan datai ndeks. Buka lembar
kerja jika diperlukan. Lihat "Lembar Pembukaan," pada hal 6-3.
5. Pilih field yang dipaste untuk memulai.
6. Dari [Edit] menu, pilih [Paste Index]. Indeks data dari clipboard disisipkan. Setiap data
indeks yang ada di bidang tujuan yang ditimpa oleh disisipkan data.

CATATAN
● Jika beberapa data pada clipboard tidak kompatibel dengan format menyisipkan
tujuan field (misalnya: jika berusaha untuk menyisipkan data indeks jenis teks ke
numeric fields, atau jika berusaha untuk menyisipkan karakter selain kata kunci untuk
field dengan kata kunci), pesan di bawah ini ditampilkan. Klik [Yes] untuk
menyisipkan satunya field pencocokan data format.
● Jika jumlah bidang tujuan target lebih sedikit dibandingkan dengan bidang yang asal,
pesan di bawah ini ditampilkan. Klik [Yes] untuk menyisipkan dengan mengabaikan
bidang melebihi batas.

● Jika mencoba untuk menyisipkan data pada clipboard pada kolom secara otomatis
dibuat oleh sistem, seperti [No], [Pages], [Entry Date], dan [Revision Date], pesan
ditunjukkan di bawah ini ditampilkan. Klik [Yes] untuk menyisipkan data hanya ke
lading yang data dapat disisipkan.
6.4. Mengimpor Indexing Data Dari Text File

Anda dapat memasukkan data indeks dalam satu sesi dengan menyiapkan data indeks dalam
sebuah file teks dimuka dan mengimpor file teks. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Mulai editor teks dan memasukkan data indeks.
Buat file teks menurut aturan berikut:
● Masukkan data indeks item secara berurutan dari kiri ke kanan, dalam urutan
dimana bidang yang sesuai muncul di worksheet.
● Masukkan data indeks untuk satu dokumen pada satu baris dan tekan [Enter] atau
[Return] diakhir setiap baris.
● Anda dapat menggunakan tab, koma, spasi, dan karakter yang telah ditetapkan
sebagai field pemisah.
● Gunakan symbol pemisah yang sama dalam sebuah teks tunggal.
● Sejak koma dan spasi umumnya termasuk dalam data indeks, maka
merekomendasikan bahwa tab digunakan sebagai pemisah field.

2. Menyimpan data indeks yang Anda masukkan dengan editor teks dalam teks file(.txt).
3. Pilih field tujuan pada worksheet.
● Jika mengimpor keberbagai field tertentu pada lembar kerja, gunakan mouse
untuk memilih field tujuan.
● Jika mengimpor ke dokumen baru pada worksheet, pilih yang pertama field
dokumen baru.
CATATAN
Karena data indeks disimpan dalam file teks diimpor ke kolom yang ditampilkan pada
worksheet, hanya memiliki field tujuan ditampilkan. Lihat "Menyesuaikan Tampilan
Field," pada hal 6-14.
4. Dari [Edit] menu, pilih [Import Index Data] untuk mengeksekusi proses impor.
[Import Data Indeks] kotak dialog ditampilkan
5. Mengkonfigurasi pengaturan yang diperlukan untuk mengimpor datai ndeks ➞ klik
[OK].
[Paste from] [Clipboard] Pilih untuk mengimpor data indeks dari clipboard.

[File] Pilih untuk mengimpor data indeks dari file teks. Klik [Browse] untuk
menampilkan [Import Data Indeks] kotak dialog, pilih file teks ➞ klik [Open].
[Separator] Pilih item yang digunakan sebagai pemisah (tab, koma, ruang) bidang
dalam file teks.
[Copy to] [Selection] Pilih jika kolom ke data yang diimpor dipilih
[New documents] Pilih ketika mengimpor ke dalam sebuah file baru.
[Options] [Use lookup] Pilih opsi ini jika menggunakan fungsi lookup.
[Images] [Import images]
Pilih pilihan ini bila gambar perlu diimpor secara simultan dan tentukan [Mulai pada
kolom] atau [Menggunakan] pemisah nama file dalam gamba r[Cari nama file(s) oleh].
[Gunakan kompresi JPEG untuk gambar berwarna]
Pilih opsi ini jika JPEG mengimpor dikompresi warna gambar.
Indeks data dari file teks diimpor ke bidang yang dipilih pada worksheet.
6.5 Mengimpor Data Indeks Dan Data Gambar

Anda dapat mengimpor data citra bersama-sama dengan data indeks dengan menentukan path
ke gambar data dalam file teks. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Mulai editor teks dan memasukkan data indeks.
Untuk aturan tentang cara membuat file teks, lihat "Mengimpor Indexing Data dari
File Teks," di halaman 4-15.
2. Masukkan pemisah untuk ditempatkan sebelum nama data citra dan path ke data
gambar pada akhir setiap baris. Anda dapat menggunakan karakter apapun sebagai
pemisah untuk ditempatkan sebelum data gambar. Simbol yang digunakan sebagai
pemisah field tidak dapat ditentukan disini. Namun, dalam contoh ini, tilde(~)
digunakan sebagai pemisah untuk ditempatkan sebelum nama file gambar.

CATATAN
Format data pada data gambar Anda dapat menentukan untuk impor adalah sebagai
berikut: TIFF, JPEG, dan BMP.
3. Lengkap dan simpan file teks.
4. Pilih field tujuan pada worksheet.

● Jika mengimpor keberbagai field tertentu pada lembar kerja, gunakan mouse
untuk memilih field tujuan.
● Jika mengimpor ke dokumen baru pada worksheet, pilih yang pertama bidang
dokumen baru.

CATATAN
Data indeks yang disimpan dalam file teks diimpor ke field yang ditampilkan pada
worksheet. Hal ini diperlukan untuk memiliki tujuan hanya kolom ditampilkan pada
worksheet. Lihat "Menyesuaikan Tampilkan Field," padahal 6-14.
5. Dari [Edit] menu, pilih [Import Index Data] untuk mengeksekusi pengolahan impor.
[Import Index Data] kotak dialog ditampilkan.
6. Membuat pengaturan yang diperlukan untuk mengimpor data citra➞klik [OK].
[Images] Pilih [Import Images].

Tentukan kolom mulai tahun [Mulai pada kolom] atau pemisah karakter sebelum nama
jalan di [Menggunakan nama file pemisah] dari [Cari gambar nama file(s) oleh].
[Gunakan kompresi JPEG untuk gambar berwarna]
Pilih opsi ini jika JPEG mengimpor dikompresi warna gambar.
Lihat "Data Indexing Mengimpor dari File Teks," pada hal 4-15 untuk setup lainnya
item.

Indeks data dari file teks diimpor ke bidang yang dipilih pada worksheet.
6.6 Menggunakan Lookup Function

Scan Manager menyediakan fungsi untuk mencocokkan isi dari file teks dengan setiap bidang
nilai dalam worksheet dan impor data yang terkait saat pertandingan sudah ditemukan. Ini
disebut Fungsi Lookup. Ketika Fungsi Lookup digunakan, data dilapangan pada kolom
pertama file teks yang cocok dengan data indeks di bidang pertama lembar kerja,dan jika
cocok ditemukan, data indeks disalin ke dalam dokumen pada worksheet yang berisi data.
1. Mulai editor teks dan memasukkan data indeks. Untuk aturan tentang cara membuat file
teks, lihat "Mengimpor Indexing Data dari File Teks," di halaman 4-15.
CATATAN

● Urutan baris pada file teks tidak selalu harus sama dengan
urutan garis pada lembar kerja ketika pencarian fungsi yang akan digunakan.
● Masukkan kata yang akan digunakan untuk pertandingan melawan bidang pada
worksheet diawal setiap baris dalam file teks.
2. Simpan data indeks yang Anda masukkan dengan editor teks sebagai teks file(txt.).
3. Tampilkan worksheet yang berisi satu bidang yang akan cocok dengan file teks. Dalam
contoh ini, data indeks yang akan dicocokkan dengan bidang pertama dari file teks
terkandung di dalam [Nama Dokumen].
4. Pilih field yang data indeks harus dibaca, sehingga field yang akan digunakan untuk
pencocokan yang paling kiri di jendela.
CATATAN
Sebelum menggunakan fungsi pencarian, pilih field untuk membaca dalam data indeks.
5. Dari [Edit] menu, pilih [Import Data Indeks] untuk mengeksekusi proses impor. [Import
Data Indeks] kotak dialog ditampilkan
6. Mengkonfigurasi pengaturan yang diperlukan untuk fungsi pencarian ➞ klik [OK].

[Options] Select [Use lookup].
Lihat "Data Indexing Mengimpor dari File Teks," pada hal 4-15 untuk item setup
lainnya.
Kata-kata dalam kolom pertama dari file teks yang cocok dengan kata-kata pertama pada
worksheet. Data Indeks terkait kemudian disalin ke
dokumen jika ditemukan kecocokan.
Mengindeks Otomatis Nomor/Tanggal

Anda dapat memiliki nilai numeric dan tanggal secara otomatis dimasukkan ke bidang-
bidang di worksheet. Gunakan fungsi mengisi untuk memasukkan data indeks secara
otomatis. Menggunakan fungsi isi, Anda dapat masukkan jenis berikut nilai secara otomatis
keberbagai bidang yang dipilih:
● Sama nilai atau teks.

● Nilaiyangmeningkatkansecara bertahapkonstan.
● tanggalyang sama.
● Hari, bulan, atau tahun yang meningkatkan secara bertahap konstan.
Fungsi mengisi hanya tersedia untuk bidang yang disediakan pengguna. Hal ini tidak bisa
diterapkan pada setiap dihasilkan sistem-field, seperti [MasukTanggal] dan [Revisi Tanggal].
Ikuti prosedur di bawah ini untuk memasukkan nilai numeric dan tanggal secara otomatis ke
field pada worksheet.
1. Klik salah satu teks atau bidang jenis numeric dan gunakan mouse untuk pilih tiga
atau lebih baris (dokumen)
2. Dari [Edit] menu, pilih [Fill]. [Fill] kotak dialog ditampilkan

3. Mengkonfigurasi pengaturan yang diperlukan dikotak dialog [Isi], sesuai dengan
tindakan yang Anda ingin mengisi fungsi untuk mengambil.
● Jika memasukkan nomor yang sama atau teks.

[Mulai nilai] Tentukan nomor atau teks yang diinginkan. Anda dapat
memasukkan nomor ke Facebook untuk dua titik desimal.
[Isi dengan seri] Kosongkan kotak centang untuk opsi ini
● Jika nomor masuk yang meningkatkan secara bertahap konstan.
[Mulai nilai] Tentukan nilai awal. Anda dapat menentukan angka atau kombinasi
karakter dan angka.
[Isi dengan seri] Pilih ops iini.
[Kenaikan nilai] Tentukan kenaikan
● Jika memasuki tanggal yang sama.
[Mulai nilai] Tentukan tanggal yang diinginkan.
[Isi dengan seri] Kosongkan kotak centang untuk opsi ini.
● Jika tanggal masuk yang meningkatkan secara bertahap konstan.
[Mulai nilai] Tentukan tanggal awal.
[Isi dengan seri] Pilih opsi ini.
[Kenaikan nilai] Tentukan kenaikan tersebut.
4. Setelah mengkonfigurasi semua pengaturan yang diperlukan, klik[OK].
Data indeks mengisi bidang yang dipilih, sesuai dengan pengaturan yang dibuat di
atas. Contoh memasukkan nomor yang meningkatkan secara bertahap konstan.

6.7 Menyimpan Indeks Data
Anda harus menyimpan data indeks setelah indeks bidang yang diperlukan pada worksheet.
1. Dari [Edit] menu, pilih [Save Index Data].
[Save Index Data] kotak dialog ditampilkan.
2. Pilih [Save changes to what] ➞klik [OK].
[Simpan perubahan apa]

Pilih [Semua dokumen ditampilkan], [Dokumen sekarang saja], [Dipilih dokumen],
atau [Tagged dokumen].
Data indeks disimpan dan [Save Index Data] kotak dialog ditutup.
6.8 Mengatur Indeks Data

Anda dapat membandingkan data index didalam dua field atau mencari untuk dan mengganti
data index.
Membandingkan Indeks Data

Ikuti prosedur di bawah untuk membandingkan data index didalam dua field.
1. Pilih dua kolom didalam worksheet yang berisi field dari data index yang Anda
inginkan untuk dibandingkan.
2. Dari menu [Edit] pilih [Compare Index Data].
3. Pesan [The selected columns contained some index mismatches. Differences will be
resolved now.] ditampilkan jika salah mensesuaikan data index ditemukan. Klik [OK]
untuk konfirmasi.

CATATAN:
[No mismatches were found] ditampilkan jika seluruh data index sesuai. Klik [OK]
untuk konfirmasi.
4. Membenarkan kesalahan data index , jika diperlukan.
Klik [Skip] untuk menampilkan data index dari dokumen berikutnya dan tombol [Back]
untuk menampilkan data index dari dokumen berikutnya. Halaman koresponden
ditampilkan di dalam Image Window.
5. Klik [Accept] untuk menampilkan sisi yang benar dari index data yang dibenarkan.
6. Konfirmasi pesan➞klik [OK].
CATATAN:
Jika Anda menutup kotak dialog dengan meng-klik [Close] pada [Resolve Index
Mismatches] pada kotak dialog tanpa membenarkan setiap data index, Anda dapat
kembali pada [Compare Index Data] kotak dialog dimana Anda membuka dalam
langkah ketiga dengan meng-klik [Resolve Index Mismatches] pada menu [Tools] dari
Image Window.
Mencari Indeks Data

Anda dapat mencari untuk data index yang berisi rangkaian yang spesififk. Jika mencari
hanya dokumen yang spesifik, melampirkan sebuah tanda pada dokumen tersebut. Jika
mencari hanya wilayah yang spesifik pada worksheet, pilih wilayah.
1. Pilih [Find Index Data] dari menu [Edit] pada worksheet yang Anda inginkan untuk
mencari data index.
2. Masukkan rangkaian pencarian dan menetapkan kondisi pencarian
[Find what] Masukkan rangkaian pencarian.
[Case sensitive]
Pilih pilihan ini untuk membuat uppercase dan lowercase tersendiri.
[Match] Pilih kondisi yang sesuai dari pilihan yang ada:
[Whole field]
Mencari hanya untuk data index dimana serangkaian yang sesuai secara lengkap di
[Find what]. [Any part of field] Mencari untuk data index dimana berisi serangkaian
yang spesifik di [Find what]. [Start of field] Mencari untuk data index dimana dimulai
dengan serangkaian yang spesifik di [Find what]. [Look in] Pilih target untuk mencari
dari pilihan yang ada:
[Selected cells] mencari hanya pada cell wilayah yang dipilih pada worksheet.
Menentukan pilihan dari cell yang telah dikembangkan. [All cells] mencari seluruh
dokumen pada worksheet.
[Tagged rows] Mencari hanya dokumen yang ditandai. Melampirkan tanda dokumen
yang diputuskan dan telah dikembangkan.
3. Klik [Find First].
Catatan pertama dari menyesuaikan data index yang pokok-pokok pada worksheet.
Hasil hingga langkah ke lima data index ditemukan tidak sesuai.
CATATAN:
Jika Anda klik [Tag All], seluruh dari dokumen yang berisi data index yang
berhubungan ditandai dan menampilkan pesan. Klik [OK] untuk konfirmasi
4. Klik [Find Next] untuk meneruskan mencari.
Data index selanjutnya yang sesuai, jika setiap dari data index berisi pokok-pokok
nya.

