Anda di halaman 1dari 32

ANALISIS PENYEBAB MASALAH

Pengertian

proses yang dilakukan sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentu, untuk menentukan dan mencari penyebab utama masalah tersebut.

dilakukan untuk menjawab pertanyaan tentang penyebab masalah utama.

mencari penyebab lain dari masalah sehingga dapat menyusun rencana kegiatan yang lebih spesifik dan mampu menyelesaikan masalah.

Metode

Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams atau Ishikawa Diagrams atau Cause Effect Diagrams);

Pohon Masalah; Pendekatan Blum.

Proses

Focus Group Discussion (FGD); Brainstorming (Curah Pendapat).

Diagram Tulang Ikan

suatu cara untuk menganalisis suatu masalah dengan mengkatagori penyebab potensial yang menyebabkan masalah tersebut

berbentuk tulang ikan Ishikawa Diagrams Cause and Effect Diagrams

Kelebihan diagram tulang ikan

Lebih terstruktur;

Mengkatagorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dengan cara yang sistematik;

Mengajarkan pada tim dan individu mengenai proses serta prosedur yang berlaku atau yang baru.

Kekurangan diagram tulang ikan

tulang ikan belum menggambarkan sebab yang sebenarnya (paling mungkin) harus didukung data.

Penggunaan

Melakukan identifikasi penyebab masalah;

Mengkatagorikan berbagai sebab potensial suatu masalah dengan cara yang sistematik;

Mencari akar penyebab masalah;

Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu masalah.

Pedoman Pelaksanaan

Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan fakta dan data;

Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan fakta, dapat diukur atau diupayakan dapat diukur;

Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali sedapat mungkin seimbang peranan atau bobotnya;

Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin dapat

diperbaiki,

bukan yang tidak mungkin diperbaiki atau

diselesaikan;

Dalam menyelesaikan fakta dimulai pada tulang yang kecil, selanjutnya akan memperbaiki faktor tulang besar yang akan menyelesaikan masalah;

Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan dalam pembuatan diagram tulang ikan.

Kajian masalah

MATERIAL METHODE MAN MATERIAL Jumlah Personil Tdk ada Formularium Sistem Informasi Distribusi Perencanaan Pelaksanaan Job Dis
MATERIAL
METHODE
MAN
MATERIAL
Jumlah Personil
Tdk ada Formularium
Sistem Informasi
Distribusi
Perencanaan
Pelaksanaan Job Dis
tdk tepat jumlah
Penyimpanan
tidak tepat harga
Pengadaan (Dropping)
Penggunaan
Tdk ada SOP
tidak tepat waktu
Standar therapi
Kepatuhan user
tidak tepat kualitas
Evaluasi kurang
Jumlah pasien
Dana dari Pemerintah
Kebijakan obat dari Dinkes Prop
JATIM
MARKET
MONEY
MACHINE
Banyaknya obat Kelompok A yang Stagnant terancam Expired dalam penyimpanan sebesar 50% di Gudang logistik RS
Banyaknya obat
Kelompok A yang
Stagnant terancam
Expired dalam
penyimpanan
sebesar 50% di
Gudang logistik
RS Kusta Kediri
Tahun 2005

Software belum ada

Rak penyimpanan kurang

Pohon Masalah

suatu cara untuk menggambarkan suatu jawaban yang banyak atas suatu masalah, atau merinci masalah yang pokok menjadi pertanyaan lagi, karena itu ada yang menyebut “ why-why tree diagram “ atau “five why tree diagram”.

Selanjutnya dirinci lagi bagaimana sehingga ada yang menyebut “how-how diagram

Kelebihan pohon masalah

proses analisis dan penentuan penyebab masalah semakin jelas dan komprehensif.

Kekurangan pohon masalah

membutuhkan waktu yang banyak dan jika masalah semakin kompleks akan lebih sulit dalam menentukan penyebab utama masalah

Proses pelaksanaan pohon masalah

Membuat kerangka pohon masalah; Menentukan masalah yang akan dianalisis;

Menuliskan masalah dan menempatkan dalam kotak paling atas pada diagram;

Mengidentifikasi penyebab dari masalah yang telah ditentukan melalui FGD atau brainstorming;

Dengan cara yang sama seperti langkah 4, dilakukan analisis penyebab masalah sampai tidak terjawab pertanyaan, apa yang menjadi penyebab tersebut melalui proses FGD maupun brainstorming.

POHON MASALAH

SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL

POHON MASALAH SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL 4 akibat BELUM TERTIBNYA

4

akibat

BELUM TERTIBNYA ADMINISTRASI BARANG MU 1 sebab MPD 2 a b c KESULITAN PETUGAS KURANG DISIPLIN
BELUM TERTIBNYA
ADMINISTRASI BARANG
MU
1
sebab
MPD
2
a
b
c
KESULITAN
PETUGAS KURANG
DISIPLIN
SARANA KURANG
MEMADAI
MENGINVENTARISIR
BARANG
MSD
3
b
c
a

BARANG INVENTARIS BELUM BERLABEL

BARANG INVENTARIS SERING PINDAH TEMPAT

PENGELOLAAN BARANG KURANG TERTIB

Analisis Penyebab Utama Masalah

Metode yang bisa digunakan adalah Scoring Technique, Brainstorming, Focus Group Discussion (FGD) dan Nominal Group Technique (NGT)

Scoring Technique (Metode Skoring)

menggunakan beberapa kriteria pengukuran sehingga disebut sebagai metode Multiple Criteria Utility Assesment

Langkah-langkah

  • 1. Penetapan tujuan Penetapan tujuan dalam metode skoring lebih dipusatkan pada sasaran yang dapat diukur atau target.

