LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI
KECAMATAN CIKANCUNG
PEMBUATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
MENGGUNAKAN APLIKASI E-OFFICE
PEMBUATAN LAPORAN PKL DI SMK DHARMA AGUNG PASEH
Dibuat Untuk Memenuhi Sebagian Syarat mengikuti sidang PKL Tahun Pelajaran
2023/2024 Kompetensi Keahlian TKJ

Disusun Oleh

LUCKY ADHYAKSA
NIS.212210142

YAYASAN PENDIDIKAN DAN SOSIAL DHARMA AGUNG

SMK DHARMA AGUNG
TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMUNIKASI
TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
TAHUN 2023
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
JUDUL PRAKERIN: PEMBUATAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR MENGGUNAKAN APLIKASI E-OFFICE
PEMBUATAN LAPORAN PKL DI SMK DHARMA AGUNG PASEH
IDENTITAS PEKERJA PRAKERIN
LUCKY ADHYAKSA
NIS: 212210142
Disetujui dan di sahkan oleh:

Pembimbing Sekolah PembimbingDU/DI/instansi

Ramonda Casmita K SE Tatang Suarsa S.pd

Wakasek Hubin Kepala Program

Yanti Susanti Ibnu Siena S kom

Mengetahui,
Kepala Sekolah

Wawan Setiawan S.pd ,S.kom

i
 KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
Memberikan kekuatan lahir maupun batin kepada kita semua, atas berkat serta
Rahmat-Nya, penulis bisa menyelesaikan laporan ini yang masih jauh dari kata
Sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
Membangun agar menjadi lebih baik di hari yang akan datang. Laporan ini
Semoga bermanfaat untuk penulis dan pembaca pada umumnya.Penulis
melaksanakan Prakerin di Kecamatan Cikancung yang beralamatkan Di Jalan
Raya Cicalengka – Ciluluk nomor 6 Cikancung. Penulis mendapatkan Banyak
pengalaman dan pembelajaran baru yang belum pernah diajarkan Sebelumnya
disekolah. Penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, baik itu Secara
moril maupun materil, sehingga penulis dapat menyelesaikan Prakerin dan
membuat laporan dengan baik. Oleh karena itu, penulis Mengucapkan banyak
terima kasih kepada :

1. Orang tua tercinta yang telah mengizinkan dan memberi dukungan

2. kepala SMK DHARMA AGUNG, bapak Wawan setiawan telah memberikan
izin dan kesempatan kepada penulis untuk Melaksanakan kegiatan Prakerin.
3. Miss Yanti Susanti. selaku kepala personalia yang telah memberikan izin
kepada penulis untuk melaksanakan prakerin
4. Bapak Ibnu Siena S.kom Selaku Ketua Pelaksana prakerin
5. Ibu Ramonda Casmita K.SE. selaku pembimbing yang Telah memberikan
arahan dan bimbingan kepada penulis selama Melaksanakan Kegiatan
Prakerin dan dalam pembuatan Laporan Prakerin
6. Bapak Tatang Suarsa, selaku pembimbing di instansi yang telah Memberikan
arahan dan bimbingan kepada penulis selama Melaksanakan kegiatan Prakerin
7. Dan rekan-rekan yang telah memberikan dukungan kepada penulis.

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................i

KATA PENGANTAR..............................................................................................ii

DAFTAR ISI...........................................................................................................iii

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................iv

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................1

1.2 Tujuan................................................................................................................2

1.3 Manfaat .............................................................................................................2

1.4 Waktu Dan Tempat Pelaksanaan .......................................................................3

1.5 Tinjauan Lokasi ................................................................................................4

1.5.1 Sejarah Perusahaan.............................................................................5
1.5.2 Struktur Organisasi.............................................................................6

1.6 Bidang Kegiatan Pkl..........................................................................................9

BAB II PROSES DAN HASIL BELAJAR DU/DI/INSTANSI

2.1 Uraian Kegiatan Pkl.........................................................................................10

2.1.1 Definisi Pembuatan Surat..................................................................10
2.1.2 Definisi Surat Masuk.........................................................................11
2.1.3 Manfaat Surat Masuk........................................................................12
2.1.4 Fungsi Surat Masuk...........................................................................13
2.1.5 Tahapan Pengelolaan Surat Masuk...................................................14
2.1.6 Definisi Surat Keluar.........................................................................16

iii
 2.1.7 Manfaat Surat keluar.........................................................................17
2.1.8 Fungsi Surat Keluar...........................................................................18
2.1.9 Tahapan Pengelolaan Surat Keluar....................................................19
2.1.10 Definisi Aplikasi E-Office...............................................................21
2.1.11 Kelebihan Aplikasi E-Office...........................................................22
2.1.12 Kekurangan Aplikasi E-Office........................................................24

2.2.Langkah Pembuatan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Aplikasi E-Office....25