5. Jika tidak ada data index sisanya yang sesuai tertinggal, sebuah pesan konfirmasi
ditampilkan. Klik [OK].
6. Klik [Close].
Kotak dialog [Find and Replace Index Data] ditutup.
Menggantikan Indeks Data

Anda dapat mengganti karakter yang spesifik di data index.
1. Pilih [Replace Index Data] dari menu [Edit] pada worksheet yang Anda inginkan
untuk mengganti Data Index.
2. Masukkan rangkaian pencarian (old string) di [Find what] dan tentukan kondisi
pencarian.
Lihat langkah 2 dari "Searching Index Data," pada h. 4-30, untuk mencari kondisi
informasi.
3. Masukkan rangkaian pengganti di [Replace with] ➞klik [Find First].
Catatan pertama yang sesuai dengan Data Index adalah pokok/inti pada
worksheet.Hasil hingga langkah 6 jika ditemukan data index tidak sesuai.

4. Klik [Replace] untuk mengganti rangkaian ➞[Find Next].
Ulangi langkah ini ketika catatan berikutnya merupakan inti/pokok dari Data index.
CATATAN:
Jika Anda klik [Replace All], seluruh rangkaian yang sesuai digantikan sekali dan
sebuah pesan konfirmasi akan ditampilkan. Klik [OK].
5. Ketika data index terakhir ditemukan, sebuah pesan konfirmasi akan ditampilkan.
Klik [OK].
6. Klik [Close].
Kotak dialog [Find and Replace Index Data] ditutup.
Mengindeks Dengan Format Spesifikasi

Anda dapat menggunakan form sebelumnya yang telah didaftarkan untuk memasukkan data
index secara otomatis.
1. Pilih dokumen yang Anda mau untuk dilakukan pengindeksan secara otomatis.
Dokumen yang inti telah dipilih
2. Dari menu [Edit] pilih [Automatic Indexing].
Kotak dialog [Automatic Indexing] ditampilkan.
3. Klik [Select].

[Confirm form types]
Kemunculannya selalu berkurang.
[Confirm indexing areas]
Pilih pilihan ini untuk mengindex dokumen saat hasil konfirmasi dari mencari disetiap
area. Kotak dialog [Select Form Type] ditampilkan.
4. Pilih form untuk digunakan ➞klik [OK].
Kotak dialog [Automatic Indexing] ditampilkan kembali.

5. Klik [OK].
Memulai Pengindeksan secara otomatis.
Mengindeks Dengan Beberapa Spesifikasi

Anda dapat mendaftarkan sejumlah data index untuk masuk secara otomatis.
1. Pilih sebuah dokumen dimana dapat menjalan penindeksan secara otomatis dengan
form pengenalan. Dokumen yang dipilih ditentukan.
2. Dari menu [Edit] pilih [Automatic Indexing with Form Recognition].
Kotak dialog [Automatic Indexing with Form Recognition] ditampilkan.
3. Klik [Select].

[Confirm form types]
Pilih pilihan ini untuk mengindex dokumen saat konfirmasi hasil form pengenalan.
[Confirm indexing areas] Pilih pilihan ini untuk mengindex dokumen saat konfirmasi
hasil form pengenalan dari setiap area. Kotak dialog [Select Automatic Indexing
Batch] ditampilkan.
4. Pilih sejumlah perintah untuk digunakan➞Klik [OK].
Kotak dialog [Automatic Indexing with Form Recognition] ditampilkan.

5. Klik [OK].
Pengindeksan secara otomatis dengan form pengenalan di mulai.

BAB VII
MENANGANI WORKSHEET(MENAMPILKAN DAN MEMERIKSA)
7.1. Membuat Worksheets Baru
Dari menu utama pilih Worksheet, lalu pilih New
Masukan Nama Worksheet yang akan dibuat

Pilih Comment untuk memilih dan menentukan lokasi worksheet templatenya.
Klik OK
Pilih Yes
Sebuah worksheet telah jadi

7.2. Membuka Worksheets
Dari Worksheet menu, klik Open
Klik Worksheet Name, kemudian tekan Properties untuk melihat Worksheet Properties
sebelum membuka Worksheet
GAMBAR WORKSHEET
Klik OK
GAMBAR
Pilih Worksheet Name untuk membuka, dan klik OK
Woksheet akan tampil di Main Window.
Catatan :
Maksimalis atau Minimalis sebuah worksheet, atau mengembalikan ke ukuran semula
dengan menggunakan tombol di kanan atas.
Meminimaliskan tampilan worksheet sebagai ikon di bawah main window.
GAMBAR
7.3. Menutup Worksheets

Pilih worksheet yang akan ditutup, dari worksheet menu,
Klik close, atau klik tombol close pada kana atas main window
Jika ingin merubah seperti mengedit, menambah atau menghapus index data yang tidak
disimpan, ikuti kotak dialog yang ditampilkan.
7.4. Memilih Dokumen

Dokumen yang paling penting pada sebuah worksheet dipilih sebagai subjek untuk
mengindeks, mencetak, dan menambahkan halaman untuk diteliti.
Untuk memilih dokumen, klik garis dokumen atau gerakan tampilan tersebut dengan
menekan tanda panah. Ikuti prosedur di bawah ini apabila sebuah worksheet telah memiliki
beberapa dokumen.
Klik target worksheet
Klik View menu dan tempatkan mouse pointer pada Go to
Pilih lokasi di mana tampilan itu akan dipindahkan
Next document Tampilan dipindahkan satu langkah ke bawah
Previous document Tampilan dipindahkan satu langkah ke atas
First document Tampilan dipindahkan ke dokumen di atas pada
worksheet
Last document Tampilan dipindahkan ke dokumen terakhir pada
worksheet
Go to document Ikuti kotak dialog agar nomor yang dimaksud dapat
ditentukan
Masukan nomor dan klik OK untuk memindahkan
tampilan ke nomor yang ditentukan
New Document Tampilan dipindahkan ke dokumen baru pada garis

terakhir pada worksheet
Next tagged document Tampilan dipindahkan ke next tagged document
Previous tagged document Tampilan dipindahkan ke previous tagged document
Membuka Dokumen
Menampilkan gambar dokumen di image window
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menampilkan gambar dokumen di image window
Pilih sebuah worksheet
Buka sebuah dokumen dengan menggunakan metode di bawah ini
Double-click sebuah dokumen untuk membuka
Klik dokumen yang akan dibuka, dari file menu, pilih open, kemudian open document
Klik dokumen yang akan dibuka, dari file menu, pilih open, kemudian open document in new
image window
Catatan:
Gunakan beberapa metode di atas agar image window menjadi aktif
Membuka Berbagai Dokumen

Ikuti prosedur di bawah ini untuk membuka dua atau lebih image window pada waktu yang
sama
Catatan:
Dapat ditampilkan hingga empat image window sekaligus
Pilih sebuah worksheet dan klik dokumen yang akan dibuka
Dari file menu, pilih open, kemudian open document in new image window
Sebuah gambar akan ditampilkan di new image document
Catatan:
Sebuah dokumen dapat ditampilkan pada beberapa image window agar halaman lain dari
dokumen itu dapat dilihat di waktu yang sama.

7.5. Menampilkan Worksheets Properties
Pilih Menu Worksheet
Pilih Menu Properties
Klik [Ok]
Menampilkan Dokumen Properties

Pilih Dokumen Dalam Properties
Pilih Menu [File] Lalu Pilih [Document Properties]

Pilih Dokumen Lalu Klik [Ok]
Menyesuaikan Tampilan Worksheet

Menghilangkan Dokumen Dalam Worksheet
Pilih Dokumen Yang Akan Dihilangkan
Pilih Menu [Edit] Lalu Pilih [Empty List]

Konfirmasi Lalu Tekan [Yes]
Memindahkan Dokumen
Pilih Dokumen Yang Akan Dipindahkan
Dari Menu [View] Lalu Pilih [Move Document List]

Pilih Tujuan Yang Spesifik Lalu Pilih [Ok]
Menampilkan Dan Menghilangkan Fields

Dari Menu [View] Pilih [Show Fields]

Hilangkan [✔] Pada Fields Lalu Klik [Ok]
Menyesuaikan Tampilan Daftar Worksheet

Memilih Worksheet
1. Pilih Menu [Window]

2. Pilih Nama Worksheet Yg Akan Dipilih
Memperlihatkan Daftar Semua Dokumen

Pilih [Tag Document] Dari Menu [View]

Pilih [All Document]
Memindahkan Dokumen Ke Dalam Worksheet

Pilih Dokumen Yang Akan Dipindahkan Pilih [Move] Dari Menu [File]

7.6. Menyesuaikan Tampilan Field
Tampilan field dalam worksheet dapat dimunculkan atau disembunyikan.
Untuk melakukan hal tersebut ikuti langkah di bawah ini:
1. Pilih Show Field pada menu View
Kemudian kotak dialog Show Field akan muncul

Field-field yang di checklist adalah yang muncul dalam worksheet
2. Untuk menyembunyikan field, hilangkan checklist pada field yang akan dihilangkan
3. Kemudian klik OK

Untuk menyembunyikan semua field klik Hide All Klik OK
Untuk memunculkan semua field klik Show All Klik OK
Mengendalikan Tampilan Thumbnail

Untuk mengendalikan tampilan thumbnail dokumen dalam worksheet bisa dilakukan dengan
cara:
Pilih Thumbnail Phane pada menu View

Thumbnail dokumen ditampilkan dibawah window utama
Mengoperasikan thumbnail:
● Untuk memilih thumbnail Klik thumbnail yang akan dipilih
● Untuk menampilkan dokumen di halaman utama, Double Klik thumbnail yang
bersangkutan
● Untuk mengubah ukuran area thumbnail, Drag border antara area tampilan thumbnail
dengan area tampilan worksheet
● Untuk menampilkan semua halaman dalam thumbnail, Double klik pada bagian pojok
kiri atas dari thumbnail

● Untuk menampilkan menu pop up, Klik kanan pada thumbnail
Menyembunyikan Halaman Kosong

Untuk menyembunyikan halaman kosong, ikuti langkah dibawah ini:
Pilih menu View, kemudian pilih Hide Blank Pages, lalu checklist Hide Blank Pages
Catatan : Untuk menampilkan kembali semua halaman, pilih Show All Pages. Dan untuk
menampilkan hanya halaman kosong pilih Show Only Blank Pages
Menyesuaikan Halaman Yang Dimiringkan

1. Pilih menu View, kemudian pilih Batch Apply Plug-in
Kemudian kotak dialog Batch Apply Plug-in akan muncul

2. Atur setting, kemudian klik OK
● Apply to what
Pilih [Current document only], [All displayed documents],
[Selected documents], atau [Tagged documents]. [Taggeddocuments] hanya
ditampilkan jika ada dokumen dalam worksheet
● [Pages from each document]
Pilih target untuk di plug-in.
Pilih [All pages], [Pages [ ] ke [ ]], [Tagged pages], atau [Displayed image]. Ketika
[Pages [ ] to [ ]] dipilih, khusus halaman awal atau akhir.
● [Apply plug-in]
Pilih salah satu opsi di bawah ini:
✔ [Adjust Orientation]
Secara otomatis menyesuaikan orientasi dengan mendeteksi orientasi original.
Anda tidak bisa mengulang kembali operasi ini.
✔ [Deskew (border removal)]
Secara otomatis menyesuaikan orientasi dengan mendeteksi tilt dari border
hitam. Anda tidak bisa mengulangi operasi ini.
✔ [Deskew (string detection)]
Secara otomatis menyesuaikan orientasi dengan mendeteksi tilt karakter string.
Anda tidak bisa mengulangi operasi ini.
NOTE

Dari menu [Tools], pilih [Form Types] ➞[Image Adjustment Settings] untuk
menyesuaikan orientasi gambar halaman yang terdaftar dalam bentuk tipe
worksheet. Pesan konfirmasi akan ditampilkan.
3. Terima pesannya, kemudian klik Yes
7.7. Penggunaan Beberapa Worksheet

Anda dapat menggunakan beberapa worksheet sekaligus, ikuti langkah berikut.
Memilih Worksheets
Ketika terdapat banyak worksheet yang ditampilkan dalam halaman utama, anda harus
memilih satu worksheet yang ingin anda kerjakan. Untuk melakukan hal tersebut, ikuti
langkah di bawah ini.
1. Pilih menu Window
Daftar worksheet yang ditampilkan ada di bagian bawah
2. Kemudian pilih worksheet yang ingin dikerjakan

Menyesuaikan Tampilan Windows
Anda dapat mengubah metode penyusunan tampilan jendela untuk beberapa worksheet.
Ikuti prosedur berikut :
Pilih salah satu perintah dari menu [Window]
[Cascade] worksheet disusun secara bertumpuk

[Tile Horizontally] worksheet tersusun mendatar
[Tile Vertically] worksheet tersusun tegak lurus
[Arrange Icons] apabila ada worksheet yang dikecilkan maka akan lambang
worksheet akanditampilkan dibawah jendela utama
Metode tampilan jendela akan tersusun berdasarkan pilihan.

