Pedoman Tata Naskah

dabbur An Naba dan An Nazi’at

Puskesmas se Kab Sukabumi

2 sd 6 Juli 2023
 Referensi

1. Pedoman Penyusunan Dokumen

Akreditasi (Kementerian Kesehatan)
2. Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
3. PERMENPAN NOMOR 35 TAHUN 2012
Tentang SOP
 • Pedoman Penyusunan Dokumen

Regulasi
Akreditasi (Kementerian Kesehatan)
• Peraturan Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Tata Naskah
• PERMENPAN NOMOR 35 TAHUN 2012
Tentang SOP
• Dan lain lain

• Jika Ada,
digunakan
sebagai acuan
Menyusun
Tata Naskah tata naskah
Puskesmas.
Kabupaten Jika tidak ada
maka
mengacu pada
regulasi
diatasnya
• Acuan dalam
Tata naskah Menyusun
Puskesmas dokumen
Puskesmas
 STANDAR AKREDITASI YANG MENSYARATKAN
PEDOMAN TATA NASKAH (1.2.2)

STANDAR 1.2.2

Kebijakan, pedoman/panduan, prosedur, dan

kerangka acuan terkait pelaksanaan kegiatan,
disusun, didokumentasikan, dan dikendalikan,
termasuk pengendalian dokumen bukti
pelaksanaan kegiatan
 Puskesmas perlu Menyusun PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS : Untuk menyusun,
mendokumentasikan, dan mengendalikan seluruh dokumen yang ada di Puskesmas :
 Pedoman TATA NASKAH PUSKESMAS sebagai acuan dalam menyusun : (1)
dokumen regulasi (kebijakan ; pedoman/panduan, prosedur, dan kerangka
acuan); (2) dokumen eksternal; dan (3) dokumen bukti rekaman pelaksanaan
kegiatan.
 Dalam menyusun kebijakan, pedoman/panduan, prosedur, dan kerangka acuan didasarkan

pada peraturan UU yang berlaku dan/atau berbasis bukti ilmiah terkini  dibuktikan dg
mengacu referensi yang ter up date
PEDOMAN TATA Penyusunan, tinjauan, dan pengesahan dokumen regulasi internal oleh Kapus;
NASKAH
MENGATUR
Proses tinjauan dokumen regulasi internal dilakukan secara berkala

Pengendalian dokumen dilakukan untuk memastikan dokumen regulasi

internal termuktahir yang tersedia di unit-unit pelayanan

Perubahan dokumen harus diidentifikasi, salah satunya melalui riwayat

perubahan dalam
dokumen regulasi internal
pemeliharaan dokumen meliputi penataan dan penyimpanan sesuai dengan
pengkodean dalam
ketentuan peraturan perundang-undangan untuk memastikan identitas dan
keterbacaan dokumen
pengelolaan dokumen eksternal meliputi pencatatan, penataan, dan
penyimpanan sesuai
PEDOMAN Penyusunan, tinjauan, dan pengesahan dokumen regulasi internal oleh Kapus;
TATA NASKAH Pengaturan masa penyimpanan (retensi) dokumen yang kedaluwarsa sesuai
MENGATUR dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, menjamin agar dokumen
tersebut tidak disalahgunakan

 Seluruh pegawai harus menggunakan kebijakan, pedoman/ panduan, kerangka acuan, dan
prosedur yang telah ditetapkan untuk pelaksanaan kegiatan baik KMP, UKM, UKP, laboratorium,

dan kefarmasian.

 Penyusunan kebijakan, pedoman/panduan, KA, dan prosedur masing2 pelayanan

mengacu pada ketentuan peraturan per UU dan/atau pedoman yg dikeluarkan oleh
organisasi profesi terkait.

