Anda di halaman 1dari 76

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejak beberapa tahun terakhir, kita dikenalkan dengan pendekatan

baru dalam manajemen sekolah yang lebih dikenal dengan manajemen

berbasis sekolah (school based management) atau disingkat MBS.1

Adapun secara umum, gagasan penerapan pendekatan ini muncul sejalan

dengan pelaksanaan otonomi daerah sebagai paradigma baru dalam

pengoperasian sekolah. Selama ini sekolah hanyalah kepanjangan tangan

birokrasi pemerintah pusat untuk menyelenggarakan urusan politik

pendidikan.

Anggaran pendidikan mengalir dari pusat ke daerah menelusuri

saluran birokrasi dengan begitu banyak simpul yang masing-masing

menginginkan bagian. Tidak heran jika nilai akhir yang diterima di tingkat

paling operasional telah menyusut. Kita khawatir, jangan-jangan selama

ini lebih dari separuh dana pendidikan sebenarnya dipakai untuk hal-hal

yang sama sekali tidak berhubungan dengan proses pembelajaran di level

yang paling operasional, yaitu sekolah.

1
Munculnya gagasan MBS ini disebabkan oleh ketidakpuasan para pengelola pendidikan
pada level operasional atas keterbatasan wewenang yang mereka miliki untuk dapat
mengelola sekolah secara mandiri (Jahja 2004:59).
Sekolah sebagai bentuk organisasi diartikan sebagai wadah dari

kumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu

yakni tujuan pendidikan, dengan memanfaatkan manusia itu sendiri

sebagai sumber daya, di samping yang ada di luar dirinya, seperti uang,

material, dan waktu. Agar kerja sama itu berjalan dengan baik, maka perlu

ada aturan.2 Keberhasilan program pendidikan melalui proses belajar

mengajar sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu siswa, kurikulum,

tenaga kependidikan, dana, prasarana dan sarana, dan faktor lingkungan

lainnya. Apabila faktor tersebut bermutu, dan proses belajar bermutu pada

gilirannya akan menghasilkan lulusan yang bermutu pula.

Guru merupakan salah satu pelaku dalam kegiatan sekolah. Oleh

karena itu, ia dituntut untuk mengenal tempat bekerjanya itu. Pemahaman

tentang apa yang terjadi sekolah akan banyak membantu mereka

memperlancar tugasnya sebagai pengelola langsung proses belajar

mengajar. Guru perlu memahami faktor-faktor yang langsung dan tidak

langsung menunjang proses belajar mengajar.

Prasarana dan sarana diibaratkan sebagi motor penggerak yang

dapat berjalan dengan kecepatan sesuai dengan keinginan oleh

penggeraknya. Begitu pula dengan pendidikan, sarana dan prasarana

sangat penting karena dibutuhkan. Sarana dan prasarana pendidikan

dapat berguna untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar


2
Orang yang bekerja sama dalam situasi kerja sama itu berbeda dari satu tempat ke
tempat yang lain, maka terjadi suasana yang berlainan antara satuan kerja sama yang
satu dengan yang lain (Suryosubroto 2004:27).
mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu

lembaga dalam rangka mencapai tujuan pendidikan.

Prasarana dan sarana pendidikan adalah salah satu sumber daya

yang menjadi tolok ukur mutu sekolah dan perlu peningkatan terus

menerus seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

yang cukup canggih. Manajemen prasarana dan sarana sangat diperlukan

dalam menunjang tujuan pendidikan yang sekaligus menunjang

pembangunan nasional, oleh karena itu diperlukan pengetahuan dan

pemahaman konseptual yang jelas agar dalam implementasinya tidak

salah arah.

Bagi guru3, pemahaman tentang pengelolaan prasarana dan

sarana akan membantu memperluas wawasan tentang bagaimana ia

dapat berperan dalam merencanakan, menggunakan, dan mengevaluasi

prasarana dan sarana yang ada sehingga prasarana dan sarana tersebut

dapat dimanfaatkan secara optimal untuk mencapai tujuan pendidikan.

3
Pemahaman tentang administrasi pengembangan kurikulum akan sangat membantu
dalam menerjemahkan kurikulum menjadi pengalaman belajar siswa; pemahaman
tentang administrasi kesiswaan akan sangat membantu mereka dalam menjalankan
tugas memproses siswa tersebut menjadi lulusan yang bermutu tinggi; pemahaman
tentang pengelolaan personel atau pegawai akan membantu upaya pengembangan
pribadi dan profesionalnya; pemahaman tentang seluk-beluk administrasi keuangan akan
membantu guru dalam menetapkan prioritas pelaksanaan tugasnya, karena pada
akhirnya dana untuk menunjang kegiatannya juga terbatas; pemahaman tentang
hubungan sekolah dengan masyarakat akan membantu guru dalam usaha mereka dalam
menjadikan sekolah bagian yang tak terpisahkan dari masyarakat, sehingga terjalin kerja
sama yang baik di antara keduanya (Soetjipto dan Kosasi 2004:146).
Manajemen ditambah administrasi prasarana dan sarana

memegang peranan penting dalam menunjang pembangunan. Dengan

diberlakukan otonomi daerah berarti pemerintah memberikan kesempatan

kepada sekolah untuk berinisiatif dan berkarya sesuai dengan

kemampuan lembaga pendidikan/sekolah masing-masing termasuk dalam

pengembangan prasarana dan sarana. Oleh karena itu perlu adanya

manajemen prasarana dan sarana pendidikan.

1.2 Rumusan dan Batasan Pembahasan

Dalam makalah ini hanya akan dibahas tentang manajemen

prasarana dan sarana serta peran guru dalam mengoptimalkan prasarana

dan sarana tersebut. Hal lain seperti manajemen dan administrasi

kurikulum, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, dan hubungan

masyarakat tidak dibahas dalam makalah ini.

Hal ini bukan berarti melebihkan yang satu daripada yang lain atau

mengunggulkan yang satu, di lain pihak menyepelekan yang lain. Tentu

hal ini beralasan agar pembahasan dalam makalah ini fokus pada satu

sisi, selain itu memberi peluang kepada khalayak untuk melengkapi

kekurangan (apa yang tidak dibahas) dalam makalah ini.


1.3 Tujuan Penulisan dan Manfaat Penulisan

Berdasarkan latar belakang dan batasan pembahasan di atas,

maka tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mendeskripsikan sistem

administrasi prasarana dan sarana di sekolah dan merumuskan peran

guru dalam mengupayakan sistem admnistrasi prasarana dan sarana

sekolah yang baik dalam rangka mencapai tujuan pendidikan.

Penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat dalam

memberi gambaran tentang sistem administrasi prasarana dan sarana

sekolah. Sebagai masukan kepada pihak-pihak terkait dalam penulisan,

seperti pendidik, siswa, dan pemerintah serta masyarakat pada umumnya,

serta dapat menjadi referensi bagi pihak-pihak yang khususnya ingin

mendalami masalah yang kami angkat dalam makalah ini.


BAB II

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

Secara Etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung

untuk mencapai tujuan dalam pendidikan . misalnya : lokasi/tempat,

bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dsb.

Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan

pendidikan. Misalnya ; Ruang, Buku, Perpustakaan, Laboratorium dsb.

Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu adalah semua

komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang

jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu

sendiri.

Menurut keputusan menteri P dan K No 079/ 1975, sarana

pendididkan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :

a. Bangunan dan perabot sekolah

b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan

laboratorium.

c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual

yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak

menggunaakan alat penampil.


Secara micro (sempit) kepala sekolahlah yang bertanggung jawab

atas pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang di perlukan di

sebuah sekolah.

Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri

mempunyai peranan yang sangat penting bagi terlaksananya proses

pembelajaran di sekolah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan

di sebuah sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara

umum. Terdapat beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana

dan prasarana di antaranya adalah :

a. Berdasarkan konsepsi lama dan modern

Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di

artikan sebagai sebuah sistem yang mengatur ketertiban peralatan

yang ada di sekolah . Menurut konsepsi modern administrasi sarana

dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan

sarana dan prasarana yang ada di sekolah . Guru menurut konsepsi

lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah,

menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan

bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu

• Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban

penggunaan sarana dan prasarana di sekolah melalui penggunaan

di siplin (pendekatan otoriter )


• Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana

dan prasarana sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi

• Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana

dan prasarana sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan

permisif)

• Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana

dan prasarana sekolah sesuai dengan program pembelajaran

(pendekatan intruksional)

• Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan

prasarana sekolah

• Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan

keamanan dari sarana dan prasarana yang ada di sekolah.

Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah

suatu usaha yang di arahkan untuk mewujudkan suasana belajar

mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa

untuk belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan

sarana yang ada.

Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan

usaha untuk mengupayakan sarana dan alat peraga yang di butuhkan

pada proses pembelajaran demi lancarnya dan tercapainya tujuan

pendidikan.
2.1 PERENCANAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1. Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses

perkiraan dan penetuan secara matang hal-hal yang akan

dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger

A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan

adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai

dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk

mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan

dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemiduan. Dengan kata lain,

planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan

datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan

pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau

pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan

kebutuhan.

