Daftar isi

Latar Belakang
Apresiasi Latar Belakang
Tujuan dan Sasaran Kegiatan
Apresiasi Tujuan dan Sasaran kegiatan
Lingkup Kegiatan
Pelaksanaan Kegiatan
Pengorganisasian
Konsep Acara
Awareness Campaign
Informasi Event
Rencana dan Jadwal kegiatan
Sponsorship
Penutup

Umum
Tingginya minat generasi muda dalam menuntut ilmu terlihat dari
tingginya antusias mereka untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan yag
lebih tinggi. Pemerintah memproyeksikan bahwa generasi muda telah
sadar akan pendidikan yang lebih baik sehingga diperkirakan pada tahun
2016 jumlah lululsan SMA sederajat di Indonesia yang mendaftarkan diri
di Perguruan Tinggi mengalami peningkatan.
Cilacap dengan jumlah pelajar SMA sederajat yang akan lulus pada tahun
2016 menjadi pangsa pasar potensial bagi perguruan tinggi baik swasta
dan Negeri khususnya di Jateng dan DIY. DIY yang memiliki 181 PT dengan
pembagian 8 PTN dan 123 PTS, merupakan salah satu destinasi favorit
pelajar Cilacap untuk melanjutkan studi ke perguruan tinggi, bersaing
dengan purwokerto yang memiliki 27 PT.
Politeknik Negeri Cilacap yang merupakan satu satunya perguruan tinggi
Negeri di Cilacap. Sehingga memiliki kesempatan untuk bersaing dengan
perguruan tinggi lainnya baik di dalam Kabupaten Cilacap atau di luar
Kabupaten Cilacap. Untuk kedepannya jumlah lulusan SMA yang
mendaftar sebagai mahasiswa Politeknik diharapkan mengalami
peningkatan yang cukup signifikan pada tahun ajaran 2016-2017.
Sebagai salah satu upaya pencapaian harapan tersebut perlu dilakukan
optimalisasi promosi secara terus-menerus melalui program-program
berkesinambungan antara lain, pertisipasi pada event, direct selling,
tactical promotion dan sales mission, kesemua pasar khususnya untuk
pasar keresidenan Banyumas yang merupakan pasar utama bagi
Politeknik Negeri Cilacap.

Latar Belakang
Campus Fair 2016 adalah kegiatan promosi Perguruan tinggi yang
akan dilakukan setiap satu tahun sekali yang diselenggaran pada Bulan
April dikoordinir oleh Marcom Event Management (MEM) yang ditujukan
untuk ajang promosi dan sosialisasi Perguruan Tinggi di berbagai kota bagi
masyarakat Kabupaten Cilacap.
Tempat penyelenggaran adalah Kampus Politeknik Negeri Cilacap, Kampus
yang berdiri diatas lahan seluas 10 Ha ini memeiliki halaman luas yang
mampu menampung ribuan pengunjung dengan pembagian halaman
Kampus sebagai panggung dan booth Perguruan tinggi, sementara Aula
Politeknik digunakan untuk sosialisasi tiap-tiap Perguruan Tinggi. Pada
event ini dipersiapkan 30 Booth di halaman utama Politeknik Cilacap dan
dua aula untuk sosialisasi Perguruan Tinggi.

Apresiasi Terhadap Latar Belakang

Promosi pendidikan melalui event pameran pendidikan upaya nyata
dapat dilakukan oleh seluruh lembaga pendidikan yang ada, untuk
meningkatkan
eksistensi
dan
merebut
pasar
dalam
bidang
pendidikandalam mendorongng tercapainya target yang telah di tetapkan
oleh perguruan tinggi pada setiap penerimaan mahasiswa baru.
Campus Fair 2016 merupakan wadah yang diharapkan menjadi ajang
promsi dan peluang untuk mewujudkan serta memperkenalkan seluruh
potensi Perguruan Tinggi dalam meningkatkan awareness masyarakat
terhadap
Politeknik
Negeri
Cilacap
sebagai
Tuan
Rumah
diselenggarakannya Campus Fair 2016.
Target diharapkan mencapai apabila ada komitmen Politeknik Cilacap dan
instansi pemerintah daerah maupun dengan didukung anggaran yang
mencukupi, kondisi politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan dan
keamanan daerah yang membaik.
Ketersediaan dan keikutsertaan Politeknik Negeri Cilacap dalam
penyelenggaraan event Campus Fair 2016 adalah bukti keseriusan dalam
mengembangkan Politekik Negeri Cilacap sebagai satu- satunya
perguruan tinggi Negeri di Kabupaten Cilacap dalam meningkatkan
ekstensi di kalangan masyarakat luas.

