PEDOMAN KONTRAKTOR

Tata Cara Pengisian Dan Penyusunan Dokumen

Pra-Kualifikasi SHE (PQ-SHE)
Energi Mega Persada
Pedoman ini dibuat untuk memudahkan Kontraktor dalam mengisi dan
menyusun dokumen pra kualifikasi SHE (PQ-SHE) pada tender di Energi Mega
Persada (EMP).
1. Dokumen SHE Kontraktor disubmit/ diserahkan kepada EMP dalam 2 folder/
binder, dan CD.
1 (satu) folder untuk Sistem Manajemen K3LL Kontraktor (Manual, Prosedur,
Guideline, Form).
1 (satu) folder untuk jawaban dari Quesionnaire (bukti bukti implementasi),
diberi pembatas untuk setiap attachment/lampirannya (disertai nomor dan
abjad sesuai yang tertera pada Questionnaire-nya).
1 (satu) keping CD (apabila tidak muat kapasitasnya bisa diserahkan lebih dari
1 keping) yang berisi softfile dan scan hard copy yang diserahkan.
Surat pernyataan dari pimpinan tertinggi yang menyatakan keaslian dokumen
tersebut dan isi dari CD sama dengan hard copy yang diserahkan.
2. Di bagian depan dan samping folder/ binder serta CD diberi nama Perusahaan,
nama dan nomor tender dan tanggal dokumen diserahkan.
3. Data implementasi yang diserahkan adalah data 2 tahun terakhir (dari tahun
sekarang).
4. Khusus pertanyaan mengenai Data Statistik SHE, data yang diserahkan adalah
data 5 tahun terakhir. Apabila perusahaan baru berdiri (belum ada 5 tahun), maka
yang diserahkan adalah data sejak tahun perusahaan tersebut berdiri.
5. Standar kelulusan PQ-SHE EMP minimal adalah memenuhi kriteria dalam kotak
(box) yang diberi tanda warna abu abu atau grey (total B : 2; C: 22, dan D:
1), tanpa satupun ada yang masuk kriteria dalam kotak (box) yang berwarna
merah (4 buah), sebagai killing point, sehingga setelah dijumlahkan setara
dengan angka 64 (enam puluh empat).
6. Kriteria penilaian dari nomer 1 9 (Questionnaire); maksud dari kolom A, B, C
dan D adalah sebagai berikut :
A. Tidak ada Prosedure atau SistemK3LL. Hasil observasi dan interviewkaryawan mempunyai awareness yang terbatas.
B. Prosedure atau standar telah dibuat dan rencana implementasinya ada, namun
kepatuhan tidak dilakukan secara konsisten. Sistem K3LL ada tetapi
implementasi tidak dilakukan secara konsisten.
C. Prosedure atau Sistem K3LL yang dimiliki perusahaan untuk memenuhi
ekspektasi/ kebutuhan dan target perusahaan telah ada. Kepatuhan dan
Implementasi dijalankan sesuai dengan baik sesuai dengan proses dan
prosedur.

D. Prosedure Prosedure atau Sistem K3LL yang dimiliki perusahaan untuk

memenuhi ekspektasi/ kebutuhan dan target perusahaan, kepatuhan terhadap
implementasinya secara periodik dipastikan melalui audit (internal atau
expternal), dan ada perbaikan terus menerus. Perusahaan ini mempunyai
Budaya K-3 termasuk Performance yang terbaik dilingkungan Industri tsb.
7. Rincian dokumen yang harus disubmit/ diserahkan per Section*:
Section 1: Leadership and Commitment

Komitmen dari Senior Manajemen

Struktur Organisasi
Goal dan Target
Keterlibatan dalam aktivitas SHE seperti: Audit, Inspeksi, Manajemen
Visit, Manajemen Review, dsb.

Section 2: Policy and Strategic Objectives

SHE Policy/ Kebijakan K3LL
Bukti Policy sudah dikomunikasikan kepada seluruh pekerja
Dipasang di area kerja
Section 3: Organization, Responsibilities
3(1): SHE communication and meeting programmed
Prosedure Komunikasi/ Rapat SHE
Jadwal diadakan Komunikasi/ Rapat SHE
Minutes of Meeting/ Risalah rapat
Bukti setiap Pekerja mendapatkan giliran untuk mempresentasikan topik
SHE dengan digilir secara periodik
3(2): SHE Training
Prosedure Training
Training Matrix
Training Need Analysis
Jadwal Training
Certificate atau daftar hadir (In House Training)
Daftar Training sudah diberikan kepada pekerja sesuai dengan jenis
pekerjaannya
3(3): Employee Competency and SHE Training
Program Induksi/ Orientasi
Materi Induksi
Bukti sudah dilakukan Induksi (Formulir induksi yang sudah diisi, daftar
hadir induksi)
SHE Handbook