2.2.1 Langkah Langkah Pembuatan Surat Masuk......................................25
2.2.2 Langkah Langkah Pembuatan Surat Keluar......................................29

2.3 Identifikasi Masalah/Kendala Yang Dihadapi.................................................32.

2.3.1 Kendala Pelaksanaan Pkl..................................................................32
2.3.2 Cara Mengatasi Kendala...................................................................32

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .....................................................................................................33

3.2 Saran................................................................................................................33

LAMPIRAN

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pelaksanaan praktek kerja industri (prakerin) adalah sebuah pelatihan Dan

pembelajaran yang dilaksanakan didunia usaha atau didunia industri Yang relevan
dengan berkompetensi keahlian yang dimiliki masing-masing.

Pelajaran praktek yang didapatkan dari sekolah masih belum ada Artinya
jika para siswa tidak dibekali atau diberikan praktek kerja lapangan Seperti yang
terjadi langsung didunia usaha atau industri. Kegiatan seperti ini Masih belum
cukup untuk bisa menyiapkan tenaga kerja yang professional Dalam bidangnya.
Oleh karena itu perlu adanya suatu kegiatan belajar dalam Bentuk lain disekolah
yang berbentuk praktek kerja lapangan.

Dalam upaya meningkatkan mutu Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Dan juga menambah bekal untuk masa mendatang guna memasuki dunia Kerja
yang semakin banyak, serta ketat dalam persaingan. Selain itu dengan Pesatnya
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, banyak peralatan Baru yang
diciptakan guna menunjang banyakanya permintaan produksi Barang atau jasa
yang menimbulkan perubahan mendasar untuk Mendapatkan pekerjaan.

Alasan saya memilih judul ini karena saya pernah di pekerjakan di tempat
tersebut,dan saya sedikit memahami tentang pengalaman yang saya dapat dari
pelajaran prakerin di sana Yaitu pembuatan surat menyurat menggunakan aplikasi
e office

1
 2

1.2 Maksud Dan tujuan

a. Maksud

1. Untuk mengetahui apa itu surat masuk dan surat keluar

2. Untuk mengetahui langkah² pembuatan surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan aplikasi e office

b.Tujuan

1. Diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan yang Berharga,

dan memperoleh masukan serta umpan balik guna Memperbaiki dan
mengembangkan kesesuaian pendidikan dan Kenyataan yang ada
dilapangan.
2. Pengetahuan siswa prakerin pada aspek-aspek usaha Yang professional
dalam lapangan kerja telah bertambah.Untuk mencapai visi dan misi
sekolah menengah kejuruan SMK Dharma agung paseh
3. Untuk mengetahui tentang bagaimana cara pembuatan surat dalam aplikasi
e-office
4. Agar siswa menjadi tahu tentang cara pembuatan surat menggunakan
aplikasi e office
5. Menumbuhkan dan meningkatkan sikap professional yang diperlukan
siswa untuk memasuki dunia usaha

1.3 Manfaat

Mengajarkan dan menggambarkan dunia kerja, serta melatih

Disiplin,jujur,dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas, serta
Tumbuhnya kemandirian bagi para siswa sehingga siap kerja dan Mempunyai
kemampuan untuk membekali diri dengan pengetahuan dan Keterampilan
yang sesuai dan memperoleh wawasan luas mengenai dunia Kerja.
 3

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Prakerin

a.Waktu

Waktu pelaksanaan prakerin yang telah di tetapkan oleh pihak Perusahaan

yaitu Dari Tanggal 1 Maret 2023s.d 31 mei 2023 Jam Kerja Prakerin :

Hari Kerja :Senin s/d Jum’at

Jam Masuk :07:30 WIB
Jam Istirahat :12:00 s/d 13:00 WIB
Jam pulang :15.00

b.Tempat Praktek Kerja

Nama :Kecamatan Cikancung

Tempat :Kantor kecamatan
Alamat :Jl Raya Cinangka – Ciluluk NO06.Cikancung
Nomor Telepon:022-7948228

Gambar 1.1 Kalender

 4

1.5.Tinjauan Lokasi

1.5.1.Sejarah Perusahaan

1. Arti Nama Cikancung

Dahulu kala kalimat kata yang diambil didaerah yang sekarang disebut
Cikancung ini, asal mulanya terdapat air “nyungcung” atau air yang memencar ke
Atas seperti air menyembur namun, tidak sedikit Desa Cikancung diambil dari
Warganya yang selalu “mengacung” kan senjata terlebih dahulu untuk berperang
Melawan para penjajah yang mengganggu daerah ini (Desa Cikancung)

Cikancung ini berdiri pada tahun 1806 dengan dipimpin oleh seorang
Lurah untuk sebutan sekarang yaitu Raja Manggala hingga tahun 1831. Raja
Manggala inilah yang menggagas nama Desa menjadi Cikancung. Beliau yang
Menanamkan karakter kuat kepada warganya untuk selalu didepan membela
Rakyatnya sampai sekarang karakter tersebut masih menempel dalam karakter
Masyarakat Desa Cikancung dilanjutkan dengan Lurah Marta Diraksa yang
Mencapai 30 tahun lebih ini karakter masyarakat Desa Cikancung semakin kuat
Dalam membela masyarakat yang lemah. Dilanjutkan oleh Mangsa Dipa dari
tahun 1897, terlihat dari nama-nama Lurah yang memimpin dari Lurah hingga
Lurah ketiga ini bahwa nama tersebut Masih mengandung makna atau melekat
nama-nama keagungan seorang Raja.

