ebhandoyo@gmail.

com

TUTORIAL MICROSOFT EXCEL

Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang
banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2
pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data
perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Bekerja dengan Microsoft Excel.

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal
lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang
akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang diberikan pada gambar dibawah ini
akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita
menghafalkannya dengan baik.

Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting

a.
Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap
menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu
induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan
edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :

Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi
ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan
memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E.
b.
Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan.
Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat
dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari :

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk

mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang
dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut.
c.
Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi
dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita
juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari
proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari :

Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.

d.
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja
yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk
sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000
adalah 65.536 baris.
e.
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada
lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading
juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas
setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A Z dan gabungannya. Setelah
kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ
begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh
suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256
kolom).
f.
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah
perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan
baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

g.
Formula Bar (Baris Rumus), adalah tempat kita untuk mengetikkan rumusrumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus
diawali dengan tanda = . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat
pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1.
Scroll Bar (Baris Penggulung), berfungsi untuk menggeser lembar kerja
secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).

Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer).

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan
lihat table dibawah.
Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer.
Tombol

Enter
Home
Ctrl + Home
Ctrl + End
PgUp
PgDn
Alt + PgUp
Tutorial MS Excel

Keterangan
Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Pindah satu sel ke bawah
Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
Pindah satu layer ke atas
Pindah satu layer ke bawah
Pindah satu layer ke kiri

ebhandoyo@gmail.com

Alt + PgDn
Ctrl + PgUp
Ctrl + PgDn

Pindah satu layer ke kanan

Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

Memasukkan Data ke Lembar Kerja.

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai,
tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat
mengikuti langkah berikut ini :
1.

Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data.

2.

Ketikkan data yang ingin dimasukkan.

3.

Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn.

Memperbaiki Kesalahan Pengetikan.

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti
langkah-langkah berikut ini :
Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2
kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah
selesai.
Menggunakan Rumus.
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu
sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah +
(penjumlahan), (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).
Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table
seperti gambar 2 dibawah ini.

Gambar 2. Tabel Upah Kerja

Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan
beberapa cara.
1.

Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap.

a.
E5).

Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini

b.

Ketik rumus =48*3500 pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).
2.

Menulis Rumus dengan Referensi Sel.

a.
E5)
b.

Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini
Ketik rumus =E3*E4 pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4

diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.
3.

Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk.

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a.
E5).
b.
c.
d.

Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini
Ketik = pada kolom baris rumus.
Pilih atau klik sel E3, lalu ketik *.
Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

Menggunakan Fungsi.
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Ms. Excel, yang akan
membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan
kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik
berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit
tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi
untuk mengolahnya.
1.

Cara Menulis Fungsi.

a.

Menulis fungsi secara langsung (manual).

1)
Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan
ditampilkan (pada contoh diatas sel C6).
2)

Ketikkan =SUM(C4:C5).

3)

Tekan tombol enter untuk memprosesnya.

Catatan : SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan

(C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
b.

Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function.

Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang
disediakan oleh Ms. Excel, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta
argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan
argumennya dapat terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkahlangkah berikut :
1)
Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan
ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6).

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

2)
Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste
function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak
dialog berikut ;

c.
Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig,
maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan
trigonometri yang disediakan Ms. Excel.
d.
Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini
untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut
ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan
penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,).
e.
Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak
pengisian argumen dari fungsi, seperti berikut ;

f.
Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah,
dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka
dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini
sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah
kanan kotak isian.
g.
Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya
akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)
2.

Mengenal Fungsi yang sering digunakan.

Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan
bahwa Ms. Excel membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok
financial, date & time, math & trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk
fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita akan
membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut. Untuk membantu
penjelasannya, perhatikan tabel berikut ;

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

a.

Fungsi Average()

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan

data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1,number1,), dimana number1, number2, dan
seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk
mengisi nilai rata-rata pada contoh diatas, maka rumusnya adalah
=AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol enter. Hal yang sama juga bisa
dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi penunjuk sel harus berada pada
sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan.
b.

