PENTINGNYA KERTAS KERJA PEMERIKSAAN PADA PELAKSANAAN AUDIT

Kertas Kerja Pemeriksaan adalah dokumen yang berisi seluruh informasi yang diperoleh,

analisis yang dibuat, dan kesimpulan yang didapat selama melaksanakan audit. Kertas kerja pemeriksaan

terdiri dari semua dokumen yang dibuat sendiri dan juga yang diperoleh dari hasil kerja auditor sebagai

dasar informasi yang dipakai untuk membuat suatu kesimpulan dan opini (Mayangsari,2013). Kegunaan

kertas kerja pemeriksaan adalah sebagai berikut:

1. Bahan bukti dalam memberikan pendapat dan saran perbaikan (audit report).

2. Membantu dalam merencanakan, menjalankan, dan me-review proses audit.

3. Memungkinkan atasan untuk langsung menilai bahwa pekerjaan yang didelegasikan telah

dilaksanakan dengan baik.

4. Membantu auditor untuk menilai hasil kerja yang telah dilakukan sesuai dengan rencana, dan

mencakup semua aspek finansial serta operasional yang dapat dijadikan pedoman untuk

memberikan pendapat dan saran perbaikan.

5. Sebagai dasar bahwa prosedur audit telah diikuti, pengujian telah dilakukan, sebab-sebab masalah

diketahui, dan akibat dari masalah diungkapkan untuk mendukung pendapat (opini) dan saran

(perbaikan yang diberikan).

6. Memungkinkan staf auditor lain untuk dapat menyesuaikan dengan tugas yang diberikan dari

periode ke periode sesuai dengan rencana penggatian staf audit.

7. Sebagai alat bantu untuk mengembangkan profesionalisme bagi Internal Audit Division.

8. Menunjukkan kepada pihak lain bahwa suatu pekerjaan audit telah dilaksanakan sesuai dengan

standar keahlian yang dimiliki oleh staf audit hingga laporan evaluasi akhir yang sesuai dengan

“audit proses”.

1
 Karakteristik yang harus dimiliki KKP adalah harus kuat dan akurat, jelas dan singkat, mudah

dipersiapkan, mudah dimengerti dan berurutan, relevan, terorganisasi dalam struktur yang konsisten,

dan mudah di-review.

1. Lengkap dan Akurat

Kertas kerja harus lengkap dan akurat. Kertas kerja harus memberikan dukungan yang memadai

terhadap temuan, simpulan dan saran, serta menggambarkan sifat dan lingkup pengujian yang

dilaksanakan.

2. Jelas dan Singkat

Kertas kerja harus jelas dan singkat. Tanpa penjelasan semua orang yang menggunakan kertas kerja

harus dapat memahami tujuan, sifat dan lingkup pekerjaan yang dilakukan dan simpulan yang

dicapai. Kertas kerja harus berisi pula ringkasan, indeks, petunjuk silang (cross-reference) dari

dokumen yang terkait.

3. Mudah Dipersiapkan

Kertas kerja harus mudah untuk dibuat. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan jadwal

organisasi, peralatan standar yang belum dicetak, dan format standar kertas kerja yang dihasilkan

dengan menggunakan database atau Word Processor.

4. Mudah Dimengerti dan Berurutan

Kertas kerja harus rapi dan mudah dipahami. Jika tidak, kegunaan kertas kerja, dalam pembuatan

laporan akan terbatas, dan kertas kerja itu akan kehilangan nilainya sebagai bukti pemeriksaan.

5. Relevan

lnformasi yang terdapat dalam kertas kerja harus dibatasi hanya untuk hal-hal yang secara material

penting, mendasar dan berguna dengan tujuan yang ditetapkan dalam penugasan.

