ALUR PENGADAAN OBAT DAN ALKES DI RSU KARSA HUSADA

BATU
USER

1.

Kepala ruangan
meminta /
merencanakan
permintaan paling
akhir sebelum
tanggal 28 bulan
berjalan

Pejabat Pengadaan

IFRS
Hari ke-1 (tanggal 2 :
a. Rencana
kebutuhan 1
bulan
b. Surat pesanan
oleh KI

1.

2.
3.

Rencana kebutuhan obat

diketahui Kasi Yanmed /
Koordinator Penunjang medis
dan diserahkan ke PPK
beserta lampiran stock obat.
SP untuk satu bulan, berlaku
7-10 hari sejak tanggal
penerbitan SP.
KI menyerahkan copy SPK dan
atau copy SP kepada Panitia
Pemeriksa dan Penerima.

a.
b.

1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.

PBF / Distr

Hari ke-4 :
Distribusi SP
(non epurchasing)
Upload pesanan
(e-purchasing)

Membagikan SP ke distributor
pada senin s/d kamis.
Koordinasi dengan PBF ttg
ketersediaan barang.
Menginformasikan kepada KI
tentang ada tidaknya
ketersediaan obat dan alkes.
Berkoordinasi dengan KI
untuk menentukan PBF
pengganti jika PBF tertentu
tidak dapat memenuhi
pesanan, hasil akhir
koordinasi ditentukan oleh PP.
Menerima faktur dari
distributor beserta
kelengkapannya.
Menjadwal di agenda
pengadaan.
Memproses berkas
pengadaan untuk
pembayaran.
Menyerahkan berkas ke
distributor dan
kelengkapannya.
Menyiapkan dokumen
pengadaan lainnya.
Menyerahkan dokumen
pengadaan ke bagian
keuangan.

Hari ke-4 :
Info ketersediaan.
a.
b.

Hari ke-10 :
Pengiriman

1.

2.
3.
4.

5.

6.

Menginformasikan pada PP
bila tidak bisa memenuhi SP
(sebagian / semua) 1-3 hari
sejak SP diterima.
Menghubungi PPHP yang
sudah ditunjuk sebelum
mengirim barang.
Mengirimkan perbekalan
farmasi paling lambat 10 hari
setelah tanggal SP.
Menyerahkan tagihan beserta
faktur asli ke pejabat
pengadaan maksimal 1
minggu setelah tanggal
pengiriman barang.
Mengambil kwitansi dan B.A.
Pemeriksaan dan
Penerimaan untuk
ditandatangani pimpinan PBF
maksimal 10 hari setelah
menyerahkan tagihan dan
faktur.
Mengembalikan kwitansi dan
B.A. Pemeriksaan dan
Penerimaan yang sudah
ditanda tangani pimpinan PBF
maksimal 1 minggu setelah
pengambilan berkas.

IFRS

Panitia Pemeriksa
dan Penerima

1.

2.
3.

4.

5.
6.

a.
b.

Hari ke-10 :
Pemeriksaan.
BAP
Penerimaan.

Menerima dan memeriksa

kesesuaian barang
menyangkut nama obat/
alkes, jumlah, E.D, No Batch
berdasarkan Surat Pesanan.
Menandatangani faktur
barang dan menggandakan
copy faktur.
Menyerahkan obat, alat
kesehatan, faktur asli, berita
acara pemeriksaan dan
penerimaan pada pengurus
penyimpan barang medis
pada hari yang sama.
Membuat B.A. Pemeriksaan
dan penerimaan,
menyerahkannya kepada
pejabat pengadaan dan
pengurus penyimpan barang
medis pada hari yang sama
saat barang diterima dan
diperiksa.
Mencatat dan menyimpan
dokumen penerimaan.
Membuat laporan rekapitulasi
penerimaan bulanan setiap
tanggal 28 bulan berjalan.

Hari ke-10 :
Pemeriksaan.
Penyimpanan.

DISTRIBUSI
Hari ke 10-12

Penerimaan,
Penyimpanan

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

Memeriksa obat dan alkes .

Melakukan pencatatan obat
dan alkes
Menandatangani BA
pemeriksaan dan penerimaan
jika sudah sesuai nama
obat/alkes, jumlah,E.D, no
Batch bersama PPHP.
Mengelola penyimpanan obat
dan alkes.
Membuat laporan bulanan.
Membuat laporan triwulan.
Membuat laporan tahunan.

1.
2.

Mendistribusikan obat
dan Alkes berdasarkan
permintaan dari LPLPO.
Menandatangani serah
terima, mencatat,
mendokumentasikan,
pengeluaran obat dan
Alkes.

Batu, Maret 2016

Kepala RSU Karsa Husada Batu
Bagian Keuangan
Hari ke-13 :
Verifikasi dokumen (2 hari)
Tandatangan Kepala RS (3 hari)
Hari ke-20 :
Pembayaran (melalui transfer)

dr. Tries Anggraini, M.Kes

Pembina Tk. I
NIP. 19640520 199002 2 001