Analisa Proses Bisnis

Metodologi Proses Bisnis

Topik
Pengantar
Strategi dan Organisasi
Survei
Perancangan
Pemilihan Platform
Implementasi dan Pengujian
Deployment
Operasional dan Kontrol
Summary
Perubahan Proses Bisnis Akibat Strategi Organisasi (BPA, BPI, BPR)

Pengantar
Metodologi diperlukan agar dapat memahami setiap
fase / tahapan yang akan dilakukan, khususnya untuk
proses bisnis.
Setiap fase dapat terdiri dari beberapa subfase, yang
biasa disebut aktivitas.

Strategi dan Organisasi

Tidak terikat dengan proses bisnis operasional karena
berhubungan dengan identifikasi keseluruhan strategi
bisnis dan tujuan bisnis.
Terjadi penentuan tujuan strategis dan operasional.
Struktur organisasi terbentuk untuk mendukung
kesuksesan implementasi proses bisnis.

Survei (1)
Mulai berhubungan dengan proses bisnis dan proyek agar
menyadari keberadaan proses terkait.
Yang biasanya dilakukan :

Menentukan tujuan proyek.

Membangun tim proyek.
Mengumpulkan informasi terkait lingkungan proses bisnis.
Melakukan studi empiris berdasarkan teknik wawancara.
Menganalisis dokumen yang tersedia.
Membangun suatu pemahaman umum terkait syarat dan kondisi.

Survei (2)
Selain melakukan survei pada aktivitas bisnis, juga turut
dilakukan survei pada aktivitas teknis dari proses bisnis.
biasanya berimplikasi pada realisasi proses bisnis.
Sering disebut sebagai fase permulaan / persiapan siklus
perencanaan dan analisis.

Perancangan (1)
Informasi yang terkumpul dianalisis, dikonsolidasikan,
dan direpresentasikan sebagai model proses bisnis.
Model ini berguna sebagai landasan komunikasi bagi
para stakeholder untuk perbaikan proses tujuan
operasional yang diturunkan dari tujuan bisnis dapat
tercapai.

Perancangan (2)
Perbaikan proses bisnis tidak hanya berkaitan dengan
proses yang sebenarnya, tetapi juga dengan lingkungan
teknis dan organisasi yang menjalankannya.
Lingkungan teknis diperbaiki agar pendekatan serviceoriented dapat digunakan dalam integrasi sistem
informasi eksternal agar lebih fleksibel.
Di level organisasi, sebuah peran baru membutuhkan
keahlian dan kompetensi untuk memberikan efektivitas
proses bisnis dan ketersediaan layanan.

Aturan Pada Fase Perancangan (1)

Tiap proses bisnis dimulai dan berakhir dengan
customer yang meminta produk dan yang menerima
produk sebagai hasil dari proses bisnis.
Tiap proses bisnis ditunjuk process owner.
Dalam setiap proses bisnis, berbagai objek diproses
secara lengkap.

Aturan Pada Fase Perancangan (2)

Batasan eksekusi digunakan untuk mengurutkan
aktivitas pada proses bisnis yang menggunakan sumber
daya organisasi secara efisien dan mencapai tujuan
organisasi di saat yang bersamaan.
Melakukan kontrak / perjanjian dengan supplier pada
proses bisnis.

Pemilihan Platform (1)

Menggunakan model proses bisnis beserta informasi
teknis dan lingkungan organisasi dari proses bisnis
untuk memilih platform teknologi yang akan dijalankan
oleh proses bisnis.
Platform skala luas/besar sesuai dengan implementasi
proses bisnis, termasuk platform terotomasi, seperti :
Enterprise application integration middleware
Service-oriented architecture realizing system workflow
Workflow management system to support human interaction
workflows.

Pemilihan Platform (2)

Platform untuk implementasi non-teknis juga harus
feasible karena memasukkan proses bisnis ke dalam
kebijakan bisnis dan prosedur bisnis.

Kriteria Pemilihan Platform

Integrasi
Interaksi
Perancangan proses
Simulasi dan pengujian
Run time
Umum

Implementasi dan Pengujian (1)

Dibutuhkan untuk memperbaiki model proses bisnis
dengan informasi terkait.
Implementasi melibatkan pengembangan prototype,
dan memungkinkan adanya feedback oleh staf di dalam
perancangan aplikasi.
Mencakup fase konfigurasi pada siklus proses bisnis.

