instrumen asrama cemerlang

Instrument asrama cemerlang

1. PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ASRAMA (20%)
Lembaga Tadbir Asrama
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada fail meja
- Ada mesyuarat bulanan

1.2 Lembaga Pengawas Asrama
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada senarai tugas terperinci
- Ada bilik khas
- Ada mesyuarat bulanan

1.3 A. Jawatankuasa Biro/Lujnah
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada mesyuarat bulanan
B. Jawatankuasa Kamar/ Dorm
- Carta Organisasi ada dan dipamerkan
- Ada mesyuarat bulanan

1.4Maklumat Data Pelajar
- Ada direkodkan
- Lengkap dan dikemaskini

1.5Takwim Asrama
- Disediakan dan dipamerkan

1.6 Borang Pesanan Makanan
- Disediakan
- Catatan lengkap
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua/ Penolong Kanan

1.7.Borang Laporan Makanan Bulanan
- Disediakan dan kemaskini
- Salinan dihantar ke Jabatan/Kementerian
- Penghantaran direkodkan

1.8.Borang Laporan Makanan Harian
- Ada catatan
- Lengkap dan kemaskini
- Ditandatangani oleh pembekal setiap hari

1.9 Laporan Harian Warden & Penyelia Asrama
- Ada buku khas
- Lengkap dan kemaskini
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua/ Penolong Kanan

1.10 Laporan Harian Pengawas Bertugas

- Ada buku khas
- Laporan lengkap dan kemaskini
- Disemak dan ditandatangani oleh Warden

1.11 Mempunyai Bahan-Bahan Rujukan Berikut

- Buku Panduan Pelaksanaan Kontrak
Bekalan Makanan Bermasak Asrama
- Dokumen Perjanjian Kontrak Bekalan
Makanan Bermasak
- Buku Peraturan Asrama
- Buku Rekod/Pas Keluar Masuk Penghuni
- Pekeliling Berkaitan Dengan Asrama

1.12 Sistem Fail

- Ada fail Am, Disiplin, Akademik, Kokurikulum dan Pekeliling Asrama
- Ada minit
- Kandungan Tersusun
- Disemak dan ditandatangani oleh Warden/ Ketua Warden )

1.13Pengurusan Stok (Harta Modal, Inventori & Bekalan Pejabat Teratur & Tersusun)
- Ada buku stok
- Butir-butir lengkap dan kemaskini
- Terdapat semakan sekurang-kurangnya
2 kali setahun dan disahkan/ditandatangani serta cop rasmi Pengetua

1.14 Kewangan
A. Buku Tunai
- Ada Buku Tunai
- Lengkap dan kemaskini
- Diimbang setiap bulan
- Disemak dan ditandatangani oleh Pengetua

B. Terimaan
- Ada Surat Kebenaran/Penurunan Kuasa
kepada pegawai yang dibenarkan membuat kutipan
- Daftar stok Buku Resit diselenggarakan bagi resit pejabat dan resit pelajar
- Resit rasmi dikeluarkan kepada pegawai pemungut apabila kutipan diserahkan ke
pejabat

C. Bayaran
- Ada Buku Daftar Bil
- Borang Pesanan (LO) disediakan dengan sempurna bagi setiap pembelian RM50.00
ke atas
- Bil-bil dijelaskan dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan
- Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dipalang
- Dokumen pembayaran lengkap dan disahkan oleh Pengetua

D. Lain-Lain
- Ada mesyuarat perancangan kewangan
- Buku Tunai, Buku Cek dan dokumen- dokumen lain terkawal dan disimpan di
tempat yang selamat
- Tindakan susulan diambil terhadap perkara- perkara yang dibangkitkan dalam Laporan
Audit
- Tiada teguran Audit

- Penggunaan komputer dalam pengurusan asrama

E. Kreativiti / Inovasi
(Perlu ada dokumen sokongan)

2.1 PENGURUSAN FIZIKAL

Pejabat Asrama
Peralatan, perabot dan kemudahan:
- Tersusun dan hiasan menarik
- Bersih dan kemas
- Mencukupi
- Berfungsi

