1

UNIT DASAR, PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN

BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN
KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

(Oleh: Mohamed Yusuf Bin Shoib)
(email: yusuf.shoib@treasury.gov.my )
(telefon: 03-8882 4301)
TATACARA PEROLEHAN
SECARA TENDER
SPP BIL. 5 TAHUN 2007
KEMENTERIAN KEWANGAN
MALAYSIA
2
Nilai perolehan melebihi RM500,000 setahun
bagi (had nilai dipinda melalui SPP 5/2009):
- Bekalan (AP 171.1 (baru) dan SPP 5/2007)
- Perkhidmatan (AP 190(c) (baru) dan SPP 5/2009)
- Kerja (AP 181.(a) (baru) dan SPP 5/2007)

Dilarang memecahkecilkan perolehan.
(SPP 5/2007 para 4.2)
TENDER
3
Peruntukan kewangan (AP 168, 5/07-para 4).
Barangan guna sama (AP 178.1, 5/07-para 6.1).
Kajian pasaran (AP 169.1).
Tentukan jenis perolehan (5/07-para 3.2).
Pendaftaran Kontraktor (5/07-para 5 & AP 184).
Menyediakan carta/jadual proses(5/07 para 3.2)
Penggunaan mata wang (5/2007 para 12 & SPP 8/98).
PERANCANGAN TENDER
(secara tahunan dan awal)
4
Dasar-dasar khusus:
- penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan
tempatan (AP 169.2a), 7/2002, 5/2007 para 11);
- keutamaan kepada syarikat Bumiputera
(SPP 4/95);
- perolehan secara percuma ke atas Kapal
(FOB)
(SPP 6/1996 dan SPP 7/2002, 3/2003);
- pemindahan teknologi dan pengembangan
industri tempatan (SPP 5/2007.10).
Penggunaan borang-borang piawai (5/2007.7)

5
PERKARA-PERKARA YANG PERLU
DIAMBIL PERHATIAN:

- Semua proses tender hendaklah dirahsiakan;
(5/2007 para 34 & 35)
- Pegawai yang mempunyai kepentingan
dengan petender perlu mengisytiharkan
kepentingan dan menarik diri secara bertulis
daripada menguruskannya.
(9/2009 para 9.1(i)

6
Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah
sekurang kurangnya 3 orang pegawai mahir
dan berkelayakan (5/07 para 8.1)
Dilantik oleh Ketua Agensi (para 8.1)
Masa yang mencukupi (para 8.2)
Butiran spesifikasi yang jelas (8.2)
Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan
tertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan,
guna ungkapan atau persamaan (8.3.c)

PENYEDIAAN SPESIFIKASI
7
Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-
kurangnya memenuhi Standards Malaysia (MS)
atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf
oleh Kerajaan (8.3.d)
(ditandaaraskan dengan barang buatan tempatan
8.3.e)

Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibat
teknologi maklumat (kecuali stand alone) (8.3.f)

8
Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut:
Jenis
Warna
Saiz
Berat
Bentuk/ukuran
Kualiti
Pembungkusan
Cara penghantaran
Nisbah kandungan

BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI
(para 8.3.a,b,c)
9
Tempoh masa
Bilangan yang diperlukan
Perolehan secara pukal
Jumlah tenaga manusia
Tahap kepakaran/ kelulusan
Keupayaan minimum
Butir-butir lain yang berkaitan.

10
Mempunyai dua ciri penting:

- ciri-ciri wajib
- ciri-ciri sampingan.
11
Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal
dan harga (5/2007 para 17.2.a & b)

Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak
dicatat dalam dokumen tawaran teknikal.
(para 17.2.c)
Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara
kerana tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan
(PDI), penilaian tender dan latihan (semua kos
lawatan akan ditanggung oleh Kerajaan).
SPP 11/95 dan Pindaan Pertama SPP 11/95.


PENYEDIAAN
DOKUMEN TENDER
12

Bagi barangan import, tawaran harga perlu
secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan
(SPP 6/2009) dan perolehan perisian ICT yang
diimport (SPP 16/2001).