Perencanaan saran dan prasarana dapat diartikan sebagai

keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan

pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau

pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan

kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi

perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan

yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan

beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis,

jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna,

dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk

disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

2. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Adalah demi menghindari terjadinya kesalahan dan

kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan

efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Perencanaan

pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan

berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas

kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya

dana dan tingkat kepentingan.

3. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Manfaat perencanaan yaitu dapat membantu dalam

menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan

langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, dapat dijadikan

sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,

pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan

berjalan dengan efektif dan efisien.

4. Karakteristik Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan


Suatu rencana yang baik selalu menuju sasaran dan tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya, dilandaskan atas perhitungan

dan selalu mengandung kegiatan/tindakan/usaha. Sasaran

perencanaan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

5. Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Perencanaan yang efektif dalam penyusunannya harus

dilakukan melalui suatu rangakaian pertanyaan yang perlu dijawab

dengan memuaskan:

(What) Kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan dalam

rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?

(Where) Dimana kegiatan hendak dilaksanakan?

Pertanyaan ini mencakup tata ruang yang disusun,

tempat yang akan digunakan, tempat perhimpunan

alat-alat serta perlengkapan lainnya.

(When) Bilamana kegiatan tersebut hendak dilaksanakan?

Hal ini berarti harus tergambar sistem prioritas yang

akan digunakan, penjadwalan waktu, target, fase-fase

tertentu yang akan dicapai serta hal-hal lain yang

berhubungan dengan faktor waktu. Rencana

kebutuhan dibuat untuk jangka waktu pendek,

menengah, dan panjang.


(How) Bagaimana cara melaksanakan kegiatan ke arah

tercapainya tujuan?

Yang diackup oleh pertanyaan ini menyangkut sistem

kerja, standar yang harus dipenuhi, cara pembuatan

dan penyampaian laporan, cara menyimpan dan

mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai

akhir pelaksanaan.

(Who) Pertanyaan siapa? Berarti diketemukannya jawaban

tentang personalia, tentang pembagian tugas,

wewenang dan tanggung jawab.

(Why) Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting diantara

rangkaian pertanyaan ini ialah “Mengapa” karena

pertanyaan ini ditujukan kepada kelima pertanyaan

yang mendahuluinya.

6. Persyaratan yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Sarana

dan Prasarana Pendidikan

a. Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai

bagian integral dari usaha peningkatan kulaitas proses belajar

mengajar.

b. Perencanaan harus jelas. Kejelasan suatu rencana dapat dilihat

pada :

1) Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai.

2) Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.


3) Petugas pelaksanaan, misal guru, karyawan.

4) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.

5) Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan.

6) Dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis,

sederhana, luwes, fleksibel.

c. Rencana harus sistematis dan terpadu.

d. Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani yang baik

ataupun non-insani sebagai komponen yang berhubungan satu

sama lainnya bekerja sama mencapai tujuan, target, kesesuaian

yang telah ditetapkan sebelumnya.

e. Memiliki struktur berdasarkan analisis.

f. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak

perencana.

g. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan

situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.

h. Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan.

i. Menunjukkan skala prioritas.

j. Mengadakan sarana pendidikan yang disesusaikan dengan

plafon anggaran.

k. Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang

logis.

l. Dapat dilaksanakan pada jangka pendek (1 tahun), jangka

menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10-15 tahun).


7. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Terdapat beberapa prosedur dalam perencanaan sarana

dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan

prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan berikut:

a. Menganalisis kebutuhan

b. Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada

c. Mengadakan seleksi

d. Menyediakan dana

e. Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan

sarana dan prasarana.

8. Perencanaan pengadaan barang bergerak dan tidak bergerak

a. Perencanaan pengadaan barang-barang bergerak

Menyusun dan menata perkiraan biaya/hanya keperluan,

pengadaan barang, selama 1 bulan/semester/tahun untuk

barang habis pakai tidak habis pakai. Menyusun daftar

perencanaan berdasarkan analisis kebutuhan dari masing-

masing satuan organisasi.

b. Perencanaan pengadaan prasarana/barang-barang tidak

bergerak

1) Tanah

a) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan

analisis kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta

lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.


b) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah

seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi, dan

sebagainya.

c) Mengadakan survei harga tanah.

d) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.

2) Bangunan

a) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan

berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.

b) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan

akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status,

perizinan, dan sebagainya.

c) Menyusun rencana kontruksi dan arsitektur bangunan

sesuai pesanan.

d) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai dengan harga

standar.

e) Menyusun pertahapan rencana anggaran secara teknik

dan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan

berdasarkan kebijakan pemerintah.

9. Master plan fisik sekolah berfungsi

Master plan fisik sekolah berfungsi untuk mengendalikan

perencanaan dan pembangunan fisik komplek sekolah. Master plan

sangat bermanfaat bagi pengadaan bangunan sekolah yang

pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Di dalam master plan


perlu disebutkan informasi mengenai jenis bangunan yang sudah

ada dan direncanakan pengembangannya. Di dalam master plan

fisik sekolah hendaknya dicantumkan informasi, antara lain:

a. Pagar betis setapak

b. Garis sepadan bangunan

c. Pintu gerbang sekolah

d. Papan nama sekolah

e. Denah keseluruhan ruang

f. Selasar penghubung antar ruang dan bangunan

g. Jalan setapak, jalan dan parkirkendaraan di dalam komplek

h. Lapangan olahraga dan lapangan upacara

i. Tiang bendera

j. Pertamanan

k. Sistem jaringan listrik

l. Sistem jaringan air bersih, air kotor/limbah, air hujan

m. Terletak di daerah pemukiman

n. Adanya sumber daya manusia (siswa)

o. Mudah dicapai dari jarak dan kondisi pencapaian maupun

transportasi

p. Adanya jalan masuk dan jalan raya/sungai ke lokasi

q. Memiliki sumber air bersih

r. Terjangkau jaringan listrik

s. Bebas dari gangguan bencana alam, keramaian, bau.


10. Perencanaan, pemeliharaan, dan pengembangan

Dalam menghadapi tugas ini disarankan menempuh

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Masalah dasar-dasar pengajaran dan penentuan jenis program

pengajaran dan perencanaan fasilitas bangunannya.

b. Membentuk panitia untuk mempelajari kebutuhan-kebutuhan

khusus yang bertalian dengan bangunan dan perlengkapan

yang diusulkan.

c. Mengatur kunjungan sekolah-sekolah yang dipergunakan

sebagai contoh.

d. Mempelajari gambar-gambar contoh bangunan sekolah dan

perlengkapannya.

Ada beberapa aspek yang bertalian dengan perencanaan

dan pemeliaharaan bangunan sekolah dan perlengkapan:

a. Perluasan bangunan yang sudah ada

b. Rencana rehabilitasi

c. Meningkatkan mutu keindahan ruang belajar

d. Memilih perabot dan perlengkapan

e. Memperhatikan kondisi sanitasi

f. Perencanaan tempat penyimpanan slst-slst

g. Mengatur dan memelihara ruang belajar


Kepala sekolah hendaknya melakukan observasi secara

teratur dan kontinyu terhadap kondisi cahaya di ruang belajar ini

dan segera mengadakan perbaikan bila terdapat kekurangan.

11. Tanggung jawab pemerintah, sekolah, dan masyarakat dalam

Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pemerintah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan

pendidikan nasional, oleh karena itu hendaknya memperhatikan

kondisi sekolah terutama di daerah yang kondisinya rusak dan

perlu diperbaiki dengan perencanaan ysng matang. Pemerintah

mempunyai anggaran pendapatan belanja daerah serta anggaran

pendapatan belanja negara oleh karena itu anggaran pendidikan

hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pembangunan dengan

memperhatikan aspek utama yaitu pendidikan.

Sekolah merupakan suatu organisasi. Dalam hal ini kepala

sekolah hendaknya serba bisa, karena bukan saja harus memiliki

pengetahuan yang memadai mengenai bangunan sekolah,

melainkan juga banyak pengetahuannya tentang perabot dan

perlengkapan. Seperti telah disinggung bahwa tanggung jawab

kepala sekolah dan kaitannya dengan perencanaan sarana dan

prasarana di sekolah adalah bersama-sama dengan staf menyusun

daftar kebutuhan sekolah, kemudian mempersiapkan perkiraan

tahunan untuk diusahakan penyediaanya sesuai dengan

kebutuhan. Meyimpan dan memelihara serta mendistribusikan


kepada guru-guru yang bersangkutan dan menginventarisasikan

alat/sarana tersebut pada akhir tahun pelajaran.

Guru-guru dan para orang tua murid juga diikutsertakan

dalam melakukan perencanaan mengenai penambahan-

penambahan dan perombakan bangunan yang sudah ada atau

merencanakan bangunan baru dan saran-saran yang mereka

kemukakan ditampung dan dipertimbangkan. Apabila ada hal yang

diperlukan untuk dapat disampaikan sebagai rekomendasi yang

tepat dan masuk akal dapat disampaikan kepada pemerintah

maupun kepada masyarakat.

