BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

K1: JADUAL KERJA

DEFINISI JADUAL KERJA
Work schedule atau jadual kerja adalah perancangan kerja berdasarkan jenis kerja-kerja
mengikut masa yang telah ditetapkan.
Perancangan kerja adalah sangat penting bagi setiap unit atau jabatan di mana-mana
syarikat seperti di bank.
Perancangan kerja disediakan oleh ketua-ketua bagi setiap unit/jabatan dan akan disemak
oleh pengurus (pengurus cawangan) sebelum sesuatu kerja itu dijalankan. Daripada jadual
kerja ini, pengurus akan mengawalselia kerja-kerja tersebut untuk mmastikan sama ada ia
dijalankan mengikut perancangan (as planned) atau tidak (infront/behind schedule).
LANGKAH PENYEDIAAN JADUAL KERJA
Langkah 1: Tentukan Aktiviti Jadual

Tentukan skop kerja yang terlibat

susunkan mengikut struktur pecahan
tetapkan apa aktiviti yang diperlukan

Langkah 2: Turutan/Jujukan Aktiviti

jujukan aktiviti dengan menyusunkan mereka mengikut turutan ia patut berlaku.

jika terdapat dua atau lebih aktiviti yang boleh dilakukan serentak, maka aktiviti
tersebut boleh berlangsung serentak dan dihubungkan mengikut kesesuaian
(teknikal @ sumber)

Langkah 3: Anggarkan Sumber Yang Diperlukan Untuk Aktiviti

anggarkan sumber yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti.

Ianya merangkumi keperluan sumber manusia, jentera, peralatan, dan bahan.
Keperluan sumber perlu dirancang terlebih dahulu sebelum membuat anggaran
tempoh aktiviti.

Langkah 4: Anggarkan Tempoh Untuk Setiap Aktiviti

Langkah ini melibatkan pengiraan berapa tempoh yang diperlukan untuk menyiapkan
setiap aktiviti. Anggaran ini boleh ditentukan melalui kaedah berikut:
Expert Judgement: Bincang dengan seseorang yang biasa atau berpengalaman
mengenai apa yang diperlukan untuk menyiapkan aktiviti tertentu.
Analogous Estimate: Pendekatan atas ke bawah; anggaran dibuat dengan melihat
projek yang serupa dalam organisasi anda.
Parametric Estimate: Tempoh dianggarkan dengan menggunakan rumus, tempoh =
kuantiti / kadar produktiviti.
Three Point Estimation: Juga dirujuk sebagai analisis PERT (Teknik Perancangan
Penilaian dan Kajian Semula). Pada dasarnya ia mengambil purata berwajaran
anggaran pesimis, yang dijangka, dan optimistik bagi tempoh aktiviti. Anggaran ini
adalah dalam bentuk (pesimis + 4x (Jangkaan) + Optimistik) / 6.

Langkah 5: Pembangunan Jadual

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Langkah ini adalah proses di mana jujukan aktiviti, sumber yang diperlukan, dan
tempoh setiap aktiviti digunakan untuk mengoptimumkan jadual keseluruhan projek.
Kaedah atau alat yang digunakan dalam proses ini termasuk kaedah laluan kritikal
(CPM), mampatan jadual, analisis senario, pengarasan sumber, dan kaedah rantaian
kritikal.
Setelah jadual dibangunkan dan diluluskan oleh Pegawai Penguasa, ia akan
disimpan sebagai baseline untuk dijadikan asas pemantauan dan kawalan.
Ia juga digunakan untuk analisa lanjutan masa jika berlaku perubahan dalam
pelaksanaan projek.

Langkah 6: Anggarkan Kos dan Sediakan Bajet

Langkah ini melibatkan pengiraan kos yang diperlukan untuk melaksana setiap
aktiviti projek seperti yang tersenarai dalam jadual projek.
Kos yang terlibat adalah kos untuk peruntukan sumber yang diperlukan.
Bajet untuk melaksana aktiviti projek disedia berdasarkan anggaran kos sumber. Ia
juga dikenali sebagai unjuran aliran tunai projek

LANGKAH MENGEMASKINI STATUS PROJEK

Langkah 1: Tetapkan jadual

Jadikan ianya mudah untuk ahli pasukan projek anda mengingati bila mereka perlu
menyediakan laporan status projek untuk anda dengan berpandukan jadual yang
ditetapkan
Tidak kira bila atau hari apa yang ditetapkan asalkan ianya adalah tetap.
Ini akan menjadikannya sebagai rutin bagi ahli pasukan. Mereka boleh
mengemaskini status dengan lebih awal kerana mereka tahu bila ia akan diperlukan.

