Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias

Hal 1 / 6
1 Tujuan Untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang sesuai dengan
ketentuan dan dapat dipertanggung jawabkan secara teknis
dan administrasi.
2 Ruang Lingkup Prosedur ini memuat proses Serah Terima Sementara
Pekerjaan dimulai dari permohonan kontraktor, evaluasi dan
penelitian baik teknis maupun administrasi terhadap hasil
pekerjaan oleh Panitia sampai dengan selesainya Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan.
3 Definisi 1. Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand
Over) adalah peristiwa penyerahan hasil pekerjaan
kontraktor secara menyeluruh sesuai kontrak dan
amendemannya kepada Pemilik/Direksi Pekerjaan, yang
masih harus dipelihara dan dijamin mutunya sampai
dengan masa jaminan selesai sesuai yang diatur dalam
Kontrak.
2. List of Defect & Deficiencies adalah daftar kerusakan dan
cacat-cacat hasil pekerjaan yang harus diperbaiki disertai
cara pelaksanaan perbaikannya.
3. Waranty Period (masa jaminan pemeliharaan) adalah
suatu ukuran waktu yang ditentukan dalam dokumen
kontrak untuk menjamin & memelihara hasil pelaksanaan
pekerjaan.
4 Acuan
1. Keppres Nomor : 80 tahun 2003
2. Kepmen PU nomor 67/KPTS/1998
3. Dokumen Lelang
5 Ketentuan Umum 1. Permintaan Serah Terima Pertama Pekerjaan ( Provisional
Hand Over ) dapat diajukan oleh kontraktor menjelang
penyelesaian pekerjaan sesuai yang tertuang dalam
kontrak dan amandemennya dengan memberitahukan
secara tertulis kepada Pinpro/Pinbagpro dengan
menyebutkan perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan.
2. Untuk keperluan Serah Terima Pekerjaan, Pemimpin
Proyek/Bagian Proyek harus membentuk Panitia dengan
susunan kepanitiaan dapat terdiri atas:
1. Ketua : Unsur Pengendali
2. Sekretaris : Unsur Administrasi Bagpro
3. Anggota : Unsur Bidang Pengujian
4. Anggota : Unsur Pembinaan Pelaksanaan dan
Sistim Mutu
5. Anggota : Unsur Pembinaan Perencanaan
6. Anggota : Unsur Keuangan
APPENDIX 9B
PROSEDUR
SERAH TERIMA PERTAMA PEKERJAAN ( PHO )
Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias
Hal 2 / 6
7. Anggota : Unsur Pelaksana (Bagpro)
Dalam hal-hal tertentu atau apabila diperlukan, ketua
panitia dapat menunjuk atau mendelegasikan
wewenangnya kepada pejabat lain narnun demikian
tanggung jawab tetap kepada yang bersangkutan.
Demikian pula Ketua Panitia dapat membentuk Tim
Pembantu yang terdiri dari unsur konsultan, pengawas
proyek dan dari kontraktor untuk membantu tugas-tugas
Panitia.
3. Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari setelah menerima surat
tersebut, Pemimpin Proyek/Bagian Proyek harus sudah
memberitahukan secara tertulis kepada kontraktor
mengenai jadwal waktu rencana pemeriksaan pekerjaan
oleh staf proyek/bagian proyek atau oleh panitia yang
ditunjuk oleh Pinpro/Pinbagpro.
4. Dalam tempo paling lama 28 hari sejak surat
pemberitahuan dari Pinpro/Pinbagpro, Panitia harus sudah
ke Proyek/site / lapangan.
7. Penilaian hasil pekerjaan yang dilakukan Panitia yang
ditunjuk oleh Pinpro/Pinbagpro harus dibahas dalam rapat
Panitia , dibuatkan jadwal pelaksanaannya, jenis-jenis test
yang akan dilaksanakan, dan penilaian Panitia harus
meliputi :
a. Penilaian Visual, penilaian yang dilakukan dari hasil
penelitian secara visual di lapangan terhadap hasil
pekerjaan kontraktor.
b. Penilaian Teknis, pemeriksaan terhadap kualitas hasil
pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Kontraktor
melalui serangkaian test-test mutu/uji keandalan mutu
c. Penilaian Administrasi, pemeriksaan terhadap
kelengkapan administrasi pelaksanaan Kontrak, serta
kesesuaian antara hasil dan administrasi
pendukungnya.