6. Terorganisasi Dalam Struktur

2
 Kertas kerja harus diorganisasikan dan menuju struktur konsisten. Hal ini dimudahkan dengan

indeks yang logis mudah diikuti. Pengisian dan pemberian indeks kertas kerja dibuat untuk

meningkatkan efesiensi sistem penunjuk silang yang membantu menghindari terjadinya

pengulangan informasi sesuai dengan file. Seluruh dokumen pendukung harus dilakukan petunjuk

silang dengan kertas kerja yang terkait, yang diperlukan dan juga rencana pemeriksaan. Hal ini akan

memudahkan akses terhadap semua informasi yang berkaitan dengan pemeriksaan. penting juga

untuk memberi indeks dan petunjuk silang atas informasi yang ada pada media magnetik yang

berkaitan dengan pemeriksaan. Manajer audit harus mencari kegunaan database, penelitian dalam

paket word processing, atau paket perangkat lunak lainnya, untuk membantu penyimpanan dan

pemanggilan kembali informasi.

7. Mudah Untuk Di-review

Ketika menyiapkan kertas kerja, kegunaan akhir kertas kerja itu harus selalu diingat. Hal ini meliputi

penyusunan dasar bagi temuan pemeriksaan dan saran-saran serta memudahkan dalam menjawab

pertanyaan-pertanyaan dari pihak yang berwenang.

Bentuk dan isi KKP harus dirancang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kondisi masing-

masing auditor. Informasi yang dimasukkan dalam dokumentasi pemeriksaan menggambarkan catatan

penting mengenai pekerjaan yang dilaksanakan oleh auditor sesuai standar dan simpulan auditor.

Kuantitas, jenis, dan isi KKP didasarkan atas pertimbangan profesional auditor.

SA Seksi 339 Kertas Kerja Paragraf 05 menyatakan bahwa “kertas kerja harus cukup

memperlihatkan bahwa catatan akuntansi cocok dengan laporan keuangan atau informasi lain yang

dilaporkan serta standar pemeriksaan yang dapat diterapkan telah dilaksanakan oleh auditor”.

Sedangkan menurut Mulyadi (2002), isi kertas kerja biasanya berisi dokumen yang memperlihatkan:

1. Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan pertama, yaitu pemeriksaan telah direncanakan

dan disupervisi dengan baik.

3
2. Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan kedua, yaitu pemahaman memadai atas

pengendalian intern telah diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan

lingkup pengujian yang telah dilakukan.

3. Telah dilaksanakannya standar pekerjaan lapangan ketiga, yaitu bukti audit telah diperoleh,

prosedur audit telah diterapkan dan pengujian telah dilaksanakan, yang memberikan bukti

kompeten yang cukup sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan

auditor.

Oleh karena itu, kertas kerja harus dapat menggambarkan prosedur-prosedur apa saja yang

telah dilakukan oleh auditor dalam mencapai tujuan audit. Kertas kerja sebaiknya tidak hanya

mendokumentasikan langkah-langkah audit di lapangan tetapi juga mendokumentasikan perencanaan

audit serta pelaporan, sehingga terlihat hubungan antara perencanaan audit, pelaksanaan audit di

lapangan dan pelaporan hasil audit.

Kertas kerja harus lengkap, termasuk bukti pendukung untuk mendapatkan suatu kesimpulan.

Selain hal-hal di atas, kertas kerja juga menyampaikan:

1. Dokumen perencanaan dan audit program

2. Control questionnaire, flowchart, checklist, dan narrative

3. Catatan dan memo hasil interview

4. Data organisasi, misalnya struktur organisasi dan job description

5. Fotokopi dari kontrak-kontrak dan perjanjian penting

6. Informasi tentang kebijakan operasional dan financing

7. Hasil dan evaluasi atas kontrol yang ada

8. Surat konfirmasi

9. Analisis atas transaksi, proses, dan saldo akun

10.Hasil dari prosedur analytical review

4
11.Audit report dan komentar manajemen

12.PIC dari Auditee

Kertas Kerja Pemeriksaan berguna sebagai alat bertahan dan pembuktian bagi auditor

terhadap tuntutan pengadilan jika terjadi kelalaian atau penyelewengan yang dituduhkan kepada

auditor dan juga sebagai alat untuk menetapkan apakah semua informasi penting yang dikumpulkan

telah memenuhi syarat untuk menjadi bahan laporan hasil audit. Review atas kelengkapan alat bukti

dalam KKP dilakukan untuk menguji apakah KKP telah mencerminkan penerapan standar audit dan

prosedur audit yang dijalankan. Di samping itu, review KKP juga untuk memastikan bahwa simpulan hasil

audit telah didukung dengan bukti-bukti audit yang lengkap baik materi bukti audit maupun jumlahnya.

