DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 2

Alur Pelayanan Perbekalan Instalasi Farmasi

LAMPIRAN 3

Alur Pelayanan Sub Instalasi Perbekalan

LAMPIRAN 4

Alur Pelayanan Sub Instalasi Administrasi

LAMPIRAN 5

Alur Pelayanan Sub Instalasi Pelayanan

LAMPIRAN 6

Mekanisme Pelayanan Resep Rawat Inap

LAMPIRAN 7

Jalur Pendistribusian Obat/Alkes Pakai Habis Instalasi

Farmasi

LAMPIRAN 8

Prosedur Pelayanan Resep Apotek Poliklinik

LAMPIRAN 9

Prosedur Pelayanan Resep Apotek IRD

LAMPIRAN 10 Alur Pengadaan Barang

LAMPIRAN 11 Alur Penerimaan Barang
LAMPIRAN 12 Alur Penyimpanan Barang Farmasi
LAMPIRAN 13 Contoh Blanko Daftar Permintaan Penggunaan Bahan
Farmasi
LAMPIRAN 14 Buku Penerimaan Dan Pemakaian Bahan Farmasi
LAMPIRAN 15 Kartu Stok

ALUR PELAYANAN PERBEKALAN INSTALASI FARMASI

Perencanaan

Pengadaan

Penerimaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Pelayanan

Monev

Pencatatan

Administrasi

Pelaporan

purchasing

Perencanaan
Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasi
dan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan
dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan

barang,

kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing

ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari.
Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagian
perencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan
menggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level.
Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit,
anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan,
persediaan barang di gudang.
Berdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagian
perencanaan

membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan

perkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan

dalam bentuk

SPB (Surat Permintaan Barang), dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi

RSUH. Berdasarkan persetujuan Kepala Bidang Pelayanan Penunjang RS
Universitas Hasanuddin, dan mengetahui Direktur Pelayanan Penunjang diberikan
persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Permintaan Barang) dan dana akan
dialokasikan setiap tiga bulan.

Penganggaran
Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan dan
menentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar (skala mata uang).
Sumber dana yang dimiliki oleh RSUH dalam pengelolaan perbekalan farmasi di
rumah sakit, antara lain:
1. Anggaran dari Universitas Hasanuddin, digunakan untuk pengadaan
perbekalan farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikan
triwulan.
Penganggaran

dilakukan

satu

tahun

sebelumnya

berdasarkan

pemakaian/pengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru

Bagian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik.

Rincian distribusi dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi RSUH diserahkan
kepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk RKA RS (Rencana Kegiatan
Anggaran Rumah sakit) yang kemudian diserahkan kepada Universitas
Hasanuddin dalam bentuk RKA (Rencana Kegiatan Anggaran) dengan
persetujuan Direktur RSUH. Berdasarkan persetujuan Universitas Hasanuddin,
diberikan persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran), dan
dana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalam
bentuk DPA kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan.
Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik dapat dilihat pada Gambar

Rincian kebutuhan
bahan habis pakai medis
dan obat

DPA

Rincian
distribusi

RKBU

DPA

Gambar Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik

RKA
RS

RKA

Pengadaan ( Purchasing )
Pengadaan perbekalan farmasi merupakan usaha dan kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional medik yang telah ditetapkan di dalam fungsi
perencanaan dan penganggaran. Kebutuhan operasional meliputi obat dan
perbekalan farmasi lainnya untuk menunjang kegiatan pelayanan di rumah sakit.
Tujuan dilakukannya pengadaan untuk memperoleh perbekalan farmasi dengan
harga yang layak, kualitas yang baik, pengiriman barang yang terjamin dan tepat
waktu, proses yang lancar, serta hemat tenaga dan waktu.
Usaha dan kegiatan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan berkaitan
dengan pembelian (purchasing). DPA yang telah disetujui dijadikan RAB
(Rencana Anggaran Belanja) oleh Unit Logistik Medik kemudian dikirim ke
PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) Bidang Penunjang Medik untuk
diteruskan ke panitia pengadaan. Panitia pengadaan memproses pengadaan sampai
keluarnya SPK.
Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general
anestesy, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat
umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk
keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan. Tahapan dalam
melakukan pengadaan yaitu: RAB dikirim ke Kepala Bidang Penunjang Medik
dan selanjutnya dikirim ke panitia pengadaan; kemudian panitia pengadaan
melakukan pengadaan barang dengan menggunakan 3 cara yang terdiri dari:
1. Pengadaan <5 juta rupiah (pemesanan langsung) ditujukan untuk barangbarang yang kebutuhannya mendesak dan harus segera dipenuhi.
Pengadaan ini dilakukan secara langsung melalui surat pesanan ke rekanan
dengan waktu respon maksimal 7 hari. Dana yang digunakan untuk
pengadaan secara langsung tidak boleh melebihi 20% dari total DPA.
2. Pengadaan 5-100 juta rupiah (penunjukan langsung) ditujukan untuk
barang-barang yang dibutuhkan dalam waktu relatif cepat tetapi tidak
mendesak, seperti alat kesehatan. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem
penunjukkan yang waktu responsnya minimal 21 hari.

