PERATURAN KAPOLRI NOMOR 16 TAHUN 2007

TGL 17 AGUSTUS 2007

 PENGERTIAN

Naskah adalah semua jenis tuldis, baik yang bersifat konsep

maupun yg sudah berwujud surat, buku, brosur/gambar.

Tata Naskah adalah suatu rangkaian kegiatan administrasi

umum utk memproses, mengolah dan mengendalikan/
mengawasi suatu persoalan dan atau giat yg memerlukan
proses tindak lanjut secara kronologis dlm sebuah berkas
Map Takah.
 1. MAP TAKAH (MT)
2. LEMBAR CATATAN (LC)
3. BUKU DAFTAR PEMBUKAAN TAKAH (BDPT)
4. BUKU EKSPEDISI TAKAH (BET)
5. KARTU PEMERIKSAAN PEREDARAN TAKAH (KPPT)
6. BUKU INDEKS PERSOALAN (BIP)

1. PENILAIAN NASKAH
2. PENGAGENDAAN
3. PEMBUKAAN
PROSEDUR
4. PEMROSESAN
5. PENUTUPAN
6. PENYIMPANAN/PENYUSUTAN
1. MEMERLUKAN TINDAK LANJUT/GIAT YG BERLANJUT
2. LIBATKAN BEBERAPA PEJABAT/BEBERAPA FUNGSI
3. ATAS PERINTAH PIMPINAN
4. NASKAH HRS ASLI (TEMBUSAN JIKA DIPERLUKAN)
5. JIKA SDH DITUTUP DAN DIBUTUHKAN, DLM JANGKA
WKT 6 BLN DPT DIBUKA KEMBALI
 PEJABAT YANG TERLIBAT

A. PETUGAS AGENDA
Srt biasa/naskah yg dpt
ditakahkan
catat
SURAT BUKU AGENDA
MASUK
Srt/naskah yg sdh ada Takahnya
& dpt dibuka kembali
NASKAH/SURAT
TANGGAL NOMOR NOMOR ISI/ LAMP KEPADA KET
TERIMA
TANGGAL DARI PERIHAL

1 2 3 4 5 6 7 8
5-11- 12 B/552/XI/2007/ Sde SDM Pembuatan sistem On-Line - Kapolri De
2007 SDM Kapolri untuk pelaksanaan SDM
2 Nopember 2007 Administrasi Pers. Polri Takah
terpadu kan

PETUGAS AGENDA
 B. PETUGAS TAKAH

1. MENERIMA NASKAH a. Meneliti apakah naskah tsb sudah diagenda.

b. Meneliti apakah naskah tsb sdh ada takahnya atau perlu takah baru.
c. Menentukan nomor takahnya dengan bantuan BIP.
d. Mengisi semua perlengkapan takah yg terdiri dari MT, LC, BDPT,BIP,
BET dan KPPT.
e. Mengirimkan Map Takah yg sdh selesai diisi tsb kpd
pimpinan/Kasatker sesuai tertera dlm kolom “Kepada” Lembar
Catatan
2. MENERIMA TAKAH DARI PIMPINAN

a. Memeriksa LC, apakah kolom “Kepada” sudah dicoret.

Apabila belum dicoret, sgr dicoret miring dibubuhi paraf,
tgl/bln/thn.
b. Isi disposisi dipindahkan dari lembar Disposisi ke dalam
LC boleh diketik atau tulis tangan.
c. Periksa KPPT dan isi kolom “ Kembali Tgl” dan diparaf.

3. PENYAMPAIKAN TAKAH KEPADA PEJABAT BERIKUTNYA

a. Mengisi KPPT.
b. Mengisi BET.
c. Mengirimkan MT tsb kepada pejabat berikutya
sesuai dengan disposisi.
 C. PENGEMBAN FUNGSI
PETUGAS TAKAH
 Meneliti semua srt masuk yg akan
ditakahkan & dimasukan kedlm PEDOMAN :
map takah 1. Naskah tsb memerlukan
 Mencatat dlm BDPT tindak lanjut.
 Membuat catatan pada LC 2. Melibatkan beberapa pejabat.
 Mengawasi proses pelaks Takah 3. Atas perintah pimpinan/kasatker.