Sebagai pelaksana tugas pendidikan, guru mempunyai andil

dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Dalam hal ini,

guru lebih banyak berhubungan dengan sarana penajaran yaitu alat

peraga, alat pelajaran, dan media pengajaran lainnya. Peranan

guru tidak hanya dalam perencanaan pendidikan tetapi dimulai dari

perencanaan, pemanfaatan, pemeliharaan, serta pengawasan

penggunaan sarana dan prasarana. Keterlibatan guru dalam

perencanaan karena semua barang yang digunakan dalamproses

belajar mengajar disesuaikan dengan rancangan kegiatan belajar

mengajar.

2.2 PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1. Hakikat pengadaan sarana dan prasarana pendidikan


Pengadaan adalah segala kegiatan untuk menyediakan

semua keperluan barang bagi keperluan pelaksanaan tugas untuk

mencapai tujuan pendidikan. Dalam pengadaan barang

sebenarnya tidak terlepas dari perencanaan pengadaan yang telah

dibuat sebelumnya baik mengenai jumlah maupun jenisnya.

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan adalah keseluruhan

kegiatan yang dilakukan dengan cara menghadirkan atau dari tidak

ada menjadi ada sarana dan prasarana pendidikan berdasarkan

hasil perencanaan.

Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala

kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua

keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil dari perencanaan,

yakni untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan

secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Persediaan yang kurang dan tidak memadai akan

menghambat proses belajar mengajar. Demikian pula

administrasinya apabila tidak ditangani secara profesional akan

mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan pengajaran itu.

Pengadaan sarana dan prasarana di suatu sekolah haruslah

disesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan dan

mempertimbangkan hasilnya di masa-masa mendatang.

2. Fungsi pengadaan
Mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya sarana dan

prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas,

tempat dan waktu yang dikehendaki.

3. Jenis pengadaan

Berdasarakan jenisnya, pengadaan sarana dan prasarana

meliputi 5 macam:

a. Pengadaan tanah

b. Pengadaan bangunan

c. Menukar bangunan

d. Pengadaan perabot

e. Pengadaan alat kantor/alat pendidikan

4. Cara pengadaan

a. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dapat

dilaksanakan dengan cara:

1) Pembelian

2) Pembuatan sendiri

3) Penerimaan hibah

4) Penyewaan

5) Pinjaman

6) Pendaurulangan

b. Prosedur pengadaan barang untuk keperluan sekolah dan

implementasinya.
Pengadaan barang di sekolah umumnya melalui

prosedur yang meliputi:

1) Menganalisis kebutuhan dan fungsi barang

2) Mengklasifikasikan

3) Membuat proposal pengadaan barang yang ditunjukkan

kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan

bagi sekolah swasta.

4) Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya

untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.

5) Setelah dikunjungi dan disetujui maka barang akan dikirim

ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan

barang tersebut.

c. Tanggung jawab kepala sekolah dan guru dalam pengadaan

sarana dan prasarana pendidikan

Jenis sarana yang disediakan di sekolah dan cara-cara

pengadministrasiannya mempunyai pengaruh besar terhadap

program pembelajaran. Tanggung jawab kepala sekolah

berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana,

penyimpanan, pemeliaharaan, dan pendistribusian. Sebagai

pelaksana tugas pendidikan, guru mempunyai andil dalam

pengadaan sarana pendidikan mengingat bahwa guru lebih

banyak berhubungan dengan sarana pengajaran. Pengadaan

barang kadang memerlukan keterlibatan guru karena semua


barang yang dipergunakan dalam pembelajaran harus sesuai

dengan rancangan kegiatan belajar mengajar dan gurulah yang

mengetahui prioritas pengadaan barang yang dibutuhkan.

Pengadaan barang yang menuntut keterlibatan dan media

pengajaran.

5. Pengadaan tanah

Pengadaan tanah dapat dilakukan oleh pemerintah dan

swasta, baik untuk pengadaan instansi/kantor maupun sekolah.

Untuk pengadaan tanah bagi instansi pemerintah perlu mengikuti

tata cara yang berlaku.

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelumnya melakukan

pengadaan tanah adalah :

a. Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya

sesuai dengan keperluan.

b. Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik

sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata

bangunan.

c. Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik,

telepon, air, dan alat pengangkutan.

d. Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan

untuk bahan pengajuan rencana anggaran dari hasil survei.

e. Mengajukan rencana anggaran kepada kantor dengan

melampirkan data yang disusun.


a. Tata cara pembelian tanah

Untuk membeli tanah bagi instansi pemerintah perlu

mengikuti tata cara yang berlaku, yaitu:

1) Penyelesaian pembelian tanah yang terdiri dari beberapa

kegiatan penting

2) Menyusun panitia pembelian yang beranggotakan pejabat

fungsional dari Depdiknas, Pemda, Dinas Agraria dan Dinas

PU

3) Menetapkan tugas-tugas panitia antara lain:

a) Menetapkan kriteria/syarat (lokasi, luas, dan lain-lain)

b) Meneliti surat-surat tanah yang akan dibeli

c) Memperoleh penawaran harga

d) Memperhatikan perencanaan tata kota

e) Mendapat syarat bukti pembebasan tanah

f) Menyaksikan pembayaran langsung kepada pembelinya

4) Memeperhatikan persyaratan bagi tanah yang akan dibeli:

a) Daerah bebas banjir ataupun malapetaka lainnya

b) Terletak daerah yang terjangkau

c) Tidak akan tergusur

d) Terjangkau fasilitas listrik, telepon, air

e) Harga terjangkau

5) Mencari tanah yang akan dibeli dengan observasi

6) Melakukan pembebasan tanah yang akan dibeli dengan cara


a) Membentuk panitia pembebasan tanah yang terdiri dari 7

instansi (Agraria, Pemda, Ipeda, Ireda, P.U., Camat,

Kepala Desa, Depdiknas).

b) Adanya pemberian honorarium sesuai dengan ketentuan

c) Melakukan pembayaran dan penadatanganan Akta Jual

beli Tanah di depan Notaris/PPAT.

d) Melakukan pembayaran dan penandatanganan akte jual

beli yang dilakukan lewat kantor Perbendaharaan Negara

(KPN).

e) Mengurus sertifikat.

b. Tata cara penerimaan hibah

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan

hibah (penghibahan), yaitu:

1) Status barang yang akan dihibahkan

2) Wewenang penghibahan

3) Spesifikasi barang dan cara menerima hibah tanah, yaitu:

Tanah yang diterima secara hibah dapat berasal dari

pemerintah atau pihak swasta melalui proses penyerahan

atau akta serah terima hibah yang dibuat oleh Notaris/PPAT

atau camat setempat, apabila telah selesai pembuatannya

maka dapat diproses lebih lanjut menjadi sertifikat.

c. Tata cara menerima hak pakai


Penukaran tanah dari suatu pihak atas dasar hak pakai harus

disertai dokumen serah terima dari pihak yang memberikan hak

pakai. Penerimaan hak pakai dari pemerintah harus disertai

surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan serta berita

acara serah terima dari pihak swasta yang bersangkutan dan

diketahui oleh pejabat setempat serendahnya camat.

d. Tata cara penukaran tanah

Penukaran tanah dapat terjadi antara satu pihak dengan pihak

lain yang memerlukan izin terlebih dahulu dari pihak yang

mengurus tata cara penukaran tanah dan seizin Menteri

Keuangan dan sesuai Keppres tentang pelaksanaan APBN.

Tanah berikut bangunan yang tidak memenuhi fungsinya dapat

diusulkan untuk ditukarkan dengan tanah/bangunan milik pihak

lain yang sudah jadi atau masih akan dibangun di lokasi lain.

Usul tersebut diajukan kepada pihak terkait dengan dilampiri:

1) Alasan penukaran

2) Penaksiran sementara harga tanah/bangunan baru

3) Surat-surat pemilikan tanah/bangunan lama

4) Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan lama dan baru

Membentuk panitia penaksir untuk menetapkan

penaksiran harga tanah/bangunan yang lama dan baru. Apabila

penaksiran harga itu sudah disepakati maka selanjutnya

diselesaikan surat perjanjian penukaran di depan Notaris/PPAT.


Penyerahan tanah/bangunan lama baru dilakukan setelah

tanah/bangunan penggantinya dapat diterima dengan baik oleh

pihak yang bersangkutan. Akibat penukaran harus

menguntungkan negara/pemerintah. Selanjutnya penyelesaian

balik nama sertifikat tanah dan diselesaikan pula penghapusan

tanah lama dari daftar inventaris dengan surat keputusan

lembaga yang bersangkutan yaitu Mendiknas.