Langkah 2: Gunakan maklumat masa sebenar

Ahli pasukan akan mengambil masa yang lebih lama untuk mengemaskini status
projek jika mereka tidak mempunyai akses kepada maklumat masa sebenar. Oleh
itu, pastikan mereka boleh mendapatkan data masa sebenar untuk pengemaskinian!
Penggunaan perisian pengurusan projek berasaskan web yang dapat merakam
maklumat masa sebenar membolehkan ahli pasukan mendapatkan maklumat yang
diperlukan di hujung jari mereka.
Mereka boleh menyediakan laporan status projek dengan lebih cepat supaya anda
juga akan memperolehinya dengan lebih cepat.

Langkah 3: Sediakan templat

Jika anda mahu ahli pasukan anda memaklumkan maklumat tertentu dan/atau dalam
format tertentu, adalah mudah bagi mereka untuk berbuat demikian dengan
memberikan mereka templat untuk digunakan. Setiap minggu mereka hanya perlu
memadamkan kemaskini terakhir daripada templat dan mengemaskinikannya
dengan kemajuan terkini.
Anda akan sentiasa mendapat maklumat yang anda mahu dan mereka tidak perlu
teruk memikirkan apa yang perlu dilaporkan. Ia juga membuat anda tidak perlu
mengejar apabila mereka terlupa untuk memasukkan sesuatu yang penting dalam
laporan, kerana mereka akan diingatkan oleh keperluan yang dinyatakan dalam
templat.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Langkah 4: Beri peringatan

Gunakan pengurusan tugas dan kemudahan peringatan e-mel dalam perisian

pengurusan projek anda untuk mengarahkan ahli pasukan projek mengemaskini
kemajuan projek pada masa ditetapkan.
Jika anda boleh mengautomasikan penghantaran e-mel peringatan, laksanakannya
juga. Ini baik untuk ahli pasukan yang banyak berjalan dan mungkin perlu peringatan
e-mel. Lebih banyak yang boleh diautomasikan, lebih mudah untuk anda, dan lebih
banyak peluang untuk anda mendapatkan pengemaskinian status projek daripada
pasukan projek pada masa yang ditetapkan.

Langkah 5: Kejar, kejar dan kejar

ini bukan cara terbaik untuk mendapatkan laporan status projek dengan cepat, tetapi
ia mungkin berkesan jika anda perlu menjadikannya sesuatu yang lazim bagi ahli
pasukan tertentu.
Kejar jika anda tidak mendapat laporan pada masa yang ditetapkan.
anda akan mendapat apa yang anda mahu akhirnya dan pada masa yang akan
datang diharapkan ahli pasukan yang berkenaan akan berhenti dan berfikir dua kali
sebelum membiarkan tarikh akhir menghantar kemas kini status projek mereka
terlepas.

KAWALAN PROJEK
Merujuk kepada tindakan yang anda ambil sebagai pengurus projek untuk memastikan
projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang anda ambil apabila
perubahan kepada pelan asal diperlukan.
Aspek Penting Perlu Dititikberat Dalam Kawalan Projek.
1) Kemajuan sebenar:

Apakah status aktiviti-aktiviti yang telah dijadualkan untuk minggu/bulan ini?

Macam mana dengan kemajuan aktiviti? Lebih awal, lewat atau mengikut jadual?

Adakah perlu mengambil apa-apa tindakan pembetulan/pemulihan?

2) Bajet:

Berapa banyak yang telah dibelanjakan sehingga kini?

Berapa banyak peruntukan yang tinggal?

Adakah anda mempunyai anggaran terkini untuk menyiapkan baki kerja?

3) Skop:

Adakah pasukan anda melaksana aktiviti yang di dalam skop atau di luar skop?
Adakah berlaku apa-apa perubahan yang akan memerlukan tambahan skop?

4) Kualiti:

Adakah kerja yang dihasilkan menepati spesifikasi/kontrak? Soalan ini tak patut
timbul kerana semestinya atau sepatutnya semua kerja yang dihasilkan hendaklah

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

mematuhi spesifikasi/kontrak. Jika tidak, kerja tersebut tidak sepatutnya disahkan

untuk bayaran.
Jika berlaku ketidakpatuhan, apa tindakan yang perlu diambil?

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
1.
2.
3.