2.2Bilik Bacaan/Sudut Bacaan
- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan menarik
- Bersih dan kemas
- Ada kepelbagaian bahan bacaan
- Ada jadual dan peraturan penggunaan
- Ada jadual tugas dan dipamerkan

2.3Bilik Rehat/Ruang Rehat

- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan menarik
- Bersih dan kemas
- Ada kemudahan media cetak dan elektronik
- Ada jadual tugas dan dipamerkan

2.4 Pengurusan Stor
- Ada Stor Alatan Sukan dan Perabot
- Sesuai dan selamat
- Ada senarai inventori
- Disusun dengan kemas dan rapi
- Ada rekod penggunaan

2.5Pengurusan Surau/Musolla
- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan yang sesuai
- Bersih dan kemas
- Maklumat-maklumat penting seperti
Panduan Ibadat / Dokumen-Dokumen
/Jadual Tugas AJK Surau dipamerkan
- Peralatan disimpan di tempat selamat

2.6 Kamar-Kamar
- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan yang menarik
- Bersih dan kemas
- Sesuai dengan peredaran udara dan laluan kecemasan
- Ada carta organisasi dan jadual tugas
- Ada senarai inventori
- Ada pelan kawad kecemasan

2.7Tandas/Bilik Air/Bilik Membasuh
- Bersih dan harum
- Ada hiasan yang sesuai
- Berlabel
- Peralatan dan kemudahan mencukupi
- Alatan dan kemudahan berfungsi

2.8Bilik /Ruang/Sudut Rawatan
- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan yang menarik
- Bersih dan kemas
- Ada peti ubat, lengkap dan berlabel
- Ada rekod penggunaan
- Ada jadual tugas dan dipamerkan


2.9Papan Kenyataan
- Ada dan mencukupi
- Lokasi sesuai
- Sempurna dan kemas
- Memaparkan maklumat asas, sesuai dan terkini
- Kreatif dan menarik

2.10 Keselamatan
- Alat pemadam api mencukupi, berfungsi dan diperiksa secara berkala
- Ada pelan/latihan kebakaran/kecemasan di setiap bilik
- Ada peti kunci dan kunci dilabel
- Ada loceng kecemasan / penggera dan berfungsi
- Pendawaian elektrik selamat dan sempurna
- Ada lampu kecemasan dan berfungsi
- Ada pondok pengawal yang lengkap.
- Pagar yang sempurna.
- Tempat-tempat yang berisiko dilabelkan.
- Ada ciri-ciri keselamatan tambahan

instrumen asrama cemerlang 3
3.1 PENGURUSAN DEWAN MAKAN

Pejabat Pengurus Pembekal Makanan
- Ada pejabat/ruang khas untuk pengurus
- Peralatan, perabot dan kemudahan lain lengkap
- Tersusun dan hiasan yang menarik
- Bersih dan kemas
- Ada papan kenyataan

3.2Fail dan Dokumen-dokumen
- Ada salinan Perjanjian Kontrak, salinan Menu, Fail Borang Pesanan/ Jadual 8, Fail Pekerja
dan Fail Am
- Kandungan tersusun
- Disemak dan ditandatangani oleh Warden/ Ketua Warden

3.3Pekerja Dewan Makan
- Setiap pekerja ada Sijil/Buku Kesihatan yang disahkan oleh Pegawai Kesihatan
- Berpakaian kemas dan seragam
- Pekerja lelaki berambut pendek
- Setiap pekerja memakai penutup kepala dan apron
- Layanan mesra.
- Bilik rehat pekerja terurus.

3.4 Info Dewan Makan (Dipamerkan)

- Menu Harian dan Mingguan
- Salinan Sijil Pendaftaran Perniagaan pembekal
- Maklumat pembekal
- Senarai pekerja
- Jadual tugas harian pekerja
- Carta organisasi

3.5 Keselamatan

- Saluran gas dan peralatan memasak selamat digunakan
- Alat pemadam api mencukupi, berfungsi dan diperiksa secara berkala
- Ada peti ubat, lengkap dan berlabel
- Pendawaian elektrik selamat dan sempurna

3.6Kebersihan/Keceriaan

- Dapur
- Stor bahan mentah kering
- Tempat proses bahan mentah
- Tempat pelajar makan
- Peralatan dan perabot
- Pelupusan sisa makanan
- Tandas / Bilik Air
- Koridor dewan makan
- Longkang -air tidak bertakung
- Keceriaan keseluruhan

