TATA NASKAH PENYUSUNAN

DOKUMEN AKREDITASI FKTP

WORKSHOP RE AKREDITASI FKTP
Batam, 1 Mei 2019

Drg TRITARAYATI, SH, MH

 DOKUMEN AKREDITASI FKTP
PRINSIP DOKUMEN AKREDITASI: TULIS
YANG DIKERJAKAN, KERJAKAN YANG MENGATUR
DITULIS,BISA DIBUKTIKAN SERTA
DAPAT DITELUSURI DENGAN 1. Kebijakan
KBBI:: BUKTINYA 2. Rencana Lima Tahunan
DOKUMEN adalah Puskesmas
surat yang tertulis 3. Pedoman/manual mutu
atau tercetak yang 4. Pedoman/panduan teknis
dapat dipakai DOKUMEN yang terkait dengan
sebagai bukti INTERNAL manajemen
keterangan 5. SOP
6. PTP (RUK dan RPK)
7. Kerangka Acuan Kegiatan
Peraturan perundang-
undangan yang dibuat oleh
kemenkes, dinkes, dan
organisasi profesi DOKUMEN BUKTI KEGIATAN
EKSTERNAL
Acuan FKTP dalam Rekam implementasi, dokumen
menyelenggarakan manajemen pendukung lain seperti: sertifikat
dan upaya kesehatan pelatihan, kalibrasi, dll
 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
TERKAIT LANGSUNG AKREDITASI
UU No. 36 TENTANG KESEHATAN

PERATURAN PEMERINTAH No. 47 TAHUN 2016 TENTANG FASILITAS

PELAYANAN KESEHATAN

PERMENKES No. 46 TAHUN 2015 TENTANG

AKREDITASI PUSKESMAS, KLINIK PRATAMA, TEMPAT PRAKTIK
MANDIRI DOKTER, DAN TEMPAT PRAKTIK MANDIRI DOKTER GIGI

PERMENKES No. 75 TAHUN 2014 PERMENKES No. 9 TAHUN 2014 PERMENKES No.
TENTANG PUSKESMAS TENTANG KLINIK 2052/MENKES/PER/X/2011 TENTANG
IZIN PRAKTIK DAN PELAKSANAAN
PERMENKES No. 44 TAHUN 2016 KEPMENKES No. PRAKTIK KEDOKTERAN
TENTANG MANAJEMEN PUSKESMAS HK.02.02/MENKES/62/2015
TENTANG PANDUAN PRAKTIK KLINIS KEPMENKES No.
BAGI DOKTER GIGI HK.02.02/MENKES/514/2015
PERMENKES No. 39 TAHUN 2016 TENTANG PANDUAN PRAKTIK KLINIS
TENTANG PEDOMAN PIS-PK BAGI DOKTER
JENIS DOKUMEN (PENGENDALIAN)
1. DOKUMEN INDUK : Dokumen asli dan telah di sahkan oleh
Kepala FKTP

2. DOKUMEN TERKENDALI : Dokumen yang didistribusikan

kepada unit. Dokumen ini ada stempel : TERKENDALI

3. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI : Dokumen yang didistribusikan untuk

kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP.

4. DOKUMEN KADALUWARSA : Dokumen yang dinyatakan tidak berlaku

oleh karena telah mengalami revisi. Dokumen ini ada stempel :
KADALUWARSA
JENIS DOKUMEN YANG HARUS DISEDIAKAN

KLINIK DAN TEMPAT PRAKTIK MANDIRI

PUSKESMAS
DOKTER/DOKTER GIGI
RENCANA
STRATEGIS/RE RENCANA
1 NCANA LIMA TAHUNAN
Penyelenggaraan manajemen
Puskesmas TAHUNAN

PEDOMAN/
KEBIJAKAN KERANGKA
2 Penyelenggaraan UKM PANDUAN
KEPALA FKTP ACUAN
MUTU

3 Penyelenggaraan UKP PANDUAN

SOP
TEKNIS
JENIS DOKUMEN DI PUSKESMAS
1. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas :

a. Kebijakan Kepala Puskesmas;

b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas;
c. Pedoman/ Manual Mutu;
d. Pedoman/ Panduan teknis yang terkait dengan manajemen;
e. Standar Operasional Prosedur (SOP);
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) :
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK, dan
2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
g. Kerangka Acuan.