3. Pengadaan di atas 500 juta rupiah (tender terbuka) ditujukan untuk barangbarang yang selalu dibutuhkan rumah sakit dan masih ada persediaan
barang yang cukup sampai barang yang diadakan datang. Pengadaan ini
dilakukan dengan sistem tender yang waktu responsnya minimal 48 hari.

Penerimaan
Barang-barang pesanan yang diterima di Bagian Logistik Medik kemudian
diperiksa bersama-sama oleh Pemeriksa Barang (PPB), Penanggungjawab
Gudang Farmasi dan pihak rekanan/pengantar barang sesuai dengan Surat
Pesanan (SP). Bila barang yang tercantum dalam surat pesanan (SP) atau surat
perintah kerja (SPK) telah sesuai dengan spesifikasi barang (tanggal kadaluarsa,
merek, macam atau jenis, jumlah dan harga) maka surat tanda terima barang
(STTB) akan ditandatangani oleh PPB lalu PPB akan membuat berita acara
pemeriksaan barang dan penyimpan barang medik

membuat berita acara

penerimaan perbekalan farmasi. Di samping itu pencatatan juga dilakukan pada

buku penerimaan barang dan kartu barang keluar. Bukti penerimaan barang ini
merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyimpan barang.

Penyimpanan
Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang harus memenuhi beberapa
kriteria, antara lain meliputi keamanan, tertib administrasi, dan memenuhi
persyaratan secara farmasetis ditinjau dari sifat fisika dan sifat kimia bahan, yang
harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan. Penyimpanan
harus disesuaikan dengan penggolongan perbekalan farmasi, tujuannya untuk
memudahkan pengawasan.
Penataan perbekalan farmasi di gudang farmasi disusun berdasarkan
Alfabetis, sedangkan penyimpanan alat-alat kesehatan berdasarkan jenis dan
alfabetis.

Penyimpanannya antara lain:

1. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khusus
diletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dan
kelembaban udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 2-60C
2. Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari yang
terkunci

Unit Logistik Medik mempunyai 1 gudang penyimpanan, yang

menyimpan secara terpisah : obat, cairan infus, antiseptik, alat kesehatan.
Tujuan penyimpanan di gudang secara terpisah adalah :
1. Mempermudah pencarian barang di gudang
2. Mempermudah menghitung jumlah persediaan
3. Mempermudah pengawasan barang
4. Mencegah kehilangan barang
5. Mengantisipasi keadaan yang berfluktuasi dan menghindari kekosongan
barang, karena apabila dilakukan penyimpanan pada gudang secara
terpisah maka pengawasan akan ketersediaan barang akan lebih mudah
dilakukan sehingga tidak terjadi penumpukan barang digudang yang
akhirnya akan menghemat biaya pemesanan barang tersebut.
6. Menjaga agar kualitas barang tetap dalam keadaan siap pakai
7. Mempercepat pendistribusian

Penyaluran
Penyaluran barang yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik dengan
menggunakan prinsip First In First Out (FIFO), di mana barang yang dikeluarkan
lebih dahulu adalah barang yang datang lebih dahulu. Selain prinsip ini, dapat
pula dilakukan penyaluran dengan menggunakan prinsip Last In First Out (LIFO),
jika barang yang terakhir masuk memiliki waktu/tanggal daluarsa yang lebih
dekat; atau First Expired Date First Out (FEFO), yaitu obat dengan tanggal
daluarsa lebih dekat dikeluarkan lebih awal. Mekanisme penyaluran perbekalan
farmasi yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik adalah:

Barang habis pakai

Penyaluran bahan habis pakai dilakukan melalui Unit Distribusi,
langsung diberikan kepada unit atau instalasi yang membutuhkan. Semua
penyaluran perbekalan farmasi dilakukan menggunakan formulir permintaan
yang diajukan oleh masing-masing unit sesuai dengan jenis dan jumlah yang
dibutuhkan.

Pengawasan
Pengawasan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUH dilakukan oleh SPI
dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan badan pemeriksa pusat
di luar departemen kesehatan dan bersifat independent.

Pengendalian
Pengendalian terhadap material dan personil di RSUH dilakukan oleh
Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yaitu badan pemeriksa pusat di luar
departemen, yang bersifat independent, dan merupakan institusi di luar badan
eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia.
Pengendalian material meliputi:
a. Kebenaran barang saat diterima
1) Mutu barang (sifat fisik dan waktu daluarsa)
2) Spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan)
3) Kuantitas atau jumlah barang
4) Harga pembelian barang
b. Stock Opname
Stock Opname merupakan kegiatan yang dilakukan secara rutin dan
berkala dengan tujuan mencocokkan kondisi fisik barang yang ada di gudang
dengan kartu stok barang dan dengan dokumen sumber (dokumen
penerimaan, permintaan, pengeluaran. dan permeriksaan barang), sehingga
dapat diketahui kualitas, kuantitas, serta waktu daluarsa barang-barang
tersebut.

