PENGELOLAAN KOLEKSI MUSEUM

 
Oleh
Prioyulianto Hutomo

Bimbingan Teknis Kurator Museum

Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman
Yogyakarta, 2017
Apakah Koleksi itu?
Peraturan Pemerintah #66, Tahun 2015, Tentang Museum
menyebutkan koleksi adalah:
Benda Cagar Budaya, Bangunan Cagar Budaya, dan/atau
Struktur Cagar Budaya dan/atau Bukan Cagar Budaya
yang merupakan bukti material hasil budaya dan/atau
material alam dan lingkungannya yang mempunyai nilai
penting bagi sejarah, ilmu pengetahuan, pendidikan,
agama. kebudayaan, teknologi, dan/atau pariwisata.
 Koleksi museum
merupakan inti yang
Menjadi “jiwa atau roh”
museum
.. dan hakekatnya KOLEKSI…..
- menyimpan memori umat manusia;
- masyarakat dapat mengetahui asal-usul
dan identitasnya;
- masyarakat dapat memperoleh pengetahuan tentang
perjalanan (perubahan) kebudayaannya;
- merasakan manfaat dan mendapat pengetahuan
tentang hubungan antara masa lampau dengan masa kini;
- menjadikan pengetahuan itu untuk menyongsong
masa yang akan datang.
……oleh karena itu dikatakan bahwa,

koleksi yang dimiliki merupakan representasi unik yang

mencerminkan usaha dan kemajuan budaya yang telah
dilalui oleh sebuah komunitas (historical development).
Hal itu menjadikan….…..

koleksi yang dimiliki setiap museum

merupakan asset utama; dan harus
dikelola dengan baik.
Benda apa yang dapat dijadikan koleksi museum?

Benda utuh; fragmen; replika; spesimen; hasil rekonstruksi

dan/atau hasil restorasi
Syarat benda yang akan dijadikan koleksi

 Sesuai dengan visi dan misi museum

 Jelas asal-usul benda
 Cara perolehan yang sah
 Kondisi keterawatan;
 Tidak menimbulkan efek negatif bagi manusia dan alam
 Pengelolaan koleksi meliputi:

Pengelolaan Administrasi:
a. Pengadaan dan Pencatatan Koleksi
b. Penghapusan dan Pengalihan Koleksi
c. Peminjaman Koleksi
Pengelolaan Teknis
a. Penyimpanan
b. Pemeliharaan
 PENGADAAN KOLEKSI
…..adalah kegiatan pengumpulan benda-benda yang akan
dijadikan koleksi museum, baik benda-benda asli maupun
benda-benda tidak asli (misal, replika); dilakukan oleh Tim
Pengadaan Koleksi yang dibentuk dengan keputusan kepala
museum dan bertugas melakukan kajian teknis yang meliputi
aspek: a) ilmiah; b) legalitas; dan c) fisik
Pengadaan koleksi umumnya dilakukan melalui:
 Hibah;
 Hasil pencarian;
 Imbalan jasa;
 Hasil temuan (survay atau ekskavasi arkeologi);
 Tukar-menukar dengan museum lain;
 Imbalan jasa;
 Pembelian;
 Hadiah;
 warisan.
 Konversi
Prinsip pengadaan koleksi yang berlaku umum:

 kemampuan museum untuk melestarikan.

 koleksi akan berguna bagi pengembangan museum.
 berdasarkan hasil kajian.
 tidak bertentangan dengan etika permuseuman
(contoh: asal usul dan kepemilikan benda yang akan dijadikan
koleksi, harus jelas.)
selain itu, pengadaan koleksi:

 harus terencana;
 dilakukan sesuai dengan kebutuhan atau untuk
melengkapi koleksi.
 benda mempunyai kapasitas untuk dipamerkan
dan/atau untuk penelitian.
Pengadaan koleksi sebaiknya juga sesuai dengan kebijakan
pengadaan koleksi yang mencakup, misalnya:

a. benda apa yang perlu dikoleksi;