Tagging Dokumen
Dokumen-dokumen pada worksheet dan halaman-halamannya dapat ditandai. Anda dapat
memilih dokumen yang ditandai untuk dilakukan proses printing atau exporting. Anda dapat
memproses beberapa dokumen dalam satu waktu dengan menentukkan dokumen yang telah
ditandai sebagai sasaran untuk sekumpulan process lain.
7.8. Menandai Document

Berikut ini merupakan metode-metode yang tersedia untuk menandai dokumen:
● Menandai dokumen yang dipilih
● Menandai seluruh dokumen
● Menandai dokumen dengan menentukan nomor dokumennya
● Menandai langsung dokumen dari daftar dokumen
Memilih menggunakan submenu [Tag Documents] dalam [View] menu.

s
Keterangan :
[Selected Documents] Menandai dokumen terpilih
[All Documents] Menandai seluruh documents
[Tag Range…] Menandai dokumen sesuai dengan nomornya. Jendela [Tag
Range of Documents] akan muncul. Tandai nomor
dokumen yang diinginkan lalu tekan tombol [OK].
Membalik penandaan pada dokumen. Dokumen yang sudah
[Invert Tags] ditandai menjadi tidak ditandai dan dokumen yang tidak
ditandai menjadi ditandai.
Penandaan dokumen akan dilakukan berdasarkan metode yang dipilih.
Kotak Penanda Dokumen pada dokumen yang terpilih

CATATAN
Berikan tanda centang (V) pada Kotak Penanda Dokumen untuk dokumen yang anda ingin
tandai

Menghilangkan Tanda Pada Dokumen
Ikuti prosedur berikut untuk menghilangkan tanda pada dokumen
Pilih salah satu opsi dari sub-menu [Untag Documents] yang ada di dalam menu [View].
[Selected Documents] Menghilangkan tandapada dokumen di dalam worksheet.

Menghilankan tandapada semua dokumen di dalam
[All Documents] worksheet.
Menampilkan Tagged Document Properties

Ikuti prosedur berikut untuk melihat properties dari dokumen yang dipilih.
1. Pilih worksheet yang diinginkan untuk menampilkan properties.
2. Dari menu [File], pilih [Document Properties].
Kotak dialog [Document Properties] akan muncul.
3. Pilih Tagged documents dalam [Display document properties for] →pilih [OK]
Properties dari dokumen yang ditandai akan ditampilkan.

CATATAN : Tampilan jendela berbeda jika anda memilih satu dokumen atau beberapa
dokumen. Lihat pada bagian “Menampilkan Properties Dokumen”
7.9. Menandai Halaman

Menandai Halaman
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menandai halaman dokumen dalam worksheet.

Mengkonfigurasi penandaan dari submenu [Tag Pages] dari menu [View].
[In Selected Documents]

Tandai halaman dalam dokumen yang dipilih. Kotak dialog [The Tag Page Range (Selected
Documents)] ditampilkan.
[In All Documents]
Tandai semua dokumen dalam worksheet yang dipilih. Kotak dialog [Tag Page Range (All
Documents)] ditampilkan.
[Tag Page Rang]
Ketika [In Selected Documents] atau [In All Documents] dipilih, kotak dialog [Tag Page
Range] ditampilkan.Halaman dalam kisaran halaman yang ditentukan ditandai.
[From] Menetapkan halaman pertama untuk memulai penandaan.

[To] Menetapkan halaman terakhir untuk menyelesaikan penandaan.
[Preserve Existing Tags] Centang opsi ini untuk menjaga informasi yang tag ada. Setelah
menyelesaikan pengaturan, klik [OK].
Halaman-halaman ditandai berdasarkan opsi yang dipilih. Centang kotak Page Tag di
worksheet yang dipilih, menunjukkan halaman sudah ditandai.
Selain itu, jika jendela [Thumbnail Pane] ditampilkan, dokumen ditandai akan ditampilkan
dengan tanda cek, menunjukkan bahwa mereka adalah tag.

Catatan: jika Anda ingin menandai hanya satu halaman, menentukan nomor halaman yang
sama pada [From] dan [To] dalam kotak dialog [Tag Page Range (Selected Documents)].
Menghilangkan Tanda Pada Halaman

Pilih salah satu item berikut dari submenu [Untag Pages] dari menu [View].
[In Selected Documents]

Menghilangkan tanda pada halaman dalam dokumen yang dipilih.
[In All Documents]
Menghilangkan tanda pada halaman dalam semua dokumen dalam worksheet yang dipilih.

7.10. Mengatur Dokumen Dan Halaman
Anda dapat melaksanakan operasi, seperti menghapus dan menyalin, pada dokumen dan
halaman dalam dokumen yang disimpan dalam worksheet.
Menghapus Dokumen
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menghapus dokumen dari worksheet.
1. Pilih dokumen yang akan dihapus dalam worksheet.
● Untuk menghapus semua dokumen dalam worksheet, lanjutkan ke Langkah 2.
● Untuk menghapus hanya satu dokumen, pilih dokumen.
● Untuk menghapus beberapa dokumen, tag dokumen untuk menghapus.
2. Dari menu [File], pilih [Delete].
3. Pilih salah satu pilihan menghapus dalam [Delete What] – klik [OK].
[Current Document Only]

Menghapus hanya satu dokumen yang dipilih dalam worksheet. Ketika dokumen kedua
yang dipilih, hanya dokumen yang dipilih akan dihapus.
[Tagged Documents]
Menghapus dokumen tag. Jika tidak ada tag dokumen, opsi ini tidak ditampilkan.
[All Displayed Documents]
Menghapus semua dokumen dalam worksheet.
[Selected Documents]
Menghapus semua dokumen yang dipilih dalam worksheet.
4. Konfirmasi pesan - klik [Yes].
Dokumen akan dihapus
5. Setelah menghapus dokumen, pastikan pesan - klik [OK]
Menyalin Dokumen
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menyalin dokumen.

Bila ada kolom dengan nama yang sama, jenis, dan panjang dalam tujuan sebagai sumber
salinan, data indeks juga disalin.
1. Pilih dokumen untuk menyalin dalam worksheet.
● Untuk menyalin semua dokumen dalam worksheet, lanjutkan ke langkah 2.
● Untuk menyalin hanya satu dokumen, pilih dokumen.
● Untuk menyalin beberapa dokumen, tag dokumen untuk menghapus.
2. Dari menu [File], pilih [Copy].
3. Pilih salah satu opsi salinan di [Copy What]
[Current Document Only]

Hanya menyalin satu dokumen yang dipilih dalam worksheet. Ketika dua atau lebih
dokumen yang dipilih, hanya dokumen yang dipilih akan disalin.
[Tagged Documents]
Menyalin dokumen yang ditandai. Jika tidak ada dokumen yang ditandai, opsi ini tidak
ditampilkan.
[All Displayed Documents]
Menyalin semua dokumen dalam worksheet.
[Selected Documents]
Menyalin semua dokumen yang dipilih dalam worksheet.
[Tagged Pages Into Current Document]
Menyalin halaman yang ditandai di worksheet.
[Tagged Page Into New Document]
Menyalin halaman yang ditandai sebagai dokumen baru di dalam worksheet.
4. Salinan halaman yang ditandai sebagai dokumen baru dalam worksheet.
Tentukan lembar kerja tujuan. Jika target worksheet saat ini tidak ditampilkan dalam
[To Worksheet], klik [Select] - pilih worksheet tujuan - klik [OK]

CATATAN:
1) Anda juga dapat membuat lembar kerja baru dengan mengklik [New].
2) Ketika worksheet target adalah sama dengan worksheet yang berisi dokumen yang
dipilih, dokumen yang disisipkan pada akhir lembar kerja sebagai dokumen baru.
3) Klik [Properties] untuk menampilkan properti dari worksheet yang dipilih.
4) Konfirmasi properti dan kemudian klik [OK]
5. Konfirmasi dokumen untuk disalin - klik [OK]
6. Mengkonfirmasi pesan - klik [Yes].

Dokumen yang dapat disalin.
7. Konfirmasi pesan memberitahukan penyelesaian menyalin - klik [OK]
Dokumen disalin akan ditampilkan pada worksheet tujuan.
Membagi Dokumen
Anda dapat membagi dokumen menjadi dua dokumen. Anda dapat juga membagi dokumen
ke halaman yang terpisah, dan membuat setiap halaman dokumen yang terpisah.
Jika data indeks yang dimasukkan dalam dokumen sebelum dibagi, data indeks yang sama
akan melekat pada setiap dokumen yang dihasilkan.
Pilih dokumen yang akan dibagi pada worksheet
Dari menu [File], pilih [Divide] ➞[Divide Document by Pages]
Pilih metode pembagian ➞ klik [OK].
[Divide double-sided pages into separate pages]
Bagi dua halaman sisi ke halaman terpisah.
[Divide all pages into separate documents]
Bagi semua halaman dalam dokumen terpisah.
[Divide document before page]
Membagi dokumen menjadi dua dokumen pada halaman tertentu.
Konfirmasi pesan ➞ klik [Yes].
Dokumen telah dibagi
Konfirmasi pesan memberitahukan penyelesaian divisi
proses ➞ klik [OK].
Menggabungkan Dokumen
Anda dapat menggabungkan beberapa dokumen dalam worksheet yang sama ke dalam satu
dokumen.
1. Tandai semua dokumen yang akan digabungkan dalam worksheet, kecuali untuk
dokumen yang akan digabung ke (tujuan).
Contohnya, ketika penggabungan empat dokumen, jangan tandai dokumen yang akan
bergabung ke dalam, tapi tandai tiga dokumen yang tersisa.
PENTING :
Jangan tag dokumen ke dokumen lain yang harus digabung.

Dokumen yang
telah ditandai
2. Pilih dokumen ke dokumen lain yang harus bergabung.
Tujuan
dokume
n
3. Darimenu[File], pilih[Merge] ➞ [Merge Tagged Document]

Sebuahpesankonfirmasiakan ditampilkan.
4. Konfirmasi pesan ➞ klik [Yes].
Dokumen telah digabungkan.
Menghapus Halaman
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menghapus halaman.
Catatan : Anda juga dapat menghapus halaman dalam Image Window.
1. Tandai halaman yang akan dihapus dalam worksheet.
Pilih dokumen yang meliputi halaman untuk menghapus ➞ dari menu [View],
pilih [Tag Pages] ➞ [In Selected Documents].
Dalam [Tag Page Range (Selected Documents)] kotak dialog, masukkan nomor halam
pertama dan nomor halaman terakhir dari halaman untuk ditandai ➞ klik [OK].
2. Dari menu [File], pilih [Delete].
3. Pilih [Tagged Pages] dalam [Delete What] ➞ klik [OK].

Halaman yang ditandai telah dihapus.
5. Konfirmasi pesan pemberitahuan penyelesaian penghapusan
proses ➞ klik [OK].
Menyalin Halaman
Anda dapat menyalin halaman untuk membuat dokumen baru atau menambahkan ke
dokumen yang ada
Menyalin Halaman Untuk Membuat Dokumen Baru
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menyalin halaman untuk membuat dokumen baru.
1. Tandai halaman untuk menyalin dalam worksheet.
Pilih dokumen yang meliputi halaman untuk menyalin ➞ dari menu [View],pilih [Tag
Pages] ➞ [In Selected Documents].
Dalam [Tag Page Range (Selected Documents)] kotak dialog, masukkan pertama dan
nomor halaman terakhir dari halaman tag ➞ klik [OK].
3. Pilih [Tagged pages into new document] dalam [Copy What].
4. Tentukan worksheet tujuan.

Jika worksheet tidak ditampilkan dalam [Toworksheet], klik [Select] untuk memilih
tujuan worksheet ➞ klik [OK].

CATATAN :
● Anda juga dapat membuat lembar kerja baru dengan mengklik [New].
● Ketika sumber worksheet dari halaman yang disalin juga dipilih sebagaitujuan,
halaman disisipkan di bagian bawah lembar kerja sebagai dokumen baru.
● Klik [Properties] untuk menampilkan properti dari worksheet yang dipilih.
Konfirmasi properti ➞ klik [OK].
5. Konfirmasi halaman untuk disalin ➞ klik [OK].
6. Masukkan data indeks untuk dokumen baru ➞ klik [OK].
7. Konfirmasi pesan ➞ klik [OK].
Menyalin Halaman Untuk Menambah Dokumen

Ikuti prosedur di bawah ini untuk menyalin halaman dan kemudian menambahkannya ke
yang ada dokumen.
CATATAN : Sumber copy dan dokumen tujuan harus berada di lembar kerja yang sama.
1. Tandai halaman untuk menyalin dalam worksheet.
Pilihdokumenyangmeliputihalamanuntukmenyalin➞darimenu[View],
pilih[Tag Pages] ➞[In Selected Documents].
Dalam [Tag Page Range (Selected Document)] kotak dialog, masukkan nomor
halaman pertama dan nomor halaman terakhir dari halaman tag ➞ klik [OK].
2. Pilih tujuan dokumen dalam worksheet.
4. Pilih [Tagged into current document] di [Copy What] ➞ klik [OK].
5. Pilih posisi untuk menyalin ke dalam dokumen ➞ klik [OK].
[Append to document]
Menambahkan halaman pada akhir dokumen yang dipilih.
[Insert before page]
Menyisipkan halaman sebelum halaman yang ditentukan.
Halaman yang ditandai akan disalin ke dokumen yang dipilih.
6. Konfirmasi pesan ➞ klik [OK].
BAB VIII
MENGELOLA IMAGE WINDOW
Anda dapat mengatur tampilan window dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

8.1. Membuka Dan Menutup Windows
Membuka dan menutup image window dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah
berikut ini.
Membuka ImageWindow
Ikuti prosedur di bawah ini untuk membuka ImageWindow.

1. Pilih dokumen yang ingin ditampilkan di ImageWindow dari daftar dokumen dalam
worksheet.
2. Darimenu [File], pilih[Open] ➞[Open Document].
CATATAN
Anda juga dapat membuka ImageWindow dengan menggunakan salah satu prosedur
berikut:
- Dari menu [File], pilih [Open] ➞ [Open Document di New ImageWindow].
- Double-klik dokumen yang ingin Anda buka.
- Klik kanan dokumen yang ingin Anda buka ➞ pilih [Open Document] dari menu
pop-up.
Window Gambar ditampilkan dalam keadaan aktif.
Gambaran Image Window Dan Worksheet

Anda dapat tile the main dan Image Window. Hal ini berguna saat meninjau isi dokumen
untuk pengindeksan.
1. Menampilkan dokumen sasaran di Image Window.
2. Dari menu [Window], pilih salah satu yang mengikuti perintah menu.