Fungsi Logika IF()

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi

tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan
bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding)
seperti berikut ;
Lambang
=
<
>
<=
>=
<>

Fungsi
Sama dengan
Lebih kecil dari
Lebih besar dari
Lebih kecil atau
dengan
Lebih besar atau
dengan
Tidak sama dengan

sama
sama

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi
logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan
dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan
dilaksanakan. Lihat contoh berikut ;

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K,

maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK
KAWIN.
Ini
dapat
diselesaikan
dengan
rumus
=IF(C3=K,
KAWIN,TIDAK KAWIN). Pada rumus diatas kita lihat bahwa jika
datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain
halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip.
Untuk kondisi IF bertingkat, coba perhatikan rumus untuk mengisi nilai huruf
pada contoh pertama tadi. (kasus nilai mahasiswa).
=IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))),
hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan
ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan A maka keterangan SANGAT
MEMUASKAN, jika B maka MEMUASKAN, jika C, maka CUKUP, dan
jika D maka bernilai KURANG, selain dari itu, maka bernilai GAGAL.
Coba anda isi, OK !.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

c.

Fungsi Max()

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan

data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MAX(number1,number1,), dimana number1, number2, dan
seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.
Untuk mengisi sel H16 pada contoh diatas, maka rumusnya adalah
=MAX(H8:H15).
d.

Fungsi Min()

Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan

untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. Kita dapat
mengisi sel H17 dengan rumus =MIN(H8:H15).
e.

Fungsi Count()

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu

range yang kita pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah
(H8:H15). Maka dapat ditulis rumusnya untuk mengisi sel H19 dengan
=COUNT(H8:H15).
f.

Fungsi Sum(...)

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada

suatu
range.
Bentuk
umum
penulisan
fungsi
ini
adalah
=SUM(number1,number2,). Dimana number1, number2 dan seterusnya
adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat pembahasan sebelumnya.
Jika berhasil mempraktekkan rumus diatas, maka hasil akhir dari
contoh nilai mahasiswa diatas adalah :

g.

Fungsi STDEV()

Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range).

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =STDEV(number1,number2,).
Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data koresponden
yang akan dicari nilai standar deviasinya.
h.

Fungsi Var()

Fungsi ini digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data
(range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah
=VAR(number1,number2,).
------------------------------------------------------------------------------------Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

Untuk membantu penjelasan fungsi left, mid dan right, perhatikan tabel
berikut;

i.

Fungsi Left()

Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah

kiri
dari
suatu
teks.
Bentuk
umum
penulisannya
adalah
=LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil
sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter
yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E3 diatas.
j.

Fungsi MID

Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian

tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah
=MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter
mulai dari start_num, sebanyak num_char. Untuk jelasnya pelajari rumus
pada sel E4 diatas.
k.

Fungsi RIGHT

Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalo fungsi left
mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil
sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya
adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan
diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah
karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E5 diatas.
l.

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu

tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk
umum penulisan fungsi ini adalah :
1)
2)

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,)

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,)

Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor
indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks
baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks
kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan
posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk
kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Untuk contoh buatlah tabel
berikut :

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

Dari tabel diatas, kita akan mengisi kolom Nama Barang dan Nilai
barang berdasarkan dari tabel daftar harga barang. Kita dapat mengisi sel
E15 dengan rumus =VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan sel F15 dengan
rumus
=C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2).
Copylah
rumus
tersebut
kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan
rumus, kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel
2001 (insert, function), dengan cara ;
1)

Klik sel E15.

2)
Pilih menu Insert dan klik Function sehingga muncul kotak
dialok Paste Function.
3)
Pada daftar Function category, klik Lookup & Reference dan
pada Function name klik VLOOKUP lalu klik OK sehingga tampil
kotak dialog VLOOKUP seperti berikut ;

4)
Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan
dengan tabel. Untuk contoh diatas, ketikkan D15.
5)
Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca
(tabel daftar harga barang). Ketikkan C5:E9 lalu tekan tombol F4 agar
alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi
$C$5:$E$9.
6)
Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil
datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data
nama barang.
7)

Klik OK, maka hasilnya ditampilkan pada sel E15.

Copylah rumus tersebut ekbawah sampai data terakhir.

Lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom nilai barang. Jika
tidak ada kesalahan, maka hasilnya seperti berikut ;

Dengan cara kerja yang sama, Anda dapat mempelajari

bagaimana cara menggunakan fungsi HLOOKUP.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

10

Membuat Range/Blok Sel.