Stock opname dilakukan setiap tiga bulan, dengan pertimbangan bahwa

dalam jangka waktu tiga bulan diharapkan dapat diketahui keadaan dan
jumlah obat yang rusak atau telah mendekati waktu daluarsanya, sehingga
dapat segera diantisipasi. Jangka waktu tiga bulan ini dianggap tidak terlalu
cepat, karena untuk melakukan stock opname dibutuhkan waktu dan tenaga,
apalagi jika jumlah barang banyak. Jika jangka waktu untuk melakukan stock
opname lebih lama, misalnya setiap satu tahun, maka akan mempersulit
pemeriksaan data, terutama jika terjadi ketidakcocokan antara barang dengan
dokumen sumber, sehingga penelusurannya lebih sulit. Perbekalan farmasi
dengan waktu daluarsa yang kurang dari empat bulan dilihat pada kartu
stok, kemudian diperiksa keadaan barang tersebut di gudang, jika ternyata
obat tersebut masih ada, maka dipisahkan dengan maksud supaya
mendapatkan perhatian khusus.
Tindakan yang dilakukan untuk mengantisipasi kerugian akibat obat
yang daluarsa antara lain dengan membuat surat penunjang yang berisi
perjanjian dengan rekanan agar dapat mengembalikan barang tiga bulan
sebelum

expired

date.

Cara

lain

yang

dapat

dilakukan

adalah

menginformasikan dan menyarankan kepada dokter di poli dan di ruangan

untuk melakukan peresepan yang lebih mengarah terhadap pilihan obat yang
mendekati expired date tersebut, tanpa mengubah pola terapi yang akan
diberikan. Perlu diingat bahwa obat-obat yang digunakan sebagai pengganti
harus senilai dengan harga dasar pembelian obat yang ditawarkan tersebut.
Unit Logistik Medik melaporkan jumlah perbekalan farmasi

yang

didistribusikan setiap bulan, serta membuat laporan penggunaan psikotropik

dan narkotik, dan laporan stock opname. Unit Logistik Medik melakukan
evaluasi perencanaan dan penerimaan, serta evaluasi permintaan dan
pemberian. Parameter yang digunakan untuk mengevaluasi adalah waktu
(tanggal usulan, tanggal SPK/Surat Perintah Kerja), jumlah (RAB/Rencana
Anggaran Belanja dan SPJB/Surat Perjanjian Jual Beli), harga satuan, dan
merek.

c. Tertib administrasi
Tertib administrasi yang mencakup segala kegiatan meliputi
keuangan dan pengarsipan. Tertib administrasi yang dilakukan antara lain
pengarsipan dokumen dengan baik dan pencatatan kartu stok dengan baik.
Dokumen yang digunakan sebagai arsip adalah dokumen permintaan,
penerimaan, dan pengeluaran perbekalan farmasi.
Pengendalian yang dilakukan terhadap sumber daya manusia
meliputi pengendalian terhadap seluruh karyawan di lingkungan rumah
sakit. Pengendalian sumber daya manusia dapat diwujudkan dengan
penetapan kriteria pemilihan dan penerimaan karyawan rumah sakit yang
meliputi kejujuran, tertib administrasi, dan kedisiplinan.

Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan meliputi pemeliharaan tempat penyimpanan dan
fasilitas pendukung penyimpanan, yang disesuaikan dengan persyaratan
farmasetis. Pengaturan lemari atau rak sesuai dengan alfabetis, serta dilakukan
pengontrolan suhu dan kelembaban udara pada periode waktu tertentu untuk
kebutuhan penyimpanan pada suhu dan kelembaban tertentu.

Pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi yang dilakukan:
1. Membukukan keluar masuknya perbekalan farmasi dalam kartu induk, kartu
stok gudang, buku harian barang inventaris dan barang habis pakai, serta buku
penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai.
2. Menggunakan dokumen sumber yang sah, yaitu surat pemesanan, surat
perintah kerja atau kontrak, faktur pembelian atau penjualan dan bukti barang
keluar.
Tujuan dilakukannya pencatatan adalah untuk menjamin agar barangbarang yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien sesuai dengan
kebutuhan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun penumpukkan. Pengerjaan
pencatatan yang secara teratur dan terus menerus bertujuan untuk meningkatkan

pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang demi menghindari kebocoran
dan kesalahan dalam penyaluran.
Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan berkesinambungan
diharapkan dapat meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar
barang, sehingga dapat menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran,
selain itu juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, apakah perbekalan farmasi
yang ada dalam persediaan telah sesuai dengan kebutuhan secara proporsional dan
tidak terjadi penumpukkan. Hasil dari pencatatan digunakan sebagai dokumentasi
dan menjadi sumber dalam melakukan pelaporan.
Pelaporan jumlah perbekalan farmasi, laporan penggunaan psikotropik dan
narkotik dilakukan secara berkala setiap bulan. Laporan stock opname (tiga
bulan), evaluasi perencanaan dan penerimaan serta evaluasi permintaan dan
penerimaan dilakukan setiap triwulan. Parameter yang digunakan untuk evaluasi
pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi waktu (tanggal
usulan, tanggal surat perintah kerja), evaluasi jumlah (rencana anggaran belanja,
surat perjanjian jual beli) dan evaluasi harga satuan dan evaluasi merk.