Kepada Yth. Catatan/Nota Tindakan Naskah Nomor

SURAT KAPOLRI NO. POL. : B/552/XI/2007/Sde SDM TANGGAL
2 NOPEMBER 2007 PERIHAL PEMBUATAN SISTEM ON-LINE
UNTUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI PERS. POLRI TERPADU.
N -1
C-1
KAPOLRI Dengan hormat disampaikan N -1, untuk menjadi maklum dan
mohon petunjuk.

5-11-2007 DE SDM KAPOLRI

NAMA
PANGKAT NRP
 D. GIAT KASATKER/PEJABAT /PETUGAS
YG MENERIMA TAKAH

Kepada Yth. Catatan/Nota Tindakan Naskah Nomor

SURAT KAPOLRI NO. POL. : B/552/XI/2007/Sde SDM
1. Memeriksa LC dan TANGGAL 2 NOPEMBER 2007 PERIHAL PEMBUATAN N -1
mencoret kolom SISTEM ON-LINE UNTUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI
“Kepada”, diberi PERS. POLRI TERPADU.
paraf, tanggal/bulan
dan tahun dicoret
miring. C-1
Kapolri Dengan hormat disampaikan N -1, untuk menjadi maklum
5-11-2007
dan mohon petunjuk.

2. Memahami 5-11-2007 DE SDM KAPOLRI

maksud dr
naskah yg NAMA
tertuang dalam PANGKAT NRP
map takah.
C-2
KABAGMIN Buatkan Konsep surat ke Infolahta untuk meminta bantuan dlm
5-11-2007 pengaksesan jaringan sistem komputerisasi

5-11-2007 DE SDM

NAMA
PANGKAT

3. Menulis disposisi/petunjuk/pengarahan dan lain-lain

pada LC (C-…) atau di lembar disposisi yg disediakan
petugas agenda.
 ……..
(Klasifikasi)
MARKAS BESAR Naskah
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
……………………………………………………………………………..

MAP TATA NASKAH 1. Digunakan untuk memberkas

dan memproses satu persoalan.

Kesatuan : DE SDM KAPOLRI

2. Memiliki 2 buah penjepit :
Nomor Takah : 06/06/1/Sde SDM
* Penjepit kanan untuk menjepit
Dibuka Oleh : KABAGMIN Sde SDM
Naskah.
Tanggal Dibuka : 5 NOVEMBER 2007
Pokok Persoalan : KOMUNIKASI & EKTRONIK
* Penjepit kiri untuk menjepit LC
Anak Persoalan : JARINGAN PEHUBUNGAN
Cucu Persoalan : SISTEM ON-LINE 3. Pada sampul depan/sampul luar
(Perihal) MT terdapat kolom data yang be

…….. berfungsi sebagai informasi isi

Takah
(Klasifikasi)
4. Map Takah dapat disederhanakan dgn
menggunakan map biasa.
 LEMBARAN CATATAN
Lembaran No. : Satu
TAKAH No. : 06/06/01/Sde SDM

Naskah 1. LC digunakan untuk mencatat isi tulisan dinas

Kepada Yth. Catatan/Nota Tindakan sebelah kiri MT (C-…) dan juga untuk
Nomor
menuliskan pengarahan pimpinan serta
SURAT KAPOLRI NO. POL. : B/552/XI/ tanggapan dan saran staf.
2007/Sde SDM TANGGAL 2 NOPEMBER
2007 PERIHAL PEMBUATAN SISTEM
N-1 2. LC ditempatkan di penjepit sebelah kiri bagian
ON-LINE UNTUK PELAKSANAAN dalam MT, diberi nomor urut dan nomor Takah.
ADMINISTRASI PERS. POLRI TERPADU. 3. Di tengah-tengah LC dibubuhkan Catatan
C-1
(C-…) diberi nomor sesuai dengan urutan
Kapolri Dengan hormat disampaikan N -1, utk tindakan, arahan, petunjuk pejabat yang terkait
5-11-2007 menjadi maklum dan mohon dan diberi garis bawah (C-1)
petunjuk.
4. Pejabat penerima yang tercantum pada kolom
5-11-200 DE SDM KAPOLRI “Kepada” ditulis dengan singkatan resmi yang
berlaku dan ditulis sejajar dengan baris pertama
dari catatan/nota tindakan pejabat terkait.
NAMA 5. Pada saat pejabat/petugas Takah menerima
Kabagmin MT, maka kolom “Kepada” pada LC harus
5-11-2007 PANGKAT NRP dicoret miring, dibubuhi paraf dan tanggal,
C-2
bulan, tahun sebagai tanda bahwa catatan
Buatkan Konsep surat ke Infolahta utk pada LC tersebut telah dibaca dan dimengerti.
meminta bantuan dlm pengaksesan 6. Setiap Catatan/Nota Tindakan harus diakhiri
jaringan sistem komputerisasi
dengan sebutan jabatan, tanda tangan, nama
5-11-2007 DE SDM KAPOLRI dan pangkat pejabat pengirim serta menuliskan
tanggal di sebelah kiri dan sebaris dengan nama
Jabatan yang menandatangani catatan tersebut.
NAMA
 KEPOLISIAN REPUBLIK INDONESIA
MARKAS BESAR
BUKU INDEKS PERSOALAN
(BIP)

