Penulis RA

Nama : MEIGA DYAH SULISTIANA, A.Md.

Angkatan : XXIV
No. Urut : 26
Instansi : Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil
Kabupaten Bojonegoro

# Bekerja dengan ikhlas dan memberikan yang

RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI REGISTER DAN PENGARSIPAN NASKAH DINAS MELALUI “NADI DUKCAPI”

(NASKAH DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL) DI DINAS KEPENDUDUKAN
DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN BOJONEGORO

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL ANGKATAN XXIV

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTRIAN DALAM NEGERI
REGIONAL YOGYAKARTA
TAHUN 2021
BADAN HUKUM
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Bojonegoro dibentuk melalui
• Peraturan Daerah Kabupaten Bojonegoro
Nomor 5 Tahun 2020 tentang Pembentukan
dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten
Bojonegoro, dan ditindaklanjuti dengan
• Peraturan Bupati Nomor 62 Tahun 2020
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Bojonegoro.
TUGAS : Membantu Bupati melaksanakan Urusan Pemerintahan yang menjadi wewenang Daerah
dibidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil dan Tugas Pembantuan

FUNGSI :

Perumusan kebijakan teknis di Pelaksanaan administrasi dinas di

bidang administrasi kependudukan
dan pencatatan sipil
Pelaksanaan kebijakan di bidang
administrasi kependudukan dan
pencatatan sipil
bidang administrasi kependudukan
Pelaksanaan evaluasi dan
pelaporan di bidang dan pencatatan sipil
administrasi
kependudukan dan Pelaksanaan fungsi lain yang
pencatatan sipil diberikan oleh Bupati terkait
dengan tugas dan fungsinya
Struktur Organisasi
KEPALA DINAS

KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL SEKRETARIS

SUBAG UMUM & SUBAG SUBAG

KEPEGAWAIAN KEUANGAN PERENCANAAN

BIDANG PELAYANAN BIDANG PELAYANAN BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI

PENDAFTARAN PENDUDUK
PENCATATAN SIPIL ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DAN
PEMANFAATAN DATA

SEKSI IDENTITAS PENDUDUK SEKSI PENGELOLAAN INFORMASI

SEKSI KELAHIRAN DAN KEMATIAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

SEKSI PINDAH DATANG KASI PERKAWINAN, PERCERAIAN,

PENDUDUK SEKSI KERJASAMA DAN INOVASI
PERUBAHAN STATUS ANAK DAN
PELAYANAN
KEWARGANEGARAAN

UPTD
 S Subbag Umum dan Kepegawaian
TUGA

Sesuai Peraturan Bupati Bojonegoro nomor 62 Tahun 2020,

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :

a) Melaksanakan pengelolaan urusan perlengkapan dan rumah tangga;

b) melaksanakan pengelolaan urusan tata usaha surat-menyurat dan kearsipan;
c) melaksanakan pengelolaan tata usaha kepegawaian yang meliputi pengumpulan data pegawai,
buku induk pegawai, mutasi, pengangkatan, kenaikan pangkat, pembinaan karir dan pensiun
Pegawai;
d) melaksanakan penyusunan bahan informasi dan perencanaan pegawai;
e) melaksanakan penyusunan administrasi serta evaluasi kepegawaian;
f) menyelenggarakan usaha peningkatan mutu pengetahuan dan disiplin pegawai;
g) melaksanakan pengelolaan data; dan
h) melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris terkait dengan tugas dan fungsinya.
Tugas Peserta

FORMULIR SASARAN KERJA PEGAWAI (SKP)

JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
WPT
No Kegiatan Tugas Jabatan Satuan Volume Jumlah Schedule Output Cascading
(menit)
Melakukan kegiatan pencatatan dan Dokumen Umum dan
1 Laporan 12 180 2.160 12 bulan  
pendokumentasian bahan dan dokumen umum Kepegawaian
Dokumen Surat
2 Mengajukan Disposisi Surat Masuk Dokumen 528 30 15.840 12 bulan  
Masuk
3 Mengetik dan Mengajukan Asmanan Surat Keluar Dokumen 264 60 15.840 12 bulan Dokumen Surat Keluar  
Dokumen Arsip
4 Menata Arsip Dokumen Persuratan Dokumen 232 120 27.840 12 bulan  
Persuratan
Dokumen Arsip
5 Menata Arsip Dokumen Kepegawaian Dokumen 12 120 1.440 12 bulan  
Kepegawaian
Menyiapkan, Merawat dan Memperbaiki Sarana dan Laporan Sarana dan
6 Laporan 20 180 3.600 12 bulan  
Prasarana Kantor Prasarana Kantor
Laporan Kebersihan
7 Merawat Kebersihan Kantor Laporan 12 60 720 12 bulan  
Kantor
Menjalankan Penugasan dan Koordinasi terkait
8 Laporan 18 300 5.400 12 bulan    
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Menjalankan Fungsi Lain yang Diberikan oleh
9 Kasubbag Umum dan Kepegawaian terkait dengan Laporan 72 120 8.640 12 bulan    
Tugas dan Fungsinya
 ISU Strategis terkait Tupoksi
Subbag Umum dan Kepegawaian
Isu 1
Kurang tertibnya pengelolaan aset
perlengkapan dan peralatan kantor
Isu 2
Belum optimalnya register dan
pengarsipan naskah dinas

Isu 3 Isu 4
Belum adanya perumusan kebutuhan Belum ditetapkannya
diklat, ijin belajar, dan pengembangan reward/punishment tentang
karir pegawai disiplin dan kinerja pegawai

Isu 5
Belum adanya evaluasi atas
jabatan pegawai
“Kurang tertibnya pengelolaan aset perlengkapan dan peralatan kantor.”

Sebab :
• Kegiatan tidak berhubungan langsung dengan pelayanan publik
• Penataan perlengkapan kantor tidak termasuk dalam uraian tugas jabatan
Isu 1 • Kurangnya kontrol dari atasan

Solusi :
Merawat dengan baik peralatan kantor merupakan tanggung jawab bersama.
Perlu dilakukan evaluasi terhadap pengelolaan peralatan dan perlengkapan
(aset) kantor.
 “Belum optimalnya register dan pengarsipan naskah dinas .”

Sebab :
• Agenda surat masih manual
• Kurangnya pengetahuan terkait tata cara pengelolaan naskah dinas
Isu 2 • Kurangnya kontrol dari atasan

Solusi :
• Memberikan pelatihan terkait tata cara pengelolaan naskah dinas,
• Menempatkan SDM yang umpuni,
• Menerapkan teknologi informasi dalam pengelolanya
“Belum adanya perumusan kebutuhan diklat, ijin belajar, dan
pengembangan karir pegawai.”

Sebab :
Kebutuhan diklat dan peningkatan kompetensi adalah hal yang pribadi.
Terkadang beberapa orang tidak mau untuk bersusah payah mengejar karir, dan
Isu 3 beberapa orang lainnya justru malu menunjukkan diri untuk berkompetisi.

Solusi :
Menetapkan peta kebutuhan jabatan, kompetensi, kualifikasi, dan skill agar
terlihat kebutuhan yang ada. Dengan adanya pemetaan pegawai, maka
pegawai yang tertinggal akan terpacu untuk mengejar ketertinggalan, dan
pegawai yang mumpuni bisa dapat promosi jabatan yang layak.
 “Belum ditetapkannya reward/punishment tentang disiplin
dan kinerja pegawai.”

Sebab :
• Kurangnya kontrol terkait disiplin pegawai
• Tidak adanya hukuman (punishment) atas pelanggaran disiplin
Isu 4 • Antara pegawai yang aktif dan yang tidak mendapatkan hak yang sama

Solusi :
Disiplin pegawai merupakan awal dari kinerja yang baik. Maka penegakan
disiplin perlu dilakukan dengan mempertimbangkan perilaku disiplin
pegawai. Penetapan pedoman pemberian reward/punishment perlu disusun.
 “Belum adanya evaluasi atas jabatan pegawai.”

