MODUL ERP

PENJUALAN DAN DISTRIBUSI

ERP
MODUL ERP
• Paket sistem ERP biasanya terdiri atas
sekumpulan modul- modul untuk berbagai fungsi
dan proses dalam perusahaan.
• Setiap perusahaan komersil baik yang
memproduksi barang atau jasa memiliki alur
proses bisnis yang kontinyu.
• Mulai dari peminatan konsumen, pembuatan
produk, penjualan, penagihan dan layanan
purnajual.
Alur Proses Bisnis
Value Chain dan Modul ERP
Modul Standar yang Terdapat
Pada Sistem ERP
• Keuangan
• Penjualan dan Distribusi
• Produksi
• Sumber Daya Manusia
• Pemeliharaan Sarana Produksi (Plant
Maintenance)
• Manajemen Material
• Manajemen Kualitas
PENJUALAN DAN DISTRIBUSI
Sales & Distribution adalah hal yang
penting bagi perusahaan
 Tingkat keinginan konsumen yang semakin
meningkat terhadap barang atau jasa berkualitas
baik namun dengan harga terjangkau.
 Teknologi informasi (IT) yang semakin berkembang
pesat sehingga memungkinkan proses penjualan
dan distribusi dilakukan secara cepat yaitu secara
elektronik dan real-time bahkan dari jarak yang
jauh.
Sales & Distribution adalah hal yang
penting bagi perusahaan
 Era globalisasi menuntut perusahaan untuk menjual
dan mendistribusikan produk serta mendapatkan
informasinya secara cepat dan handal tanpa
terbatas ruang dan waktu.
 Pentingnya minimasi biaya namun tetap dituntut
untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas
layanan.
Alur Proses pada Penjualan dan Distribusi
Modul Penjualan dan Distribusi
1. Master data Management
2. Order Management
3. Warehouse Management
4. Shipping
5. Billing
6. Pricing
7. Sales Support
8. Transportation
9. Foreign Trade
1. Master Data Management
 Mencatat informasi semua bahan baku yang
diperlukan dan para pemasoknya
 Informasi tersebut dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan dan
 Dapat digunakan untuk pembuatan laporan,
kontrak dan penagihan secara otomatis
2. Order Management
 Modul ini digunakan untuk mendukung proses
penjualan dan pembelian dari awal hingga akhir
 Terdiri dari sub-modul :
- Sales order management
- Purchase order management
SALES ORDER MANAGEMENT
 Mengambarkan siklus interaksi yang sangat penting
antara perusahaan dengan konsumen
 Digunakan untuk mengelola operasi penjualan dengan
cepat dan efisien dan menyediakan solusi yang
konfrehensif untuk mengelola :
- Penawaran
- order
- Kontrak
- Harga
- Diskon
SALES ORDER MANAGEMENT
 Dilengkapi dengan Sales Force Automation (SFA)
dan layanan konsumen, terdiri dari :
- Pelacakan perjanjian
- Penjadwalan
- Follow Up
- Informasi Produk
- Kelayakan Penjualan
PURCHASE ORDER MANAGEMENT
 Proses dalam sub-modul ini adalah :
- Pembuatan permintaan secara online
- Manajemen Kontrak terpusat
- Penjadwalan just in time
- Manajemen pemasok
 Sistem menyediakan daftar pemasok yang sudah
disetujui dan setiap kali penawaran dibuka
 Sistem dapat mengirimkan penawaran kepada
beberapa pemasok sekaligus
 2. Order Management
 Meliputi :
NO Nama Modul
1 Sales Order Management
2 Purchase Order Management
Deskripsi
• menggambarkan siklus interaksi yang
sangat penting antara perusahaan dan
konsumen
• u/ mengelola operasi penjualan, termasuk
pengelolaan penawaran, order, kontrak,
harga, diskon
• meliputi pembuatan permintaan secara
online, manajemen kontrak terpusat,
penjadwalan just in time, manajemen
vendor
• sistem dapat mengirimkan penawaran ke
vendor secara bersamaan
• info dari modul ini dapat digunakan untuk
menilai kinerja vendor pemasok
WAREHOUSE MANAGEMENT (WM)