NOMOR NOMOR
POKOK PERSOALAN KETERANGAN HALAMAN
URUT KODE

1 2 3 4 5

1. 01 Intelijen Pengamanan 2
2. 02 Operasi Kepolisian 2
3. 03 Personel/Tenaga Manusia 2
4. 04 Materiil dan Logistik 3
5. 05 Kewilayahan 4
6. 06 Komunikasi dan Elektronika 5
7. 07 Keuangan 5
8. 08 Organisasi dan Prosedur 5
9. 09 Perencanaan 5
10. 10 Inspeksi dan Pengawasan 6
11. 11 Sistem 6
12. 12 Administrasi Umum 6
13. 13 Penelitian dan Pengembangan 6
- BIP digunakan utk membantu petugas 14. 14 Pendidikan dan Latihan 7
15. 15 Survei dan Pemetaan 7
agenda/Takah dlm memberi nomor 16. 16 Hukum 8

Takah, yaitu dalam mencari PP dan AP.

17. 17 Reserse 8
18. 18 Kamtibmas 8
19. 19 Kesehatan 8
20. 20 Pembinaan Mental 9

-BIP berisi 37 PP(berdasarkan PERKAP 21.

22.
21
22
Pembinaan Jasmani
Penerangan
9
9

No. 16 Th 2007 TGL 17 Agst 2007) 23.

24.
23
24
Sejarah
Laporan
10
10
yg masing-masing terdiri dari beberapa AP 25.
26.
25
26
Industri
Kekaryaan
10
10
Apabila pada BIP tdk ada PP maka 27.
28.
27
28
Hubungan Internasional
Psikologi
10
11
tentukan PP dan AP tersendiri dan ajukan 29. 29 Navigasi dan Aeronautika 11
30. 30 Doktrin 11
ke Setum Polri. 31. 31 Samapta Kepolisian 11
32. 32 Bimbingan Masyarakat 11
33. 33 Brimob 11

- AP meliputi sejumlah CP/Perihal yg 34.

35.
34
35
Lalu Lintas
Laboratorium Forensik
12
12

secara langsung menyangkut persoalan 36.

37.
36
37
Data
Informasi Kriminal Nasional
12
12

tertentu sebagaimana yg termuat dlm 12

tuldis yg ditakahkan.
 BUKU DAFTAR PEMBUKAAN TAKAH
( BDPT )

NASKAH
NOMOR MASUK
NO. TGL
AGENDA/ TAKAH KET.
URUT DARI KEPADA NOMOR TGL. PERIHAL TERIMA
VERBAL NOMOR

BDPT digunakan untuk mencatat semua naskah tuldis

Awal yang akan diproses melalui Takah.

1. Urut sesuai tanggal pembukaan Takah.

2. Hanya diisi saat pembukaan Takah baru.
3. Nomor urut pada BDPT menjadi Nomor CP.
………………………………………
………………………………………

KARTU PEMERIKSAAN PEREDARAN TAKAH

TAKAH No. : ………………………
PERIHAL : ………………………
Kirim Kembali
Kepada
Tgl Tgl

1. KPPT berisi kolom-kolom yg digunakan utk mencatat alamat penerima

Takah guna mengendalikan peredaran Takah.
2. Apabila Takah telah dikembalikan oleh seorang pejabat maka petugas
Takah harus mengisi kolom “Kembali Tgl” dan diberi paraf.
 1. BET berisi kolom-kolom yg digunakan utk
mengirimkan Takah.
BUKU EKSPEDISI TAKAH 2. BET pada kolom “Paraf”, selain diparaf harus
dituliskan nama terang dari penerima Takah tsb.
3. Apabila BET tidak disiapkan secara khusus
dapat mempergunakan buku ekspedisi biasa.
Nomor Takah Tanda tangan
Tanggal No. Kepada
Perihal Nama Terang