Tujuan dan Sasaran Kegiatan

Tujuan

Politeknik Negeri Cilacap

Mempromosikan dan memperkenalkan Politeknik Negeri Cilacap
pada masyarakat luas sebagai Perguruan Tinggi Negeri di
Kabupaten Cilacap
- Perguruan Tinggi
Memberikan wadah bagi perguruan tinggi di Cilacap pada umumnya
dan di Jateg & DIY pada umumnya untuk mempromosikan diri pada
masyarakat Cilacap
- Masyarakat (Siswa kelas XII SMA, MA, dan SMK Sederajat)
Memberikan refrensi perguruan tinggi untuk melanjutkan jenjang
pendidikan.
Sasaran kegiatan
- Peningkatan Citra Politeknik Negeri Cilacap sebagai penyelenggara
Event
- Terlaksananya Event Campus Fair 2016
- Peningkatan mahasiswa baru Politeknik Negeri Cilacap tahun ajaran
2015/2016
- Meningkatkan kesadaran masyarakat Cilacap untuk melanjutkan
pendidikan.
- Terlaksananya promosi Politeknik Negeri Cilacap
- Terlaksanya promosi perguruan tinggi se-Jateng & DIY di Kabupaten
Cilacap
- Dukungan pemerintah Daerah

Apresiasi terhadap Tujuan dan Sasaan Kegiatan

maksud dan tujuan diadakannya Campus Fair 2016 adalah kepada
Politeknik Negeri Cilacap adalah mempromosikan Politenik Negeri Cilacap
dengan berperan sebagai tuan rumah dan penyelenggara event ini
sebagai bentuk nyata usaha promosi bagi Politeknik Negeri Cilacap.
Dalam kesempatan ini merupakan suatu peluang besar bagi Politeknik
untuk berkembang serta membangun citra positif bagi Politeknik sebagai
satu satunya Perguruan Tinggi Negeri di Cilacap. Melihat potensi yang
dimiliki Politeknik Ngeri Cilacap, maka tidak terlalu susah untuk
memotivasi masyarakat Cilacap dan sekitarnya melanjutkan pendidikan di
Politeknik Negeri Cilacap.

Lingkup Kegiatan
Persiapan Kerjasama (4-8 Maret)
Persiapan dan keputusan kerjasama Polieknik dan Marcom Event
Management (MEM) dan Suara Merdeka sebangai media Partner dan
sponsorship
Persiapan strategi event (9-25 Maret)
Strategi Penunjukan pelaksanaan kegiatan
Promosi dan Publikasi ( 10-22 April)
Print Ad; iklan display, spanduk, poster
Radio Ad; spot iklan radio, wawasncara radio
Pemuatan Opini Ahli
Persiapan di Cilacap (15-22 April)
Checking dan confirm persiapan, Set stage and layout room,
electricity, lighting, Audio Visual, Dekorasi, LOA, GA
Campus Fair 2016 (23-24 April 2016)
Memastikan rundown Acara berjalan lancar, mengkoordinir LOA,
Reseptionist, dokumentasi, mengkoordinir wartawan, penyerahan
souvenir
Pasca Pelaksanaan ( 25-30 April)
Pemantauan pemberitaan media, Penyusunan dokumentasi dan
publikasi media, penyelesaian SPJ
Lingkup pekerjaan sudah dirinci dan cukup jelas sebagai pedoman
dalam melaksanakan kegiatan ini. Dalam kegiatan ini maka persiapan
pelaksanaan akan dilakukan sedini mungkin untuk mendapatkan hasil
yang maksimal. Persiapan ini akan dijelaskan dalam 2 tahap yaitu
persipaan yang dilakukan di Semarang dengan waktu yang sudah
ditentukan, dan persiapan yang dilakukan di Cilacap dengan waktu
beberapa hari sebelum pameran dibuka serta pelaksanaan kegiatan itu
sendiri.
Diperlukan koordinasi yang baik dengan pihak-pihak terkait baik di
Semarang maupun di Cilacap sehingga pelaksanaan kegiatan dari awal

sampai pada akhirnya dapat berjalan sesuai rencana dan menjawab

objektif dari kegiatan ini.

