Materi ke 4

RECORD MANAGEMENT
24 Pebruari 2011
LANJUTAN SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
b. Pengarah atau Pengendalian
Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah (atasan Unit
Kearsipan) untuk mengontrol pengisian kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom
indeks, kode dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat, karena pencatat tidak
dapat menentukan dengan tepat kolom-kolom tersebut. Kartu kendali putih (I) ditahan
oleh pengarah dan berfungsi sebagai kartu kontrol terhadap surat masuk tersebut.
Pengendalian kartu kendali dapat dilaksanakan secara lain, sesuai dengan keadaan.
Setelah itu surat besarta 2 kartu, yaitu kartu warna kuning (II) dan merah muda
(III) diteruskan ke Unit Pengolah, kartu kendali putih disimpan dalam kotak kartu kendali
oleh pengarah sebagai kartu kontrol. Setelah satu tahun dikumpulkan, kartu kendali putih
(I) dijilid dan fungsinya adalah sebagaimana buku agenda dalam sistem lama.
c. Unit Pengolah
Kartu Kendali kuning (II) dan merah muda (III) diteruskan ke Unit Pengolah
(Unit Kerja). Di Unit Pengolah surat diterima oleh petugas Tata Usaha dan kartu kendali
kuning dan merah muda diparaf, setelah itu kartu kendali kuning dikembalikan ke penata
arsip di Unit Kearsipan, sedangkan kartu kendali merah muda melekat pada surat
tersebut.
d. Penata Arsip
Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning yang telah diparaf oleh Unit
Pengolah dan disimpan dalam kotak kartu kendali sebagai bukti, bahwa surat tersebut
berada di Unit Pengolah.
Setelah surat tersebut menurun nilai penggunaannya oleh Unit Pengolah surat
tersebut dinyatakan inaktif, maka surat tersebut diserahkan ke Unit Kearsipan untuk
disimpan selanjutnya, maka kartu kendali merah muda ditukar dengan kartu kendali
kuning.
1.2.) Pencatatan Surat Penting Keluar
Surat penting keluar dicatat di Unit kearsipan, tetapi dapat pula pencatatan ini
dilakukan oleh Unit Pengolah, asalkan kartu kendali putih (I) dan kartu kendali kuning
(II) diserahkan ke Unit Kearsipan, sehingga unit ini selalu mengetahui apa yang telah
diproses di Unit Pengolah.
Proses pengurusan surat penting keluar sebagai berikut:
Unit Pengolah
Tata Usaha Unit Pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu 2 kartu kendali
yaitu kartu kendali putih (I) dan kartu kendali kuning (II) diteruskan ke Unit Kearsipan
untuk dikirimkan ke alamat instansi, sebagai tujuan surat keluar tersebut.
1.3.) Pencatatan Surat Masuk Biasa (Rutin)
Menangani surat masuk biasa prosesnya lebih sederhana. Dalam hal ini sarana
pencatatan yang digunakan adalah lembar pengantar surat biasa (rutin). Perlu diketahui,
bahwa surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke Unit Pengolah, jadi proses
pencatatannya berlainan sekali.

Proses mengenai surat masuk biasa sebagai berikut:

Surat-surat masuk biasa dikumpulkan dulu 1 atau 2 hari, setelah banyak baru
dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
Setelah surat tersebut dicatat dalam 2 lembar pengantar surat biasa, maka suratsurat tersebut disampaikan ke Unit Pengolah.
Unit Pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar pertama (I) dan
mengirimkan kembali ke pencatat di Unit Kearsipan. Lembar pengantar kedua (II)
disimpan oleh Unit Pengolah.
1.4.)Pencatatan Surat Keluar Biasa
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat keluar
biasa, yaitu menggunakan 2 lembar pengantar surat biasa atau rutin.
Proses penanganan surat keluar biasa atau rutin sebagai berikut:
Unit Pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam 2 lembar pengantar
surat biasa atau rutin, kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke pencatat di
Unit Kearsipan dan selanjutnya dicap tanggal stempel pada tembusannya, surat
asli dimasukan dalam sampul, diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke
alamatnya. Tembusan surat dikembalikan ke Unit Pengolah dengan disertai 1
(satu) saja lembar pengantar surat biasa atau rutin (II), sedangkan lembar
pengantar surat biasa ke satu (I) disimpan oleh pencatat sebagai bukti
penyampaian.
1.5) Pencatatan Surat Rahasia
Surat rahasia ditangani oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima atau
mencatat dan meneruskannya tetap tertutup ke Pimpinan Instansi atau yang berwenang
menerimanya. Pencatatan dilakukan dengan 2 lembar pengantar surat rahasia.
Dili, 21 Pebruari 2011
D. Dwikori Sitaresmi, M.A.
Materi ini disarikan dari :
Abubakar, Hadi, (1996). Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta:
Djambatan. P. 38-49.
Catatan:
Khusus Untuk Keperluan Perkuliahan di Instituto Profissional de Canossa (IPDC), Dili,
Timor Leste.