PANDUAN

PENJAJARAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN (SHELVING)

Penyusun:
Wahid Nashihuddin, SIP.

PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
2015

1
 KATA PENGANTAR

Salam,

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala limpahan rahmat,
karunia, dan hidayah-Nya kepada Tim Perpustakaan sehingga dapat mengerjakan dan
menyelesaikan buku panduan yang berjudul “Penjajaran Koleksi Perpustakaan (shelving)”
dengan baik dan lancar.
Buku panduan ini merupakan suatu pedoman ideal bagi pengelola dan petugas
Perpustakaan PDII-LIPI dalam menata, menyusun, dan menjajarkan koleksi perpustakaan. Isi
buku ini merupakan panduan praktis tentang pelaksanaan penjajaran koleksi perpustakaan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tentunya dalam penyusunan buku ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi
bahasa, ejaan kata, diksi, format/sistematika, serta substansi informasi. Untuk itu, saran dan
masukan positif dari berbagai pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan informasi
buku ini.

Terimakasih.

Jakarta, 15 Januari 2015

Penyusun,

Wahid Nashihuddin, SIP.

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………………………………………………………….. 1
KATA PENGANTAR……………………………………………………………………........................…………….. 2
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………………………………………….. 3

1. PENDAHULUAN………………………………………………………………………………………………………. 4
2. DASAR KEGIATAN……………………………………………………………………………………………………. 4
3. PELAKSANA KEGIATAN……………………………………………………………………………………………. 4
4. WAKTU DAN TEMPAT…………………………………………………………………………………………….. 5
5. TUJUAN DAN SASARAN…………………………………………………………………………………………… 5
6. MEKANISME KEGIATAN…………………………………………………………………………………………… 5
7. SUSUNAN SHELVING KOLEKSI…………………………………………………………………………………… 6
8. ALUR KEGIATAN……………………………………………………………………………………………………… 8
9. PENUTUP………………………………………………………………………………………………………………… 8

LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1: Data Kegiatan Penataan Koleksi/Shelving……………………………………………. 9
Lampiran 2: Data Koleksi Perpustakaan yang Rusak………………………………………………... 10

3
1. PENDAHULUAN
Perpustakaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan
Indonesia (PDII-LIPI) merupakan perpustakaan khusus milik pemerintah yang bertugas
menyediakan informasi atau literatur ilmiah bagi sivitas LIPI dan masyarakat yang
memiliki kepentingan dalam kegiatan riset dan pendidikan. Sedangkan fungsi
perpustakaan khusus diantaranya adalah mengorganisasikan materi perpustakaan dan
mendayagunakan koleksi (SNI 7496-2009). Adapun tujuan dari kegiatan
pengorganisasian materi perpustakaan adalah untuk memudahkan pemustaka dalam
menelusur/menemukan kembali informasi secara cepat dan tepat.
Salah satu kegiatan pengorganisasian materi perpustakaan adalah penjajaran koleksi
(shelving). Penjajaran koleksi adalah kegiatan penempatan dan penyusunan kembali
bahan pustaka pada rak berdasarkan nomor panggil buku, abjad judul, atau sejenisnya,
termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan stock opname (Peraturan Kepala
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang petunjuk teknis
jabatan fungsionalpustakawan dan angka kreditnya).
Koleksi perpustakaan yang sudah diproses di bagian pengolahan, kemudian ditata dan
disusun di rak penyimpanan berdasarkan sistem penjajaran koleksi yang berlaku. Dalam
penjajaran koleksi, perpustakaan juga perlu menyediakan petunjuk informasi yang jelas
kepada pemustaka agar dalam menelusur dan mencari koleksi di rak dengan mudah,
cepat, dan tepat. Buku ini menjelaskan secara praktis dan sistematis tentang
pelaksanaan kegiatan penjajaran koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI.

2. DASAR KEGIATAN
1) Undang-Undang Perpustakaan No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Pasal 7 1c
bahwa Pemerintah berkewajiban menjamin ketersediaan layanan perpustakaan
secara merata di tanah air.
2) Hasil Rapat Koordinasi Layanan Perpustakaan Hari Sabtu (Peningkatan Layanan
Perpustakaan Kegiatan DIPA PDII-LIPI Tahun 2015, tanggal 9 Januari 2015.

