MATERI 3

MENGURUS DAN
MENGENDALIKAN SURAT

By: IRRA C. DEWI

 Sub bahasan

PROSEDUR SURAT MASUK

Surat Penting Masuk (Menggunakan

Kartu Kendali)
Surat Biasa (Rutin) Masuk
Surat Rahasia Masuk
 Pengurusan dan Pengendalian surat

• Kegiatan penanganan surat masuk dan

surat keluar yang meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman
surat keluar.
Pengurusan dan Pengendalian s
urat
Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar
yang meliputi :

Penerimaan
Pencatatan
Pengarahan
Pendistribusian
Pemrosesan lebih
lanjut, dan
Pengiriman surat
keluar.
 Surat Dinas

Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepenting

an tugas dan kegiatan kantor/orgi, dpt berasal dari kan
tor/organisasi atau perorangan dan diterima oleh kanto
r/organisasi ataupun perorangan.
Sifat Surat Dinas
1. Surat tertutup
Surat yg hrs diterima oleh yang bersangkutan tanpa
dibuka (tetap bersampul)

2. Surat terbuka
Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan
harus dibuka, dicatat oleh petugas kearsipan.
Surat terbuka
menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan mjd:

1. Surat penting
surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masala
h kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugi
kan pelaks. Kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan keben
daan.

2. Surat biasa/rutin
Surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila s
urat termasuk hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

3. Surat rahasia
Surat yang menurut isi maupun sifatnya memelukan perlindungan, jika boc
or akan dapat menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi atau
menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.
SISTEM
LAMA
(Buku Agenda)

Vs
SISTEM
BARU
(Kartu Kendali)
 Pengurusan Surat dapat
diselenggarakan menggunakan :
– Buku Agenda
Pencatatan surat dengan buku agenda dilakukan oleh kantor yang
belum menerapkan kartu kendali. Pencatatan surat masuk dan surat
keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat
masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan pula
tahunnya.

– Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem
Kearsipan Pola Baru.
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom
untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana
penggunaanya dapat ditulis rangkap 2, 3 atau 4, sesuai dengan
kebutuhan masing2.
Sistim Lama Vs Sistem Baru
BUKU AGENDA
 PROSEDUR BUKU AGENDA

1. BUKU AGENDA
2. BUKU DISTRIBUSI
KARTU KENDALI
 Penggolongan Surat

1. Surat penting, dicatat dan dikendalikan dengan

menggunakan kartu kendali
2. Surat biasa/rutin, dicatat pada lembar pengantar, yang
sekaligus digunakan sebagai alat penimpanan surat sebagai
pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai bukti
penerimaan surat.
3. Surat rahasia, dicatat pada lembar pengantar surat
rahasia yang berfungsi sama dengan lembar pengantar
surat biasa rutin.
 Bagaimana menilai
Surat ??

Untuk menilai surat  surat penting, biasa,

rahasia
Tergantung kepentingan dan kegunaan bagi
yang bersangkutan.
 Istilah-istilah…
•Unit Kearsipan
Satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip. Unit kearsipan dapat
terdiri dari: penerima surat, pencatat surat, pengarah surat dan penata/ penyimpan
surat.

•Unit Pengolah
Satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi.

•Tata Usaha Unit Pengolah

Unsur unit pengolah yang selain melaksanakan tugas ketatausahaan, juga
mengelola kearsipan di unitnya sendiri.
Lanjutan…
• Pengolah Surat
Petugas atau pegwai yang berada di unit pengolah dan bertugas mengolah
/memproses/melaksanakan instruksi atau disposisi sesuai dengan isi surat.

• Lembar Disposisi
Lembar untuk menuliskan disposisi atau instruksi atau putusan dan pendap
at sebagai pengganti penulisan disposisi di atas surat.