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja.
Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin
merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa
kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris,
dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk
memudahkan kerja anda.
Range
dinamakan
menurut alamat sel di ujung
kiri atas sampai ujung
kanan bawah. Sebagai
caontoh, range dari sel B2
sampai
E7
dituliskan
sebagai range B2:E7. (lihat
Gambar 3).

Gambar 3. Tampilan Range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
1.

Membuat Range Menggunakan Tombol Shift.

a.
Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok,
yaitu B2 (lihat Gambar 3).
b.
Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan,
yaitu E7

2.

Membuat Range Menggunakan Mouse.

a.
Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk
mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam
sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).
b.
Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel
tujuan, yaitu sel E7.

3.

Membuat Kolom atau Baris.

Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau
nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin
menyorot seluruh kolom B.
4.

Menyorot Sederetan Kolom atau Baris.

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris

(misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
a.
Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B
atau 3)
b.
Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag)
pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini
adalah D atau 5).

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

11

Gambar 4. Menyorot Sederetan Kolom

Menghapus Data.
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau
buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin
menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu
Edit, Clear, Formats.

Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill.

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat
dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :
Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik
sel B2.
Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks Jan (January).
Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya
yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik Feb (February).
Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5).

Gambar5. Tampilan Data Awa

Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan
bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam.
Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang
diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat
Gambar 6.

Gambar6. Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

12

Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum.

1.

AutoCalculate.

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan

penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam
suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah,
yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count),
banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data
angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1.

Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range

C7:C12 dari data seperti dibawah ini.

Gambar7. Contoh Penggunaan AutoCalculate

2.
Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi
yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2
data.
3.
2.

Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

AutoSum.

Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data-data yang

cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda.
Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang
sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya
adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum ().
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan
pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol di
toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah
C5:C10) dan tekan Enter.

Gambar 8. Contoh
Penggunaan AutoSum

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

13

Mengatur Lebar Kolom.

1.

Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse.

a.
Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah
hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah
kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke
batas kanan salah satu kolom tersebut.
b.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2.

Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang.

a.
Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan
diubah lebarnya.
b.
Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data
terpanjang yang ada pada kolom seperti terlihat pada gambar 9.

Gambar 9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

Mengatur Tinggi Baris.

1.
Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga
tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris
yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah
salah satu baris tersebut.
2.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah
mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

Mengatur Format Tampilan Huruf.

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk
untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font),
ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya
dapat anda tambahkan dalam data anda.
Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada
di baris menu dan toolbar.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

1.

14

Format Melalui Perintah di Baris Menu.

a.

Sorot sel atau range yang akan anda format.

b.
Klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells
akan ditampilkan.
c.

Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.

d.

Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

Gambar 10. Kotak Dialog Format Cells Tab Font

2.

Format Melalui Toolbar.

Tabel2. Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf.
Toolbar

Perintah

Keterangan

Text Font

Memilih bentuk huruf (font)

Font Size

Mengubah ukuran huruf (size)

Bold

Menampilkan huruf tebal (bold)

Italic

Menampilkan huruf miring (italic)

Underline

Memberi garis bawah (underline)

Font Color

Memilih warna huruf (font color)

Meratakan Tampilan Data.

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel
atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah
beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni
dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
1.

Menggunakan Perintah Format Cell.

Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam

pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan
perintah ini;
a.
Tutorial MS Excel

Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.

ebhandoyo@gmail.com

15

b.
Pilih dan klik menu Format, Cell atau cukup dengan menekan tombol
Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.
c.
Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori
format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number. Perhatikan
gambar berikut ;

d.
Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang
ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin
memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan
dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.
e.

Klik OK untuk menutup jendela ini.

Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting, pilih dan klik
lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.
2.

Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu.

a.

Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya.

b.
Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan.

Gambar 11.
Kotak Dialog Format Cells Tab Alignment

c.

Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment.

d.

Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

1)
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical.
Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata
tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada
sel secara penuh).
2)

Tutorial MS Excel

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :

ebhandoyo@gmail.com

16
General
Left (Indent)
Center
Right
Fill
Justify
Center Across
Selection

3)
e.

Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan

Data ditampilkan rata kiri
Data ditampilkan rata tengah
Data ditampilkan rata kanan
Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Data ditampilkan pada sel secara penuh
Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom

Orientation : mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

Klik OK.

Gambar 12. Contoh Tampilan Data Secara Horizontal

Gambar 13. Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya

3.

Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar.
Toolbar

4.

Perintah

Keterangan

Align Left

Data ditampilkan rata kiri

Center

Data ditampilkan rata tengah

Align Right

Data ditampilkan rata kanan

Merge and
Center

Menyambung beberapa kolom, dan menaruh

data ditengah kolom baru tersebut

Mengatur Tampilan Tanggal Waktu.

Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang
berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin
mengetikkan tanggal 13 Januari 2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk
jelasnya ikuti langkat berikut ;
a.

Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.

b.
Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001
dengan cara 11/01/01.
c.

Tutorial MS Excel

Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya.

ebhandoyo@gmail.com

17

d.
Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan
ditampilkan.
e.
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar
pilihan Category.
f.
Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat
gambar berikut ;

Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.

g.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi
akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.

Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai.

1.

Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

2.
Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak
dialog akan tampil seperti di bawah ini.

Gambar 14. Kotak Dialog Format Cells Tab Border

3.

Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
a.
b.
c.

None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai.

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range.
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range.

4.
5.

Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan

6.

Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan

7.
Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang
telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.
Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

18

Gambar 15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai

Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom.

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat. Langkah-langkah
yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
1.
Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan
disisipkan.
2.

Pilih dan klik di baris menu :

a.
b.
c.

Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru.

Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru.
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru.

Gambar 15. Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja

Menghapus Sel, Baris atau Kolom.

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang
mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan
data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.
1.

Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus.

2.

Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan.

3.

Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :

a.
Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang
anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah
kanannya.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

19

b.
Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang
anda sorot & menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah
bawahnya.
c.
Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau
range yang anda sorot.
d.
Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel
atau range yang anda sorot.
4.

Klik OK.

Membuat Tabel dan Grafik.

Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data
dengan Ms. Excel. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat tabel dan
grafik ini.
1.

Membuat Tabel

Pada materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita

telah belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan
memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Ms. Excel yang dikenal dengan
Autoformat. Dengan fasilitas ini, Ms. Excel telah menyediakan berbagai macam
format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara
menggunakan fasilitas ini :
a.
Sorotlah range data yang akan dibuat
tabelnya
b.
Pilih menu Format, dan klik
AutoFormat, maka kota dialog Auto Format
akan ditampilkan seperti berikut ini ;

Gunakan vertikal scroll bar untuk melihat model tabel lainnya yang
disediakan oleh Ms. Excel.
c.

Klik salah satu model tabel yang diinginkan.

d.
Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang disorot tadi akan
diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.
2.

Membuat Grafik.
Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

20

Langkah-langkah membuat grafik ;

Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris
dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.
a.
Klik icon Chart Wizard
, maka kotak dialog Chart WizardStep 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut ;

b.
Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan
pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk
melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press
and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol
mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat
memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh
pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh).
c.

Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang
terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data
tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series
in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi
kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab
Series.
d.
Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 Chart
Options, ditampilkan seperti berikut ;

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

e.

21

Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana

1)
2)
3)
4)

Chart Title, diisi dengan judul tabel

Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X
Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y
Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z

f.
Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat
mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z)
axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu
tersebut.
g.
Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala
pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines
(jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat).
Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.
h.
Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari
grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan
tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom),
pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)
i.
Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data
pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali,
tergantung kebutuhan kita masing-masing.
j.
Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan
data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.
k.
Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini,
yaitu Chart Wizard Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ;

Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;

1)
As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja
yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang
sama, atau
2)
As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja
data secara bersamaan atau berdampingan.
l.

Tutorial MS Excel

Klik Finish untuk menutup jendela ini.

ebhandoyo@gmail.com

22

Mencetak Lembar Kerja.

Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa
yang telah kita olah di Ms. Excel dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan,
tugas, atau sebagai arsip saja.
Langkah-langkah mencetak lembar kerja :
1.
Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu
range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya.
2.
Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan
seperti berikut ;

3.

Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini.