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakantindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti.
Ia boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan
yang diperlukan mengikut jenis,bidang aktiviti yang dilakukan.
Checklist disusun mengikut turutan.

4. Berfungsi sebagai pelan tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti seperti

memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan
kawalan pelaksanaan projek, persediaan sebelum mengadakan mesyuarat,
persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan
perancangan kemajuan kerjaya kakitangan.
5.

Tujuan penyediaan checklist:

i.

Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam
melaksanakan aktiviti harian.

ii.

Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja.

iii.

Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama melibatkan aktiviti teknikal

dan pengekalan kualiti.

iv.

Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap
pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan mmeudahkan mengambil tindakan
awal jika ada masalah

v.

Menjadi semakan untuk perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian

sebelum diluluskan

vi.

Alat untuk mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil

vii.

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

K2: IN-HOUSE TRAINING

PEMBANGUNAN PROGRAM LATIHAN
1.

Latihan atau pembangunan sumber manusia merupakan suatu proses untuk

meningkatkan potensi pegawai melalui penguasaan ilmu pengetahuan, pembinaan
kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas secara
efektif bagi memacu pencapaian misi dan visi organisasi.
2. Latihan bermaksud suatu proses yang terancang dan sistematik untuk memberikan
peluang kepada seseorang individu bagi memperolehi ilmu, membina kemahiran dan
memperbaiki sikap yang diperlukan untuk melaksanakan tigasnya secara berkesan
dan efisien sesuai dengan matlamat organisasi.
3. Bagi memastikan aspek perancangan dan pelaksanaan latihan dilaksanakan
berasaskan kepada keperluan sebenar pegawai dan organisasi, proses Analisis
Keperluan Latihan (TNA) perlu dilakukan
4. TNA merupakan langkah asas yang perlu dilaksanakan terlebih dahulu sebelum
sesuatu perancangan mengenai latihan dibuat
5. Objektif utama TNA ini dilaksanakan adalah untuk mengumpul dan menganalisis
keperluan sebenar latihan bagi pegawai sesuai dengan tugas dan tanggungjawab
jawatan yang disandang. Aspek ini penting kerana pelaksanaan latihan merupakan
suatu pelaburan jangka panjang dan oleh itu ianya hendaklah menjadi suatu program
yang cost effective.
PERANAN PENGURUS LATIHAN
1. Menentukan dasar, halatuju, strategi latihan ke arah menjayakan matlamat
organisasi.
2. Mengenalpasti keperluan latihan dan membuat perancangan latihan tahunan secara
strategik.
3. Menyediakan rancangan kerja, program, keperluan sumber dan belanjawan latihan.
4. Melaksana dan memantau pelan pelaksanaan program latihan, sumber secara
efektif dan efisien.
5. Menggalakkan budaya pembelajaran dan latihan dalam organisasi
6. Menilai keberkesanan dan sumbangan latihan serta melaporkannya kepada pihak
pengurusan atasan.
7. Mengatasi masalah dan isu-isu yang berkaitan latihan ke arah meningkatkan
kejayaan dan keberkesanan latihan dalam organisasi.
ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN (TNA)
DEFINISI

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Proses yang sistematik bagi mengenalpasti latihan yang diperlukan dan kumpulan
sasaran yang memerlukan latihan sama ada di peringkat organisasi, pekerjaan ataupun
individu.
Merupakan satu proses mengenalpasti kakitangan yang memerlukan latihan serta bidang
latihan yang diperlukan.
Keperluan ialah jurang atau perbezaan antara apa yang sebenarnya ada (prestasi kerja
masa kini) dengan apa yang sepatutnya ada.

1. Perancangan program latihan merupakan proses merangka, menjadual dan mengatur

aktiviti-aktiviti dan program-program yang telah ditetapkan mengikut kesesuaian.
2. Pelaksanaan Program Latihan merujuk kepada proses penyampaian aktiviti-aktiviti dan
program-program yang telah dijadualkan dalam berbagai kaedah.
3. Penilaian Program Latihan merujuk kepada proses menilai keberkesanan aktiviti-aktiviti
dan program-program ke atas individu, prestasi kerja dan organisasi.
KEPENTINGAN TNA
Laporan TNA membolehkan:
a) program latihan yang tepat dengan kehendak pelatih disediakan
b) calon-calon pelatih yang memerlukan latihan dikenalpasti secara khusus
c) kesilapan memilih dan menghantar peserta yang menyertai latihan dapat dikurangkan.

