INSTITUT PENGURUSAN TENTERA DARAT

(IPDA)
 SKOP
A. AM.
B. TUJUAN.
C. RUJUKAN/PANDUAN.
D. TUJUAN TATACARA PENULISAN.
E. BAHAGIAN-BAHAGIAN SURAT.
F. JENIS-JENIS SURAT DAN CONTOH.
G. PENGGUNAAN HURUF BESAR.
H. SOAL-JAWAB.
 AM
“PERSURATAN” DARI ISTILAH BAHASA
BERMAKSUD “PERIHAL TULIS-MENULIS
ATAU PENULISAN”. IANYA MERUPAKAN
SALAH SATU CARA KOMUNIKASI YANG
EFEKTIF, CEPAT DAN MUDAH DIFAHAMI
JUGA SEBAGAI BAHAN BUKTI.
PERSURATAN MEMAINKAN PERANAN
PENTING DALAM KEHIDUPAN MANUSIA
SEHARIAN. LAZIMNYA TATACARA
PERSURATAN DIOLAH MENGIKUT
KEPERLUAN.
 TUJUAN
UNTUK MENERANGKAN
 RUJUKAN
A. PANDUAN PERATURAN
STAF ANGKATAN TENTERA
JILID 1 (BAB 2).

B. PANDUAN PERATURAN
STAF ANGKATAN TENTERA
JILID 1 (BAB 3).
 TUJUAN TATACARA PENULISAN
1. SIPENULIS. MEMBANTU SIPENULIS MENGETAHUI
PERATURAN PENULISAN YANG BETUL DAN DENGAN
SENDIRI FAHAM TENTANG BENTUK PERSURATAN
YANG SAMA SETIAP KALI MENULIS SURAT TANPA
MEMBUANG MASA.

2. JURUTAIP. MEMBOLEHKAN JURUTAIP

MENYESUAIKAN DAN MENGETAHUI BAHAN
DERAF YANG HENDAK DITAIP DENGAN LEBIH
MUDAH TANPA MEMERLUKAN DERAF DALAM
BENTUK ASAL PERSURATAN.

3. SIPENERIMA. MEMBOLEHKAN SIPENERIMA

MUDAH MEMAHAMI DAN MEMBACANYA
DENGAN ADANYA BENTUK-BENTUK
TERTENTU YANG TELAH DITETAPKAN.
BAHAGIAN-BAHAGIAN SURAT
TERDAPAT 3 BAHAGIAN UTAMA
IAITU:
A. BUTIRAN ATAS
(SUPERSCRIPTION)

B. KANDUNGAN SURAT
(TEXT)

C. BUTIRAN BAWAH
(SUBSCRIPTION)
 BUTIRAN ATAS
(SUPERSCRIPTION)
1. PERJENISAN KESELAMATAN

A. RAHSIA BESAR

B. RAHSIA

C. SULIT

D. TERHAD
2. TANDA PERIBADI
A. SULIT DARIHAL
ANGGOTA
B. SULIT DARIHAL
PERDAGANGAN
C. SULIT DARIHAL
PERUBATAN
3. PENGUTAMAAN TINDAKAN

A. UTAMA

B. BIASA
4. NOMBOR SALINAN

5. ALAMAT PENGHANTAR

6. NOMBOR TELEFON DAN

SAMBUNGAN / NOMBOR FAKS

7. TARIKH

8. RUJUK PENGHANTAR

9. ALAMAT PENERIMA

10. KATA-KATA ALUAN

KANDUNGAN SURAT (TEXT)
1. TAJUK
A. TAJUK PERKARA
B. TAJUK UTAMA
C. TAJUK KUMPULAN
D. TAJUK PERENGGAN
E. TAJUK SUB-PERENGGAN

2. RUJUKAN
3. NOMBOR PERENGGAN
4. ISI KANDUNGAN
 BUTIRAN BAWAH
(SUBSCRIPTION)
1. KATA PELENGKAP
2. BLOK TANDATANGAN
3. DOKUMEN TAMBAHAN
A. KEMBARAN. DOKUMEN TAMBAHAN
YANG MENERANGKAN DENGAN
LEBIH MENDALAM MAKLUMAT
YANG DINYATAKAN DI DALAM
DOKUMEN ASAL.
 B. LAMPIRAN. DOKUMEN TAMBAHAN
YANG DIGUNAKAN UNTUK
MENERANGKAN MAKLUMAT YANG
TERDAPAT DALAM KEMBARAN.
C. KEPILAN. SESUATU DOKUMEN
YANG LENGKAP DAN DIMAJUKAN
DENGAN MENGGUNAKAN SURAT
IRINGAN.