Penghapusan dan Pemusnahan

Penghapusan barang milik negara adalah wewenang pejabat yang
berwenang untuk menghapus barang milik negara dari buku inventaris barang,
dengan tujuan untuk membebaskan pemegang barang atau unit pemakai barang
dari pertanggungjawaban administrasi. Pemusnahan dilakukan untuk barang yang
rusak dan telah kadaluarsa, penghapusan dilakukan setiap akhir tahun. Daftar
barang yang rusak atau kadaluarsa diajukan ke direktur rumah sakit disertai
dengan daftar harga, kemudian direktur akan memberi surat persetujuan dan
kemudian dibentuk panitia kecil yang akan menentukan cara-cara penghapusan
atau pemusnahan.

Pelayanan
Pelayanan Farmasi di IRD
Pelayanan farmasi di IRD secara garis besar terdiri dari 2 kegiatan, yaitu
pengelolaan perbekalan farmasi dan kegiatan farmasi klinik. Pengelolaan

perbekalan farmasi dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penyaluran,

penggunaan dan pemantauan perbekalan farmasi yang tergolong dalam life
saving. Perbekalan farmasi yang dikelola di IRD meliputi obat, alat kesehatan
habis pakai.
Tugas pokok farmasi di IRD adalah menjamin kelancaran suplai
perbekalan farmasi yang tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu untuk
kebutuhan pelayanan di IRD serta menjamin bahwa obat yang diberikan sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi pasien.

- Sistem Distribusi Obat

Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di IRD menggunakan sistem resep
individu (Individual Prescribing)
a. Individual Prescription System (IPS)
Individual prescription system adalah tatanan kegiatan distribusi sediaan
obat oleh Instalasi Farmasi Runah Sakit (IFRS) sesuai dengan yang ditulis
pada resep atas nama pasien rawat IRD.

Adapun penyiapan ODD (One Daily Dose) dapat dilihat pada gambar berikut:
Observasi pasien oleh dokter
dan perawat
Dokumen Medik Penderita
(DMK)
Disalin oleh
AA
Dokumen Farmasi Penderita
(DFP)
Penyiapan obat di DF

Pembuatan resep oleh dokter

Perawat

Administrasi

Pasien

Pembayaran oleh
keluarga pasien

Gambar AlurPenyiapan ODD (Once Daily Dose)

Pelayanan di Ruang Bedah

Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB) merupakan suatu pelayanan
Farmasi yang menunjang pelayanan di kamar Operasi, Anastesi, Recovery
Room.
Bentuk pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) dibagi menjadi 3 macam:
1. Pelayanan barang medik dasar merupakan pelayanan barang medik yang
pemakaiannya termasuk dalam tarif paket dasar, disediakan di kamar
operasi dan RR, pemakaiannya digunakan untuk kebutuhan semua pasien.
Sumber dana barang medik dasar berasal dari dana Unhas. Contoh: kasa,
kapas, perban, plester, antiseptik, dan lain-lain.
2. Pelayanan obat emergency merupakan pelayanan obat dan alat kesehatan
(alkes) yang termasuk dalam kelompok obat emergency (life saving drug.
Pelayanan obat emergency disediakan di semua unit pelayanan (kamar
operasi,

Recovery

Room.

Obat

emergency

kit

sangat

penting

ketersediaannya (harus selalu ada) dan dipakai pada saat pasien benarbenar membutuhkan pertolongan mendadak. Jumlah dan jenis disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing unit yang terkait di ruang tersebut dan
atas dasar kesepakatan bersama. Jumlah stok persediaan golongan
emergency diusahakan tetap sehingga bila barang tersebut terpakai segera
dilengkapi

kembali. Contoh:

lidokain,

adrenalin, dopamin, KCl,

dobutamin, kalmethason, sulfas atropin, spuit, blood set, dan lain-lain.

3. Pelayanan di luar barang paket dasar merupakan pelayanan kebutuhan
barang medik di luar tarif paket dasar atau paket tindakan. Pemakaian
barang medik tersebut dibebankan pada pasien sesuai dengan jenis dan
jumlah yang dipakai.

Contoh :
a. Obat

premedikasi

dan

narkotik:

pethidin,

diazepam,

morfin,

midazolam, fenthanyl, sulfas atropin, phenergan, dormicum, DHBP.

b. Obat anestesi: enflurane, pentotal, ketamin, propofol, aether,
halothane, isoflurane.
c. Obat pelumpuh otot: norcuron, succinil kolin, pavulon, atrakurium.
d. Obat lain: adrenalin, antibiotik, efedrin, analgesik, dan lain-lain.
e. Cairan: ringer laktat, NaCl 0,9%, albumin, haes steril 6%, gelofusin,
dan lain-lain.
f. Alat kesehatan: benang

(vicryl, prolene, ethilon, mersilk), spuit,

steridrape, blood set, folley catheter, thorax drain, urine bag, dan lainlain.
Sistem pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) menggunakan sistem satu
pintu dimana kebutuhan barang medik di semua unit dilayani oleh Unit
Pelayanan Farmasi. Hal ini bertujuan untuk untuk mempermudah pelayanan
kepada pasien, mempermudah kegiatan Drug Utilization Study (DUS),
sehingga meningkatkan kepuasan pasien atau keluarga pasien terhadap
pelayanan farmasi yang diberikan. Sedangkan kategori pasien yang dilayani di
Ruang Bedah (RB) meliputi pasien ASKES (Asuransi Kesehatan), UMUM,
Asuransi Kesehatan Inhealth, Jamsostek, Waskita, Jasindo.