Pelaksanaan Kegiatan
Hari Tanggal
Operasional

: Sabtu 23 April Minggu 24 April 2016

: 08.00-16.00

Tempat Pelaksanaan

: Kampus Politeknik Negeri Cilacap

Pengorganisasian

Pemberi Tugas

Tim Teknis

Politeknik Negeri
Cilacap

Politeknik Negeri
Cilacap

Tim Creative

Tim Teknis

Pihak
Terkait
Marcom Event
Management

Marcom Event
Management

Lainnya

Konsep Acara
Fair
-

Berlangsung mulai pukul 08.30 WIB dengan menghadirkan 35

Peruruan Tinggi se-Jateng & DIY
Booth Perguruan tinggi di Halam utama Kampus Politeknik egeri
Cilacap
Pelaksanaan selama 2 Hari

Sharing Time
-

Sesi presentasi dan tanya jawab mengenai Perguruan Tinggi yang

turut berpartisipasi dalam acara Campus Fair 2016.
Dimulai pukul 10.00 WIB
Masing masing Perguruan Tinggi mendapat waktu 60 menit untuk
presentasi dan sharing
Dibagi menjadi dua hari, hari pertama sebayak 15 Perguruan Tinggi
dan hari kedua sebanyak 20 Perguruan Tinggi
Bertempat di aula Politeknik

Hiburan
-

Hiburan diadakan untuk meramaikan suasana pada kegiatan Fair

Bertempat di panggung halaman Politeknik
Diisi oleh grup music kampus yang mengajukan diri sebagai pengisi
acara
Dibawakan dua MC

Publikasi dan Dokumentasi acara

Pre Event: promosi dan sosialisasi melalui media massa cetak,

media elektronik, dan media luar ruang

Selama event: terdokumentasi dalam audio-video-foto

Pasca Event: terpublikasi di media massa cetak, elektronik dan

online

Awareness Campaign
Untuk mensosialisasikan kegiatan Campus Fair 2016, maka diperlukan
awareness campaign. Untuk itu diperlukan media parter dan promosi, baik
cetak, elektronik maupun media luar ruang. Berikut adalah beberapa
rencana awareness campaign:
-

Advertorial

Iklan display

Live Dialog di Radio

Penyebaran Brosur dan Poster

Tujuan akhir dari awareness campaign ini adalah tersampaikannya

informasi tentang acara Campus Fair 2016 di wilayah Cilacap dan
sekitarnya.

Informasi Fasiltas Event

Fasilitas Stand

Partisi stand tenda kerucut

Listrik 2 amphere
Meja partisi 1 buah Kursi 4 buah
ID card 4 buah

Jenis Tenda
VIP

: 5x5 M

Kelas 1A: 3x3 M

Kelas 1B: 3x3 M
Fasilitas Area

Dekorasi
Penerangan, kebersihan dan keamanan bersama
Toilet dan Masjid

Harga Stand Tenda

No

Tenda

Harga

Spesifikasi

VIP

Rp. 2. 040. 000,00

Tenda 5x5 m, Front area, Limited

Kelas 1A

Rp. 1. 440. 000,00

Tenda 3x3 m, middle Area

Kelas 1B

Rp. 1. 200. 000, 00

Tenda 3x3 m Last Area

Setiap stand mendapatkan Makan 3 x dalam satu hari untuk

dua orang

Gapura (Main gate)

Panggung Stage

Aula
(Sharing Room)

Awareness Campaign

Rencana dan Jadwal Kegiatan

Koordinasi dengan Pihak Politeknik Negeri Cilacap dan pihak terkait

lainnya terutama partisipan untuk dan media partner, untuk meyakinkan
kesiapan menejlang pelaksanaan event.
Booth, panggung dan table top
Check venue dan F & B sesuai dengan permintaan
Konfirmasi.
Mempersiapkan rundown dan tchnical meeting. Check equipment seperti
sound system dan LCD dan projector
Melakukan pengecekan konstruksi, dekorasi Booth Monitor Supervisi
pembangunan booth seperti pemasangan listrik, danpenempatan meja.
Mengorganisasikan
kegiatan-kegiatan
perguruan
tinggi
yang
berpartisipasi, Mempersiapkan materi promo seperti leaflet, banner, audio
visual serta stand guide.
Pelaporan
Memberikan laporan kegiatan secara keseluruhan secara tertulis, mulai
dari persiapan sampai pelaksanaan kegiatan, rencana aktifitas dan
pelaksanaan kegiatan sampai selesainya acara Campus Fair 2016.
Pelaporan ini juga disertai dokumentasi berupa photo dan video kegiatan
yang telah berlangsung. Semua data ini akan disatukan dalam bentuk
CD/DVD, dan hard copy.

Rincian Biaya
N
O
1.

