PENGUMPULAN DATA

DI SARANA PELAYANAN
KESEHATAN
Agustina, S.SiT., MKM
PENGUMPULAN DATA PELAYANAN PRIMER
• Pelayanan kesehatan primer = Primary Health
Care  Puskesmas
• SP2TP atau SP3 = Sistem Pencatatan dan
Pelaporan (Terpadu) Puskesmas
 SP2TP = kegiatan pencatatan dan pelaporan
data umum, sarana, tenaga, dan upaya
pelayanan kesehatan di Puskesmas
berdasarkan SK Menkes No. 63/MENKES/
SK/II/1981
 Ruang Lingkup = konsep wilayah kerja
Puskesmas
 SP2TP
 Tujuan Umum :
- didapatnya semua data hasil kegiatan
puskesmas ( Puskesmas dengan TT,
Pustu, Pusling, Bidan Desa dan
Posyandu) dan data terkait
- dilaporkannya data tsb ke jenjang
administrasi di atasnya sesuai kebutuhan
secara benar, berkala dan teratur, guna
menunjang pengelolaan upaya kesehatan
masyarakat
 SP2TP
 Tujuan Khusus :
1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan
Puskesmas dan data yang berkaitan dlm format
yang telah ditentukan secara benar, berkelanjutan
dan teratur
2. Terlaporkannya data tsb kepada jenjang yang
lebih atas sesuai kebutuhan
3. Terolahnya data menjadi informasi di
Puskesmas dan setiap jenjang administrasi
diatasnya, shg bermanfaat mengetahui
permasalahan kesmas serta rumuskan cara
penanggulangannya secara tepat
 SP2TP
 Tujuan Khusus :
4. Diperolehnya kesamaan pengertian ttg
SP2TP : DO, tata cara pengisian format,
pengolahan data menjadi informasi dan
mekanisme pelaporannya
5. Mantapnya pelaksanaan SP2TP di
semua jenjang administrasi, shg dpt
berhasil guna dan berdaya guna dlm
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat
 PERKEMBANGAN SP3
SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan
pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan
Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga,
sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta
hasil yang dicapai Puskesmas
 Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal =
- pencatatan
- pelaporan
- pengolahan/ analisis/ pemanfaatan
Pencatatan hasil kegiatan dalam buku register 
direkapitulasi dalam format SP3
SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
PUSKESMAS
Pengertian = pencatatan dan pelaporan
yang harus dibuat oleh puskesmas dan
direkapitulasi setiap tingkat dengan waktu
tertentu
Sistem ini = satu kesatuan yang terdiri dari
komponen yang saling berkaitan,
berintegrasi, dan punya tujuan tertentu,
merupakan gabungan berbagai macam
kegiatan upaya yankes puskesmas 
meringankan beban kerja puskesmas
 RUANG LINGKUP SP3
Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup
semua kegiatan Puskesmas (Bidan Desa, Pustu,
Pusling, Puskesmas dengan tempat tidur)
Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat =
- ketenagaan Puskesmas
- sarana yang dimiliki Puskesmas
- kegiatan pokok Puskesmas (dalam maupun luar
gedung)
 Laporan SP3 dengan sistem tahun kalender :
periode bulanan, triwulan, dan tahunan
 Mekanisme sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas
1. Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program
untuk pencatatan hasil kegiatan  registrasi yang
berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program
dalam pemantauan dan evaluasi
2. Data yang diterima masing-masing pelaksana
kegiatan :
- Puskesmas (dalam maupun luar gedung);
- BP, BKIA swasta
- petugas
- W1 dan W2 (KLB)
 dicatat dalam buku register masing-masing
program
 Mekanisme sp3

3. Masing-masing pelaksana program

merekapitulasi data ke lembar transformasi
dan dipindahkan ke format laporan SP3
standard
4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim :
- koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2:
arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II
- masing-masing pengelola program terkait di
Dati II
 Mekanisme sp3

5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II

dan Dati I) :
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat
Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry
data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat
Dati II dan untuk pengelola program
mengolah data sesuai kebutuhan masing-
masing program
 Pencatatan Puskesmas
1. Register Rawat Jalan (R.I) =
- digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di
Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan
posyandu (meja 5); kunjungan rumah
- pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui
- pemegang : perawat/ dokter
- kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah
pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I
dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I dalam
gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status); luar
gedung langsung pasien (bila tidak ada kartu
status)
 Pencatatan Puskesmas

2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi (R.I.1) :

- digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi
puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi atau
Perawat gigi
- sumber data : kartu status kesehatan gigi
 Pencatatan Puskesmas
3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) =
- digunakan : Unit pelayanan KIA di Puskesmas/
Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan Posyandu (meja
5)
- pasien : bumil dan ibu menyusui
- Pemegang/ petugas : Bidan / dokter
- kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan rumah
pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I
dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I.2
dalam gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status Bumil/
menyusui); luar gedung (langsung masuk R.I.2)
 Pencatatan Puskesmas
4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) =
- digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan
- pemegang : petugas kesehatan lingkungan
5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
(R.IV) =
- digunakan : unit PKM
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM
- catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan
semua program di Puskesmas (register ini);
masing-masing pengelola program membuat buku
bantu tentang kegiatan penyuluhan sebelum
masuk register
 Pencatatan Puskesmas
6. Register Imunisasi (R.V) :
- digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi-setiap
posyandu 1 buku)
- pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku)
- Pemegang : juru imunisasi/ bidan
- catatan : kegiatan masing-masing Posyandu
dibuatkan 1 buku, masing-masing untuk balita
maupun ibu hamil
 Pencatatan Puskesmas
7. Register laboratorium (R.VI) =
- digunakan : unit laboratorium Puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas
laboratorium
- digunakan untuk mencatat kegiatan laboratorium
baik aktif maupun pasif (ACD dan PCD)
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pelayanan kesehatan sekunder = pelayanan rujukan