Alur Pelayanan Kebutuhan Dasar

Masing-masing unit
pelayanan
Di GB (OK,anaesthesi,RR
ICU,)

Permintaan

Pengiriman

Unit Pelayanan
Farmasi
RB

Pengiriman
Unit Logistik Medik

Unit Distribusi
Permintaan

Gambar Alur Pelayanan Kebutuhan Dasar

Kegiatan yang dilakukan oleh Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB)

diantaranya:
1. Perencanaan
Tujuan dilakukannya perencanaan adalah untuk mendapatkan barang
dengan jumlah dan jenis yang tepat, menghindari terjadinya kekosongan
barang dan meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara rasional
dan ekonomis.
2. Penyimpanan
Tujuan dilakukannya penyimpanan adalah untuk menjaga barang medik
tetap dalam kondisi baik terkait dengan stabilitas, disimpan ditempat yang
aman, tertutup, kalau perlu ada kuncinya. Penyimpanan obat harus
dikelompokkan berdasar bentuk sediaan, sistem FIFO (First In First Out),
sistem FEFO (First Expired First Out),sesuai kondisi yang dipersyaratkan,
obat narkotika dan psikotropika pada lemari tersendiri.

3. Pendistribusian
Pendistribusian dilakukan kepada masing-masing unit pelayanan (OK,
Anaestesi, RR, ICU) berdasarkan pada lembar permintaan yang berisi
kebutuhan barang medik baik kebutuhan dasar maupun kebutuhan di luar
barang dasar.
4. Penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing)
5. Pemberian dan informasi obat (dispensing)
Pemberian dan informasi obat bisa dilakukan kepada dokter maupun
perawat dengan tujuan untuk mengurangi tingkat accident yang mungkin
saja terjadi.
6. Pemantauan
Pemantauan harus dilakukan oleh farmasis untuk menjamin efektivitas,
keamanan dan rasionalitas barang medik yang digunakan
7. Pengendalian dan pengawasan
Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi, sedangkan
pengawasan dilakukan terhadap material yang meliputi mutu barang (sifat
fisik dan waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merk, potensi dan
kemasan), dan kuantitas barang. Dalam melakukan pengawasan ditemukan
adanya kesalahan kesesuaian barang yang tersedia dengan yang tercatat di
kartu stok. Untuk mencegah terjadinya kesalahan tersebut maka perlu
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Pencatatan kartu stok yang up to date untuk setiap pengeluaran barang.
Kartu tersebut mencantumkan : nama barang, tanggal masuk barang
barang, tanggal keluar barang, jumlah barang, sisa barang dan tanggal
expired date.
b. Pelaksanaan stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemantauan barang
yang kadaluarsa setiap 3 bulan sekali. Untuk pemantauan persediaan
barang diruangan (ICU) dilakukan setiap dua hari sekali.

8. Pelaporan

Pelaporan dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap barang

yang telah diminta, barang yang telah digunakan, dan seberapa besar
jumlah barang yang tersisa. Dengan demikian dapat menghindarkan dari
praktek-praktek penyalahgunaan barang medik. Pelaporan penggunaan
obat anestesi dan bahan dasar setiap bulannya.

Pelayanan barang medik dasar meliputi:

1. Pelayanan kamar operasi (OK)
Petugas OK mengajukan permintaan kebutuhan dengan mengisi form
permintaan yang sudah ada tanda tangan Ka. Ruangan ke Pelayanan Farmasi ,
kemudian petugas Pelayanan Farmasi menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai
dengan permintaan.
2. Pelayanan anaestesi
Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke
Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Pelayanan Farmasi akan menyiapkan
kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan.
3. Pelayanan ICU
Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke
Unit Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Unit Pelayanan Farmasi akan
menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan.

Pelayanan Barang Medik di Luar Paket Dasar

1. Pelayanan kamar operasi (OK)
a. Petugas Unit Pelayanan Farmasi menyiapkan barang medik di dalam
trolly untuk OK.
b. Dokter / perawat OK mengajukan permintaan barang medik sesuai
jenis dan jumlah beserta kelengkapan data pasien ke petugas Unit
Pelayanan Farmasi.
c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat jumlah dan jenis permintaan
barang medik yg diberikan dalam form OK. Jika operasi selesai,
petugas Farmasi memeriksa kembali kelengkapan data pasien dan

tanda tangan dokter / perawat termasuk jika ada pengembalian barang

medik.
d. Petugas Farmasi, mengambil data OK dan anaesthesi pasien yg selesai
operasi, kemudian memberi harga sesuai dengan status pasien.
e. Penyelesaian administrasi dilakukan di kasir.
2. Pelayanan Anestesi
a. Petugas anaesthesi mengajukan permintaan obat anaesthesi dalam form
anaesthesi ke Unit Pelayanan Farmasi untuk stok persediaan
anaesthesi, kecuali golongan Narkotik (Morphin, Pethidin, Fentanyl)
b. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat permintaan tersebut dalam
kartu stok.
c. Petugas anaesthesi menulis jumlah pemakaian obat anaesthesi dalam
form anaesthesi (rangkap dua) untuk masing-masing pasien, sesuai
dengan yang digunakan
d. Petugas Farmasi mengambil data form anaesthesi yang warna putih
(yang warna kuning untuk arsip anaesthesi) dan menghitung jumlah
biaya pemakaiannya.
e. Penyelesaian administrasi di lakukan di kasir.

