Ringkasan Materi

A N
A N R
AR T O
AJ N
L K A
PE R
T A P E
A I K P
M G T
L O O
O X
K N
TE

Pengampu : Ahmad Suyanto

 SEMESTER 1
3.1. Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office.
 
3.2. Menerapkan pengetikan (keyboarding) 10 jari kecepatan 200 EPM dan ketepatan99%

3.3. Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah kata.

 
3.4. Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah angka.
 
3.5. Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah presentasi.
 
3.6. Menerapkan pengoperasian aplikasi pengolah bahan cetak.
 Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan
menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisiendengan
menggunakan mesin- mesin. Oleh karena itu perlu sekali
mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu
dan bagaimana cara menggunkannya.

TEKNOLOGI PERKANTORAN
Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga
manusia.
b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan
tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

c. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya
tampak bergerakndalam operasinya.
d. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik, berupa kabel-kabel.

Jenis Mesin - Mesin Kantor

Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
a. Mesin tulis
b. Mesin penomor
c. Mesin dikte
d. Asahan pensil

Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

e. Pembuka surat
f. Pemotong kertas
g. Mesin penjilid
h. Pencatat uang kas
i. Hechtmachine

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai

Pekerjaan Kantor, Yaitu:
Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
a. Mesin jumlah
b. Komputer
c. Mesin hitung

Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;

a. Mesin stensil
b. Mesin perekam sheet
c. Mesin stencil spirtus
d. Mesin offset
e. Mesin fotocopi
f. Berbagai mesin cetak

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai

Pekerjaan Kantor, Yaitu:
 Lanjutan .......
Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
a. Telepon dan interphone
b. Facsimile
c. Teleprinter

Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

a. Mikrofilm
b. Pelubang kertas/kartu
c. Penghancur kertas

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai

Pekerjaan Kantor, Yaitu:
 Lanjutan .......
Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
a. Telepon dan interphone
b. Facsimile
c. Teleprinter

Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

a. Mikrofilm
b. Pelubang kertas/kartu
c. Penghancur kertas

Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai

Pekerjaan Kantor, Yaitu:
 Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik
yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan
orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.

Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai

berikut: Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang
bekerja di dalam kantor. ada dasarnya ada empat kategori pemakai
otomatis kantor, yaitu :

a. Manajer.
b. Profesional.
c. Sekretaris
d. Clerical Employee (pegawai administratif)

OTOMATISASI PERKANTORAN
Konsep-konsep otomatisasi :

a. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses

manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
b. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah
dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
c. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman
informasi.
d. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik.
e. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
tradisional bukan sebagai pengganti.

KONSEP-KONSEP OTOMATISASI
 Virtual office merupakan sebuah “ruang kerja” yang
berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor
real atau nyata, dimana seorang individu dapat menyelesaikan
tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa
memiliki lokasi usaha.
Keuntungan Kantor Virtual : Kerugian Kantor Virtual :

1. Pengurangan biaya fasilitas 1. Rasa tidak memiliki

2. Pengurangan biaya peralatan 2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Jaringan komunikasi formasl 3. Semangat kerja yg rendah
4. Pengurangan pengentian kerja 4. Ketegangan keluarga
5. Kontribusi sosial

VIRTUAL OFFICE
 Contoh, dengan mempunyai sebuah profile di FB/IG itu artinya
anda telah mulai membangun sebuah rumah virtual di web dimana
anda bisa menjamu atau mengundang teman-teman anda untuk
bertamu dan melihat-lihat koleksi di rumah anda, dari mulai foto
sampai kepada puisi maupun catatan harian anda. Sarana paling
efektif untuk menjalin komunikasi dan silaturahmi dengan teman,
sahabat maupun keluarga. Tanpa lagi dibatasi jarak, tempat dan
waktu.