Implementasi dan Pengujian (2)

Karena tergantung pada teknologi yang digunakan,
maka perlu dibuatkan :
Definisi tipe data concrete
Alur kontrol antara aktivitas dan pelaksanaan teknisnya
(dengan mengintegrasikan sistem aplikasi yang ada)

Pengujian yang cermat dibutuhkan untuk memastikan

efektivitas solusi teknis untuk proses bisnis.
Perlu mempelajari aspek non-fungsional : kinerja dan
robustness.

Deployment (1)
Implementasi proses bisnis dibangun pada lingkungan
target.
Aspek teknis perlu diperhitungkan untuk memastikan
operasional tidak terganggu selama deployment.

Deployment (2)
Aspek operasional perlu diperhitungkan, seperti :
pelatihan staf agar memiliki pengetahuan yang cukup.
Tergantung pada lingkungan implementasi dari proses,
keahlian, pengalaman dari staf yang memiliki
pengetahuan.
Sehingga harus pelatihan staf perlu dilakukan lebih awal
atau setelah implementasi prototype yang stabil untuk
pertama kalinya.

Operasional dan Kontrol (1)

Aplikasi proses bisnis dijalankan pada lingkungan target.
Informasi berharga terkait eksekusi dikumpulkan untuk
perbaikan proses bisnis.
Berhubungan dengan fase enactment pada siklus
proses bisnis.

Summary
Keterangan sebelumnya menggambarkan
ketergantungan antar fase.
Dengan mengumpulkan segala informasi dan
pengetahuan terkait proses bisnis dan lingkungannya,
maka berbagai pertanyaan dan isu yang baru dapat
diidentifikasi.

Aktivitas Pendukung Berbagai Fase

Collect
Mengumpulkan hasil observasi proses bisnis dan lingkungan eksekusi.

Classify
Mengelompokkan informasi berdasarkan kriteria.

Validate
Memvalidasi

Refine

PERUBAHAN PROSES
BISNIS
(BPA, BPI, BPR)

Pengantar Perubahan Proses Bisnis

Dapat dilakukan dalam di dalam suatu unit organisasi.
Dilakukan sebelum menentukan sistem informasi/aplikasi
atau fitur-fitur apa saja yang akan dikembangkan, diupgrade, dan dihapuskan.
Tujuan perubahan :
membangun sebuah visi dan misi TIK secara menyeluruh
tentang proses bisnis yang ada pada suatu unit
bisnis/organisasi.
perbaikan proses bisnis.

Tahapan Perbaikan Proses Bisnis

1. Pemahaman tentang as-is system
2. Pengidentifikasian pengembangan
3. Pengembangan requirements untuk menjadi to-be
system

1. Pemahaman Tentang As-Is

System
Mempelajari dan memahami :
keadaan sekarang (existing) pada suatu lingkungan internal
dan eksternal suatu organisasi.
proses bisnis yang ada unit organisasi client untuk
kepentingan proyek.
fitur-fitur yang ada pada sistem informasi / aplikasi / modul
yang masih digunakan hingga saat ini

Pengidentifikasian Pengembangan
(1)
Perkembangan tren teknologi, sosial, ekonomi, politik,
dll yang sedang berkembang.
Peraturan legal yang dikeluarkan oleh pemerintah
(untuk kepatuhan / compliance).
Studi literatur tentang perbaikan dan pengembangan
proses sesuai jenis usaha yang dijalankan oleh
organisasi.

Pengidentifikasian
Pengembangan(2)
Permasalahan yang ada terkait unit organisasi dan
proses bisnisnya.
Permasalahan dan requirement yang ada terkait
kebutuhan client untuk kepentingan proyek.

Pengembangan Requirement Untuk

Menjadi To-Be System
Membuat suatu terobosan dan menciptakan ide-ide
kreatif untuk pengembangan proses bisnis.
Menggabungkan tren, peraturan legal, dan hasil studi
literatur ke dalam ide-ide pengembangan tersebut.
Eksekusi pengembangan proses bisnis, fitur, dan
struktur organisasi.

Teknik Analisis Requirement

Business Process Automation (BPA)
Business Process Improvement (BPI)
Business Process Reengineering (BPR)

BPA (1)
Meningkatkan efisiensi proses bisnis.
Perubahan/dampak yang kecil dan tidak signifikan
Kegiatan operasional yang ada tidak banyak berubah
masih menggunakan teknologi komputer yang ada.