[Tile dengan Image Windows secara Horizontal]
Gambar dan Lembar kerja Windowsare tiled horizontal.
[Tile dengan Image Windows secara Vertikal]
Gambar dan Lembar kerja Windows are tiled vertikal.
Membuka Beberapa Image Windows

Anda dapat membuka maksimum empat ImageWindows pada suatu waktu. Untuk membuka
beberapa ImageWindows, ikuti prosedur di bawah ini.
1. Pilih dokumen target.
2. Dari menu [File], pilih [Open] ➞[Open Document di Window Gambar Baru].
CATATAN

Andajuga dapat mengklik tombol mouse sebelah kanan pada dokumen yang ingin Anda
buka dan pilih [Open Document] dari menu pop-up.
3. Ulangi langkah 1 dan 2.
Dua atau lebih ImageWindows akan ditampilkan.
CATATAN
Anda dapat tile ImageWindows dan lembar kerja, ketika dua atau lebih ImageWindow
dibuka. Lihat "Tiling ImageWindow dan Lembar kerja," pada halaman sebelumnya.
Contoh tilling dua ImageWindows dan lembar kerja secara vertikal.
Menutup ImageWindow
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menutup ImageWindow yang dipilih.
Dari menu [File] ImageWindow, pilih [Close ImageWindow].
CATATAN
Anda juga dapat mengambil langkah berikut:
Klik (Close) disudut kanan atas ImageWindow.
ImageWindow ditutup.
Menutup Dua Atau Lebih ImageWindows

Ikuti prosedur di bawah untuk menutup dua atau lebih ImageWindows pada saat yang sama.

1. Dari menu [Window], pilih [Close All Image Windows].
Semua Image Windows ditutup.
8.2. Mengubah Tampilan

Anda dapat mengubah tampilan dokumen pada worksheet dengan cara-cara yang akan
dijelaskan sebagai berikut ini.
Mengubah Tampilan Dokumen

Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengganti tampilan dokumen dengan dokumen yang lain.
Pilih salah satu dari menu [Go To] dari submenu [View] di Image window
[Next Document]
Untuk mengganti dokumen setelah dokumen yang sedang ditampilkan
[Previous Document]
Untuk mengganti dokumen sebelum dokumen yang sedang ditampilkan
[Next Tagged Document]
Untuk mengganti dokumen setelah dokumen yang terkait pada dokumen yang sedang
ditampilkan
[Previous Tagged Document]
Untuk mengganti dokumen sebelum dokumen yang terkait pada dokumen yang sedang

ditampilkan
[Go To Document]
Spesifikasi dokumen menggunakan nomor dokumen. Masuk ke nomor dokumen di [Go To
Document] lalu klik [OK]
Mengubah Tampilan Halaman

Anda dapat menggunakan salah satu dari prosedur-prosedur berikut untuk mengganti
halaman dari dokumen yang memiliki banyak halaman :
● Mengganti dengan Menu
● Mengganti Halaman Degan Menggunakan Auto Browse Function
● Mengganti Halaman Menggunakan Page Scroll Bar
Mengganti Dengan Menu
Pilih salah satu dari menu [Go To] dari submenu [View] di Image window
[Next Page] Tampilkan halaman berikutnya

[Previous Page] Tampilkan halaman sebelumnya
[First Page] Tampilkan halaman pertama
[Last Page] Tampilkan halaman berikutnya
[Go To Page] Spesifikasi dokumen menggunakan nomor dokumen. Masuk ke nomor
dokumen di [Go To Document] lalu klik [OK]
[Other Side of Page] Tampilkan sisi yang lain dari dokumen yang memiliki dua sisi
CATATAN :
Anda juga dapat mengambil prosedur berikut ini :

- dari menu [View], pilih [Browse Next].
Halaman berikutnya akan tampil. Setelah halaman terakhir ditampilkan, halaman
pertama akan muncul lagi
- pilih salah satu dari opsi di bawah ini dari [Current Image Window] submenu dari
[View] di halaman utama
[Next Page] Menampilkan halaman berikutnya

[Previous Page] Menampilkan halaman sebelumnya
[Other Side of Page] Menampilkan sisi lain dari dokumen yang memiliki dua sisi
Mengganti Halaman Dengan Menggunakan Auto Browse Function

Dari menu [View] di Image Window, pilih [Auto Browse]
Halaman akan berubah secara otomatis.
Jika tidak ada lagi halaman yang dapat ditampilkan, akan muncul pesan
Mengganti Halaman Menggunakan Page Scroll Bar

Anda dapat menggunakan scroll bar di bawah Image Window untuk merubah halaman yang
sedang aktif

● Displaying the next/previous page
Tekan dan pindahkan batang secara horizontal atau klik tombol panah horizontal
● Displaying the first/last page
Klik tombol panah yang tersedia secara vertikal
CATATAN:
Anda juga dapat menyembunyikan scroll bar dengan memilih [Page Scroll Bar] dari
menu [View]
Pencarian Halaman Dari Thumbnails Window

Anda dapat menampilkan halaman dari dokumen terpilih sebagai thumbnail dalam Gambar
Window. Ikuti prosedur di bawah untuk beralih halaman di Window. Gambar
menggunakan jendela Thumbnail.
1. Dari menu [View] di Window foto, pilih
[Thumbnail].Jendela Thumbnail ditampilkan. Halaman kuning
dengan batas kuning diThumbnail Window adalah alaman yang sedang aktif.
2. Klik thumbnail dari halaman yang ingin ditampilkan.

Halaman yang Anda mengklik thumbnail diWindow Thumbnail menjadi
halaman aktif dan ditampilkan di Window Gambar.
8.3. Zooming In/Out

Ikuti salah satu dari prosedur di bawah ini untuk
memperbesar dan memperkecil Window Gambar.
8.4. Zoom in/out Window Image dari menu.
8.5. Menampilkan bagian wilayah window tertentu di Window Pan.
8.6. Zooming di bagian dari area window tertentu dengan mouse.
Zooming Image Window Dari Menu

Ikuti prosedur dibawah untuk memperbesar/memperkecil di Window Gambar.
Pilih salahsatu opsi dibawah dari [Skala]submenu dari menu [View] di Image Window.

[Fit to Width] Halaman yang diperkecil atau diperbesar sesuai dengan lebar window
Halaman Window.
[Fit to Page] Halaman yang berukuran sesuai engan ukuran saat Page
Window.
[Zoom in] Halaman yang diperbesar. Ulangi tindakan ini untuk memperbesar lebih
lanjut.
[Zoom out] Halaman yang diperkecil. Ulangi tindakan ini untuk memperkecil lebih
lanjut.Pilihan yang dipilih dijalankan.
Menampilkan Spesifikasi Area Di Pan Window

Andadapat menampilkan bagian tertentu dari suatu daerah di Window Gambar dengan
menetapkan itu dari Window Pan.
1. Zoom-in pada Window Gambar.
2. Dari [View] menu di Window foto, pilih [PanWindow].
Sebuah Jendela Pan ditampilkan. Daerahditampilkan dalamwarna hitam di Window Pan
ditampilkan dalam areayang diperbesar di ImageWindow.
3. Untuk memindahkan layar, tarik daerah hitam diWindow Pan dengan tombol kiri
mouse yang ditekan

4 Untuk menutup Jendela Pan, pilih [Pan Window]dari [View]
menu di Image Window.
CATATAN
Anda juga dapat mengklik (Close) di Window Pan.
Zooming Specified Area Menggunakan Mouse

Anda dapat memperbesar bagian dari luas jendela yang Anda
tentukan dengan tombol kananmouse. Ikuti prosedur di bawah ini.
Tentukan daerah ini di Window Gambar yang ingin Anda zoom in.
Klik dan tahan tombol mouse sebelah kanan disalah satu sudutpersegi panjang.
Geser mouse ke sudut kebalikan dari ➞ persegi panjang. Lepaskan tombol kanan.

Sebuah menu pop-up ditampilkan.
Pilih [Zoom in pada Area dipotong].Daerah window tertentu diperbesar.
CATATAN
Anda jugadapat klikkanan area di WindowGambar Anda ingin memperbesar danpilih [Perbes
ar] atau [Perkecil].
8.4. Rotasi Halaman

Anda dapat memutar halaman yang ditampilkan dalam ”Image Window”. Rotasi diterapkan
untuk
seluruh dokumen yang ditampilkan dalam “Image Window”. Untuk beberapa halaman
dokumen, semua halaman diputar.
Pilih salah satu opsi dalam submenu [Rotate] dari menu [view] di Image Window di bawah
ini.

[Original orientation] Orientasi asli didirikan pada “Image Window” adalah dipulihkan.
[Rotate 90] Halaman berputar 90 derajat searah jarum jam.
[Rotate -90] Halaman berputar 90 derajat berlawanan jarum jam.
[Rotate180] Halaman yang berputar 180 derajat.
Contoh: “Image Window” diputar (ketika [Rotate 90] yang dipilih).
Penyimpanan Halaman Yang Dirotasi

Rotasi hanya berlaku dalam “Image Window” saat ini. Untuk menampilkan dokumen yang
sama dengan halaman yang diputar pada sesi berikutnya, Anda harus menyimpan halaman
secara bersama-sama dengan informasi rotasi. Ikuti prosedur di bawah ini.
Pilih salah satu opsi di bawah dalam submenu [Rotate] dari menu [View] dalam “Image
Window”.
[Save image orientation (display page)]

Hanya menyimpan halaman yang sedang ditampilkan.
[Save image orientation (all pages)]
Menyimpan semua halaman.

Informasi rotasi disimpan dalam halaman (s).
Mengubah Tampilan Halaman

Anda dapat mengubah kepadatan tampilan dalam ”Image Window”. Ikutilah prosedur di
bawah ini.
Pilih salah satu opsi di bawah dalam [Enchance] submenu dari menu [View] dalam Image
Window.
[None] Gambar ditampilkan dengan memindai kepadatan.
[Bitonal] Baris yang abstrak akan ditampilkan lebih jelas.
[scale to gray]
Kualitas gambar dan foto yang dipindai dalam warna hitam dan putih menjadi lebih hidup.
CATATAN
● Fungsi ini tidak mengubah gambar berwarna menjadi gambar yang pucat.
● Warna gambar selalu diatur ke [Scale to gray] untuk gambar berwarna, yang tidak
dapat berubah.
8.5. Pengoreksian Halaman

Anda dapat deskew halaman yang ditampilkan dalam Image Window . Ikutilah prosedur di
bawah ini.
Pilih menu [View] ➞ [Plug-in] ➞ [Apply Plug-in] dalam “Image Window”
[Apply Plug-in] kotak dialog ditampilkan.
Pilih plug-in jika Anda ingin menjalankan ➞ klik [Apply].
[Adjust Orientation]
Setiap memiringkan dokumen tersebut secara otomatis terdeteksi dan diperbaiki.
[Deskew (border removal)]
Memiringkan dokumen yang terdeteksi dari perbatasan dan otomatis diperbaiki.
[Deskew ( string detection)]
Memiringkan dokumen terdeteksi dari string dan secara otomatis diperbaiki. Halaman yang
deskewed.

Pengoreksian Suatu Halaman
Anda dapat deskew halaman yang ditampilkan dalam Image Window . Ikutilah prosedur di
bawah ini.
Pilih menu [View] ➞ [Plug-in] ➞ [Apply Plug-in] dalam “Image Window”
[Apply Plug-in] kotak dialog ditampilkan.
Pilih plug-in jika Anda ingin menjalankan ➞ klik [Apply].
[Adjust Orientation]
Setiap memiringkan dokumen tersebut secara otomatis terdeteksi dan diperbaiki.
[Deskew (border removal)]
Memiringkan dokumen yang terdeteksi dari perbatasan dan otomatis diperbaiki.
[Deskew ( string detection)]
Memiringkan dokumen terdeteksi dari string dan secara otomatis diperbaiki. Halaman yang
deskewed.
Pengoreksian Beberapa Halaman

Ikuti prosedur di bawah untuk memperbaiki condong dari beberapa halaman pada waktu
yang sama.
1. Dari menu [View] di Image Window, Pilih [Batch Apply Plug-in].
The [Batch Apply Plug-in] kotak dialog ditampilkan.
2. Mengkonfigurasi [page from each documents] dan [apply plug-in] ➞ klik [OK].
Plug-in dijalankan, dan halaman deskewed.
Memaksimalkan Tampilan

Anda dapat dengan mudah beralih window ketika kedua window utama aktif dan Image
Windows dimaksimalkan.
Pencarian Dari Image Window Ke Window Utama
Berpindah dari Image Window ke Window Utama
Pilih salah satu opsi di bawah dari [Window] menu dalam Image Window.
[Display Worksheet ]
window yang aktif beralih ke tampilan lembar kerja.
[Display Worksheet (Synchronized)]
Dokumen ditampilkan dalam “Image Window” aktif saat window beralih ke lembar kerja
lain.
Menampilkan Beberapa Jendela Halaman

Sebuah Halaman Window digunakan untuk menampilkan satu halaman dari sebuah dokumen
di Window Gambar.Page Windows digunakan ketika zoom pada halaman, menampilkan
seluruh halaman,atau memanipulasi beberapa halaman sementara Anda melakukan
pemantauan yang lain. Anda dapat menampilkanmaksimum 40 Page Windows pada suatu
waktu.
1 Dari [Window] Window menu dalam foto, pilih [New
Page Window].Sebuah Jendela Page akan ditampilkan.
2 Ulangi langkah 1 untuk membuka Window lain.
Multiple Windows akan dibuka pada Window Gambar. Terakhirdibuka

HalamanJendela aktif.
CATATAN
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menutup Halaman Window yang tidak aktif:
Dari menu [Window] pada Window foto, pilih [Tutup HalamanLainWindows].

Mengubah Tampilan Beberapa Jendela Halaman
Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengubah layout Windows Page ganda.
Pilih salah satu opsi di bawah dari [Window]menu di Image Window.
[Tile] Windows Page adalah ubin.
[Cascade] Windows Halaman yang bertumpuk.
Meminimalkan Jendela Halaman

Bila Window Page diminimalkan, ini ditunjukkan sebagai ikon di Window Gambar. Untuk
mengatur ikon tersebut, ikuti prosedur di bawah ini.
Dari menu [Window] pada Window foto, pilih [Atur Ikon].
Ikon akan ditampilkan di bagian bawah WindowGambar

8.6. Mengimpor
Anda dapat mengimpor berbagai jenis data dalam Window Gambar. Anda dapat
menggantiada halaman dengan data yang diimpor atau masukkan data yang diimpor sebelum
atausetelahhalaman.
Scanning Dokumen
Ikuti prosedur di bawah ini untuk memindai dokumen kertas menjadi Window Gambar.
1 Set dokumen pada pemindai.
2 Pilih salah satu opsi di bawah dari [Scan]submenu dari menu [File] di Image Window.
[Ganti Page]
Halaman diimpor menggantikan halaman yang sedang ditampilkan.