• Lembar Pengantar
Lembar untuk menuliskan surat rutin dan surat rahasia baik masuk maupun
keluar, sebagai penggganti buku ekspedisi intern dan ekstern
PROSEDUR PENGURUSAN
SURAT
 PROSEDUR SURAT
PENTING MASUK
(dengan menggunakan kartu kendali)
SURAT PENTING MASUK
UNIT KEARSIPAN
Unit
Penerima Pencatat Pengarah Penata Pengolah
Surat Surat surat Arsip

Dicatat pd kartu Kartu kendali rangkap

kendali rangkap 3: 3
-Putih (Lembar 1)
KK 2 (kuning)
-Kuning (lembar 2)
-Merah (Lembar 3)
KK I (putih) KK 3 (merah)
Dikumpulkan selama 1
th “Buku Agenda”
dlm sistem lama

KK 2 KK 2
 Keterangan….
 Tugas penerima surat :
 Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan
kepada pengirim
 Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju
(Unit pengolah/nama pejabat)
 Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
 Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya). Bila lampirannya tidak lengkap, buat catatan
seperlunya.
 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima,
di balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
 Tugas pencatat surat adalah :

• Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak banyak rangkap 3) d
engan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.

– Putih (lembar I)
– Kuning (lembar II)
– Merah (lembar III)

• Kolom : kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu k

endali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh penga
rah. Kemudian surat beserta 3 kartu kendali diteruskan kep
ada pengarah surat.
 Tugas Pengarah/pengendali
surat adalah :
• Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali
(dari pencatat surat)

• Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi

kolom: kode dan masalah/indeks, serta pengolah yang
dikosongkan oleh pencatat (dikhawatirkan pencatat tidak
dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat)

• Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II

dan III ) diteruskan ke unit pengolah.

• Kartu kendali (putih/LembarI) disimpan oleh pengarah

dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
 Lanjutan…
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke
unit mana surat akan disampaikan

Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan

surat-surat mana yang harus disampaikan kepada
pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat
langsung disampaikan kepada pengolah.

Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi,

adalah surat-surat yang berisi masalah-maslah yang
berkenaan dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-
hal lain yang ditentukan oleh pimpinan

Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya

rutin disampaikan langsung kepada pengolah.
 Unit Pengolah (Unit Kerja)
• Pada unit pengolah terdapat 3
pembagian, yaitu :

– Pimpinan unit pengolah

– Tata usaha unit pengolah
– Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari
pimpinan
 Tata Usaha Unit Pengolah bertugas :

• Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan

lembar III)

• Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning

/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh
pengarah surat)

• Kartu kendali (merah/lembar III) disimpan untuk sementara oleh Tata

Usaha Unit Pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi dengan
disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk
dimintakan disposisi dari pimpinan
 PROSEDUR SURAT
BIASA MASUK
(Lembar pengantar surat
biasa)
SURAT BIASA (RUTIN) MASUK
UNIT KEARSIPAN
Unit
Penerima Pencatat Pengarah Penata Pengolah
Surat Surat surat Arsip

Dicatat pd lembar
pengantar rangkap 2:
LP 1
-Putih (Lembar 1) LP 2
-Merah(lembar 2)

LP 1
LP 2
 PROSEDUR SURAT
RAHASIA MASUK
(Lembar pengantar surat
rahasia)
 SURAT RAHASIA MASUK
UNIT KEARSIPAN Unit
Pengolah
Penerima Pencatat Surat Pengarah surat Penata
Surat Arsip

Dicatat pd lembar
pengantar rangkap 2:
LP 1
-Putih (Lembar 1) LP 2
-Merah (lembar 2)

LP 1

LP 2
(disimpan)
LP 1
(Disimpan)
 TUGAS AKHIR
• Individu membuat resume !
• Membentuk kelompok (jumlah
menyesuaikan) dengan masing-
masing orang memiliki tugas :
• Membuat draft surat masuk sebanyak 3 surat
dengan kop surat berbeda.
• Lakukan sistem buku agenda terlebih dahulu.
• Setelah paham dengan sistem buku agenda,
lakukan sistem kartu kendali
• Masing-masing kelompok harus
menyiapkan buku agenda dan kartu
kendali yang dicetak sendiri.