SEMINAR EVALUASI

RANCANGAN AKTUALISASI
Pelatihan Dasar CPNS Formasi Umum Kementerian Dalam Negeri

Optimalisasi Pengelolaan Surat Keluar/Masuk

Melalui Sistem Digitalisasi Pada Subdit
Fasilitasi Kelembagaan Pendukung
Perangkat Desa

Oleh:

Robertha Astri Karunia Dewi Rizkwanti, S.IAN

NIP. 199505132020122021
2021 Sistematika Rancangan
Latsar CPNS Aktualisasi
Kemendagri 01 Profil Instansi dan Jabatan
Penjelasan singkat lokus pelaksanaan rancangan aktualisasi

02 Rancangan Aktualisasi
Penjelasan singkat deskripsi isu, penetapan isu, penyebab core
isu, gagasan kreatif, dan matriks rancangan aktualisasi, dan
matriks habituasi.

03 Rencan Aktualisasi
Penjelasan singkat timeline pelaksanaan rancangan aktualisasi

04 Referensi
Daftar singkat sumber-sumber referensi yang digunakan
 Kementerian Dalam Negeri yang Adaptif, Profesional, Proaktif, dan
Inovatif (APPI) dalam memperkuat penyelenggaraan pemerintahan
dalam negeri, untuk mewujudkan Visi dan Misi Presiden dan Wakil
Presiden; Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan
Berkepribadian berlandaskan Gotong Royong

MISI
1) Memperkuat implementasi ideologi Pancasila untuk menjaga kebhinekaan,
persatuan dan kesatuan, demokratisasi, serta karakter bangsa dan stabilitas
politik dalam negeri.
2) Meningkatkan kapasitas dan kualitas SDM aparatur pemerintahan dalam
negeri dalam rangka pemantapan pelayanan public dan reformasi birokrasi.
3) Meningkatkan sinergi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
daerah dan desa, melalui efektivitas penyelenggaraan desentralisasi dan
otonomi daerah, penyelarasan pembangunan nasional dan daerah,
pengelolaan keuangan pemerintah daerah yang akuntabel dan berpihak
kepada rakyat, peningkatan tata Kelola pemerintah desa yang efektif dan
efisien, pendayagunaan administrasi kependudukan, serta penguatan Visi & Misi
administrasi kewilayahan dan penyelenggaraan trantibmlinmas.
 a. Penyiapan bahan perumusan
kebijakan di bidang fasilitasi
penataan lembaga
kemasyarakatan desa dan
pemberdayaan perangkat desa
b. Penyiapan bahan pelaksanaan
kebijakan di bidang fasilitasi
penataan lembaga
kemasyarakatan desa dan
pemberdayaan perangkat desa
c. Penyiapan bahan pelaksanaan
pembinaan umum dan
koordinasi di bidang fasilitasi
penataan lembaga
kemasyarakatan desa dan
pemberdayaan perangkat desa
d. Penyiapan bahan penyusunan
norma, standar, prosedur, dan
kriteria di bidang fasilitasi
penataan lembaga
kemasyarakatan desa dan
pemberdayaan perangkat desa
e. Penyiapan bahan pelaksanaan
pemantauan, evaluasi, dan
pelaporan di bidang fasilitasi
penataan lembaga
kemasyarakatan desa dan
pemberdayaan perangkat desa
Mewujudkan efektivitas f. Penyiapan bahan pemberian
Fungsi Subdirektorat Fasilitasi Kelembagaan penyelenggaraan tugas-tugas bimbingan teknis dan supervisi di
bidang fasilitasi penataan
Pendukung Perangkat Desa pemerintahan umum di bidang fasilitasi lembaga kemasyarakatan desa
kelembagaan dan kerja sama desa dan pemberdayaan perangkat
desa.
 Profile Peserta

Robertha Astri Karunia Dewi Rizkwanti, S.IAN

NIP. 199505132020122021

Staf Subdit Fasilitasi Kelembagaan

Pendukung Perangkat Desa, Direktorat
Jenderal Bina Pemerintahan Desa
 Deskripsi Isu

