1.

SURAT KIRIMAN

2.

3.

4.

Surat Aduan

Surat Permohonan

Surat Bantahan

Surat Pesanan

Surat Rayuan

5.
Contoh pendahuluan:

Merujuk kepada perkara di atas(apa yang

ditulis di bahagian PER)

saya berminat untuk mengisi

kekosongan jawatan sebagai ...

saya berhajat untuk mendapatkan

biasiswa untuk melanjutkan pelajaran ke...

saya mengharapkan kebenaran

daripada pihak tuan untuk mengadakan lawatan ke ...

6.

Saya berharap agar permohonan saya

diberikan pertimbangan yang sewajarnya.

Akhir sekali saya memohon pertimbangan

dan kerjasama daripada pihak tuan. Saya bersedia untuk menghadiri
temu duga pada bila-bila masa.

Sekiranya, tuan tidak bersetuju dengan

tarikh dan masa yang kami cadangkan, tuan boleh memindanya dengan
memberitahu kami segera. Kerjasama daripada pihak tuan didahului
dengan jutaan terima kasih.

Perenggan Penutup
7.

Jika surat dikirimkan kepada mana-mana

badan media cetak, contohnya surat khabar, di akhir surat boleh
ditulis :

Saya harap tuan penyunting/editor

akan memberikan pertimbangan yang sewajarnya berkenaan dengan
isu yang saya ketengahkan ini.

Harapan saya agar pihak-pihak

tertentu akan mengambil langkah-langkah yang sebaiknya untuk
mengatasi masalah ini.

8.

Jika pengirim memberikan saranan mengenai

satu perkara, di akhir surat boleh ditulis begini:

Semoga tuan akan

mempertimbangkan saranan-saranan yang saya berikan .

9.
Sepanjang surat pengirim mesti membahasakan dirinya
sebagai saya dan kata nama gandi diri bagi penerima ialah tuan atau puan
Sekurang-kurangnya 350 patah perkataan.

10.
Kamu telah selesai belajar dari Universiti dan telah mendapat
Ijazah, maka sila tulis surat rasmi bagi permohonan jawatan pekerjaan yang
kamu inginkan sesuai dengan kelulusan dan jurusan kamu. Antara
maklumat-maklumat lain yang perlu dimasukan ialah pengalaman dan
kemahiran kamu samaada kemahiran bahasa dan sebagainya.
11.

Nama Pengirim

Alamat Pengirim

o
o
o
o

________________________________________________________________
_________________
Nama Penerima
Alamat Penerima Tarikh (Nama bulan mesti ditulis dengan
huruf besar sepenuhnya dan selepas tarikh, dibubuh tanda noktah)
Tuan/Puan/Tuan Pengarah (panggilan hormat penerima)

Per : ____________________________________ (Gunakan huruf besar

pada setiap awal kata)

Isi

Perenggan pertama menjelaskan tentang perkara

Perenggan kedua lanjutan perkara

Penutup

Sekian. Terima Kasih.

Yang Benar,

Tandatangan

(Nama Pengirim)

(Jawatan jika ada)