TUJUAN LATIHAN
1. Untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja dalam bidang-bidang yang
tertentu.
2. Untuk menyesuaikan pekerja dengan sistem baru, prosedur dan cara kerja akibat
daripada kemajuan teknologi yang menyebabkan perubahan.
3. Menolong pekerja lama dan pekerja baru menyesuaikan diri dengan kehendak
sesuatu kerja baru dalam organisasi.
4. Terdapat pekerja baru
Kesan latihan kepada pekerja
1. Memperbaiki kelemahan pekerja Contoh: Jika sebelum ini pekerja tersebut tidak
boleh berkomunikasi dengan baik, selepas latihan mereka akan menjadi lebih baik.
2. Pekerja akan lebih produktif - pekerja yang produktif akan membantu sesebuah
organisasi mencapai matlamatnya
3. Pekerja akan kekal dan gembira di organisasi dengan latihan yang mencukupi
pekerja akan lebih berkemahiran dan selesa dengan kerja yang dilakukan. Mereka
akan kekal di organisasi tersebut dan menyumbang kepada kejayaan syarikat.
4. Pekerja akan lebih berilmu dan mahir pekerja yang tahu dan mempunyai ilmu akan
lebih gembira dengan kerja yang dibuatnya.
5. Pekerja akan mendapat peluang yang lebih baik untuk mencapai tahap yang lebih
tinggi dalam jabatan atau syarikat - Mereka akan lebih mudah mendapat kenaikan
pangkat , gaji dan sebagainya.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

K3: MOTIVATIONAL ACTIVITIES

KONSEP MOTIVASI
Motivasi ialah suatu keadaan dalam diri manusia seperti keperluan, kehendak, atau
kemahuan yang menggerakkan tingkah laku dan mendorong seseorang untuk
melaksanakan sesuatu. Ianya menentukan bagaimana giatnya seseorang melibatkan
diiri dalam sebarang bidang seperti nyanyian, pembelajaran, permainan dan
sebagainya.
Motivasi adalah rangsangan yang disebabkan oleh dua faktor iaitu motif dan insentif.
Motif didefinisikan sebagai sebab atau kehendak yang membangkitkan seseorang
untuk bertindak. Sebaliknya insentif pula, merupakan faktor penggerak dalaman yang
menggerakkan individu itu bertindak untuk mencapai ganjaran tertentu. Motif adalah
lebih penting daripada insentif untuk meransang murid-murid dalam proses
pembelajaran. Motif yang berasal dari dalam diri individu itu akan mendorongnya ke
arah pembelajaran yang lebih efektif
JENIS-JENIS MOTIVASI
1. Terdapat dua jenis motivasi iaitu motivasi ekstrinsik dan motivasi Intrinsik.
a) Motivasi ekstrinsik diasaskan oleh ahli-ahli behavouris dan melibatkan insentif
luaran seperti memberi ganjaran dan denda. Contohnya, seorang pekerja bekerja
bertungkus lumus kerana minat dan keperluan kerjanya dan tidak mahu
dikenakan tindakan oleh majikannya.
b) Motivasi intrinsik yang diasaskan oleh mazhab kognitif, menekankan faktor-faktor
seperti azam diri, rasa ingin tahu, cabaran, dan usaha. Ia berdasarkan andaian
bahawa persepsi dan pemikiran kita tentang aktiviti atau peristiwa atau sumbersumber intrinsik, mempengaruhi cara kita memberi respons. Fikiran Bolehkah
saya berjaya atau Apa yang akan berlaku jika saya gagal? mungkin akan
mendesak kita untuk bekerja keras. Contohnya, pekerja bertungkus lumus di
tempat kerjanya kerana dia rasa bahawa dia berkebolehan berbuat demikian. Di
sini, jelas bahawa pekerja tersebut bekerja keras kerana kepercayaan atau
pandangan akan kecekapannya sendiri dan bukan kerana sebarang ganjaran.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MOTIVASI
1. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi motivasi iaitu:
i. Kepercayaan seseorang tentang kebolehan untuk melakukan sesuatu atau berjaya
ii. Minat seseorang untuk melakukan sesuatu