4.
Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan
dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu
sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada
kotak from dan 5 pada kotak to.
5.
Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak,
apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif
(Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku
kerja yang aktif saat ini.
6.
Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data
rangkap.
7.

Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya.

Catatan : Biasakanlah melihat hasil cetakan kelayar

terlebih dahulu sebelum mencetak ke printer,
dengan cara meng-klik tombol Preview yang
terdapat pada bagian bawah kiri dari kotak dialog
Print tersebut.
Untuk hasil cetak yang lebih baik, coba anda
pelajari perintah pada menu File dan klik Page
Setup. Dengan tampilan seperti berikut ;

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

23

Trik dan Tehnik dalam Excel.

a.

Menghitung Saldo Harian

Trik ini pada dasarnya lebih rumit karena menyangkut penambahan dan
pengurangan atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari. Formula yang kita
buat adalah sebagai berikut :
=SUM(INDIRECT("RC[-2]",FALSE),-INDIRECT("RC[1]",FALSE),INDIRECT("R[-1]C",FALSE))

Tabel contoh penghitungan saldo tabungan secara harian

b.

Memindahkan sel dengan drag and Drog.

Mungkin Anda sudah mengenal cara memindahkan isi sel ke sel lain yang
telah ada isinya dengan menggunakan insert Copied Cell melalui Menu Inser.
Namun demikian ada cara yang lebih cepat dan mudah, yaitu dengan
menggunakan drag and drog. Langkahnya sebagai berikut :
1)

Pilih sel untuk memindahkan sel-sel yang berisi data.

2)
Tekanlah dan tahan tombol Shift, lalu tariklah border dari ketiga sel
yang terpilih tersebut ke bawah menimpa sel yang akan Anda tuju, lalu lepas
tombol mouse dan tombol Shift.
3)
Akan muncul kotak peringatan Do you want to replace the contents
of the destinations cells? yang meminta persetujuan Anda untuk
mengganti isi sel tujuan. Klik OK.
c.

Memindah atau menyalin dengan tombol mouse kanan.

Kita dapat menggunakan tombol mouse kanan untuk menarik border (kulit
luar) dari sel atau blok yang terpilih untuk dijatuhkan ke lokasi yang baru.
1)

Pilih sel untuk memindahkan sel-sel yang berisi data.

2)
Tekan tombol kanan pada mouse jangan dilepas,
lau tarik pada lokasi baru, lalu lepas tombol mouse.
3)
Akan muncul menu shortcut yang menawarkan
beberapa macam operasi.

Tutorial MS Excel

ebhandoyo@gmail.com

24

4)
Pilihlah sesuai kebutuhan Anda, maka isi sel akan berubah sesuai
dengan pilihan Anda pada menu shortcut di atas.

Keyboard Shortcut Penting dalam Excel.

Penulisan Yakin sebagian besar dari pembaca buku ini adalah orang-orang yang
enikmati dalam menggunakan program lembar kerja Microsoft Excel. Dan penulisan yakin
banyak diantara Anda yang ingin meningkatkan keterampilan dalam pengoperasiannya.
Untuk itu penggunaan keyboard shortcut merupakan jalan keluarnya. Excel memiliki
banyak sekali tombol shortcut. Hampir semua perintah dalam Excel memiliki atau dapat
dibuat shortcutnya. Namun pada appendix ini kami tampilkan beberapa shortcut yang
paling sering dipergunakan dalam pengoperasian Excel.
1.

Navigasi (Cara Menggerakkan Sel Aktif).

No
1. Tab

Shortcut

2. Home
3. End Home
4. Ctrl + Home
5. Ctrl + Panah Ke Bawah
6. Ctrl + Panah Ke Atas
7. Ctrl + Panah Kanan
8. Ctrl + Panah Kiri
9. Ctrl + Shift + Tab
10. Ctrl + Tab
11. Ctrl + Page Down
12. Ctrl + Page Up

2.

Bekerja dengan File.

No
1.
2.
3.
4.

Shortcut
Ctrl + S
F12
Ctrl + O
Ctrl + N

5. Ctrl + P

3.