3. PELAKSANA KEGIATAN
 Pelaksana/petugas kegiatan shelving koleksi Perpustakaan PDII-LIPI, antara lain:
1) Kepala Bidang Diseminasi Informasi, sebagai penanggung jawab kegiatan.
2) Manajer Layanan Perpustakaan, sebagai koordinator kegiatan.
3) Penanggung Jawab Kegiatan Layanan Perpustakaan Hari Sabtu.
4) Staf layanan perpustakaan dan/atau Bidang Diseminasi Informasi.
5) Staf bidang/bagian lain yang telah ditunjuk dan ditetapkan sebagai petugas
shelving.
 Jumlah pelaksana/petugas disesuaikan dengan kebutuhan, tergantung pada jumlah
dan jenis koleksi yang di-shelving.
 Pelaksana yang berperan sebagai pimpinan shelving adalah Kepala Bidang Diseminasi
Informasi, Manajer Layanan Perpustakaan, dan/atau Penanggung Jawab Layanan
Perpustakaan Hari Sabtu.

4
  Tugas dan tanggung jawab (job description) tim pelaksana shelving adalah:
1) Pimpinan
a. Memberikan arahan dan instruksi pelaksanaan shelving (briefing) secara jelas
dan tegas;
b. Memfasilitasi perlengkapan dan kebutuhan akomodasi para petugas shelving.
c. Membuat laporan kegiatan shelving.
d. Mengevaluasi kegiatan shelving dan menetapkan tindakan perbaikan
seperlunya.
2) Anggota
a. Melaksanakan shelving koleksi sesuai dengan arahan dan instruksi pimpinan
shelving.
b. Mencatat data kegiatan shelving sebagai laporan hasil kegiatan dan bahan
evaluasi pimpinan shelving.

4. WAKTU DAN TEMPAT

 Waktu: jam kerja layanan perpustakaan (Senin-Jum’at) dan layanan perpustakaan
hari sabtu. Waktu kegiatan diatur dan dikoordinasikan sesuai dengan kesepakatan
bersama, sekitar 1-2 jam atau sesuai instruksi pimpinan shelving.
 Tempat: ruang koleksi Perpustakaan PDII-LIPI di Lantai 3, 4, atau 5.

5. TUJUAN DAN SASARAN

 Tujuan: menata dan menyusun kembali koleksi perpustakaan sesuai rak
penyimpanan semula berdasarkan jenis koleksi dan kode panggilnya (nomor klas).
 Sasaran:
1) Tersusunnya semua koleksi perpustakaan di rak penyimpanan semula rapih dan
sistematis sehingga mudah ditelusuri oleh petugas dan pemustaka.
2) Terdatanya koleksi yang bermasalah, seperti koleksi yang tidak sesuai jenis dan
tempatnya ataupun koleksi rusak (sehingga perlu dilakukan perbaikan
secepatnya).
3) Terbangunya kesadaran dan komitmen bersama di antara para pengelola dan
petugas perpustakaan untuk senantiasa menjaga keindahan dan kenyamanan
ruang perpustakaan.

6. MEKANISME KEGIATAN
Pelaksanaan shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI dilakukan berdasarkan
mekanisme dan ketentuan berikut ini.
1) Prioritas shelving pada:
a) Prioritas pertama, koleksi yang telah dibaca/digandakan oleh pemustaka saat itu;
b) Prioritas kedua, koleksi hasil kegiatan manajemen koleksi, seperti koleksi pasca-
fumigasi, koleksi hasil perbaikan (karena rusak ringan), dan koleksi yang dijilid
ulang;

5
 c) Prioritas ketiga, koleksi baru perpustakaan (yang dikirim dari bagian pengolahan
literatur);
d) Prioritas keempat, koleksi yang telah dipinjam/digunakan pemustaka dan
pegawai internal PDII-LIPI.

