JOB DESCRIPTION Manager Operasional

Manager operasional adalah seorang pimpinan dalam sebuah organisasi atau instansi yang
bertanggungjawab untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan me-manage risiko yang
mungkin terjadi dalam proses operasional organisasi/instansi.

Seorang manager operasional bertanggungjawab atas manajer lain dan karyawan pada suatu
bagian dalam organisasi. Sebab kegiatan operasional dalam organisasi merupakan yang paling
banyak mengeluarkan biaya, seorang manager operasional dituntut untuk mampu
mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak.

TANGGUNGJAWAB UTAMA (KEY RESPONSIBILITIES)

A. Rutin/harian :

1. Mengawasi pengelolaan pelaksanaan kegiatan perusahaan.

2. Mengawasi pengelolaan pelaksanaan project.
3. Mengelola pelaksanaan kegiatan perencanaan pelelangan.
4. Melakukan koordinasi kerja harian.
5. Melaksanakan jadwal dan kegiatan pelelangan.
6. Mengecek status kegiatan pelaksanaan project.
7. Melakukan pengecekan ke tiap-tiap PIC.
8. Menjaga konsistensi pekerjaan.\
9. Mendapatkan laporan harian dari finance project
10. Melakukan pembayaran terhadap semua kegiatan project (proses lelang, pelaksanaan dan
penagihan)
11. Melakukan pembayaran terhadap semua kebutuhan kantor (pembelian ATK, Pembelian
dan perawatan printer dan computer dan Kebutuhan Lembur)
12. Pembuatan Purchase Order kepada supplier
13. Pembuatan Pengajuan Keuangan Project
14. Melakukan evaluasi evaluasi keuntungan

B. Berkala :

1. Melaksanakan penyusunan rencana kerja dan anggaran operasional perusahaan.

2. Memeriksa laporan bulanan tiap project yang dibuat finance project.
3. Memeriksa laporan bulanan tiap project yang dibuat bidang administrasi
4. Memeriksa laporan bulanan bidang operasional.
5. Membuat laporan bulanan.
6. Mengevaluasi laporan performansi dari finance project, administrasi dan operasional
 7. Melaksanakan evaluasi penggunaan anggaran project.

C. Operasional :

1. Memahami dan mengenal nama, spesifikasi dan fungsi dari tiap – tiap barang
2. Berkomunikasi dengan PIC / pihak ke tiga tentang kesiapan pengiriman barang ke
gudang
3. Melakukan fungsi QC Pada barang yang akan di kirimkan ke pada user
4. Mempersiapkan Barang (perapihan barang, pengepakan barang dan pengiriman barang)
5. Berkomunikasi dengan pihak User dalam hal ini panitia pemeriksa, penerima atau
pengurus barang dalam hal pengiriman barang
6. Membantu PIC dalam pemeriksaan barang atau penerimaan barang

D. Insidentil :

1. Mengawasi penyelenggaraan proses tender barang dan jasa yang dilaksanakan oleh
SKPD
2. Mendampingi Direktur dalam kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan operasional di
luar perusahaan.
3. Mewakili Direktur/Perusahaan dalam acara-acara di luar perusahaan.
4. Melakukan follow up project dari manager marketing.
5. Mengkoordinasikan kegiatan project.
6. Melakukan tugas-tugas lain yang relevan sesuai dengan instruksi Direktur.

Hubungan Kerja :

a. Internal :
1. Direktur
 Manager Marketing
 Team administrasi
 Team finance project
 Team operasional
b. Eksternal :
1. Supplier
Demikianlah penjelasan mengenai siapa itu manager operasional dan apa saja tugas dan
tanggungjawabnya. Semoga bermanfaat

Job descripction Operasional

Staff operasional adalah orang yang bertugas untuk membantu agar bisnis tetap berjalan lancar.
Staff operasional ini ada di berbagai jenis industri, sehingga memiliki tugas yang bervariatif.
Tugas Staff Logistik Operasional

 Memonitoring stok pabrik dan material suppor guna kebutuhan produksi perusahaan.
 Menerima pesanan orderan customer dan memerpersiapkan catatan orderan customer
sebelum pengiriman.
 Memastikan barang yang akan dikirim ke konsumen sesuai dengan kuantitas dan kualitas.
 Penjadwalan, pengontrolan dan pengendalian pabrik sesuai dengan rencana produksi.

Tugas Staff Operasional Bagian Gudang/Pengiriman di Pabrik

 Mengatur pengangkutan barang ke truck sesuai dengan kapasitas masing-basing.

 Membuat laporan pengiriman dan pengambilan barang.
 Mengontrol bongkar muat barang digudang.
 Memastikan barang yang dimuat sesuai dengan pesanan
 Menginformasikan ke customer terkait pengiriman dan kondisi barang.
 Membuat laporan harian
 Menggurusi semua hal yang terkair armada seperti service, KIR dll
 Membuat surat jalan bagi supir
 Merekap tagihan untul S.O (sales order)

JOB Descriptions Coustomer Service

Perwakilan Layanan Pelanggan, atau CSR, akan bertindak sebagai penghubung,
memberikan informasi produk/layanan, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan setiap
masalah yang muncul yang mungkin dihadapi oleh akun pelanggan kami dengan akurat
dan efisien.