6. Pengadaan bangunan

Faktor-faktor dalam pengadaan bangunan adalah:

a. Lokasi bangunan hendaknya sesuai dengan tujuan organisasi

yang bersangkutan

b. Perkembangan bangunan di masa mendatang

c. Perkembangan wilayah sekitarnya di masa mendatang

d. Struktur dan tata ruang

7. Pengadaan perabot

Perabot adalah barang-barang yang berfungsi sebagai

tempat duduk, menulis, istirahat, tempat menyimpan alat-alat

seperti meja, kursi, lemari, rak, filoling, dan sebagainya. Sarana

yang dapat dipindahkan dan dipergunakan secara tidak langsung

dalam kegiatan belajar mengajar, contoh meja, kursi, lemari, rak,

papan tulis, dan sebagainya.

Dalam pengadaan perabot sekolah, harus mempertimbangkan

segi:
a. Antropometri

Perabot telah memperhitungkan tinggi badan atau ukuran

penggal-penggal tubuh pemakai.

b. Ergonomi

Perabot dengan memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan,

dan keamanan pemakai.

c. Estetika

Perabot menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan

warnanya menarik.

d. Ekonomis

Perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi

merupakan transformasi wujud efisiensi dan efektivitas dalam

pengadaan dan pendayagunaannya.

Contoh: Format Daftar Usul Pengadaan Barang

Keterangan /
Jumlah yang Diperlukan
No. Nama Barang
Angka Huruf Alasan
1 Komputer 2
2 Lemari kepala sekolah 3
3 Mesin ketik 2
4 Meja kepala sekolah 1
5 Lemari guru 12
6 Bangku murid 486
7 Papan tulis kelas 8
8 Papan absen 8
9 Meja guru 8
10 Bangku guru 8
11 Filling kabinet 2
Tata cara yang dapat dilakukan dalam pengadaan perabot, antara

lain:

a. Pembelian
Agar pembelian barang dapat dilaksanakan sesuai dengan

kebutuhan dan dapat dipertanggungjawabkan maka perlu

adanya suatu pedoman, yaitu meliputi:

1) Rencana kebutuhan telah disetujui berdasarkan penelitian

dan hitungan yang mendalam.

2) Peraturan tentang pembelian, baik pembelian langsung

maupun oleh tim pembelian.

3) Perabot yang akan dibeli dapat berbentuk yang sudah jadi

ataupun belum jadi.

4) Tentang pembelian perabot yang sudah jadi, kepala

sekolah/proyek perlu membuat rencana kebutuhan sesuai

dengan syarat yang diperlukan.

5) Pembelian perabot dapat dilakukan dengan lelang,

penunjukkan langsung dan penawaran.

b. Membuat sendiri

Pengadaan perabot dengan membuat sendiri hanya berlaku

bagi lembaga pendidikan dalam rangka praktik, dan dapat

dilaksanakan sesuai dengan kemampuan: biaya yang tersedia,

tenaga ahli yang diperlukan, peralatan yang dibutuhkan,

pelaksanaan tugas yang dibebankan.

c. Penerimaan bantuan

Menerima bantuan dilaksanakan atas perjanjian dan

persetujuan dari kedua belah pihak dan bantuan itu dapat


berasal dari lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Pengadaan perabot dengan cara menerima bantuan

diantaranya:

1) Instansi pemerintah di luar Depdiknas

2) Badan swasta

3) Masyarakat

4) Perorangan

5) Proses pelaksanaan penerimaan bantuan diselenggarakan

atas perjanjian dan persetujuan kedua belah pihak.

Contoh : Daftar Perabot/Pembelian Perabot

Tanggal Nama Dipakai Mulai


No. Dari Banyaknya Harga Ket.
Terima Beli
Barang Tanggal Untuk

8. Pengadaan alat kantor/pendidikan

a. Tujuan pembakuan perabot sekolah

Agar dalam perancangan dan pengadaan perabot sekolah

mempunyai keragaman jenis, ukuran, maupun pemilihan bahan

yang tepat sehingga menghasilkan perabot yang sesuai dengan

fungsi kegunaan, konstruksi, maupun kualitas serta memenuhi

syarat-syarat kesehatan.

b. Dasar-dasar pembakuan perabot sekolah


Kurikulum merupakan salah satu faktor yang digunakan sebagai

dasar dalam menentukan pembakuan perabot sekolah sehingga

dapat ditentukan jenis ruang dan kegiatan apa saja yang

dilaksanakan pada ruang tersebut.

Pertimbangan lain yang dipakai adalah kebijaksanaan

pengelolaan sekolah, struktur organisasi kerja dan peraturan-

peraturan yang relevan dengan pembangunan fisik sekolah.

Jenis perabot tiap ruang dapat ditentukan jenis, jumlah, ukuran,

persyaratan, dan spesifikasi perabot sekolah dengan analisis

sebagai berikut:

Jenis perabot tiap ruang ditentukan apabila kita telah

mengetahui kegiatan yang telah dilakukan di tiap ruang

tersebut, fungsi kegunaan perabot dan oleh siapa perabot

tersebut digunakan. Untuk menghindari adanya jenis perabot

yang terlalu banyak, maka diusahakan agar dapat

merencanakan jenis perabot yang dapat digunakan untuk

bermacam-macam fungsi sehingga dapat menghemat ruang

maupun biaya.

c. Penentuan jumlah perabot

Penentuan jumlah perabot tiap jenis ruang tergantung pada:

1) Jenis kegiatan yang dilakukan dalam ruang yang

bersangkutan selama waktu yang ditentukan.


2) Jamulah pemakai perabot untuk satu ruang dalam waktu

yang bersamaan, khususnya ruang belajar tergantung dari

jumlah siswa dalam satu kelompok belajar dan juga metode

yang digunakan dalam proses belajar.

3) Jenis dan jumlah alat peraga/praktik yang digunakan dalam

ruang yang bersangkutan.

4) Luas ruang yang bersangkutan.

5) Dasar pertimbangan yang terebut pada butir a dan b

mempunyai ketergantungan satu sama lainnya sehingga

timbul beberapa alternatif untuk dapat ditentukan alternatif

yang paling sesuai, luwes dalam pengaturan dan ekonomis

dalam pengadaannya.

9. Pengadaan alat kantor/pendidikan

Alat kantor adalah alat-alat yang digunakan di kantor seperti

mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat-alat pembersih, dan

sebagainya. Alat pendidikan adalah alat-alat yang secara

fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar. Alat

pendidikan adalah salah satu sarana pendidikan yang sangat

penting karena tanpa alat akan menyulitkan siswa untuk dapat

mencapai tujuan pembelajaran.

10. Pengadaan buku


Yang dimaksud buku di sini adalah buku pelajaran, buku

bacaan dan buku perpustakaan, dan lainnya. Buku yang dapat

dipakai oleh sekolah meliputi:

a. Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan

guru dan murid yang substansinya mengacu pada kurikulum

yang berlaku.

b. Buku teks pelengkap adalah yang sifatnya membantu atau

merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh

murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikulum.

c. Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis

berdasarkan fakta. Pada umumnya, buku bacaan non fiksi

menunjang salah satu bidang studi, sistematika penyusunan

tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara

popular.

d. Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan

khayalan penulis.

11. Pengadaan kendaraan

Pengadaan kendaraan bermotor tergantung kepentingan

lembaga yang bersangkutan. Contohnya Bus Inventaris.

Pengadaan tersebut untuk transportasi ketika studi banding dan

mempermudah transportasi murid dalam melakukan kegiatan.

2.3 PENYIMPANAN SARANA PENDIDIKAN


1. Hakikat penyimpanan sarana dan prasarana

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan untuk

menampung hasil pengadaan dan umumnya barang tersebut

adalah milik negara pada wadah/tempat yang telah disediakan.

Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan

menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor,

surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru ataupun

sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang

yang ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan. Aspek

yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan

aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah

yang diperlukan untuk menampung barang milik negara berasal

dari pengadaan. Aspek ini biasa disebut gudang, yang dapat

dibedakan menjadi:

a. Gudang pusat, yaitu gudang yang diperlukan untuk menampung

barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya

gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang

akan dijadikan stok/persediaan.

b. Gudang penyalur, yaitu gudang yang digunakan untuk

menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau

satuan kerja yang membutuhkan.


c. Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan

barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja

yang membutuhkan.

d. Gudang pemakai, yaitu gudang yang digunakan untuk

meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan

dalam pelaksanaan kegiatan.

Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk

mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti:

bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan

penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan

pengeluaran.

Struktur organisasi penyimpanan.

Bendaharawan
Kepala

Urusan Tata Usaha

Urusan
Urusan Penerima Urusan Penyimpan
Pengeluaran
dan Pemeliharaan

2. Prosedur dan tata cara penyimpanan barang

a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang

antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak

yang menerima barang.

2) Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam

penerimaan dan pemeriksaan barang.

3) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun

kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.

4) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan

barang.

b. Penyimpanan barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan

dalam hal ini adalah:

1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan

2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan

pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga

3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu

barang dan kartu stok.

4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar

dapat dikeluarkan secara tepat.

5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan surat perintah

mengeluarkan barang (SPMB).

c. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan

menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor,

surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru


maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang

yang ditunjuk pada suatu sekolah.

d. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan

sebagai beikut:

1) Barang-barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan,

diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.