  • 2. Penetapan kriteria Kriteria adalah refleksi atau penjabaran indikator yang digunakan untuk mengukur adanya masalah. Kriteria ini dianjurkan apabila data atau informasi masalah bersifat kualitatif atau semi-kuantitatif. Apabila data atau informasi sudah kuantitatif maka kriteria tidak diperlukan, dan langsung pada perhitungan menurut besarnya masalah.

  • 3. Penetapan bobot kriteria atau skor nilai Bobot menggambarkan derajat kepentingan kriteria, masing-masing kriteria pada metode skoring bobotnya sama. Bila bobot kriteria dipertimbangkan, maka hasil akhir nilai adalah perkalian bobot x nilai.

Lanjutan Langkah-langkah

  • 4. Inventarisasi masalah atau alternatif prioritas masalah adalah daftar masalah yang telah diidentifikasi pada analisis situasi. Untuk menyusun prioritas masalah maka buat matrik antara masalah dan kriteria yang digunakan.

  • 5. Penetapan skor (scoring) Setiap masalah dengan kriteria yang ditetapkan harus ditentukan nilai atau rating, dapat dimulai dari 1 sampai 5. Rating kriteria untuk satu masalah: (5) artinya memberikan kontribusi sangat besar pada timbulnya masalah; (4)

artinya memberikan kontribusi besar pada timbulnya masalah;

(3) artinya memberikan kontribusi cukup besar pada timbulnya masalah; (2) artinya memberikan kontribusi kurang besar pada timbulnya masalah; (1) artinya memberikan kontribusi sangat kurang besar pada timbulnya masalah.

Lanjutan Langkah-langkah

  • 6. Matrik Keputusan

Keputusan didasarkan pada nilai komposit atau perkalian atau penjumlahan nilai kriteria. Nilai komposit terbesar diberi urutan pertama.

  • 7. Keputusan final (prioritas)

Keputusan final umumnya mengacu pada prioritas pemecahan masalah, karena faktor tenaga, dana, teknologi merupakan kriteria terlaksananya program.

Brainstorming (Curah pendapat)

suatu teknik yang efektif untuk membantu melakukan identifikasi masalah, menentukan penyebab masalah dan mencari cara pemecahan masalah, merupakan metoda yang digunakan untuk menggali ide atau pemikiran baru yang secara efektif melibatkan seluruh anggota kelompok.

Kelebihan metoda brainstorming:

Mendapatkan masalah, penyebab masalah

dan cara pemecahan masalah cepat;

dengan

Merupakan data primer karena sumber data dapat langsung diperoleh;

Dapat digunakan bila tidak mempunyai data sekunder;

Menghasilkan ide atau pemikiran baru yang kreatif dan inovatif dengan cepat.

Kekurangan Metoda Brainstorming

tidak dapat digunakan pada sampel atau peserta yang besar serta terjadi dan risiko terjadinya subyektivitas sangat besar bila tidak ditunjang dengan data-data yang ada.

Manfaat

Dapat digunakan secara efektif untuk memperoleh ide

untuk menentukan

masalah, identifikasi masalah,

memilih prioritas masalah serta mengajukan alternatif

pemecahan masalah;

Untuk memperoleh ide atau pemikiran baru dari sekelompok orang dalam waktu singkat dengan menggunakan dua kemampuan (kreatif dan intuitif);

Memberikan kesempatan kepada semua anggota kelompok untuk memberikan konstribusi dan keterlibatan dalam memecahkan masalah.

Definisi FGD

Focus Group Discussion atau Focus Group Discussion (FGD) atau Diskusi Kelompok Terarah (DKT) adalah bentuk diskusi yang bersifat informal dan terstruktur untuk mendiskusikan suatu masalah tertentu atau membahas penyelesaian suatu masalah.

Kelebihan FGD

Waktu yang dibutuhkan relatif singkat karena topik diskusi terfokus.

Dapat memperoleh pendapat yang lebih banyak dari peserta.

Manfaat

Diperoleh masukan dari berbagai pihak mengenai suatu masalah.

Proses Pelaksanaan

Pemanasan dan perkenalan (15 menit) Pelaksanaan diskusi (60 menit) Rangkuman dan Kesimpulan (15 menit)

Tujuan FGD

Evaluasi pelaksanaan SOP Evaluasi penurunan stagnasi persediaan Evaluasi penyusunan SOP

Tujuan

Menyusun SOP untuk rencana perbaikan untuk mengatasi masalah: Banyaknya obat stagnant Kelompok obat A yang terancam expired dalam penyimpanan sebesar 50 % di gudang logistik Rumah Sakit Kusta Kediri tahun 2005.

Nominal Group Technique (NGT)

adalah suatu metode yang dilaksanakan melalui suatu forum pertemuan dengan tujuan:

Identifikasi masalah dan penentuan prioritas;

Pemilihan alternatif pemecahan masalah dan penentuan prioritasnya;

Melibatkan personel pada semua tingkatan organisasi dalam pengambilan keputusan final.

Pedoman Pelaksanaan

  • 1. Menuliskan masalah atau pemecahan masalahnya, sesuai dengan tujuan forum, tanpa diskusi atau tanya jawab;

  • 2. Membuat daftar atau melakukan listing pada hasil no.1 pada flip-chart;

  • 3. Mendiskusikan hasil no.2;

  • 4. Membuat daftar dan pra-penentuan prioritas;

  • 5. Mendiskusikan hasil no.4;

  • 6. Penentuan Prioritas atas dasar hasil no.5.