KKP harus dibuat secara teratur, hati-hati, bersih, dan teliti agar mudah dimengerti oleh

pengawas dan penanggung jawab yang me-review KKP dengan tujuan untuk meyakinkan bahwa:

1. Program pemeriksaan telah dilaksanakan dengan tepat.

2. Pemeriksaan telah dilakukan sesuai dengan standar.

3. Laporan keuangan telah disusun sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

SA Seksi 339 Kertas Kerja paragraf 03 mendefinisikan kertas kerja sebagai berikut: “kertas kerja

adalah catatan-catatan yang diselenggarakan oleh auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya,

pengujian yang dilakukannya, informasi yang diperolehnya, dan simpulan yang dibuatnya sehubungan

dengan auditnya.” Sedangkan, Pedoman Manajemen Pemeriksaan 2002 menyatakan bahwa Kertas

Kerja Pemeriksaan (KKP) adalah catatan-catatan yang dibuat dan data yang dikumpulkan oleh auditor

secara sistematis pada saat melaksanakan tugas pemeriksaan. Catatan yang dibuat harus mencerminkan

pekerjaan yang telah dilaksanakan, metode, prosedur dan teknik pemeriksaan, simpulan dibuat dan

saran yang dirumuskan.

Maksud dan tujuan pembuatan KKP adalah agar semua kegiatan pemeriksaan tercatat,

terekam, dan terdokumentasi dengan baik, sehingga dapat dijadikan dasar dan bukti yang dapat

5
disimpulkan dan dikomunikasikan melalui laporan hasil pemeriksaan kepada pihak pemakai laporan, dan

pihak yang diperiksa.

Mengingat pentingnya peranan kertas kerja dalam mendukung laporan hasil auditor

diwajibkan untuk menyusun kertas kerja dengan sebaik-baiknya. Kewajiban untuk menyusun kertas

kerja tertuang dalam Standar Pemeriksaan Keuangan Negara dalam Pernyataan Standar Pemeriksaan

(PSP) tambahan kelima Pemeriksaan Keuangan dan Pemeriksaan dengan Tujuan Tertentu dan PSP

keempat Pemeriksaan Kinerja menyatakan bahwa “Pemeriksaan harus mempersiapkan dan memelihara

mentasi pemeriksaan dalam bentuk kertas kerja pemeriksa. Dokumentasi pemeriksaan yang berkaitan

dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan pemeriksaan harus berisi informasi yang cukup untuk

memungkinkan auditor yang berpengalaman, tetapi tidak mempunyai hubungan dengan auditor

tersebut dapat memastikan bahwa dokumentasi pemeriksaan tersebut dapat menjadi bukti yang

mendukung pertimbangan dan simpulan auditor. Dokumentasi pemeriksaan harus mendukung opini,

temuan, simpulan dan rekomendas pemeriksaan”.

Media kertas kerja dapat berbentuk: kertas, disket, foto maupun media lainnya, dan dapat

dikategorikan sebagai permanent file dan current file. Kertas kerja “audit” harus rapi, jelas, ringkas dan

komentar yang disampaikan harus bersifat umum tetapi yang dapat diterima. Hindari pernyataan atas

praduga yang tanpa dasar; semua komentar harus didukung dengan data dan fakta.