Kaitan Agenda III

Penyebab
1. Manajemen ASN, yang berkaitan dengan
peran ASN sebagai perencana, pelaksana, 1. Butuh waktu lama melakukan koordinasi
dan pengawas dalam hal ini terkait dengan Pemerintah Daerah
dengan LKD dan LAD. 2. Tidak ada aturan mengikat untuk
2. Pelayanan Publik, yang berkaitan melaporkan jumala LKD & LAD
dengan pelayanan yang responsif
3. WoG, dalam hal ini upaya kolaboratif
belum optimal
Database jumlah
LKD dan LAD
yang belum
diperbarui

Dampak Dampak
2. Tidak ada dasar untuk pengambilan 1. Tidak ada pegangan pasti jumlah dan
keputusan seperti tidak tahu daerah mana potensi LKD & LAD untuk ditata dan
yang harus menjadi prioritas serta cara diberdayakan
pembinaan yang tepat
 Deskripsi Isu

Kaitan Agenda III

Penyebab
1. Manajemen ASN, yang mana dalam
1. Keterbatasan anggaran
kasus ini ASN yang berkerja berhak
2. Prosedur sulit dan tidak jelas
mendapatkan fasilitas yang memadai
dalam rangka menjalankan tugas dan
fungsinya agar optimal
2. Pelayanan Publik, yang dalam hal ini
dampak dari kurangnya fasilitas
memadai berakibat pada tidak efektif
dan efisiennya pelaksanaan tugas
Fasilitas
3. WoG, dalam hal ini berkaitan dengan
Penunjang Tidak
koordinasi kepada pihak yang memiliki
Memadai
wewenang untuk melakukan
pengadaan fasilitas yang memadai

Dampak Dampak
2. Tugas yang dilakukan tidak selesai tepat 1. Menghambat pelaksanaan tugas
waktu atau menjadi tidak optimal dan fungsinya, terutama tugas-
tugas rutin seperti PC yang lemot
menghambat pengerjaan
pengolahan data
 Deskripsi Isu

Kaitan Agenda III

Penyebab
1. Manajemen ASN, dimana dalam hal ini
1. Minimnya motivasi untuk belajar
berkaitan dengan motivasi untuk
menyesuaikan dengan hal baru
merubah budaya kerja
2. Belum adanya sistem digitalisasi
2. Pelayanan Publikyang mana berkaitan
3. Pengelolaan surat keluar/masuk masih
dengan efektivitas dan efisiensi dalam
manual
bekerja
3. WoG, kaitannya dengan dampak yang
ditimbulkan yakni miskomunikasi atau
miskoordinasi. Inefisiensi
Pengelolaan
Surat
Keluar/Masuk

Dampak Dampak
3. Resiko surat hilang/terselip 1. Butuh waktu lama mencari surat
4. Pengelolaan surat yang tidak baik yang dibutuhkan
menghambat pelaksanaan tugas/kegiatan 2. Butuh tempat dan anggaran untuk
lainnya. penyimpanan hardcopy
 Penetapan Isu
Penetapan isu dilakukan dengan menggunakan metode APKL serta dengan mempertimbangkan sumber daya
dan dana yang tersedia. APKL meliputi Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi
dan sedang menjadi pembicaraan orang banyak. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi yang
seharusnya, standar ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya.
Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Kelayakan, artinya isu
bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.

Aktual - 4 Problematik - 5 Kekhalayakan - 4 Kelayakan - 5

Persoalan sering terjadi dan
menjadi hal yang sering
dikeluhkan karena sulitnya
mencari surat keluar/masuk
terutama surat lama dan penting
atau yang perlu ditindaklanjuti.
Isu menimbulkan dampak
miskomunikasi baik antar atasan-
bawahan (disposisi), ataupun
antar direktorat (jika berkaitan
dengan undangan, dsb) serta hal
lain seperti boros anggara untuk
ATK, ataupun memakan tempat
penyimpanan yang cukup luas.
Apabila tidak dicarikan solusinya
maka akan berdampak pada
miskoordinasi antar staf ataupun
direktorat ataupun stakeholders
lainnya, serta penganggaran yang
tidak perlu
Dengan berbagai potensi dampak
yang ditimbulkan,serta
mempertimbangkan bahwa
pengelolaan surat merupakan
salah satu kegiatan rutin maka isu
harus segera dicarikan solusinya.
 Penyebab Core Isu
01 02 03 04 05
Metode Sarana Dana Manusia Lingkungan
1. Penginputan Minimnya sarana Minimnya alokasi Minimnya motivasi Sudah nyaman
surat masih penunjang anggaran ATK belajar hal baru dengan cara kerja
manual lama
2. Penyimpanan
dokumen tidak
teratur
Gagasan Kreatif Pemecahan Masalah
“Optimalisasi Pengelolaan Surat keluar/Masuk Melalui Sistem
Digitalisasi Pada Subdit Fasilitasi Kelembagaan Pendukung Perangkat
Desa”

