SOP Permenpan2012 035
SOP Permenpan2012 035
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2012
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 35 TAHUN 2012
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
Mengingat
a.
b.
bahwa
dalam
rangka
pelaksanaan
Reformasi
Birokrasi perlu mengganti Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008
tentang
Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan;
c.
bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaiman
dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu
menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Tentang
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan;
1.
2. Peraturan...
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-2-
2.
3.
4.
5.
6.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
Pasal 1...
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-3-
Pasal 1
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi ini merupakan pedoman/acuan bagi
instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah
provinsi/kabupaten/kota
untuk
menyusun
Standar
Operasional
Prosedur
Administrasi
Pemerintahan
(selanjutnya disebut SOP AP) di lingkungan instansi
masing-masing dalam rangka pelaksanaan Reformasi
Birokrasi.
Pasal 2
SOP AP yang telah disusun di instansi pemerintah pusat
dan pemerintah daerah provinsi/kabupaten/kota, secara
bertahap menyesuaikan dengan Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
ini.
Pasal 3
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan adalah sebagaimana tercantum
dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Peraturan ini.
Pasal 4
Dengan berlakunya Peraturan ini, Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 5
Peraturan Menteri ini berlaku sejak tanggal diundangkan.
.
Agar...
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-4-
Agar
setiap
orang
mengetahuinya,
memerintahkan
pengundangan
Peraturan
Menteri
ini
dengan
penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 19 Juni 2012
MENTERI
PENDAYAGUNAAN
NDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONE
INDONESIA,
AZWAR ABUBAKAR
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 21 Juni 2012
MENTERI HUKUM DAN HAK
H
ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA
INDONESIA,
AMIR SYAMSUDIN
BERITA NEGARA
A REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012 NOMOR 649
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 35 TAHUN 2012 TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk
membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas,
produktivitas,
dan
bertanggungjawab
serta
memiliki
kemampuan
memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set)
dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.
Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada
instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata
laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur,
pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set
aparatur.
Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk
melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan
efisien.
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-2-
praktek
Kementerian/Lembaga
dan
penyusunan
SOP
Pemerintah
AP
Daerah
oleh
ditemui
beberapa
perbedaan
Penyusunan
mendokumentasikan,
SOP
AP
sesuai
mengembangkan,
dengan
tugas
memonitor
dan
fungsi
serta
aparatur
pemerintah.
Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui pedoman ini adalah:
1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memiliki
SOP AP-nya masing-masing;
2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
C. Pengertian
1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan
mengenai
berbagai
proses
penyelenggaraan
aktivitas
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-3-
adalah
standar
penyelenggaraan
operasional
administrasi
prosedur
dari
pemerintahan
berbagai
proses
sesuai
dengan
yang
pemerintah;
4. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;
5. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci
dari
kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu
peran atau jabatan.
D. Manfaat
1. Sebagai
standarisasi
cara
yang
dilakukan
aparatur
dalam
manajemen,
sehingga
akan
mengurangi
keterlibatan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-4-
d. keterukuran
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-5-
disesuaikan
dengan
kebutuhan
peningkatan
kualitas
penyempurnaan-penyempurnaan
untuk
memperoleh
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-6-
unsur
memiliki
peran
penting.
Seluruh
aparatur
juga
berdampak
pada
terganggunya
proses
penyelenggaraan pemerintahan;
f. Terdokumentasi
dengan
baik.
Seluruh
prosedur
yang
telah
F. Ruang Lingkup
Pedoman
ini
meliputi
jenis,
format,
dokumen,
penyusunan,
BAB II
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
BAB II
JENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPAN SOP AP
A. Jenis
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraan
pemerintahan adalah seperti pada uraian berikut ini.
1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua
jenis, yaitu:
a. SOP Teknis
Prosedur standar yang sangat rinci dari
oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau
jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim
kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari
satu;
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah
detail pelaksanaan kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut
pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan
dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti:
perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian
alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat
medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up,
dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis
diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana
tunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan
prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi,
dokumentasi
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-8-
Perakitan
Kendaraan,
SOP
Pengagendaan
Surat
dan
SOP
Pemberian Disposisi.