Kecamatan Cikancung adalah salah satu Kecamatan di Wilayah

Kabupaten Bandung yang terletak berdasarkan pemerintah Nomor 23 Tahun 1980,
hasil pemekaran dari Kecamatan Cicalengka yang semula hanya 7 (tujuh), 5
(lima), Desa dari Kecamatan Cicalengka, 1 (satu), Desa dari Kecamatan Paseh,2
(dua), Desa dari Kecamatan Rancaekek, 2 (dua) Desa di mekarkan kemudian
Menjadi 9 (sembilan) Desa mempunyai ketinggian dari permukaan laut sekitar
689 M dengan suhu antara 22°C-24°
 5

Batas Wilayah Kecamatan Cikancung :

1.Sebelah Utara : Kecamatan Cicalengka;

2.Sebelah Timur : Kecamatan Kadungora Kabupaten Garut

3.Sebelah Selatan : Kecamatan Paseh;

Kecamatan Cikancung terdiri dari 9 (sembilan) Desa antara lain :

1. Desa Cikancung;
2. Desa Srirahayu;
3. Desa Mekarlaksana;
4. Desa Cikasungka;
5. Desa Mandalasari;
6. Desa Cihanyir;
7. Desa Ciluluk;
8. Desa Tanjunglaya;
9. Desa Hegarmanah.

2. Visi
Terwujudnya masyarakat Cikancung yang mandiri dan berdaya saing, Melalui
pelayanan prima, berdasarkan religious, kultural, dan berwawasan
Lingkungan.
3. Misi
1. Meningkatkan Kompetensi profesionalisme aparatur dalam Memfasilitasi
pemberdayaan masyarakat
2. Meningkatkan pelayanan prima dan pelayanan public
3. Memberdayakan dan Meningkatkan kualitas SDM
4. Menitik beratkan kepada pembangunan Pedesaan yang berwawasan
Lingkungan
5. Melestarikan lingkungan pedesaan supaya tetap hijau dan produktif
 6

Gambar 1.2 Struktur Organisasi

1.5.2 Struktur Organisasi

1. CAMAT

Kecamatan merupakan wilayah kerja Camat sebagai perangkat daerah

Yang dipimpin oleh seorang Camat. Camat mempunyai tugas pokok
melaksanakan Kewenangan pemerintah yang dilimpahkan oleh Bupati Bandung
untuk Menangani sebagian urusan otonomi Daerah dan menyelenggarakan tugas
umum Pemerintah.

2. KECAMATAN

Sekretaris Kecamatan dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada

Dibawah dan bertanggung jawab pada Camat. Sekretaris Kecamatan mempunyai
Tugas pokok membantu Camat dalam memimpin, merencanakan, melaksanakan,
Mengkoordinasi kegiatan pelayanan administrasi umum, kepegawaian, Keuangan,
perlengkapan, kerumah tanggaan, informasi kehumasan dan ketata Usahaan serta
melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan Yang berlaku
 7

3. KASUBBAG PROGRAM

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di pimpin oleh seorang kepala Sub
Bagian Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas Pokok
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan Tugas
pelayanan administrasi umum, informasi kehumasan dan kepegawaian
Dilingkungan Kecamatan.

4. KASUBBAG KEUANGAN

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang kepala sub Bagian.Kepala

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok merencakan,Melaksanakan,
mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pengelolaan Administrasi dan
pertanggung jawaban pengelolaan keuangan Kecamatan.

5. KASI PEMERINTAHAN

Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi. Kepala Seksi

Pemerintahan mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam menyiapkan
Bahan rumusan kebijakan dan pelaksanaan penyelenggaraan pemerintah yang
Meliputi pengembangan otonomi daerah, politik dalam negeri dan administrasi
Publik, kependudukan, hukum dan perundang-undangan, perimbangan keuangan
Daerah dan fasilitas penyelenggaraan Pemerintah Desa/Kelurahan serta
melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan Ketentuan peraturan yang berlaku.