1
 JENIS DOKUMEN DI PUSKESMAS

2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) :

a. Kebijakan Kepala Puskesmas;

b. Pedoman untuk masing-masing UKM ( esensial dan pengembangan);
e. Standar Operasional Prosedur (SOP);
f. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,Terintegrasi dalam
RUK dan RPK;
g. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.

2
 JENIS DOKUMEN DI PUSKESMAS

2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKP) :

a. Kebijakan Kepala Puskesmas;

b. Pedoman Pelayanan Klinis;
e. Standar Operasional Prosedur (SOP);
f. Rencana Tahunan UKP,Terintegrasi dalam RUK dan RPK;
g. Kerangka Acuan terkait dengan program/kegiatan pelayanan klinis dan
Pningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.

3
 JENIS DOKUMEN DI KLINIK/ PRAKTIK
MANDIRI DOKTER/DOKTER GIGI

1. Rencana Strategis/ Rencana Lima Tahunan;

2. Rencana Tahunan;
3. Kebijakan Kepala FKTP;
4. Pedoman/ Panduan Mutu;
5. Standar Operasional Prosedur (SOP);
6. Panduan-panduan Teknis;
7. Kderangka Acuan Kegiatan.
DOKUMEN YANG MENGATUR

o Kebijakan. Pedoman/panduan
merupakan kelompok dokumen
yang mengatur, sebagai acuan
KEBIJAKAN untuk melaksanakan kegiatan
PIMPINAN o Kebijakan pimpinan FKTP
PEDOMAN FKTP merupakan regulasi tertinggi di
/PANDUAN FKTP
o Pedoman/panduan harus
STANDAR mengacu pada kebijakan yang
OPERASIONAL sudah dikeluarkan oleh FKTP
PROSEDUR o Penyusunan SOP harus
mengacu kepada kebijakan dan
pedoman/panduang
KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP
Keputusan Pimpinan FKTP, merupakan
Keputusan yang ditetapkan oleh pimpinan
Dalam bentuk Puskesmas/Klinik/Dokter atau Dokter gigi
Penetapan/keputusan/Beschiking praktik mandiri untuk menjalankan peraturan
perundang-undangan yang lebih tinggi, yaitu
UU, PP. Perpres, PMK, atau KMK yang bersifat
menetapkan dan mengikat secara individual
atau dalam lingkup terbatas.

Penyusunannya sama seperti

menyusun peraturan perundang-
undangan, berupa diktum-diktum
 FORMAT KEBIJAKAN PIMPINAN FKTP

1 enter Di tulis dalam

Huruf bookman old
huruf Kapital
style, font 12 1 enter diletakkan
ditengah margin
1 enter
Uraian singkat
latar belakang
penyusunan
kebijakan

Berisi perturan
perundang-
undangan
yang berlaku.
Disusun
berdasarkan
hirarki
peraturan
perundang-
undangan
 Sesuai dengan judul
kebijakan

Disesuaikan
dengan
kebutuhan

Tempat dan
tanggal penetapan

Nama FKTP, dan nama

pimpinan FKTP
 Lampiran dapat
disusun jika dibutuhkan Pada sisi kanan
margin

Judul lampiran

Isi lampiran sesuai

dengan tata cara
penulisan pada
makalah pada
umumnya

Nama FKTP dan

nama pimpinan
FKTP
PEDOMAN/PANDUAN
o Dasar untuk
menentukan/melaksanakan
1. Disusun berdasarkan
kegiatan
kebijakan pimpinan FKTP
o Mengatur beberapa hal
2. Mengacu kepada pedoman
yang disusun oleh
Kemenkes/sesuai
kebutuhan berdasarkan
PEDOMAN pedoman lain yang telah
ada
3. Dievaluasi setiap 2-3 tahun
PANDUAN sekali
4. Substasnsi
pedoman/panduan yang
disusun disesuaikan
o Petunjuk melaksanakan dengan elemen penilaian
kegiatan dalam akreditasi
o Mengatur satu kegiatan
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
SISTEMATIKA PEDOMAN/PANDUAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOPmerupakan suatu perangkat
Dasar Hukum penyusunan SOP
instruksi/langkah-langkah yang
Permenpan RB No. 35 Tahun 2012
dibakukan untuk menyelesaikan proses
tentang Pedoman Penyusunan SOP
kerja rutin tertentu
Administrasi Pemerintahan