BPA (2)
Butuh banyak waktu untuk memahami as-is system
sebelum melakukan pengembangan menuju to-be
system.
Tool Analisis
Problem analysis
Root cause analysis.

Problem Analysis
Menanyakan kepada user dan manager tentang
masalah yang ada.
Menanyakan tentang
perubahan/harapan/keinginan/solusi dari user dan
manager untuk mengatasi masalah tersebut.
Biasanya user dan manager tersebut sudah paham tentang
pemecahan masalah tersebut dan memiliki ide-ide yang
brilian

Root Cause Analysis

Memetakan permasalahan yang ada pada problem
analysis menuju suatu solusi.
Harus memahami ciri khas / karakteristik dari suatu
masalah yang dihadapi, sehingga terjadi kesalahan atau
ketidakakuratan dalam pemilihan solusi.
Contoh : Bohlam Lampu rusak

Contoh Root Cause Analysis

BPI (1)
Meningkatkan efisiensi (doing things right) dan
meningkatkan efektivitas (doing the right things).
Dampak/perubahan sedang (moderate) dan cukup
signifikan
Mengubah operasional organisasi di dalam
memanfaatkan kesempatan/tren teknologi yang ada,
atau meng-copy apa yang dilakukan oleh kompetitor.

BPI (2)
Butuh waktu lebih sedikit pada pemahaman as-is
system dari pada BPA.
Terfokus pada pengembangan proses bisnis berdasarkan as-is
system untuk menghasilkan to-be system.

Tool yang biasa digunakan :

Duration analysis
Activity-based costing
Informal benchmarking

Duration Analysis
Melakukan pengecekan estimasi waktu yang dibutuhkan
oleh setiap proses / subproses dalam as-is system.
Menganalisis waktu total yang dibutuhkan dan waktu
rata-rata untuk berbagai jenis input pada suatu proses /
subproses.
Terdapat beberapa prose yang berjalan secara serial
dan paralel.

Contoh Duration Analysis

Proses Pegadaian Rumah
Butuh Waktu 13 hari
Hasil analisa hanya butuh 8 jam
Problem : ?
Solusi : ?

Activity-Based Costing
Menganalisis cost yang dibutuhkan untuk setiap
proses / subproses.
Hasil analisis dapat digunakan untuk menentukan
proses mana yang membutuhkan cost paling banyak.
Biaya langsung (biaya SDM, material, dll),
Biaya tidak langsung (biaya penyewaan, depresiasi, dll).

Informal Benchmarking (1)

Mempelajari bagaimana organisasi lain menjalankan
suatu proses bisnis.
Membantu organisasi dalam mengidentifikasi ide-ide
yang belum pernah terpikirkan sebelumnya.
Memberikan value added tertentu.
Berhubungan dengan proses bisnis customer-facing
(proses yang memungkinkan interaksi dengan
customer).

Informal Benchmarking (2)

Contoh : Mengunjungi website kompetitor dan berpurapura menjadi seorang customer agar mengetahui fitur
dan proses bisnis apa yang ada di dalamnya.

BPR (1)
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis.
Perubahan/dampak besar (large) dan sangat signifikan
terhadap proses bisnis yang ada.
Mengubah sebagian besar operasional organisasi, untuk
memanfaatkan kesempatan, ise-ide, dan tren teknologi
secara maksimal.
Menghabiskan waktu pemahaman as-is analysis yang
lebih sedikit dibandingkan dengan BPI.

BPR (2)
Terfokus pada pengembangan ide-ide, solusi, dan
proses bisnis yang baru.
Tool yang digunakan :
Outcome analysis
Technology analysis
Activity elimination

Outcome Analysis
Menghasilkan outcome yang mampu memberikan nilai
pada customer.
Analisis ini dapat mengajak manager dan project
sponsor untuk lebih waspada terhadap produk dan
layanan yang diberikan oleh perusahaan.
Contoh outcome :
Seorang customer menginginkan pembayaran klaim asuransi
secepatnya (outcome berupa perbaikan / penggantian
kerugian).