Kertas kerja harus dibuat dan disesuaikan dengan standar formulir yang tersedia. Penyajian

yang lebih jelas dan keterangan yang rinci harus dibuat sebagai dokumen pendukung yang disajikan

secara terpisah, dan merupakan satu kesatuan dengan kertas kerja induk (harus ada “cross reference”).

Sebagian kertas kerja hanya akan memuat daftar pertanyaan atau catatan-catatan atas diskusi yang

telah dilakukan sebelumnya, hal yang sangat penting adalah menyediakan tempat yang cukup dalam

kertas kerja untuk membuat catatan-catatan penting agar sesuatu yang dievaluasi/diperiksa diketahui

6
dengan jelas. Semua schedule/ daftar-daftar dan kertas kerja harus dapat dikaitkan satu sama lain

sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi, dan dapat dijadikan sebagai sumber informasi.

Semua kertas kerja audit harus di-file berurutan sesuai dengan indeks yang diberikan. Setiap

file kertas kerja harus dapat diidentifikasikan, dan pada halaman pertama tertera:

1. Index File-file reference

2. Nama Perusahaan

3. Subjek yang diaudit

4. Tempat

5. Tanggal kunjungan hingga selesai

6. Tanggal laporan

7. Nomor file (jika ada lebih dari satu file)

Semua kertas kerja harus diparaf/diberi tanda pada setiap kertas kerja oleh staf yang diberi

tanggung jawab penugasan (staf/Person in Charge), dan secara berkala di-review oleh Supervisor.

Kode/tanda telah diperiksa (audit ticks) merupakan standar yang lazim dipakai oleh auditor dalam

melaksanakan tugas dengan maksud untuk menghemat waktu. Semua kode yang digunakan harus diberi

penjelasan di dalam kertas kerja dan harus ada hubungan dengan “Audit Program”, serta sebagai

pembuktian atas pekerjaan yang telah dilakukan (audit procedure).

Permanent file terdiri dari berbagai macam schedule dan ada hubungannya dengan setiap

pelaksanaan audit, yang pada umumnya dapat digabungkan menjadi satu dengan permanent file.

Schedule atau daftar yang diperoleh harus berupa sumber informasi yang berhubungan dengan

aktivitas, kelangsungan bisnis perusahaan, sistem, prosedur, dan ketentuan/kebijaksanaan lain yang

sangat penting untuk kepentingan audit. Isi permanent file harus selalu di-review dan di-update pada

setiap pekerjaan audit yang dilakukan dan harus mengacu pada situasi terkini. Dalam meng-update

permanent file, beberapa dokumen (system and procedure, peraturan perusahaan, peraturan

7
pemerintah dan pajak, dan lain-lain) kemungkinan sudah tidak relevan lagi dengan kondisi terkini dan

masa yang akan datang. Jika ada beberapa dokumen yang didapat sebagai bagian dari kertas kerja untuk

pelaksanaan audit saat ini masih dapat dikaitkan dengan permanent file, dokumen ini harus di-file secara

terpisah di dalam permanent audit file yang baru. Isi dari permanent audit file pada umumnya adalah

sebagai berikut:

1. Struktur organisasi perusahaan

2. Daftar kantor-kantor cabang dan lokasinya

3. Daftar sewa beli serta sewa dan biaya yang dibayarkan

4. Daftar polis asuransi

5. Daftar personil perusahaan (level manajemen)

6. Daftar tanda tangan dari personel yang diberi wewenang serta batasan wewenang

7. Contoh tanda tangan

8. Daftar nama bank

9. Daftar petty cash yang diberikan kepada departemen/cabang

10.Daftar evaluasi pengendalian intern (internal control evaluation questionnaire)

11.Buku petunjuk operasional, finance, and accounting

12.Chart of account

13.Flowchart/arus dokumen semua departemen

14.Daftar dokumen penjualan (perjanjian), kontrak, dan standar perjanjain-perjanjian yang ada dalam

perusahaan (peraturan kepegawaian)