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

iii. Rasa ingin seseorang untuk mencari yang lebih tentang sesuatu
iv. Keperluan untuk memperoleh maklumat atau menyelesaikan masalah
v. Keinginan untuk memahami sesuatu.
CARA MENINGKATKAN MOTIVASI PEKERJA
1. Mengalakkan pekerja bekerja dalam satu kumpulan dan saling bekerjasama untuk
meningkatkan prestasi dan kemajuan kendiri.
2. Memberikan insentif atau ganjaran kepada pekerja yang menunjukkan prestasi kerja
cemerlang.
3. Majikan menetapkan matlamat yang perlu dicapai oleh setiap pekerja. Penetapan
matlamat ini akan memotivasikan pekerja untuk terus berusaha bagi mencapai matlamat.
4. Memastikan sistem dan prosedur kerja berkesan dan senang difahami. Contoh: Semua
pekerja termasuk pekerja baru perlu diberitahu sejelas-jelasnya mengenai tugas-tugas
yang harus dibuat dan prosedur untuk melakukannya.
5. Memastikan keberkesanan saluran komunikasi (perhubungan). Setiap pengurus dan
penyelia perlu dilati menggunakan cara efektif dalam perhubungan dengan pekerja
bawahan agar dapat membantu mewujudkan suasana harmoni di dalam pekerjaan
6. Pastikan gaya dan cara kepimpinan di dalam organisasi dan budaya korporat dapat
membantu meningkatkan motivasi pekerja.
7. Tangani masalah peribadi pekerja mengikut cara yang telah diterima sebagai efektif.

Masalah perkeja yang sering berlaku:

- Lewat datang kerja
- Tidak hadir ke tempat kerja tanpa alasan
- Tidak bekerjasama dengan rakan sekerja
- Tidak mematuhi arahan penyelia
- Tidak cekap
Kaedah mengenalpasti pekerja yang bermasalah
1. Pemerhatian penyelia penyelia perlu memerhatikan pekerja di bawah seliaannya
untuk mengenalpasti masalah mereka. Pemerhatian boleh dibuat semasa waktu
bekerja.
2. Laporan penyelia penyelia perlu membuat laporan tentang prestasi pekerja di
bawah seliaannya. Melalui laporan ini, penyelia dapat mengenalpasti pekerja yang
bermasalah, tidak mahir dan tidak mempunyai ilmu dalam bidang pekerjaannya.
3. Aduan dari rakan sekerja aduan seperti selalu datang lewat, tidak menghabiskan
kerja yang diberikan, tidak memberikan kerjasama dan sebagainya.
Cara mengatasi masalah
1. Majikan tidak boleh mengabaikan masalah perlu campurtangan jika masalah besar
dan melibatkan prestasi syarikat. Majikan boleh mengambil langkah pertama dengan
memberikan memo atau memberikan nasihat secara one on one.
2. Memberikan motivasi / melaksanakan program motivasi program motivasi yang
berkesan perlu dilaksanakan untuk memastikan pekerja bekerja dengan penuh
semangat dan selesa.
3. Memberikan kaunseling Jabatan sumber manusia boleh menganjurkan coaching
dan latihan atau sessi kaunseling untuk pekerja yang tidak bermotivasi dan
bermasalah.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

K4: HANDLE WORKPLACE GRIEVANCES

MAKSUD ADUAN
Ketidakpuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan atau maklum balas untuk
penambahbaikan dalam konteks pengurusan.
JENIS-JENIS ADUAN/RUNGUTAN
1. Aduan terhadap majikan
Penyalahgunaan kuasa majikan/penyelia
Diskriminasi kaum, etnik, agama, jantina
Gaji tidak setimpal dengan pekerjaan yang dilakukan.
Pembayaran gaji tidak mengikut masa atau jadual yang ditetapkan.
Majikan tidak membuat pembayaran caruman KSWP.
2.

Aduan terhadap rakan sekerja

Diskriminasi kaum, etnik, agama dan jantina.
Gangguan seksual, berkelakuan mengancam atau bertindak kasar.
Gangguan bermakna sebarang kelakuan secara lisan, bertulis atau fizikal yang
diketahui atau sepatutnya diketahui sebagai tidak diingini, tidak wajar atau dalam
keadaan lain berkasar dengan seseorang, dan kelakuan tersebut merendahkan
martabat, menghina, mengancam atau menjatuhkan maruahnya.

3.

Aduan tempat kerja

Keadaan tempat kerja yang tidak selamat, amalan keselamatan diabaikan oleh
majikan.
Ketiadaan kemudahan di tempat kerja seperti surau, tandas, kefeteria dll.

4.

Gaji @ Manfaat
Majikan tidak memberi gaji pekerja berdasarkan kepada gaji permulaan, kenaikan
gaji secara automatik, bonus dan sebagainya.
Tidak diberi cuti tahunan.

5.