2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan

penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau

gudang.

3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan

perhitungan barang persediaan agar diketahui apakah

memenuhi kebutuhan.

4) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

e. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan

mengeluarkan barang di gudang. Gudang dibedakan menurut

bentuknya menjadi:

1) Gudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan

tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai

dengan berat barang-barang yang akan disimpan.

2) Gudang tertutup adalah gudang berdinding dan beratap

yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu.


f. Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikan

sifat-sifat barang sehingga niloai guna barang tidak susut

sebelum barang itu dipakai.

3. Prinsip penyimpanan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan

barang dengan menggunakan prinsip 5W+1H, yaitu:

a. What: apa saja barang yang disimpan?

Jenis barang disimpan adalah barang-barang yang terbuat dari:

1) Kertas

2) Kayu

3) Plastik

4) Besi

5) Lain-lain, misalnya alat tulis seperti pensil, pulpen, spidol,

penghapus, penggaris, globe, alat peraga matematika, dan

sebagainya.

b. Why: mengapa barang-barang perlu disimpan?

Hal ini berkaitan dengan tujuan penyimpanan, yaitu:

1) Memelihara agar barang-barang yang disimpan tidak cepat

rusak.

2) Dapat digunakan dengan cepat dan mudah jika diperlukan.

3) Menjaga kebersihan barang dari debu dan kotoran.

4) Menjaga keamanan barang dari kehilangan.

c. Where: dimana barang-barang harus disimpan?


Hal ini berkaitan dengan tempat penyimpanan barang, yaitu di

gudang seperti yang telah dijelaskan sebelumnya tentang

gudang.

d. When: kapan waktunya barang harus disimpan?

Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan

barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke

bagian penyimpanan barang, selanjutnya diterima dan

diinventarisasi dan dicatat ketika barang tersebut akan

dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi.

e. Who: siapa yang bertugas menyimpan barang?

Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang

ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik

barang yang baru direncanakan dalam pengadaan barang

mapunun yang sudah tidak dipakai atau rusak. Namun di

sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga

sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.

f. How: bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar?

Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:

1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur,

dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.

2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar

mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung

(lemari).

4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan

dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.

5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan

nyaman.

6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih

aman seperti besi teralis.

7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat

basah, lembab, dan air.

8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka

untuk menghindari penjamuran bila lembab.

9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat

yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan

lapuk.

10)Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.

11)Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut

ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu

digunakan (metode FIFO).

12)Harus diadakan inventarisasi secara berkala.

13) Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap

barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.


14)Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

4. Tugas dan tanggung jawab dalam penyimpanan dan

pendistribusian

Tanggung jawab untuk pelaksanaan yang tepat untuk

penyimpanan harus dirumuskan secara terperinci dan dipahami

dengan jelas oleh semua pihak yang berkepentingan.

Pendistribusian perlatan dan perlengkapan pengajaran harus

berada dalam tanggung jawab salah satu anggota staf yang

ditunjuk karena pelaksanaan tanggung jawab ini hanya bersifat

ketatausahaan, maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru

sendiri yang langsung melaksanakannya, yang paling tepat adalah

pegawai tata usaha.

Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus

senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar

pelaksanaan program pengajaran. Kondisi di atas akan terpenuhi

jika administrator mengikutsertakan semua guru dalam

perencanaan seleksi distribusi dan penggunaan, penyimpanan,

serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang

semuanya mendorong mereka untuk memikirkan proses paling

tepat dalam melayani kebutuhan-kebutuhan mereka.

2.4 INVENTARIS SARANA PENDIDIKAN


1. Pengertian inventanrisasi

Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan

penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang,

menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah yang

bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris barang secara

teratur dan menurut ketentuan yang berlaku.

2. Tujuan inventarisasi

a. Tujuan umum

Inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan

pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang-

barang milik negara atau swasta.

b. Tujuan khusus

1) Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang

milik negara yang dimiliki oleh suatu organisasi.

2) Untuk menghemat keuangan negara baik dalam pengadaan

maupun pemeliharaan dan penghapusan barang.

3) Bahan/pedoman untuk menghitung kekayaan negara dalam

bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.

4) Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.

3. Fungsi inventarisasi

Inventarisasi juga memberikan masukan yang sangat

berharga, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,

pengeluaran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan. Daftar


barang inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan jumlah

barang yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada

dibawah tanggung jawab sekolah. Daftar inventarisasi barang yang

disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur, dan

berkelanjutan dapat berfungsi untuk:

a. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan

kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang.

b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman

dalam pengarahan pengadaan barang.

c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman

dalam penyaluran barang.

d. Memberikan data dan infromasi dalam menentukan keadaan

barang sebagai dasar untuk menentukan penghapusannya.

e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan

pengawasan dan pengendalian barang.

4. Ketentuan pelaksanaan inventarisasi

a. Tiap kantor/satuan kerja organisasi yang merupakan satu

kesatuan administrasi tersendiri harus menyelenggarakan

administrasi barang milik negara yang diurus dan dikuasai

secara rinci, lengkap, teratur menurut ketentuan yang berlaku.

b. Semua kantor/organisasi di lingkungan pemerintahan

merupakan satu kesatuan administrasi tersendiri harus

mencatat semua barang inventaris ke dalam:


1) Buku induk barang inventaris yaitu buku yang digunakan

untuk mencatat semua data barang inventaris yang dimiliki

negara berdasarkan urutan tanggal penerimaan barang

dengan berpedoman pada ketentuan dan aturan yang

berlaku.

2) Buku golongan barang inventaris yaitu buku pembantu yang

digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris

menurut golongan barang sesuai dengan klasifikasi dan

sandi yang telah ditetapkan.

3) Buku catatan barang non inventaris yaitu buku yang

digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris

atau barang habis pakai pada suatu organisasi berdasarkan

penggolongan yang telah ditetapkan.

c. Daftar catatan yang lengkap, teratur, dan berkelanjutan dapat

membantu sekolah dalam melaksanakan:

1) Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan barang.

2) Pemanfaatan setiap barang secara maksimal sesuai dengan

tujuan dan fungsi masing-masing.

3) Tertib administrasi dan tertib barang.

4) Menunjang pelaksanakan penyelenggarakan pendidikan.

d. Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang di sekolah,

diperlukan pencatatan dengan menggunakan kartu buku

sebagai berikut:
1) Kartu inventaris ruangan

Kartu inventarisasi ruangan dibuat dan ditempatkan dalam

setiap ruangan yang memuat segala jenis barang itu.

2) Kartu inventaris barang

Kartu inventarisasi barang adalah kartu yang berisi catatan

inventarisasi.

3) Buku inventaris

Buku inventarisasi barang adalah buku yang berisi catatan

semua barang yang berasal dari PERL 2 dan PERL 3 secara

lengkap dan terperinci.

5. Kegiatan inventarisasi

Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan

inventarisasi adalah:

a. Mencatat semua barang inventaris di dalam buku induk

inventaris dan buku pembantu, buku golongan inventaris.

b. Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan.

c. Barang-barang inventaris sekolah harus diberi tanda dengan

menggunakan kode-kode barang sesuai dengan petunjuk yang

terdapat dalam Manual Administrasi barang.

2.5 PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1. Hakikat pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan pengurusan dan pengaturan

agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk

digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna. Pemeliharaan

merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan

suatu barang sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap

digunakan. Pemeliaharaan mencakup segala daya upaya yang

terus menerus untuk mengusahakan agar barang tersebut dalam

keadaan baik. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan

oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis

barang yang dimaksud.

2. Tujuan dan manfaat pemeliharaan

a. Tujuan pemeliharaan:

1) Untuk memperpanjang usia kegunaan aset.

2) Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang

dipasang untuk produksi atau jasa.

3) Untuk menjamin kesiapan operasional daru seluruh

peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap

waktu.

4) Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakannya.

b. Manfaat pemeliharaan

1) Manfaat bagi negara:


a) Jika perlatan terpelihara baik umumnya akan awet yang

berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu

yang singkat.

b) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi

kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan

seminim mungkin.

c) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, akan lebih

terkontrol sehingga menghindari kehilangan.

d) Dengan adanya pemeliharaan yang baik akan dilihat dan

dipandang.

e) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan

yang baik.

2) Manfaat bagi pegawai yaitu memudahkan pekerjaan yang

dibebankan kepadanya.

c. Macam-macam pemeliharaan

1) Pemeliharaan darurat adalah pemeliharaan yang tidak

terencana karena mengabaikan pemeliharaan pencegahan.

2) Pemeliharaan korektif dimana dilakukan sesuai dengan usia

barang.

3) Pemeliharaan pencegahan/terencana.

4) Perawatan yang dilakukan secara berkala atau terus

menerus.
5) Penggantian ringan yang dilakukan karena adanya

kerusakan kecil.

3. Proses pemeliharaan

Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap barang inventaris

yang sedang dalam pemakaian tanpa mengubah atau mengurangi

bentuk kontruksi asli.

