Perencanaan dan Pengaturan

TI
Team Teaching
Menyusun dan mengembangkan IT Master
Plan dan arsitektur TI
• Penting menyusun pembangunan dan pengembangan TI di sebuah institusi.
• Tujuan penyusunannya adalah untuk menjamin bahwa seluruh sumber daya
yang dimiliki diarahkan demi kepentingan dan kebutuhan
organisasi/perusahaan.
• Untuk memastikan tingkat efektivitas dan efisiensi pengembangan TI
diperlukan keselarasan tujuan organisasi dengan program proyek
pengembangan TI.
• Kelemahan perusahaan yang tidak punya master plan pengembangan TI
adalah terbangunnya sistem yang tidak dipergunakan atau berkinerja
rendah, mubazirnya penggunaan uang, dll.
5 aktivitas pengembangan renstra TI
• Mendefinisikan kebutuhan organisasi terhadap TI
• Menetapkan aspek atau komponen kinerja yang tergantung dengan TI
• Menyusun renstra TI untuk 5 tahun
• Mengembangkan rencana jangka pendek
• Menganalisa dan menyusun strategi pengelolaan seluruh proyek
pengembangan TI
Menetukan arah dan tujuan Teknologi
• Berdasarkan renstra dan arsitektur informasi yang telah disusun dan
didefinisikan tipe, jenis, dan karateristik teknologi yang perlu
dibangun harus ditentukan.
• Teknologi harus didasarkan pada jenis layanan sistem informasi yang
dibutuhkan oleh bisnis maupun organisasi.
• Fokus penentuan arah dan tujuan teknologi
• Menentukan standar yang dipilih
• Model pengadaan yang di adopsi
• Arsitektur infrastruktur dan jaringan yang akan dikembangkan
• Strategi migrasi antar sistem yang akan digunakan sebagai pendekatan
Lanjutan
• Hal yang perlu dipertimbangkan adalah dinamika perubahan yang
terjadi di sekitar organisasi, dimana teknologi yang dipilih harus dapat
senantiasa mengikutinya.
• 5 aktivitas utama yang harus dijalankan
• Menyusun rencana pengembangan dan pemiliharaan infrastruktur teknologi
• Memilih dan memastikan dipergunakannya standar
• Menetapkan dan mensosialisasikan standar teknologi
• Mengawasi perubahan teknologi
• Menentukan kebutuhan dan peranana teknologi baru di masa mendatang
Mendefinisikan proses pengelolaan teknologi
informasi
• Dalam sebuah organisasi yang memanfaatkan IT dan berbasis asas
transparansi dan akuntabilitas, perlu secara jelas dirumuskan peranan,
fungsi, tugas, dan tanggung jawab setiap individu yang mengelola maupun
menggunakannya.
• Pimpinan organisasi harus memastikan adanya strategi, aturan, kebijakan,
dan prosedur yang harus ditaati oleh stakeholder internal, agar objektifitas
keberadaan TI dapat terwujud.
• 3 konstituen yang harus jelas peranan dan fungsi pengelolaan TI
• Manajemen selaku pengambil keputusan
• Divisi TI selaku penyelenggara dan pelaksana
• Segenap karyawan serta pihak lain sebagai pengguna teknologi
lanjutan
• 5 aktivitas utama yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam
pengelolaan TI
• Membentuk struktur organisasi
• Merancang kerangka proses secara utuh dan lengkap terkait dengan
manajemen pengelolaan TI yang ada pada organisasi
• Memetakan dan menetapkan seluruh pemiliki sistem dan aplikasi
• Memetakan dan menetapkan para pemilik data, konten, informasi, atau
pengetahuan dalam ruang lingkup organisasi
• Mengembangkan dan menrapkan seluruh aturan dan kebijakan TI di setiap
lini organisasi berdasarkan tupoksi masing-masing.
Lanjutan
• Organisasi yang baik memiliki struktur orgnisasi yang fleksibel dan
adaptif, dimana mampu dengan mudah beradaptasi dengan berbagai
perubahan dan dinamika yang terjadi.
• Dalam konteks ini, sistem dan teknologi informasi secara langsung
dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan baru, dengan cara
menyelaraskan 3 komponen utama dalam perubahan, yaitu: people,
proses dan teknologi.
Mengelola investasi TI
• investasi pengembangan dan pembangunan TI membutuhkan modal
keuangan yang banyak.
• Para pemangku kepentingan harus dapat menganggarkan kebutuhan
investasi TI
• Anggarannya tidak saja terbatas pada jumlah investasi, namun juga
keperluan operasional lainnya. (total cost of ownership).
• Investasi yang baik dihitung dengan berbasis pada manfaat yang
diperoleh (cost benefit analysis)
lanjutan
• 5 aktivitas utama yang harus dilakukan
• Menetapkan portofolio program Berdasarkan renstra
• Menetapkan portofolio proyek
• Menetapkan portofolio pelayanan
• Menyusun dan mengelola proses penganggaran TI
• Mengidentifikasi, mengkomunikasikan, dan memonitor investasi TI dan hasil
analisa biaya manfaat.
Lanjutan
• Cara yang dipergunakan untuk mengukur keberhasilan investasi TI
dalam sebuah organisasi
• Mengukur rata-rata biaya per transaksi
• Deviasi antara anggaran dan realisasi
• Persentasi antara pengeluaran TI dengan besarnya manfaat yang diperoleh
perusahaan.
Sosialisasi arah dan tujuan keberadaan TI
• Manajemen harus melakukan sosialisasi visi, misi, kebijakan, maupun
prosedru TI ke seluruh jajaran karyawan.