 Pergudangan merupakan salah satu unit yang

menyita ruang dan biaya tringgi, sehingga untuk
mengatasi hal tersebut maka ERP menyediakan
modul ini.
WAREHOUSE MANAGEMENT (WM)

Modul-modul dalam Warehouse Management

1. Inventory Planning
2. Inventory Handling
3. Intelligent Location Assignment
4. Inventory Reporting
5. Inventory Analysis
6. Lot Control
7. Distribution Data Collection
WM:INVENTORY PLANNING
 Menyediakan fasilitas agar inventory komitmen
pada order konsumen tertentu sehingga konsumen
akan menerima order yang cepat dengan jumlah
yang tepat dan pada waktu yang tepat
WM:INVENTORY PLANNING
 Meliputi semua perencanaan perpindahan
inventory yang informasinya diperlukan untuk
membuat membuat prediksi prediksi tren yang
akurat dan konsekwensi penyesuaian pada titik
1. Reordering
2. Safety Stock
3. Lead time untuk order
4. Service Level
WM:INVENTORY HANDLING
 Digunakan untuk memonitor semua skenario order
di pergudangan pergudangan yang meliputi
meliputi penerimaan penerimaan dan transfer
inventory
 Fungsi bisa saja diperluas menjadi cross docking,
penerimaan material, optimasi picking dan
wavepicking serta perakitan dan multilevel
packaging
WM:INVENTORY HANDLING
 Menggunakan fasilitas EDI (electronic data
interchange) dalam mengirim dokumen shipping
yang memungkinkan pengiriman diterima sebelum
waktunya
WM:INTELLIGENT LOCATION
ASSIGNMENT
 Digunakan untuk membuat intelligent storage list yang
memungkinkan pemeriksaan kualitas penyimpanan
barang secara otomatis dan deteksi lokasi
penyimpanan
 Dengan kriteria yang meliputi:
1. Jumlah Item
2. kondisi penyimpanan
3. Definisi packaging
4. Pembatasan ukuran
5. Ketersediaan Lokasi
WM:INVENTORY REPORTING
 Fungsi ini digunakan untuk memonitor inventory
diberbagai lokasi dan membantu perusahaan untuk
memperkirakan waktu pengiriman yang tepat pada
konsumen
WM:INVENTORY ANALYSIS
 Modul ini digunakan untuk menganalisis informasi
yang dihasilkan dari aktivitas warehousing dan
menggunakan umpan balik dari optimasi proses
 Dukungan lain dalam modul ini adalah :
1. Predisksi inventory
2. Penilaian inventory
3. Analisis ABC (activity-based-costing)
4. Analisis slow moving
WM:LOT CONTROL
 Fasilitas ini digunakan untuk pelacakan dan
penelusuran lot, sehingga perusahaan dapat
menelusuri semua bahan baku dan barang jadi
yang menggunakan material tersebut.
 Membantu dalam mengumpulkan data kualitas
produk dan proses sertifikasi standar produksi
WM:DISTRIBUTION DATA COLLECTION

 Elemen ini mendukung proses warehousing yang

bersifat paperless dengan menyediakan jalur
komunikasi antara sistem pengiriman dan
penyimpanan, dan peralatan warehousing seperti
sistem scanner bar-code
 3. Warehouse management
Meliputi :
NO  Nama Modul Deskripsi

1 Inventory Planning • u/ perencanaan perpindahan inventory, jg ada fasilitas utk hard

allocation
2 Inventory Handling • u/ memonitor semua skenario order di pergudangan (penerimaan,
isu,transfer inventory)
3 Intelligent Location • u/ membuat intelligent storage list memungkinkan utk deteksi lokasi
Assignment tertentu berdasarkan kriteria misal item, kondisi packaging