Sebab :
• Anggapan bahwa sama-sama staf maka memiliki kompetensi yang sama pula
• Belum adanya permintaan/kebutuhan terkait evaluasi jabatan
Isu 5

Solusi :
Perlu dilakukan evaluasi kesesuaian antara kualifikasi dan kompetensi
seseorang dengan kebutuhan kualifikasi dan kompetensi suatu jabatan;
sehingga prinsip “the right man at the right place” bisa dilaksanakan.
 Analisa kualitas isu dengan metode USG
Kualitas
Peringka
No Nama Isu
U S G Jumlah t

1. Kurang tertibnya pengelolaan aset perlengkapan dan 3 5 3 11 4

peralatan kantor

2. Belum optimalnya register dan pengarsipan naskah dinas 5 3 5 13 1

3. Belum adanya perumusan kebutuhan diklat, ijin belajar, 3 5 4 12 2A

dan pengembangan karir pegawai

4. Belum ditetapkannya reward/punishment tentang disiplin 3 5 4 12 2B

dan kinerja pegawai

5. Belum adanya evaluasi atas jabatan pegawai 2 5 3 10 5

Isu Utama :
Belum optimalnya register dan pengarsipan naskah dinas –
Pelayanan Publik
URGENSITAS, (5) Isu sangat mendesak untuk segera diselesaikan
Naskah dinas merupakan bentuk dari perintah kedinasan, laporan kinerja, serta bukti
pertanggung jawaban adanya kegiatan.
merupakan kegiatan pokok/utama sebelum dilaksanakannya kegiatan lanjutan
(disposisi).

SERIOUSNESS, (3) Isu cukup serius untuk segera dibahas karena akan berdampak ke
hal yang lain
Naskah dinas menunjang kinerja organisasi, penyimpanan dokumen kerja,
pertanggungjawaban kegiatan, disposisi surat-surat, dan perintah pelaksanaan tugas.

GROWTH, (5) yaitu Isu sangat cepat berkembang, agar segera dicegah
jika tidak segera dilaksanakan justru akan menjadi gunung masalah yang semakin
bertumpuk. Permasalahan yang bertumpuk akan semakin sulit mengurai solusinya.
Strategi/gagasan
pemecah isu Memberikan pelatihan terkait tata cara
penyusunan naskah dinas

Menempatkan SDM yang mumpuni

untuk mengelola

Memanfaatkan teknologi informasi

untuk mengelola naskah dinas

Optimalisasi Register dan Pengarsipan Naskah Dinas melalui

“Nadi Dukcapil” (Naskah Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Strategi/gagasan pemecah isu
Optimalisasi Register dan Pengarsipan Naskah Dinas melalui
“Nadi Dukcapil” (Naskah Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Bojonegoro
1) Teknologi tepat guna dapat membantu tugas manusia
2) Teknologi informasi yang sederhana mudah
dioperasikan sekalipun oleh orang awam
3) Mengalih-tugasan dengan penggantian SDM yang
mumpuni belum tentu efektif pada tujuan
4) Dengan menggunakan teknologi, arsip digital bisa
sekaligus dilakukan.
SPBE
 “Nadi Dukcapil”
(Naskah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil)
GOOGLE GOOGLE GOOGLE DRIVE
FORMULIR SPREADSHEET
 K E G I A T AN :
TAHAPAN k e g iata n
t o r t e r ka i t
o rd i na si d e n g a n M en
) Ko ns u lt a s i d an ko
1 an
g a k a n d i la k u k
yan w a l ( p re-test)
ue s io n e r a
2) Sosialisasi k t a p e n u njang
l k a n d a
3) Mengumpu
istem
4) Menyusun S n e r a pa n S istem
a n P e
5) Sosialisasi d r A k h i r ( p o s t - te st)
Ev a l u a s i/ K u esione
6)
M en y u s u n L a poran
7)
 Konsultasi dan koordinasi dengan Mentor terkait kegiatan
01 yang akan dilakukan

