Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0001/KEU/UGMR
SOP ADMINITRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 22 Feb 2010
Penghuni / Pihak
Staf Office Supervisor Asrama Staf Keuangan Manager Keuangan General Manager Halaman 1 dari 1
ke 3

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

mulai
Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

Menerima Tanda tangan/

Tanda
Laporan
Laporan 1.Uang sewa secara tunai / bukti transfer dari
tangan/ACC Posisi saldo penghuni asrama, diserahkan kepada staf
pembayaran / ACC Penerimaan
staf masing2
bukti transfer Supervisor
keuangan
asrama
Asrama administrasi/adm keuangan.

2.Oleh petugas, memberikan bukti bayar

kepada penghuni yang telah membayar,
kemudian dicatat dalam buku pembayaran.
Pembayaran
Tunai/ transfer 3.Setiap 2 hari sekali (1 minggu dua kali) staf
adminsitrasi menyetorkan uang tsb melalui
Manajer Keuangan atau langsung ke
Info rek. Koran
dari bank Selesai rekening Asrama terkait, untuk kemudian
dilaporkan kepada Manajer Keuangan.

4.Manajer Keuangan meminta rekening koran

kepada bank dan membuat laporan posisi
saldo dari rekening bank masing-masing
asrama setiap 1 minggu sekali kepada
General Manager
Penerimaan

SOP admin keu Asrama.vsd

 Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0002/KEU/UGMR
SOP ADMINITRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 22 Feb 2010
Penghuni / Pihak
Staf Office Supervisor Asrama Staf Keuangan Manager Keuangan General Manager Halaman 1 dari 1
ke 3

Dibuat oleh Disetujui oleh Disetujui oleh

mulai

Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

Pembayaran /
Permohonan Proses
Tunai /
dana pembayaran Pencairan 1. Pembayaran Rp.250.000 s.d Rp.5000.000
Transfer Pembuatan cek
dilampiri no. rek harus melalui proses cek, yang akan
yg terlibat dilakukan oleh Supervisor melalui manager
terkait. Pembayaran di bawah Rp250.000,
melalui kas kecil yang sudah disediakan
oleh Manajer Keuangan untuk dikelola oleh
supervisor masing-masing asrama.

2. Proses permintaan pembayaran dari

masing-masing supervisor asrama.
Proses
tidak > 250.000 ya Permintaan ke 3. Manajer Keuangan memproses permintaan
manager terkait pembayaran yang diajukan oleh supervisor
kepada masing-masing manajer terkait.
Pembayaran Operasional

4. Manajer Keuangan dibantu oleh 1 staf

supervisor untuk mencairkan cek dan
kemudian mendistribusikan uang tersebut
baik melalui transfer maupun tunai.

SOP admin keu Asrama.vsd

 Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0003/KEU/UGMR
SOP ADMINITRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 22 Feb 2010
Penghuni / Pihak
Staf Office Supervisor Asrama Staf Keuangan Manager Keuangan General Manager Halaman 1 dari 1
ke 3

Dibuat oleh Disetujui oleh Disetujui oleh

mulai Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

1. Pembayaran di atas Rp5000.000 harus

melalui proses cek, yang akan dilakukan
YES oleh Supervisor melalui manager terkait.
Pembayaran /
Permohonan Pemberitahuan 2. Proses permintaan pembayaran dari
Tunai / Pencairan
dana pembayaran permohonan Persetujuan masing-masing supervisor asrama, jika
Transfer
dilampiri no. rek
untuk pengadaan barang/jasa harus
yang terlibat
mendapat persetujuan dari General
Manager terlebih dahulu, disertai nomer
no
rekening pihak ketiga yang terlibat

3. Manajer Keuangan memproses

selesai permintaan pembayaran yang diajukan
Pembayaran non operasional

oleh supervisor kepada masing-masing

Proses manajer terkait.
Permintaan ke
manager terkait 4. Manajer Keuangan dibantu oleh 1 staf
supervisor untuk mencairkan cek dan
No
kemudian mendistribusikan uang tersebut
> 5 juta YES
baik melalui transfer maupun tunai.

SOP admin keu Asrama.vsd

 Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0004/KEU/UGMR
SOP ADMINITRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 22 Feb 2010

Staf Office Supervisor Asrama Staf Keuangan Manager Keuangan General Manager DPPA Halaman 1 dari 1

Dibuat oleh Disetujui oleh Disetujui oleh

Dokumen
mulai siap dibawa
ke DPPA Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

1. Pengeluaran yang sudah ada di

RKAT, dapat direimbursekan ke
Proses
Rekap bulanan
Kelengkapan
Direktorat Keuangan UGM melalui
pengeluaran tidak persetujuan
dokumen DPPA.