8. Penyerahan sementara pekerjaan ( Provisional Hand
Over), dapat dilakukan dengan ketentuan antara lain :
a. Kontraktor telah menyelesaikan pekerjaan fisik
keseluruhan dari lingkup pekerjaan atau sesuai
ketentuan yang tercantum dalam dokumen kontrak.
b. Kontraktor telah mengajukan permintaan Serah Terima
Pekerjaan (PHO) secara tertulis kepada Pinpro/
Pinbagpro dengan menunjuk Wakil Kontraktor untk
keperluan tersebut.
c. Direksi Teknik mengadakan penelitian paling lambat
dalam 10 hari dari tanggal diterimanya surat
permohonan Penyerahan Sementara Pekerjaan/PHO.
d. Pemilik telah mengirimkan pemberitahuan secara
Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias
Hal 3 / 6
tertulis kepada kontraktor dengan memberitahukan
komposisi dari panitia.
e. Direksi Teknik harus sudah membuat program tes-
test yang akan dilakukan oleh panitia dan
diberitahukan kepada kontraktor.
f. Kontraktor mempersiapkan segala sesuatu sehubungan
dengan kunjungan panitia ke lapangan dan
menyelenggarakan test-test yang diperlukan yang
disaksikan oleh Direksi Teknik.
g. Panitia kemudian membuat daftar kekurangan-
kekurangan dan cacat-cacat ( list of defects &
deficiencies) dan melampirkan hasil test yang
bersangkutan yang dilampirkan dalam Berita Acara.
h. Untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan dan
cacat-cacat tersebut, panitia harus memberikan
tenggang waktu sebagaimana diatur dalam syarat-
syarat umum dan khusus kontrak.
i. Apabila defects & deficiencies tersebut
disebabkan oleh material dan workmanship
kontraktor yang kurang baik (kesalahan kontraktor),
maka perbaikan tersebut menjadi tanggung jawab
kontraktor. Apabila bukan kesalahan kontraktor, maka
perbaikan juga harus dikerjakan kontraktor dan
merupakan pekerjaan tambah dalam kontrak.
j. Konfirmasi bahwa defects & deficiencies telah
diperbaiki sernuanya oleh kontraktor dilampirkan lagi
dalam Berita Acara dan tanggal Penyerahan Pekerjaan
Sementara dicertified. Dengan sendirinya harus
didahului kontraktor dan merupakan pekerjaan
tambah dalam kontrak.
9. Selama masa pemeliharaan (Warranty Period = WP)
kontraktor wajib memelihara sehingga kondisi tetap
seperti pada saat Penyerahan Sementara Pekerjaan/PHO
disyahkan oleh Panitia. Untuk maksud tersebut kontraktor
harus menyediakan beberapa peralatan dan personil
secukupnya di tempat pekerjaan.
10. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan dan cacat-cacat
selama WP karena penggunaan material dan cara kerja
kontraktor, maka kontraktor dibebani untuk memperbaiki
dan membiayainya. Sebaliknya apabila bukan kesalahan
kontraktor, maka kontraktor wajib memperbaiki dan
dimasukkan dalam tambahan pekerjaan.
11. Apabila kontraktor tidak bisa memperbaiki kerusakan-
kerusakan selama WP karena berbagai sebab, maka
Pinpro/Pinbagpro dapat menunjuk pihak lain untuk
memperbaiki kerusakan-kerusakan tersebut dan biayanya
dibebankan kepada kontraktor dengan dipotongkan dari
uang kontraktor yang masih ditahan oleh Pinpro/Pinbagpro
Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias
Hal 4 / 6
yang berupa Retention of Money atau mencairkan jaminan
pemeliharaan.
12. Serah Terima Pekerjaan Sementara harus dituangkan
dalam Berita Acara yang ditandangani oleh Pinpro/
Pinbagpro dan Kontraktor, berdasarkan rekomendasi dari
Panitia Serah Terima Pekerjaan.
13. Pembayaran dilakukan sebesar 95% dari nilai akhir
kontrak, sedangkan 5% merupakan retensi selama masa
pemeliharaan (WP), atau pembayaran dilakukan sebesar
100 % dan kontraktor harus menyerahkan jaminan Bank
yang dikeluarkan oleh Bank Umum atau perusahaan
asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian
(surety bond) dan direasuransikan sesuai dengan
ketentuan Menteri Keuangan.
14. Pada saat Serah Terima Pekerjaan, Kontraktor wajib
menyerahkan Gambar Terlaksana (As Built Drawing) dan
atau Manual Pengoperasian dan Pemeliharaan. Apabila
gagal, maka pembayaran akan ditahan yang nilainya
ditentukan dalam dokumen kontrak.
6 Prosedur dan
Tanggungjawab
No
Pelaku
Penanggung
J awab
Kegiatan Rekaman
1 Kontraktor 1. Mengajukan permintaan serah terima
pekerjaan menjelang pekerjaan selesai dengan
menyebutkan perkiraan tanggal selesai 100 %.