ALUR PELAYANAN OK / ANESTHESI

Petugas OK/
Anesthesi

Petugas Farmasi

Unit Pelaksanaan
Unit Pelayanan Farmasi

Gudang Farmasi

Nota

Keluarga
pasien

Kasir

Gambar Alur Pelayanan Kamar Operasi (OK) / Anaestesi

3. Pelayanan Intensive Care

a. Selesai Visite, dokter menulis resep masing-masing pasien, untuk
kebutuhan sehari.
b. Setelah semua resep selesai ditulis, perawat masing-masing ICU
menghubungi Unit Pelayanan Farmasi.
c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mengambil resep ke masing-masing
unit pelayanan.
d. Di Unit Pelayanan Farmasi dilakukan pengkajian resep mulai
kelengkapan data pasien dan kebenarannya, kemudian diberi harga.
e. Keluarga pasien dipanggil ke Unit Pelayanan Farmasi untuk diberi
informasi tentang obat/alkes yang diberikan berikut harganya.

ALUR PELAYANAN /ICU

Peresepan
dokter
Pengkajian resep
(farmasi)

AA
Unit Pelayanan Farmasi

Persiapan ulang oleh

AA / farmasis

Keluarga
pasien

Kasir

Pengecekan ulang
oleh AA / farmasis
Ruang ICU

Gambar Alur Pelayanan di ICU

Peran farmasis yang bisa dilakukan di Ruang Bedah (RB), diantaranya:

1. Pelayanan dalam hal managerial meliputi:
a. Merencanakan kebutuhan barang medik dan menyalurkannya sesuai
permintaan tiap unit Gedung Bedah (RR, Anestesi, OK, ICU).
b. Mengatur pengadaan kebutuhan barang medik di unit Ruang Bedah (RB).

c. Melakukan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pelayanan barang

medik di unit Ruang Bedah (RB).
d. Membuat laporan meliputi laporan bulanan seperti pendapatan, laporan
klaim pasien Askes, Inhealth, laporan stok opname tiap 6 bulan , laporan
expired date tiap 3 bulan dan laporan tahunan.

Pada aspek managerial, farmasis harus mampu melakukan perencanaan,

penyimpanan, pendistribusian, penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing),
pemberian dan informasi obat (dispensing), pemantauan (efektivitas,
keamanan, dan rasionalitas), pengendalian dan pengawasan, serta pelaporan.
Pemilihan dan perencanaan bertujuan mendapatkan jenis dan jumlah barang
yang tepat, menghindari stock out, dan meningkatkan penggunaan perbekalan
kefarmasian secara rasional dan ekonomis yang didasarkan pada kebutuhan
unit di RB sesuai dengan pedoman yang berlaku. Kebutuhan GB ini diadakan
melalui sumber dana yakni dari sumber Unhas (untuk barang medik dasar)
dan revolving fund (untuk obat dan alkes yang pemakaiannya dibebankan pada
pasien sesuai dengan jumlah dan jenis yang dipakai). Penyimpanan perbekalan
kefarmasian yang dilakukan harus dapat menjamin stabilitas sediaan yang ada,
misalnya untuk obat-obat yang membutuhkan suhu penyimpanan tertentu
(misalnya di lemari pendingin). Untuk mekanisme pendistribusian, perbekalan
kefarmasian telah dijelaskan dalam bagan (flowchart) pada bab pendahuluan.
Distribusi ini dilakukan dengan sistem FEFO (First Expired First Out) dan
FIFO (First In First Out). Selanjutnya, farmasis bertugas dalam pengendalian
dan pengawasan. Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi.
Material dalam hal ini meliputi mutu barang (dilihat secara fisik, stabilitas dan
waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan),
serta kuantitas (jumlah barang). Pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi
terjadinya kesalahan, diantaranya meliputi :
a. pencatatan yang up to date baik secara manual di kartu stok maupun
secara on-line di komputer.

b. pengecekan melalui stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemeriksaan

insidentil (sampling) utamanya untuk obat kelompok A (yang memiliki
nilai tertinggi, yakni meski jumlahnya kecil namun harganya tergolong
mahal)
c. pengkajian terhadap resep yang masuk, dimana pasien Umum harus
mengacu pada formularium yang ada.