b. cakupan wilayah benda yang akan dikoleksi (regional,

provinsi, lokal, atau sesuai dengan jenis museumnya);

c. cara memperoleh benda yang akan dijadikan koleksi;

kapan dan pada kondisi seperti apa koleksi dihapuskan.
Benda yang akan dijadikan koleksi juga harus,
o mempunyai nilai sejarah dan nilai ilmiah;
o dapat diidentifikasi secara jelas, wujud (morfologi),
tipe (tipologi), gaya, fungsi, makna,
asal secara historis dan geografis,
genus (untuk benda biologi)
atau periode untuk benda-benda alam;
o harus dapat dijadikan dokumen
bagi penelitian;
o harus dapat dijadikan monumen
atau akan menjadi monumen dalam
sejarah alam dan budaya.
Prosedur pengadaan koleksi:
1. membentuk tim pengadaan koleksi;
2. tim melakukan survay;
3. tim menilai beberapa hal benda calon koleksi melalui
kajian;
4. registrar mencatat usulan benda sesuai dengan
kriteria dan klasifikasinya;
5. tahap akhir, membuat keputusan layak atau tidak
layak benda tertentu tersebut dijadikan koleksi.
Harus diingat:

Setiap cara pengadaan akan berakibat atau

menyebabkan
berubahnya/beralihnya status kepemilikan benda;
oleh karena itu
pengalihan kepemilikan ini harus dilengkapi dengan
berita acara
yang merupakan dokumen legal tentang status atau
keberadaan
sebuah koleksi.
Pencatatan Koleksi
1. Registrar: Registrar melakukan registrasi.
2. Kurator: melakukan inventarisasi.
Registrasi dan Inventarisasi merupakan
dokumen koleksi yang menjadi satu
kesatuan dengan Koleksi.
(PP No 66 tahun 2015 pasal 17)
Registrasi dan Inventarisasi

Registrasi adalah pendokumentasian koleksi ke dalam

buku registrasi. Registrasi meliputi pemberian nomor
registrasi, membuat foto koleksi, dan pencatatan lalulintas
koleksi.
Inventarisasi adalah pencatatan koleksi
yang mencakup pengklasifikasian koleksi,
pemberian nomor inventaris, pembuatan
kartu katalog koleksi, dan pengisian
lembar kerja kuratorial.
Registrasi benda atau koleksi melalui tahapan:

1. Benda yang dibawa ke museum dibuatkan

-. deskripsi singkat
-. tanggal dicatat (entry)
-. nama dan tandatangan petugas museum yang menerima
-. nama, tandatangan orang yang membawa benda, dan alamat
lengkap orang tersebut.
(data ini dicantumkan dalam tandaterima benda, apabila seseorang
membawanya ke museum)
2. Benda diregistrasi dengan memasukkan informasi yang sudah
ada (tahap 1) kedalam lembaran dengan kolom data, ditambah
data:
-. nomor sementara
-. tanggal kedatangan benda
-. alasan pemberian, hibah, dan sebagainya
-. lokasi penyimpanan sementara
-. nama petugas museum penerima atau pembawa benda
3. Tahap ini merupakan penentuan terhadap benda yang dibawa ke
museum,
a. Benda tidak dikoleksi oleh museum;
b. Benda akan diterima sebagai koleksi pinjaman;
c. Benda akan menjadi milik museum (koleksi).

- Jika benda tidak dikoleksi, Registrar mencatat tanggal dan alasan pengembalian,
nama dan alamat benda tersebut dikirim kembali serta nama registrar.
- Jika sebagai pinjaman, ditentukan jangka waktunya; khusus untuk dipinjam
berjangka waktu panjang, benda diberi nomor unik dan dicatat dalam daftar.
- Jika dijadikan koleksi museum, benda diberi label dan nomor registrasi.
4. Data benda (koleksi) dicatat pada formulir registrasi yang setidak-
nya memuat: nama institusi, nomor registrasi, kata spesifik (kata
kunci), nama disertai deskripsi singkat, cara pengadaan, asal-usul