4. AGIHAN
5. MUKA SURAT
6. TANDA PERIBADI
7. PERJENISAN KESELAMATAN
 SUSUNAN/RANGKA SURAT
 
PERJENISAN KESELAMATAN

TANDA PERIBADI

PENGUTAMAAN TINDAKAN

Nombor Salinan…………..daripada…………
BUTIRAN
Alamat Penghantar
ATAS
Nombor Telefon dan Sambungan
Nombor Faksimile (jika ada)

Rujukan Penghantar

Alamat Penerima/Lihat Agihan

Kata-Kata Sapaan/Aluan
 TAJUK PERKARA
Rujuk:

A. ……………..

TAJUK UTAMA

TAJUK KUMPULAN

1. Tajuk Perenggan. ………………………. KANDUNGAN

SURAT
a. Tajuk Perenggan Kecil………….

(1) ……………………………..

(a) ……………………..

i. ……………..

aa. …….. 
 
 

Kata Pelengkap

Blok Tandatangan

Dokumen Tambahan
BUTIRAN
Agihan (jika berkaitan)
BAWAH
Muka Surat

TANDA PERIBADI

PEJENISAN KESELAMATAN
JENIS-JENIS SURAT
1. SURAT PEMERINTAH
2. SURAT ARAHAN
3. SURAT BIASA
4. SURAT BERADAT
5. SURAT DI DALAM:
A. SURAT PERINGATAN
B. MINIT CERAI
C. MEMO
6. SURAT SEPARUH RASMI
7. PERUTUSAN SEMBOYAN
 SURAT PEMERINTAH
SURAT YANG LAZIMNYA DIGUNAKAN OLEH KEMENTAH DI ATAS NAMA MAJLIS AT YANG MANA
MENGEMUKAKAN PERKARA-PERKARA BENAR SAHAJA, BIASANYA SURAT INI DI TANDATANGANI OLEH
PENOLONG SETIAUSAHA ATAU KE ATAS. BERGANTUNG KEPADA PERI MUSTAHAKNYA SESUATU
PERKARA ITU.
 CONTOH SURAT PEMERINTAH
 
Kementerian Pertahanan
Jalan Padang Tembak
50634 KUALA LUMPUR
 
Tel : 03-2921333 Samb 123
Faks : 03-2921444
 
Jan 2003
 
KP/MAT/G1/1/222
 
Panglima Tentera Darat
Panglima Tentera Laut
Panglima Tentera Udara
 
Tuan
 
LARANGAN MEMINUM MINUMAN KERAS DI KALANGAN
ANGGOTA ANGKATAN TENTERA
 
Rujuk:
 
A. Persidangan Majlis Angkatan Tentera Ke 411 pada 20 Dis 2002.
 
1. Saya adalah diarah oleh Majlis Angkatan Tentera melalui Rujuk A untuk memaklumkan kepada …………
 
2. Pihak tuan adalah dikehendaki……..
 
Saya yang menurut perintah
 
 
 
 
AHMAD BIN KAMAL
Ketua Setiausaha
 
Salinan kepada:
 
Luar:
 
Panglima 1 Div
Panglima 2 Div
 
Dalam:
 
Ahli-ahli Majlis Angkatan Tentera
 SURAT ARAHAN
SURAT INI DIGUNAKAN ANTARA SURAT PEMERINTAH DENGAN SURAT
BIASA. LAZIMNYA DIGUNAKAN OLEH KEMENTAH DAN MARKAS FORMASI.
PEGAWAI STAF BOLEH DIBERI KUASA UNTUK MENANDATANGANI SURAT
INI ATAS ARAHAN DAN PERTIMBANGAN OLEH MARKAS TERTENTU.
 CONTOH SURAT ARAHAN
 