Hak Pekerja
Peraturan yang tidak munasabah.
Hukuman atau denda yang dikenakan kepada pekerja tidak adil.
Hak berkaitan cuti atau cuti sakit.
Tiada kontrak perkhidmatan

6.

Beban kerja @ Tugasan

Pekerja diberi beban kerja atau tugasan yang tidak setimpal dengan bayaran gaji
yang diberikan.
Pekerja diminta kerja lebih masa tetapi tidak dibayar gaji lebih masa.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

PROSEDUR
MAJIKAN

PENYELESAIAN

MASALAH

BAGI

ADUAN

Tindakan majikan untuk menangani aduan pekerja:

1.

ADUAN PELANGGAN

Kad-kad Kredit/Debit/Caj
Cek

PEKERJA

TERHADAP

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Pinjaman/Pembiayaan Islam

Sewa Beli

Mesin Teler Automatik (ATM) pengeluaran wang tanpa bayaran/kurang

pembayaran /pengeluaran wang tanpa izin

Perbankan Internet

Deposit tunai melalui Mesin Pendeposit Tunai (CDM)/Melalui kaunter

Akaun Simpanan Tetap/Akaun Semasa/Akaun Simpanan/Akaun Perbankan Islam

Kiriman Wang

Saham/Unit Amanah

Pelaburan Berstruktur/Produk Berkaitan Pelaburan/Bankasurans/Produk Pelaburan

Islam

Kes-kes penipuan melibatkan kad kredit, kad ATM, kad caj, kad debit dan cek yang
tidak melebihi RM25,000.00

K5: PREPARE APPRAISAL RECOMMENDATION

MAKSUD PENILAIAN PRESTASI
Suatu bentuk teknik pentadbiran personel yang mana ia digunakan untuk tujuan
pentadbiran dan menjadi sebahagian dari strategi pengurusan yang logiknya bertujuan
untuk mengarahkan pekerja supaya menunjukkan usaha ke arah mencapai matlamat
organisasi. Pengurusan hendaklah memberitahu pekerja-pekerjanya apa yang perlu
mereka buat, menilai pencapaian dan memberi ganjaran mengikut pencapaian.
Dalam aspek pengurusan sumber manusia, penilaian prestasi boleh membawa
maksud penilaian pencapaian pekerja ataupun penilaian hasil kerja berdasarkan
paiwaian yang telah ditetapkan.
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI PEKERJA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih baik untuk meningkatkan prestasi.

Memberi peluang kepada pekerja untuk mendapat kenaikan gaji dan bonus yang
lebih tinggi.
Membantu majikan mencari kelemahan pekerja untuk diberikan latihan.
Menggalakkan perbincangan dan komunikasi di antara pekerja dan majikan.
Meningkatkan kualiti kerja pekerja.
Menggalakkan pertumbuhan ekonomi syarikat.
Untuk meningkatkan keberkesanan dan produktiviti organisasi. Secara spesifiknya
adalah untuk memberitahu pekerja tentang kedudukan mereka dalam organisasi
Menyediakan satu asas yang boleh digunakan untuk cadangan kenaikan ataupun
pangkat. Ini adalah sangat penting bagi organisasi yang mahu mengaitkan kenaikan
gaji pekerja dengan prestasi pekerja.

KAEDAH MENILAI PRESTASI PEKERJA

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

1.

Kaedah Skala Grafik (Graphic Scaling Method)

Setiap ciri atau sifat yang hendak dinilai akan diberi suatu skala dan pekerja
yang dinilai akan dinilai berdasarkan skala ini.
Lebih mudah dinilai kerana ciri yang hendak dinilai telah dinyatakan, dimensi
prestasi dan tahap pencapaian untuk ciri tersebut telah dikenalpasti.
Contoh:
Kriteria Pencapaian

Produktiviti
Kualiti

X
X

2.
Kaedah Skala Global (Global Scaling Method)
Kriteria
pencapaian

Sangat
Memuaskan

Pencapaian
keseluruhan

Memuaskan

Tidak
Memuaskan

Sangat Tidak
Memuaskan

3.

Kaedah Karangan (Esssay Method)

Melalui kaedah ini penilai akan menulis secara ringkas mengenai prestasi
seseorang pekerja. Biasanya fokus penilai adalah terhadap tingkahlaku pekerja.
Memerlukan penilai membuat satu atau beberapa kenyataan yang menceritakan
tentang individu yang dinilai.
Biasanya kenyataan ini adalah berkaitan dengan kelemahan, kekuatan, prestasi
lalu, potensi dan cadangan untuk menambahbaikan individu yang dinilai.
Kaedah ini sangat subjektif dan tidak berstruktur, proses penilaian mengambil
masa lama. Oleh itu, kaedah ini sering digunakan bersama dengan kaedah lain
seperti kaedah perkadaran.

