PROYEK ( SAP )
Tahun : 2014
Administrasi Kontrak
ADMINISTRASI KONTRAK
Setelah proses pembentukan kontrak selesai
menjadi dokumen kontrak maka langkah berikutnya
adalah mengelola eksekusi kontrak yg terdiri dari
aspek teknik dan administratif
1. TANDA JAMINAN
Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya
jaminan yg melindungi dari akibat2 y9 terjadi karena kontraktor tidak
melanjutkan pekerjaan/tidak melaksanakan pembayaran kpd
subkontraktor/rekanan
MACAM JAMINAN :
Jaminan LELANG (bid band)
Jaminan KINERJA (performance bond)
Jaminan PEMBAYARAN (payment bond)
Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN LELANG (bid bond)
Tujuan jaminan lelang adl untuk melindungi pemilik dari kerugian
keuangan yg terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri
Tanda jaminan tsb memberikan hak kpd pemilik untuk menarik sejumlah
dana yg ditentukan besarnya atas beban peserta lelang, bila oleh satu
dan lain sebab tidak bersedia menerima pekerjaan yg telah
dimenangkan
Tanda jaminan lelang tsb akan dikembailkan kpd masing2 peserta jika
proses lelang telah diakhiri dengan ditunjuknya pemenang
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN KINERJA (performance (bond)
Tujuan jaminan kinerja adl untuk melindungi
pemilik thd kemungkinan kontraktor tidak dapat
memenuhi kewajiban seperti telah ditentukan dlm
kontrak,
mis : menghentikan pekerjaan karena kesulitan
keuangan
2. SERTIFIKAT ASURANSI
Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat
menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd
harta benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian.
Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus
melindungi diri dengan berbagai macam asuransi
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
Asuransi tsb terdiri dari :
Asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau
pemilik
Asuransi yg melindungi kontraktor dad kehilangan,
kerusakan dan klaim serta liability selama operasi proyek
Disamping jenis asuransi tsb diatas masih ads asuransi jenis lain
yaitu mis : comprehensive general liability dan automobile liability
SURAT MENYURAT & SISTEM
ARSIP MASA PERENCANAAN &
PEMBENTUKAN KONTRAK
Catatan dan arsip gol. ini terdiri
Suatu catatan dan arsip dari butir2 :
kontrak umumnya Perencanaan strategi & Jadwa!
dikelompokkan sesuai kontrak
dgn sistematika Prakuaiifikasi peserta lelang
pengelolaan kontrak Kerangka acuan & garis baser
yaitu : lingkup proyek
Masa pembentukan Rancangan kontrak
RFT atau dokumen lelang
Masa eksekusi atau
Dokumen proposal peserta
pelaksanaan lelang
Korespondensi, Hasil evaluasi proposal
Otorisasi, dan Catatan2 negosiasi & penentuan
Laporan Berkala pemenang
Dokumentasi Dokumen kontrak sell termasuk
Keuangan adendum bile ada
Letter of intent
SURAT MENYURAT & SISTEM
ARSIP
MASA EKSEKUSI KONTRAK
Catatan dan arsip yg penting pd KORESPONDENSI, OTORISASI, &
katagori ini adl: LAPORAN BERKALA
Dokumen evaluasi status Mengatur berbagai hal mengenai
kemajuan pekerjaan surat menyurat, serta format, alamat
Invoice atau faktur dan laporan berkala kemajuan proyek
catatan2 lain untuk (mingguan, bulanan dll) dan sistem
pembayaran berkala penyimpanan arsip
Pembayaran butir2
reimbursable - Pengajuan DOKUMENTASI KEUANGAN
change order KHUSUSNYA DANA PINJAMAN
Dokumentasi evaluasi & Dana untuk membiayai proyek
persetujuan change order sering kali diperoleh dari pihak
Pembayaran change order luar, seperti bank atau lembaga
Dokumentasi pembayaran keuangan lain.
change order Cukup banyak pekerjaan
Dokumentasi pengajuan serta administrasi yg menyangkut
evaluasi klaim masalah tsb, seperti prosedur
realisasi s/d pembayaran
Pembayaran 8 sertifikasi kembali & laporan penutupan
asuransi
Proses & hasil atau pertemuan
audit
MENGELOLA PEMBAYARAN
Untuk merumuskan suatu cara
pembayaran yg dianggap wajar, DASAR PERHITUNGAN
perlu dimengerti keinginan PEMBAYARAN
masing2 pihak yg berbeda yaitu : Dikenal beberapa cara pembayaran
Pihak KONTRAKTOR tidak yg didasarkan atas :
ingin melakukan pre-financing 1. Biaya yg sesungguhnya telah
pekerjaan yg telah diserahkan dikeluarkan
kpdnya sesuai kontrak (tanpa 2. Kurun waktu tertentu secara
periodik
ada pengaturan khusus
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja
mengenai masalah tsb, seperti yg telah dicapai :
bunga dll) 4. Metode milestone
PEMILIK bermaksud 5. Metode milestone dan
membayar hanya untuk prosentase penyelesaian
pekerjaan yg telah - selesai 6. Pembayaran berdasarkan
pada waktu ditagih, artinya perkiraan pengeluaran bulan yg
akan datang
membayar sesuai kinerja
MENGELOLA PEMBAYARAN
KEMAJUAN KINERJA
BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH PEKERJAAN
DIKELUARKAN Pada kontrak lump-sum kontraktor
Pembayaran kpd kontraktor menagih pembayaran kpd pemilik
diperhitungkan berdasarkan jumlah secara periodik umumnya bulanan
dana yg telah dikeluarkan sampai yg didasarkan kpd pekerjaan yg
pada waktu tertentu (biasanya telah terlaksana atau kinerja
akhir bulan) (performance)