15.Rencana audit yang akan datang

Permanent file menyajikan hubungan antara audit yang sekarang dan audit yang lalu. File ini

memungkinkan auditor sekarang untuk mendapat gambaran tentang bagaimana proses audit yang lalu

dilaksanakan. Hal ini akan menentukan cara pelaksanaan audit sekarang. Permanent file mencakup

8
rencana audit yang dibuat pada awal audit dan revisi-revisinya serta pertimbangan dalam merevisi. Hal

ini akan memudahkan pembuatan perencanaan audit sekarang dan/kemudian hari. Permanent file

adalah aset yang berharga bagi auditor untuk menghemat waktu, terutama untuk auditor yang kurang

mengenal aktivitas perusahaan yang diaudit.

Selain Permanent File, Current file perlu dibuat setiap melaksanakan audit. Kertas kerja ini harus dibuat

dengan jelas dan secara eksplisit memberikan informasi berikut:

1. Hasil review dari internal control dan pengembangan dari sebuah rencana audit atau update dari

planning.

2. Korespondensi dari Auditee untuk memulai suatu audit, konfirmasi, memvalidasi temuan, dan

mengonfirmasi semua tindakan perbaikan yang diambil.

3. Melakukan suatu tes untuk mencapai tujuan audit yang telah diidentifikasi.

4. Kesimpulan yang diambil oleh auditor dari hasil kerja.

5. Audit report dan distribusinya.

Temuan pemeriksaan harus didiskusikan dengan karyawan yang bersangkutan dan juga atasan

langsung pada perusahaan yang sedang diaudit. Di dalam diskusi tersebut, perhatian atas masalah yang

ditemukan harus merupakan bagian dari sasaran yang ingin dicapai oleh atasan tersebut dan bukan

menyalahkan karyawan karena yang bersangkutan melakukan kekeliruan. Jika ditemukan solusi untuk

memperbaiki catatan atau operasi perusahaan, maka harus segera dilaksanakan, bila semua pihak telah

setuju, dengan membuat catatan terpisah dari perubahan tersebut dan melaporkannya bersamaan

dengan laporan audit. Tambahan saran perbaikan akan melindungi kedua belah pihak: internal auditor

dan pihak yang diperiksa (Auditee).

Untuk pemeriksaan yang membutuhkan waktu cukup panjang, laporan perkembangan

pemeriksaan harus dibuat sehingga President Director/President Commissary bisa mengetahui

perkembangan proses audit yang berlangsung (exceptions noted, recommendation).

9
 Menurut Boynton (2002), kertas kerja menjadi milik kantor akuntan, bukan milik klien atau

pribadi auditor. Namun hak kepemilikan oleh kantor akuntan tersebut masih tunduk pada pembatasan-

pembatasan yang diatur dalam kode etik profesi auditor itu sendiri. Peraturan 301, Code of Professional

Conduct dari AICPA menentukan bahwa seorang CPA dilarang untuk mengungkapkan setiap informasi

rahasia yang diperoleh selama pelaksanaan penugasan profesional tanpa seizin klien, kecuali untuk

kondisi tertentu sebagaimana ditetapkan dalam peraturan.

Penyimpanan kertas kerja terletak pada tangan auditor, di mana ia bertanggung jawab untuk

menyimpannya dengan aman. Kertas kerja yang tergolong sebagai permanent file akan disimpan untuk

waktu yang tak terbatas. Sedangkan kertas kerja yang tergolong sebagai current file akan disimpan

selama file tersebut diperlukan oleh auditor untuk melayani klien atau diperlukan untuk memenuhi

persyaratan hukum sebagai retensi catatan. Ketentuan mengenai batasan waktu penyimpanan jarang

yang melampaui waktu enam tahun.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Boynton, Wiliam C., Johnson, Raymond N & Walter G. Kell., 2001. “Modern Auditing”,7th, Edition, New

York : John Wiley & Sons, Inc.

Mayangsari, Sekar dan Puspa Wandanarum.2013. Auditing Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta:

Penerbit Media Bangsa.

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi keenam, Cetakan pertama , Jakarta: Salemba Empat

11