SOP
teknis
ini
merupakan
kebutuhan
organisasi
pelaksanaan
tugas
dan
fungsi
sehari-hari
satuan
Daerah
guna
mendukung
efektivitas
dan
efisiensi
Dalam
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-9-
yang
tertinggi,
dalam
menjalankan
tugas
pokok
dan
fungsinya.
Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Pelayanan Pengujian Sampel
Di
Laboratorium,
SOP
Pelayanan
Perawatan
Kendaraan,
SOP
satuan
organisasi/satuan
organisasi
di
lingkungan
Makro
kegiatannya
adalah
SOP
mencakup
berdasarkan
beberapa
SOP
cakupan
(SOP
dan
besaran
mikro)
yang
kegiatan
yang
sesungguhnya
dilakukan
oleh
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-10-
yang
mengirim
surat
adalah
kurir),
sedangkan
SOP
mikro
pemerintah
karena
pada
dasarnya
kegiatan
yang
tersebut
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-11-
SOP
Penyiapan
Bahan
Penyusunan
Pedoman
yang
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang diSOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi
SOP
yang
ada
hanya
disebabkan
perbedaan
lokasi
SOP
Satker A
itu
dan
b. SOP
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-12-
B. Format
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format
penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah:
(1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;
(2) berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu
prosedur; (3) siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan
(4) apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.
Format
terbaik
SOP
adalah
format
yang
sederhana
dan
dapat
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-13-
steps,
langkah-langkah
yang
telah
diidentifikasi
Grafik
(graphic)
dipilih,
jika
prosedur
yang
disusun
bisa
digunakan
jika
dalam
menggambarkan
prosedur
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-14-
dan
membutuhkan
opsi
jawaban
(alternatif
jawaban)
seperti:
Linear
Flowcharts
Flowcharts
(diagram
alir
(diagram
alir
bercabang).
linier)
Linear
dan
Branching
Flowcharts
dapat
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-15-
2. Format SOP AP
Format SOP AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi
Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format
SOP pada umumnya. Adapun format SOP AP yang dipergunakan dalam
Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:
a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir
bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang
dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan
fungsi
instansi
pemerintah
termasuk
di
dalamnya
dibuat
dalam
bentuk
diagram
alir
bercabang
1) Simbol Kapsul/Terminator (
2) Simbol...
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-16-
2) Simbol Kotak/Process (
kegiatan eksekusi;
3) Simbol Belah Ketupat/Decision (
) untuk mendeskripsikan
) untuk mendeskrpsikan
) untuk men-
ada
dua
alternatif
sifat
kegiatan
administrasi
5) Penyusunan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-17-
secara
vertikal
sehingga
hanya
mengenal
obyek
dan
keterangan
seperti:
menulis
laporan;
surat
undangan
kepada
peserta;
meneliti
berkas,
Gambar 1
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-18-
Gambar 1
Contoh Format SOP AP
C. Dokumen
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-19-
C. Dokumen SOP AP
Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP.
Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak
ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP
adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila
tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan berbeda.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua)
unsur
utama
sesuai
anatominya,
yaitu:
Unsur
SOP
dan
Unsur
Tahun
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-20-
Tahun pembuatan;
Informasi lain yang diperlukan.
Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP AP,
halaman judul ini dapat disesuaikan dengan kepentingan instansi
yang membuat.
Gambar 2
Contoh Halaman Judul Dokumen SOP AP
Logo/Lambang
Kementerian/
Lembaga/Pemda
2012
Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. .
Telepon: ..
Kota ..