Surat Kiriman Rasmi (Permohonan) Soalan : Persatuan Pengakap sekolah kamu akan
mengadakan Perkhemahan Tahunan. Sebagai setiausaha, kamu perlu menulis surat kepada
Guru Besar sekolah kamu untuk memohon mengadakan perkhemahan tersebut. Tulis surat
tersebut selengkap. Persatuan Pengakap, Sekolah Kebangsaan Taman Tambun, 14000
Simpang Empat,Pulau Pinang.
__________________________________________________________ Tuan Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan Taman Tambun, 14000 Simpang Empat, Pulau Pinang.
05 MAC 2012 Tuan, Memohon Mengadakan Perkhemahan
Tahunan Pengakap Berhubung perkara di atas, Saya Ali bin Abu, setiausaha Pasukan Pengakap
Sekolah Kebangsaan Taman Tambun ingin memohon untuk mengadakan Perkhemahan Tahunan
Pasukan Pengakap. 2. Untuk makluman pihak tuan, Ahli Jawatankuasa Persatuan Pengakap
sekolah telah merancang untuk mengadakan aktiviti perkhemahan tahunan. Butir-butir
perkhemahan adalah seperti ketetapan berikut ;
Tarikh : 6 Mac 2012 hingga 8 Mac 2012
Tempat : Padang Sekolah
Peserta : 40 orang ahli pengakap 3. Tujuan perkhemahan ini
diadakan adalah sebagai aktiviti tahunan pertubuhan ini. Selain itu, perkhemahan ini diadakan
untuk memberikan pengalaman di samping dapat memupuk nilai-nilai murni dalam kalangan
murid seperti berdisiplin, bekerjasama, berdikari dan sebagainya. 5. Kami berharap pihak tuan
dapat menimbang permohonan ini. Kami juga berharap pihak tuan dapat memberi maklum balas
secepat mungkin agar kami dapat membuat persediaan awal. Sekiranya tarikh yang kami
cadangkan itu tidak bersesuaian, maka pihak tuan bolehlah mencadangkan tarikh yang lain.
Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan kami dahului dengan ucapan ribuan terima
kasih. Sekian, terima kasih. Yang menjalankan tugas, Aiman Hakim
(AIMAN HAKIM BIN ILHAM) Setiausaha Persatuan Pengakap
Sekolah Kebangsaan Taman Tambun.
Copy and WIN : http://bit.ly/copy_win

PANDUAN MENULIS SURAT RASMI

Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan kerajaan dan bukan untuk
tujuan peperiksaan awam.

Cara menulis surat rasmi:

1. Nama dan Alamat Pengirim :
1.5 Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.
1.6 Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.
1.7 Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah 3 cm.
1.8 Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah 2 cm.
1.9 Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma , .
1.10

Pada baris akhir diletakkan tanda noktah . .

1.11
Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di
bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak Langkau Dua.
1.12

Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.

2. Nombor Telefon dan Faks:

2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir
alamat
pengirim.
.
3. Nama dan Alamat Penerima:
3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah
garis lintang
dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.
3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk
gelaran dan
pangkat.
Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),
3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti
dengan
alamat pejabat.
3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau
pangkat.

Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat,

Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara,
50604 Kuala Lumpur.
11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma.
11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .
11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah
ditulis
Melalui dan salinan:. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat
penerima.
Contoh :
En. Yunos bin Husin,
Penyelia Pendidikan Daerah,
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,
33000 Kuala Kangsar,Perak.

(Penerima)

Melalui dan salinan:

Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,
Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.

(Ketua

11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua

pengirim, hendaklah ditulis Melalui dan salinan:. Jaraknya ialah langkau
dua di bawah alamat penerima.
Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak
melalui
Pegawai Pendidikan Daerah.
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak ,
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak.
Melalui dan salinan:

(Penerima)

Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,
33000 Kuala Kangsar,Perak.

(Ketua Pengirim)

4. Nombor Rujukan:
4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah
garis
lintang.
4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan
nombor
rujukan pengirim di bawahnya.
5. Tarikh :
5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang
sama
dengan baris akhir alamat penerima.
1.1 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan
huruf
besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.
6. Untuk Perhatian:
6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa
penuh atau
dalam bentuk akronim.
(Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah)
atau
(u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah )
7. Perkataan Menghadap Surat:
Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.

1.1 Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina
penerima.
Contoh :
Yang Berhormat,
Yang Mulia,
Yang Berhormat Mulia,
Tan Sri,
Dato, atau Datuk,
Tuan, atau Puan,

Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada

jantina.Contohnya
sapaan tuan boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau
perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum
digunakan sapaan tuan.
1.2 Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di
bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.
1.3 Letakkan tanda koma , di hujungnya.
8. Perkara atau Tajuk Surat:
8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu
selajur
dengan nama dan alamat pengirim serta penerima.
8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat
membayangkan
kandungan surat.
8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf
besar dan
digariskan.
8.4 Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.
8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.
Contoh:

Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan

Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003
9. Pemerengganan:
9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di
bawah
tajuk dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan
penerima.
9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor 1 tetapi jika ada
pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan
berikut:
1.1
1.2
1.3 ... dan seterusnya.