 Masing2 yankes perseorangan harus menyusun prosedur pelayanan kesehatan

perseorangan yang mengacu pada Pedoman Pelayanan Kedokteran dan Panduan Praktik
Klinis
 ELEMEN PENILAIAN
1.2.2:
a. Ditetapkan pedoman tata naskah Puskesmas (R).
b.Ditetapkan kebijakan, pedoman/panduan, prosedur, dan kerangka
acuan untuk KMP, penyelenggaraan UKM serta penyelenggaraan UKP,
laboratorium, dan kefarmasian yg didasarkan pada ketentuan peraturan
perundang-undangan dan/atau berbasis bukti ilmiah terkini (R, W).
c.Dilakukan pengendalian, penataan, dan distribusi dokumen sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan (R, D, O, W).
 DOKUMEN AKREDITASI FKTP
PRINSIP DOKUMEN AKREDITASI: TULIS MENGATUR
YANG DIKERJAKAN, KERJAKAN YANG
DITULIS,BISA DIBUKTIKAN SERTA
KBBI: DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA 1. Kebijakan
DOKUMEN adalah surat
yang tertulis atau
2. Rencana Lima Tahunan
tercetak yang dapat Puskesmas
dipakai sebagai bukti 3. Pedoman/manual mutu
keterangan 4. Pedoman/panduan teknis
DOKUMEN
yang terkait dengan
manajemen
5. SOP
INTERNAL 6. PTP (RUK dan RPK)
7. Kerangka Acuan
Peraturan perundang- Kegiatan
undangan yang dibuat oleh DOKUMEN
kemenkes, dinkes, dan
EKSTERNAL BUKTI KEGIATAN
organisasi profesi

Acuan FKTP dalam Rekam implementasi, dokumen

menyelenggarakan manajemen pendukung lain seperti: sertifikat
dan upaya kesehatan pelatihan, kalibrasi, dll
 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN TERKAIT
LANGSUNG AKREDITASI
PERATURAN PEMERINTAH No. 47 TAHUN 2016 TENTANG
PERMENKES No. 43 TAHUN
2019 TENTANG
PUSKESMAS
PERMENKES No. 44 TAHUN 2016
TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN
PUSKESMAS
PERMENKES No. 39 TAHUN 2016
TENTANG PEDOMAN PIS-PK
UU No. 36 TENTANG
KESEHATAN
FASILITAS PELAYANAN KESEHATAN
KMK No. HK.01.07-MENKES-165-2023 Tentang
Standar Akreditasi Puskesmas
PERMENKES No. 14 TAHUN 2021
TENTANG PENYL.PERIZINAN
PERMENKES No. 52 TAHUN 2018
BERUSAHA BERBASIS RISIKO TENTANG KESELAMATAN DAN
SEKTOR KES.
KESEHATAN KERJA
PERMENKES No. 11 TAHUN 2017
TENTANG KESELAMATAN PASIEN
KEPMENKES No. 25 TAHUN 2019
PERMENKES No 27 TAHUN 2017 TENTANG PENERAPAN MANAJEMEN
TENTANG PENCEGAHAN DAN RISIKO DI LINGKUNGAN KEMKES
PENEGNDALIAN INFEKSI
JENIS DOKUMEN YANG HARUS DISEDIAKAN
PUSKESMAS

Penyelenggaraan
Penyelenggaraan Penyelenggaraan
manajemen
UKM UKP
Puskesmas
 DOKUMEN YANG MENGATUR
KEBIJAKAN PIMPINAN
FKTP
PEDOMAN/PANDUAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
o Kebijakan.
Pedoman/panduan merupakan
kelompok dokumen yang
mengatur, sebagai acuan untuk
melaksanakan kegiatan
o Kebijakan pimpinan FKTP
merupakan regulasi tertinggi di
FKTP
o Pedoman/panduan harus
mengacu pada kebijakan yang
sudah dikeluarkan oleh FKTP
o Penyusunan SOP harus
mengacu kepada kebijakan dan
pedoman/panduan.
A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber
1. Dokumen Internal
 Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat (untuk Puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan regulasi
internal yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas.
 Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen
yang harus disediakan oleh Puskesmas untuk memenuhi standar
akreditasi

2. Dokumen Eksternal
 Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang
diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan
organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan
administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk
penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.
 Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di Puskesmas tersebut, sebagai dokumen yang
dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam
penilaian akreditasi
 B. Jenis dokumen berdasarkan keamanan isi
1. Dokumen Rahasia
 Data Pegawai
 Data Pasien