Pejabat PTD
Markas Tentera Darat
Wisma Pertahanan
50634 KUALA LUMPUR
 
Tel : 03-2921333 Samb 3410
Faks : 03-2921444
 
Jan 2003
 
MK TD/PEJ PTD/G2/2/199
 
Kol Ir Abdul Khalid bin Othman ASDK lmt
Komandan
IPDA
71050 SIRUSA
 
Tuan
 
LARANGAN MEMINUM MINUMAN KERAS DI KALANGAN
ANGGOTA ANGKATAN TENTERA
 
Rujuk:
 
A. KP/MAT/G1/1/222 bertarikh 2 Jan 2003.
 
1. Saya adalah diarah oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan melalui Rujuk A untuk memaklumkan kepada …………
 
2. Pihak tuan adalah dikehendaki……..
 
Saya yang menurut perintah
 
 
 
 
YAAKOB BIN DOLLAH
Lt Kol
bp Panglima Tentera Darat
 
Salinan kepada:
 
MK Latihan TD
(Untuk Perhatian: Panglima Latihan TD)
 SURAT BIASA
SURAT MENYURAT YANG LAZIMNYA DIGUNAKAN DI KALANGAN
PERKHIDMATAN DI DALAM ANGKATAN TENTERA. IA LAZIMNYA
DITULIS DARI SATU FORMASI ATAU PASUKAN KE SATU
FORMASI ATAU PASUKAN YANG LAIN. SURAT KE JABATAN
AWAM JUGA DIKLASIFIKASIKAN SEBAGAI SURAT BIASA.
 CONTOH SURAT BIASA
 
IPDA
71050 SIRUSA
 
Tel : 06-6471266 Samb 2105
Fals : 06-6476136
 
Jan 2003
 
IPDA/G3/3/211
 
15 RAMD
(Untuk Perhatian: Kuartermaster)
 
PERMOHONAN PINJAMAN KHEMAH DAN BANTING
 
Rujuk:
 
A. Kawat 15 MD/G3/122 KTW 101211H Jan 2003.
 
1. Berhubung perkara tajuk, dimaklumkan bahawa………..
……………………………
 
2. Wakil Institut ini akan hadir ke pasukan tuan pada………
…………….
 
3. Kerjasama pihak tuan adalah sangat-sangat dihargai.
 
 
 
 
KAMAL BIN NGAH
Mej
bp Komandan
 
Salinan kepada:
 
Cwg Kuartermaster
 CONTOH SURAT KE JABATAN AWAM
 
Institut Pengurusan Tentera Darat
71050 SIRUSA
Port Dickson
Negeri Sembilan Darul Khusus
 
Tel : 06-6471266 Sambungan 2105
Fals : 06-6476136
 
Januari 2003
 
IPDA/G3/3/211
 
Pengarah
Jabatan Alam Sekitar Negeri
Tingkat 30 Wisma Negeri
71000 SEREMBAN
Negeri Sembilan Darul Khusus
 
Tuan
 
PERMOHONAN PELUPUSAN SAMPAH
 
Rujuk:
 
A. Surat Tuan JAS/SBN/7111/3 Jil 2 (23) bertarikh 2 Januari 2003.
 
1. Berhubung perkara tajuk, dimaklumkan bahawa………..
……………………………
 
2. Wakil Institut ini akan hadir ke pasukan tuan pada………
…………….
 
3. Kerjasama pihak tuan adalah sangat-sangat dihargai.
 
 
 
 
KAMAL BIN NGAH
Mejar
bp Komandan
 
Salinan kepada:
 
Cwg Kuartermaster
 SURAT BERADAT/RASMI
KEGUNAAN SURAT INI HANYA TERBATAS KEPADA PERKARA-
PERKARA BERKAITAN DENGAN PERAYAAN, MENJAWAB PERSOALAN-
PERSOALAN DAN LAIN-LAIN PENYAMPAIAN YANG MANA
PENYAMPAIAN SECARA BERADAT. SURAT BERADAT INI HANYA
DIALAMATKAN KEPADA YANG TERKANAN ATAU YANG SETARAF
DENGANYA SAHAJA. SURAT INI MESTILAH DITANDATANGANI
SENDIRI OLEH PENDERAFNYA.
 CONTOH SURAT BERADAT ATAU RASMI
 