TAHAPAN KEGIATAN :
1. Menyampaikan rencana
kegiatan kepada Mentor;
2. Melakukan diskusi dan
membuat catatan hasil diskusi,
dan melakukan revisi atas
konsep kerja (jika ada),
3. Meminta tanda tangan
persetujuan Mentor atas
A :
konsep kegiatan yang akan N :
dilaksanakan E :
Sopan
K :
20
A :
Berani, Peduli
Output :
Terlaksananya konsultasi dengan
Mentor terkait tahapan kegiatan yang
akan dilaksanakan.
 
Hasil :
1. Dokumentasi kegiatan konsultasi
dengan Mentor;
2. Notulen hasil diskusi,
3. Surat persetujuan tahapan
kegiatan.
Kejelasan Target
Kerakyatan
Cermat, Integritas Tinggi, Hormat dan
Inovasi, Berorientasi Mutu.
Disiplin, Tanggung Jawab, Kerja Keras,
02 Pembagian kuesioner awal (pre-test) kepada staf

Output :
TAHAPAN KEGIATAN : Terlaksananya sosialisasi kuesioner
awal (pre-test)
1. Membuat akun google khusus  
untuk pelaksanaan aktualisasi Hasil :
2. Membuat kuesioner yang 1. Akun google untuk pelaksanaan
aktualisasi,
menunjukkan kondisi awal
2. Draft kuesioner awal (pre-test),
sebelum dilaksanakannya 3. Dokumentasi konsultasi dengan
Aktualisasi dengan google form mentor
3. Menyampaikan bentuk 4. Dokumentasi pre-test.
kuesioner kepada Mentor
untuk dinilai A : Jujur, Netral, Transparan, Partisipatif
4. Mensosialisasikan kuesioner N : Tidak Diskriminatif, Amanah, Musyawarah
awal (pre-test) E : Hormat, Sopan, Menjaga Rahasia.
K : Efektivitas, Efisiensi.
A : Tanggung Jawab
21
03 Mengumpulkan data penunjang

TAHAPAN KEGIATAN : Output :

Tersusunnya bahan pelaksanaan
kegiatan.
1. Meminta ijin kepada Mentor  
untuk melakukan kegiatan Hasil :
pengumpulan data 1. File data penunjang,
2. Menyampaikan hasil 2. Nota ijin penggunaan data,
pengumpulan data kepada 3. Dokumentasi kegiatan konsultasi
Mentor dengan Mentor
3. Meminta ijin penggunaan
sumber data kepada Mentor
4. Mengorganisir sumber data A : Netral, Transparan, Konsisten, Tanggung
berdasarkan jenisnya Jawab
N : Amanah, Tanggung Jawab, Musyawarah
E : Menjaga Rahasia
K : Efektivitas, Efisiensi, Berorientasi Mutu.
22 A : Jujur, Disiplin, Tanggung Jawab.
04 Menyusun Sistem

Output :
TAHAPAN KEGIATAN :
Tersusunnya sistem sebagai gagasan
1. Merancang sistem/alur kerja pemecah isu.
2. Mengkonsultasikan dan menerima  
ide/ saran dari Mentor Hasil :
3. Membuat google spreadsheet untuk 1. Draft alur kerja sistem
menampung database, 2. Dokumentasi konsultasi dengan
4. Membuat google form yang mentor,
terkoneksi dengan google 3. Aplikasi register arsip naskah
spreadsheet untuk mempernudah dinas.
interface/antar muka sistem aplikasi
5. Membuat google drive untuk
menampung file naskah dinas A : Konsisten , Partisipatif.
6. Berkoordinasi dengan Mentor untuk N : Musyawarah
meminta masukan terhadap sistem E : Cermat, Hormat dan Sopan
yang dibangun dan melakukan K : Efektivitas, Efisiensi. Berorientasi Mutu.
perbaikan (jika ada) A : Sederhana
23
05 Sosialisasi dan Penerapan Sistem
TAHAPAN KEGIATAN :
1. Melaporkan hasil kerja kepada
Mentor selaku atasan langsung
2. Melakukan uji coba sistem
(Atasan menugaskan staf
terkait untuk melakukan uji
coba)
3. Memberikan
penjelasan/tutorial singkat
4. Melaksanakan perbaikan (jika
ada)
5. Menggunakan sistem secara
nyata
24
Output :
Terwujudnya tools/alat untuk
mengoptimalisasi register dan
kearsipan naskah dinas.
 
