Sistem Informasi

Akuntansi
Siklus Pembelian

Kelompok 5
Jonathan Eldwin Sutrisno /
3203014010
Yohana Olivia Nikita Limanto /
3203014126
Angelina Usboko / 3203014133
Flani Anatasia / 3203014137

Pada Agustus 2005 di Jl.Bengawan No.29 Bandung,

Papyrus Photo mulai menempati bangunan 2 lantai
dengan 6 studio termasuk studio grup berkapasitas 100
orang, studio taman, studio keluarga, studio anak dan
dilengkapi dengan desain interior berupa taman dan
kolam ikan yang kerap dijadikan area pemotretan.
Hingga saat inin Papyrus Photo membuka cabang di
Ciwalk Bandung, BIP (Bandung Indah Plaza), dan di
Surabaya.

Visi Papyrus Photo

Menjadi Perusahaan Jasa Fotografi yang
menyediakan Layanan lengkap untuk segala
kebutuhan fotografi yang dikenal luas oleh
Masyarakat.
Misi Papyrus Photo
Menyediakan produk dan jasa Fotografi yang
lengkap, inovatif, dan berkualitas dengan kualitas
pelayanan prima dan dapat diandalkan.

Tag Line
Serve You Better

Profil
Perusahaan

Nama Perusahaan
: Papyrus Photo
Lokasi
: Jl. Blambangan No.17, Keputran, Tegal Sari
Surabaya (Cabang)
Jenis Industri
: Jasa Fotografi
Telephone
: 031-5675442
Website
: www.papyrusphoto.com
E-mail
: info@papyrusphoto.com
Twitter
: @papyrusphoto
Facebook
: papyrus-photo bandung
Instagram
: @papyrusphoto

Karyawan
Papyrus Photo Surabaya memiliki karyawan sebanyak 21 orang dan
Perusahaan

sebanyak 5 orang karyawan di pusat (Bandung) terkait dengan siklus

pembelian.

Omzet per
Omzet perusahaan jika tidak ada event
Rp 336.000.000 per
Tahun

tahun.
Omzet perusahaan jika ada event Rp 10.000.000 per hari ( maks
2 hari)
Omzet perusahaan dari tahun ke tahun selalu meningkat.

Jasa Layanan

Retail dan Laboratorium Cetak Foto

Jasa Fotografi

Struktur Organisasi

Prosedur Pembelian
Menghitung
Persediaan

Permintaan Pembelian

Pencatatan Utang

Otorisasi

Rekonsiliasi

Pemesanan

Penerimaan
Barang & Invoice

Prosedur Pembayaran

Cek Jatuh Tempo

Transfer

Pencatatan Kas Keluar

Rekonsiliasi

Fungsi-Fungsi
Departemen/Bagi
an Terkait

Direktur
Prosedur Pembelian :
o Menerima permintaan pembelian barang (kertas, tinta
dan album) dari bagian administrasi (pusat) berupa email
o Mengotorisasi permintaan pembelian barang
o Menyerahkan kembali permintaan pembelian barang
yang telah diotorisasi ke bagian administrasi (pusat)

Prosedur Pengeluaran Kas :

o Menerima bukti transfer melalui bank dari bagian
keuangan
o Merekonsiliasi bukti transfer yang diterima dengan e-mail
terdahulu yang telah diotorisasi
o Mengarsip bukti transfer melalui bank berdasarkan
tanggal transfer

Inventory
Prosedur Pembelian :
o Memeriksa jumlah persediaan barang
o Mengajukan pembelian barang melalui e-mail ke bagian
administrasi (pusat) ketika persediaan telah mencapai
jumlah minimum
o Menerima e-mail pengajuan pembelian barang yang
telah diotorisasi oleh direktur dari bagian administrasi
(pusat)
o Melakukan pemesanan kepada pemasok mengenai
barang yang dibutuhkan melalui telepon
o Menerima barang dari pemasok
o Menerima invoice rangkap 1 dari pemasok
o Melakukan penjurnalan pada buku persediaan

Prosedur Pengeluaran Kas :

o Mengirimkan foto invoice melalui e-mail kepada bagian
keuangan (pusat)
o

Administrasi
Prosedur Pembelian :
o Menerima email permintaan pembelian barang dari bagian
inventory
o Meminta otorisasi direktur atas permintaan pembelian
barang yang diajukan oleh bagian inventory
o Menerima permintaan pembelian barang yang telah
diotorisasi dari direktur
o Mengirimkan e-mail akan permintaan pembelian barang
yang telah diotorisasi ke bagian inventory dan bagian
keuangan (pusat)