Institut Pengurusan Tentera Darat
71050 SIRUSA
Port Dickson
Negeri Sembilan Darul Khusus
 
Tel : 06-6471266 Samb 2105
Fals : 06-6476136
 
Jan 2003
 
IPDA/G3/3/611
 
Pegawai Memerintah
15 RAMD
 
Tuan
 
UCAPAN TAHNIAH
 
1. Terlebih dahulu saya mengucapkan salam sejahtera kepada Yang Berbahgia Tuan………..
…………………………………………..
 
2. Tujuan saya memajukan …………………….
 
3. Akhir kata saya……………………………….
 
Saya yang menurut peintah
 
 
 
 
 
KAMAL BIN NGAH
Mej
Ketua Bahagian Tadbir
 SURAT SEPARUH RASMI
KEGUNAAN SURAT INI ADALAH DITULIS UNTUK MENYAMPAIKANYA
SECARA PERSENDIRIAN KEPADA PENERIMANYA DAN BERKAITAN
DENGAN PEKERJAANNYA. PERKARA-PERKARA YANG DITULIS
MENGIKUT KEMAHUAN SIPENULISNYA SENDIRI. KANDUNGAN
TERHAD SATU PERKARA SAHAJA DAN BOLEH DI BUAT SALINAN
SEPERTI SURAT BIASA.
 CONTOH SURAT SEPARUH RASMI
 
1069293 Pegawai Waren Dua Ahmad bin Kamal
 
Markas Institut
Institut Pengurusan Tentera Darat
71050 SIRUSA
Port Dickson
Negeri Sembilan Darul Khusus
 
Tel : 06-6471266 Sambungan 2105
Fals : 06-6476136
 
Januari 2003
 
PERS/9293/03
 
Pegawai Waren Satu Muhamad Zain bin Hj Noh
Jurulatih Kanan Cawangan Kawad
Institut Pengurusan Tentera
71050 SIRUSA
Port Dickson
Negeri Sembilan Darul Khusus
 
Yang Berbahagia Encik (ditulis tangan)
 
 
MELAPOR DIRI UNTUK MENGHADIRI KURSUS
 
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
 
1. Terlebih dahulu saya mengucapkan …………..
 
2. Sebagaimana Yang Berbahagia Encik sedia maklum…………….
 
3. Akhir kata, sekali lagi saya mengucapkan ………..
 
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
 
 
 
 
 
Saya Yang Menurut Perintah (ditulis tangan)
 SURAT DI DALAM
SURAT PERINGATAN
SURAT INI ADALAH SURAT RASMI YANG DIGUNAKAN
OLEH SEMUA PERINGKAT DI ANTARA SATU JABATAN
DENGAN SATU JABATAN YANG LAIN DAN DI ANTARA SATU
CAWANGAN KE CAWANGAN YANG LAIN DI DALAM SATU
PASUKAN. TUJUANNYA IALAH UNTUK MEMPERCEPATKAN
LAGI CARA-CARA MEMBUAT PERHUBUNGAN SECARA
PERSURATAN. HURUF POTONG BOLEH DIGUNAKAN
SEMASA MENULIS SURAT INI DAN JUGA SALINAN FAIL
DIPERLUKAN.
 CONTOH SURAT PERINGATAN
 
SURAT PERINGATAN
(MK Institut)
 
Samb 2104
 
IPDA/G3/3/444
 
Senarai A
 
PENYATA KEHADIRAN ANGGOTA
 
Rujuk:
 
A. Mesyuarat Ketua Jurulatih pada 20 Dis 2002.
 
1. Berhubung perkara tajuk, mohon pihak tuan memajukan……
…………………..
 
2. Sekian, terima kasih.
 
Jan 2003
 
 
 
 
KAMAL BIN MOHD
Kapt
Ajutan
 
Salinan kepada:
 