Judul Dokumen
SOP AP
Tahun
Pembuatan
Alamat Instansi
b. Keputusan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-21-
struktural,
fungsional,
atau
yang
ditunjuk
untuk
halaman
judul,
disajikan
Kementerian/Lembaga/Pemerintah
keputusan
Daerah
Pimpinan
tentang
Induk
penetapan
hendaknya
memuat
penjelasan
bagaimana
membaca
dan
organisasi;
Ringkasan,
memuat
ringkasan
singkat
Flowchart
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-22-
Flowchart.
a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1) Logo
dan
Nama
Instansi/Satuan
Kerja/Unit
Kerja,
tata
naskah
dinas
yang
berlaku
di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP dibuat
berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal
dimulainya pembuatannya;
4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana
ditinjauulangnya SOP AP yang bersangkutan;
5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama
dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat
satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur
jabatan,
prosedur
yang
di-SOP-kan
beserta
aturan
pelaksanaannya;
9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur
yang
distandarkan
dengan
prosedur
lain
yang
distandarkan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-23-
Pelaksana,
memberikan
penjelasan
mengenai
bersifat
individu,
yang
diperlukan
untuk
dapat
dan
Perlengkapan,
memberikan
penjelasan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-24-
dalam
proses,
diwajibkan
untuk
mencatat
dan
bahwa
dilanjutkan
pada
langkah
langkah
yang
ditanganinya
selanjutnya.
Pendataan
dapat
dan
b. Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah
(prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang
diperlukan.
Bagian
Flowchart
ini
berupa
flowcharts
yang
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-25-
sebuah
proses
benar-benar
memenuhi
kualitas
yang
memudahkan
dalam
pendokumentasian
dan
D. Penetapan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-26-
disampaikan
kepada
Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Tim
Kerja
Daerah
Reformasi
untuk
Birokrasi
diintegrasikan
mengajukan
Rancangan
Dokumen
SOP
AP
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-27-
Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah
dengan
Peraturan
masing-masing
berdasarkan
Dokumen
SOP
AP
BAB III
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
Persiapan
Penilaian
Kebutuhan SOP
Monitoring
Dan Evaluasi
Pengembangan
SOP
Integrasi (Penerapan)
SOP Dalam Manajemen
Secara
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-29-
Penilaian
Kebutuhan
Pengembangan
Integrasi dlm
Manajemen
Membentuk
tim dan
kelengkapannya
Melakukan
pelatihanpelatihan bagi
anggota tim
Memberitahuka
n kepada
seluruh unit
tentang
kegiatan
penyusunan
SOP
Menyusun
rencana tindak
penilaian
kebutuhan
Melakukan
penilaian
kebutuhan
Membuat
sebuah daftar
mengenai SOP
yang akan
dikembangkan
Membuat
dokumen
penilaian
kebutuhan SOP
Pengumpulan
Informasi dan
Identifikasi
Alternatif
Analisis dan
pemilihan
alternatif
penulisan SOP
Pengujian dan
Reviu
Pengesahan SOP
Perencanaan
penerapan
Pemberitahuan
Distribusi dan
aksibilitas
Pelatihan
pemahaman
Monitoring
dan Evaluasi
Monitoring
Evaluasi
Gambar 7
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-30Gambar 7
Tim Penyusunan SOP AP
Tim
Penyusun
SOP
Tim
Tim
Penyusun
SOP
hendaknya
diberikan
Level
Organisasi
Tim
Penyusun
SOP
Level
Unit Kerja
kewenangan
yang
cukup
untuk
Tim
Penyusun
/Lembaga/Pemerintah
Daerah
SOP
AP
bertugas
Kementerian
untuk
melakukan
koordinasi
organisasi
penyusunan
yang
ada
SOP
di
AP
bagi
seluruh
Kementerian/Lembaga/
Pemerintah Daerah.
2) Tim Penyusun SOP AP Unit Kerja Mandiri
Tim Penyusun SOP AP Unit Kerja Mandiri baik yang ada di tingkat
Pusat maupun di tingkat daerah bertanggung jawab terhadap
proses
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-31-
asistensi
dan
fasilitas,
melakukan
koordinasi
tim
dapat
diambil
dari
unit
eksternal
organisasi
(konsultan).
3) Gabungan
Gabungan kedua model tim tersebut merupakan model tim yang
ideal.