4.

Kaedah Pengukuran Tingkahlaku (Behaviorally Anchored Rating Scales Method)

Performance

Points

Behavior

Extremely good

Good

Above average

Average

Below average

Poor
Extremely poor

2
1

Can expect trainee to make valuable suggestions for

increased sales and to have positive relationships
with customers all over the country.
Can expect to initiate creative ideas for improved
sales.
Can expect to keep in touch with the customers
throughout the year.
Can manage, with difficulty, to deliver the goods in
time.
Can expect to unload the trucks when asked by the
supervisor.
Can expect to inform only a part of the customers.
Can expect to take extended coffee breaks and roam
around purposelessly.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Prosedur Penilaian Prestasi

1. Borang penilaian pekerja disediakan oleh ketua jabatan atau unit.
2. Borang Penilaian yang telah lengkap dikumpulkan
3. Senaraikan prestasi pekerja yang dinilai
4. Berikan markah setelah selesai dinilai
5. Masukkan data keputusan penilaian prestasi dalam sistem database
6. Cetak keputusan prestasi pekerja
7. Sediakan laporan prestasi pekerja
8. Hantar laporan penilaian prestasi kepada pihak pengurusan

KEBAIKAN PENILAIAN PRESTASI PEKERJA

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Menyediakan laluan kerjaya kepada pekerja.

Meningkatkan keupayaan membuat keputusan.
Meningkatkan prestasi kendiri setiap pekerja.
Menjadikan penilaian prestasi sebagai satu penghargaan bagi tugasan yang telah
dilaksanakan.
Motivasi untuk terus meningkatkan prestasi.
Berkomunikasi dan berbincang dengan pihak atasan dengan lebih baik.

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

K6: COORDINATE INTER-SECTIONAL ACTIVITIES

Identify sectional problems / kenalpasti masalah antara jabatan
1. Poor communication between department / Kurang komunikasi di antara
jabatan
2. Interdepartmental distrust / ketidakpercayaan antara jabatan
3. Interpersonal conflicts / konflik personal
4. Personal issues / isu peribadi
5. Personal conflicts between department managers / konflik personal di antara
6. Physical separation / pemisahan fizikal
How to handle sectional problems / bagaimana menangani masalah antara jabatan
1. Menubuhkan satu pasukan dari jabatan berbeza untuk bekerja dalam satu projek
baru yang sama
2. Menyediakan fasiliti yang boleh digunakan oleh semua pekerja dari jabatan yang
berbeza supaya mereka boleh berinteraksi dengan kerap
3. Mengadakan acara seperti makan malam, hari keluarga, sambutan hari jadi dan
sebagainya yang di laksanakan oleh pekerja dari jabatan yang berbeza.
4. Mengadakan bengkel-bengkel untuk pekerja dari jabatan yang berbeza supaya
ketidakpercayaan antara jabatan boleh dikurangkan.
Sample of circular:

Sample of Circular for Staff meeting

This is to inform all our employees that there will be a staff meeting at 9:00 am on
Monday, 27th August, 2012. Attendance to this meeting is compulsory for all our
employees. This meeting will last for 2 hours and there will be a discussion regarding the
strategies we will follow to boost sales in the coming month. Though it is mandatory for
all staff members to attend, employees working on our upcoming financial software
program are exempted from attendance, if they are working on the program. The details
of the staff meeting are provided below.
Venue: New Bay Conference Hall, Main Office, Building 101, Diamond Solitaire
Complex, San Francisco.
Time: 9:00 am to 11:00 am
Meeting to be presided by: Mr. Eric Smith (CEO, Adventure Informatics Private Limited)
Agenda of the staff meeting:
Discussion regarding sales strategies
Evaluation of current sales and marketing campaigns
Analysis of client retention strategies
Formulation of sales and publicity campaigns
Value of social media campaigns for increasing sales
Current motivational problems being faced by the sales staff

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Non-performance of the Chicago sales division with regard to the new software
products launched this month
Determination of key techniques that will enable employees to reach projected sales
targets
Please ensure that you are on time for the meeting. Attendance will be recorded by Ms.
Pauline Smith, personal assistant to the CEO. We are looking forward to a frank
discussion about how to increase sales at the staff meeting. Please make sure that you
carry your laptops with you to the meeting, so that you can enter key suggestions and
recommendations regarding the topics that are discussed.