2. Pelayanan dalam hal farmasi klinis meliputi:

a. Ikut Visite bersama dipimpin dokter koord. ICU.
b. Mencatat semua terapi dan data pasien dari DMK dan lembar
observasi ke dalam DFP (Dokumen Farmasi Penderita)
c. Mengevaluasi

adanya

Drug Related

Problem (DRP) dengan

melakukan review terapi yang diberikan disesuaikan dengan data klinis

& data laboratorium yang terbaru.
d. Menyampaikan DRP yang terjadi ke dokter.
e. Memberikan rekomendasi pada dokter.
f. Bila ditemukan masalah mengenai terapi, komunikasikan dengan
dokter jaga ICU dan disampaikan pada koordinator ICU
g. Memberikan informasi kepada dokter/perawat tentang stabilitas obat
setelah direkonstitusi.
h. Melakukan pengkajian resep mengenai indikasi, dosis, ESO
i. Memberikan informasi obat/alkes ke keluarga pasien terkait biaya,
kegunaan, dan alasan pemilihan.
Masalah-masalah

yang

mungkin

ditemukan

dalam

melaksanakan

pelayanan farmasi klinis diantaranya:

a. Kelengkapan penulisan terapi dalam lembar observasi.
b. Indikasi pemberian antibiotika
c. Dosis regimen (dosis, frekuensi, rute) untuk terapi baru khususnya
antibiotik
d. Lama pemberian (Antibiotik, Analgesik, Stress ulcer)
e. Interaksi obat (pengaturan waktu pemberian).

PELAYANAN FARMASI INSTALASI RAWAT INAP BEDAH

Gambaran Umum
Instalasi Rawat Inap Bedah (IRNA Bedah) merupakan instalasi rawat inap
untuk pasien yang memerlukan perawatan di rumah sakit atau akan
mengalami tindakan pembedahan di IRNA bedah. IRNA Bedah terbagi dalam
ruangan, yaitu ruang bedah ..

a. Ruang IRNA Bedah

Terdiri dari .... bagian, yaitu kelas I yang terdiri dari ruangan, masingmasing ruangan terdapat satu tempat tidur dan kelas II yang terdiri dari
ruangan, yang masing-masing ruangan terdapat 2 tempat tidur. Pasien yang
dirawat merupakan pasien pria dan wanita dewasa serta anak dengan kasus
yang ada di IRNA Bedah yaitu, kasus bedah umum, orthopedi, neurologi
saraf. IRNA Bedah ini melayani pasien dengan status ASKES PNS, pasien
umum dan JAMSOSTEK.

Pelayanan Farmasi di IRNA Bedah

A. Pelayanan Perbekalan Farmasi IRNA Bedah
Pelayanan perbekalan farmasi di IRNA Bedah dilaksanakan melalui UPF.
B. Alur Pelayanan Farmasi IRNA Bedah
Pada IRNA Bedah pelayanan distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan
dengan sistem Unit Dose Dispensing (UDD), Ward Floor Stock (WFS) dan
Individual Prescription.
a. Unit Dose Dispensing (UDD)
Sistem UDD adalah penyediaan obat dalam dosis terbagi untuk
kebutuhan pasien sehari. Obat pasien di ruang IRNA Bedah disiapkan
pada jam kerja (08.00-14.00) oleh Asisten Apoteker. Obat disiapkan

dalam kemasan satu kali pakai dan diberi etiket yang berbeda warnanya
sesuai dengan jam pemberiannya. Etiket warna merah untuk obat yang
diberikan pada pagi hari (06.00), etiket warna hijau untuk pemberian
obat pada siang hari (14.00), etiket warna kuning untuk obat yang
diberikan pada malam hari (22.00). Obat-obat yang diberikan di luar
jam-jam tersebut diberi etiket warna putih.
b. Ward Floor Stock (WFS)
c. Individual Prescription
Alur pengadaan perbekalan farmasi pada UPF IRNA Bedah didapat dari
Apotek/gudang. Apabila terjadi kekosongan stok obat pada Apotek maka
UPF langsung melayangkan surat permintaan kepada gudang farmasi.
Skema alur pengadaan barang di IRNA Bedah dapat dilihat pada gambar
Gudang Farmasi

Pengantaran Barang
Surat Permintaan

Stok Kosong pada UPF

(Apotek)

Gambar Skema Alur Pengadaan Barang di IRNA Bedah

Obat-obat yang tidak terpakai oleh pasien dapat dilakukan retur kepada
instalasi farmasi rumah sakit. Jika memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan

maka pasien dapat menerima pengembalian biaya yang dikeluarkan dari obat yang
tidak terpakai tersebut.
UPF ruangan IRNA Bedah mempunyai alur prosedur yang menunjang
pelayanan farmasi kepada pasien. Alur ini dapat ditunjukkan oleh gambar :

Alur Pelayanan Resep RR/OK

Resep
AA
Memeriksa kelengkapan
resep

Lengkap

Tidak lengkap

Menghubungi keluarga
pasien

Apoteker
Mengkaji penggunaan obat

Ada DRPs

Tidak ada DRPs

Menghubungi dokter

AA
Menyiapkan obat/alkes persediaan sehari

Perawat
Memberi obat/alkes kepada pasien sesuai
waktu pemberian

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PERBEKALAN

Sisa Stok
Jumlah
Pemakaian

Perencanaan

Pengadaan
(purchasing)