Pemeliharaan dibagi menjadi:

a. Berdasarkan kurun waktu:

1) Pemeliharaan harian

Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari. Dilaksanakan

oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan

bertanggung jawab atas barang itu.

2) Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam

jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan.

b. Umur penggunaan barang pada instansi dapat dilihat dari dua

aspek:

1) Usia barang secara fisik

Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin

mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya.

2) Usia barang secara administratif

Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui

barang yang keadaanya secara fisik telah 0%, sebabkalau


terjadi hal yang demikian jelas telah mengganggu

kelancaran kegiatan dalam organisasi, oleh karena itu

biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya lebih

kurang dari 50% sudah diusulkan untuk dihapuskan karena

hanya akan mempersempit ruangan saja dan biaya

perawatannya juga akan lebih besar.

3) Pemeliharaan dalam aspek hukum

Ditujukan untuk memperjelas kepemlikian barang sehingga

tidak dapat diganggu oleh pihak lain. Pemeliharaan ini dapat

berbentuk:

a) Pengurusan sertifikat kepemilikan tanah

b) Surat izin mendirikan dan penggunaan bangunan

c) Pengurusan STNK dan BPKB pada kendaraan bermotor

dan surat-surat lainnya.

c. Pemeliharaan dari segi penggunaan

Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya

sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut.

Penggunaan barang umumnya dibedakan menjadi dua hal,

yaitu memperlakukan dan menjalankan. Istilah-istilah ini dalam

kegiatan sehari-hari kadang kala dicampuradukkan

pengertiannya karena dalam kenyataannya alat-alat yang tidak

pernah dijalankan tetapi digunakan seperti penggaris, papan

tulis, pensil, dan lain-lain. Menggunakan adalah pengertian


secara umum untuk memanfaatkan suatu barang,

memperlakukan adalah pengertian secara khusus dalam

menerapkan suatu metode untuk menggunakan barang secara

langsung atau tidak yang dipengaruhi oleh selera pribadi

pemakai barang. Sedangkan menjalankan adalah pengertian

secara khusus yang diterapkan pada barang yang struktur

intern fisiknya ada yang bergerak atau barang itu seluruhnya

bergerak.

d. Pemeliharaan menurut keadaan barang

Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang

dilakukan terhadap barang habis pakai dan barang tak habis

pakai.

4. Penggolongan pekerjaan pemeliharaan

Pekerjaan pemeliharaan dapat dibedakan menjadi:

a. Perawatan terus menerus

1) Pembersihan saluran drainase dari sampah dan kotoran

2) Pembersihan ruangan-ruangan dan halaman dari sampah

dan kotoran

3) Pembersihan terhadap kaca, jendela, kursi, meja, lemari,

dan lain-lain.

4) Pembabatan rumput dan tanaman semak yang tidak teratur.

5) Pembersihan dan penyiraman kamar mandi/WC untuk

menjaga kesehatan.
b. Perawatan berkala

1) Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok, dan

komponen bangunan lainnya yang terlihat kusam.

2) Perbaikan mebeulair serta pengecatan ulang.

3) Pengecatan terhadap keamanan sarana bermain atau

tempat upacara.

4) Perbaikan genteng rusak/pecah sehingga terjadi kebocoran.

5) Pelapisan plesteran pada tembok yang retak atau

terkelupas.

6) Pembersihan dan pengeringan lantai halaman atau selasar

yang terkena air hujan/air tergenang.

c. Perbaikan darurat

1) Dilakukan terhadapa kerusakan yang tidak terduga

sebelumnya dan berbahaya/merugikan apabila tidak

diantisipasi secepatnya.

2) Perbaikan bersifat sementara harus cepat selesai sehingga

kerusakan tidak bertambah parah, kegiatan belajar mengajar

tidak terganggu

3) Dilaksanakan secara swakelola.

4) Harus segera dilaksanakan perbaikan permanen.

d. Perawatan preventif

Perawatan preventif adalah peawatan yang dilakukan pada

selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara


rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelunya.

Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi

kemungkinan sarana dan prasarana tidak bekerja dengan

normal dan membantu agar sarana dan prasarana dapat aktif

bekerja sesuai dengan fungsinya. Pekerjaan yang tergolong

perawatan adalah melihat, mengecek, menyetel, mengkalibrasi,

meminyaki, penggantian suku cadang, dan sebagainya.

Program perawatan preventif adalah tindakan perawatan yang

dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas

fisik sekolah dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja,

memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan,

membantu ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan,

terjalin keselamatan SDM yang menggunakan sarana dan

prasarana tersebut.

e. Pelaksanaan program perawatan preventif

1) Memberikan arahan kepada tim pelaksana perawatan

preventif dan adakan kaji ulang terhadap program yang telah

dilaksanakan secara teratur.

2) Mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi tempat

sarana dan prasarana untuk mengevaluasi aktivitas

pelaksanaan berdasarkan jadwal yang telah direncanakan.

2.6 PENATAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN


1. Penataan sarana dan prasarana pendidikan

Sebelum diadakan penataan dan pengaturan kebutuhan,

diperlukan perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan dan

penempatan barang. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan

pada penempatan diantaranya adalah:

a. Mudah dijangkau

b. Jauh dari keramaian

c. Jauh dari tempat berbahaya

d. Lingkungan yang aman dan kondusif

Penataan sarana dan prasarana pendidikan dapat dibagi menjadi:

a. Penataan barang bergerak

Yang dimaksud dengan barang bergerak adalah barang yang

dapat dipindahkan dari penempatan sebelumnya, misalnya

kursi, meja, dan lain-lain.

b. Penataan barang tidak bergerak

Barang tidak bergerak adalah barang yang tidak dapat

dipindahkan, seperti tanah, gedung, halaman, lapangan, dan

lain-lain. Dalam hal ini sebelum dibangun, terlebih dahulu

dilakukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi

perbaikan yang menimbulkan pemborosan.

c. Penataan barang habis pakai


Barang habis pakai adalah barang yang tidak tahan lama, cepat

susut, dan habis setelah digunakan atau dipakai, contoh kertas,

karbon, kapur, spidol, dan lain-lain.

d. Penataan barang barang tidak habis pakai

Yaitu dengan cara mengatur barang yang ada dengan

memberikan nomor dan kode pada barang tersebut sesuai

dengan sandi yang berlaku. Hal ini dilakukan agar petugas dan

pemakai lebih mudah memakai dan mengawasi pemakaiannya.

2. Pengaturan penggunaan sarana dan prasarana pendidikan

Setelah kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dapat

terpenuhi dan tertata sesuai dengan pemakaiannya maka perlu

diadakan pengaturan bagi pengguna sarana dan prasarana

tersebut yaitu dengan cara:

a. Alat pelajaran diangkut ke kelas yang membutuhkan dan saat

dikembalikan jumlah harus sama.

b. Alat pelajaran disimpan di suatu tempat, bila siswa ingin

menggunakan, siswa mengajak guru yang mengajar untuk

membawa barang tersebut.

Untuk menjamin kelancaran pengaturan sarana dan

prasarana pendidikan maka sangat penting dipenuhi beberapa hal:

a. Sekolah mempunyai guru yang betul-betul konsern terhadap

keberadaan barang yang ada di sekolahnya demi kemajuan

pendidikan.
b. Pihak sekolah benar-benar taat azas dan disiplin dalam

melaksanakan ketentuan manajemen sarana dan prasarana,

hal ini diharapkan dapat menekan sekecil mungkin kesalahan.

c. Kepala sekolah hendaknya selalu mengecek keberadaan

barang inventaris dan memberikan tanggung jawab penuh

pengawasan keberadaan barang yang berada dalam ruangan

tersebut pada guru yang bersangkutan.

d. Kepala sekolah hendaknya memberikan pembagian tugas

selain pengurus barang, hendaknya ada petugas khusus yang

bertanggung jawab atas ruangan-ruangan khusus.

e. Untuk mengatasi apabila tidak ada gudang, maka kepala

sekolah dapat menugaskan kepada penjaga sekolah untuk

membuatkan ruang sementara yang dapat digunakan untuk

menyimpan barang-barang.

2.7 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SARANA DAN

PRASARANA PENDIDIKAN

1. Pengertian pengawasan

Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin

mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan

oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau

kebijaksanaan yang telah ditentukan. Pengawasan bukan hanya


mencari kesalahan saja, tetapi juga mencari hal-hal yang sudah

baik untuk dikembangkan lebih lanjut.

2. Tujuan pengawasan

Agar hasil pekerjaan diperoleh secara berdaya guna yaitu

hasil yang sesuai dan tepat dengan pengeluaran yang seminimal

mungkin dan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

3. Jenis pengawasan

a. Pengawasan dari dalam

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan

yang dibentuk di dalam organisasi tersebut.

b. Pengawasan dari luar

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan

dari luar organisasi tersebut.

c. Pengawasan preventif

Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu

dilakukan.

d. Pengawasan represif

Yaitu pngawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan

pekerjaan.