K7: CONDUCT DEPARTMENT MEETING

DEFINISI MESYUARAT
Mesyuarat ditakrifkan sebagai perundingan sesuatu dalam mencapai keputusan dan
membolehkan urusan lain berjalan dengan lancar. Ianya dapat memudahkan segala
urusan yang telah dirancang kerana mesyuarat melibatkan lebih daripada seorang
individu dan pelbagai idea serta keputusan dapat dicapai.
Juga didefinisikan sebagai satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang
menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.
TATASUSILA SEMASA MESYUARAT
1. Tidak datang lewat
Seorang yang berjanggungjawab tidak seharusnya datang lewat sekiranya terdapat
mesyuarat yang akan diadakan ketika itu kerana ia akan memberi kesan kepada
perjalanan mesyuarat tersebut. Ini kerana setiap ahli mesyuarat mempunyai
peranan masing-masing,sekiranya seseorang ahli mesyuarat itu datang lewat
mungkin terdapat kekurangan yang akan berlaku didalam mesyuarat tersebut.Ia
juga akan menyebabkan pembaziran masa mesyuarat tersebut.
2. Elakkan gangguan semasa mesyuarat
Ketika sedang bermesyuarat, setiap ahli perlulah fokus dan tidak membuat bising
kerana ia akan mengganggu perjalanan mesyuarat tersebut.Setiap maklumat yang
diketengahkan harus diberikan perhatian.Sekiranya terdapat segelintir ahli yang
tidak memberi perhatian,sudah tentu maklumat yang diketengahkan tidak dapat
disampaikan secara keseluruhan.
3. Cuba menjadi ahli yang aktif
Setiap ahli perlulah aktif dalam menjalankan sesebuah mesyuarat kerana idea
daripada setiap ahli amat dititikberatkan bagi menjamin penghasilan pelbagai idea
dan maklumat.Setiap ahli mesyuarat juga perlulah memberikan sumbangan idea
yang berkesan,mereka perlu berfikir secara logik dan matang agar maklumat yang
diberikan bersebut benar-benar berguna untuk organisasi.
4. Fokus kepada objektif mesyuarat
Setiap mesyuarat mempunyai objektif tersendiri,oleh itu objektif tersebut harus
dicapai bagi membolehkan maklumat tersebut digunakan.Untuk mencapai objektif
tersebut,setiap ahli perlu memberikan idea yang berkesan.Setiap ahli juga terpulah

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

mencari perkara-perkara yang positif dan mengelakkan perkara yang negatif,ini

bagi memudahkan objektif tersebut dapat dicapai dengan mudah
MINIT MESYUARAT
1. Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu
perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan
rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula.
2. Minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu
mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut.
3. Minit mesyuarat perlulah mengandungi tajuk iaitu nama mesyuarat berkenaan, bilangan
mesyuarat, tarikh mesyuarat, tempat mesyuarat, senarai kehadiran, agenda mesyuarat,
catatan mesyuarat dengan tindakan serta tandatangan penyelia mesyuarat.
FORMAT MINIT MESYUARAT
1. Perutusan pengerusi.
2. Pengesahan minit mesyuarat.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Perkara yang dibincangkan.
5. Hal-hal lain.
6. Penutup (ucapan penangguhan).
PERINGKAT/TINDAKAN DALAM PENGURUSAN MESYUARAT
1. Tindakan Pra Mesyuarat
i.
Tentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat.
ii.
Buat tempahan bilik mesyuarat.
iii.
Tentukan kertas kerja berkaitan telah disediakan.
iv.
Hantar surat jemputan mesyuarat
v.
Persediaan kemudahan bilik mesyuarat
vi.
Tentukan kehadiran
vii.
Perbincangan pra mesyuarat
viii.
Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
2. Tindakan Semasa Mesyuarat (Catatan Minit Mesyuarat)
i. Senarai kehadiran
ii. Perkara penting yang dibincangkan
iii. Keputusan yang dibuat
iv. Tindakan susulan yang perlu diambil
3. Tindakan Selepas Mesyuarat
i. Penyediaan minit
ii. Format minit mesyuarat
iii. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
iv. Catatan perbincangan
v. Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat
vi. Laporan maklumbalas urusetia
vii. Sediakan laporan maklumbalas

BPB504 SUPERVISORY FUNCTION

Contoh surat panggilan mesyuarat