6. KASUBBAG UMPEG

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di pimpin oleh seorang kepala Sub
Bagian.Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas Pokok
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan Tugas
pelayanan administarsi umum, informasi kehumasan dan kepegawaian
Dilingkungan Kecamatan.
 8

7. KASI KETENTRAMAN DAN KETERTIBAN UMUM

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang

KepalaSeksi. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas
Pokok membantu Camat dalam menyiapkan bahan rumusan kebijakan dan
Pelaksanaan tugas Camat dalam bidang pelayanan dan pengendalian ketentraman
Dan ketertiban umum.

8. KASI SOSIAL BUDAYA

Seksi Sosial Budaya dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.Kepala Seksi

Sosial Budaya mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam Menyiapkan
bahan rumusan kebijakan dan pelaksanaan tugas Camat dalam Bidang pelayanan
kesejahteraan social dan budaya.

9. KASI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala seksi.

Kepala Seksi Sosial Budaya mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam
Menyiapkan bahan rumusan kebijakan dan pelaksanaan tugas Camat dalam
bidang Pemberdayaan masyarakat.

10. KASI PEMELIHARAAN PRASARANA UMUM

Seksi Pemeliharaan Persamaan Umum dipimpin oleh seorang Kepala

Seksi. Kepala Seksi Soaial Budaya mempunyai tugas pokok membantu Camat
Dalam menyiapkan bahan rumusan kebijakan dalam pelaksanaan tugas Camat
Dalam bidang pengelolaan dan pemeliharaan prasaranan umum
 9

Gambar 1.3 Jurnal Siswa

1.6 bidang kegiatan pkl

Kegiatan yang dilakukan praktikan selama PKL secara umum adalah

membantu memproses surat masuk dan surat keluar,melakukan scanning surat
masuk, memberi nomor untuk surat keluar,menangani telfon masuk,melakukan
pengetikan dokumen,mencetak nota dinas,menggandakan dokumen dan
mengarsipkan surat masuk menggunakan aplikasi e office

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan

Cikancung yang berlokasi di Jl. Cinangka, Ciluluk, Mandala sari, Kec.
Cikancung, Kabupaten Bandung, Jawa Barat 40396, RT.4/RW.5. Praktikan
ditempatkan di bagian membuat Surat Masuk Dan keluar menggunakan aplikasi e
office.
 BAB II

PROSES DAN HASIL BELAJAR DU/DI/INSTANSI

2.1 Uraian Kegiatan Pkl

Kegiatan saya selama pkl saya bertugas membuat surat masuk dan surat
keluar di pengarsipan. Kegiatan yang dilakukan praktikan selama PKL secara
umum adalah membantu memproses surat masuk dan surat keluar,melakukan
scanning surat masuk, memberi nomor untuk surat keluar, telfon masuk,
pengetikan dokumen, mencetak nota dinas, dokumen dan mengarsipkan surat
masuk.

2.1.1 Definisi pembuatan surat

Surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam
kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat tidak lain adalah untuk
mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya
kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya.

Surat adalah sarana informasi tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak
untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pihak lain. Arti kata surat
sebenarnya sangat mudah dipahami sebagai media. Namun, saat ini surat sudah
jarang sekali digunakan, karena perkembangan zaman, semakin memudahkan
orang untuk menggunakan alat yang lebih canggih, sehingga pesan atau informasi
dan berita yang ingin disampaikan dengan cepat terkirim pada pihak yang
mengutarakannya.

10
 11

2.1.2 Definisi Surat Masuk

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu
instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi
atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau
perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.

Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat
dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan
sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan
untuk melaksanakan suatu kegiatan.

Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan pengaturan
atau pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan institusi atau
perusahaan bisa terlaksana secara maksimal.

Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat
dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan
sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan
untuk melaksanakan suatu kegiatan.Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi
perlu melakukan pengaturan atau pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga
kegiatan institusi atau perusahaan bisa terlaksana secara maksimal.
 12

2.1.3 Manfaat surat masuk

Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan sistem
pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan sendiri dilakukan
agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga bisa berlangsung
secara optimal sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan.Dengan
mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu perusahaan
atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung meningkat. Hal
ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur sehingga penyebaran surat
menjadi lebih cepat dan tepat.

Nah, beberapa manfaat mengelola surat masuk secara optimal yang perlu
diperhatikan yaitu, sebagai berikut:
1. masuk dan surat keluar akan dicatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah
ditemukan saat diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang bersifat rahasia. Dengan penanganan surat
yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang
umum dilakukan, yaitu:
1. Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan
secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau
BUMN.
2. Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap bagian
dari uni yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan
Usaha Milik Swasta (BUMS).
 13

2.1.4 Fungsi Surat Masuk

Fungsi yang paling utama dari surat masuk dan surat keluar yaitu sebagai
sarana komunikasi antara pihak perusahaan atau instansi dengan pihak yang lain.
Beberapa fungsi dan tujuan surat masuk yang lain yaitu, sebagai berikut:
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil dari penulis
c. Sebagai alat bukti historis
d. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
e. Sebagai alat pengingat
f. Sebagai alat bukti tertulisleh
 14

2.1.5 Pengelolaan Surat Masuk

Penerimaan surat masuk dapat terlaksana dengan baik apabila dilakukan

sesuai dengan tahapan yang baik pula. Berikut ini adalah beberapa tahapan
penerimaan surat yang baik, yaitu:

1. .Penerimaan surat
Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada
dasarnya berbeda-beda. Khusus pengelolaan sistem buku agenda, penerimaan
surat dilakukan oleh Tata Usaha.