2. Dokumen Biasa

C. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas

1. Dokumen Induk 3. Dokumen tidak terkendali

 Dokumen asli dan telah disahkan  Didistribusikan secara eksternal
oleh Kepala Puskesmas  Ada cap : TIDAK TERKENDALI

2. Dokumen terkendali 4. Dokumen Kedaluarsa

 Didistribusikan secara internal  Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku
 Ada cap : TERKENDALI oleh karena telah mengalami perubahan/revisi
 Dokumen ini harus ada tanda/stempel
“KEDALUWARSA”.
 D. Jenis Dokumen yang perlu disediakan
1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
c. Pedoman/manual mutu,
d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan
manajemen,
e. Standar operasional prosedur (SOP),
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP):
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan
2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
g. Kerangka Acuan Kegiatan.
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM):
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman untuk masing-masing UKM
(esensial maupun pengembangan),
c. Standar Operasional Prosedur (SOP),
d. Rencana Tahunan untuk masing-
masing UKM,
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-
tiap UKM.

3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)

a. Kebijakan tentang pelayanan klinis,
b. Pedoman Pelayanan Klinis,
c. Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan
Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien.
 KEBIJAKA
N

(Renc ana) Pedoman/Panduan

Program

(KAK)
Kegiatan SOP

Implementasi

Dokumen
Rekam
Implementasi
 DOKUMEN RDO
BUKTI : WS
R= REGULASI
R
D=
DOKUMEN
D
O= OBSERVASI

O W= WAWANCARA

W
S=
S SIMULASI
PRINSIP….
Prinsip : Puskesmas
menetapkan pedoman
tata naskah sebagai acuan
Pedoman Tata Naskah Puskesmas

 Tata naskah Puskesmas mengacu tata

naskah Kabupaten bagi yang sudah memiliki.
 Tata Naskah Puskesmas mengacu tata
Naskah Dinkes bagi yang memiliki
 Jika belum memiliki, keduanya bisa mengacu
regulasi diatasnya (pedoman penyusunan
dok kemenkes, Peranri Nomor 5 Tahun 2021,
Permenpan tentang SOP, dll
KEBIJAKA
N
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas

Kebijakan merupakan bagian

Naskah Dinas Penetapan
Susunan dan bentuk Keputusan terdiri atas:
a. kepala;
b. konsiderans;
c. diktum;
d. batang tubuh; dan
e. kaki.

bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa

menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat,
dan lengkap sehingga mudah dipahami ;
Slidesgo.co
m
 Logo;
 penomoran
 penggunaan kertas, amplop dan tinta;
 ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran
huruf, serta kata penyambung;
 penentuan batas atau ruang tepi;
 nomor halaman;
 tembusan;
 lampiran;
 tanda tangan, paraf dan cap; dan
 perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat
Naskah
 Dinas
 JENIS DOKUMEN YANG HARUS
DISEDIAKAN PUSKESMAS
Sumber : Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi (Kementerian Kesehatan)
KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP
Dalam bentuk
Penetapan/keputusan/Beschiking
Penyusunannya sama seperti
menyusun peraturan perundang-
undangan, berupa diktum-diktum
Keputusan Pimpinan FKTP, merupakan Keputusan
yang ditetapkan oleh pimpinan
Puskesmas/Klinik/Dokter atau Dokter gigi praktik
mandiri untuk menjalankan peraturan perundang-
undangan yang lebih tinggi, yaitu UU, PP. Perpres,
PMK, atau KMK yang bersifat menetapkan dan
mengikat secara individual atau dalam lingkup
terbatas.
 KERANGKA PERATURAN

 Judul
 Pembukaan
 Batang Tubuh
 Penutup
 Penjelasan (jika
diperlukan)
 Lampiran (jika diperlukan)
 FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

1 enter Di tulis dalam

Huruf bookman old
huruf Kapital
style, font 12 1 enter diletakkan
ditengah
1 enter
margin
Uraian singkat
latar
belakang
penyusunan
kebijakan

