CASE STUDY IMPLEMENTASI eBdesk PRODUCT

GMF-AEROASIA (GARUDA MAINTENANCE FACILITY)

1. Profil GMF AeroAsia

GMF AeroAsia merupakan anak perusahaan PT Garuda Indonesia, salah satu

perusahaan penerbangan milik pemerintah Republik Indonesia. GMF AeroAsia
didirikan untuk menjadi salah satu aircraft maintenance solutions provider terbaik
di dunia, yang memiliki reputasi dalam quality, reliability, on-time delivery and
affordability.

GMF AeroAsia telah melayani PT Garuda Indonesia selama 50 tahun dan

perusahaan penerbangan yang lain. GMF juga mengembangkan kemampuan,
pengalaman dan dikenal baik mempunyai track-record kehandalan yang bagus.
GMF juga selalu melakukan restrukturisasi supaya lebih efisien dalam
meningkatkan pelayanan kepada pelanggannya.

Lokasi kantor pusat ada di Bandara Internasional Soekarno-Hatta, GMF AeroAsia

beroperasi di lahan seluas 115 Ha, membuatnya dikenal menjadi salah satu
perusahaan yang menjalankan service maintenance facilities terbesar di Asia.
Dengan dukungan lebih dari 2500 teknisi profesional yang handal dan
berpengalaman dilengkapi dengan peralatan yang canggih, GMF AeroAsia mampu
mengakomodasi kebutuhan berbagai macam jenis pesawat yang digunakan dalam
industri penerbangan.

2. Produk yang Digunakan

• Modul Personalisasi Portal, berupa penggabungan intranet yang sudah ada

saat ini ke dalam portal.

• Modul Digital Filing, berupa kustomisasi Document Management dan migrasi

dokumen yang ada, seperti dokumen standar perawatan pesawat. Modul ini
terintegrasi dengan modul finance yang berjalan di SAP.

• Modul Sinkronisasi Calendar, yaitu sinkronisasi data calendar yang ada di

m-daemon dengan calendar portal.
• Modul Implementasi Workflow, yaitu implemetasi kasus policy manual dan
meeting taxonomi.

1
3. Latar Belakang

Ada beberapa aplikasi yang digunakan oleh GMF AeroAsia untuk menjalankan
proses bisnisnya. Aplikasi-aplikasi tersebut belum dimediasi dengan SSO (single
sign on), sehingga setiap user harus login untuk masing-masing aplikasi tersebut.
Akibat dari kondisi ini user harus beradaptasi dengan berbagai antar muka dan
busines logic aplikasi, akibatnya efisiensi dan efektivitas pemakaian aplikasi dalam
mendukung proses bisnis perusahaan kurang optimal.

Intranet eksisting GMF AeroAsia belum memenuhi kebutuhan perusahaan untuk:

1. Menyediakan pengelolaan data calendar, data calendar ditangani dengan m-
daemon
2. Menyediakan pengelolaan dokumen
3. Workflow policy manual dan meeting taxonomy.

Untuk mengoptimasi efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam penggunaan

aplikasi adalah dengan cara mengintegrasikan beberapa aplikasi korporat dalam
satu sistem. Corporate Portal merupakan solusi untuk melakukan integrasi
beberapa aplikasi dalam satu akses login dengan antar muka yang sama (single
sign on).

Salah satu kelebihan eBdesk Corporate Portal adalah sebagai aplikasi integrator
existing application. Dengan demikian permasalahan mengelola aplikasi yang
beraneka ragam dapat diselesaikan dengan cara mengintegrasikan aplikasi tersebut
dalam satu pintu akses. Namun demikian, usaha integrasi bukanlah pekerjaan yang
mudah.

Usaha untuk mengintegrasikan intranet GMF AeroAsia ke dalam eBdesk Corporate

Portal, merupakan langkah awal untuk mentrasformasikan aplikasi ke aplikasi yang
lebih lengkap fungsionalnya. Usaha ini juga sebagai sosialisasi aplikasi baru menuju
single sign on.

2
4. Solusi
eBdesk Corporate Portal (CP) sebagai solusi untuk menyelesaikan permasalahan
GMF AeroAsia, mempunyai prinsip untuk mendukung tercapainya proses bisnis
yang optimal dalam perusahaan. eBdesk Corporate Portal memberikan peluang
untuk dikembangkan dan dikustomisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Kelebihan utama yang dimiliki oleh eBdesk Corporate Portal, adanya kemampuan
dalam aspek skalabilitas.