Komandan
Ketua Jurulatih
 MINIT CERAI
SURAT INI DIEDARKAN OLEH SESEORANG PEGAWAI KEPADA
PEGAWAI YANG LAIN DI DALAM SESUATU JABATAN ATAU
CAWANGAN DAN TIDAK BOLEH DIEDARKAN KELUAR KEPADA
JABATAN ATAU CAWANGAN YANG LAIN DI DALAM SESUATU
PASUKAN. TUJUAN IALAH SEKIRANYA SURAT ASAL ATAU FAIL
TIDAK PERLU DIEDARKAN ATAU FAIL TIDAK ADA SEMASA ITU
YANG MANA SESUATU PERKARA ITU DIAMBIL TINDAKAN OLEH
PEGAWAI YANG BERKENAAN. SEMASA SURAT INI DI BUAT
PERLU DI ADAKAN SATU SALINAN FAIL UNTUK RUJUKAN.
 CONTOH MINIT CERAI
 
MINIT CERAI
 
IPDA/G3/3/444
 
PS 3 Latih
 
PEPERIKSAAN KAPT KE MEJAR
 
Rujuk:
 
A. Surat MK Latihan TD MK LAT/G3/3/300 bertarikh 30 Dis 2002.
 
1. Anda dikehendaki membuat persiapan untuk menghadiri peperiksaan tersebut yang akan diadakan pada 21 Feb
2003 di Dewan Peperiksaan Kem Terendak, Melaka sepertimana melalui Rujuk A.
 
2. Justeru itu,……..
 
3. Sekian, untuk perhatian dan tindakan …….
 
Jan 2003
 
 
 
 
KAMAL BIN MOHD
Mej
PS 2 Kord
 
Salinan kepada:
 
Komandan
Ketua Jurulatih
 MEMOGRAF
MEMO LAZIMNYA MENGGUNAKAN BORANG YANG TELAH
DIKHASKAN HANYA DIGUNAKAN ATAS PERKARA-PERKARA YANG
KECIL DI ANTARA SATU CAWANGAN ATAU KAKITANGAN
SESUATU PEJABAT. TUJUANNYA UNTUK MENJIMATKAN MASA
DAN BIASANYA DITULIS DENGAN TANGAN. MEMO JUGA APABILA
DIGUNAKAN. KALAU KANDUNGANNYA PANJANG DAN
MEMERLUKAN BANYAK SALINAN, HENDAKLAH DITAIP DAN
BORANG YANG DICETAK KHAS (MEMO) TIDAK DIGUNAKAN.
 CONTOH MEMO
 
  MEMO
 

Daripada : Ketua Kerani

Kepada : Ajutan

Rujuk : PERS/9293/03

Salinan kepada : PS 2 Kord

 
PERMOHONAN CUTI TAHUN
 
1. Berhubung perkara tajuk, saya memohon untuk bercuti tahun selama sebulan mulai …………………
 
2. Permohonan cuti ini telah dipersetujui oleh Ketua Jurulatih melalui Rujuk A.
 
3. Sekian, terima kasih.
 
 
 
 
 
 
 
  
 
Tarikh: Jan 2003
 
Tandatangan:
PERUTUSAN SEMBOYAN
 PENGGUNAAN HURUF BESAR DALAM
PERSURATAN TENTERA
A. TAJUK PERKARA/KUMPULAN
B. KATA JODOH DAN NAMA SAMARAN
C. KATA NAMA KHAS DALAM PENULISAN OPERASI
D. PENANDAAN KEUTAMAAN
E. DARJAH KESELAMATAN DAN PENANDAAN PERIBADI
F. SINGKATAN TERTENTU
G. NAMA KAPAL
H. KATA NAMA KHAS DALAM SEMUA PENULISAN
MENUSKRIP
I. BLOK RUJUKAN ATAU KEMBARAN DAN LAMPIRAN
J. KOD POS DIMANA SESUAI
K. BANDAR POS DALAM ALAMAT PENGHANTAR ASAL DAN
PENERIMA
L. GELARAN (JIKA ADA) DAN NAMA BLOK TANDATANGAN
SESUATU SURAT
M.WAKTU ZON APABILA DIEJA DENGAN SEPENUHNYA.