Berisi
peraturan
perundang-
undangan
yang berlaku.
Disusun
berdasarkan
hirarki
peraturan
perundang-
 Sesuai dengan judul
kebijakan

Disesuaikan
dengan
kebutuhan

Tempat dan
tanggal penetapan

Nama FKTP, dan

nama pimpinan FKTP
 Lampiran dapat
disusun jika dibutuhkan

Pada sisi kanan

margin

Judul lampiran

Isi lampiran sesuai

dengan tata cara
penulisan pada
makalah pada
umumnya

Nama FKTP dan

nama pimpinan
FKTP
1.  Judul harus singkat, jelas,
mencerminkan norma yang diatur.
tetapi

JUDUL  Judul memuat keterangan mengenai jenis,

nomor, tahun penetapan, dan nama
Peraturan.
 Nama Peraturan dibuat secara singkat
dengan hanya menggunakan 1 (satu) kata
atau frasa tetapi secara esensial
mempunyai makna dan mencerminkan isi
Peraturan.
 Judul ditulis dengan huruf kapital yang
diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri
tanda baca.
 Judul tidak boleh ditambah dengan singkatan
atau akronim.
FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP
Di tulis dalam
huruf Kapital
1 enter diletakkan
ditengah
margin
2. PEMBUKAAN

1. Frasa ”DENGAN RAHMAT TUHAN

YANG MAHA ESA”.
2. Jabatan Pembentuk Peraturan.
3. Konsideran  Menimbang
s  Mengingat
4. Konsideran
FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

1 enter

Di tulis dalam huruf

Kapital diletakkan
1 enter ditengah margin
Uraian singkat
latar
belakang
penyusunan
kebijakan

Berisi
perturan
perundang-
undangan
yang berlaku.
Disusun
berdasarkan
hirarki
peraturan
perundang-
undangan
• FRASA: “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa”,
DITULIS SELURUHNYA DENGAN HURUF KAPITAL YANG
DILETAKKAN DI TENGAH MARJIN, tanpa diakhiri TANDA
BACA.

• Pencantuman frase ini memberikan cerminan (refleksi)

bahwa rumusan dalam peraturan perundang-undangan yang
dibentuk tersebut mengalir atau dipenuhi oleh rahmat
Tuhan Yang Maha Esa yang m e r u p a k a n perwujudan
nilai Pancasila (staatsfundamentalnorm).
 KONSIDERANS 
DASAR HUKUM
MENGINGAT
 Memuat dasar kewenangan pembuatan
peraturan perundang-undangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan perundang- undangan.
 Setiap frasa diawali dengan angka 1, 2, 3 dsf.
 Peraturan perundang-undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-
undangan yang tingkatannya lebih tinggi atau sama.
 Peraturan perundang-undangan yang akan dicabut
dengan peraturan perundangan yang dibentuk atau
belum resmi berlaku tidak boleh dijadikan dasar hukum.
 Apabila lebih dari satu, pencantuman
urutan
memperhatikan tata urutan peraturan
perlu perundang-
undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara
kronologis berdasarkan saat pengundangan atau
penetapannya
 KONSIDERANS 
MENIMBANG
• Diawali dengan huruf kecil a, b, c dan d;
• Setiap frasa diawal dengan kata “bahwa”;
• Setiap frasa diakhiri dengan tanda baca titik koma (;), termasuk
pada huruf terakhir;
• Untuk UU gunakan kata “membentuk”
• Untuk Peraturan Perundang-undangan di bawah UU gunakan
kata “menetapkan”
 CONTOH : KONSIDERANS

