SISTEM MUTU

VISI MISI DAN MOTTO

STRUKTUR ORGANISASI
Uraian Struktur Organisasi
1. Pemimpin Cabang
Tugas pemimpin cabang adalah :
 Mengambil keputusan sepenuhnya.
 Membuat kebijakan utama.
 Bertanggung jawab atas operasional perusahaan secara keseluruhan.
 Menjaga kerahasiaan perusahaan.
 Membina hubungan yang baik dengan karyawan.
2. Apoteker Penanggung Jawab
Tugas apoteker penanggung jawab adalah :
 Melapor kepada Pemimpin Cabang secara berkala.
 Bertanggung jawab atas terlaksananya proses bisnis dengan memperhatikan
kelengkapan dokumen pembelian dan penjualan obat sesuai yang dipersyaratkan dalam
CDOB.
 Memastikan bahwa setiap transaksi pembelian produk harus sesuai dengan kebutuhan
dan kegunaan yang diikuti dengan melakukan verifikasi dokumen agar tepat sasaran.
 Memastikan setiap transaksi penjualan produk diyakini kebenaran dokumennya baik
pada surat izin, surat pesanan maupun faktur serta pengiriman yang dilakukan sesuai
dengan alamat pada surat pesanan dan faktur.
 Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan obat
 Turut serta dalam setiap pengambilan untuk mengkarantina atau memusnahkan obat
kembalian, obat rusak, obat kadaluarsa,obat hasil penarikan kembali dan obat diduga
palsu.
 Meluluskan obat kembalian kembali kedalam stok penjualan jika memenuhi
persyaratan.
 Memastikan inspeksi diri secara berkala sesuai dengan program yang telah dibuat dan
melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
 Menyampaikan laporan secara berkala tentang usaha yang meliputi jumlah penerimaan
dan penyalurang masing-masing jenis obat dalam Laporan Dinamika Obat Triwulan (E-
Report).
  Menyusun dan menata arsip atas surat pesanan masuk dan keluar.

3. Supervisor Logistik
Tugas Supervisor Logistik adalah :
 Menyusun bersama-sama dengan Penanggung jawab Logisik di semua area, kebijakan
dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan logistik dalam
menunjang pengadaan kebutuhan barang disetiap tempat.
 Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan dan
pengiriman barang sedemikian rupa secara efisien, efektif dan tepat waktu.
 Mengumpulkan informasi tingkat persediaan, melakukan stock opname secara berkala
dan menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang untukmengontrol
akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat.
 Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang dari pemasok dan atau
gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute untuk memastikan pengiriman
dilakukan dengan tepat waktu dan efisien.
 Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat, dan mengontrol
pengiriman barang dari pemasok agara barang dapat diterima oleh gudang, sesuai
dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
 Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional dapat
berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.
3.1 Staff Gudang dan Delivery
3.1.1 Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab :
 Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
 Bertanggung jawab atas persediaan barang digudang sesuai sistem dan prosedur yang
berlaku.
 Menata kerapian barang digudang dan tata letaknya.
 Memeriksa kedaluarsa produk dan melakukan penyisihan barang yang expire datenya
dekat, dan barang yang rusak.
 Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari pencurian
dan bahaya lainnya
 Bertanggung jawab terhadap operasional gudang mulai dari barang masuk, barang
keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan penyusunan barang digudang.
Dibawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu :
1) Admin Gudang
Tugas dan tanggung jawab :
- Mengambil faktur penjualan barang dari admin.
- Membuat laporan penerimaan barang masuk.
- Membuat laporan penjualan barang.
- Membuat laporan selisih kanvas.
- Membuat laporan barang rusak.
- Membuat tanda terima retur barang rusak
2) Driver
Tugas dan tanggung jawab :
- Mengantarkan barang menggunakan mobil untuk dalam kota maupun keluar kota.
- Memeriksa barang yang akan dibawa sesuai dengan faktur.
- Mengambil barang tukar guling.
- Memastikan barang yang diantar dalam keadaan baik selama pengantaran.
- Memastikan keamanan kendaraan yang akan dibawa untuk menghindari
kecelakaandan pencurian.
- Mengutip pembayaran tunai dari outlet dan menyetorkannya setelah pengantaran
selesai pada hari yang sama.
3) Picker
Tugas dan tanggung jawab :
- Membuat laporan barang rusak.
- Mengambil barang yang diminta dalam faktur penjualan.
- Mengambil barang tukar guling.
- Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses lanjutnya
untuk dibuatkan laporan barang rusak, dan jika barangnya masih baik maka
dimasukkan kelocator masing-masing sesuai barang
 4) Checker
Tugas dan tanggung jawab :
- Memeriksa barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak sesuai
checker menginformasikan ke picker.
- Memeriksa barang yang akan dibawa tim expedisi sesuai dengan faktur.
- Memeriksa barang akan masuk kanvas.
- Menerima dan memeriksa barang masuk dari pusat maupun cabang.
4. Supervisor Administratif
Tugas supervisor administratif adalah :
 Membantu kebijakan terkait administrasi.
 Memantau dan mengkoordinir kerja admin.
 Melakukan revisi pada orderan sales jika terdapat kesalahan.
 Mengesahkan orderan sales yang dapat dicetak menjadi faktur.
4.1 Fakturis
Tugas dan tanggung jawab :
 Menerima orderan dari salesman.
 Memproses dan mencetak orderan yang masuk.
 Menginput orderan yang masuk secara manual.
 Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan orderan yang
akan dipesan.
 Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan surat jalan internal
 Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak.
 Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan ke pool faktur untuk
diproses selanjutnya.
4.2 Pool Faktur
Tugas dan tanggung jawab :
 Menerima semua faktur.
 Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar.
 Data tagihan diserahkan kekolektor untuk tagihan dalam kota.
 Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota
4.3 Kasir
Tugas dan tanggung jawab :
 Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro.,
 Menerima setoran dari sales secara tunai.
 Menerima pembayaran tunai dari driver.
 Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas.
 Membuat rekonsilasi BANK.
 Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar

5. Supervisor Sales
Tugas supervisor sales adalah :
 Mengkoordinir tim penjualan, agar dapat meningkatkan tingkat penjualan dan apakah
penjualan sesuai dengan target.
 Membantu tim sales dan memberikan pelatihan dalam mencari, melayani dan
memaintain konsumen.
 Membantu mengatasi permasalahan tim sales dan ikut melakukan atau mendampingi
presentasi tim sales jika diperlukan.
 Membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim sales.
 Memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan atau tahunan.
 Memonitoring aktivitas tim sales.
 Memonitoring penjualan dan pembayaran customer dari tim sales.
 Menentukan pemberian diskon produk kepada tim sales dengan persetujuan dari
Manajer Pemasaran atau Direktur Pemasaran terlebih dahulu.
 Mensosialisasikan dan memberitahu informasi mengenai penjualan yang baru kepada
tim sales.
5.1 Sales
Tugas dan tanggung jawab :
 Mempresentasikan keberadaan suatu cabang distributor beserta barang yang dijual.
 Mempresentasikan program penjualan dan diskon ke outlet.
 Menghasilkan penjualan dan melakukan dan transaksi.
 Membangun hubungan yang baik dengan outlet.
 Mengumpulkan surat izin dan surat pesanan dari outlet.