Tindakan yang dilakukan

Menggerakkan sel aktif ke sel berikutnya atau jika
ada sel-sel yang di lock akan bergerak dari sel ke
sel yang tidak di lock.
Bergerak menuju ke awal suatu baris (berada di
kolom A)
Bergerak menuju sel paling bawah kanan dari tabel
pada sebuah lembar kerja yang pernah terisi data.
Menuju ke sel A1 (pojok kiri atas).
Bergerak ke bawah ke akhir blok atau ke awal blok
berikutnya.
Bergerak ke atas ke awal blok atau ke akhir blok
sebelumnya.
Bergerak ke kanan ke akhir blok atau ke awal blok
sebelumnya.
Bergerak ke kiri ke awal blok atau ke akhir blok
sebelumnya.
Bergerak ke Worksheet berikutnya.
Bergerak ke Workshhet sebelumnya.
Bergerak ke Workshhet berikutnya pada Workbook
ini.
Bergerak ke Workshhet sebelumnya pada
Workbook ini.

Tindakan yang dilakukan

Menyimpan file yang aktif (sama dengan File, Save).
Menampilkan kotak dialog Save As.
Menampilkan kotak dialog Open.
Menampilkan sebuah file buku kerja baru dengan
template Normal.
Menampilkan kotak dialog Print.

Penyuntiangan (Editing).
No
1. F2
2. F4

Shortcut

3. Ctrl + Z
4. Alt + = (sama dengan)
Tutorial MS Excel

Tindakan yang dilakukan

Mengaktifkan sel aktif untuk disunting isinya.
Menguang perintah terakhir (sama dengan Crtl + Y
atau Menu Edit, Repeat).
Membatalkan perintah terakhir (sama dengan Menu
Edit, Undo).
Menggunakan AutoSum.

ebhandoyo@gmail.com

5.
No
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

4.

Ctrl + F

Menampilkan kotak dialog Find.

Tindakan yang dilakukan
Menampilkan kotak dialog Find and Replace.
Mengulangi proses Find yang terakhir.
Fill Right.
Fill Down.
Menyalin isi sel.
Menyalin isi sel persis dengan sel yang di atasnya
(bisa untuk menyalin formula).
Ctrl +
Menyalin isi sel persis dengan sel yang di atasnya
(tidak bisa untuk menyalin formula).
Ctrl + X
Memotong (Cut) isi sel.
Ctrl + V
Merekatkan hasil Copy/Cut.
Ctrl + Shift + + (tanda
Menyisipkan kolom atau baris (dengan terlebih
plus)
dahulu memilih kolom atau baris yang akan disisipi.
Crtl + + (tanda plus)
Menghapus kolom atau baris (dengan terlebih dulu
memilih kolom atau baris yang akan dihapus.
F7
Memeriksa ejaan.
Ctrl + Space Bar
Memilih seluruh kolom dari sel aktif.
Shift + Space Bar
Memilih seluruh baris dari sel aktif.
Ctrl + A
Select All (memilih seluruh sel pada lembar kerja.
Ctrl + Shift + * (bintang) Memilih Current Region (blok sel yang terisi data
berturut-turut).
Shortcut
Ctrl + H
Shift + F4
Ctrl + R
Ctrl + D
Ctrl + C
Ctrl +

Data Entry.
No
Shortcut
1. Ctrl + Shift + Enter

2. Ctrl + ; (titik koma)

3. Ctrl + shift + (tanda
petik ganda
4. Ctrl + (tanda petik
tunggal)
5. Ctrl + F3
6. Ctrl + A
7. Ctrl + F3
8. Shift + F2
9. Alt + Panah ke bawah

5.

25

Tindakan yang dilakukan

Memasukkan formula pada tiap sel yang saat ini
sedang diblok (biasanya untuk memasukkan
formula array).
Memasukkan tanggal hari ini.
Menyalin nilai suatu formula yang terletak pada sel
di atasnya.
Menyalin formula yang ada pada sel di atas sel aktif
(sel yang disalin seperti apa adanya tanpa mengupdate posisi referensi yang ada).
Menampilkan kotak dialog Paste Function.
Setelah mengetik nama fungsi, maka akan
ditampilkan Function Pallete.
Menampilkan kotak dialog Define Name.
Membuat Comment pada sel aktif.
Mengaktifkan daftar Auto Complete ketika
menyunting sel.