[Insert Page] Halaman impor terpasang sebelum yang sedangditampilkanhalaman.
[Add Page] Halaman diimpor ditambahkan di akhir dokumen saat ini
ditampilkan.The [Dokumen Capture Panel] ditampilkan.
3 Mengatur pemindai untuk memindai dokumen.
Lihat "Konfigurasi Scanner," pada hal 3-3.

4 Klik [Start].
Dokumen ini dipindai.
Memasukkan Data Gambar

Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengimpor TIFF, BMP, dan data format gambar JPEG
darikomputer ke Image Window.
1 Pilih salah satu opsi di bawah dari [Import]submenu dari menu [File] di Image
Window.
[Ganti Page]
Halaman diimpor menggantikan halaman yang sedang ditampilkan.
[Insert Page] Halaman impor terpasang sebelum yang sedangditampilkanhalaman.
[Add Page] Halaman diimpor ditambahkan di akhir dokumen
berisi halaman yang sedang ditampilkan.
The [Dokumen Capture Panel] ditampilkan.
2 Mengkonfigurasi Scan Manager untuk mengimpor data.

Lihat "Mengimpor dengan Fungsi Impor," pada hal 3-17.

3 Klik [Start].
Data gambar diimpor.
8.7. Mengcopy Area Tertentu

Anda dapat menyalin sebagian tertentu dari sebuah Image Window dengan menyeret
sambil menahan tombol mouse sebelah kanan. Ikuti prosedur di bawah ini.
1. Tentukan bagian dari Image Window yang ingin Anda salin dengan persegi
panjang. Klik dan tahan tombol mouse sebelah kanan di salah satu sudut persegi
panjang yang akan dibentuk.
2. Gerakkan mouse ke pojok yang berlawanan persegi panjang, kemudian lepaskan
tombol kanan.
Sebuah menu pop-up ditampilkan.
3 Dari menu pop-up, pilih salah satu opsi yang terdaftar
Tekan
kanan
mouse
tombol.
Tarik ini
titik, dan
rilis.
[Copy to Clipboard (Resolusi Current)]
Area yang dipilih akan disalin ke clipboard dalam resolusi layar saat ini.
[Copy to Clipboard (Resolusi Penuh)]

Area yang dipilih akan disalin ke clipboard dalam resolusi pemindaian.
[Clipboard Tampilan Area di New Window]

Area yang dipilih akan ditampilkan di jendela baru.

[Zoom in pada Area terpotong]
Area yang dipilih diperbesar masuk
Pilihan yang dipilih dijalankan.

Anda dapat menyalin isi clipboard disalin ke aplikasi lain.
8.8. Menghapus Halaman

Ikuti prosedur berikut untuk menghapus halaman dari Image Window.
1 Tampilan halaman yang ingin Anda hapus dalam Image Window.

2 Dari menu [File] di Image Window, pilih [Halaman Hapus].
Sebuah pesan konfirmasi akan ditampilkan.3 Konfirmasi pesan ➞ klik [Ya].
Halaman yang dipilih dihapus.
CATATAN
Jika dokumen yang dipilih berisi halaman yang ditandai, pesan konfirmasi ditampilkan
mendorong Anda untuk untagged halaman sebelum melakukan penghapusan. Klik [Yes]
untuk menghapus. Tidak ada halaman yang dihapus jika Anda klik [No].
8.9. Membagi Dokumen

Beberapa Halaman Dokumen
2 Anda dapat melakukan fungsi divisi dokumen berikut dalam Image Window:
■ Membagi Dokumen halaman Multiple.
Membagi halaman dokumen beberapa halaman yang ditampilkan di Image Window ke
dokumen lain.
■ Membagi Halaman Double Sided.
Membagi dokumen terdiri dari halaman bersisi ganda menjadi terpisah halaman dokumen
tunggal.lple Page Docuents
1. Tampilan halaman yang menjadi halaman pertama dari dokumen lain di Image
Window.
2. Dari menu [File] di Image Window, pilih [Bagi] ➞ [Dokumen Bagilah].
3. Konfirmasi pesan ➞ klik [Ya].
Halaman ditampilkan dan halaman berikutnya dipindahkan ke dokumen lain.
CATATAN
Jika dokumen yang dipilih berisi halaman yang ditandai, pesan konfirmasi ditampilkan
mendorong Anda untuk untagged halaman sebelum melakukan pembagian. Klik [Yes]
untuk membagi. Tidak ada halaman yang dipindahkan jika Anda klik [No].

Halaman Dua Sisi
Ikuti prosedur di bawah ini untuk memisahkan halaman bersisi ganda
1. Tampilan halaman bersisi ganda untuk dibagi di Image Window.
2. Dari menu [File], pilih [Bagi] ➞ [Bagilah Double-Sided Halaman].
Para [Bagilah Double-Sided Page] kotak dialog ditampilkan.
3. Tentukan halaman dimana dokumen tersebut akan dibagi ➞ klik [OK].
[Semua halaman] Semua halaman dalam dokumen sumber dibagi.
[Saat ini Halaman]Hanya halaman yang ditampilkan di Image Window dibagi.Halaman

tertentu (s) dibagi.
CATATAN
Untuk halaman bersisi ganda, sepasang halaman depan dan belakang dihitung sebagai satu
halaman. Setelah dokumen dibagi, depan dan halaman belakang dihitung sebagai halaman
terpisah.
8.10 Tagging Dan Untagging
Tagging/Untagging Dokumen
Anda dapat menampilkan fungsi penanda dokumen di jendela tampilan.
 Menandai /Menghilangkan tanda halaman di jendela tampilan.
Tagging Dokumen
Anda dapat menandai dokumen untuk ditampilkan di jendela tampilan. Ikuti prosedur di
bawah ini.
1 Tampilkan dokumen yang ingin anda tandai di jendela tampilan.
2 Dari menu [View] di jendela tampilan, pilih [Tag]
[Tandai dokumen].
Dokumen ditampilkan di jendela tampilan setelahditandai.
Menandai dan Menghilangkan tanda 7-31Image Window
Untagging Dokumen
1 Tampilkan dokumen yang ingin anda hilangkan tandanya di jendela tampilan.
2 Dari menu [View] , Pilih [Tag] ➞[Untag Document].
The document tag check box in the worksheet is cleared.
2 Tagging/Untagging Pages
Ikuti prosedur untuk menandai dan menghilangkan tanda halaman di dokumen yang
ditampilkan di jendela tampilan
Tagging/Untagging Halaman
Anda dapat melakukan tagging dan untagging halaman
Tagging Halaman
1. Tampilkan halaman yang ingin anda tandai di jendela tampilan.
2. Pilih satu daftar dari pilhan - pilihan di bawah dari sub menu [Tag]
di menu [View] .
[Tandai Halaman] Tandai halaman – halaman yang ditampilkan di jendela gambar.
[Tandai barisan halaman]

Barisan halaman ditampilkan(dokumen sekarang)] kotak dialog ditampilkan.
[From],[To]
Menetepksn nomor halaman.
[mengabadikan halaman – halaman yang ditandai saat ini]
pilih (to) mengabadikan halaman – halaman yang ditandai saat ini.
klik [OK].
[Tandai semua halaman]
Tandai semua halaman, termasuk salah satu yang sedang ditampilkan di jendela gambar.
Halaman – halaman telah ditandai tergantung pengaturan yang anda buat. 7-32 menendai
dan menghilangkan tanda Jendela tampilan
Untagging Halaman
1. Pilih satu daftar dari pilhan - pilihan di bawah dari sub menu [Tag]
di menu [View] di jendela gambar

[Menghilangkan tanda halaman] Menghilangkan tanda – tanda halaman yang ditampilkan
di jendela gambar.
[Menghilangkan tanda semua halaman]
Menghilangkan tanda di semua halaman - halaman, termasuk salah satu yang sedang
ditampilkan di jendela gambar.
Semua halaman sudah dihilangkan tandanya
8.11.Tampilan Properties
Tampilan propertis dapat ditampilkan dengan cara berikut ini
Menampilkan Properties Dokumen
Ikuti prosedur di bawah ini untuk menetapkan properties di dokumen yang ditampilkan di
jendela gambar.
1. Dari menu [File] di jendela gambar, pilih [Document
Properties].
[Dokumen Properties (Satu dokumen)] kotak dialog kemudian ditampilkan.
2. Klik [OK] setelah menetapkan dokumen informasi.
Menampilkan Properties Halaman

1. Dari menu [File] , pilih [Image Properties].
The [Image Properties] Kotak dialog ditampilkan.
2. Klik [OK] setelah menetapkan informasi.

BAB IX
MENCARI DAN MENEMUKAN DOKUMEN
9.1. Menentukan Metode Pencarian
Pergunakan salah satu prosedur berikut untuk mencari dokumen pada suatu worksheet:
● Bangun kondisi pencarian untuk menetapkan suatu jangkauan pencarian.
● Bangun kondisi pencarian yang cocok.
1. Memilih worksheet untuk dicari.
2.Dari [Edit] menu, pilih [Search]

[Search] kotak dialog ditayangkan.
[Search] kotak dialog memperlihatkan nama-nama pada template untuk worksheet dan
dari sistem yang menyediakan bidang.
3.Tetapkan cara pencarian
● Jika membuat kondisi pencarian menetapkan suatu jangkauan, pilih [Range] Dua
kotak masukan [From] dan [To]ditayangkan untuk masing-masing bidang.

● Jika membuat kondisi pencarian untuk satu cocok sempurna, jelas [Range]
pengecekan kotak. Masukan Data Pencarian kotak ditayangkan untuk masing-masing
bidang.
Bagaimana caranya Menyetel Kondisi Pencarian

Cara untuk membuat kondisi pencarian sesuai dengan suatu bidang type of the
worksheet.es
● Bidang teks: 1 ke 255 karakter.
● numerik: Digit 9 atau 16.
● Tanggal bidang: Angka dari digit dari tahun penanggalan (digit dua atau empat).
Format adalah serupa ke Windows tersebut.
● Bidang memo: Sampai 4,095 karakter. Masuki tahun pada empat digit ketika
memasuki cari kondisi pada "tanggal pembuatan" dan "perbaharui tanggal."
Memproses Kondisi Pencarian dengan suatu Spesifikasi Jangkauan
● Jika ingin memasuki suatu tanda penghubung pada [From] kotak dan suatu nilai pada
[To] kotak, pencarian dimulai pada nilai paling kecil dan berlanjut sampai nilai yang
ditetapkan pada [To] kotak.
● Jika ingin memasuki suatu nilai pada [From] kotak dan suatu tanda penghubung pada
[To] kotak, pencarian mulai pada nilai yang ditetapkan pada [From] kotak dan
berlanjut sampai yang terbesar nilai.

● Kamu dapat mempergunakan karakter wildcard berikut pada bidang teks dan memo:
- Asterik(*): Cocokan satu angka berubah-ubah dari karakter.
- Penanda pertanyaan(?): Cocokan satu karakter berubah-ubah.
Bidang Input dan Contoh Proses

● Bidang teks: Ketika "LK_5300" masuk ke dalam [From] kotak dan "LK_5400" pada
[To] kotak,
● numerik: Ketika "30" masuk ke dalam [From] kotak dan "50" pada [To] kotak,
Tanggali bidang: Ketika "1 / 10 / 1999" masuk ke dalam [From] kotak dan "11 / 1 /
1999" pada [To] kotak,
● Bidang memo: Ketika "aa" masuk ke dalam [From] kotak dan "cc" pada [To] kotak,
9.2 Cara Mengatur Syarat Pencarian

Bangun kondisi pencarian pada [Search] kotak dialog. Ikuti prosedur di bawah ini.
Range Yang benar

Metode pengaturan kondisi pencarian ditentukan menurut jenis field dari worksheet. Field
tersebut harus memenuhi beberapa kriteria; yaitu;
a. Text Field : terdiri dari 1 – 255 karakter
b. Numeric Filed : terdiri dari 9 atau 16 digit
c. Date Field : ditulis berupa angka tahun (dua atau empat digit).
d. Memo Field : Dapat diisi hingga 4095 karakter. Masukan tahun dalam empat digit
saat memesuka search condition di “creation date” dan ”update date”
Proses Pencarian Dengan Spesifikasi Range

a. Jika Anda memasukan tanda sambung pada box ‘From’ dan sebuah nilai pada box
‘To’, maka proses pencarian akan dimulai dari nilai terkecil hingga mencapai nilai yang
ditentukan pada box ‘To’.
b. Jika Anda memasukan nilai pada box ‘Form’ dan tanda hubung pada box ‘To’, maka
proses pencarian akan dimulai dari nilai ditentukan pada box ‘From’ dan dilanjutkan
hingga nilai yang terbesar.
c. Anda dapat menggunakan karakter wildcard berikut dalam text dan memo field :
- Asterisk (*): Mencocokan jumlah karakter arbitrary
- Question Mark (?) : Mencocokan karakter arbitrary
9.3. Memasukan Field Dan Memproses Contoh

Text Field : Misalnya, ketika Anda memasukan kata "LK_5300" ke dalam box ‘field’ dan
"LK_5400" ke dalam box ‘To’, Scan Manager akan mencari dokumen dari LK_5300 ke
LK_5400.
Numeric Field : Misalnya, Ketika "30" dimasukkan dalam box ‘From’ dan "50" dalam box
‘To’, Scan Manager mencari dokumen yang mengandung angka diantara 30 hingga 50.
Date Field : Ketika "1999/01/10" dimasukkan dalam box ‘From’ dan "1999/11/01"
dalam box ‘To’, Scan Manager akan melakukan pencarian untuk dokumen yang dibuat
antara 10 Januari 1999 dan 1 November 1999.
Memo Field : Ketika "aa" dimasukkan dalam box ‘From’ dan "cc" dalam box “To”,
Scan Manajer akan mencari dokumen yang mengandung kata-kata yang dimulai dengan
karakter dari "aa" ke "cc" dalam database.
9.4 Pengaturan Syarat Pencarian

Bangun kondisi pencarian pada [Search] kotak dialog. Ikuti prosedur di bawah ini.

Memulai Pencarian
1. Setelah menetapkan semua settingan yang diperlukan pada [Search] kotak
dialog, klik [OK]
Scan Manager memulai mencari dan menunjukan dokumen yang cocok dengan kondisi
sebuah worksheet.
Jika tidak ada dokumen yang cocok, Scan Manager menayangkan suatu kotak dialog
tersebut.
● Untuk melaksanakan pencarian lain, klik [Yes]
[Search] kotak dialog ditayangkan.
● Untuk membatalkan pencarian, klik [No]
Pencarian selesai.
Menampilkan Seluruh Daftar Setelah Pencarian

Dari [Edit] menu, pilih [Display All Documents]
Semua dokumen ditayangkan pada worksheet.