Cadangan pemindahan teknologi bagi membantu
industri tempatan mempertingkatkan kepakaran
dalam pelbagai bidang terutama yang
berteknologi
baru dan terkini (5/07 para 10)

Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul
berlakri berasingan bagi tender bekalan dan
perkhidmatan
(5/2007 para 17.2.a & b)









13
Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender
dalam tempoh: (5/07 para 28
- 14 hari bagi tender tempatan (para 28.1.a)
- 28 hari bagi tender antarabangsa (28.1.b)
- Dari tarikh dokumen tender mula dijual


- Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk
menimbang bantahan (5/07 para 29)
(Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan
wakil agensi lain)
14
Tajuk tender
Arahan kepada petender
Spesifikasi
Borang tender
Surat setuju terima
Syarat-syarat tender (sebahagian)
Terma-terma kontrak
Senarai kuantiti/ringkasan tender
Jadual kadar harga

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER
(5/07 para 16,17,18,19)
15
Lukisan teknikal/pelan
Tempat penghantaran
Cadangan pemindahan teknologi
Prestasi/trek rekod
Profail dan kedudukan kewangan petender
Perkara lain yang berkaitan.

* SENARAI SEMAKAN (para 16.1.n)

16
Arahan Khusus Tender Antarabangsa
(5/07 para 19)
Cadangan pembiayaan secara
pinjaman dua hala, kredit pembekal
atu kaedah pembiayaan perniagaan
yang lain

Cadangan pemindahan teknologi

Harga FOB
17
Tender Tempatan (5/07 para 25)
- Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama
berbahasa Melayu.

- Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari.
(mulai tarikh iklan/jual/lawatan/taklimat) para 25.4 & 25.5

- Sesalinan kenyataan tender dalam laman web
agensi

- portal MyGovernment

- laman web CIDB (www.tender.gov.my) - kerja
sahaja

IKLAN TENDER
18
Tender Antarabangsa (5/07 para 26)
- Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan
utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris).

- Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari.

- Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan-
Kedutaan Asing yang mana berkaitan.


19
Kandungan iklan tender: (5/07 para 25.2)
- Jabatan yang memanggil tender
- Tajuk tender
- Syarat-syarat petender yang layak
- Tempat, tarikh dan waktu lawatan tapak (jika ada)
- Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual
- Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen
tender
- Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.
(tarikh tutup 21 hari dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari
selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian) para 25.4/5
20
Penjualan Borang Tender
(5/2007 para 20,21,22)
- Semak sijil asal pendaftaran (kod/sah laku)

- Borang tender mempunyai nombor siri
(satu petender satu borang sahaja dan boleh hantar
satu tawaran sahaja- tawaran alternatif tidak
dibenarkan)

- Daftar penjualan borang tender

- Bayaran mengikut kadar
- minimum RM50
- soft copy RM10
* (tawaran dalam hard copy sahaja)
21
TEMPOH SAH LAKU
- minimum 90 hari dari tarikh tutup tender (23.4)

- pelanjutan sebelum tarikh tamat sah laku asal (23.5)
(dimaklumkan kepada semua yang membeli dokumen tender)

- pelanjutan perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA
(SPP 5/07 para 23.5 & SPP 9/09 para 9.3)
- pembatalan tender perlu mendapat kelulusan (23.6)
Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada LPA
sebab-sebabnya kemudian
22
Peti Tawaran (AP 196)
- Dikunci dengan dua kunci berasingan
- Dilabel tajuk, tarikh dan waktu tutup
- Semua tender yang diterima hendaklah
dimasukkan dalam peti tender.
PENERIMAAN TENDER
TAWARAN LEWAT
Tidak boleh diterima (para
25.6)
23
ANGGARAN HARGA JABATAN
SPP 5/2007 para 27)
Anggaran Jabatan masuk dalam Peti
Tawaran

Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu
tutup

Di mana sukar masuk harga lampau
24
Pembukaan Peti Tawaran
- Dibuka secepat mungkin
- Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender
* sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya
hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan
dan Profesional;
* dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis;
* berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian.
MEMBUKA TENDER
(AP 197 DAN SPP 5/2007.30,31,32,33)
25
PEMBUKAAN TENDER DI HADAPAN
AWAM (para 33)
Tender bekalan/perkhidmatan melebihi RM30 juta

Tender kerja melebihi RM50 juta

(di hadapan petender yang membeli dokumen tender dan masukkan
tawaran sahaja
26
Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender (para 31)

- Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan;
- Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi
setiap tawaran;
- Menyempurnakan borang jadual tender dengan
mencatatkan:
* nama petender
* amaun yang ditender
* tempoh siap/tempoh penyerahan.
- Tandatangan ringkas setiap lembaran yang
menyatakan harga dan apa-apa pindaan;


27
- Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan
menggunakan nombor kod;
- Memadamkan tanda pengenalan petender pada
dokumen tawaran teknikal.