PERTIMBANGAN CONTOH KONSIDERANS PERDA DKI JAKARTA NO.4

Tahun 2009
a. bahwa derajat kesehatan masyarakat yang semakin tinggi
Filosofis merupakan investasi strategis pada sumber daya manusia supaya
semakin produktif dari waktu ke waktu;

b. bahwa untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat perlu

Sosiologis diselenggarakan pembangunan kesehatan dengan batas-batas
peran, fungsi, tanggung jawab, dan kewenangan yang jelas,
akuntabel, berkeadilan, merata, bermutu, berhasil guna dan
berdaya guna;

c. bahwa untuk memberikan arah, landasan, dan kepastian hukum

Yuridis kepada semua pihak yang terlibat dalam
pembangunan kesehatan, maka diperlukan pengaturan
tentang tatanan penyelenggaraan pembangunan kesehatan;

d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu menetapkan Peraturan
Daerah tentang………;
 KONSIDERANS 
DASAR HUKUM
MENGINGAT
 Memuat dasar kewenangan pembuatan
peraturan perundang-undangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan perundang- undangan.
 Setiap frasa diawali dengan angka 1, 2, 3 dsf.
 Peraturan perundang-undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-
undangan yang tingkatannya lebih tinggi atau sama.
 Peraturan perundang-undangan yang akan dicabut
dengan peraturan perundangan yang dibentuk atau
belum resmi berlaku tidak boleh dijadikan dasar hukum.
 Apabila lebih dari satu, pencantuman
urutan
memperhatikan tata urutan peraturan
perlu perundang-
undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara
kronologis berdasarkan saat pengundangan atau
penetapannya
3. BATANG TUBUH

DIKTUM
Diktum terdiri atas:
a.kata
memutuskan;
b.kata
menetapkan;
c.Jenis dan nama Peraturan
Perundang- undangan.
Sesuai dengan
judul
kebijakan

Disesuaikan
dengan
kebutuhan
DIKTUM
• Setelah kata “Menetapkan” diberi tanda baca “titik dua” (:)

• Setelah kata “Memutuskan” diberi tanda baca “titik dua” (:)

• Akhir nama peraturan perundang-undangan diberi tanda baca “titik”

(.)
4.
PENUTUP
 Pada halaman akhir tiap Keputusan harus
dicantumkan nama dan tanda tangan Kepala
Puskesmas yang menetapkan Peraturan tersebut.
ditulis dengan huruf kapital yang diletakkan di
sudut kanan bawah dan diakhiri dengan
tanda baca koma setelah nama pejabat
yang menetapkan Peraturan.
 Dicantumkan Tempat dan Tanggal Penetapan.
LAMPIRA
N
Dalam hal Peraturan memerlukan lampiran, hal tersebut
dinyatakan dalam batang tubuh bahwa lampiran dimaksud
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
Contoh: Pasal 57 ayat (2) UU 12 Tahun 2011)
Pada halaman akhir tiap lampiran harus dicantumkan nama
dan tanda tangan pejabat yang menetapkan Peraturan, ditulis
dengan huruf kapital yang diletakkan di sudut kanan bawah
dan diakhiri dengan tanda baca koma setelah nama pejabat
yang menetapkan Peraturan.
 Lampiran dapat
disusun jika dibutuhkan

Pada sisi kanan

margin

Judul lampiran

Isi lampiran sesuai

dengan tata cara
penulisan pada
makalah pada
umumnya

Nama FKTP dan

nama pimpinan
FKTP
 Tempat dan
tanggal penetapan

Nama FKTP, dan

nama pimpinan FKTP
PERUBAHAN PERATURAN (Konsideran
Menimbang)
PERUBAHAN PERATURAN (Konsideran
Menimbang)
PEDOMAN/PANDUAN
o Dasar untuk
menentukan/melaksanakan
kegiatan 1. Disusun berdasarkan
o Mengatur beberapa hal kebijakan pimpinan FKTP
2. Mengacu kepada pedoman
yang disusun oleh
Kemenkes/sesuai kebutuhan
PEDOMAN berdasarkan pedoman lain
yang telah ada
3. Dievaluasi setiap 2-3 tahun
sekali
PANDUAN
4. Substansi
pedoman/panduan yang
disusun disesuaikan
o Petunjuk melaksanakan dengan judul.
kegiatan
o Mengatur satu kegiatan
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
SOP
 (PERMENPAN NOMOR 35 TAHUN 2012 ttg SOP)
● Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa
dilakukan;
● SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak
rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur
atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;
● SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran
atau jabatan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP merupakan suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan
untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu
Tujuan penyusunan SOP : Agar berbagai proses
kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka
meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku
Manfaat SOP; memenuhi persyaratan
standar FKTP, mendokumentasikan
langkah-langkah kegiatan, dan
memastikan staf FKTPmemahami
bagaimana melaksanakan kegiatannya
Dasar Hukum penyusunan SOP
Permenpan RB No. 35 Tahun 2012
tentang Pedoman Penyusunan SOP
Administrasi Pemerintahan
SOP disusun oleh tenaga FKTP yang
melakukan pekerjaan tersebut atau
oleh unit kerja tersebut
SOP harus jelas, ringkas dan mudah
dilaksankan, harus menggunakan
kalimat perintah/instruksi.
Menjelaskan siapa melakukan apa
dan dimana
KERANGKA STANDAR OPERASIONALPROSEDUR
 HEADING SOP:
 Kop Instansi/ Pemda/Puskesmas.
 Judul, Nomor, Tanggal, Tanda Tangan Ka Puskesmas.
 Logo dan Nama Ka Puskesmas.