Keuangan
Prosedur Pembelian :
o Menerima e-mail akan permintaan pembelian barang yang telah
diotorisasi dari bagian administrasi
o Mengecek kesesuaian jumlah barang yang dipesan dengan e-mail
berisi foto invoice dari bagian inventory
o Mencatat utang usaha berdasarkan foto invoice dari bagian
inventory
Prosedur Pengeluaran Kas :
o Memeriksa tanggal jatuh tempo utang usaha
o Membayar utang usaha kepada pemasok dengan cara transfer
melalui bank
o Mencatat pengeluaran kas pada buku besar berdasarkan bukti
transfer melalui bank
o Menyerahkan bukti transfer melalui bank kepada direktur

Pemasok
Prosedur Pembelian :
o Menerima pemesanan barang dari bagian inventory perusahaan
o Mengirimkan barang dan invoice kepada bagian inventory
perusahaan
o
Prosedur Pengeluaran Kas :
o Menerima pelunasan pembayaran dari bagian keuangan
perusahaan

Dokumen yang Terkait

Email
Permintaan pembelian barang
: Bagian Inventory (terlampir)
Otorisasi permintaan pembelian barang : Bagian administrasi
Invoice
Rangkap 1
: Pemasok
Rangkap 2
: Bagian Inventory (terlampir)
Pencatatan Persediaan
: Bagian Inventory (terlampir)
Bukti transfer bank (Terlampir)
: Bagian Keuangan

Diagram
Pembelian

Level Zero Data Flow Diagram

Diagram
Pembayara
n

Level Zero Data Flow Diagram

Analisis Pengendalian
Internal

Ringkasan Aktivitas Pengendalian

Transaksi Pembelian
1. Otorisasi Transaksi
.Manajer unit peminta mengotorisasi permintaan
barang, manajer departemen pembelian menyetujui
pembelian barang
2. Pengamanan terhadap aktiva dan catatan
.Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang
diterima
.Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak
.Kuantitas barang dihitung saat barang diterima
.Kuantitas barang dihitung secara independen.
3. Pemisahan Tugas
.Bagian pembelian dan utang usaha
.Pencatatan persediaan dan bagian gudang
.Bagian Penerimaan barang dan bagian gudang

4. Dokumen dan catatan yang memadai

.Permintaan Pembelian :
Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas pemesanan
kembali
Dimintakan persetujuan untuk setiap permintaan
pembelian
.Order pembelian :
Dilakukan atas dasar permintaan pembelian
Bernomor urut tercetak
Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui
Dilakukan pengecekan terhadap harga dan termin
.Paket Voucher
Faktur dikirim langsung ke bagian utang dagang
Voucher bernomor urut cetak
Didukung oleh permintaan pembelian, order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur
asli
Diverifikasi
5. Verifikasi Independen

Ringkasan Aktivitas Pengendalian

Pengeluaran Kas
1. Otorisasi Transaksi
.Bagian utang mengotorisasi pengeluaran kas, bagian
keuangan menyetujui
2. Pengamanan terhadap aktiva
.Dibuat atas dasar paket voucher
.Bernomor urut tercetak
.Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar
.Ditandatangani oleh dua pejabat jika nilainya melewati
angka tertentu
.Diposkan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam
pembuatan check
.Check yang masih beredar dicatat
3. Pemisahan Tugas
.Bagian utang dagang dan bagian pengeluaran kas.
.Bagian pengeluaran kas dan bagian buku besar
.Bagian buku besar dan bagian utang

4. Dokumen dan catatan yang memadai

.Paket Voucher
Dilakukan pengkajian terhadap kelengkapan paket
voucher, khususnya faktur asli
Dibatalkan segera setelah check ditandatangani
.Utang Dagang
Diposting setiap hari
.Buku Besar
Jurnal transaksi pengeluaran kas dibuat setiap hari
5. Dokumen Kas Keluar
.Berdasarkan dokumen pendukung
.Bernomor urut cetak

Risiko
Pelaksanaan
dan
Pencatatan

Risiko Pelaksanaan

Risiko Pelaksanaan Papyrus

Umum

Photo

1. Menerima barang dan jasa :

Diterimanya

barang

1. Menerima barang persediaan :

yang

tidak terotorisasi

Tidak terjadi, karena setiap barang (album,

kertas, tinta dan frame) yang diminta oleh
bagian

Barang/jasa

yang

inventory

akan

diotorisasi

oleh

direktur

diharapkan untuk diterima,

Bisa terjadi, karena Papyrus Photo hanya

tidak terjadi, terlambat atau

akan menerima barang jika semua barang

tanpa sengaja terjadi dua

yang ada di pemasok telah lengkap sehingga

kali

bisa terlambat bahkan bisa tidak terjadi

karena stock di pemasok tidak ada (habis)