4. Metode pengawasan

Metode pengawasan adalah suatu cara melakukan

pengawasan untuk menjaga agar pelaksanaannya dapat dilakukan

secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah


ditetapkan sehingga dapat mengakibatkan produktivitas kerja

tinggi. Metode-metode tersebut terdiri dari:

a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan

secara langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan baik

dengan sistem inspektif, verifikatif, maupun dengan sistem

investigative sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan

perundangan yang berlaku.

b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang secara

formal dilakukan oleh aparat pengawasan yang bertindak atas

nama pimpinan organisasinya.

c. Pengawasan informal, yaitu pengawasan yang tidak melalui

saluran formal atau prosedur yang telah ditentukan.

d. Pengawasan administratif, yaitu pengawasan yang meliputi

bidang keuangan, kepegawaian, dan material.

e. Pengawasan teknis, yaitu pengawasan terhadap hal-hal yang

bersifat fisik.

5. Sasaran pengawasan

a. Unit satuan kerja

b. Bidang yang meliputi:

1) Bidang organisasi

2) Bidang kepegawaian

3) Bidang keuangan

4) Bidang proyek pembangunan


5) Bidang pendidikan dasar dan menengah

6) Bidang pendidikan tinggi

7) Bidang pendidikan luar sekolah

8) Bidang kebudayaan

6. Prinsip pengawasan

Prinsip pengawasan adalah landasan atau acuan dalam

melakukan kegiatan pengawasan agar pengawasan tersebut dapat

terarah sesuai dengan yang diharapkan. Pelaksanaan pengawasan

menggunakan prinsip-prinsip pengawasan diantaranya mencakup:

a. Pengawasan berpedoman pada kebijakan yang berlaku

Untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan-

kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus berpangkal

tolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam tujuan,

sasaran, pedoman, dan yang telah ditetapkan.

b. Pengawasan bukan tujuan utama

Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan utama, tetapi

sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

c. Prinsip organisasi

Fungsi pengawasan adalah untuk memudahkan jalannya

organisasi oleh karena itu pengawasan ada pada setiap

pimpinan atau satuan kerja dan atasan manurut fungsi masing-

masing.
d. Prinsip penyesuaian kebutuhan

Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan

kebutuhan organisasi.

e. Prinsip penemuan fakta

Pengawasan hendaknya didasarkan pada penemuan fakta

tentang pelaksanaan tugas/pekerjaan dan berbagai faktor yang

memperngaruhinya.

f. Prinsip pencegahan

Kegiatan pengawasan hendaknya mampu melihat jauh ke

depan sehingga secara dini dapat menghindarkan kemungkinan

terjadinya penyimpangan atau penyelewengan dan terjadinya

kesalahan-kesalahan berkembang dan terulang.

g. Prinsip pengendalian

Kegiatan pengawasan harus mampu memberikan bimbingan

teknik operasional, teknik administrasi dan bantuan pemecahan

masalah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

h. Prinsip perbaikan dan pengembangan

Kegiatan pengawasan berusaha mencari dan menemukan apa

yang salah dan sifat kesalahan dan menemukan penyebab

kesalahan, serta cara bagaimana memperbaiki untuk

tercapainya hasil yang lebih baik dan dikembangkan sesuai

dengan tujuan yang telah ditetapkan.

i. Prinsip komunikasi
Kegiatan pengawasan berfungsi sebagai sarana hubungan

antara pusat dan daerah, antara pimpinan dengan bawahan

sehingga tercapai pendekatan secara pribadi untuk memupuk

hubungan kerja yang lebih baik.

j. Prinsip pemahaman

Kegiatan pengawasan hendaknya dipahami oleh semua pihak

baik oleh pemerintah, lembaga pendidikan maupun masyarakat.

k. Prinsip obyektivitas

Kegiatan pengawasan harus berdasarkan kepribadian yang

dilandasi unsur jujur, nurani, bijaksana, dan tanggung jawab

sehingga menimbulkan kepercayaan dan rasa hormat.

l. Prinsip koordinasi

Kegiatan pengawasan harus dapat melaksanakan pengaturan

kerjasama yang baik sehingga dapat mewujudkan kegiatan

yang terpadu dan selaras.

m. Prinsip protektif

Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan

timbulnya kerugian pada pihak yang ternyata tidak bersalah.

n. Prinsip efektif dan efisien

Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan secara

tepat sasaran dan sesuai dengan tujuan pengawasan bukan

justru menghambat efisiensi pelaksanaan tetapi untuk hemat


tenaga, waktu dan biaya sehingga hasil pengawasan dapat

tepat guna dan berhasil guna.

7. Prosedur pengawasan

a. Observasi

Digunakan untuk mengadakan penilaian atau evaluasi baik

terhadap pimpinan atau bawahannya. Digunakan untuk audit

dan review terhadap apa yang telah dilakukan.

b. Pemberian contoh

Apa yang dikerjakan oleh pimpinan seharusnya juga dikerjakan

pula oleh bawahannya dan sebaliknya pimpinan akan segan

menindak terhadap bawahannya kalau ia sendiri tidak dapat

mengerjakannya.

c. Pencatatan pelaporan

Suatu alat pembuktian, dapat berupa catatan atau laporan.

d. Pembatasan wewenang

Untuk menjaga agar seseorang tidak melakukan hal yang

melebihi wewenangnya serta untuk menghindari penyimpangan.

e. Menentukan peraturan perintah prosedur

1) Peraturan pada umumnya melarang bentuk tingkah laku

yang khusus atau jika diizinkan akan dapat mengganggu

usaha-usaha serta membahayakan organisasi.

2) Prosedur mengatur kegiatan yang harus dilakukan yang

merupakan suatu rangkaian kegiatan melalui anggota-


anggota suatu organisasi untuk melayani dan menerima

dalam suatu situasi tertentu.

f. Sensor

Tindakan pengamanan agar kesalahan-kesalahan yang akan

timbul segera dapat dicegah atau diperbaiki dan tindakan

pembetulan sebelum terlambat.

g. Anggaran

Alat dari pimpinan agar dilaksanakan. Suatu petunjuk untuk

mengembangkan dan memajukan organisasi, penilai suksesnya

suatu rencana.

8. Syarat umum pengawasan

a. Menentukan standar pengawasan yang baik dan tepat

dilaksanakan.

b. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan

penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.

c. Melaksanakan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk

mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang

akan datang.

9. Peranan pimpinan dalam proses pengawasan

Peranan pimpinan dalam proses pengawasan merupakan

bagian yang fundamental. Hal tersebut bukan berarti mendominasi

bawahannya, tetapi dalam arti memberikan bimbingan dan

pengawasan terhadap usaha-usaha dari bawahannya untuk


mencapai hasil yang telah ditetapkan dalam rencana maupun

pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh setiap unit organisasi,

baik di pusat maupun daerah agar terciptanya kesatuan bahasa

dan tindakan, guna menghindarkan adanya tumpang tindih dan

jarak pemisah, inspektur jenderal mengkoordinasikan kegiatan

pengawasan intern baik administratif maupun teknis operasional di

semua unit Depdiknas.

Contoh Format Buku Pengawasan Perlengkapan/Barang

Nama Tanggal Tanda


No. Instansi Saran
Pemeriksa Pengawasan Tangan

10. Standar pengawasan

a. Standar fisik

1) Berhubungan dengan ukuran yang bukan bersifat moneter.

2) Terdapat pada tingkat operasional.

3) Dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif.

b. Standar biaya

1) Berhubungan dengan ukuran uang.

2) Dipergunakan pada tingkat operasional yang berkaitan erat

dengan nilai uang terhadap biaya daripada kegiatan.

c. Standar modal

1) Timbul dari penerapan ukuran uang terhadap fisiknya.

2) Berhubungan dengan investasi modal.


3) Dapat menunjukkan kemunduran atau kemajuan

perusahaan.

d. Standar pendapatan

1) Timbul karena hubungan nilai antara nilai uang dengan

penjualan.

2) Digunakan untuk menentukan besarnya pendapatan

diperoleh.

e. Standar program

Suatu standar yang secara formal mengikuti perkembangan

hasil produksi atau suatu program untuk memperbaiki mutu

suatu barang.

f. Standar yang tidak dapat diraba

Digunakan pada pendekatan yang bersifat hubungan pribadi

antarmanusia.

g. Standar sasaran

Digunakan pada pendekatan tercapainya suatu sasaran, dapat

bersifat kuantitatif.

11. Organisai pengawasan

a. Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan

1) Mempersiapkan perumusan kebijaksanaan pengawasan

keuangan dan pengawasan pembangunan.