CONTOH VIRTUAL OFFICE

 Komputer berasal dari bahasa latin computare yang berarti
menghitung. Sistem kerja komputer secara garis besar terbagi atas
3 bagian, dan seluruh bagian ini saling berkaitan satu sama lain
yaitu

a. Input Device,
Input device atau alat masukan adalah perangkat keras komputer yang
berfungsi untuk memasukkan data atau perintah ke dalam komputer

b. Prosess Device
Process device atau alat pemroses adalah perangkat keras komputer yang
berfungsi untuk mengolah data atau perintah yang diterima oleh alat masukan
dan memberikan hasil pengolahan data tersebut kepada bagian output

c. Output Device.
Output device atau alat keluaran adalah perangkat keras komputer yang
berfungsi untuk menampilkan hasil yang telah diolah oleh bagian proses

SISTEM KERJA KOMPUTER

 Keyboard dalam bahasa Indonesia artinya papan tombol jari atau
papan tombol. Pada keyboard terdapat tombol- tombol huruf A – Z, a –
z, angka 0 - 9, tombol dan karakter khusus seperti : ` ~ @ # $ % ^ & *
( ) _ - + = < > / , . ? : ; “ ‘ \ | serta tombol-tombol khusus lainnya yang
jumlah seluruhnya adalah 104 tombol.
Sedangkan pada Mesin ketik jumlah tombolnya adalah 52 tombol.
Bentuk keyboard umumnya persegi panjang, tetapi saat ini model
keyboard sangat variatif. Secara fisik, keyboard terbagi atas 4 bagian,
yaitu:

a. keyboard Serial
b. keyboard PS/2
c. keyboard Wireless
d. keyboard USB

KEYBOARD
Posisi awal (home row) adalah dimana pada
posisi ini sangat strategis untuk memudahkan
dalam menjangkau semua tombol huruf yang
ada pada keyboard, caranya sebagai berikut.

a. a. Letakkan semua jari kiri Anda selain jempol

di tombol (A, S, D, F), pada huruf F biasanya
terdapat benjolan, jadikan itu sebagai
penandanya.
b. b. Letakkan semua jari kanan Anda selain
jempol di atas tombol (J, K, L), pada huruf J
biasanya terdapat benjolan, jadikan itu
sebagai penandanya.
c. c. Letakkan kedua jempol di atas tombol
spasi.

KEYBOARD
Keyboard terdiri atas 4 bagian utama,
yaitu:

1. Tombol fungsi (Function Keys) tombol

pada keyboard yang terdiri dari F1
sampai F12.
2. Tombol pengetikan (Typing Keys) tombol
pada keyboard yang paling umum
dipakai untuk mengetik.
3. Tombol pengendali (Control Keys)
tombol pada keyboard yang umumnya
terletak di antara tombol pengetikan dan
tombol angka.
4. Tombol angka (Numeric Keys) tombol
yang terdiri dari angka-angka dan
umumnya terletak di sisi paling kanan
keyboard.

KEYBOARD
Stephanie memberi lima petunjuk untuk diterapkan saat anda mengetik pada
keyboard:

a. Sejajarkan pergelangan tangan dengan telapak tangan Upayakan pergelangan

tangan anda selalu sejajar dengan telapak tangan. Lemaskan pergelangan tangan
anda seperti mengambang. Jangan tegang.
b. Posisi siku menggantung Pastikan siku anda dalam posisi bebas menggantung.
Menyandarkan siku pada sandaran kursi saat mengetik, selain menyulitkan anda
untuk mengetik, juga membuat anda tegang dan cepat lelah.
c. Lemaskan jari telunjuk dan jari manis anda Kunci mengetik tanpa lekas lelah
adalah melemaskan seluruh jari anda. Jangan kaku dan tegang. Biarkan lemas,
rileks, apa adanya.
d. Tekan tombol dengan tenang Jangan menekan tombol dengan kuat atau
mengalirkan kekuatan penuh pada tangan anda. Ingat, anda sedang mengetik,
bukan memukul tombol keyboard.
e. Bila tidak sedang mengetik Lemaskan keseluruhan tangan bila sedang tidak
memencet tombol di keyboard. Keadaan anda sebelum mengetik juga
mempengaruhi kondisi anda di saat mengetik.

PETUNJUK UNTUK DITERAPKAN SAAT ANDA MENGETIK

 Microsoft Office adalah perangkat
lunak paket aplikasi perkantoran buatan
Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di
bawah sistem operasi Microsoft Windows dan
Mac OS X.
Beberapa aplikasi di dalam Microsoft
Office yang terkenal adalah Excel, Word, dan
PowerPoint. Versi terbaru dari Aplikasi
Microsoft Office adalah Office 16 (Office
2019) yang diluncurkan 24 September 2018.