Jenis barang atau jasa yang

Kuantitas

atau

salah

barang langsung diperiksa jenis barang nya.

diterima salah

Tidak terjadi, karena pada saat menerima

kualitas

Bisa terjadi, karena bagian inventory salah

menghitung barang yang dibutuhkan

Tidak terjadi, karena Papyrus Photo hanya

memiliki satu pemasok tetap untuk album

Salah pemasok

dan satu pemasok tetap untuk kertas dan

tinta yang telah ditentkan oleh perusahaan

2. Melakukan pembayaran : 2. Pembayaran kas :

Pembayaran yang tidak

Tidak

terotorisasi

hanya dilakukan oleh bagian keuangan

sekaligus terjadi pada saat permintaan

tidak

dibayar,

otorisasi

pembayaran

dan
Kas

atas

karena

direktur

yang

pembelian barang

terlambat atau dibayar

Tidak

dua kali

pembayaran akan diotorisasi sekaligus

terjadi,

karena

setiap

sewaktu permintaan pembelian barang

dan apabila waktu pembayaran sudah

dekat maka pemasok akan mengabari

Jumlah

yang

dibayar

Papyrus Photo melalui telepon

salah

terjadi,

Bisa

terjadi,

dilakukan

bisa
Membayar

kepada

saja

karena

secara
terjadi

pembayaran

transfer

sehingga

kesalahan

dalam

menginput jumlah uang yang harus

pemasok yang salah

ditransfer.

Tidak terjadi, karena Papyrus Photo

Risiko Pencatatan
Umum

Risiko Pencatatan Papyrus Photo

Kejadian

kejadian dan bukti yang memadai

pernah terjadi dicatat

Kejadian tidak dicatat,
terlambat dicatat atau

terjadi akan langsung dicatat

yang

tidak

Tidak terjadi, karena pencatatan terjadi ketika ada

Tidak terjadi karena setiap kejadian (transaksi) yang

dicatat dua kali tanpa

sengaja
Dicatatnya jenis barang

Tidak terjadi karena pencatatan barang persediaan

atau jasa yang salah

dilakukan berdasarkan bukti yang memadai (invoice

Dicatatnya

kuantitas

atau harga yang salah

Dicatatnya

agen

yang diterima)
Tidak terjadi karena

pencatatan

akan

dilakukan

setelah menghitung jumlah persediaan barang yang

diterima dari pemasok
Tidak terjadi karena

setiap

agen

internal

telah

internal atau eksternal

memiliki tugasnya masing-masing di mana yang

yang salah

bertugas memesan hanya

Salah

mencatat

data

bagian inventory dan

hanya ada satu pihak eksternal (pemasok)

Tidak terjadi karena pencatatan selalu didasarkan

lainnya seperti tanggal,

pada bukti-bukti yang ada dan bersangkutan dengan

akun buku besar atau

hal yang akan dicatat

Saran
Perbaikan
Sistem

1. Dokumen
Dalam melakukan
pemesanan barang
persediaan kepada
pemasok Papyrus tidak
membuat Purchase
Order (PO) sehingga
besar kemungkinannya
terjadi kesalahan karena
bagian penerima barang
tidak memiliki bukti
barang yang dipesan.
Seharusnya Papyrus
membuat PO dalam hal
ini

Perusahaan
sebaiknya
membuat bukti
kas keluar yang
bernomor urut

Papyrus
sebaiknya
membuat Laporan
Penerimaan
Barang oleh
bagian penerima
barang.

2. Pemisahan Tugas
Sebaiknya bagian yang melakukan pencatatan
persediaan dan penerimaan barang dipisahkan agar
tidak terjadi kecurangan terhadap persediaan
perusahaan.
Bagian utang dagang, pengeluaran kas, dan bagian
buku besar sebaiknya dipisahkan agar tidak terjadi
kecurangan dalam pengeluaran kas dan pencatatannya.
3. Pemasok
Sebaiknya perusahaan memiliki pemasok lebih dari
satu. Hal ini bertujuan untuk memenuhi persediaan
perusahaan. Apabila pemasok hanya satu, ketika
pemasok mengalami masalah dalam perusahaannya
maka akan terkena dampaknya.

Diagram
Pembelian

Level Zero Data Flow Diagram

Diagram
Pembayara
n

Level Zero Data Flow Diagram