2) Menyelenggarakan pengawasan pembangunan.

b. Inspektorat Jenderal
Pengawasan terhadap setiap unsur atau instansi di lingkungan

departemen yang dipandang perlu meliputi bidang administrasi

umum, administrasi keuangan, hasil-hasil fisik dari pelaksanaan

proyek-proyek pembangunan, dan lain-lain.

c. Inspektorat Wilayah Provinsi

Adalah perangkat pengawasan umum yang langsung berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada gubernur kepala daerah

tingkat I dalam kedudukannya selaku kepala wilayah provinsi.

d. Pengawasan oleh Kekuasaan Kehakiman

Pengawasan tersebut akan selalu berbentuk pengawasan yang

bersifat represif, maksudnya pengawasan tersebut dilakukan

setelah ada perbuatan konkrit dari aparat pemerintah yang

dianggap merugikan pihak lawan berbuat.

e. Tindak Lanjut

Hasil temuan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjut

sebagai bahan pertimbangan dalam langkah-langkah yang

dipandang perlu, baik untuk penyempurnaan dan penerbitan.

12. Pengendalian sarana dan prasarana pendidkan

a. Hakikat pengendalian

Pengendalian adalah mengatur, melaksanakan,

mengembangkan, membimbing untuk mencapai tujuan.

Pengendalian sarana dan prasarana pendidikan adalah proses


mengatur, melaksanakan, mengembangkan sarana dan

prasarana pendidikan sehingga tercapai tujuan pendidikan.

b. Unsur-unsur pengendalian sarana dan prasarana pendidikan

1) Perencanaan pengadaan barang

Yaitu kegiatan administrasi yang dilaksanakan demi

menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak

diinginkan. Perencanaan pengadaan barang ini berdasarkan

analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas bagi

kegiatan-kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan

dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.

2) Prakualifikasi rekanan

Prakualifikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk

mengetahui kemampuan dasar perusahaan baik yang

berbentuk badan hukum maupun tidak yang kegiatan

pokoknya melakukan pekerjaan borongan, konsultasi, dan

pengadaan barang atau jasa.

Rekanan adalah Badan usaha yang telah lulus prakualifikasi

untuk melakukan pekerjaan jasa pemborong konsultasi dan

pengadaan barang /jasa.

Prakualifikasi rekanan adalah tindak lanjut dari pelaksanaan

DIP/DIK dilakukan dengan sistem tender/lelang yang diikuti

oleh para rekanan untuk menghindari spekulasi,

memanipulasi, dan penyalahgunaan. Sedangkan untuk


memperoleh rekanan yang bonafid dilakukan prakualifikasi.

Adapaun tujuannya adalah untuk memperoleh rekanan yang

bonafide dan agar suatu perusahaan yang kegiatannya

melakukan kegiatan baik borongan, konsultan atau

pengadaan barang atau jasa melalui sistem tender atau

lelang tidak terjadi Perngadaan Biro Perlengkapan.

3) Pengadaan barang

Seperti telah diuraikan pada bab sebelumnya tentang

pengadaan barang, pengadaan barang dapat diadakan

sesuai ketentuan yang berlaku untuk jumlah besar melalui

tender untuk jumlah kecil dapat dibeli melalui dana taktis.

4) Penyimpanan

Setelah pengadaan barang, kegiatan selanjutnya adalah

menampung barang demi kemanan. Kegiatan penyimpanan

meliputi:

a. Penerimaan barang

b. Penyimpanan barang

c. Pengeluaran barang

5) Inventarisasi

Inventarisasi dilakukan untuk penyempurnaan pengurusan

dan pengawasan yang efektif. Pelaksanaan inventarisasi

adalah:
a. Pencatatan di dalam buku induk inventaris dan di buku

golongan inventaris.

b. Memberikan koding.

c. Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang.

d. Membuat daftar isisan inventaris.

e. Membuat daftar rekapitulasi tahunan.

6) Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan pemindahan barang dan

tanggung jawab dari instansi satu ke instansi lain. Dalam

penyerahan barang, jangan sampai lupa mengisi surat

pengantar, faktur, tanda terima penyerahan barang.

Contoh Daftar penyaluran barang/Alat-alat Pakai

Nama Dipergunakan
NO. Tanggal Banyaknya Pemberi Penerima
Barang Untuk

7) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk

mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan

siap pakai. Maka barang-barang tersebut perlu dirawat

secara baik dan terus menerus untuk menghindarkan

adanya unsur-unsur pengganggu/perusaknya. Dengan

demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang


tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik pula disebut

pemeliharaan atau perawatan.

8) Rehabilitasi

Baik barang bergerak maupun tidak bergerak yang

dipergunakan memang tidak ada yang abadi atau luput dari

kerusakan, meskipun telah kita lakukan pemeliharaan

secara baik. Kerusakan tersebut terjadi sebagai akibat

kerusakan suku cadangnya karena gesekan, benturan, dan

sebagainya.

Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang

dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku

cadangnya agar barang-barang tersebut dapat digunakan

lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.

9) Penghapusan

Bila biaya rehabilitasi lebih besar sedang daya pakai terlalu

singkat, maka barang tersebut lebih baik dikeluarkan dari

daftar inventaris (dihapus) dan harus berdasarkan UU yang

berlaku. Unsur-unsur dalam pengendalian sarana dan

prasarana pendidikan tersebut tidak berjalan secara sendiri-

sendiri. Dalam kegiatannya tidak dapat lepas dari monitoring

pimpinan organisasi dan kemacetan dari seluruh kegiatan

pengelolaan maka penjagaan dan pengecekan terhadap


sarana dan prasarana harus senantiasa dilakukan agar tetap

terawat.

13. Tanggung jawab kepala sekolah dan guru dalam pengawasan

Kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan

dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapun salah

satu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan.

Tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan

dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasarana termasuk

ruangan sekolah dan terus menerus ruang lainnya dan halaman

serta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus dan

teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakan

pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai

masalah-masalah dan kekurangan-kekurangan yang harus diatasi.

Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal-hal

yang sekecil-kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya.

Salah satu tujuan yang akan dicapai dalam pengawasan adalah

menciptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan

bersih kepada murid-murid.


BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan merupakan

seluruh pross kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara

sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara

kontinyu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap

pakai dalam proses belajar mengajar sehingga proses ini semakin

efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan

yang telah ditetapkan.

Perencanaan sarana dan prasarana dilakukan dengan

berbagai prosedur. Rincian fungsi perencanaan

mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi.

Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data dasar,

diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan

kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya

guna. Kemudian kebutuhan tersebut dikaji lebih lanjut untuk

disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana yang tersedia.

Pengaadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan

dengan cara menyediaakn semua keperluan barang atau jasa

berdasarkan hasil dari perencanaan untuk menunjang kegiatan


agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai tujuan yang

diinginkan. Berdasarkan jenisnya, pengadaan sarana dan

prasarana pada dasarnya meliputi empat macam, yaitu pengadaan

bangunan, pengadaan tanah, pengadaan perabot, dan

pengadaaan alat kantor. Adapun cara pengadaan dapat dilakukan

dengan membeli membuat sendiri, menerima

bantuan/hibah/hadiah, daur ulang.

Inventaris adalah kegiatan melaksanakan pengurusan

penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang,

menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam

suatu daftar inventaris barang secara teratur dan menurut

ketentuan yang berlaku. Inventaris dilakukan dalam rangka usaha

penyempurnaan pengurusan dan pengawaasan yang efektif

terhadap barang-barang milik negara atau swasta. Inventaris

bertujuan untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi

barang milik negara yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Pemeliharaan sarana dan prasarana adlah usaha atau

kegiatan yang dilakukan untuk mempertahankan dan meningkatkan

daya guna dan hasil guna suatu barang sehingga barang tersebut

selalu dalam keadaaan siap pakai. Pemeliharaan sangat erat

kaitannya dengan pemakaian, apabila dalam pemakaian dipelihara

dengan baik, maka kondisis barang tersebut akan bertahan lama

sampai batas umurnya.


Untuk mencapai tujuan kegiatan belajar mengajar di

sekolah, penataan sarana dan prasarana pendidikan memegang

peranan penting. Sarana belajar yang kondusif, lingkungan sehat

dan asri, dan didukung penataan yang indah sangat membantu

dalam meningkatkan kegiatan pembelajaran. Sebelum diadakan

penataan dan pengaturan kebutuhan, diperlukan perencanaan,

pengadaan, dan penyimpanan serta penempatan barang, ada

beberapa hal yang harus diperhatikan pada penempatan

diantranya adalah mudah dijangkau (ada kendaraan umum), jauh

dari keramaian, jauh dari tempat berbahaya, lingkungan yang aman

dan kondusif. Penataan sarana dan prasarana pendidikan meliputi

penataan barang bergerak, barang tidak bergerak, barang bergerak

habis pakai, dan barang bergerak tidak habis pakai.

Pengawasan harus dilakukan secara objektif, artinya

pengawasasan itu harus didasarkan atas bukti-bukti yang ada.

Apabila dari hasil pengawasan ternyata terdapat kekurangan, maka

kepala sekolah wajib melakukan tindakan perbaikan dan

penyelenggarannya. Untuk pendokumentasian hasil pengawasan,

perlu adanya buku pengawasan untuk diisi oleh pemeriksa.

Pengawasan umum terhadap ketertiban penyelenggaraan

pengelolaan barang yang dikuasai sekolah dilaksanakan oleh

aparat lainnya yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang

berlaku.
SARAN
DAFTAR PUSTAKA