2. Penyortiran surat
Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian administrasi
akan dilakukan pemisahan atau penyortiran.

3. Pembukaan surat
Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka
surat atau pisau pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat melakukan pencocokan
alamat surat dengan alamat pada amplopnya. Jika terdapat perbedaan data antara
alamat amplop dengan isi surat, maka amplop dapat disatukan dibelakang surat
dengan stapler. Namun, apabila ada kesamaan data antara alamat tujuan pada
amplop dengan alamat pada kertas surat, maka amplop tidak perlu disatukan.

4. Pencatatan atau registrasi

Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda.
Pencatatan sendiri sangat penting untuk dilakukan. Hal ini bisa digunakan untuk
mengetahui volume surat yang masuk, dalam kurun waktu harian, mingguan,
bulanan, bahkan juga tahunan.

5. Penyertaan lembar disposisi

Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi
pimpinan atau atasan terkait dengan penanganan hingga proses selanjutnya dari
masuknya surat tersebut.
 15

6. Pencatatan di buku ekspedisi intern

Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat
tersebut bisa divatat dalam buku ekspedisi intern.

7. Pendistribusian surat
Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit
pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.

8. Klasifikasi surat
Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau
sekretaris dalam unit pengolah atau unit kerja harus membaca beberapa surat yang
telah dilakukan penyortiran.

9. Penyampaian surat
Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat segera
disampaikan kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat membuat ia dapat
memberikan disposisi surat.

10. Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan

Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga
hal yang bisa ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu, yakni surat
diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan.
 16

2.1.6 Definisi Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi
atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian
dari suatu instansi atau perusahaan.

Surat keluar: adalah surat yang dibuat, dan didistribusikan oleh bagian
Tata Usaha dan Kearsipan. Permen Ristekdikti Nomor 20 Tahun 2015 tentang
Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenristekdikti. Peraturan Pemerintah Nomor.

Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan
untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau bagian dari suatu instansi
atau perusahaan.

Selain itu, surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah lengkap
dari suatu instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Surat yang
sudah lengkap yaitu surat yang memiliki tanggal, nomor, stempel, hingga tanda
tangan oleh pihak yang berwenang.Surat keluar biasanya digunakan sebagai
bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau tanggapan terkait isi dari surat
masuk yang telah terima.

Maksud dari pembuatan surat keluar adalah untuk menciptakan hubungan

timbal yang baik sehingga kedua belah pihak bisa mendapatkan suatu keuntungan
tertentu.Proses pengelolaan

Surat keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya suatu perusahaan atau
organisasi. Misalnya saja, untuk perusahaan atau organisasi yang terbilang masih
kecil dan tidak terlalu memiliki kegiatan yang kompleks.Maka pengaturan dan
pengelolaan surat bisa diberikan kepada seorang pegawai saja. Namun, bagi
perusahaan atau organisasi yang memiliki kegiatan yang sangat kompleks,
pengelolaan surat perlu melibatkan beberapa pegawai dengan tugasnya masing-
masing.
 17

2.1.7 Manfaat Surat Keluar

Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan sistem

pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan sendiri dilakukan
agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga bisa berlangsung
secara optimal sehingga mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan.Dengan
mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu perusahaan
atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung meningkat. Hal
ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur sehingga penyebaran surat
menjadi lebih cepat dan tepat.

Nah, beberapa manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal
yang perlu diperhatikan yaitu, sebagai berikut:

1. Surat keluar akan dicatat dengan baik.

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat Keluar akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah
ditemukan saat diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang bersifat rahasia. Dengan penanganan surat
yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang umum
dilakukan, yaitu:

1. Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan
secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau
BUMN.
2. Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap bagian
dari uni yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan
Usaha Milik Swasta (BUMS).
 18

2.1.8 Fungsi Surat Keluar

Fungsi Surat Keluar Hampir sama dengan dengan surat masuk, salah satu
fungsi dari surat keluar adalah sebagai media komunikasi atau interaksi sebuah
perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah beberapa fungsi
dan tujuan secara umum dari surat keluar, diantaranya yaitu:

a. Sebagai alat tata usaha

b. Sebagai wakil penulis
c. Sebagai media komunikasi tertulis
d. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi
 19

2.1.9 Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dasarnya berbeda. Berikut
ini adalah beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang perlu diperhatikan,
diantaranya yaitu:

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep surat dapat
disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang sesuai dengan
keinginan pimpinan. Oleh karena itu, dalam sebuah surat harus memiliki
konsepnya

2. Pengetikan

Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat, surat dapat
langsung diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu, seorang kepala unit
pengolah harus memiliki tekun dan teliti pada saat melakukan pemeriksaan pada
hasil pengetikan konsep surat tersebut. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat
tersebut telah memiliki bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada.

3. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat dilakukan
pengetikan dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja dengan kepala surat atau
kop surat.

4. Penandatanganan

Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan kepada pimpinan
atau pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan tanda tangan.

5. Pencatatan

Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu dilakukan

yaitu, sebagai berikut:
 20

1. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan yang
lain, seperti lampiran dan amplop.
2. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh
petugas yang disebut agendaris.
3. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku agenda
telah siap dikirim kepada pihak yang dituju.
4. Pengiriman surat

Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam cara, yaitu
dikirim secara langsung atau melalui pos.

5. Penyimpanan surat

Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang dituju,
sementara lembar yang kedua bisa disimpan dengan menggunakan sistem
kearsipan. Sistem kearsipan setiap organisasi atau perusahaan biasanya berbeda.

Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat

a) Kartu kendali
b) Lembar disposisi
c) Folder
d) Guide (penunjuk atau pemisah)
e) Tickler File (berkas pengingat)
f) Filling Cabinet
g) Buku agenda

Itulah penjelasan singkat terkait pengertian surat masuk dan surat keluar
yang menjadi penting bagi perusahaan. Dimana, pengertian surat masuk dan surat
keluar sudah sering dipakai dalam berbagai aktivitas administrasi, baik dalam
lingkup sebuah perusahaan maupun dalam organisasi tertentu.
 21

2.1.10 Definisi Aplikasi E office

E-office merupakan software dan digunakan untuk mengatur pola
Pekerjaan yang sudah atau akan dilakukan oleh pegawai, menyimpan, dan
Mengontrol konten-konten yang ada didalam suatu organisasi secara elektronik.

E-Office merupakan aplikasi perkantoran yang mengganti proses

Administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan
Fasilitas jaringan lokal (LAN), maupun jaringan internet (online). Electronic
Dalam E-Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang berhubungan dengan
Administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan menggunakan bantuan
Alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan perkembangan teknologi
Telekomunikasi saat ini, jaringan broadband berkecepatan tinggi dan internet,
Maka perkantoran telah menjadi elektronis secara elektronik. Pekerjaan kantor
Yang selama beberapa dekade dilakukan secara manual telah berubah menjadi
Elektronik.

Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan dengan

Administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi
Dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi
(Robles, dalam Arief).
 22

2.1.11 Kelebihan Aplikasi e office

1. Memberikan Fasilitas Pengiriman Email Yang Terintegrasi
Selain itu aplikasi e-office ini juga mendukung pengiriman email yang
langsung terintegrasi dengan server mail kantor tersebut. Dengan demikian
Anda tidak hanya bisa menggunakan email tersebut untuk mengirim
dokumen ke berbagai bagian di kantor.
2. Memberikan Kemudahan Dalam Komunikasi Dan Koordinasi
Dengan adanya aplikasi e-office ini maka tentunya antara setiap bagian di
kantor bisa saling berkomunikasi dan melakukan koordinasi terkait
pekerjaan administratif internal kantor. Biasanya jika ada suatu pekerjaan
administratif yang perlu dikerjakan setiap bagian di kantor maka akan
dibuat pengumuman dalam bentuk tertulis yang didistribusikan ke setiap
bagian. Namun hal tersebut tidak perlu dilakukan lagi dengan adanya e-
office, pengumuman tersebut dapat diberitahukan melalui aplikasi tersebut
dan dilihat oleh semua bagian di kantor tersebut.
3. Memberikan Fasilitas Untuk Pembuatan Dan Pengiriman Undangan Atau
Memo
Undangan atau memo yang perlu didistribusikan ke seluruh bagian pun
bisa dibuat dan dikirimkan melalui aplikasi e-office ini, sehingga dengan
demikian tentunya membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat.
Karena setiap bagian nantinya diharapkan untuk selalu aktif menggunakan
e-office setiap harinya, maka dengan demikian undangan atau memo
tersebut bisa langsung disampaikan dengan cepat pada hari itu juga.