4 Inventory Reporting • memonitor inventory di berbagai lokasi

5 Inventory Analysis • menganalisa informasi dari aktifitas wh

6 Lot control • u/ pelacakan dan penelusuran lot sehingga perusahaan dapat

menelusuri material dasar dan barang jadi yang menggunakan material
tersebut
7 Distribution Data • mendukung proses warehousing yang papaerless dg menyediakan
Collection jalur komunikasi antara sistem pengiriman& penyimpanan dan peralatan
warehousing sperti scanner barcode
4. Shipping
Mendukung fungsi:
 Monitor tanggal order dan tanggal pengiriman
 Membuat dan melaksanakan pengiriman barang
 Merencanakan dan monitoring aktifitas pengiriman
 Monitor ketersediaan material dan pengelolaan order skala
besar
 Penjemputan (integrasi dengan warehouse management system)
 Pengemasan pengiriman
 Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi
 Dukungan transaksi mata uang asing
 Pencetakan dan pengiriman dokumen
 Pembaruan data
5. Billing
ERP mendukung sistem penagihan dengan cara :
 membuat invoice (penagihan) berdasarkan barang
atau layanan yang dijual
 Membuat catatan kredit dan debet berdasarkan
dokumen tagihan
 Membatalkan transaksi penagihan
 Mengembalikan sebagian nilai tagihan (rebate)
 Mentransfer data penagihan ke akuntansi keuangan,
pembelian dsb
 Semua dokumen otomatis
6. Pricing
 Digunakan untuk mendefinisikan aktivitas:
1. Perhitungan harga ( untuk ditawarkan kepada
pihak luar baik konsumen maupun pemasok)
2. Biaya (untuk kepentingan pihak internal
perusahaan, misalnya akuntansi biaya)
 Modul Pricing menyimpan informasi mengenai
harga berbagai jenis barang (item), informasi rinci
mengenai jumlah diskon
6. Pricing
 Informasi pricing tersebut dapat diakses oleh
seluruh staff penjualan sehingga memudahkan
dalam mengambil keputusan dan meningkatkan
kinerja penjualan secara keseluruhan
7. sales Support
 Membantu departemen penjualan dan pemasaran
(sales marketing – SM) melaksanakan aktivitasnya
baik dalam menghadapi konsumen maupun
membangun bisnis baru
 Memungkinkan semua staff penjualan (kantor dan
lapangan) untuk mengakses informasi tentang
 Konsumen
 Prospek penjualan
 Kompetitor dan produknya
 Kontak bisnis, dll
7. sales Support
 Modul ini juga dilengkapi dengan alat promosi
baru serta konsolidasi pada konsumen yang sudah
ada.
8. Transportasi
 Fungsi yang didukung meliputi perencanaan dan
pelaksanaan transportasi
 Pengiriman internal (inbound)
 Pengiriman eksternal (outbound)

