MELAKUKAN PENATAAN

SURAT DAN DOKUMEN

ORGANISASI
 1. MENGENAL ARSIP

A. PENGERTIAN ARSIP
ARSIP ADALAH KUMPULAN DARI BERBAGAI
WARKAT YANG HARUS DISIMPAN DENGAN RAPI
SESUAI DENGAN PROSEDUR KEARSIPAN
B. FUNGSI ARSIP
1)
MENDUKUNG PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
2)
MENUNJANG PROSES PERENCANAAN
3)
MENDUKUNG PENGAWASAN
4)
SEBAGAI ALAT PEMBUKTIAN
5)
MEMORI ORGANISASI
C. JENIS-JENIS ARSIP
1)JENIS ARSIP MENURUT SUBJEK ATAU ISI, TERDIRI DARI :
ARSIP UMUM
ARSIP PEMERINTAHAN
ARSIP POLITIK
ARSIP KEAMANAN DAN KETERTIBAN
ARSIP KESEJAHTERAAN
ARSIP PEREKONOMIAN
ARSIP PEKERJAAN UMUM DAN KETENANGAN
ARSIP PENGAWASAN
ARSIP KEPEGAWAIAN
ARSIP KEUANGAN
2) JENIS ARSIP MENURUT BENTUK DAN WUJUDNYA, TERDIRI DARI :
 ARSIP TEKSTUAL
 ARSIP PANDANGAN DENGAR
 ARSIP KARTOGRAFI DAN KEARSITEKTURAN
 ARSIP KOMPUTER ATAU ELEKTRONIK

3) JENIS ARSIP MENURUT NILAI GUNANYA, TERDIRI DARI :