CSR terbaik benar-benar bersemangat untuk membantu pelanggan. Mereka sabar,

empatik, dan sangat komunikatif. Mereka suka berbicara dan memahami nilai
keterampilan komunikasi yang baik. Perwakilan layanan pelanggan dapat menempatkan
diri mereka pada posisi pelanggan mereka dan mengadvokasi mereka bila diperlukan.
Umpan balik pelanggan sangat berharga, dan CSR ini dapat mengumpulkannya untuk
Anda. Pemecahan masalah juga datang secara alami ke spesialis layanan pelanggan.
Mereka percaya diri dalam memecahkan masalah dan menyelidiki jika mereka tidak
memiliki informasi yang cukup untuk menjawab pertanyaan pelanggan atau
menyelesaikan keluhan.

Targetnya adalah untuk memastikan standar layanan yang sangat baik, menanggapi
pertanyaan pelanggan secara efisien dan mempertahankan kepuasan pelanggan yang
tinggi.
 tanggung jawab
Daftar Tanggung Jawab Layanan Pelanggan:
 Kelola sejumlah besar panggilan telepon masuk
 Hasilkan prospek penjualan
 Mengidentifikasi dan menilai kebutuhan pelanggan untuk mencapai kepuasan
 Bangun hubungan dan kepercayaan yang berkelanjutan dengan akun pelanggan
melalui komunikasi yang terbuka dan interaktif
 Memberikan informasi yang akurat, valid, dan lengkap dengan menggunakan
metode/alat yang tepat
 Memenuhi target penjualan tim pribadi/layanan pelanggan dan kuota penanganan
panggilan
 Menangani keluhan pelanggan, memberikan solusi dan alternatif yang tepat dalam
batas waktu; tindak lanjut untuk memastikan resolusi
 Simpan catatan interaksi pelanggan, proses akun pelanggan, dan arsipkan
dokumen
 Ikuti prosedur, pedoman, dan kebijakan komunikasi
 Ambil upaya ekstra untuk melibatkan pelanggan
Persyaratan

 Pengalaman atau pengalaman dukungan pelanggan yang terbukti sebagai

Perwakilan Layanan Klien
 Rekam jejak pencapaian kuota yang berlebihan
 Keterampilan menangani kontak telepon yang kuat dan mendengarkan secara
aktif
 Keakraban dengan sistem dan praktik CRM
 Orientasi pelanggan dan kemampuan untuk beradaptasi/merespon berbagai jenis
karakter
 Keterampilan komunikasi dan presentasi yang sangat baik
 Kemampuan untuk melakukan banyak tugas, memprioritaskan, dan mengatur
waktu secara efektif
 Ijazah sekolah tinggi

Job Desc Staf Gudang

Untuk mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan seorang karyawan gudang, penting untuk
memahami pekerjaan-pekerjaan yang harus dijalankan, berikut ini beberapa job desc umum dari
peran staf gudang:

 Mempersiapkan pesanan konsumen agar pengiriman barang dapat sesuai

dengan schedule.
 Menerima dan memproses stok gudang yang masuk. Meliputi sortir, bongkar muatan,
pemberian label, serta penyimpanan produk.

 Melakukan kontrol kualitas terhadap barang yang masuk, sedang disimpan, atau keluar
dari gudang.

 Menjaga penyimpanan barang tetap rapi, bersih, aman, serta optimalkan pemanfaatan
ruang.

 Membuat Log-book inventaris secara detail dan lengkap setiap harinya.

 Melaporkan perbedaan catatan data dengan jumlah fisik barang apapun di gudang.

 Bekerjasama dan berkomunikasi pada staff gudang  lainnya (rekan kerja) serta penyedia.

 Menjalankan SOP dan K3LH yang sudah ditetapkan perusahaan

 Menjalankan standar layanan yang menjunjung tinggi kualitas, patuh pada regulasi, serta
wajib menjalankan praktik keselamatan.

 Melakukan pemeriksaan terhadap stok dan melakukan pemesanan apabila ada stok yang
berkurang
 Mengkonfirmasi penyelesaian pesanan, menandatangani lembar pengecekan barang dan
melampirkan ke item yang diperiksa
 Membuat dan memperbarui data inventaris gudang
 Memberikan informasi terkait item yang ada di gudang kepada departemen lain yang
menanyakannya
 Menghitung stok yang masuk dan mencocokkan dengan daftar permintaan
 Memasukkan data ke sistem