Surat
Permohonan
PHO
2 PPK 1. Membuat rencana kerja
2. Menugaskan Konsultan memeriksa kelayakan
paket yang akan PHO.
3 PPK 1. Melaporkan rencana pelaksanaan PHO paket-
paket pekerjaan kepada KPA.
2. Membentuk dan menetapkan Panitia/TIM PHO.
SK Panitia
4 KPA 1. Merekomendasikan kepanitiaan dan
mengeluarkan persetujuan pelaksanaan PHO
5 Konsultan 1. Melaporkan penyelesaian pekerjaan paket yang
akan di PHO kepada Pinbagpro.
6 Kontraktor 1. Atas dasar laporan konsultan, mengajukan
permohonan Serah Terima Pekerjaan
Sementara dan mengirimkan nama-nama wakil
kontraktor untuk keperluan tersebut.
2. Melakukan persiapan-persiapan pelaksanaan
PHO meliputi administrasi, peralatan pengujian
Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias
Hal 5 / 6
dan teknisi pelaksana untuk penyelenggaraan
test-test yang dibutuhkan
6 PPK 1. Permintaan pelaksanaan PHO kepada Panitia
7 Panitia / TIM
PHO
1. Berdasarkan permintaan Pinbagpro mengadakan
rapat pleno menyusun rencana dan penugasan
Panitia/TIM PHO.
2. Melaksanakan Kunjungan I untuk pemeriksaan
lapangan (fisik) dan verifikasi administratif
(dokumen kontrak dan data pendukungnya).
3. Melakukan pengujian lapangan dan
laboratorium.
4. Hasil Evaluasi & kunjungan I lapangan Panitia
dituangkan dalam Risalah Rapat,
5. Bila belum terpenuhi atau terdapat cacat mutu
(fisik), hasil pekerjaan belum bisa diterima,
maka dibuatkan daftar kekurangan dan cacat-
cacat (list of defect & deficiencis) dan diberikan
waktu yang cukup kepada Kontraktor untuk
melakukan perbaikan.
6. Bila hasil pekerjaan diterima, Panitia langsung
membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
Daftar kerusa-
kan dan cacat
mutu
8 Kontraktor 1. Melaksanakan perbaikan-perbaikan sesuai yang
diminta Panitia dalam daftar kerusakan dan
cacat-cacat (list of defect & deficiencis) pada
Risalah Hasil Kunjungan I
2. Melaporkan penyelesaian perbaikan kepada
Panitia PHO
Risalah Hasil
Kunjungan I
9 Panitia/Tim PHO 1. Melaksanakan Kunjungan II setelah menerima
laporan penyelesaian perbaikan atau saat
berakhirnya waktu yang diberikan untuk
pelaksanaan perbaikan dan hasilnya
dituangkan dalam Risalah Rapat Hasil
Kunjungan II.
2. Setelah semuanya persyaratan dalam dokumen
dan ketentuan telah terpenuhi , disusun Berita
Acara Penyelesaian Pekerjaan yang
ditandatangani oleh Seluruh Panitia,
Kontraktor, Konsultan dan Pinbagpro dan
kemudian diserahkan kepada Pinbagpro.
Risalah Rapat
Kunjungan II
Berita Acara
Penyelesaian
Pekerjaan
10 PPK 3. Atas rekomendasi Panitia sesuai dalam Berita
Acara Penyelesaian Pekerjaan, membuat Berita
Acara Serah Terima Sementara dan
menandatangani bersama Kontraktor
Berita Acara
Serah Terima
Pekerjaan
11 Kontraktor 1. Berdasarkan Berita Acara Serah Terima
Pekerjaan, dapat mengajukan Pembayaran
akhir pekerjaan dengan menyerahkan jaminan
Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias
Hal 6 / 6
pemeliharaan
12 KPA/PPK 1. Melaksanakan pembayaran akhir pekerjaan.
2. Melaporkan penyelesaian pekerjaan PHO
kepada BRR/ atasan langsung.
13 BRR Distrik 1. Melaporkan rekapitulasi hasil pelaksanaan
penyelesaian paket-paket proyek kepada BRR
Wilayah VI Nias
7 Pengecualian Tidak ada
8 Lampiran 1. Contoh Surat Permohonan Serah Terima Sementara
Pekerjaan.
2. Contoh SK. Pembentukan Panitia PHO
3. Contoh Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
4. Contoh Berita Acara Penyerahan Pekerjaan sementara.
5. Contoh Formulir Daftar Cacat dan Kerusakan.
6. Contoh Formulir Hasil Pemeriksaan dan Pengujian.