 ARSIP YANG BERNILAI GUNA ADMINISTRASI
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA HUKUM
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA KEUANGAN
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA UNTUK KEBIJAKSANAAN
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA UNTUK PELAKSANAAN KEGIATAN
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA SEJARAH
 ARSIP YANG BERNILAI GUNA PENELITIAN
4) JENIS ARSIP MENURUT SIFAT KEPENTINGANNYA, TERDIRI DARI :
 ARSIP ESENSIAL, ADALAH ARSIP YANG TIDAK MEMILIKI NILAI KEPENTIANGAN
APAPUN
 ARSIP YANG DIPERLUKAN, ADALAH ARSIP-ARSIP YANG MEMILIKI NILAI KEGUNAAN,
NAMUN SIFATNYA SEMENTARA
 ARSIP PENTING, ADALAH ARSIP YANG MEMILIKI NILAI HUKUM, PENDIDIKAN,
KEUANGAN, DAN SEJARAH
 ARSIP VITAL, ADALAH ARSIP YANG SIFATNYA PERMANEN, MISALNYA AKTE PENDIRIAN
USAHA
5) JENIS ARSIP MENURUT FREKUENSI PENGGUNAANNYA, TERDIRI DARI :
 ARSIP AKTIF, ADALAH ARSIP YANG SERING DIGUNAKAN UNTUK KEPERLUAN TERTENTU
 ARSIP PASIF, ADALAH ARSIP YANG JARANG DIGUNAKAN ATAU HANYA DIGUNAKAN
APABILA DIPERLUKAN
 ARSIP ABADI, ADALAH ARSIP YANG PENTING DAN BERLAKU UNTUK SELAMA-LAMANYA
ATAU SEUMUR DENGAN ORGANISASI ATAU BADAN SEBAGAI PEMILIKNYA
6) JENIS ARSIP MENURUT FUNGSINYA, TERDIRI DARI :
 ARSIP DINAMIS, ADALAH ARSIP YANG DIGUNAKAN SECARA LANGSUNG
DALAM KEGIATAN PENCIPTA ARSIP DAN DISIMPAN SELAMA JANGKA
WAKTU TERTENTU
 ARSIP STATIS, ADALAH ARSIP YANG TIDAK DIGUNAKAN SECARA
LANGSUNGUNTUK MERENCANKAN, MENYELENGARAKAN KEHIDUPAN
KEBANGSAAN PADA UMUMNYA
7) JENIS ARSIP MENURUT TEMPAT PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN,
TERDIRI DARI :
 ARSIP TERPUSAT ATAU SENTRAL, ADALAH ARSIP YANG PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAAN DIPUSATKAN MENJADI SATU
 ARSIP UNIT ATAU TERSEBAR, ADALAH ARSIP YANG PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAANNYA BERADA DALAM UNIT-UNIT ORGANISASI
2. ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN
A. PERALATAN KEARSIPAN
1) FILING CABINET, YAKNI LEMARI ARSIP YANG TERDIRI DARI LACI-LACI BESAR UNTUK
MENYIMPAN ARSIP.
2) ORDNER, YAKNI MAP DARI KARTON YANG DAPAT MENAMPUNG BANYAK ARSIP DAN DI
DALAMNYA TERDAPAT BESI UNTUK MENGAITKAN ARSIP YANG TELAH DI PERFORATOR
(DILUBANGI) PINGGIRNYA
3) LETTER TRAY (BAKI SURAT), YAKNI BAKI YANG TERBUAT DARI PLASTIK ATAU ALUMINIUM
YANG DIGUNAKAN UNTUK MELETAKKAN SURAT, BIASANYA DISIMPAN DI ATAS MEJA
4) SAFE KEEPING DOCUMENT (BRANGKAS), YAKNI LEMARI BESI YANG DILENGKAPI DENGAN
KUNCI PENGAMAN. BIASANYA UNTUK MENYIMPAN ARSIP RAHASIA DAN PENTING.
5) RAK BUKU, YAKNI RAK UNTUK MENYIMPAN BUKU ATA ORDNER
6) LEMARI ARSIP, YAKNI LEMARI YANG TERBUAT DARI KAYU ATAU BAHAN LAIN, DAN BERFUNGSI
UNTUK MENYIMPAN BERBAGAI MACAM BENTUK ARSIP
7) VISIBLE RECORD CABINET, YAKNI TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN
KANTONG-KANTONG KARTU TERSUSUN, YANG DISIMPAN DAN DIJEPITDI DALAM LACI ATAU
BAKI, KEMUDIAN TERSUSUN DALAM KABINET.
7) COMPACT ROLLING SHELVING (LEMARI GESER), YAKNI LEMARI PENYIMPAN ARSIP
YANG DISUSUN SEJAJAR DI ATAS REL DAN DAPATDIGERAKKAN DENGAN BANTUAN
RODA SEHINGGA DAPAT DIRAPATKAN SATU SAMA LAIN DENGAN RINGAN DAN MUDAH
8) ROTARY FILING SYSTEM, YAKNI SISTEM FILE BERTINGKAT YANG DILENGKAPI