9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan

noktah.
9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau
dua.
9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan
pecahan :
2.1
2.2
2.3 ... dan seterusnya.
Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)
(a)
(b)
(c) ... dan seterusnya.
10. Penutupan Surat :
.
10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan
tujuan
atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.

10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata
iaitu:
a.
b.
c.
d.
1.1

Penanda Antisipasi
Penanda Penamat
Cogan Kata
Penanda Akuan atau Rujukan Diri

Contoh Penanda Antisipasi :

a. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan
ucapan ribuan terima kasih.
b. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah
dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.
c. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami
amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima
kasih. .

1.2

Contoh Penanda Penamat:

a. Sekian terima kasih.
b. Sekian.
c. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

1.3

Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik ( )
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA.

1.4

Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:

a. Saya yang menurut perintah,
b. Yang benar,
c. Patik dengan hormat dan takzimnya,

1.5
1.6
.

Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma ,

Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak
langkau dua di bawah cogan kata.

11. Tandatangan dan Nama Pengirim:

11.1 Tandatangan diturunkan di bawah Penanda Akuan.
1.5

Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf

besar dan
diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan
perkataan
bagi pihak ketua jabatan jika berkaitan.
1.6

Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang
Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi.

1.7

Perkataan bagi pihak biasanya ditulis dalam akronim b.p.

1.8

Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.

12.Salinan Kepada :
12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak
lain,tuliskan
dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim.
a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama
,nama
penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Perak.
2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak.
3. Semua Ketua Sektor.
4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah.
b. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan
hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1.

Pengarah Pendidikan Melaka,

Jabatan Pendidikan Melaka,
Jalan Bukit Beruang,

75902 Melaka.
5.

Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan,

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,
Jalan Dato Hamzah,
70990 Seremban,Negeri Sembilan..

b. Di bawah salinan kepada boleh juga diltuliskan arahanarahan

tertentu.
Contoh:
s.k.:
1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U):
Sila kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak
( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan ) :
1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling
Jabatan
Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984
bertarikh
21.7.1984 bersama sama baucar tuntutan mengikut
Pekeliling
Jabatan Pendidikan Perak J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II (55 ) &
( 83 )
masing-masing bertarikh 27.12.1984 dan 5.3.1986 bagi tujuan
mempercepat bayaran elaun guru sandaran.
1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan.
1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ).
1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah
bagi guru
sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua
sila
sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat
pembayaran
elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian.
2. Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah).

13. Penulisan Muka Surat:

Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya
ada
penanda sambungan di muka surat sebelah sekiranya ada
sambungan.

CONTOH SURAT MINTA MAKLUMAT

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,

JALAN TUN ABDUL RAZAK,
PETI SURAT 84,
33007 KUALA KANGSAR.
(ALAMAT PENGIRIM)

Telefon : 05-7761184
05-7766354
Faks
: 05-7761188

_________________________________________________________________
(PENERIMA)
(RUJUKAN)
Semua Guru Besar,
Ruj. Tuan :
Sekolah Jenis Kebangsaan Cina,
Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/
( 30 )
Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil,
Daerah Kuala Kangsar.
Tarikh
: 13 September 2003
Tuan,
Maklumat GuruSandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti
dan Guru Kontrak
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan
bahawa pihak Pejabat Pendidikan Daerah sedang
mengemaskinikan maklumat tersebut . (PENANDA RUJUKAN)
1.