Hasil :
1. Foto kegiatan uji coba sistem
2. Catatan hasil/ perbaikan
3. Surat tugas pelaksanaan
sosialisasi,
4. Dokumentasi kegiatan
A : Konsisten , Partisipatif, Taat Perintah
N : Musyawarah
E : Taat Pada Peraturan, Cermat, Hormat,
Sopan, Gotong royong
K : Efektivitas, Efisiensi. Berorientasi Mutu.
A : Sederhana, Kerja Keras, Peduli.
06 Evaluasi/ Kuesioner Akhir (post-test)

TAHAPAN KEGIATAN : Output :

1. Berkoordinasi dengan Mentor
untuk pelaksanaan evaluasi
2. Mensosialisasikan kuesioner
akhir (post-test) menggunakan
google form
3. Melakukan evaluasi terhadap
hasil post-test
Terlaksananya evaluasi/kuesioner
akhir (post -test)
Hasil :
1. Dokumentasi kegiatan,
2. Dokumen kuesioner akhir (post-
test),
3. Evaluasi/ penilaian GAP antara pre-
test dengan post-test.

A : Netral, Transparan, Partisipatif

N : Tidak Diskriminatif, Amanah, Musyawarah
E : Hormat, Sopan
K : Efektivitas, Efisiensi, Berkomitmen Mutu
A : Tanggung Jawab
25
07 Menyusun Laporan

TAHAPAN KEGIATAN : Output :

Terlaksananya kegiatan sesuai tujuan
yang diharapkan.
1. Menyusun laporan  
tertulis Hasil :
1. Laporan hasil kegiatan
2. Catatan saran/ tindak lanjut
2. Membuat daftar saran
dan tindak lanjut

A : Kejelasan Target, Tanggung Jawab

N : Musyawarah, Tanggung Jawab
E : Taat Pada Peraturan, Cermat, Hormat,
Sopan, Gotong royong.
K : Efektivitas, Efisiensi. Berorientasi Mutu
A : Sederhana, Kerja Keras, Peduli
26
Kontribusi terhadap Tupoksi
Kegiatan dilaksanakan dengan memedomani tugas Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian yang tercantum pada
pasal 6, Peraturan Bupati Bojonegoro nomor 62 tahun 2020
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro; yaitu pada huruf :
 