MICROSOFT OFFICE
Perangkat lunak pengolah kata, untuk produksi (termasuk
penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan kadang pencetakan)
segala jenis bahan yang dapat dicetak.
Contoh :
 Microsoft Word
Merupakan program aplikasi pengolah kata yang paling
banyak digunakan. Meskipun sudah ada versi terbaru dari Microsoft
Word, yaitu Ms. Word 2010 dan 2007, masih banyak orang yang
lebih suka memakai Ms. Word 2003.  Mereka beranggapan Ms. Word
2003 lebih mudah dibanding Ms. Word 2010 & 2007, padahal
sebenarnya Ms. Word 2010 & 2007 jauh lebih praktis dan effisien.
Namun  Ms. Word 2003 atau yang lebih dikenal dengan Microsoft
Word XP ini juga memiliki kelebihan – kelebihan dibanding versi yang
lebih lama lagi.

WORD PROCESSOR
• Double Klik icon Microsoft
Word pada Desktop atau
• Klik Start  All Programs
 Microsoft Office 
Microsoft Office Word 2010

MEMBUKA JENDELA MICROSOFT WORD

FITUR-FITUR DALAM MS. WORD 2010
Membuka dokumen :
Ctrl + O atau klik Klik File klik Open
Pada Look In : cari lokasi penyimpanan dokumen dan nama file nya
Klik tombol Open/klik file lalu enter/double klik file

Menutup dokumen :
Ctrl + W atau Klik File  klik Exit atau klik tombol X

Membuat dokumen baru :

Ctrl + N atau Klik File  klik New

Menyimpan dokumen :
Crtl + S atau Klik File  klik Save As

MEMBUKA, MENUTUP, MEMBUAT DAN MENYIMPAN DOKUMEN

 Klik pada teks yang ingin diatur perataannya, atau bisa dengan blok
teks.
 Pada tab Home, dalam group Paragraph, klik salah satu tombol
perintah perataan teks berikut ini :
 Align Left (Ctrl+L)  rata kiri
 Centered (Ctrl+E)  rata tengah
 Align Right (Ctrl+R)  rata kanan
 Justify (Ctrl+J)  rata kiri kanan
 Pada tab Home / Page Layout, dalam group Paragraph, klik
tanda panahnya, muncul kotak dialog.
 Pilih tab Indents and Spacing
 Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih perataan teks
yang diinginkan. (Left, Centered, Right, Justified)
Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat
pada kotak Preview
 Klik OK

PERATAAN TEKS DALAM PARAGRAF

 Sebuah paragraf biasanya terdiri dari pikiran, gagasan,Rata Kiri
atau ide pokok yang dibantu dengan kalimat
pendukung.
Sebuah paragraf biasanya terdiri dari pikiran, gagasan,
Rata tengah
atau ide pokok yang dibantu dengan kalimat
pendukung.
Sebuah paragraf biasanya terdiri dari pikiran, gagasan,
Rata kanan
atau ide pokok yang dibantu dengan kalimat
pendukung.
Sebuah paragraf biasanya terdiri dari pikiran, gagasan,
atau ide pokok yang dibantu dengan kalimat
pendukung. Rata kiri kanan

CONTOH PERATAAN PARAGRAF

 Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan
Anda atur jarak spasinya
 Pada tab Home  group Paragraf
 Pilih jarak spasi yang diinginkan

MENGATUR JARAK SPASI BARIS DALAM

PARAGRAF
MENGATUR JARAK SPASI BARIS DALAM
PARAGRAF
D E W I
 Single : jarak spasi satu (Ctrl +1)
 1.5 Lines : jarak spasi satu setengah (Ctrl
+5)
 Double : jarak spasi dua (Ctrl +2)
 At Least : jarak spasi minimal
 Exactly : jarak spasi yang pasti
 Multiple : menggandakan jarak spasi
(single menjadi Dua, 1.5 Lines menjadi
Tiga, dan Double menjadi Empat)

MENGATUR JARAK SPASI BARIS DALAM

PARAGRAF
⌘ Blok teks
⌘ Pada tab Home  Groups Fonts  Pilih jenis huruf dan
ukuran .