Formatting.
No
Shortcut
1. Ctrl + B atau Ctrl + 2
2. Ctrl + I atau Ctrl + 3
3. Ctrl + U atau Ctrl + 4
4. Ctrl + 5
5. Ctrl + !
6. Ctrl + Shift + S
7. Ctrl + Shift + %
8. Ctrl + Shift + ^

Tutorial MS Excel

Tindakan yang dilakukan

Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Bold
pada suatu sel atau range terpilih.
Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Italic
pada suatu sel atau range terpilih.
Mengaktifkan/menon-aktifkan
pemformatan
Underline pada suatu sel atau range terpilih.
Mengaktifkan/menon-aktifkan
pemformatan
Strikethrough pada suatu sel atau range terpilih.
Menampilkan kotak dialog Format Cell.
Memformat bilangan ke dalam Currancy Dollar
dengan dua desimal.
Memformat bilangan ke dalam Format Persentase
dengan tanpa desimal.
Memformat bilangan ke dlm Format Eksponensial.

Informasi
ebhandoyo@gmail.com

6.

26

Lain-Lain.
No
1. F1
2. F9

Shortcut

3. Shift + F9
4. Alt + Tab
5. Alt + F4
6. Ctrl + Esc

Tindakan yang dilakukan

Menampilkan Office Assistant.
Melakukan kalkulasi terhadap seluruh lembar kerja
pada Worbook yang aktif.
Melakukan terhadap lembar kerja yang aktif.
Berpindah ke program lain yang saat ini juga
terbuka selain Excel.
Keluar dari Excel.
Membuka menu Windows Star.

Tehnik Memformat Bilangan & Menyusun Custom Format

No

Penjelasan

Langkah

1.

Menuliskan satuan
di belakang angka.

a. Blok sel-sel yg akan diformat, lalu tekan

Ctrl+1 untuk menampilkan kotak dialog
Format Cells.
b. Pilih tab Number, lalu pada Category, pilih
Custom.
c. Pada kotak Type, pilih #,##0
d. Setelah terpilih, edit format bilangan tsb pada
kotak editing Type : #,##0 "liter"

2.

3.

Mengisi karakter
pengaman di
depan bilangan.

Mengisi karakter
pengaman di
belakang bilangan.

Hasil
31,000 Liter
6,750 Buah
289 gram
23 biji
4 pack

a. Sama dengan langkah No. 1, tapi bedanya

pada cara pengeditan format bilangan.

------- 265,400.00
--------- 36,500.00

b. *-#,##0
*=#,##0

==== 726,550.00
===== 51,500.00

a. Sama dengan penulisan karakter pengaman

di depan bilangan.

3,550,750-------450,450---------

b. Hanya kita harus meletakkan karakter yg

diulang di belakang format bilangan.
c. #,##0*#,##0*=

3,550,750====
450,450=====

Contoh macammacam
peletakan simbol
mata uang

Mengatur letak Simbol Mata Uang

Rumus :

Rp.100
Rp.1,000
Rp.10,000
Rp.100,000
Rp.1,000,000
Rp.10,000,000
Rp.100,000,000
Rp.1,000,000,000
"Rp."#,##0

Rp.
100
Rp.
1,000
Rp.
10,000
Rp.
100,000
Rp.
1,000,000
Rp.
10,000,000
Rp. 100,000,000
Rp. 1,000,000,000
"Rp."*_#,##0

Rp.
100
Rp.
1000
Rp.
10000
Rp.
100000
Rp.
1000000
Rp. 10000000
Rp. 100000000
Rp. 1000000000
_"Rp."*_#,##0

Rp.
100.Rp.
1,000.Rp.
10,000.Rp.
100,000.Rp.
1,000,000.Rp.
10,000,000.Rp.
100,000,000.Rp. 1,000,000,000."Rp."*_#,##0.-

Ket :
1.

Menyatakan satu spasi sebagai jarak antara mata uang dengan angka

2.
Blok sel-sel yg akan diformat, lalu tekan Ctrl+1 untuk menampilkan kotak dialog
Format Cells. Pilih tab Number, lalu pada Category, pilih Custom. Pada kotak Type, pilih
#,##0
3.

Untuk mengatur mata uang ikuti langkah sesuai dengan rumus diatas

Tutorial MS Excel