6-3-2007 09/09/2/Setum Kapolda ... Jony

 A. PENOMORAN TAKAH
BUKU INDEKS PERSOALAN
(BIP)

NOMOR NOMOR
POK PERSOALAN KETERANGAN HALAMAN
URUT KODE

1 2 3 4 5 Bentuk dan susunan nomor Takah

1.
2.
3.
01
02
03
Intelijen - Pengamanan
Operasi Kepolisian
Personel/Tenaga Manusia
Contoh :
4.
5.
04
05
Materiil Logistik
Kewilayahan
03/01/1/Sde SDM
6.
7.
06
07
Komunikasi dan Elektronika
Keuangan 03 = PP Personel/tenaga manusia
8. 08 Organisasi dan Prosedur
9.
10.
09
10
Perencanaan
Inspeksi dan Pengawasan
01 = AP Pengadaan Personel Polri
11.
12.
11
12
Sistem
Administrasi Umum 1 = CP Pengadaan PPSS 2006/
13. 13 Penelitian dan Pengembangan
14.
15.
14
15
Pendidikan dan Latihan
Survei dan Pemetaan
2007
16. 16 Hukum
17. 17 Reserse
18. 18 Kamtibmas
19.
20.
19
20
Kesehatan
Pembinaan Mental
Untuk penomoran verbal bagi
21.
22.
21
22
Pembinaan Jasmani
Penerangan surat yg ditakahkan adalah sbb :
23. 23 Sejarah
24. 24 Laporan
25. 25 Industri
26.
27.
26
27
Kekaryaan
Hubungan Internasional No. Pol. : B/ - 03/01/1/Sde SDM
28. 28 Psikologi
29. 29 Navigasi dan Aeronautika
30. 30 Doktrin
31.
32.
31
32
Samapta Kepolisian
Bimbingan Masyarakat No. urut verbal
33. 33 Brimob
34. 34 Lalu Lintas

No. Takah
35. 35 Laboratorium Forensik
36. 36 Data
37.. 37 Informasi Kriminal Nasional
 B. PENATAAN TAKAH

N-1
LEMBARAN CATATAN
N-2
N-3

Urutan naskah disesuaikan

dengan tanggal waktu penerimaan
 C. PENGENDALIAN TAKAH
KARTU PEMERIKSAAN PEREDARAN TAKAH
…… BUKU EKSPEDISI TAKAH
TAKAH No. : ………………
(Klasifikasi) PERIHAL : ……………… Nomor Takah Tanda tangan
Tanggal No. Kepada
Perihal Nama Terang
MARKAS BESAR Kirim Kembali
KEPALA NEGARA REPUBLIK INDONESIA Kepada
…………………………………………………. Tgl Tgl

MAP TATA NASKAH

Kesatuan : ……………………………
Nomor Takah : ……………………………
Dibuka Oleh : ……………………………
Tanggal Dibuka : ……………………………
Pokok Persoalan : …………………………….
Anak Persoalan : ……………………………
Cucu Persoalan : …....................................
(Perihal)
Perlengkapan utk dal.Takah,
bila sdh lebih dari 3 hari,
…….. Kataud/pembuka Takah
(Klasifikasi) hrs menanyakan kpd pejabat tsb.
 D. PENUTUPAN TAKAH
……
(Klasifikasi) ……..
(Klasifikasi)
MARKAS BESAR
KEPALA NEGARA REPUBLIK INDONESIA Kopstuk
………………………………………………….

LEMBARAN CATATAN
I Lembaran No. : Satu
TAKAH No. : 09/09/2/Setum
MAP TATA NASKAH
Kepada Naskah
Bila setelah 6 bln ditutup, Yth.
Catatan/Nota Tindakan
Nomor
utk dibuka kembali lebih
Kesatuan : …………………………… baik membuka Takah baru
Nomor Takah : …………………………… dengan mencantumkan
Dibuka Oleh : …………………………… kode pada Map Takah :
Tanggal Dibuka : …………………………… I, II, III, dst. Ditutup tanggal 30
Pokok Persoalan : ……………………………. Desember 2007 berdasar-
Anak Persoalan : …………………………… kan disposisi
Cucu Persoalan : Kabagrenmin Sde SDM
….................................... Polr tanggal 23 Desember
2007
(Perihal)
Kataud

.….. Nama
(Klasifikasi) Pangkat/NRP
……..
(Klasifikasi)