Tugas tim antara lain:
a) melakukan identifikasi kebutuhan;
b) mengumpulkan data;
c) melakukan analisis prosedur;
d) melakukan pengembangan;
e) melakukan uji coba;
f) melakukan sosialisasi;
g) mengawal penerapan;
h) memonitor dan melakukan evaluasi;
i) melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;
j) menyajikan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-32-
j) menyajikan
hasil-hasil
pengembangan
mereka
kepada
pimpinan.
2. Kelengkapan Tim
Hal yang perlu diperhatikan dalam membentuk tim:
a. Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;
b. Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap
rentang kendali (span of control) dapat dilakukan dengan baik;
c. Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalu
banyak hirarki, dan lebih bersifat fungsional sehingga dapat dibagi
ke dalam sub-sub tim tertentu yang menangani aspek prosedur
tertentu;
d. Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasaran
tim serta berapa banyak waktu dan sumber-sumber lain yang
diperlukan untuk pengembangan SOP AP;
e. Tugas
tim
meliputi
aspek
substansi
SOP
AP
dan
aspek
administratif.;
f. Tim pengembangan SOP AP sangat tergantung dari sumbersumber
apa
yang
dapat
mereka
peroleh
dalam
rangka
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-33-
tahapan
untuk
melihat
kembali
SOP
AP
yang
sudah
aspek
yang
perlu
dipertimbangkan
dalam
ketika
ini
adalah
berbagai
hal
yang
dapat
membantu
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-34-
yang
memberikan
pengaruh
dalam
kebutuhan
organisasi
dan
pemangku
kepentingan
(stakehodler) berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedurprosedur yang mendesak untuk segera distandarkan. Kebutuhan
mendesak dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi
(susunan organisasi dan tata kerja), atau karena desakan dari
stakeholders
yang
menginginkan
perubahan
terhadapkualitas
pelayanan.
Kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-perubahan pada
sarana dan prasarana yang dimiliki, seperti penggunaan teknologi
baru dalam proses pelaksanaan prosedur yang menyebabkan perlu
dilakukan perbaikan-perbaikan prosedur. Hal lain yang juga terkait
dengan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-35-
dengan
kebutuhan
organisasi
terhadap
SOP
AP
adalah
perkembangan teknologi.
2. Langkah-langkah penilaian kebutuhan
a. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi
sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup
lama. Oleh karena itu perlu disusun sebuah rencana dan targettarget yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa.
Untuk membantu menyusun rencana tindak, dapat digunakan
tabel 1.
Tabel 1
Rencana Tindak Tim Penyusunan SOP AP
Uraian
Kegiatan
Output
Penanggung
Jawab
Jadual
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-36-
Jenis Tugas
Lini
Pendukung
Organisasi
Eselon I
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
Eselon V
Klasifikasi juga dapat lebih dirinci dengan memisahkan tugas lini
dan pendukung berdasarkan siklus proses manajemen, yaitu
perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.
Skema penurunan SOP AP sampai pada level organisasi yang
terbawah dan keterkaitannya dengan unit pendukung dapat
dideskripsikan dalam gambar 8.