(b) melaksanakan pengelolaan urusan tata usaha surat
menyurat dan kearsipan.
27
Penguatan Nilai Organisasi
Budaya Kerja Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Bojonegoro :
“Melayani Dengan Sepenuh Hati”
Branding Daerah :
“Bojonengoro Produktif dan Energik”
Nawa Bhakti Satya : 9 program utama gubernur
Jatim periode 2019-2024 (Jatim Sejahtera, Jatim
Kerja, Jatim Cerdas dan Sehat, Jatim Akses, Jatim
Berkah, Jatim Agro, Jatim Amanah, Jatim Berdaya,
dan Jatim Harmoni)
“CETTAR”
(Cepat, Efektif, Tanggap, Transparan, dan Responsif).
Jadwal Pelaksanaan
PELAKSANAAN
SEPTEMBER OKTOBER
No KEGIATAN M1 M2 M3 M4 M5 M1 M2 M3 M4 M5
BUKTI KEGIATAN
3-4 6-11 13-18 20-25 27-30 1-2 4-9 11-16 18-23 25-30
sep sep sep sep sep okt okt okt okt okt
Konsultasi dan koordinasi 1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Mentor;
3
1. dengan Mentor terkait kegiatan                   2. Notulen hasil diskusi,
sept
yang akan dilakukan 3. Surat persetujuan tahapan kegiatan
1. Akun google untuk pelaksanaan aktualisasi,
Sosialisasi kuesioner awal 2. Draft kuesioner awal (pre-test),
2.   8 sept                
(pre-test) 3. Dokumentasi konsultasi dengan mentor
4. Dokumentasi pre-test
1. File data penunjang,
Mengumpulkan data
3.   6-14 sept               2. Nota ijin penggunaan data,
penunjang
3. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Mentor.
1. Draft alur kerja sistem
13-17
4. Menyusun Sistem                   2. Dokumentasi konsultasi dengan mentor,
sept
3. Aplikasi register arsip naskah dinas.
1. Foto kegiatan uji coba sistem
Sosialisasi dan Penerapan 2. Catatan hasil/ perbaikan
5.       20 sept ~ 12 okt    
Sistem 3. Surat tugas pelaksanaan sosialisasi,
4. Dokumentasi kegiatan
1. Dokumentasi kegiatan,
Evaluasi/ Kuesioner Akhir 2. Dokumen kuesioner akhir (post-test),
6.               14 okt    
(post-test) 3. Evaluasi/ penilaian GAP antara pre-test dengan post-
test.
18, 20- 1. Laporan hasil kegiatan
7. Menyusun Laporan                  
21 okt 2. Catatan saran/ tindak lanjut
 TERIMA KASIH
Mohon doanya,
semoga pelaksanaan
aktualisasi lancar dan
hasil sesuai harapan.

Bekerja dengan ikhlas dan memberikan yang terbaik.

Draft Kuesioner pre-test/post-test
N
Pertanyaan 1 2 3 4 5
o
bagaimana kondisi kearsipan naskah dinas
1 Sangat buruk Buruk Cukup Baik Sangat baik
(persuratan) yang ada sekarang?
KADANG/
2Apakah anda memiliki arsip secara digital/softcopy TIDAK YA
MUNGKIN
KOMPUTER,
3Dimana anda menyimpan arsip digital? KOMPUTER KOMPUTER, FLASHDISK, DAN CLOUD
FLASHDISK
Seberapa sulit anda mencari arsip dokumen yang
4 Sangat sulit Agak sulit bisa mudah Sangat mudah
dibuat 6 bulan yang lalu
Bagaimana sikap anda jika diminta untuk mencari Saya bisa mencari Saya bisa
Sulit/tidak Besok ya… Beri saya waktu
5arsip dokumen yang anda buat beberapa bulan yang setelah membuka memberikan dlm
bisa saya cari dulu untuk mencari
lalu? beberapa folder waktu singkat

Seberapa sulit anda mencari arsip dokumen yang

6 Sangat sulit Agak sulit bisa mudah Sangat mudah
dibuat 3 bulan yang lalu?
Seberapa sulit anda mencari arsip dokumen yang
7 Sangat sulit Agak sulit bisa mudah Sangat mudah
dibuat 6 bulan yang lalu?
Seberapa sulit anda mencari arsip dokumen yang
8 Sangat sulit Agak sulit bisa mudah Sangat mudah
dibuat 1 tahun yang lalu?
Seberapa sulit anda mencari arsip dokumen yang
9 Sangat sulit Agak sulit bisa mudah Sangat mudah
dibuat 2 tahun yang lalu?
Ide yang sangat
1Bagaimana pendapat anda, jika terdapat aplikasi arsip Ide bagus/
Tidak perlu perlu boleh bagus/sangat
0digital untuk meregister naskah dinas? bermanfaat
bermanfaat