4. Meningkatkan Efisiensi Kerja Dengan Konsep Paperless

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa dengan adanya aplikasi
e-office ini mendukung gerakan paperless di kantor. Tidak perlu lagi
menggunakan banyak kertas untuk mencetak dokumen kantor seperti
surat, undangan, memo dan arsip lainnya. Semuanya bisa dilakukan
dengan adanya data digital yang dikirimkan serta dikirimkan melalui
aplikasi e-office ini. Konsep paperless banyak sekali dilakukan oleh
 23

bagian administrasi di perkantoran pemerintah maupun swasta, hal ini bisa

juga meningkatkan citra baik bagi instansi terkait, karena isu lingkungan
memang menjadi isu yang sangat diperhatikan oleh masyarakat dunia saat
ini, dengan berkurangnya penggunaan kertas maka berkurang juga pohon-
pohon yang ditebang untuk membuat kertas. Tentunya apabila semua
kantor bisa mengusung konsep ini akan sangat baik bagi kelangsungan
lingkungan kita.
5. Menjadi Media Center Untuk Penyimpanan Data
Dengan adanya aplikasi e-office juga mampu menjadikannya sebagai
media center yang berfungsi untuk menyimpan data digital yang penting
untuk administrasi pekerjaan. Sehingga dokumen surat, undangan dan
lainnya dapat disimpan dengan baik dan dikirimkan saat dibutuhkan.
Saat ini aplikasi E-office yang dikembangkan oleh Klik Data Indonesia
tentunya masih terus dikembangkan berdasarkan kebutuhan klien yang
menggunakannya, dengan harapan aplikasi e-office ini bisa lebih
menyempurnakan pekerjaan administrasi yang ada di dalam perkantoran
dan membuat semuanya menjadi lebih mudah dikelola.
 24

2.1.12 Kekurangan Aplikasi e office

1. Persyaratan Non Verbal
Persuratan online yang merupakan bentuk komunikasi tertulis dapat
menyulitkan Anda memberi isyarat non verbal. Untuk itu, pastikan
membuat surat secara spesifik agar tidak ada miss komunikasi atau salah
tanggap dari pihak lain.
2. Resiko Salah Kirim
Pengiriman surat yang terlalu mudah bisa membuat Anda mengirim email
kepada orang yang salah ataupun isi surat yang tidak sesuai. Untuk
mengantisipasi kekurangan ini, Anda hanya perlu memastikan crosscheck
surat sebelum dikirim.
3. Jaringan internet yang cenderung tidak stabil, terjadi kesalahan diwaktu
penginputan data surat pada data base E-Office yaitu nomor surat, tanggal
surat, tujuan surat dll
 25

2.2 Langkah Pembuatan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di aplikasi e office
2.2.1 Langkah Langkah Membuat Surat Masuk

1. membuat surat masuk pilih menu surat masuk, kemudian pilih sub menu
Entri baru

Gambar 2.1 Tampilan Halaman Awal Aplikasi

2. Maka akan tampil halaman form isian entri surat masuk.

Gambar 2.2 Halaman Entri surat Masuk

 26

3. nomor surat pada field no surat.

4. Kemudian pilih tanggal surat

Gambar 2.3 Pemilihan Tanggal Surat

5. instansi Kemudian pilih pengirim pada field pengirim

Gambar 2.4 Tampilan Field Pengirim

 27

6. selanjutnyaa pilih klasifikasi surat pada bagian klasifikasi.

Gambar 2.5 Bagian Klarifikasi

7. pilih jenis surat pada bagian jenis surat.

Gambar 2.6 Pilih Jenis Bagian Surat

 28

8. Selanjutnya pilih sifat surat pada field sifat surat

9. Selanjutnya lampirkan file atau surat yang akan dikirim dengan menekan
kotak drop Files here to upload. Kemudian pilih dokumen yang akan
dilampirkan. Setelah file Dilampirkan, kemudian klik tombol simpan

Gambar 2.7 Tambah File

10. dilampirkan akan tersimpan dengan ditandai tampilan seperti berikut
ini.Kemudian klik tombol ok

Gambar 2.8 Notifikasi Berhasil

 29

2.2.2 Langkah Langkah Membuat Surat Keluar

1. Menu Surat keluar, silahkan tekan tombol dengan simbol “Plus hijau”
yang terdapat di bagian bawah pojok kiri

Gambar 2.9 Pembuatan Surat Keluar

2. Silahkan pilih jenis surat undangan

Gambar 2.10 Memilih Jenis Surat Undangan

 30

3. Sistem akan menampilkan form input pembuatan surat. Terdapat 6 tahap

dalam pembuatan Surat undangan

Gambar 2.11 Tampilan Form Input

4. tahap pertama, silahkan isi tabel penerima surat (Dinas) atau penerima
surat (Eksternal).
Penerima Surat ( Dinas) : tabel ini di isi dengan nama atau jabatan
penerima surat.
Penerima Surat (Eksternal) : tabel ini di isi kan apabila tujuan surat dikirim
keluar dinas Atau instansi.itu,
5. tekan tombol “Next” untuk melanjutkan pengisian form pembuatan Surat.
 31