 Dapat digunakan untuk memonitor proses

transportasi secara keseluruhan
9. Foreign trade
 Mendukung pengolahan data transaksi
menggunakan sistem perdagangan antarnegara
dengan fasilitas perhitungan beberapa mata uang.
 Sistem pembayaran yang melibatkan beberapa
mata uang yang berbeda
FITUR : SUNFISH ERP: CRM
 Account & Contact Management
 Opportunity Management
 Activity Management
 Expense Management
 Document Management & Letter Templates
 Quotation & Order
 Sales Report & Analysis
ACCOUNT & CONTACT
MANAGEMENT
 Dengan CRM modul pada SunFish ERP pelaku sales
dapat menyimpan, monitor dan menelusuri semua
informasi penting about konsumer dan prospek
termasuk profil, kontak, status, dokumen terkait
dengan sales, aktifitas dan kesempatan pada
setiap daftar.
ACCOUNT & CONTACT
MANAGEMENT
 Selain itu, semua informasi dapat dibagi kepada
pengguna yang sudah diberikan aksesnya untuk
waktu yang bisa ditentukan dari departemen lain
untuk memaksimalkan potensi penjualan atau
layanan konsumen lainnya
 Fitur ini untuk menelusuri data pembelian dan untuk
menganalisa promosi produk/jasa diakan datang
atau untuk potensi up-selling dan cross-selling.
OPPORTUNITY MANAGEMENT
 Dengan fitur ini pengguna dapat mengelola jalur
penjualannya dengan menelusuri dan mendeteksi
prospek menjadi peluang.
 Daftar peluang detailnya antara lain yang terkait
dengan daftar prospek, kontak, jenis produk/jasa
yang diminta, dan anggaran.
OPPORTUNITY MANAGEMENT
 Jarak pandang untuk step penjualan dan
kemungkinan penjualan dapat digunakan untuk
menevaluasi volume dan kualitas dari peluang
penjualan dan menidentifikasi peluang yang
perkembangannya lamban agar dapat mengambil
tindakan yang benar untuk mempercepat proses
penjualan.
ACTIVITY MANAGEMENT
 Dengan fungsi ini pengguna dapat menambah dan
menelusuri menelusuri semua aktifitas aktifitas
penjualan penjualan dan interelasinya terkait dengan
konsumernya dan prospek termasuk janji, kontak,
kontak person, email, percakapan telpon dan dokumen.
 Dengan menggunakan kalendar, pengguna dapat
memasukkan detil pertemuan dengan klien, jadwal
percakapan pertelpon, presentasi dan mengelola tugas
harian dan statusnya untuk dapat tetap fokus dalam
pengembangkan hubungan.
EXPENSE MANAGEMENT
 Pelaku sales dapat menggunakan fitur ini untuk
mengelola mengelola biaya yang langsung
langsung terkait terkait dengan pengembangan
hubungan dengan konsumer dan mengamankan
suatu proyek, seperti biaya perjalanan dan hiburan
 Biaya dapat dihubungkan dengan modul accounting
dan perusahaan dapat menelusuri todal biaya
penjualan penjualan yang keluar dari mulai
mencari prospek hingga pendatanganan kontrak.
DOCUMENT MANAGEMENT & LETTER
TEMPLATES
 Disini, pengguna dapat menyimpan semua dokumen
dokumen dengan folder yang disediakan
disediakan satu lokasi.
 Pengguna yang memiliki otorisasi dengan mudah
menakses dokumen penting seperti proposal,
penawaran, permintaan, perjanjian, kontrak, dll.
DOCUMENT MANAGEMENT & LETTER
TEMPLATES
 Kemudian, fungsi ini juga dapat digunakan untuk
pembuatan suatu template dokumen seperti untuk
surat perkenalan atau proposal dan dengan hanya
mengubah detil kliennya sehingga mempersingkat
waktu untuk berinteraksi dengan kliennya.
QUOTATION & ORDER
 Supaya dapat melayani klien secara konsisten,
pelaku sales perlu menakses menakses data harga
secara akurat, inventaris produknya, waktu
pengiriman, detil invoice dan menelusuri proses
pengiriman pesanan klien.
 Interface modul CRM dengan modul-modul relevan
lainnya seperti dari sales order ke ekspedisi dan
invoicing memastikan seorang sales dapat
mengerjakannya semua
SALES REPORT & ANALYSIS
 Fitur CRM di SunFish ERP sudah termasuk peralatan
analitikal untuk perusahaan dapat memmonitor
statsu penjualan, pendapatan dan aktifitas
sertastrategi yang dipakai untuk mendekati klien
yang paling tepat
 Dengan mengelola baik, manajemen dapat
menestimasi pendapatan yang aka didapat pada
suatu periode, sales yang mencapai target, siapa
klien yang terbaik, dan prospek yang menjanjikan,
etc.
SALES REPORT & ANALYSIS
 Sehingga hasilnya adalah dapat meramal target
penjualan yang akurat, menantisipasi perubahan
dan kecenderungan, mengalokasikan orang dan
material dengan tepat untuk memenuhi permintaan
konsumer.
MANFAAT SUNFISH ERP:CRM
 Strategi yang tepat untuk setiap konsumen
 Meningkatkan efesiensi penjualan dan konsumer
yang lebih senang
 Mengidentifikasi pola beli dan kecendrungan untuk
merencanakan penjualan yang lebih baik
 Membangun hubungan yang panjang dengan
konsumernya
 Meningkatkan nilai dari hubungan jangka panjang
TUGAS KELOMPOK
1. Master data 6. Pricing
Management 7. Sales Support
2. Order Management 8. Transportation
3. Warehouse 9. Foreign Trade
Management
4. Shipping
5. Billing
Jelaskan input, output dan manfaat penggunaan
modul tersebut untuk perusahaan !
TUGAS INDIVIDU
 Sub modul Warehouse management apa saja yang
terdapat dalam ERP ? Jelaskan
 Input apa saja yang diperlukan untuk modul
tersebut ? Jelaskan!
 output apa saja yang didapatkan dari modul
tersebut ? Jelaskan!
 Manfaat apa saja yang didapatkan oleh
perusahaan ? Jelaskan !