Gambar 8
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-37-
Gambar 8
Penjabaran SOP AP Pada Level Satuan Kerja Dalam Organisasi
SOP
Instansi
SOP Eselon I
Pendukung
SOP Eselon II
Pendukung
SOP Eselon II
Lini
SOP Pendukung Pada
unit Eselon II
Lini
SOP Eselon IV
Pendukung
SOP Pendukung Pada
Unit Eselon IV Lini
SOP Eselon V
Pendukung
2) Level pemerintahan
Dalam klasifikasi ini SOP AP dapat dibedakan ke dalam tingkatan
pemerintahan
nasional
dan
sub
nasional
(provinsi
dan
nasional,
penyusunan
rencana
kerja
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-38-
membantu
melakukan
penilaian
kebutuhan
dapat
Bidang
Prosedur
Tupoksi
Prioritas
Kebutuhan
8
Kolom 1
Kolom 2
Kolom 3
Kolom 4
Penilaian
keterkaitan
dengan
tupoksi
(penilaian:
Penilaian keterkaitan dengan peraturan perundangundangan (penilaian: sangat terkait, terkait, kurang
terkait, tidak terkait)
Kolom 6
Penilaian
keterkaitan
stakeholders/masyarakat
terkait)
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-39-
terkait)
Kolom 7
Penilaian
keterkaitan
dengan
prosedur
lainnya
Prioritas
kebutuhan
(penilaian:
sangat
penting,
daftar
mengenai
SOP
AP
yang
akan
eksternal
apabila
SOP
AP
ini
dikembangkan
dan
Satuan Kerja
1
Alasan
Pengembangan
Prosedur
3
SOP
AP
pada
bidang
tugas
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-40-
tugas/proses
tertentu
(misalnya
perencanaan,
C. Pengembangan SOP AP
Tahap selanjutnya setelah kita melakukan penilaian kebutuhan
(need assessment) adalah melakukan pengembangan SOP AP. Sebagai
sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan
tugas
keseharian
organisasi,
maka
pengembangan
SOP
AP
tidak
Gambar 9
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-41-
Gambar 9
Tahapan Pengembangan SOP AP
Pengumpulan
Informasi dan
Identifikasi
Alternatif
Analisis dan
Pemilihan
Alternatif
Penulisan
Pengujian
Reviu SOP
SOP
Pengesahan
SOP
penilaian
kebutuhan
(need
assessment)
dapat
memiliki
cukup
informasi
yang
diperlukan
dalam
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-42-
seperti ini dapat terjadi. Oleh karena itu teknik ini akan dapat
membantu pemahaman tim terhadap kebutuhan SOP AP yang
diharapkan.
b. Teknik diskusi terfokus (focus group discussion)
Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki
informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin
lebih mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai
secara teknis berkaitan dengan informasi tersebut. Focus group
discussion akan sangat bermanfaat dalam menemukan prosedurprosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat.
c. Teknik wawancara
Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi
secara mendalam dari seorang informan kunci, yaitu orang yang
menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-prosedur yang
akan
distandarkan.
Keberhasilan
teknik
ini
tergantung
dari
ini
mengenai
biasanya
kualitas
masyarakat/pelanggan.
dilakukan
pelayanan
Informasi
untuk
apa
memperoleh
yang
mengenai
gambaran
diinginkan
gambaran
oleh
kualitas
e. Teknik
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-43-
Tabel 5
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-44-
Tabel 5
Identifikasi SOP AP Satuan kerja
Satuan Kerja :
Bidang
Prosedur
1
2
1.
1.1.
Aktivitas
3
Prsyrt/Klkp
4
Waktu
5
Output
6
1.2.
2.
2.1.
2.2.
dengan
nama
satuan
kerja
dimana
informasi
Klasifikasi/pengelompokan
SOP
tugas/proses
(misalnya
tertentu
AP
pada
bidang
perencanaan,
Kolom 3
Kolom
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-45-
Kolom 4, 5, 6 Diisi
dengan
persyaratan/kelengkapan
apa
yang
tingkatan
yang
ada
dalam
struktur
organisasi
yang
bersangkutan;
4. Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah tercerminkan dari
output final atau end product (keluaran akhir) yang dihasilkan oleh
seluruh tingkatan struktur organisasi yang bersangkutan baik yang
berupa barang/benda (dokumen) yang berdimensi produk maupun
berupa jasa/kegiatan yang berdimensi proses;
5. Bahwa
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-46-
dan
fungsi
support
staff
(fungsi
struktur
terendah
organisasi
pemerintah
dengan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-47-
Tugas
Fungsi
Uraian
Tugas
Kegiatan
Output
Aspek
Kegiatan
Judul
SOP
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan
Huruf Kapital A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada
(sebaiknya
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-48-
ini
umumnya
telah
ada
berdasarkan
peraturan
Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output
final dan Aspek kegiatan, Misalnya: SOP Penyusunan Renstra
(Penyusunan
aspek,
Renstra
Output
Final).