Metode
1. Sudah tidak secara manual lagi
2. Data terorganisir dan ada back up

01

Dana Manusia & Lingkungan

1. Menggunakan basis free software sehingga
tidak perlu membayar dna meminimalisisr 02 04 Mau tidak mau harus belajar beradaptasi dan
menggeser cara kerja lama menjadi cara kerja
pengeluaran baru.

Sarana 03
1. Pemanfaatan HP serta PC yang ada
 RANCANGAN AKTUALISASI

2. Melakukan persiapan pembuatan

1. Konsultasi Isu & sistem digitalisasi dengan
Ide dengan Mentor Microsoft Access

1. Mengidentifikasi kebu- 2. Menyiapkan sarana

1. Menyiapkan bahan
referensi isu & ide
2. Konsultasi & mem-
tuhan sarana dan dan prasarana yang
inta saran
prasarana pendukung dibutuhkan
kegiatan

Dokumentasi atau Tersusunnya daftar

Notulensi hasil kon- Tersedianya sarana
Tersusunnya latar be- sarana dan prasarana
sultasi dan prasarana
lakang yang dibutuhkan

ANE KA ANEKA A EK A ANKA

Inovatif Sinergitas, Integritas Profesional Inovatif

 3. Merancang Kerangka Untuk Digitalisasi
Pengelolaan Surat

1. Membuat kerangka 3. Merealisasikan ran-

2. Menyusun alur
berdasarkan cangan ke aplikasi
dokumen
saran/masukan

Draft rancangan Terbentuknya sistem

Draft rancangan alur
kerangka atau format sederhana digitalisasi
dokumen
yang akan dibuat pengelolaan surat

ANEK A EK A ANE KA

Profesional Inovatif Inovatif

Misi 2: Meningkatkan kapasitas dan kualitas SDM aparatur pemerintahan dalam negeri dalam
rangka pemantapan pelayanan public dan reformasi birokrasi
 4. Implementasi 5. Monitoring & Evaluasi
Digitalisasi Pengelolaan Digitalisasi Pengelolaan
Surat Surat

1. Penyiapan cara
2. Input data/surat 1. Rekap kesesuaian 2. Mencatat kendala
penggunaan dengan
keluar/masuk antara data dan fakta dan saran
digitalisasi

Tersusunnya draft Terlaksananya input Tersedianya ke- Terususnnya doku-

langkah penggunaan data surat masuk/ sesuian data men kendala dan
dengan digitalisasi keluar saran

ANEKA ANE KA ANE KA ANEKA

Integritas, Profesional Profesional, Disiplin Pelayanan, Disiplin Integritas, Inovatif,

Profesional Pelayanan, Sinergitas

Misi 2: Meningkatkan kapasitas dan kualitas SDM aparatur Misi 2: Meningkatkan kapasitas dan kualitas SDM aparatur
pemerintahan dalam negeri dalam rangka pemantapan pelayanan pemerintahan dalam negeri dalam rangka pemantapan pelayanan
public dan reformasi birokrasi public dan reformasi birokrasi
 Rencana Jadwal Kegiatan

Kegiatan II
Melakukan
persiapan Kegiatan IV
pembuatan sistem Implementasi
digitalisasi dengan Digitalisasi
Microsoft Access Pengelolaan Surat

5 – 6 Mei 2021. 19 – 23 Juni 2021.

3 – 4 Mei 2021 7 – 11 Juni 2021. 28 – 23 Juni 2021.

Kegiatan I Kegiatan III Kegiatan V
Konsultasi Isu & Ide Merancang Monitoring &
dengan Mentor Kerangka Untuk Evaluasi Digitalisasi
Digitalisasi Pengelolaan Surat
Pengelolaan Surat
 Referensi

1. Permendagri no.43 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Dalam Negeri
2. Permendagri no.78 Tahun 2018 tentang Pengembangan Budaya Kerja di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
3. Permendagri No. 67 Tahun 2020 tentang Rencana Strategis Kementerian
Dalam Negeri Tahun 2020-2024