DESCRIPTION
Kepanitiaan
Alat Tulis Kantor
(Pulpen, Pensil, Flashdisk,
Tinta Printer Kertas HVS,
Kertas CTS, Tinta Cap,
Stabilo)
Proposal

QTY

Unit

Fre
q

Price

pake
t

Rp
750.000

50

bh

Rp.
25.000

Undangan

30

bh

Name Tag Panitia

20

Kaos Panitia

20

bh

Konsumsi

20

pake
t

H
r

Rp.
10.000
Rp.
5.000
Rp.
60.000
Rp
15.000

bh

Tenda Kelas 1A

10

bh

Tenda Kelas 1B

21

bh

H
r
H
r
H
r

Backdrop

bh

Photobooth

bh

Stempel
Kop Surat satu Rim

Jumlah

2.

Peralatan dan perlengkapan

Tenda VIP

Total

Sub Total

Rp
800.000
Rp.
600.000
Rp.
600.000
Rp.
375.000
Rp.
300.000

Rp.
1.250.000
Rp
100.000
Rp
150.000
Rp
300.000
Rp
100.000
Rp.
1.200.000
Rp
1.800.000
Rp.
5.650.000

Rp
6.400.000
Rp.
12.000.000
Rp.
25.250.000
Rp.
1.125.000
Rp.
600.000
Rp.
45.3275.000

4.

Publikasi, Dekorasi dan

Dokumentasi,
Umbul-umbul

50

bh

Poster

rim

Banner

15

bh

Baliho

Rp.
75.000
Rp.
500.000
Rp.
125.000
Rp.
500.000

Rp
3.750.000
Rp
1.500.000
Rp.
1.875.000
Rp.
500.000
Rp
1.000.000
Rp.
15.000.000
Rp.
2.000.000
Rp.
25.625.000

H
r

Rp.
10.000

H
r

Rp.
250.000

Rp
4.200.000
Rp
4.200.000
Rp
500.000
Rp.
10.000.000

Creative design
Panggung

pake
t
pake
t

Dokumentasi (Foto & Video)

Jumlah

5.

Konsumsi
- Booth

70

org

Jumlah
7.

Rent Car

9.

Dana Insidental

bh

- Pelaporan

Rp
10.000.000
TOTAL

Rp
504.550.00
0

Tim Inti
1. Managing Director : Badi Ubaidillah
2. Project Manager : Dara Gusta Gusti
3. Event Director : Ilham Muiz
4. Production Manager : Laksmitaita N.K
5. Account Director:Nurul Afni Tri Wahyuni
6. F & A Director : Fasminar Anissa A
7. Art Director : Fajar Wahyu P
8. Event Manager : Fatma
9. Event Coordinator : Annisa Iko Aji
10. Media Planner : Afifah N.P & Syifa Aulia F
11. Adm./ G.A & Legal Manager : Bayu Adi M & Ahmad Sohibul
Arsyad
12. Aldila N.K
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.

Ulfa Suci P
Della Larassari
Achmad Zainuri
Retno Wulandari
Dwi Setiadi
Aldila Nuk khoirudin
Nurfi Ulya Fatin

Paket Sponsorship
Filsuf
Rp. 250. 000.000,Kompensasi Panitia
1. Memperoleh Stand Pameran VIP
2. Pemasangan logo Produk Pada :
Baliho
Banner
Umbul - Umbul
Brosur
Gerbang pameran
Publikasi media
Backdrop
Photobooth
3. Announcer oleh MC

Master
Rp. 175.000.000,1. Memperoleh Stand Pameran kelas 1A
2. Pemasangan logo Produk Pada :
Baliho
Umbul - Umbul
Brosur
Gerbang pameran
Publikasi media
Backdrop
3. Announcer oleh MC

PakeUndergraduate
Rp. 70.000.000

1. Memperoleh Stand Pameran Kelas 1A Pemasangan logo

Produk Pada :
Banner
Umbul - Umbul
Brosur
Backdrop
Photobooth

Penutupan
Penyelenggaraan Campus Fair 2016 di Kampus Politeknik ini akan menjadi
daya tarik tersendiri
terhadap publik potensial dalam rangka
meningkatkan citra positif dan jumlah mahasiswa tahun ajaran 2015/2016
di Politeknik Negeri Cilacap/
akan membuat maraknya promosi Perguruan Tinggi diCilacap dalam
rangka meningkatkan kesadaran melanjutkan pendidikan ke jenjang yang
lebih tinggi.
Demikian proposal ini dibuat, semoga dapat memenuhi harapan kita
semua. Dukungan dari berbagai pihak sangatlah dibutuhkan untuk
berlangsungnya Kegiatan
Campus Fair 2016.
Atas perhatian dan
dukungan yang diberkan kami ucapkan terimakasih.