Untuk
sebelumnya
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-49-
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-50-
AP
yang
telah
dibuat,
tetapi
tidak
dengan
pelaksana
yang
yang
sebenarnya
sehingga
kendala-kendala
yang
pelaksana
mengetahui
SOP
AP
yang
baru/diubah
dan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-51-
akan
akibat
yang
akan
terjadi
bila
gagal
dalam
masalah-masalah
yang
mungkin
muncul,
dan
keberhasilan
pada
tahapan
tersebut
juga
akan
menjamin
selanjutnya
rencana
penerapan
dari
adalah
proses
proses
penerapan
setelah
penyusunan
pemberitahuan/penyebarluasan
informasi perubahan.
3. Distribusi dan Aksesibilitas
Salinan/copy dari berbagai SOP AP yang dikembangkan harus tersedia
untuk semua pelaksana yang terkait dalam SOP AP tersebut. Jika
pelaksana
tidak
memiliki
akses
terhadap
SOP
AP
yang
baru
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-52-
1. Monitoring
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-53-
1. Monitoring
Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan
kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum
dalam SOP AP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin
timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil penerapan
atau menyediakan dukungan tambahan untuk semua pelaksana.
Monitoring SOP AP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan
sekali sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat pada
saat SOP AP dilaksanakan oleh pelaksananya.
Dengan menggunakan instrumen-instrumen tersebut selanjutnya dapat
ditentukan metode-metode monitoring, yang antara lain dapat berupa:
a. Observasi Supervisor. Metode ini menggunakan supervisor di setiap
unit kerja sebagai observer yang memantau jalannya penerapan SOP
AP;
b. Interview
dengan
pelaksana.
Monitoring
dilakukan
melalui
pengarahan-pengarahan
dalam
pelaksanaan,
untuk
Tabel 7
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-54-
Tabel 7
Monitoring Pelaksanaan SOP AP
No.
Prosedur
1.
2.
3.
Penilaian
Terhadap
Penerapan
3
Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik
Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik
Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik
Catatan
Hasil
Penilaian
4
Tindakan
yang Harus
Diambil
5
Paraf
Penilai
6
Cara pengisian:
Kolom 1
Kolom 2
Kolom 3
dengan
menunjukkan
baik.
bahwa
Jika
ternyata
penerapan
SOP
hasil
AP
penilaian
tidak
dapat
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-55-
Kolom 5
penyempurnaan,
pelatihan
bagi
pelaksana,
sebuah
komitmen
jangka
panjang
dalam
rangka
dapat
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-56-
No.
(1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
(2)
Mampu mendorong peningkatan
kinerja
Mudah dipahami
Mudah dilaksanakan
Semua orang dapat menjalankan
perannya masing-masing
Mampu mengatasi permasalahan
yang berkaitan dengan proses
Mampu menjawab kebutuhan
peningkatan kinerja organisasi
Sinergi satu dengan lainnya
1
(3)
2
(4)
SOP AP (nomor)
3
4
5
(5)
(6)
(7)
...
(8)
Cara pengisian:
Kolom 1
Kolom 2
Kolom 3 s.d 8 dan seterusnya diisi jika masih ada SOP AP yang akan
dievaluasi.
Setiap SOP AP selalu diberi nomor kode, Nomor ini akan lebih
mudah untuk merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP yang dievaluasi
dicantumkan nomornya pada kolom di atas nomor kolomnya masingmasing. Pada setiap sel sesuai dengan kriteria penilaiannya, SOP AP
dinilai dengan memberikan tanda X jika hasil penerapannya
ternyata tidak sesuai dengan pernyataan, dan tanda - jika sesuai
dengan
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-57-
dengan pernyataan.
Keberhasilan
evaluasi
tidak
hanya
terletak
pada
bagaimana
pandangan
lain
yang
mungkin
dapat
memberikan
BAB IV
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
BAB IV
PENUTUP
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 19 Juni 2012
MENTERI
PENDAYAGUNAAN
NDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA,
AZWAR ABUBAKAR