BAB X
MENCETAK DOKUMEN
Mencetak dokumen dapat dilakukan dengan cara berikut ini

10.1. Mencetak Dokumen Dari Sebuah Worksheet
Ikuti prosedur di bawah untuk mencetak dokumen dari sebuah worksheet.
1. Pilih worksheet mengandung dokumen yang akan dicetak. Buka worksheet jika
diperlukanLihat "Membuka Worksheets," pada p. 6 - 3
2. Memilih dokumen atau halaman yang akan dicetak.
Memilih metode sesuai dengan jenis dari dokumen yang akan mencetak.
● Jika mencetak semua dokumen pada sebuah worksheet, proses ke langkah berikutnya.
● Jika mencetak hanya satu dokument, klik dan pilih dokumen yang akan dicetak.
● Jika mencetak beberapa dokumen, pilih atau pasang label dokumen dan menetapkan
untuk di cetak. Lihat "Memasang label / tidak memasang label Dokumen," pada p. 7 -
30.
Jika mencetak spesifikasi halaman pada satu dokumen, sertakan satu label untuk masing-
masing halaman yang akandicetak. Lihat "Memasang label / tidak memasang label
Halaman," pada p. 7 - 31.
3. Dari [File] menu, pilih [Print] [Print Documents]
4.Tetapkan setelan yang perlu pada [Print Documents]

[Print what] Tetapkan dari [Current document only] [Tagged documents]
[Selected documents] dan [All displayed documents]
[Pages from each document]
[All pages]
Semua halaman pada dokumen terpilih yang akan dicetak.
[Tagged pages]
Memasang label halaman yang akan dicetak.
[Displayed image]
Menayangkan halaman pada Jendela image yang akan dicetak.
[Options]
[Scale to fit page]
Hasil print komputer diskalakan untuk mencocokan ukuran terbuat dari kertas.
[Output]
[Printer] Nama dari pencetak ditetapkan ditayangkan. Untuk mengubah ke pencetak lain,
klik [Print Setup] dan untuk atur.
[Number of copies]
Tetapkan angka dari salinan.
[Preview]
Lihat awal hasil print komputer sebelum mencetak.
5. Klik [Preview].
Menampilkan dokumen yang akan dicetak
[Print] Cetak dilaksanakan.

[Next Page] Halaman berikutnya ditayangkan.
[Prev Page] Halaman sebelumnya ditayangkan.
[Two Pages] Dua halaman ditayangkan pada penglihatan awal.
[Zoom In] Halaman diperbesar gambar (pada dua tahapan).
[Zoom Out] Halaman diperbesar (pada dua tahapan).
[Close] [Print Documents] kotak dialog ditayangkan lagi.
6. Setelah mensetting spesifikasi, klik [Close] ➞[OK].
Mencetak dimulai
10.2. Mencetak Daftar Dokumen Dari Worksheet

Ikuti prosedur di bawah ini untuk mencetak dari daftar dokumen pada sebuah worksheet.
1. Select the worksheet of a document list you want to print.
Memilih metode yang beda sesuai dengan jenis dari sasaran dokumen yang akandicetak.
● Jika mencetak dari daftar semua dokumen pada worksheet, proses ke langkah
berikutnya.
● Jika mencetak dari daftar yang mengandung hanya satu dokumen, klik dokumen yang
akan dicetak.
● Jika mencetak dari daftar dua atau lebih dokumen. Pilih atau pasang label dokumen.
Lihat "Memasang label / tidak memasang label Dokumen," pada p. 7 - 30.
2. Mengatur mode dari daftar dokumen pada worksheet
● Pilih bidang yang ditayangkan pada daftar dokumen. Lihat "Menyesuaikan Peraga
Bidang," pada p. 6 - 14.
● Sesuaikan lebar dari bidang perlu pada worksheet secara horisontal.
● Sesuaikan ukuran huruf. Lihat "Menyetel Lingkungan Worksheet," pada p. 2 - 6.
3. Dari [File] menu, select [Print] [Print Index Data].
[Print Index Data]
4. Mengatur setting yang diperlukan pada [Print Index Data].
5. Setelah menetapkan settingan yang perlu, klik [OK].

Mencetak dimulai
10.3. Mencetak Halaman Dari ImageWindow

Ikuti prosedur di bawah untuk mencetak halaman dari satu Jendela image.
1. Pilih halaman yang akan dicetak.
Memilih metode sesuai dengan halaman sasaran.
● Jika mencetak semua halaman dari dokumen, proses ke langkah berikutnya.
● Jika mencetak hanya satu halaman, tayangkan halaman sasaran pada Jendela image.
Jika mencetak suatu daftar dokumen dari dua atau lebih dokumen, sertakan satu label
untuk masing-masing halaman. Lihat "Memasang label / tidak memasang label
Halaman," pada p. 7-31.
2. Dari [File] menu, pilih [Print]
[Print Documents] .
3.Tetapkan settingan yang perlu pada [Print Documents].
Lihat "Mencetak Dokumen dari satu Worksheet," pada p. 8 - 2.

4. Setelah menetapkan settingan yang perlu, klik [OK].
Mencetak dimulai
BAB XI
PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK
Di dalam membuat dan merancang proyek ini, diperlukan sekali sustu sistem. Berikut adalah
penjelasan mengenai sistem.
11.1 Pengertian Sistem

Suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai suatu jaringan kerja dan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Amsyah (2001)
menjelaskan pengertian sistem sebagai sekumpulan komponen yang saling bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan. Pendapat sejalan dikemukakan oleh Jogiyanto (2003) bahwa
sistem adalah suatu kumpulan dan elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk
satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Widarmo dalam Kamus Istilah Komputer, Teknologi Informasi dan
Komunikasi (2006) “sistem adalah kombinasi berbagai elemen yang membentuk sebuah
kesatuan”. Sedangkan menurut Susanto (2004) mendefinsikan sistem sebagai kumpulan atau
group dan bagian atau komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan
tertentu.
Dan keempat pengertian sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu
kumpulan dan elemen-elemen atau komponen-komponen baik phisik ataupun non phisik
yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan untuk rnencapai suatu tujuan tertentu. Hal tersebut berarti bahwa suatu sistem terdiri

dan komponen-komponen yang teratur dan saling melengkapi, karena mempunyai suatu
maksud atau tujuan.
11.2 Ciri-ciri Sistem

Ciri-ciri atau kriteria sistem dapat digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai
keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian (Susanto,
2004). Berikut penjelasan mengenai ciri-ciri sistem, seperti ditunjukkan pada gambar
berikut:.

Sistem X (1) Tujuan Sistem
(2) Batas Sistem (6) Lingkungan Eksternal
A
(5) Output
(5) Input D B
Hirarki Sistem C (6) Lingkungan Internal

(4) Hubungan Sistem (3) Sub Sistem
Gambar 1.1 Ciri-ciri Sistem
Sumber: Susanto (2004, hal. 25)
Berdasarkan gambar 1.1 mengenai ciri-ciri sistem, berikut penjelasan secara

singkatnya.
a. Tujuan Sistem
Tujuan Sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem. Agar target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus
diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya.
b. Batas Sistem
Batas merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya
Batas sistem ini bagi manusia sangat relatif dan tergantung kepada tingkat pengetahuan
dan situasi kondisi yang dirasakan oleh orang yang melihat sistem tersebut. Batas
sistem yang mampu dibayangkan oleh seseorang akan sangat berbeda dengan batas
sistem yang sebenarnya dalam dunia nyata.
c. Sub Sistem
Sub Sistem merupakan komponen atau bagian dan suatu sistem, sub sistem ini bisa
phisik ataupun abstrak (non phisik). Sub sistem akan memiliki sub sistem yang lebih
kecil dan seterusnya. Istilah yang menggambarkan bagian dan suatu sistem tidak selalu
harus sub sistem istilah lain mungkin adalah komponen, elemen atau unsur.
d. Hubungan dan Hirarki Sistem
Hubungan Sistem adalah hubungan yang terjadi antar sub sistem dengan sub sistem
lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar. Terdapat
dua macam dalam hubungan sistem, yaitu hubungan horizontal (setingkat) dan
hubungan vertical (tingkatan). Dalam kebanyakkan hal hubungan sistem ini sangat
menentukan terhadap keberhasilan suatu sistem, karena dalam suatu sistem seperti

halnya sistem di perusahaan bagaimana tujuan sistem dapat dicapai jika bagian-bagian
sistem yang ada didalamnya tidak dapat berhubungan dengan baik atau bekerja sama.
e. Input-Proses-Output
Ciri lain dan sistem jika dilihat dan fungsi dasarnya, yaitu input, proses, dan output.
Fungsi ini juga menunjukkan bahwa sistem sebagai proses tidak dapat berdiri sendiri,
harus ada input dan output-nya.
1) Input merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem. Input ini
bervariasi dapat berupa energi, manusia, data, modal, bahan baku, layanan atau
lainnya. Input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses yang
diperlukan.
2) Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses ini mungkin
dilakukan oleh mesin, orang, atau komputer.
3) Output merupakan hasil dan suatu proses yang merupakan tujuan dan
keberadaan sistem. Output seperti halnya input mungkin berbentuk produk,
service, informasi dalam bentuk print out computer atau energi, seperti output
dan dinamo.
f. Lingkungan Sistem
Lingkungan sistem adalah faktor-faktor di luar sistem yang mempengaruhi sistem.
Lingkungan sistem ada dua macam, yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan
internal. Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada di luar sistem.
Sedangkan lingkungan internal adalah lingkungan yang berada di dalam suatu sistem.
Baik lingkungan internal maupun eksternal memiliki pengaruh yang sangat kuat
terhadap sistem, sebaliknya suatu sistem sedikit sekali memiliki kemampuan untuk
merubah lingkungan.
11.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2003), sistem dapat diklasifikasikan dan beberapa sudut
pandangan, diantaranya:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah
sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan
sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem
alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia,
sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu
adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,
sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup
merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya,
sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
11.4 Komputer sebagai sub system Informasi

Pengolahan data dengan menggunakan alat elektronik dikenal dengan Nama
Pegolahan Data (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP). Pengolahan Data Elektronik
(PDE) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu
informasi. Salah satu alat elektronik yang digunakan dalam pengolahan data, yaitu komputer.
Berikut penjelasan mengenai gambaran umum komputer, prosedur perancangan program
dengan komputer, dan hubungan antara teknologi komputer dengan kegiatan administrasi.
Istilah komputer (computer) diambil dan bahasa Latin yaitu computare yang berarti
menghitung (to compute atau recon). Menurut Blissmer (dalam Jogiyanto, 2003) komputer
adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas, seperti menerima input,
memproses input sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dan
pengolahan, dan menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangkan menurut Sanders
(dalam Jogiyanto, 2003) komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang
cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis untuk menerima
dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan
suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).
Menurut Sedarmayanti (2001: 68) “komputer adalah rangkaian peralatan elektronik
yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang
diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan”. Dan
beberapa definisi komputer tersebut, dapat disimpulkan bahwa komputer adalahsuatu alat

elektronik yang dapat menyimpan dan mengolah data serta dapat menyimpan program dan
hasil pengolahan data, sehingga dapat menghasilkan suatu informasi.
Menurut Jogiyanto (2003) suatu proses pengolahan data dalam komputer terdiri dari 3
tahapan dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle), yang
terdiri dan input, yaitu proses memasukkan data ke dalam proses komputer melalui alat input
(input device). Processing, merupakan proses pengolahan dan data yang sudah dimasukkan
ke dalam komputer yang dilakukan oleh alat pemroses (processing device). Output,
merupakan proses menghasilkan keluaran dan hasil pengolahan data ke alat output (output
device), yaitu berupa informasi.
Gambar silkus pengolahan data (data processing cycle) dapat dilihat pada Gambar 1.2
berikut ini:
INPUT PROCESSING OUTPUT
Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data

Sumber : Jogiyanto (2003)
11.5 Prosedur Perancangan Program dan Komputer
Untuk dapat mengembangkan suatu perangkat lunak yang berkualitas, dibutuhkan

suatu prosedur dan perencanaan yang baik. Langkah-langkah dalam mengembangkan
program menurut Jogiyanto (2003) adalah sebagai berikut:
a. Mendefinisikan masalah
Perangkat lunak dibuat karena adanya suatu permasalahan yang akan diselesaikan.
Masalah perlu didefinisikan dan diketahui dengan tepat. Hal ini diperlukan agar
program yang akan dikembangkan dapat menghasilkan informasi sesuai dengan yang
dibutuhkan. Selanjutnya adalah menentukan kebutuhan keluaran (output) yang harus
dihasilkan. Output yang baik adalah output yang dapat memberikan informasi yang
berkualitas dan bemilai sesuai dengan yang diharapkan. Kemudian menentukan
kebutuhan masukan (input). Penentuan ini menyangkut macam dan bentuk dan input

yang dibutuhkan oleh program, termasuk data apa saja yang diperlukan, sehingga
dihasilkan output yang diinginkan, misalnya:
1. Bagaimana kondisi dan permasalahan sistem kearsipan yang sedang
digunakan?
2. Bagaimana pembuatan sistem kearsipan elektronik yang dibutuhkan
perusahaan atau instansi?
4. Bagaimana pemanfaatan dari hasil rancangan sistem kearsipan elektronik tesebut?
b. Menetukan Tujuan dan Manfaat Proyek

c. Memilih software pembuatan kearsipan yang akan digunakan
Pertimbangan-pertimbangan yang dapat digunakan di dalam pemilihan bahasa
pemrograman yaitu tipe dan permasalahannya, apakah bisnis, teknik atau yang
lainnya, kesulitan dan permasalahan yang dihadapi dan penguasaan bahasa
pemograman yang dikuasai. Selain itu, tipe dan pengolahan data, ketersediaan
bahasa pemograman yang dimiliki, kemampuan dan kemudahan dan bahasa
pemrograman dalam memodifikasi program apabila terdapat perubahan dikemudian
dan dan konfigurasi perangkat keras dan sistem software yang sudah dipergunakan.
d. Merancang program Kerasipan

Pendekatan terstruktur (structured design) merupakan pendekatan di dalam
merancang program. Pendekatan ini dilakukan dengan cara memecah suatu masalah
yang besar dan rumit menjadi beberapa masalah yang lebih kecil dalam bentuk
modul-modul, sehingga menjadi cukup mudah ditangani. Suatu modul adalah
kumpulan dan instruksi yang melakukan suatu fungsi dasar tertentu yang
independent. Masing-masing modul harus mewakili suatu bagian masaiah inti
tertentu dan keseluruhan masalah. Sebelum merancang program, terlebih dahulu
membuat suatu rancangan sistem informasi dalam bentuk flowchart, diagram
konteks dan Data Flow Diagram (DFD). Berikut merupakan penjelasan mengenai
pembuatan flowchart, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Data
(ERD).
1) Flow Chart
Flowchart adalah representasi grafis dan langkah — Iangkah yang harus diikuti
dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol,

dimana masing- masing simbol merepresentasikan kegiatan tertentu Flowchart
diawali dengan penerimaan input dan diakhiri dengan penampilan output.
Sebuah flowchart pada umumnya tidak menampilkan instruksi bahasa
pemrograman, namun menetapkan konsep solusi dalam baliasà manusia ataupun
notasi matematis. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir
(flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan
menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti
pedoman-pedoman sebagai berikut ini
1. Bagan alir sebaiknya digambar dan atas ke bawah dan mulai dan bagian kiri
dan suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan denganjelas.
3. Harus ditunjukkan dan mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain hams.
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sistem (Sistems flowchart).
2. Bagan alir dokumen (Document flowchart).
3. Bagan alir skematik (Pchematic flowchart).
4. Bagan alir program (Program flowchart).
5. Bagan alir proses (Process flowchart).
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem
No
Simbol Keterangan
.
Simbol Proses. Mewakili langkah proses utama
dalam suatu sistem. Dapat merupakan bagian
1
program atau keseluruhan program yang dirinci
dengan bagan alir terpisah.