Sehubungan dengan ini, tuan diminta menghantar maklumat

tersebut
untuk perhatian Penolong Pegawai Pendidikan Daerah (R ) pada18 September
2003.
(PENANDA PERINTAH)
3.
Bersama-sama ini, disertakan Lampiran A,B,C, dan D untuk
tindakan tuan selanjutnya. (PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan
ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)

Sekian terima kasih.

(PENANDA PENAMAT)

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

(COGAN KATA)

Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)

(ABD. RASHID BIN OMAR )

Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b. p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.

CONTOH SURAT PANGGILAN MESYUARAT

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,

JALAN TUN ABDUL RAZAK,
PETI SURAT 84,
33007 KUALA KANGSAR.

Telefon : 05-7761184
05-7766354
Faks
: 05-7761188

_________________________________________________________________
(PENERIMA)
(RUJUKAN)
Semua Guru Besar,
Ruj. Tuan :
Sekolah Rendah,
Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/
( 31 )
Daerah Kuala Kangsar.
Tarikh
: 15 September 2003
Tuan,
Mesyuarat Pengurusan Sekolah Rendah
Daerah Kuala Kangsar Kali Keenam Tahun 2003( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan
bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti yang berikut:
(PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 24 September 2003 ( Rabu ).
Masa : 9.00 Pagi.
Tempat : Sekolah Jenis Kebangsaan Cina Tsung Wah,Kuala
Kangsar.
2.

Sehubungan dengan ini, tuan dijemput hadir dalam mesyuarat

tersebut.
(PENANDA PERINTAH)
3.
Bersama-sama ini, disertakan agenda mesyuarat dan minit
mesyuarat yang lalu untuk makluman dan tindakan tuan.

( PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan
ribuan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)

Sekian terima kasih.

(PENANDA PENAMAT)

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA (COGAN KATA)

Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)

(ABD. RASHID BIN OMAR)

Penolong Pegawai Pendidikan Daerah( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.

CONTOH SURAT JEMPUTAN

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,

JALAN TUN ABDUL RAZAK,
Telefon : 05-7761184
PETI SURAT 84,
05-7766354
33007 KUALA KANGSAR.
Faks
: 05-7761188
______________________________________________________________________________
__
(PENERIMA)
(RUJUKAN)
Yang Berbahagia,
Ruj. Tuan :
Dato Haji Adnan bin Haji Ibrahim,
Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 13 )
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak,
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak.
Tarikh
: 3 Mac 2003
Yang Berbahagia Dato,

Jemputan Perasmian Pembukaan Kejohanan Olahraga Tahunan

Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 Tahun 2003
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa
Kejohanan Olahraga Tahunan Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 akan
diadakan seperti yang berikut : (PENANDA RUJUKAN)
Tarikh : 7 - 9 Mac 2003.
Masa : 8.30 Pagi hingga 5.00 Petang.
Tempat : Padang Kolej Melayu, Kuala Kangsar.
2.

Dengan sukacitanya pihak kami menjemput Yang Berbahagia Dato untuk

merasmikan majlis pembukaan kejohanan tersebut pada 7 Mac 2003 ,pukul
2.30 petang
di Padang Kolej Melayu,Kuala Kangsar.
(PENANDA PERINTAH- PERMINTAAN )
Atas kesudian Yang Berbahagia Dato menerima jemputan ini amatlah dihargai dan
didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian terima kasih.

(PENANDA PENAMAT)

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

(COGAN KATA)

Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)

(HAJAH ZAWIYAH BINTI AHMED, AMN.)

Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar

CONTOH SURAT LAMPIRAN

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,

JALAN TUN ABDUL RAZAK,
PETI SURAT 84,
33007 KUALA KANGSAR.

Telefon : 05-7761184
05-7766354
Faks
: 05-7761188

_________________________________________________________________
(PENERIMA)
(RUJUKAN)
Ketua Unit Sekolah Rendah,
Ruj. Tuan :

Jabatan Pendidikan Perak,

( 25)
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,Perak.

Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/

Tarikh

: 2 Ogos 2003

Tuan,
Data Guru ,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003
( TAJUK SURAT)
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan bersama-sama ini
disertakan Data Guru,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai
2003 untuk tindakan tuan.
(PENANDA RUJUKAN DAN PENANDA PENYERTAAN)

Sekian terima kasih.

(PENANDA PENAMAT)

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA (COGAN KATA)

Saya yang menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)

(ABD. RASHID BIN OMAR)

Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b.p. Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.

PENANDA WACANA
Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu
kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan.

1. Penanda Rujukan:
Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan
pertama.
Contoh:
1.5 Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan...
1.6 Dengan hormatnya saya merujuk surat daripada Kementerian Pendidikan
Malaysia yang rujukannya KP (AM)2952/18/(20) bertarikh 26 Mei 2003
tentang perkara di atas.
2. Penanda Penyertaan:
Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan
sesuatu.
Contoh:
2.1 Bersama-sama ini,disertakan Lampiran A untuk tuan kemas kini...
1.1 Bersama-sama ini, saya lampirkan...
2.3 Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki.
3. Penanda Makluman:
Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat.
Contoh:
3.1 Dengan ini dimaklumkan bahawa...
3.2 Sukacita dimaklumkan bahawa...
3.3 Dukacita dimaklumkan bahawa...
3.4 Dengan sukacita dimaklumkan bahawa...

4. Penanda Perintah atau Arahan:

Ungkapan yang digunakan untuk menunjukkan perintah.

Contoh:
4.1 Perintah kasar atau tegas:
a. Saya telah diarahkan bagi memberitahu tuan...
b. Dengan ini tuan diingatkan bahawa...
c. Seyogia tuan diingatkan supaya...
d. Saya diarahkan merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa...
e. Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan.
1.5 Memberi Harapan:
a. Dengan ini diharapkan tuan...
b. Pihak kami mengharapkan tuan dapat...
c. Saya mengharapkan tuan memaklumkan perkara tersebut kepada...
1.6 Nasihat :
a. Tuan dinasihatkan supaya...
b. Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera.
c. Pihak tuan didapati melanggar peraturan... dan dinasihatkan...
1.7 Permintaan:
a. Saya memohon jasa baik tuan...
b. Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami
pada hari tersebut.
c. Sukacita sekiranya mendapat kerjasama daripada...
d. Ingin saya mendapatkan penjelasan tuan tentang...

5. Penanda Sebab-musabab:

Ungkapan yang menunjukkan penanda sesuatu peristiwa yang menyebabkan

peristiwa yang lain berlaku.
Contoh:
5.1 Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana...
5.2 Kejadian tersebut amatlah dikesali dan pihak kami...
5.3 Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana...
5.4 Atas kesulitan yang timbul amatlah dikesali dan...
6. Penanda Matlamat:
Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak
dicapai.
6.1 Untuk tujuan...
6.2 Untuk pengetahuan tuan...
6.3 Untuk makluman tuan...
7. Penanda Perwakilan:
Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu.
7.1 Bagi pihak kakitangan jabatan ini,saya...
7.2 Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya...
1.4 Sebagai wakil Jabatan Pendidikan Perak ,saya ingin memaklumkan...
8. Penanda Pendapat:
Ungkapan yang digunakan untuk menyatakan sesuatu pendapat.
8.1 Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin mencadangkan...
8.2 Ekoran perbincangan antara pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak
kami
tempoh hari, saya ingin mencadangkan...

8.3 Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan...

9. Penanda Penegas:
Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu
perkara.
9.1 Dengan hormat dimaklumkan bahawa tuan dikehendaki...
9.2 Dengan ini, menjadi harapan kami...
9.3 Dengan ini, didapati pihak tuan telah ...
10. Penanda Sambungan:
Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi
waktu.
10.1 Sebagai lanjutan surat saya dahulu...
10.2 Berikutan daripada percakapan kita tempoh hari...
10.3 Dalam mesyuarat tempoh hari telah diputuskan bahawa...
11. Penanda Sikap:
Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan
kepada
positif dan negatif.
11.1 Positif :
i.
ii.
iii.
1.5
i.
ii.
iii.

Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan...

Saya tidak berhalangan membenarkan pegawai tersebut
menghadiri...
Saya tidak berkeberatan...
Negatif:
Dukacita dimaklumkan bahawa saya tidak membenarkan...
Kejadian itu sangat dikesali kerana pihak tuan tidak...
Pihak kami berhalangan membenarkan pegawai tersebut...

12. Penanda Antisipasi:

Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan
penghargaan dan sebab-musabab.
12.1 Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih.
12.2 Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.
12.3 Dengan kehadiran tuan akan menyerikan lagi majlis kami.
.
12.4 Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan
didahului
dengan jutaan terima kasih.
12.5 Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan
didahului
dengan ucapan jutaan terima kasih.
13. Penanda Penamat:
Ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya isi surat.
13.1 Sekian terima kasih.
13.2 Sekian.
13.3 Sekian jutaan terima kasih.
14. Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi
pengirim
dan hubungannya dengan penerima.
14.1 Yang benar,
14.2 Saya yang menurut perintah,
14.3 Patik dengan hormat dan takzimnya,

SAPAAN (Sistem Panggilan dan Rujukan Kehormat)

Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan
surat rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut:
1. Kata pembuka rujukan kehormat : Kebawah ( Sultan)
2. Rujukan kehormat : Duli Yang Maha Mulia (Sultan),Yang Berhormat (ADUN).
3. Gelaran jawatan : Yang di-Pertuan Agong (Agong)
4. Gelaran raja : Sultan
5. Gelaran keagamaan : Haji
6. Gelaran bahasa Arab: Al-Mustain Billah
7. Gelaran warisan: Nik, Syed.
8. Gelaran akademik dan ikhtisas: Profesor (ikhtisas) , Doktor (akademik).
9. Gelaran adat: Datuk Baginda Besar (Negeri Sembilan)
10. Gelaran kurniaan: Tan Sri, Dato Seri,Datuk.
11. Gelaran kurniaan tanpa bintang: Dato Seri Wangsa Diraja (Perak)
Rujukan Kehormat
Bil Jawatan

Rujukan Kehormat
Penyandang

Rujukan Kehormat
Untuk Isteri

1.

Yang di-Pertuan Agong

Seri Paduka Baginda

Yang di-Pertuan Agong

Seri Paduka Banginda

Raja Permaisuri Agong

2.

Sultan Perak

Duli Yang Maha Mulia

Paduka Seri Sultan Perak

Duli Yang Maha Mulia

Raja Permaisuri Perak

3.

Raja Muda

Duli Yang Teramat Mulia

Raja Muda Perak.

Duli Yang Teramat Mulia

Raja Puan Besar Perak

4.

Raja Di Hilir

Duli Yang Amat Mulia

Duli Yang Amat Mulia

Raja Puan Muda Perak

Raja Di Hilir Perak

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Perdana Menteri
Yang Amat Berhormat
Timbalan Perdana Menteri
Yang Amat Berhormat
Menteri,Timbalan Meneteri ) Yang Berhormat
dan Setiausaha Parlimen )
Yang Dipertua Dewan
) Yang Berhormat
Rakyat dan Dewan Negara )
Timbalan Yang Dipertua ) Yang Berhormat
Dewan Rakyat dan
)
Dewan Negara
)
ADUN dan Ahli Parlimen
Yang Berhormat
Tun dan Toh Puan
Yang Amat Berbahagia
Tan Sri dan Puan Sri
Yang Berbahagia
Datuk/Dato/Datin
Yang Berbahagia