2. Pengeluaran setiap bulan

mengetahui ya direkap, dilengkapi dengan bukti
pendukung administrasi (nota asli,
kwitansi UGM, stempel toko) untuk
pencairan
dikirim ke DPPA dimintakan
persetujuan untuk direimburse. Nilai
< 250.000 cukup melampirkan nota
asli saja.
Memasukan ke Laporan status
rekening reimbursement
3. Direktorat Keuangan melalui
DPPA memberikan uang reimburse
Proses Reimbursment

sesuai yang diajukan dengan

melalui tunai dan atau transfer ke
rekening masing-masing asrama.
selesai

SOP admin keu Asrama.vsd

 Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0005/KEU/UGMR
SOP ADMINITRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 9 Juni 2010
Penghuni / Pihak
Staf Office Supervisor Asrama Staf Keuangan Manager Keuangan General Manager Halaman 1 dari 1
ke 3
Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

mulai selesai

Tahap I
1. Membuat pengumuman yang sifatnya
Membuat general,tentang jatuh tempo pembayaran uang sewa
surat tagihan Cash/Transfer Laporan keuangan pada bulan terkait, untuk dipasang pada papan
tunai
pembayaran pengumuman yang telah disediakan (10 hari
ke penghuni sebelum jatuh tempo).
2. Membuat surat tagihan yang ditujukan kepada
penghuni, yang sifatnya mengingatkan kepada
penghuni pada saat 1 minggu sebelum tanggal jatuh
tempo.
Tahap II
Bayar ? ya 1. Membuat surat tagihan ke-2 yang ditujukan kepada
penghuni, dua hari setelah tanggal jatuh tempo,
karena belum ada bukti pembayaran.
2. Membuat surat tagihan ke-3 yang ditujukan kepada
Orang Tua/Wali mahasiswa/penghuni, 1 minggu
Mekanisme penagihan uang sewa

setelah tanggal jatuh tempo, karena belum ada bukti

pembayaran.
Tahap III
1. Membuat surat tagihan ke-4 yang ditujukan kepada
tidak Orang Tua/Wali mahasiswa/penghuni, dan
Membuat ditembuskan kepada Pengurus Fakultas terkait, 1
surat bulan setelah tanggal jatuh tempo, karena belum ada
tagihan ke bukti pembayaran.
orang tua Tahap IV
wali 1. Meminta kepada penghuni yang belum bayar untuk
membuat surat kesanggupan membayar dengan
diketahui oleh Orangtua/Wali ybs.Jika setelah
komitmen yang dibuat oleh penghuni, tetap tidak
dipenuhi, maka Pengelola Asrama mempunyai
wewenang untuk mengeluarkan barang-barang milik
penghuni dari kamarnya, dan kemudian ybs diminta
keluar dari asrama.

SOP admin keu Asrama.vsd

 Universitas Gadjah Mada Residence

No Dokumen 0006/KEU/UGMR
SOP ADMINISTRASI KEUANGAN
Tanggal Berlaku 16 Juni 2010
Spv Asrama Spv Keuangan Mgr Fasilitas Mgr Keuangan GM Direktur MM Halaman 1 dari 1

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

mulai SOP kas kecil

Heroe Setyawati Boyke R. Purnomo Boyke R. Purnomo

tidak

1. Kas bon adalah permintaan uang muka untuk

Mengajukan
usulan pengadaan >=Rp250 ribu Pemrosesan Penandatanganan
pembelian / pengadaan / pelaksanaan kegiatan yang
inventaris / ? cheque cheque belum diketahui secara pasti nominalnya
kegiatan 2. supervisor mengusulkan pembelian barang
inventaris / pelaksanaan kegiatan yang jumlah
tidak nominalnya diatas Rp250.000 jika pengajuan s.d
Rp10.000.000 , maka manager keuangan
Persetujuan memintakan persetujuan ke GM
Penerimaan dana > 10 juta ? 3. Permintaan dimintakan persetujuan ke Mgr
Fasilitas
4. Mgr Fasilitas mengajukan ke Mgr Keuangan untuk
ya
diproses cheque-nya
4. Mgr keuangan memproses cek untuk dimintakan
Pencairan Pemrosesan tanda tangan ke direktur
Membuat lap
Cheque cheque 5. Supervisor keuangan mencairkan cek untuk
penggunaan dana kemudian diserahkan kepada supervisor yang
mengajukan
6. Supervisor membelanjakan dana tsb dan
melaporkan realisasi pembelanjaan paling lambat 7
Setor dana hari kerja efektif
sisa ke 7. Bilamana terdapat sisa dana, supervisor segera
Ada dana sisa
ya rekening melaporkan ke supervisor keuangan untuk disetorkan
Mekanisme Kas Bon

?
residence kerekening bank pada residence terkait
terkait
Menerima Lap
tidak penggunaan
dana

selesai

SOP admin keu Asrama.vsd