METODE

PENCATATAN SURAT
DENGAN KARTU
KENDALI
 Sistem Kartu Kendali

 Sistem kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk

pencatatan surat. Ciri-ciri kartu kendali antara lain :

1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat

antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa.

2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1

berwarna putih, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna
merah
 Keterangan warna :
 (KK 1) Warna putih : disimpan penerima atau pengarah
 (KK 2) Warna hijau: disimpan unit pengolah
 (KK 3) Warna merah : disimpan di tempat surat atau arsip
 Pengurusan Surat Masuk
(Kartu Kendali)

 Menerima surat masuk

 kemudian setelah surat diterima, surat tersebut dicatat (tidak boleh
mengisi indeks, kode, paraf).
 Selanjutnya surat diarahkan atau dikendalikan menggunakan kartu
kendali bewarna putih
 Lalu penyampain surat ke unit pengolah menggunakan kartu kendali
bewarna hijau
 Dan penyimpanan surat atau penataan arsip menggunakan kartu
kendali bewarna merah
Contoh Kartu Kendali
 Pengurusan Surat Keluar
(Kartu Kendali)
 Membuat surat keluar untuk instansi/organisasi yang
dituju.
 Kemudian surat tersebut diserahkan ke unit pengolah
 Selanjutnya surat diarahkan atau dikendalikan
menggunakan kartu kendali bewarna putih
 Lalu penyampain surat ke unit pengolah menggunakan
kartu kendali bewarna hijau
 Dan penyimpanan surat atau penataan arsip menggunakan
kartu kendali bewarna merah NEXT
 Kelebihan kartu kendali

Dapat digunakan
Mudah ditata
sebagai sarana Lebih efisien
ukuran kecil
penulusuran

Mudah Mencegah
membedakan surat- pencatatan
surat berulang-ulang
 Kekurangan kartu kendali

Karena kartu terlalu kecil, sehingga mudah hilang

Petugas harus mampu mengklasifikasikan

Masing-masing surat di tangani dengan cara yang berbeda.

 Peralatan Pengurusan
Surat

Baki surat Buku

Buku agenda Buku verbal
(tray) ekspedisi

Lembar Cap/ Alat pembuka

Kartu kendali
disposisi stempel kertas

Amplop surat ATK