MENGATUR JENIS DAN UKURAN HURUF

 Klik Tab Page Layout
 Klik Margin pada group Page Setup (pilih margin yang diinginakan)
Untuk pengaturan lebih lanjut klik Custom Margin
 Pada kotak pilihan Top tentukan lebar margin atas; pada kotak pilihan
Bottom tentukan lebar margin bawah; pada kotak pilihan Left tentukan
lebar margin kiri; pada kotak pilihan Right tentukan lebar margin
kanan.
 Pada kotak pilihan Gutter tentukan lebar penjilidan
 Pada kotak pilihan Gutter position tentukan letak penjilidan (kiri, kanan,
atas, atau bawah) Perintah ini diabaikan saja apabila tidak ingin
menggunakan penjilidan.
 Pada pilihan Apply to: tentukan penerapan yang akan digunakan apakah
seluruh dokumen atau dari halaman aktif sampai akhir.
 Klik OK

PENGATURAN MARGIN
PENGATURAN MARGIN
1. Pilih teks atau paragraf yang akan dibuat bentuk
kolom.
2. Pada tab Page Layout, dalam group Page Setup,
klik Columns. Kotak pemilihan bentuk kolom
muncul.
3. Pilih dan klik bentuk kolom yang diinginkan.
4. Apabila bermaksud melakukan pengaturan lebih
lanjut, pilih dan klik More Columns. Kotak dialog
Columns akan ditampilkan.

KOLOM KORAN
5. Pada bagian Presets, pilih dan klik bentuk format kolom
yang akan dibuat.
 one  untuk mengembalikan ke pengetikan dokumen
satu kolom
 two  pengetikan dua kolom dengan lebar sama
 three  pengetikan tiga kolom dengan lebar sama
 left  pengetikan dua kolom dengan lebar kolom yang kiri
lebih kecil dari yang kanan
 right  pengetikan dua kolom dengan lebar kolom yang
kanan lebih kecil dari yang kiri
6. Jika diperlukan Anda dapat menentukan jumlah kolom yang
diinginkan melalui kotak pilihan Number of Columns
7. Klik OK

KOLOM KORAN
KOLOM KORAN
1. Pilih karakter (biasanya huruf awal paragraf) yang akan dijadikan drop cap.
2. Pada tab Insert, dalam group Text, klik Drop Cap. Kotak pemilihan drop cap
tampil.
3. Pilih bentuk drop cap yang diinginkan. Tetapi bila ingin mengatur lebih lanjut,
klik Advanced, kotak dialog Drop Cap tampil.
4. Pada bagian Position, pilih dan klik bentuk drop cap yang diinginkan.
- none  membatalkan pemberian drop cap
- dropped  agar drop cap rata dengan margin kiri
- in margin  agar drop cap berada dalam margin kiri
5. Pada bagian Options Anda dapat melakukan berbagai pengaturan pada drop cap
tersebut.
- Font  pilih jenis karakter yang diinginkan
- Lines to Drop  menentukan jumlah baris untuk menempatkan drop cap
- Distance from text  menentukan jarak drop cap dengan teks di sebelah
kanannya.
6. Klik Ok

DROP CAP
DROP CAP
 1. Letakkan kursor di tempat yang diinginkan
GAMBAR
2. Pada tab Insert, group Illustration, klik
From File, muncul kotak dialog
3. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan
klik drive dan folder file gambar tersimpan
4. Klik Insert

MEMASUKKAN OBJEK GAMBAR

1. Letakkan kursor di tempat yang diinginkan
2. Pada Tab Insert, group Illustration, klik Clip
Art, muncul Jendela Task Pane – Insert Clip Art
3. Pada kotak isian Search For, ketik kategori
gambar
4. Pada Search In, tentukan lokasi pencarian
5. Pada Result should be, tentukan jenis file yang
dicari
6. Klik tombol perintah GO
7. Pilih dan klik gambar yang diinginkan

MEMASUKKAN CLIPT ART

1. Letakkan kursor di tempat yang diinginkan
2. Pada Tab Insert, group Illustration, klik Shapes
3. Pilih bentuk shapes yang diinginkan
4. Atur ukuran shapes
5. Pengaturan lebih lanjut ada di dalam tab Format
Untuk menambahkan teks di dalam objek shape :
Klik kanan pada shapes  pilih perintah Add Text
 ketik teks yang diinginkan.

MEMBUAT OBJEK GAMBAR DENGAN

FASILITAS SHAPES