Sistem input atau output. Untuk menunjukan tiap
2 input data atau output informasi. Mewakili fungsi
semua jenis input atau output.
Simbol dokumen. Mewakili dokumen kertas,
3 laporan, dokumen, sumber data, atau output
hardcopy.
Simbol alat simpan on-line. Menyatakan alat
simpan yang tidak berhubungan langsung dengan
4
komputer, termasuk kertas, kartu, media magnetik,
dan optik.
Simbol alat simpan on-line. Dapat menggambarkan
tiap jenis alat penyimpanan on-line. Sering
5
digunakan untuk file lain pada magnetik yang
ditunjuk dan diremajakan.
Simbol input manual. Menunjukan data yang akan
dimasukakn ke komputer oleh alat masukan on-line,
6
misalnya keyboard terminal.
Simbol tampilan. Untuk menunjukan output

7 informasi yang sedang ditampilkan pada alat peraga
seperti layar terminal plotter.
Simbol keputusan. Menunjukan adanya pilihan dari
8 sebutan keputusan, biasanya YA atau TIDAK.
Simbol operasi manual. Mendefinisikan pekerjaan

9 yang dilakukan dalam sistem secara manual.
Simbol terminal. Menunjukan permulaan, akhir,

10 atau titipan interupsi dalam program.
Sumber: Amsyah (2001)
2) Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang rnemungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart,
Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah
salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi
sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dan pada data yang
dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat
perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi

dapat digunakan untuk penggambaran analisa rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
(Parno, 2008).
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran
data menurut Yourdan dan De Marco (Parno, 2008) adalah:
a) External Entity (Entitas)/terminator
Kotak digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain,
sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data
atau menerima data dan sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan
data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan.
Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun
berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batasbatas sistem. Entitas-
entitas tersebut hams diberi nama dengan suatu kata benda entitas yang sama
bisa digunakan.
b) Data Flow
Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda
panah berikut. Tanda panah ini menunjukkan perpindahan data dan satu titik
ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena
sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maka harus
digambarkan dalam kata benda.
c) Process
Bujur sangkar dengan sudut membulat atau lingkaran digunakan untuk
menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu
menunjukkan suatu perubahan dalam di dalam atau perubahan data; jadi,
aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda
dan aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu di dalam
sistem dan harus diberi nama. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk
memahami proses apa yang sedang dilakukan.
d) Data Store (Penyimpanan Data)
Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka yang
menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan
penyimpanan manual, seperti lemari file atau sebuah file atau basis data
terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau
sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data

sementara seperti kertas catatan atau sebuah file komputer sementara tidak
dimasukkan ke dalam diagram aliran data.
Tabel 1.2 Simbol Standar DFD menurut Yourdan dan De Marco
No Simbol Keterangan
.
External Entity atau Terminator
1
Data Flow atau arus data

2
Process
3
Data Store atau Penyimpan data

4
3) Entity Relationship
Model ER (Entity Relationship Model) adalah model data yang digunakan untuk
merancang suatu basis data yang digambarkan dengan sebuah diagram (NuT Student
Guide, 2001). Entity Relationship Model mempunyai komponen sebagai berikut:
1. Entitas merupakan sebuah “benda” yang diidentifikasikan. Benda disini
dapat berupa objek, tempat orang atau aktifitas.
2. Relationship merupakan hubungan yang menyatukan entitas, beberapa jenis
dan entitas adalah sebagai berikut:
One-to-one
One-to-many
Many-to-many
3. Atribut merupakan karakteristik dan tipe entitas.
Tabel 1.3 Simbol Standar ERD

No. Simbol Keterangan
Entitas
1

Data Flow atau arus data
2
Atribut
3
Relationship
4
e. Membuat kode program

Pemrograman terstruktur adalah suatu tindakan untuk mengorganisasikan dan
membuat kode-kode program, agar program mudah dimengerti dan dimodifikasi.
Program yang dikembangkan dengan pendekatan terstruktur, biasanya merupakan
program yang besar dan komplek, sehingga dibentuk suatu team (orang-orang)
untuk mengembangkannya.
f. Mengetes dan melacak kesalahan program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dan
kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu, program harus dilakukan pengetesan terlebih
dahulu untuk menemukan kesalahan yang mungkin
dapat terjadi. Kesalahan dan program dapat dikiasifikasikan dalam tiga bentuk
kesalahan, yaitu sebagai berikut:
1) Kesalahan bahasa atau disebut juga dengan kesalahan penulisan atau kesalahan
tata bahasa adalah kesalahan didalam penulisan source program yang tidak
sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan
dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab
kesalahannya pada saat program dikompilasi.
2) Kesalahan proses adalah kesalahan yang terjadi pada saat executable program
dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum
selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum
terpenuhi dan tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah
ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya.
3) Kesalahan logika adalah kesalahan dan logika program yang dibuat. Kesalahan
seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai

kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dan proses program, tetapi
hasilnya salah. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya
karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat
menyesatkan bagi yang menggunakannya.
g. Membuat dokumentasi program

Dokumentasi program adalah catatan mengenai program yang telah dirancang,
dapat meliputi catatan tentang tujuan program, data yang dipergunakan dalam
program, logika yang dipergunakan, bentuk input atau output serta cara
menggunakan program. Dokumentasi program diperlukan untuk memudahkan
dalam mencari dan membetulkan kesalahan yang tejadi. Selain itu, dapat juga
sebagai hardcopy dan program yang berfungsi untuk backup dan program. Bila
program disimpan di luar (misalnya disket) rusak, terhapus atau hilang, dan
mempunyai dokumentasi dan program tersebut, maka akan lebih mudah diperoleh
tanpa harus membuat ulang kembali programnya.
Untuk merancang sistem kearsipan dengan menggunakan Image Ware scan manager, paling
tidak mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis profil perusahaan, terutama melihat bisnis atau ke utama, penunjanng
dan lainnya.
2. Menganalisis stutktur organisasi yang berlaku di instansi atau perusahaan tersebut.
3. Menganalisis job deskripsi tiap bagian yang ada di perusahaan atau instansi tersebut.
4. Menganalisis produksi dan lalulintas atau sirkulasi arsip yang ada diperusahaan baik
internal maupun ekternal.
5. Menentukan dan merancang work group arsip.
6. Menentukan worksheet template masing-masing work group
7. Menetukan worksheet dari masing-masing worksheet template.
8. Menetukan informasi atau kata tangkap(abjad, kronologis, subjek, geografis, nomor),
dalam maasing-masing worksheet template
9. Mebuat matrik rancangan berdasarkan langkah 1 sampai langkah 8.
BAB XII
STUDI KASUS PENERAPAN PROYEK EFS
PT PINDAD (Persero)
12.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT Alena Textile Industries didirikan di Bandung, pada tahun 1983, sebagai kawat
pijar polyester tenun pabrik. A strong vision supported by hard work, the factory grew fast.
Visi yang kuat didukung oleh kerja keras, pabrik tumbuh cepat. Perseverence and years of
commitment are the base for ongoing quality. Perseverence dan tahun adalah komitmen dasar
untuk terus-menerus kualitas. It has Memiliki danPlaced the company as one of the front-
liners in the textile industry. Menempatkan perusahaan sebagai salah satu bagian depan-liners
dalam industri tekstil.
Operations began in 1983.Operasi dimulai pada tahun 1983. The production process
was formerly conducted in an area of 5. Proses produksi sebelumnya telah dilakukan pada
bidang 5. 3 hectares, which has expanded to 9. 3 hektar, yang telah diperluas hingga
9. 5 hectares. 5 hektar. In the first two years, PT Alena Textile Industries' employees counted
up to 600 personnel with a production capacity of 360, 000 yards per month. Dalam dua
tahun pertama, PT Alena Textile Industries' karyawan dihitung hingga 600 orang dengan
kapasitas produksi 360, 000 yard per bulan. Now, 2, 850 employees support a production
capacity of 2, 850, 000 yards per month. Sekarang, 2, 850 karyawan yang mendukung
kapasitas produksi dari 2, 850, 000 yard per bulan.
As it enters the 21st century, PT AlenaKarena memasuki abad 21, PT Alena Textile
Industries are well-prepared toIndustri tekstil yang baik-siap untuk Fulfill the increasing
market demand inmemenuhi peningkatan permintaan pasar di Here at home and overseas.
sini, di rumah dan di luar negeri. Investing Penanaman Modal In sophisticated machinery,
along withDalam mesin canggih, bersama denganDeveloping product modernization, has
mengembangkan produk modernisasi, telah Made a strong recognition to improve thdibuat
pengakuan yang kuat untuk meningkatkan Company's existence in the textile
world.keberadaan perusahaan tekstil di dunia.
Nama Perusahaan : Alena Textile IndustriesAlena Textile Industries
Business Type: Jenis Usaha : ManufacturerProdusen
Product/Services: Produk / Layanan : Chiffon, Shamus Jacquard Barber,
Cheriment Barber, Milpa Twill, Satin VelvetKain sutera tipis, poliester Jacquard Barber,
Cheriment Barber, kain kepar Milpa, satin Velvet
Number of Employees: Jumlah Karyawan : Above 1000 PeopleDi atas 1000
Karyawan
Perdagangan & Pasar
North America Amerika Utara , South America Amerika Selatan ,
Main Markets:
Eastern Europe Eropa Timur
Southeast Asia Asia Tenggara, Africa Afrika, Oceania Oseania
Pasar utama: Mid East Pertengahan Timur , Eastern Asia Asia Timur , Western
Europe Eropa Barat, Indonesia
Export Percentage:
61% - 70% 61% - 70%
Persentase Ekspor:
Factory Information
Informasi Pabrik
No. of R&D Staff:
91 - 100 People 91 - 100 Karyawan
Jumlah R & D Staff:
Contract
OEM Service Offered Design Service Offered Layanan yang
Manufacturing:
ditawarkan OEM desain layanan yang ditawarkan
Kontrak Manufaktur:
Bidang Usaha
PT Alena textile adalah sebuah industri textile yang memproduksi kain sutera tipis,
poliester Jacquard Barber, Cheriment Barber, kain kepar Milpa, satin Velvet yang hampir
dari semua produknya di eksport ke luar negeri.
12.2 Bagan Struktur Organisasi di PT Alenatex

GENERAL
MANAGER
DIVISI DIVISI
DIVISI
ADM. DAN DIVISI PERSONALIA ADMINISTRASI/
PRODUKSI
KEUANGAN KESEKERTARIATAN
Safety and Spinning Draw Yarn

Perbendaharaan Purchasing 1&2 Maintence 1&2
Akunting Penagihan Environmental Control Production
Perpajakan Department Department Departement
Departement
Jobdeskripsi Sruktur Organisasi
1. Divisi Keuangan
adalah sebuah divisi yang dipimpin oleh seorang Manager Umum Keuangan. Divisi ini
kemudian dibagi menjadi sub.divisi seperti subdiv.akunting, subdiv. Penagihan, dan subdiv.
Perbendaaraan perpajakan. Adapun tugas dari divisi ini secara keseluruhan adalah sebagai
berikut:

● Pitching. Yang merupakan kegiatan menjual dan menawarkan jasa. Kegiatan ini bisa
berupa menyiapkan dokumen dan meriset klien yang prospektif, menulis proposal,
atau melakukan presentasi (sales pitch) kepada calon klien.
● Research. Menjalankan riset sekunder terhadap klien dan industri terkait dengan
menggunakan sumberdaya internal maupun sumber-sumber luar. Melakukan
interview mengenai kebutuhan klien dan mendapatkan pemahaman mengenai proses
bisnis perusahaan. Memfasilitasi group discussion tentang isu bisnis yang dihadapi
perusahaan klien.
● Analisis. Membuat permodelan dalam Excel atau menggunakan permodelan
keuangan lainnya. Melakukan analisis dari data yang telah diperoleh dan model yang
telah disusun. Membantu menyusun rekomendasi yang diperlukan.
● Reporting. Menyiapkan presentasi final (biasa disebut “deck“) dalam slide
PowerPoint. Membantu klien dan menunjukkan temuan serta rekomendasi yang telah
dibuat.
● Implementasi. Berperan sebagai project manager yang memastikan jalannya
implementasi secara benar dalam setiap fase. Melakukan eksekusi dalam integrasi
sistem dan menguji sistem yang direkomendasikan (untuk IT consulting firm).
Melakukan dokumentasi dan finalisasi setelah project terselesaikan.
● Administrasi. Bekerja dalam tim riset internal perusahaan ketika tidak sedang terlibat
dalam project. Mengisi form untuk time tracking dan expense reports. Menulis
publikasi atau hasil temuan dalam buku/jurnal.
● Pengelolaan perbendaharaan yang meliputi administrasi transaksi, pengelolaan dana,
mencari alternative sumber dana dan penanganan penagihan. Melaksanakan system
pencatatan akuntansi dan perpajakan.Perencanaan keuangan dan pengelolaan
anggaran perusahaan.
2. Divisi Produksi
Adapun divisi ini dikepalai oleh General Manager Produksi yang bertanggung jawab
terhadap proses produksi perusahaan . Dalam menjalankan tugasnya GMM dibantu oleh
empat sub.divisi. :
Safety and Environmental Control Departement
Departemen ini bertugas memberikan pembinaan mengenai keselamatan kerja karyawan,
membuat standar pakaian dan alat kerja sehingga dalam bekerja karyawan mendapatkan
jaminan keselamatan dan apabila terjadi kecelakaan perusahaan akan bertanggung jawab,

sepenuhnya dengan catatan ketika kecelakaan terjadi karyawan telah memakai pakaian dan
alat keselamatan kerja sesuai standar perusahaan. Bertanggung Jawab atas keberlangsung
kondisi lingkungan hidup akibat dampak dari aktivitas produksi perusahaan. Berkaitan
dengan hal itu maka departemen ini mengawasi dan mencegah terjadinya polusi dan
pecemaran, mengatur gas buang, mengolahan limbah dan emisi.
Purchasing 1 & 2 Departement
Purchasing 1 bertanggung jawab dalam penyediaan pergudangan dan penyediaan bahan baku
( lokal maupun import ), sedangkan Purchasing 2 bertanggung jawab dalm masalah
transportasi bahan baku dan barang produksi.
Maintenance 1 & 2 Departement
Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat, dan memperbaiki peralatan mesin-mesin
Spinning Draw Yarn (SDY) Production Departement
Departement yang menghasilkan filament (benang) dengan menggunakan padat teknologi.
Sub.divisi ini dibantu oleh sub.sub.divisi
Draw Texture yarn (DTY) Production Departement.