pengadaan (orang atau lembaga), tanggal pengadaan dan tanggal

pencatatan, lokasi permanen benda.
Disarankan setiap museum mengembangkan struktur data yang di-
sesuaikan dengan kebutuhan. Museum dapat menambahkan data
yang dianggap penting, misal ukuran, warna, ciri khusus
koleksi, harga, dan sebagainya.
5. Pembuatan foto dan atau gambar koleksi. Negatif foto dan atau
gambar yang dibuat diberi nomor serta dicatat pada formulir regist-
rasi.
6. koleksi telah terdaftar dan dapat disimpan ditempat sementara atau
ditempat permanen.
7. Salinan dokumen disimpan ditempat yang aman dari segala bentuk
ancaman.
8. Registrar dapat membuat kartu indeks agar semua informasi koleksi
mudah diakses.
Pemberian Nomor Registrasi

Nomor registrasi adalah nomor unik yang terdiridari sederetan

angka. Nomor registrasi diberikan berurutan berdasarkan urutan
masuk; dimulai dari angka satu.

Registrasi koleksi bisa dilakukan secara manual kedalam buku induk

registrasi; atau secara digital dengan memasukkan data registrasi
kedalam aplikasi komputer yang dirancang khusus untuk keperluan
Registrasi.
 Pemberian Label

Setiap koleksi harus diberi label. Label berisi informasi dasar koleksi.
Nomor registrasi koleksi dicantumkan pula pada label.
Nomor registrasi dapat dibuat berbentuk kode batang (barcode) atau
berbentuk kode QR. Nomor registrasi akan muncul dilayar komputer
bilamana alat pembaca optik (OCR) diarahkan pada kode batang atau
kode QR yang dibuat untuk setiap koleksi.
Inventarisasi Koleksi
 Setelah tahap kegiatan registrasi selesai, koleksi diserahkan kepada
petugas koleksi.
 Data dari buku registrasi sebagian besar dipindahkan ke buku
inventaris koleksi yang dilengkapi dengan deskripsi benda.
 Koleksi diberi nomor inventaris berdasarkan pada jenis klasifikasi
dan jumlah koleksi dalam satu jenis klasifikasi.
 Koleksi diklasifikasi berdasarkan kriteria tertentu: menurut disiplin
ilmu, sub disiplin ilmu dan/atau yang bersifat konfensi, bahan, asal
daerah, kronologi, dan sebagainya. Tujuan pengklasifikasian koleksi
adalah menciptakan keseragaman dan kelancaran dalam
pengelolaan koleksi.
 Selanjutnya adalah mengkatalogisasi koleksi, yaitu merekam
koleksi secara verbal maupun visual serta menguraikan identifikasi
koleksi pada lembaran kerja berformat tertentu (=Kartu
Katalogus).
 Data yang dicantumkan, adalah: nama benda; nomor registrasi;
nomor inventaris; ukuran dan timbangan; asal benda; cara
perolehan; tanggal pengadaan; lokasi penyimpanan di museum;
keterangan singkat tentang benda.
Penyimpanan Koleksi
Koleksi disimpan di ruang penyimpanan; atau di ruang pamer;
Penyimpanan harus memperhatikan kelestarian dan perlindungannya
yang meliputi: penyelamatan, pengamanan, dan pemeliharaan.
Koleksi dapat disimpan di ruang simpan (tertutup), apabila ukuran
memungkinkan, maupun ruang simpan terbuka; dan harus sudah
terregistrasi serta sudah dilakukan perawatan.
Koleksi disimpan pula di ruang pamer terbuka maupun tertutup
dengan syarat, sudah diregistarasi, sudah diteliti, dan memiliki
informasi, serta sudah dilakukan perawatan.
Perlakuan Koleksi Unik dan langka