3.7Penyediaan Makanan
- Mengikut menu
- Berkualiti dan selamat
- Mengikut timbangan

3.8 Penyajian Makanan
- Menggunakan Food Warmer
- Food Warmer mencukupi

instrumen asrama cemerlang 4
4.1 PENGURUSAN DAN PELAKSANAAN AKTIVITI ( 20 % ) mesti ada Perancangan,
Pelaksanaan, Kawalan dan Dokumentasi
Akademik

- Ada kelas bimbingan akademik yang berjadual.
- Seminar/Kursus/Bengkel diadakan sekurang- kurangnya 2 kali setahun
- Kumpulan Studi yang aktif dan berterusan
- Insentif / Hadiah disediakan
- Ada rekod prestasi akademik setiap penghuni
- Pencapaian peperiksaan awam tiga tahun berturut-turut.
Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan

4.2Kokurikulum

- Ada jadual dan dipamerkan
- Ada pertandingan antara kamar
sekurang-kurangnya 2 jenis aktiviti
kokurikulum sama ada:
i. Sukan / Permainan
ii. Ko Akademik
- Ada lawatan atau aktiviti luar
- Pencapaian
Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan

4.3Agama

- Ada Kelas Fardhu Ain mingguan
- Qiamullail (2 kali setahun)
- Mengadakan sekurang-kurangnya
Majlis Hari Kebesaran Islam
- Khatam Al Quran
- Tilawah
- Sekurang-kurangnya 2 aktiviti lain
Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan


4.4 Sosial
- Ada program Suaikenal Asrama
- Perkhidmatan penyayang
- Lawatan/Interaksi antara asrama (setahun sekali)
- Hari Terbuka Asrama
- Khidmat Masyarakat

Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan


4.5 Sahsiah
- Ada khidmat kaunseling
i. Individu
ii.Kelompok
- Ada Pembimbing Rakan Sebaya
- Kursus Motivasi sekurang-kurangnya 2 kali setahun
- Kursus Kepimpinan sekurang- kurangnya 2 kali setahun
- Mentor-Mentee ATAU Sistem Merit / Demerit ada dijalankan

Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan

instrumen asrama cemerlang 5
5.1 KECERIAAN ( 20% )

Gotong Royong

- Ada jadual dan dipamerkan
- Sekurang-kurangnya 2 minggu sekali
- Bersama PIBG/Agensi Luar

Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan

5.2 Projek-Projek Angkat

- Ada papan tanda / label
- Kreativiti
- Kesesuaian
- Sentiasa dijaga

Nota: Pemarkahan adalah berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan

5.3 Tempat-Tempat Khas
- Ada Pondok Bacaan
- Ada Tempat Pelajar & Waris Berjumpa

5.4 Konsep Asrama Dalam Taman
- Kesesuaian jenis-jenis pokok
- Ditanam secara terancang
- Kebersihan kawasan
-Kepelbagaian susunan pokok

5.5 Motto Asrama
- Ada
- Kesesuaian tempat
- Ketepatan Objektif
- Kreativiti


5.6 Slogan/Kata-Kata Hikmat
- Dewan Makan
- Bilik Bacaan
- Bilik Khas
- Kamar
- Tempat-tempat lain yang sesuai

5.7 Visi / Misi asrama dipamer
- Ada Visi
- Ada Misi
- Kreativiti

5.8 Mural
- Ada
- Lebih daripada satu
- Kualiti
- Kesesuaian tempat
- Kreativiti

5.9 Tanaman/Semaian/Ternakan( pilih salah satu )

- Sistem jagaan / pemeliharaan (berjadual dan sistematik)
- Kesuburan/Kesegaran
- Penglibatan penghuni

5.10 Papan Tanda
- Ada Papan Tanda Tunjuk Arah
- Ada Papan Maklumat
- Lebih daripada 2 jenis
- Kesesuaian tempat

5.11 Kreativiti
- Projek kolam ikan / rock garden / tapak semaian dan lain-
- Penglibatan penghuni
- Keceriaan
(Pilih 1 projek yang belum dinilai pada bahagian 5.4 dan 5.9 )