 Isi SOP:
Pengertian; Tujuan; Kebijakan; Referensi; Langkah-Langkah
prpsedur’ Unit Terkait; Diagram Alir / Bagan Alir (Flow
Chart)
 Jika SOP disusun lebih dari
satu halaman, pada halaman
kedua dan seterusnya dibuat
tanpa menyertakan
kop/heading

Heading Logo pemerintah

hanya daerah kab/kota dan
dihalaman lambang Puskesmas
pertama

Logo klinik
pratama/prak
tik mandiri
dokter/dokter
gigi
 Definisi judul SOP, dan definisi istilah yang
membutuhkan penjelasan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara
spesifik

Berisi kebijakan pimpinan FKTP yang

menjadi dasar penyususnan SOP
Berisi acuan penyusunan SOP seperti
dokumen eksternal, bahan kepustakaan lai n
Bagian utama Berisi langkah kegiatan untuk
menyelesaikan kegiatan

Prosuder/instruksi kerja berupa simbol- Berisi unit/prosedur terkait dengan proses

simbol (diagram alir makro dan diagram kerja tersebut
alir mikro)
 Contoh
Bagan
Alir
 PETUNJUK PENGISIAN FORM
NO
HEADING
SUBSTANSI ISI

1 LOGO DIGUNAKAN LOGO PEMERINTAH KABUPATEN/ KOTA,

DAN LAMBANG PUSKESMAS.

2 KOTAK JUDUL DIISI JUDUL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

3 NOMOR DOKUMEN DIISI SESUAI PENOMORAN DI PUSKESMAS

4 NOMOR REVISI DIISI DENGAN STATUS REVISI (Dapat Huruf / Angka)

5 TANGGAL TERBIT DIISI SESUAI TANGGAL TERBITNYA

6 HALAMAN DIISI NO. HALAMAN, JUGA DICANTUMKAN

TOTAL HALAMAN ( Mis : 1/3).

7 DITETAPKAN KEPALA FKTP DIBERI TANDATANGAN KEPALA FKTP/PUSKESMAS

 PETUNJUK PENGISIAN FORM
NO ISI SOP
SUBSTANSI ISI

1 PENGERTIAN DIISI DEFINISI, JUDUL SOP, PENJELASAN TENTANG

ISTILAH YANG MUNGKIN SULIT DIPAHAMI.

2 TUJUAN TUJUAN PELAKSANAAN SOP SECARA SPESIFIK.

Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan
langkah- langkah untuk ……”
3 KEBIJAKAN KEBIJAKAN PUSK. YG MENJADI DASAR DIBUATNYA
SOP
4 REFERENSI DIISI DOKUMEN EKSTERNAL SEBAGAI ACUAN

5 PROSEDUR/LANGKAH-2 MENGURAIKAN LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN

6 DIAGRAM ALIR UNTUK MEMUDAHKAN DALAM

PEMAHAMAN LANGKAH-LANGKAHNYA.