Perlakuan khusus harus diberikan pada koleksi unik maupun

koleksi langka dengan cara:
 menyimpannya di ruangan yang terjamin keamanannya;
 atau dibuatkan replika sebelum dipamerkan (atau untuk
keperluan dipamerkan)
 Koleksi di Ruang Simpan
• Memberi kartu simpan, masing-msing diletakkan di bagian
administrasi dan di dalam rak atau dalam lemari simpan.
Kartu simpan berfungsi untuk memudahkan melokalisir
koleksi yang ditempatkan di ruang pameran atau
ruang simpan.
• Menempatkan koleksi di dalam kotak khusus atau
membuat pembatas antar koleksi agar tidak saling
bersentuhan.
• Koleksi tekstil disimpan dengan cara tidak dilipat. Koleksi pakaian
harus digantung.
• Membuat berita acara pemindahan koleksi yang dicantumkan
dalam kartu simpan, bila koleksi akan dikeluarkan dari ruang
simpan.
 Pemeliharaan
• Pemeliharaan koleksi dilakukan oleh Konservator Koleksi;
• Pemeliharaan koleksi wajib dilakukan secara terintegrasi oleh
pengelola museum dengan berpedoman pada Prosedur Operasional
Standar;
• Sarana dan prasarana pemeliharaan koleksi wajib
disediakan; dan Kepala Museum bertanggungjawab
atas ketersediaannya.
Pengalihan Koleksi
Dilakukan apabila koleksi tidak sesuai dengan visi dan misi museum;
pengelola museum dapat membuat keputusan untuk mengalihkan
koleksi tersebut kepada museum lain.

Koleksi dialihkan sebagai akibat pemecahan atau penggabungan

museum.
Meminjam atau Meminjamkan Koleksi
Pengelola museum dapat melakukan peminjaman atau meminjam
koleksi kepada atau dari museum lain, instansi lain, atau perorangan.
Peminjaman atau meminjam koleksi merupakan sebuah proses
berpindahnya objek dari satu museum ke museum lainnya; atau
lembaga lain; atau perorangan, tanpa terjadi perpindahan
kepemilikan.
Setiap tindakan peminjaman atau meminjamkan koleksi pasti akan
menimbulkan berbagaimacam risiko: rusak, hilang, musnah,
misalnya.
Oleh karena itu harus dengan perjanjian tertulis yang memuat segala
hak, kewajiban, dan sanksi para pihak.
Tujuan dan Syarat Pinjam-meminjam
Tujuan: kepentingan kebudayaan; pengembangan pendidikan dan
ilmu pengetahuan; penelitian; dan/atau promosi dan
informasi.
Syarat: -. memperhatikan pelestarian koleksi;
-. menjaga keseimbangan substansi tata pameran tetap
di museum.
-. peminjaman ke luar negeri, seijin Menteri
-. peminjam harus menjamin keterawatan dan keamanan
koleksi yang dipinjam.
Perlu diperhatikan pula

Peminjaman harus dilakukan secara profesional dan penuh rasa

tanggungjawab;
Koleksi harus diasuransikan;
Tidak untuk maksud komersial;
Tidak untuk waktu yang tidak terbatas (permanen);
Tidak diperkenankan menduplikasi dan reproduksi tanpa ijin tertulis;
Perjanjian peminjaman antarnegara mengacu pada perjanjian
bilateral maupun multilateral dalam bidang kebudayaan antar
negara.
 PENGHAPUSAN KOLEKSI
Apabila: rusak, hilang, musnah, dan/atau bahannya
membahayakan; karena berubah kepemilikannya
kepada museum lain apabila tidak sesuai dengan
visi dan misi dan/atau jumlahnya banyak.
Penghapusan koleksi tidak menghapus catatan
pada registrasi dan inventaris.
...penghapusan koleksi
Kepala museum membentuk Tim Penghapusan Koleksi
yang terdiri dari:
a). Register; b). Kurator; c). Konservator
Tugas tim penghapusan koleksi adalah
melakukan kajian: a. Ilmiah; dan b. Fisik

Hasil kajian diserahkan kepada kepala

museum untuk diputuskan atau ditetapkan;
Penghapusan koleksi dilakukan harus hanya didasari
alasan-alasan yang telah melalui penilaian dan
pertimbangan yang sangat ketat karena terkait erat
dengan aspek hukum dan etika.
Terimakasih