Yang Amat Berbahagia

Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia

Bil Jawatan

Rujukan Kehormat
Penyandang

Rujukan Kehormat
Untuk Isteri

14. Ketua Hakim Negara

15. Hakim Besar Malaya dan
Borneo
16. Hakim Mahkamah Tinggi /
Agung
17. Ketua Setiausaha Negara
18. Panglima Angkatan Tentera
19. Ketua Polis Negara
20. Pegawai Tentera/Polis
21. Ketua Setiausaha
22. Speaker Dewan Undangan
Negeri
23. Menteri Besar/Ketua Menteri
24. Setiausaha Kerajaan/
Penasihat Undang-undang/
Pegawai Kewangan Negeri
25. Ketua Jabatan
26. Raja/Tengku
27. Profesor/Doktor
28. Mufti
29. Kadi/Ulama
30. Pengarah Jabatan Agama
Islam
31. Balu Almarhum Sultan
32. Raden, Syeikh

Yang Amat Arif

Yang Arif

Yang Amat Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Arif

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia
Yang Amat Setia
Yang Amat Setia
Yang Setia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat

Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia

Yang Amat Berhormat

Yang Berhormat

Yang Amat Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Berusaha
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Sahibul Samahah
Sahibul Fadilah
Sahibus Saadah

Yang Berbahagia
Yang Mulia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia

Yang Maha Mulia

Yang Mulia

Yang Mulia

Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Satu Gelaran:

Contoh:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Yang Teramat Mulia Tengku (isim)

Yang Mulia Raden (isim)
Yang Amat Berbahagia Tun (isim)
Yang Mulia Syeikh (isim)
Yang Berbahagia Tan Sri (isim)
Yang Amat Berhormat Dato Seri (isim)

Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Lebih Daripada Satu Gelaran:

1.Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran
itu
hendaklah didahulukan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i.
ii.

Yang Mulia Raja Tan Sri ( isim)

Yang Mulia Tengku Datuk (isim)

2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik dan
Megat
gelaran itu hendaklah dikemudiankan daripada gelaran kurniaan.
Contoh:
i.
ii.
iii.

Yang Berbahagia Datuk Nik (isim)

Yang Berbahagia Tan Sri Syeikh (isim)
Yang Berbahagia Datuk Syed (isim)

3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah
didahulukan gelaran kurniaan yang lebih kanan.
Contoh:
i.
ii.

Yang Berbahagia Tan Sri Datuk (isim)

Yang Berbahagia Datuk Patinggi Tan Sri (isim)

iii.

Yang Amat Berbahagia Tun Datuk (isim).

4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim)

Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. (isim)
Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Dr. (isim)
Yang Amat Arif Raja Tan Sri Datuk (isim)
Yang Arif Tengku Tan Sri Datuk (isim)
Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Syed (isim)

Sapaan Bagi Datuk Gelaran (Gelaran Datuk yang tiada pingat):

i.
ii.
iii.
iv.

Yang Berbahagia Dato Lela Jasa . (Terengganu)

Yang Berbahagia Dato Karma Jaya. (Kedah)
Yang Berbahagia Dato Paduka Maharajalela ( Negeri Sembilan)
Yang Berbahagia Dato Seri Wangsa Diraja . (Perak)

Faktor yang menentukan susunan gelaran:

1. Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan
diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran
kurniaan
daripada kerajaan negeri (kedua kanan) .
2. Walau bagaimanapun susunan gelaran juga berdasarkan istiadat kerajaan
negeri
dan juga berdasarkan kebebasan individu.

Disediakan Oleh:
Allahyarham En Abd. Rashid bin Omar,
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
Kuala Kangsar.
15 September 2003
Saya tidak menanam nenas,
Tanam kepaya di dalam padi;
Saya tidak memandang emas,

Budi bahasa yang saya cari.

Perigi dikatakan telaga,
Tempat budak berulang mandi;
Emas merah ada berharga,
Budi bahasa bernilai abadi.
(Mohd. Taib Osman, 1975:21)

Rujukan:
1. Sistem Panggilan Dalam Bahasa Melayu (DBP)
2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan
Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang
3. Sejarah Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang. (DBP)
4. Panduan Menulis Surat (DBP)
5. Gaya Bahasa Dewan (DBP)
6. Pekeliling Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan.
7. Tatabahasa Dewan (DBP).