Departmen ini adalah Departement yang membuat texture benang sesuai dengan keinginan
konsumen.
3. Divisi Personalia/Human Resources

Adalah sebuah divisi yang memiliki tugas dan wewenangnya yaitu memberi peringatan,
teguran dan penilaian terhadap setiap karyawan. Divisi ini juga memberikan pertimbangan
dan saran dalam membantu kegiatan ketenagakerjaan kepada Manajer Umum. Dimana
memfokuskan diri pada upaya-upaya untuk memaksimumkan value SDM perusahaan dengan
menempatkan the right people with the right skills in the right roles. Hal ini disadari
mengingat kini perusahaan banyak berinvestasi pada human capital dan berharap banyak dari
investasi tersebut. Hal ini dapat dilihat dari proses rekrutmen, melakukan training dan
development, memberkan jasa konseling, menyusun benefit’s package dan compensation
sttructure, membangun kultur dan komunikasi dalam perusahaan, dan sebagainya.
Di bagian personalia, kepala personalia yang bertanggung jawab kepada Manajer Umum,
serta memiliki kepala keamanan dan staf personalia yang membantu segala tugas kepala
personalia.

Divisi ini sungguh-sungguh mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas dan juga
menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan karyawan seperti lamaran pekerjaan karyawan,
cuti karyawan ataupun pemberhenian karyawan.
4. Divisi Kesekertariatan
Bagian Kesekretariatan PT Alenatex memiliki tugas dan kewajiban untuk menyalurkan surat-
surat untuk para pegawai setelah terlebih dahulu diregistrasi, mengirim surat-surat keluar
setelah terlebih dahulu diregistrasi, menyimpan surat-surat yang telah selesai diperiksa oleh
yang bersangkutan sebagai sebuah arsip, dan mengatur jadwal pertemuan dan agenda rapat
Direktur Umum dengan relasi untuk keperluan ekspor/import.
Di bagian kesekretariatan ini memiliki kepala bagian yang bertanggung jawab kepada
Direktur Umum, serta para staf yang membantu seluruh tugas kesekretariatan.
Dalam pengarsipannya PT Alenatex memfokuskan kepada dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan surat masuk (surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat
kesalahan pengiriman), surat keluar (Surat perkenalan perusahaan, surat penawaran barang,
surat penerimaan pesanan, surat konfirmasi pesanan, surat penolakan pesanan), agenda acara
(Buku agenda rapat, buku agenda tamu), penanganan telepon (formulir telepon masuk).
12.3 Rancangan Proyek EFS PT ALENATEX sesuai dengan kebutuhan organisasi
EFS
PT ALENATEX
WG WG WG WG
KEUANGAN PRODUKSI PERSONALIA KESEKRETARIATAN
KETERANGAN:
WG=Work Group(Lemari Arsip)

2.1 Rancangan Workgroup, worksheet Template dan Worksheet Keuangan
KEUANGAN
(WG)
Gaji Pemasukkan Pengeluaran Beban lain-

(WT) (WT) (WT) lain (WT)
KETERANGAN:
Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
WG=Work
NIK Group(Lemari Arsip)
Nama Pembeli Nama Penjual Nomor
Nama Karyawan No. Faktur
WT=Worksheet Template(Laci Lemari Arsip) No.Faktur Rekening/Struk
Jabatan Jumlah per Meter Barang yang dibeli Jenis Pembayaran
WORKSHEET=Skat
Status Dalam
HargaLemari Arsip
per Meter Jumlah Barang Jumlah yang
Jumlah Gaji Pokok Potongan
INFORMASI=Kata Tangkap(Map Arsip) 5% Total Harga dibayar
JumlahTambahan Pajak 10% Penanggung Jawab Penanggung Jawab
(lembur) Total Harga
Jumlah Potongan Penanggung Jawab
Jumlah Gaji
Diterima (INFORMASI)
- Slip gaji Karyawan - Faktur Penjualan - Faktur Pembelian
Kain Sutra Tipis -StrukPembaya-
Tetap Mesin Produksi
13.5. Rancangan Workgroup, worksheet Template dan ranTelepon
Worksheet Produksi
- Slip gaji Karywan - Faktur Penjualan - Faktur Pembelian
Kain Poliester - StrukPembayaran
Kontrak Bahan Baku
PRODUKSI
- Faktur Penjualan PDAM
Kain Cheriment (WG) - Struk Pembayaran
Barber Listrik
- Faktur Penjualan
Kain Kepar Milpa
- Faktur Penjualan (WORKSHEET)
Kain Satin Velvet.
Pembelian Daftar Sisa (WORKSHEET)
Pembelian (WORKSHEET)
(WORKSHEET) Persediaan
Bahan Baku bahan Baku
Alat Produksi Barang Jadi
(WT) (WT)
(WT) (WT)
Nota penjualan
Tanggal
Nota Penjualan
Tanggal Tanggal Pemakain
Nota Penjualan Tanggal
Pembelian Pembelian Nama Bahan
Pencatatan
Nomor Nota Nomor Nota Baku
Nomor Produksi
Nama Perusahaan Nama Perusahaan Persediaan Awal
Jenis Kain
Jenis barang Jenis Barang Jumlah
Jumlah Sisa Kain
Jumlah Barang Jumlah Barang Pemakaian
Harga Barang
Total Pembelian Total Pembelian Persediaan Akhir
Penanggung
Penanggung Penanggung Penanggung
Jawab
Jawab Jawab Jawab
(INFORMASI) (INFORMASI)
(INFORMASI)
(INFORMASI)
- Fakur
Pembelian Sarana - Faktur Obat
-Daftar Obat - Daftar Kain
Produksi untuk kain
untuk kain Sutra Tipis
- Faktur mentah
mentah - Daftar Kain
Pembelian Mesin - Faktur Obat
- Daftar Obat Poliester
Produksi untuk kain jadi
untuk kain jadi - Daftar Kain
- Faktur - Faktur Obat
- Daftar Obat Cheriment Barber
Pembelian untuk Pewarna
untuk Pewarna - Daftar Kain
Perlengkapan kain
kain Kepar Milpa
Produksi - Faktur Obat
- Daftar Obat - Daftar Kain
untuk Pembuatan
untuk Pembuatan Satin Velvet.
benang
benang
KETERANGAN:
(WORKSHEET)
(WORKSHEET)
WG=Work Group(Lemari Arsip) (WORKSHEET)
(WORKSHEET)
WT=Worksheet Template(Laci Lemari Arsip)
WORKSHEET=Skat Dalam Lemari Arsip
INFORMASI=Kata Tangkap(Map Arsip)

12.4. Rancangan Workgroup, worksheet Template dan Worksheet Personalia
PERSONALIA
(WG)
Data Karyawan Cuti

Lamaran Kerja Pemberhentian
(WT) (WT)
(WT) (WT)
Tanggal
NIK NIK Nomor Surat
Nama
Nama Nama Tanggal
Alamat
Tempat/tanggal Jabatan Nama
Tempat/tanggal
Lahir Cuti per Tahun NIK
Lahir
Alamat Cuti yangDigu- Jabatan
Jenis Kelamin
No. Telepon nakan Alasan
Pendidikan Terakhir
Jabatan Sisa Cuti Tahunan Pemberhentian
Posisi yang
Diinginkan
(INFORMASI)
(INFORMASI) (INFORMASI) (INFORMASI)
- Surat PHK
- Surat Lamaran - Surat Pensiun
- Data Karyawan - Cuti tahunan
- Surat Panggilan - Surat Pemecatan
Tetap - Cuti Nikah
Kerja - Surat Kontrak
- Data Karyawan - Cuti Hamil
Kontrak - Cuti Sakit
(WORKSHEET)
(WORKSHEET)
(WORKSHEET) (WORKSHEET)
KETERANGAN:
13.7. Rancangan Workgroup, worksheet Template dan Worksheet

Kesekretariatan
KESEKRETARIATAN
(WG)
Surat Masuk Surat Keluar Agenda Acara Penanganan Penanganan

Telepon Tamu
(WT) (WT) (WT) (WT) (WT)
Nomor Surat Tanggal

Tanggal Tanggal
Nomor Surat Tanggal Surat Waktu
Nama Penelepon Nama Tamu
Tanggal Surat Perihal Tempat
Penelepon Dari Waku bertamu
Perihal Kepada Peserta
Tujuan Pesan
Pengirim Alamat Perihal
Pesan Penanggung
Alamat
Jawab
INFORMASI INFORMASI
INFORMASI INFORMASI
INFORMASI
Kartu Tamu
- Formulir Daftar Pesan
- Buku Agenda
- Surat Perkenalan - Surat Perkenalan Telepon Masuk - Daftar Nama
Rapat
- Surat - Surat Penawaran - Formulir Tamu
- Buku Agenda
Permintaan - Surat Telepon Keluar
Tamu
Penawaran Konfirmasi
- Surat Penawaran pesanan
- Surat Pesanan - Daftar Rincian
Barang
- Surat
Pengiriman
Barang
- Surat Penagihan (WORKSHEET)
(WORKSHEET) (WORKSHEET) (WORKSHEET)
(WORKSHEET)
KETERANGAN:

DAFTAR PUSTAKA
User’s Guide IW Scan Manager Canon, 2002

Undang-undang RI No. 8 Tahun 1997, TENTANG. DOKUMEN PERUSAHAAN.
Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Hariyanto Bambang, 2000, Pengarsipan dan Akses pada Sistem Berkas
FISIP UNPAD : Modul Praktika Kearsipan
Jogiyanto H.M. 2005. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Indi Ofsfset

Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka
Sinar Harapan, 1990.
_______________. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,
1992.
Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta:
Karya Utama, 1991.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya
Offset, 1992.
Abubakar, Radi. 1997. Cara-cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan
Efisien. Jakarta. Djambatan.
Abubakar, Radi. 1991. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta.
Djambatan
Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta.
Sinar Harapan.
Mulyani, Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta :

Erlangga.
Susakti, Endang. 2007. Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk
Menjamin Integritas. Jakarta : PT.Galaxy Puspa Meg
a. Anggrawati, Dewi. 2009. Mengelola Sistem Kearsipan Jilid 1. Bandung :
Armico
Basir Barthos; 2005, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi; Penerbit Bumi Aksara.
Team Kearsipan Pola Baru Pemerintah Kotamadya daerah Tingkat II Bandung, 2003,
Petunjuk Pelaksanaan Tata Kersipan Pola Baru

Modul Praktikum E-Filing SMK Cipatat 2020-1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Praktikum E-Filing SMK Cipatat 2020-1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ELECTRONIC FILING SYSTEM

Modul Praktikum Pelatihan EFS

Tim Pengabdian Pada Masyarakat Polban

Pelatihan E-Filing Guru SMKN 1 Cipatat

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 2

Modul Praktikum Pelatihan EFS

Dr. Ma’mun Sutisna, Drs. S.Sos., M.Pd.

Pelatihan E-Filing Guru SMKN 1 Cipatat

Bandung, 25 Juli 2020

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 2

BAB I PENGENALAN EFS

BAB II PENGENALAN DASAR OPERASI IWSM

BAB III PENGATURAN TAMPILAN IJENDELA WSM

BAB IV MEMBUAT LEMARI VIRTUAL PENYIMPANAN ARSIP

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 3

BAB VI MENGINDEKS DOKUMENT

BAB VII MENANGANI WORKSHEETS

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 4

BAB IX MENCARI DAN MENEMUKAN DOKUMEN

BAB XI PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 5

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 6

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 2

1.2. Electronic Filing System (EFS)

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 3

1 Image Ware Scan Manager 4.0 12 Agiloft

2 Alfresco One 13 LogicalDoc

6 filedepot 17 iDocs Suite

7 Adept 18 Trace Applications

10 Daminion Software 21 FileMark SMARTi

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 4

Electronic Filing System (EFS) memberikan solusi layanan "Digital Record

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 5

Gambar 2.1 Tampilan Utama Image Scan Manager

Tabel 2.2 Keterangan Icon Image Scan Manager

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 6

2. Mengatur Tampilan Utama

Anda dapat memodifikasi jendala utama di pilihan kotak dialog, yang

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 7

Gambar 2.2 Seleksi (Preferences)

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 8

Gambar 2.3 Tampilan Image Scan Manager Worksheet

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 9

Gambar 2.4 Property Field

4. Mengatur Sekitar Worksheet

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 10

● Pengaturan Worksheet Reception

Ikuti prosedur dibawah ini untuk memodifikasi worksheetreception

Gambar 2.5 Receive Worksheet

Gambar 2.6 Seleksi (Preferences) Worksheet

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 11

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 12

1. Dari menu (tools) pilih (preferences)

Tabel 2.8 Keterangan Thumbnail

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 13

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 14

Gambar 2.8 Preferences Properties Column

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 15

Gambar 2.9 Image Window

2.1 Memulai Scan Manager

MS: Sistem Pengarsipan Elektronik 17

Pada kotak dialog [Automatic Indexing Tutorial] digunakan untuk mengatur

2.2. Mengakhiri Scan Manager