Tujuan penyusunan SOP : Agar berbagai

proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, SOP disusun oleh tenaga FKTP
efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam yang melakukan pekerjaan tersebut
rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui atau oleh unit kerja tersebut
pemenuhan standar yang berlaku

Manfaat SOP; memenuhi persyaratan SOP harus jelas, ringkas dan

standar FKTP, mendokumentasikan mudah dilaksankan, harus
langkah-langkah kegiatan, dan menggunakan kalimat
memastikan staf FKTP memahami perintah/instruksi. Menjelaskan
bagaimana melaksanakan kegiatannya siapa melakukan apa dan dimana
 Jika SOP disusun lebih dari satu
halaman, pada halaman kedua dan
seterusnya dibuat tanpa menyertakan
kop/heading

Logo pemerintah
daerah kab/kota dan
lambang Puskesmas
Heading
hanya
dihalaman
pertama

Logo klinik
pratama/pra
ktik mandiri
dokter/dokte
r gigi
 Definisi judul SOP, dan definisi istilah yang
membutuhkan penjelasan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara
spesifik
Berisi kebijakan pimpinan FKTP yang
menjadi dasar penyususnan SOP
Berisi acuan penyusunan SOP seperti
dokumen eksternal, bahan kepustakaan lain
Bagian utama Berisi langkah kegiatan untuk
menyelesaikan kegiatan

Prosuder/instruksi kerja berupa simbol- Berisi unit/prosedur terkait dengan proses

simbol (diagram alir makro dan diagram kerja tersebut
alir mikro)
Contoh bagan alir
 SISTEMATIKA/FORMAT KERANGKA
ACUAN
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
5. Cara melaksanakan kegiatan
6. Sasaran
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
a. Merupakan perencanaan waktu
melaksanakan langkah-langkah
pelaksanaan upaya/kegiatan
b. Lama waktu tergantung rencana
upaya/kegiatan tersebut dilaksanakan.
c. Jadwal pelaksanaan kegiatan dibuat time
table ( Gan Chart).
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan
Pelaporan
 Evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah Evaluasi terhadap
jadwal kegiatan .
 Jadual akan dievaluasi setiap kurun waktu tertentu,
sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran
jadwal atau penyimpangan, maka dapat segera dilakukan
koreksi.
 Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah Kapan
(setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan
kegiatan dilakukan, dan siapa yang melakukan.
PENGENDALIAN DOKUMEN DI FKTP
1. IDENTIFIKASI PENYUSUNAN/PERUBAHAN DOKUMEN
Dilakukan pada tahap self assesmen dalam pendampingan akreditasi
2. PENYUSUNAN DOKUMEN
Penanggungjawab subag TU, penanggungjawab admen, penanggung jawab UKM dan UKP
3. PENGESAHAN DOKUMEN
Oleh pimpinan FKTP
4. SOSIALISASI DOKUMEN
Sosialisasi bisa dilanjutkan dengan pelatihan apabila dokumen dianggap rumit
5. PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN, DAN PENARIKAN DOKUMEN
Pimpinan FKTP menunjuk penanggungjawab dokumen sebagai petugas pengendali dokumen, yang bertanggungjawab
terhadap penomoran, pencatatan, penyerahan untuk digandakan, pengarsipan, pendistribusian, dan pemusnahan.
6. PENYIMPANAN DOKUMEN
Dokumen asli disimpan di sekretariat akreditasi FKTP atau TU FKTP sesuai dengan SOP FKTP. Dokumen fotokopi
dimasing-masing unit
7. PENATAAN DOKUMEN
Untuk memudahkan pencarian dokumen dikelompokkan dan diberi daftar secara berurutan
8. REVISI DOKUMEN (setelah dilakukan pengkajian)
TERIMA KASIH.