kuratif berupa Rumah Sakit
Pengumpulan data dapat berupa paper atau
komputerisasi. Database dengan komputerisasi
menghasilkan informasi pasien secara sistematis, bila
dibandingkan dengan rekam medis manual yang
seharusnya dapat dikumpulkan dalam format yang
telah ditentukan (standar).
Bentuk instrument atau sarana pengumpulan data
berupa : dokumen rekam medis, sensus harian,
formulir pendaftaran, formulir asuhan keperawatan,
register pasien, resep, hasil pemeriksaan penunjang.
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit meliputi :

1. Data pasien non-rawat inap = data yang dkumpulkan untuk
pasien gawat darurat, rawat jalan, klinik atau pasca
pengobatan harus terdiri dari: identifikasi pasien sebagai
pasien rawat inap; riwayat yang sesuai untuk menunjukkan
penyakit atau kondisi fisik; pengamatan klinis; laporan dari
test dan prosedurnya seperti imunisasi, skreening
kesehatan; hasil dari visit contohnya follow-up
perkembangan pengobatan, pendaftaran di rumah sakit;
grafik tumbuh kembang anak; informasi yang medukung dari
korespondensi dokter atau perawat; tanda tangan dari
rumah sakit yang mengindikasikan perawatan pasien
sebagai bentuk tanggung jawabnya
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit meliputi :

2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di
berbagai negara, dokter spesialis mengatur
pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang
spesifik :
a. Pasien rawat inap spesialis merupakan
seorang pasien dengan kasus kronik seperti
hipertensi, diabetes, dsb, pasien anak-anak
atau pasien rawat inap yang lama, mereka
harus membuat janji untuk konsultasi ke dokter
spesialis.
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit meliputi :

2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di
berbagai negara, dokter spesialis mengatur
pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang
spesifik :
b. Suatu saat di klinik, perjanjian harus dicatat
sebagai pasien datang atau tidak datang,
karena informasi ini dibutuhkan untuk mengukut
beban kerja masing-masing klini dan
menentukan jumlah kunjungan untuk berikutnya
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit meliputi :

2. Data dari pasien klinis spesialis rawat inap = di
berbagai negara, dokter spesialis mengatur
pasien untuk berkonsultasi dari kondisi yang
spesifik :
c. Pada akhir bulan dicatat untuk jumlah
kunjungan pasien yang datang dan tidak datang
sebagai laporan bulanan
d. Laporan statistik lainnya akan dikumpulkan
dengan cara yang sama untuk semua pasien
rawat jalan
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Di beberapa negara rekam medis pasien tidak

disimpan pihak rumah sakit, pada situasi ini
dokumen kunjungan petugas perawatan dengan
Rekam Kesehatan yang dipegang pasien,
dokumen ini berisi kondisi ibu maternal atau bayi,
atau pasien dapat meminta dalam bentuk buku
perawatan yang dijual rumah sakit. Penggunaan
dokumen ini dapat mengurangi masalah
penyimpanan yang banyak untuk pasien rawat
jalan.
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Dokumen yang disimpan pasien sendiri, sering

ditemukan permasalahan, yaitu : pasien sering
lupa membawa reka kesehatannya untuk rawat
jalan, rekam kesehatannya yang dapat hilang, dan
rekam kesehatan yang dapat rusak
Dokumen tersebut juga sulit untuk dilakukan
pengawasan terhadap kualitas dokumennya,
sehingga diperlukan pendidikan bagi pasien untuk
merawat dokumennya
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit :

3. Sensus Data rumah sakit : merupakan bentuk
dari pengumpulan data yang dikumpulkan
berdasarkan rekam kesehatan atau rekam medis
pasien yang berupa sensus harian pasien rawat
inap, pasien gawat darurat, dan pasien rawat
jalan di rumah sakit. Data yang dikumpulan harus
akurat dan reliabel untuk menjamin kualitas
informasi yang dihasilkan.
 PENGUMPULAN DATA DI PELAYANAN KESEHATAN
SEKUNDER

Pengumpulan data di rumah sakit :

Data pasien rawat inap harus dikumpulkan oleh staf
perawat yang direkam setiap harinya dan diproses oleh
petugas pendaftaran atau perekam medis, yang meliputi :
a. Sensus harian pasien rawat inap : jumlah seluruh
pasien setiap hari, jumlah pasien yang mendapatkan
pelayanan, pasien yang masuk dan keluat pada hari
yang sama
b. Jumlah pendaftaran harian
c. Jumlah perpindahan pasien
d. Jumlah pasien yang keluar dan yang meninggal