3(4) & 3(5): Specialized Training

Training khusus untuk memenuhi keterampilan yang dibutuhkan, seperti:
Fire Fighting, First Aid, HUET, Sea Survival, Welder, Rigger, Defensive
Driving , dsb
Certificate
Program periode re-training
3 (6): Subcontractors
Program penilaian Kontraktor
Implementasi Penilaian Kontraktor: Penilaian sebelum dikontrak, penilaian
selama masa kontrak
3(7): SHE Performance Standard
Standar peratutan yang diikuti (Regulatory Standard)
Pematuhan terhadap peraturan yang berlaku (Regulatory Compliance)
lokal maupun global
Section 4: Hazards and Effects Management
4(1): Hazards and Effects Assessment
Prodeure Identifikasi Bahaya
Metode yang digunakan: JSA, HIRA, HIRARC, HAZOP, Permit to Work,
Aspect Impact, dsb
Implemtasi Identifikasi Bahaya
4(2): Exposure of the Workforce
Inspeksi
Housekeeping
Pengukuran kebisingan, cahaya,kelembapan
Uji Emisi
MSDS
4(3): Potential Hazards (chemical, physical, and biological hazards such as
noise, radiation, vapors, fumes, temperature extremes. Etc)
Komunikasi hasil identifikasi bahaya di area kerja
Safety Sign
Safety Promotion
Data base identifikasi bahaya di area kerja
4(4): Personel Protective Equipment
Prosedure PPE
Tanda terima penerima PPE
Inspeksi PPE
Stock Inventory
Training PPE

4(5): Waste Management

Prosedur Pengelolaan Limbah
Metode Segregasi/ pemisahan limbah
Tempat penampungan sementara/ waste bin
Log book
Material transfer B3 kepada pihak lain
4(6): Industrial Hygiene
Industrial Hygiene Policy/ Kebijakan
Medical Check Up
Identifikasi potensi bahaya kesehatan kerja
Laporan Penyakit akibat kerja
Program Kesehatan
4(7): Alcohol and Drugs
Alcohol and Drugs Policy/ Kebijakan
Diciplinary/ hukuman
Bukti Policy sudah dikomunikasikan kepada seluruh pekerja
Dipasang diarea kerja
Section 5: Planning and Procedures
5(1): SHE or Operations manual
Manual/ Prosedur SHE mencakup semua bahaya operasional
Direview dan direvisi secara periodik
Perubahan dikomunikasikan kepada seluruh pekerja
5(2): Equipment control and maintenance
Program Maintenance
Jadwal maintenance untuk setiap peralatan
Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan maintenance (Internal/
Eksternal)
Hasil Maintenance
Tindakan perbaikan (Follow Up)
Maintenance dari pihak ketiga: Kalibrasi, SILO, dsb
5(3): Transport Safety Management
Prosedur Transport Safety
Journey Management
Pre & after inspection (inspeksi sebelum & sesudah penggunaan)
Maintenance
Defensive driving, SIO (Surat Izin Operasi)
Emergency Responce

Section 6: Implementation and Perofrmance Monitoring

6(1): Management and performance monitoring of work activities
SHE perfomance monitoring diarea kerja: Manhour, pelaporan Nearmiss,
pelaporan tindakan & kondisi tidak aman, pelaporan kecelakaan, dsb
Program award/ penghargaan untuk pekerja
6(2) & 6(3)
Statistik 5 tahun terakhir: Insiden, Nearmiss, Property damage, Oil spill,
dsb
Rate Insiden dalam 5 tahun terakhir (jumlah insiden makin naik atau turun)
6(4): Incident Investigation and Reporting
Prosedur pelaporan dan investigasi insiden
Pelaporan insiden yang sudah dilakukan (record)
Proses investigasi
Dikomunikasikan kepada seluruh pekerja
Section 7: Auditing and Review
Prosedur Audit
Jadwal Audit
Scope Audit
Kriteria Auditor
Hasil temuan audit (Internal dan Eksternal) dan tindakan perbaikan (follow
up)
Manajemen terlibat dalam proses audit

Section 8: Emergency Response Procedure

Prosedur Emergency Response

Emergency Chart
Emergency contact number
Skenario Emergency: Gempa bumi, Kebakaran, Bomb threat, Oil spill, dsb
Latihan Evakuasi (record)

Section 9: SHE Management Additional Features

Sertifikasi non SHE: KADIN, Jasa jasa Kontraktor BP MIGAS, ISO
9001, dsb
Sertifikasi SHE: ISO 14001, OHSAS 18001

* Dokumen SHE (Prosedur dan implementasi) yang disubmit sesuai dengan yang
sudah diimplementasikan oleh Perusahaan/ Kontraktor saat ini.
February 2011
SHE Department