Sumber: https://www.workmate.asia/id/blog/cara-merekrut-staff-gudang-berkualitas

https://myrobin.id/contoh-template-job-description-admin-gudang/

Administrator Sales / Admin Penjualan

Administrator penjualan atau Admin Sales memainkan peran administratif utama dalam
mendukung tim penjualan dan memberikan hubungan penting antara wiraniaga dan klien. Tugas
admin sales penuh tantangan seperti melaporkan kepada eksekutif penjualan, bekerja di
lingkungan yang penuh tantangan dan kompetitif, memproses semua dokumen yang terkait
dengan penjualan dan mengatur janji bagi tenaga penjualan untuk mengunjungi pelanggan baru
maupun pelanggan lama. Administrator Penjualan menghasilkan prospek klien, meningkatkan
jumlah pelanggan, menjawab pertanyaan klien dan menyiapkan dokumentasi penjualan.
Sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk mengkomunikasikan dan menangani informasi
pelanggan.
Administrator pendukung penjualan memberikan dukungan penting bagi tim penjualan
perusahaan. Mereka menangani tugas administratif yang penting, seperti pemrosesan pesanan,
dan bertindak sebagai perpanjangan tim penjualan saat perwakilan berada jauh dari kantor.
Administrator juga memberikan titik kontak untuk pelanggan dengan pertanyaan tentang pesanan
atau pengiriman. Administrator pendukung penjualan yang efisien memberikan kontribusi
terhadap layanan pelanggan berkualitas dan membantu tim penjualan memenuhi targetnya.

Tugas Umum Admin Sales (Admin Penjualan)

 Menangani permintaan pelanggan
 Mengejar harga jual
 Menekan target penjualan harian
 Mempertahankan hubungan pelanggan yang baik
 Menjawab permintaan pelanggan melalui telepon
 Memproduksi laporan
 Menumbuhkan bisnis
 Mempertahankan catatan klien
 Mendukung perwakilan penjualan saat mereka berada di lapangan
 Menangani panggilan masuk dan korespondensi,
 Memperbarui repetisi status pesanan dan rincian pengiriman sehingga mereka dapat terus
menginformasikan pelanggan
 Mengatur janji temu untuk tim penjualan dan menyediakan informasi presentasi atau
produk apa pun yang dibutuhkan oleh perwakilan untuk pertemuan.

Tanggung jawab Administrator Sales (Admin Sales)

 Menangani faktur penjualan
 Melakukan penagihan pembayaran yang telah lewat
 Memantau pesanan yang sedang berlangsung
 Melayani pelanggan, yang mungkin memerlukan bantuan atas permintaan, permintaan,
dan keluhan
 Administrator bertanggung jawab untuk memproses pesanan melalui telepon, email atau
surat
 Memeriksa bahwa pesanan mencakup harga, diskon dan nomor produk yang benar dan
memasukkannya ke dalam sistem komputer perusahaan
 Administrator menyimpan catatan penjualan dan memperbarui catatan pelanggan
 Menyediakan informasi penjualan berdasarkan lini produk atau wilayah yang digunakan
manajer penjualan untuk menyiapkan laporan dan memantau kinerja
 Proses pemesanan via email atau telepon
 Memeriksa keakuratan data dalam pesanan dan faktur
 Berhubungan dengan departemen Logistik untuk memastikan pengiriman tepat waktu
  Mempertahankan dan perbarui catatan penjualan dan pelanggan
 Mengembangkan laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan tahunan
 Memastikan target penjualan terpenuhi dan laporkan penyimpangan apapun
 Up-to-date dengan produk dan fitur baru

Skill dan Pengalaman kerja Admin Sales

 Kandidat ideal untuk peran tersebut adalah pekerja yang efisien dan mudah beradaptasi
dengan kemampuan administratif
 Memiliki pengetahuan tentang spreadsheet
 Memiliki keterampilan layanan pelanggan yang sangat baik
 Layanan pelanggan atau manajemen klien
 Memahami data numerik
 Menjadi proaktif dan fleksibel
 Kemampuan Teknologi Informasi
 Rapat tenggat waktu
 Komunikasi yang baik dan bersikap sopan dan profesional
 Percaya diri, teliti dan kolaboratif
 Memiliki Perencanaan
 Manajemen proyek
 Memiliki kemampuan & kualifikasi di bidang ketrampilan, komputer dan tata bahasa
 Administrator membutuhkan keahlian organisasi yang baik untuk mengkoordinasikan
semua aspek administrasi penjualan
 Bisa bekerja secara akurat dengan memperhatikan detail sehingga mereka memproses
pesanan dengan cepat dan efisien
 Komunikator yang baik, bekerja sama dengan departemen lain yang bertanggung jawab
untuk memenuhi pesanan atau memberikan layanan kepada pelanggan.
 Administrator membutuhkan keterampilan clerical yang baik, bersamaan dengan
kemampuan komputasi dan data entry.
 Pemahaman metrik kinerja penjualan
 Keterampilan organisasi dan multitasking yang sangat baik
 Seorang pemain tim dengan tingkat dedikasi tinggi
 Mampu bekerja dibawah tenggat waktu yang ketat

Sumber:
http://jobsinfopedia.blogspot.com/2017/05/tugas-tanggung-jawab-admin-sales-admin.html