6. Pada tahap kedua, silahkan isi tabel seperti gambar dibawah ini
• Tabel jenis/KOP surat : tabel ini memiliki pilihan untuk menentukan
KOP surat.
• Tabel tempat : tabel ini di isi dengan nama tempat pembuatan surat
yang akan dibuat .
• Tanggal surat : untuk menentukan pada tanggal berapa surat dibuat.
• Kepada : tabel ini di isi dengan nama atau jabatan penerima surat,dan
bisa lebih dari 1 Penerima surat dengan cara menekan ikon “plus
berwarna hijau”.
• Di : tabel ini isi dengan nama tempat atau lokasi penerima surat.
• Sifat : tabel ini berisi beberapa sifat pada surat,yaitu :
1.Sangat Rahasia
2.Rahasia
3.Terbatas
4.Biasa/Terbuka
5.Amat Segera/Kilat
6.Amat Segera
7.Penting
8.Biasa
• Lampiran : tabel ini mengenai lampiran surat yang akan dibuat.
• Hal : tabel ini mengenai perihal surat yang akan dibuat.
7. Setelah itu, silahkan tekan tombol “Next”.
8. tahap ketiga, silahkan input isi surat yang akan Anda buat.
9. surat keluarpun selesai
 32

2.3 Identifikasi Masalah/Kendala Yang Dihadapi

2.3.1 Kendala Yang Di Hadapi

Selama menjalani proses kegiatan prakerin di lapangan langsung, pasti
semuanya tidak akan selalu lancar, Ada beberapa kendala yang pernah saya
hadapi. Maka dari itu berikut Identifikasi kendala yang saya hadapi selama
Praktik kerja lapangan di Kantor Kecamatan Cikancung.

1. dari rumah ke tempat prakerin yang cukup memakan banyak waktu karena
lumayan jauh, Maka dari itu saya selalu tidak tepat waktu saat masuk PKL.

2. Fasilitas yang Minim komputer, dan banyak dipakainya komputer oleh para
pekerja disana. Saya jadi sulit belajar, dan melakukan kegiatan prakerin yang
sesuai dengan jurusan saya sendiri.

2.3.2 Cara Mengatasi Kendala

Kendala adalah halangan rintangan dengan keadaan yang membatasi,

menghalangi atau mencegah suatu pencapaian. Maka dimana ada kendala pasti
disitu juga ada cara untuk mengatasi kendala tersebut.

1. cara yang saya bisa atasi untuk mengatasi kendala tentang jarak dari rumah ke
tempat prakerin yang cukup jauh, agar tepat waktu dan tidak terlambat adalah
dengan cara berangkat dari pagi. Supaya saya bisa sampai kesana dengan cepat
sebelum para pegawai juga sudah datang

2. Supaya saya bisa belajar komputer lebih dalam lagi dan mendapatkan kegiatan
yg sesuai dengan jurusan saya disana ialah dengan meminta kontribusi langsung
dari pembimbing disana supaya saya bisa mendapatkan izin untuk memakai salah
satu komputer dari pegawai disana untuk belajar. Maka dari itu juga, saya bisa
mendapatkan sedikit ilmu tentang membuat surat di aplikasi e office
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Selama melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin), penulis dapat

menyimpulkan bahwa berhasilnya pelaksanaan Prakerin ini ditentukan oleh
interaksi yang baik antara pelaksana Prakerin dengan pembimbing Prakerin
berjalan baik / lancar. Setelah melaksanakan Praktik Kerja Industri (Prakerin) dari
tanggal 1 April 2023 sampai dengan 31 Mei 2023, dan pembekalan yang
diberikan oleh guru produktif, yang selama ini tidak diketahui dan belum
dipelajari di sekolah ditemui saat Prakerin. Praktik Kerja Industri (Prakerin) ini
merupakan kegiatan belajar mengenal bagaimana kondisi nantinya seandainya
telah masuk ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.

selama saya pkl di kecamatan saya di tugaskan untuk membuat surat

masuk dan keluar menggunakan aplikasi e office. Sehingga saya bisa mengetahui
cara-cara pembuatan surat, langkah langkah cara pembuatannya, dan tahu cara
menggunakan aplikasi e office.

3.2 Saran

Kami sadar, dalam melaksanakan prakerin ini masih banyak kekurangan.

Namun kami telah melaksanakannya secara maksimal. Selain itu, Laporan
prakerin ini juga masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran yang
membangun sangat kami perlukan guna memperbaiki Laporan yang masih jauh
dari sempurna ini.

33
34
Lampiran 1 Saat Membuat Surat Masuk Dan Keluar Di kecamatan Cikancung
Lampiran 2 Gambar kecamatan Cikancung
Lampiran 3 Upacara apel pagi setiap hari senin
Lampiran 4 Saat Poto Bersama/Dokumentasi
Lampiran 5 Nilai Hasil Prakerin
Lampiran 6 Pekerjaan Saat Prakerin