• Dasar dari sosialisasi manfaat TI ini adalah rencana bisnis dan rencana
strategis pengembangan TI.
• Organisasi harus memiliki dokumen panduan manajemen resiko TI.
Mengelola SDM TI
• Teknologi informasi harus dikelola oleh orang-orang yang kompeten di
beragam bidang, seperti: jaringan, software, aplikasi, database, data
center, pelatihan, proses bisnis, dsb.
• Oleh karena itu maka proses perekrutan, penempatan,
pengembangan, penialaia, pengawasan para personel TI di
perusahaan harus dikelola secarra professional.
• 2 aktivitas utama dalam mengelola SDM Ti
• Mengidentifkasi kebutuhan SDM IT dengan kompetensi dan keahlian tertentu
• Menerapkan berbagai kebijakan, aturan dan prosedur terkait dengan
manajemen SDM IT. Ex. Rekrutmen, dll
Lanjutan
• Pendekatan yang dilakukan untuk mengukur efektifitas pengelolaan
SDM IT
• Tingkat kepuasan stakeholder terhadap kinerja SDM IT
• Tinggi rendahnya perputaran karyawan
• Persentas karyawan yang memiliki sertifikat kompetensi
Memastikan kualitas IT
• Quality Management System (QMS) -> standar baku manajemen
pengelolaan kualitas.
• TI sebagai enabler (penentu) bisnis
• TIK harus memiliki standar kualitas yang jelas untuk memastikan
tercapainya kinerja sebagaimana yang diharapkan.
Lanjutan
• 5 aktivitas utama dalam memastikan kualitas TI
• Mendefinisikan peran strategis dan ruang lingkup sistem manajemen mutu
yang diadopsi oleh organisasi
• Mengembangkan dan memilihara sistem manajemen mutu yang disepakati
secara bersama
• Menyusun dan memperkenalkan standar kualitas kinerja TI di seluruh jajaran
organisasi
• Menyusun dan mengelola rencana impelemtasi standar dan perbaikan
kualitas yang berkesinambungan
• Mengukur, memantau, dan memonitori kinerja TI berdasarkan standar
kualitas yang telah ditentukan.
Lanjutan
• Cara untuk mengukur tingkat efektifitas pelaksanaan proses ini, misalnya
adalah dengan menggunakan indicator sebagai berikut
• Tingkat kepuasan pengguna yang dinyatakan dalam indeks
• Persentasi dari proses TI yang secara rutin diaudit oleh unit pengendalian internal
atau eksternal
• Hasil temuan audit terhadap ketidakpatuhan atau ketidaksesuaian manajemen TI
dengan standar yang diadopsi
• Komparasi tingkat kinerja pada organsasi serupa atau koompetitor usaha

Target akhir dari proses ini adalah memastikan terintegrasinya budaya kualitas di
seluruh aktivitas pengelolaan TI. Budaya untuk senantiasa mengukur dan berusaha
mencapai sasaran objektif yang telah ditentukan.
Mengkaji dan mengelola risiko TI
• Penerapan TI bisa memberikan manfaat dan memberikan risiko
• 10 aktivitas yang dilakukan
• Mengakaji dan menentukan profil risiko yang dihadapi
• Memahami relevansi risiko dengan objektif bisnis atau misi organsasi
• Memahami relevansi risiko dengan obyektif proses bisnis
• Mengidentifikasi objektif TI dan posisi risiko
• Mengidentifikasi kejadian (even) yang terkati dengan risiko organisasi
• Mengkaji risiko terkait dengan potensi kejadian
• Menentukan dan mengevaluasi model tanggapan terhadap risiko yang terjadi
• Memprioritaskan dan merencanakan aktivitas pengendalian
• Menyepakati dan memastikan adanya rencana aksi yang disetujui
• Memantau dan mengawasi rencana penanganan risiko
Mengelola proyek TI
• Seluruh pembangunan dan pengembangan aplikasi TI dilaksanakan
berbasis proyek.
• Perusahaan yang baik harus memiliki kerangka manajemen proyek TI
yang jelas, logis, sistematik, dan efektif.
• Kerangka standar pengelolaan proyek harus menjadi acuan bagi
seluruh stakeholder untuk memastikan bahwa proyek berhasil
mencapai outcome sesuai dengan jangka waktu dan besaran biaya
yang telah ditetapkan sebelumnya adlam tahap perencanaan.
lanjutan
• 7 aktivitas utama yang harus dilaksanakan dalam proses ini
• Mendefinisikan kerangka investasi program dan proyek TI
• Mengembangkan dan memutakhirkan kerangka pengelolaan proyek TI
• Mengembangkan dan memutakhirkan sistem manajemen, pemantauan, dan
pengukuran proyek TI
• Membangun sistem tatakelola proyek terkait dengan ruang lingkup,
manajemen, waktu, penetapan kualitas, perkiraan biaya, pengelolaan risiko,
dan model komunkasi
• Memastikan adanya komitmen dan partisipasi stakeholder proyek
• Memastikan efektivitas pengedalian dan perubahan proyek
• Mendefinisikan dan menerapkan audit proyek.
Lanjutan
• Sukses tidaknya pengelolaan program atau proyek didalam organisasi
dapat dilihat melalui sejumlah indicator, seperti:
• Persentase dari proyek yang selesai tepat waktu, tepat biaya, dan tepat
sasaran
• Persentase dari proyek yang mengikuti sesuai standar manjemene
berdasarkan hasil audit
• Persentase dari proyek yang didukung penuh oleh direktur utama
• Persentase dari proyek yang diterapkan sesuai dengan perencanaan.