No.

Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

01/06

Nama Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan

KANDUNGAN

CARTA ALIR

1.0 Objektif

2.0 Skop

3.0 Terminologi/Definisi

4.0 Tanggungjawab

5.0 Prosedur Terperinci

6.0 Rujukan

7.0 Rekod Kualiti

No. Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

02/06

Nama Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan

Carta Alir Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar

Mula

Politeknik menerima arahan tarikh pemilihan dari BKP JPP

JHEPP menyediakan kertas kerja pemilihan

Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan

Lantikan Petugas Pemilihan oleh Urusetia

WRIT Pilihanraya oleh TPSA PMU

Memohon senarai pelajar berdaftar dari JHEPP

Cetakan dan agihan borang pencalonan dan peraturan pemilihan oleh Urusetia (JPK)

Taklimat kepada Petugas

Hari Penamaan Calon dan Pengumuman Calon

No. Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

03/06

Nama Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan

Taklimat JHEPP Bersama Calon Bertanding

Persiapan Teknikal Pemilihan oleh Urusetia

Hari Mengundi

Pengiraan Undi

Keputusan Diumumkan

Pelantikan Exco MPP

Selesai

No. Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

04/06

Nama Dokumen 1.0 OBJEKTIF

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan proses pengurusan mengadakan Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar bagi menguruskan proses Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar.

3.0

TERMINOLOGI/DEFINISI 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 KPM BKP JPP TPSA JHEPP KJHEPP JPK PHEPP Jab MPP PasKem UIDM - Kementerian Pendidikan Malaysia - Bahagian Kebajikan Pelajar Jabatan Pengajian Politeknik - Timbalan Pengarah Sokongan Akademik - Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar - Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar - Jawatankuasa Pilihanraya Kampus - Pegawai Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar Jabatan - Majlis Perwakilan Pelajar - Pasukan Kempen - Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

4.0

TANGGUNGJAWAB 4.1 Ketua Jabatan (HEPP) bertanggungjawab untuk:- Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP - Melantik petugas untuk membantu perjalanan pilihanraya - Mengadakan taklimat untuk petugas - Mengadakan taklimat untuk calon yang bertanding - Memantau calon berkempen - Memantau perjalanan proses pengiraan undi - Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis Penasihat MPP bertanggungjawab untuk:- Menyediakan kertas kerja - Mendapatkan senarai pelajar yang mendaftar - Menguruskan kemudahan tempat dan kelengkapan

4.2

No. Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

05/06

Nama Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan

4.3

Jawatankuasa Pilihanraya Kampus (JPK) bertanggungjawab untuk:- Mencetak dan mempamer notis pengisytiharan pemilihan MPP - Mengagihkan Borang Pencalonan dan Peraturan Pemilihan MPP - Mencetak borang keputusan undi. - Menguatkuasa semua peraturan kempen. - Memantau keseluruhan aktiviti ketika kempen. - Mengambil tindakan terhadap sebarang salahlaku yan gmengakibatkan peraturan kempen gagal dipatuhi. - Mengawasi keselamatan kempen secara keseluruhan.

5.0

PROSEDUR TERPERINCI Bil 5.1 5.2 5.3 5.4 Tindakan Menerima arahan tarikh pemilihan dari KPM. Menyediakan kertas kerja pemilihan. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP. Mengeluarkan surat pelantikan staf sebagai petugas melalui Ketua Jabatan. Mencetak notis pengisytiharan, borang pencalonan dan peraturan pemilihan. Mempamerkan notis pengisytiharan pemilihan dan peraturan pemilihan di papan kenyataan. Mengeluarkan senarai pelajar yang berdaftar mengikut format yang ditetapkan. Mengagihkan borang pencalonan dan Peraturan Pemilihan kepada pelajar yang bertanding. Mengadakan Taklimat Pemilihan untuk Petugas. Pelaksana TPSA JHEPP KJHEPP KJHEPP JPK JHEPP JHEPP PHEPP Jab JHEPP

5.5 5.6

5.7

5.8

PHEPP Jab

5.9

KJHEPP JHEPP JPK KJHEPP JPK Calon KJHEPP JPK Calon JPK

5.10

Hari penamaan calon.

5.11

Mengadakan taklimat pemilihan untuk calon-calon yang bertanding.

5.12

Mengambil gambar dan menyiapkan poster calon

No. Rujukan Dokumen

No. Mukasurat

06/06

Nama Dokumen

PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR

Edisi No. Semakan Tarikh Efektif Tarikh Pindaan Pelaksana JPK PHEPP Jab JPK KJHEP PasKem Semua

Bil 5.13 5.14 5.15 5.16

Tindakan Mencetak borang keputusan undi untuk persiapan teknikal pemilihan. Menyediakan susun atur tempat pembuangan undi. Memantau calon berkempen. Memastikan kemudahan tempat membuang undi dan sediakan segala keperluan pilihanraya secukupnya. Hari mengundi. Menyemak dan sahkan keputusan jumlah undi setiap calon. Membuat pengisytiharan keputusan pemilihan. Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis. Menyediakan dan hantar laporan Kolokium/ Kursus Kepimpinan JPP/ Pembentukan Kabinet

5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22

PasKem JPK PasKem JPK Pengerusi JPK JHEPP / PHEPP Jab JHEPP JHEPP

6.0

RUJUKAN 6.1 6.2 6.3 6.4 Prosedur proses mengundi. AKTA 174 (Akta Institusi-institusi Pelajaran). Kertas kerja. Peraturan pemilihan MPP.

7.0

REKOD KUALITI 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 WRIT Pilihanraya Borang Penamaan Calon (satu set). Borang Penarikan Pencalonan Pilihanraya MPP. Borang Pengisytiharan Calon Pilihanraya MPP. Rekod bantahan calon yang bertanding. Notis senarai pemenang pemilihan MPP.