Beberapa pengembangan dan kustomisasi untuk memberikan solusi pada GMF

adalah:
A. Personalisasi Portal
Dalam hal ini CP difungsikan untuk menampilkan dan menjadi pintu akses web
intranet GMF. Ilustrasi web intranet sebelum ditampilkan dalam eBdesk
Corporate Portal adalah sebagai berikut:

Setelah web intranet ini digabung, maka intranet ini menjadi bagian dari CP.
Penggabungan ini dapat digambarkan sebagai berikut:

3
 Dengan adanya otentikasi atau pengecekan nama dan password ketika login di
portal, otentikasi untuk masuk intranet tidak diperlukan lagi. Pengaturan siapa
saja yang berhak mengakses intranet tetap dapat dilakukan oleh admin portal.
Caranya adalah dengan membuat peran/role tertentu bagi sekelompok user,
lalu diberi hak akses melihat tab aplikasi intranet bagi peran tersebut.

B. Digital Filing
Digital filling dapat menggunakan Document Management (DM) memenuhi
kebutuhan GMF. Pada prinsipnya DM yang ada sudah dapat memenuhi
kebutuhan GMF, namun untuk meningkatkan performansi penggunaan aplikasi
ini, peluang untuk dikustomisasi sangat terbuka. Pengembangan dan
kustomisasi DM untuk GMF, di antaranya:

1. Quota Group dan Organisasi, yaitu dengan menambahkan aplikasi

pembatasan quota pada dokumen organisasi, group dan personal.
Sehingga manajemen kapasitas dapat dimonitor.

Dalam pemakaian aplikasi Document Management, perhitungan quota

yang sudah terpakai/berapa yang tersisa terjadi ketika :
• Upload document
• Delete document

4
 • Add version
• Delete version
• Move document antar kategori

2. Pendefinisian Atribut tambahan (extended attributes), yaitu

data/field tambahan sebagai keterangan pelengkap dokumen. Hal ini
perlu apabila atribut standar yang tersedia belum cukup (Author,
Keyword, Summary/Description, dll).

Atribut tambahan bersifat dinamik, artinya admin Document

Management dapat membuat definisi field-field baru untuk diisi oleh
pemakai Document Management.

3. Integrasi dengan SAP; Modul yang dikembangkan terintegrasi dengan

modul keuangan yang ada di SAP.

5
 4. Script untuk Migrasi Data; Setelah kustomisasi Document Management
selesai, terutama pengembangan fitur atribut tambahan, dapat dilakukan
migrasi data. Hal ini meliputi :

• Migrasi data dari database MS Access/lainnya ke database Document

Management.
• Pemindahan file fisik (pdf/doc) ke dalam folder Document
Management.

Contoh Data di MS Access

4. Corporate Calendar
Corporate Calendar digunakan untuk mengirimkan suatu event dari M-Daemon
atau Microsoft Outlook ke portal.

Event yang akan ditampilkan dari M-Daemon ke Portal akan dikirimkan dalam
bentuk email dengan format tertentu. Skenario pengiriman event dari M-
Daemon ke Portal adalah sebagai berikut :

6
 1. User membuat event baru di World Client dengan menginvite salah satu
user yang terdaftar di Portal eBdesk yang ingin ditambahkan dengan event
tersebut pada calendarnya.
2. Kemudian M-Daemon akan mengirimkan email ke alamat email user
tersebut dengan attachment file .ics, yaitu file yang berisi informasi event
yang akan ditambahkan.
3. Mailclient eBdesk akan mendownload email tersebut dan mengidentifikasi
apakah mail yang masuk mengandung attachment file .ics atau tidak, kalau
ada maka akan didelete dari mailclient dan menambahkan event pada
calendar di Portal eBdesk sesuai dengan informasi yang ada pada file .ics
tersebut.

Pengiriman Event dari Microsoft Outlook ke Portal

Event yang akan ditampilkan dari Microsoft Outlook ke Portal akan dikirimkan
menggunakan tools Hot Sync, dengan skenario sebagai berikut:

1. User membuat event baru pada Microsoft Outlook

2. Kemudian event tersebut akan dikirimkan ke portal menggunakan tools
HotSync

5. Implementasi Workflow
Implementasi workflow digunakan untuk Policy Manual dan Meeting Taxonomi.
Untuk kebutuhan implementasi tersebut, diperlukan pembuatan program
tambahan, yaitu DM-WF Bridge

Program ini diperlukan untuk menghubungkan aplikasi Document Management

dengan Workflow. Pemakai dapat melakukan upload dokumen dari Document
Management, kemudian dokumen tersebut mengalir ke Workflow. Apabila
disetujui selanjutnya dokumen kembali ke Document Management untuk
disimpan secara tetap.

DM-WF Bridge merupakan program yang berjalan periodik yang bersifat

background-process, artinya tidak tampak langsung di sisi pemakai.