7 UNIT TERKAIT BERISI UNIT-UNIT YANG TERKAIT DALAM PROSES

KERJA.
KERANGKA
ACUAN
 SISTEMATIKA/FORMAT KERANGKA ACUAN

1. Pendahuluan
2. Latar Belakang
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
5. Cara melaksanakan kegiatan
6. Sasaran
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 PETUNJUK SUBSTANSI KERANGKA
ACUAN BERISI HAL-HAL UMUM YG MASIH TERKAIT
PENDAHULUAN DENGAN PROGRAM.
LATAR BELAKANG JUSTIFIKASI / ALASAN MENGAPA DISUSUN
PROGRAM.
TUJUAN UMUM TUJUAN SECARA GARIS BESAR

TUJUAN KHUSUS TUJUAN SECARA RINCI.

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN ADALAH LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN YG

KEGIATAN HARUS DILAKUKAN UNTUK TERCAPAINYA
TUJUAN PROGRAM.
CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN METODE MELAKSANAKAN KEGIATAN,
al : MEMBENTUK TIM, RAPAT, AUDIT,
SUPERVISI Dll.
 PETUNJUK SUBSTANSI KERANGKA
ACUAN ADALAH TARGET PER TAHUN YG SPESIFIK
DAN TERUKUR UTK
SASARAN MENCAPAI TUJUAN UPAYA/KEGIATAN
(SMART).

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN DIBUAT DALAM BENTUK GANCHART

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN EVALUASI PELAKSANAAN

DAN PELAPORAN

PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

EVALUASI KEGIATAN
 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

a. Merupakan perencanaan waktu melaksanakan

langkah-langkah pelaksanaan upaya/kegiatan
b. Lama waktu tergantung rencana
upaya/kegiatan
tersebut dilaksanakan.
c. Jadwal pelaksanaan kegiatan dibuat time table
( Gan Chart).
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan
Pelaporan
 Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah Evaluasi
terhadap jadwal kegiatan .
 Jadual akan dievaluasi setiap kurun waktu tertentu,
sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada
pergeseran jadwal atau penyimpangan, maka dapat
segera dilakukan koreksi.
 Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
Kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi
pelaksanaan kegiatan dilakukan, dan siapa yang
melakukan.
BUKTI KEGIATAN
SERTIFIKAT
KALIBRASI
HARUS SINKRON/ SESUAI antara :
(Undangan, Daftar Hadir, Notulen)

Daftar Hadir

CONTO
H
PENGENDALIAN DOKUMEN DI FKTP
1. IDENTIFIKASI PENYUSUNAN/PERUBAHAN DOKUMEN
Dilakukan pada tahap self assesmen dalam pendampingan akreditasi
2. PENYUSUNAN DOKUMEN
Penanggungjawab subag TU, penanggungjawab admen, penanggung jawab UKM dan UKP
3. PENGESAHAN DOKUMEN
Oleh pimpinan FKTP
4. SOSIALISASI DOKUMEN
Sosialisasi bisa dilanjutkan dengan pelatihan apabila dokumen dianggap rumit
5. PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN, DAN PENARIKAN DOKUMEN
Pimpinan FKTP menunjuk penanggungjawab dokumen sebagai petugas pengendali dokumen, yang bertanggungjawab
terhadap penomoran, pencatatan, penyerahan untuk digandakan, pengarsipan, pendistribusian, dan pemusnahan.
6. PENYIMPANAN DOKUMEN
Dokumen asli disimpan di sekretariat akreditasi FKTP atau TU FKTP sesuai dengan SOP FKTP. Dokumen fotokopi dimasing-
masing unit
7. PENATAAN DOKUMEN
Untuk memudahkan pencarian dokumen dikelompokkan dan diberi daftar secara berurutan
8. REVISI DOKUMEN (setelah dilakukan pengkajian)
 PENGENDALIAN DOKUMEN
 Dokumen terkendali
 Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar
Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik
bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
 Dokumen tidak terkendali
 Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak
mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar
Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
 Dokumen Kedaluwarsa
 Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi
sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada
tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
CONTOH
PEDOMAN
PENYUSUSNAN
DOKUMEN
PUSKESMAS
CONTOH TATA
NASKAH DINAS
TERIMA
KASIH