* SENARAI SEMAKAN





28
Bekalan/Perkhidmatan
Kerja (Turnkey/Design&Build)
- Jawatankuasa Penilaian Teknikal
(39.2.a)
- Jawatankuasa Penilaian Harga (39.2.b)

Kerja (Konvensional)
- Jawatankuasa Penilaian (40)

GARIS PANDUAN PENILAI TENDER
(SAP 21 Mac 2008)


PENILAIAN TENDER
(dalam tempoh 30 hari: para 39.3)
(AP 197.3 DAN 5/07 para 39)
29
Penilaian Teknikal (minimum 3 orang)
(para 39.2.a)
- Jawatankuasa Penilaian Teknikal
- Terdiri daripada pegawai-pegawai mahir,
berpengalaman dan berkelayakan
- seorang pegawai Kump P&P
- Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan
dan syarat tender
- Dibuat secara mesyuarat
- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima
dokumen
- Laporan ditandatangani oleh semua ahli
jawatankuasa.
30
Penilaian Harga (39.2.b)
- Jawatankuasa Penilaian Harga (minimum 2 orang)
yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan
pengalaman (seorang Kump. P&P)
- Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadar
pembayaran,
tempoh, diskaun dan sebagainya.
- Perbandingan di antara satu tender dengan tender
yang
lain berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama.
- Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar
kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada
tarikh tender ditutup.
- Secara mesyuarat
- Dalam tempoh 30 hari
- Laporan penilaian hendaklah ditandatangani
31
Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja (para 40)

- Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang)
- sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan
atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan
- Dibuat secara mesyuarat
- Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen
- Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

32
-Semua dokumen tender adalah SULIT

-Proses tender perlu dirahsiakan

-Syarat melarang pengiklanan atau publisiti

-Penjelasan lanjut daripada petender hanya dengan
kebenaran bertulis Pengerusi LPA Urus Setia

-Dilarang mengubah maklumat dalam dokumen tender

33
Perlu mempunyai maklumat/dokumen
berikut:

- Salinan iklan surat khabar;
- salinan spesifikasi tender;
- jadual tender diterima;
- salinan sijil pendaftaran;
- penilaian, syor dengan justifikasi perakuan;
- maklumat-maklumat lain yang berkaitan.



PENYEDIAAN KERTAS
TAKLIMAT TENDER (AP
197.4)
34
Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan
penilaian tender.

Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.

PERAKUAN/TAKLIMAT
TENDER
35
Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri
Kewangan dan diwartakan (AP 192);

Keputusan sebulat suara;

Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan;
Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai
kuasa,
perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan
untuk keputusan muktamad.

(Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam
tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai (para 3.3
SPP 5/07)
PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN
36
Surat niat (jika perlu) (5/07 Lamp H)

Surat setujuterima (5/07 Lamp I1 & I2)

Tandatangan kontrak (5/07 para 46 & 47)
- Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana
pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara
bertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949);
- Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat
hitam yang kekal;
- Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat
Setujuterima.


SETUJUTERIMA TENDER
37
TUGAS URUSETIA TENDER
Perancangan awal dan jadual pelaksanaan
tender

Menyediakan dokumen tender

Menguruskan iklan/pelawaan tender

Menyediakan kemudahan dan rekod
penjualan dokumen tender

Mengatur lawatan tapak/premis (jika
berkaitan)

38
TUGAS URUSETIA TENDER
Menjaga keselamatan Peti Tender

Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu
ditetapkan

Mengatur pembukaan Peti Tender
Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembuka

Mengatur penilaian tender
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa penilaian

39
TUGAS URUSETIA TENDER
Menyediakan Kertas Taklimat Tender

Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan

Merekod segala keputusan penting seperti nombor
tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang
dipilih, harga tawaran, tempoh siap

Sebab-sebab penerimaan/penolakan

Perolehi tandatangan selepas keputusan
40