DENGAN SISTEM KODE, ANGKA, ABJAD, DAN WARNA, SERTA BERPOLA TINGKATAN
9) DATAPIAN TRAY SYSTEM (CARDEX), YAKNI BAKI UNTUK MENYIMPAN ARSIP SECARA
VERTICAL MAUPUN HORISONTAL.
10) COMPACT ROTARY FILING, YAKNI SISTEM FILE BERTINGKAT SEJENIS ROTARY FILING
SYSTEM HANYA DIMASUKKAN KE DALAM LEMARI
11) MOBILPLAN FILING SYSTEM, YAKNI ALAT UNTUK MENYIMPAN GAMBAR, KARTU, MAP,
CETAKAN DAN LAIN-LAIN SECARA VERTIKAL.
12) VERTICAL PLAN FILING SYSTEM, YAKNI LEMARI UNTUK MENYIMPAN GAMBAR
DENGAN SISTEM VERTIKAL
13) RETRIK, YAKNI ALAT PENYIMPAN ARSIP YANG DILENGKAPAI DENGAN SISTEM
PENCARI LETAK NOMOR ARSIP YANG DIBUTUHKAN.
14) KOMPUTER, YAKNI RANGKAIAN PERALATAN ELEKTRONIK YANG DAPAT
MELAKUKAN PEKERJAAN SECARA SISTEMATIS BERDASARKAN INSTRUKSI
ATAU PROGRAM YANG ADA MENYIMPAN DAN MENAMPILKAN KETERANGAN
BILA DIPERLUKAN.
3. SISTEM KEARSIPAN
SISTEM KEARSIPAN ( FILING SISTEM), ADALAH SUATU SISTEM, METODE, ATAU CARA
YANG DIPERGUNAKAN DALAM PENYIMPANAN DAN PENGURUSAN WARKAT.
TERDAPAT LIMA ( 5 ) MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP, ANTARA LAIN :
1) KEARSIPAN SISTEM ABJAD, ADALAH SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DENGAN METODE
PENYUSUNAN SECARA ABJAD ATAU ARSIP DIKLASIFIKASIKAN BERDASARKAN
HURUF A SAMPAI DENGAN Z DENGAN BERPEDOMAN PADA PERATURAN MENGIDEKS
2) KEARSIPAN SISTEM SUBYEK/PERIHAL/MASALAH, ADALAH TATA CARA
PENYIMPANAN ARSIP-ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN POKOK MASALAH SEBAGAI
PEDOMAN MENGATUR PENYIMPANAN. ARSIP DIKLASIFIKASI BERDASARKAN
KEGIATAN-KEGIATAN YANG BERKENAAN DENGAN MASALAH-MASALAH YANG
BERHUBUNGAN DENGAN KANTOR.
3) KEARSIPAN SISTEM NOMOR, ADALAH PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN
KELOMPOK MASALAH KEMUDIAN MASING-MASING MASALAH DIBERI NOMOR
TERTENTU. TERDAPAT BEBERAPA SISTEM NOMOR YANG DIGUNAKAN BERDASARKAN
PERATURAN YANG SUDAH LAZIM DIGUNAKAN, YAKNI :
 A. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN DEWEY, SISTEM INI DISEBUT JUGA SISTEM
DESIMAL DENGAN MENGGUNAKAN NOTASI ANGKA 0 – 9. MENATA ARSIP DENGAN SISTEM INI
DAPAT DILAKUKAN DENGAN LANGKAH-LANGKAH BERIKUT :
 MELAKUKAN KLASIFIKASI
 MENATA ARSIP
 MENGIDEKS
 MENGKODE
 MENYORTIR
 MENEMPATKAN
B. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN NOMOR SERI (URUT), SISTEM INI DISEBUT JUGA SEBAGAI
SERIAL NOMORIC FILING. SISTEM INI DITERAPKAN JIKA JUMLAH ARSIP YANG DISIMPAN BERKISAR
ANTARA 1.000 SAMPAI 10.000 ARSIP, PENOMORAN DIMULAI DARI NOMRO 1, 2, 3 DAN SETERUSNYA
4. KEARSIPAN SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS, SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN URUTAN
TANGGAL PENERIMAAN ATAU PENGIRIMAN SURAT. KODE PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
DENGAN SISTEM INI ADALAH TANGGAL, BULAN DAN TAHUN.

CONTOH : SURAT BERTANGGAL 8 MARET 2017, MAKA PROSES PENG-ARSIPANNYA ADALAH :

2017 : UNIT 1 SEBAGAI LACI

MARET : UNIT 2 SEBAGAI KODE GUIDE

8 : UNIT 3 SEBAGAIKODE FOLDER

5. KEARSIPAN SISTEM WILAYAH
SISTEM WILAYAH ADALAH PENYUSUNAN ARSIP-ARSIP YANG DILAKUKAN BERDASARKAN
PEMBAGIAN WILAYAH DAERAH YANG MENJADI ALAMAT SUATU SURAT.
PROSEDUR MENYIMPAN ARSIP DENGAN SISTEM WILAYAH DAPAT MENGIKUTI LANGKAH-
LANGKAH SEBAGAI BERIKUT :
 MEMERIKSA
 MENGIDEKS
 MENGKODE
 MENYORTIR
 MENEMPATKAN