Anggaran
Pola Penyakit
Bidang Penunjang

Bagian
Pemeriksa
Barang (PPB)
Faktur + SP
Gudang

Input Komputer
Penyimpanan

Input Komputer
Pendistribusian

Print out
Apotek

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI ADMINISTRASI

Pengadaan

Rekanan

Barang + Faktur
Input
Administrasi
SP

SP

SP + Faktur

Bidang
Penunjang

SP + Faktur
Administrasi

SP + Faktur
Rekanan

ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PELAYANAN

Input
Order
Barang

Gudang

Input BA
Penyerahan
Barang

Barang +
Print Out

Apotek

Pemeriksaan

Penyimpanan

Pelayanan
Apotek

MEKANISME PELAYANAN RESEP IRD

RESEP MASUK IRD

Pembacaan Resep

R/ Umum
Input SIM
Askes

Pemberian
Harga

Penyiapan

Pengantaran

Pasien

Administrasi
Input
Resep & Kwitansi

Kwitansi

Arsip

Kwitansi & Uang

Pencatatan

Penyetoran

Pelaporan

Bendahara

ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG FARMASI

INSTALASI FARMASI

PROSEDUR PELAYANAN RESEP APOTEK

Resep masuk

Pembacaan
Resep
Bukan umum

Jamkesmas/
jamkesda

Askes

Umum

Penagihan

Penagihan

Penyiapan
Pencatatan

Penyiapan

Pembacaan ulang

Pembacaan ulang
Penyerahan

Penyerahan

PROSEDUR PELAYANAN RESEP IRD

Resep masuk

Alat pakai habis

Pembacaan Resep

Penyiapan/pengambilan alat kesehatan

Pembacaan ulang

Obat

Pembacaan Resep

Pembayaran

Penyiapan obat

Penyerahan
Penyerahan
Penagihan

Kasir

ALUR PENGADAAN BARANG

Sisa stok apotek

Laporan

Daftar B2 / Permintaan
barang apotek

B2

B2

gudang

Laporan

Perencanaan

Daftar kebutuhan

Pengadaan

Laporan

Stok akhir

ALUR PENERIMAAN BARANG

Perencanaan

Daftar kebutuhan

Daftar kebutuhan
Pengadaan / pemesanan

SP

SP
Rekanan

SP + faktur + barang
Panitia pemeriksa barang

Faktur + Barang

Gudang farmasi

ALUR PENYIMPANAN BARANG FARMASI

BARANG FARMASI

GUDANG FARMASI

OBAT
TABLET

ALKES PAKAI
HABIS

BAHAN
HEMODIALISA

CAIRAN
INFUS

CHEMICALIN CAIR
DAN PADAT

CONTOH BLANKO DAFTAR PERMINTAAN

PENGGUNAAN BAHAN FARMASI

RUMAH SAKIT
FORM B2
DAFTAR PERMINTAAN & PENGGUNAAN BAHAN FARMASI
Bagian
:
Kode Bagian
Bulan
:

Ruangan :
:

Disetujui Oleh :
Makassar,........................20....
1. Kepala Ruangan
(
2. Kepala OPF
(
3. Seksi Pelayanan/ Penunjang
Medis
(
Diminta Oleh :
1. Kepala Inst. Farmasi
2. Kepala Sub Inst. Distribusi

(
(

)
)
)

)
)

Diberikan Oleh Sun Inst. Distribusi (

Diterima Oleh

Catatan:
- Sub Inst. Distribusi (putih)
(Kuning)
- Yang Meminta (Merah)
(Hijau)

- Seksi Pelayanan/Penunjang Medis

- Koord. Administrasi Inst. Farmasi

BUKU PENERIMAAN DAN PEMAKAIAN BAHAN FARMASI

NO

NAMA
STOCK MASUK JUMLAH PAKAI
OBAT/ALAT AWAL
BULAN

SISA

KET

KARTU STOCK

Artikel :
Merek :
TGL

KEPERLUAN PENERIMAAN PENGELUARAN

Satuan :
SISA

KET

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Direktur Penunjang
dan Sarana Medik
Kepala SMF

Kepala Instalasi Farmasi

Komite Farmasi dan Panitia

lain
Kepegawaian dan Diklat

Koordinasi Administrasi

Administrasi Umum
dan ATK
Monitoring dan Evaluasi

Koordinator Pelayanan dan

Farmasi Klinik

Koordinator Pengadaan SIM Farmasi

dan Keuangan

Koordinator Perbekalan

Apotek IRJ

SIM dan Pelaporan

Perencanaan

Farmasi
Klinik

Keuangan

Gudang Farmasi

Distribusi

Bagian perencanaan : rahmat

Astrid
Bagian Penerimaan :Sri WAHYUNI
Bagian penyimpanan/gudang :Nurdin
Bagian Pelayanan : Farid
Riska
Bagian Administrasi : Mawa
Nurfadilah
Silvia

Askes : Rahmat
Nini
Astrid

Asuransi lain : Farid

Mawa
Nurfadila
Silvia

Jadwal jaga