Technology Analysis
Dimulai dengan membuat list teknologi yang penting
dan menarik saat ini.
Kemudian pemahami tentang bagaimana teknologi
tersebut diaplikasikan dengan proses bisnis.
Lakukan identifikasi keuntungan dari sisi bisnis.
Contoh :
Lion Air
Saturn

Activity Elimination
Mengidentifikasi aktivitas apa saja yang perlu
dihapuskan dari suatu proses bisnis/subproses.
Mencari solusi tentang bagaimana melakukan proses
bisnis yang ada tanpa aktivitas tersebut.
Mengidentifikasi efek/dampak akibat dihilangkannya
aktivitas tersebut.
Contoh :
Pegadaian Rumah

Kriteria Pemilihan Teknik Perbaikan

Proses Bisnis
Potential business value
merupakan nilai bisnis yang potensial dan sangat berguna di waktu
yang akan datang (prospek positif).

Project cost
merupakan total biaya yang dikeluarkan dalam suatu proyek.

Breadth of analysis
merupakan perluasan kegiatan analisis, baik berupa teknik analisis
yang dapat digunakan, maupun objek yang dianalisis.

Risk
merupakan resiko yang (akan) dihadapi, baik secara finansial, bisnis,
operasional, maupun teknis.

Potential Business Value

Merupakan manfaat yang akan datang dalam waktu
yang cukup lama.
Mampu menciptakan beberapa proses bisnis dan cara /
standar berbisnis yang baru.
Butuh kejelian dari analis bisnis tentang peluang yang
ada.

Project Cost
Biaya yang dikeluarkan dalam suatu proyek :

Biaya operasional
Biaya non-operasional
Biaya tak terduga
dll

Perubahan biaya proyek umumnya disebabkan oleh

perubahan ruang lingkup proyek.

Breadth of Analysis
Analisis proses bisnis dapat diperluas dengan cara :
Memperluas/memperbanyak teknik analisis
Memperbanyak atau memperdalam objek yang dianalisis

Perlu diperhatian juga waktu yang tersita akibat

perluasan analisis.

Risk
Resiko yang dihadapi, baik secara finansial, bisnis,
operasional, maupun teknis akan berdampak pada
proses bisnis.
Resiko biasanya bisa diukur secara finansial.
Sehingga akan ada penambahan aktivitas pencegahan
atau mitigasi resiko di dalam proses bisnis terkait.

BPA
LowModerate

Potential
business
value
Project Cost Low
Breadth of
Analysis
Risk

Narrow
LowModerate

BPI
Moderate

BPR
High

LowModerate
NarrowModerate
LowModerate

High
Very broad
Very-High

Karakteristik Teknik Potential Value

Untuk BPA :
BPA memiliki potensi untuk pengembangan bisnis, tetapi sebagian besar
kelebihan dari BPA bersifat taktis dan efeknya kecil (low / small).
BPA tidak mengubah proses bisnis, sehingga hanya meningkatkan
efisiensi.

Untuk BPI :
BPI selalu memberikan keuntungan potensial yang cukup besar (moderate)
tergantung pada ruang lingkup proyek.
BPI dapat mengubah proses bisnis, sehingga menjadi lebih efektif.

Untuk BPR :
BPR menciptakan keuntungan potensial yang besar karena mampu
mengubah karakteristik bisnis secara radikal.

Karakteristik Teknik Project Cost

Untuk BPA :
Membutuhkan biaya yang sedikit karena hampir tidak
menyebabkan perubahan.

Untuk BPI :
Membutuhkan biaya yang cukup besar tergantung dari ruang
lingkup proyek.

Untuk BPR :
Selalu membutuhkan biaya yang mahal untuk kompensasi
waktu kerja senior manager dan biaya perancangan kembali
(redesign) beberapa proses bisnis.

Karakteristik Teknik Breadth of

Analysis
Untuk BPA :
Hanya mencakup analisis dari sebuah proses bisnis.

Untuk BPI :
Mencakup analisis dari beberapa proses bisnis.

Untuk BPR :
Mencakup analisis dari beberapa proses bisnis utama, bersifat
lintas organisasi (across multiple organizations).

Karakteristik Teknik Risk

Untuk BPA dan BPI :
Memiliki tingkat resiko low hingga moderate karena to-be
system telah didefinisikan dan dipahami dengan baik, serta
dampak yang akan terjadi dapat diantisipasi sebelumnya.

Untuk BPR :
Sangat beresiko dan membutuhkan dukungan dari seluruh
organisasi, termasuk pemimpin organisasi.
Berdasarkan pengamalan dari pencipta BPR (Mike Hammer),
rasio kegagalan akibat BPR = 70%.

 To Be Continued