2) Acuan shelving pada:

a) Acuan pertama, koleksi disusun berdasarkan jenis koleksi, misalnya koleksi
umum, referensi, meja informasi, TTG, karya LIPI, Ilmu Perpustakaan,
Jurnal/Majalah, Laporan Penelitian, Tesis/Disertasi, koleksi Wanita dan Anak,
koleksi khusus, serta majalah popular.
b) Acuan kedua, koleksi disusun berdasarkan nomor klasifikasi, dari urutan terkecil
hingga terbesar (klasifikasi dengan sistem DDC 000 – 900).
c) Acuan ketiga, koleksi disusun menurut huruf, nomor, atau kode lain (selain
sistem DDC) yang tercantum pada label koleksi (kode panggil), misalnya kode
panggil pada koleksi laporan penelitian, tesis/disertasi, TTG, CD/DVD, dan
mikrofis/film.
d) Acuan keempat, koleksi didusun menurut abjad/alfabet 3 huruf pertama dari
nama penulis/pengarang (perlu dicek secara cermat dan teliiti mulai huruf
pertama sampai ketiga).
e) Acuan kelima, koleksi disusun menurut abjad/alfabet 1 huruf pertama dari judul
koleksi.
f) Acuan keenam, koleksi disusun/diurutkan berdasarkan jilid, cetakan, atau
volume terbitan;
g) Acuan ketujuh, koleksi disusun di rak/tempat lain dari sebelah kiri ke kanan
dalam satu rak dari atas ke bawah (lihat sekat rak).
3) Pelaksanaan shelving harus dilakukan secara cermat dan teliti, baik yang
dilaksanakan harian, mingguan (piket sabtu), maupun bulanan berdasarkan pada
prioritas dan acuan kegiatan di atas.
4) Pelaksanaan shelving ditarget secara jelas berdasarkan arahan dan instruksi
pimpinan shelving.
5) Pelaksanaan hasil kegiatan shelving koleksi tercatat secara jelas sebagai bahan
laporan dan evaluasi kegiatan (hasil kegiatan shelving pada formulir yang ditetapkan,
lihat Lampiran 1 dan Lampiran 2).

7. SUSUNAN SHELVING KOLEKSI

1. Shelving Koleksi Buku Umum, Referensi, Karya LIPI, Ilmu Perpustakaan, Prosiding/
Makalah, dan Koleksi Khusus (Hicks/IPSK)
Contoh 1:

615.32 615.32 615.32

Dal Mck Sud
a b a
6
 Contoh 2:

629.230218 629.230218 629.230218

Aut Wel Wel
a
Contoh 3:

499.22113 449.2213 499.22213

Kam Kam Kam

Contoh 4:

499.22113 449.22121 499.2213

Kam Dut Arb

Contoh 5:

332.109595 332.109598 332.10998

Wir Ind Stu

Contoh 6: Koleksi Berjilid

620.11 620.11 620.11

Ann Ann Ann

Vol.01.01 Vol.01.02 Vol.01.03

2. Shelving Koleksi TTG

Contoh 1: Koleksi Buku TTG dan Kliping

Ang Are Arb

Contoh 2: Koleksi TTG dalam Box

A B B1 B2

7
 3. Shelving Koleksi Hasil Penelitian
Contoh 1: Koleksi Laporan Penelitian (Umum dan LIPI)

93/1666 93/1667 93/1668

Contoh 2: Koleksi Tesis/Disertasi

05/5044 05/5045 05/5046

Contoh 3: Koleksi Riset Unggulan Terpadu (RUT)

I/665 I/665 I/665

Kar Sya Sya
b p s

8. ALUR KEGIATAN
Agar pelaksanaan kegiatan shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI berjalan tertib dan
lancar, maka ditetapkan alur kegiatan sebagai berikut.

Briefing oleh Pimpinan Shelving (Koordinasi Kegiatan)

Penetapan Job Description Pelaksana/Petugas Shelving

Pelaksanaan Shelving Berdasarkan Prioritas dan Acuan Kegiatan

Kecermatan Pencapain Pembuatan Evaluasi

dan Ketelitian Target Laporan Kegiatan

9. PENUTUP
Buku panduan ini diharapkan dapat dibaca dan dipahami bersama oleh para
pelaksana/petugas shelving koleksi di Perpustakaan PDII-LIPI sehingga dalam
pelaksanaannya dapat berjalan tertib dan lancar dengan hasil yang memuaskan.

8
 Lampiran 1
DATA KEGIATAN PENATAAN KOLEKSI/SHELVING
PERPUSTAKAAN PDII-LIPI
BULAN:..............................

Tanggal Kode Panggil Koleksi Keterangan

9
 Lampiran 2
DATA KOLEKSI PERPUSTAKAAN YANG RUSAK
PERPUSTAKAAN PDII-LIPI
BULAN:..............................

Tanggal Kode Panggil Koleksi Keterangan

10