Sistem Pengurusan Aset & Stor

SPA Fasa 2 & 3 | SPS Fasa 2

13 - 16 Disember 2010

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

1
PENGENALAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

2
 PENGENALAN
PENGENALAN MODUL SPA KOD

SPA ialah Sistem Pengurusan Aset

Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset

alih dan inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5
Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-
pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset
alih
 PENGENALAN
PENGENALAN MODUL SPA KOD

SPA SPS MyEXEC

Tatacara Tatacara
Pengurusan Aset Pengurusan Stor
Laporan dan Statistik
Bil. 5 Tahun 2007 Bil. 5 Tahun 2009
 PENGENALAN
PENGENALAN MODUL SPA KOD
 PENGENALAN
PENGENALAN MODUL SPA KOD
 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD

Modul Modul Modul Modul Modul

Administrator Pendaftaran Penempatan Pemeriksaan Pelupusan

Modul Modul
Modul Modul Modul
Pengesahan Laporan
Pembekal Pergerakan Kehilangan
Pendaftaran
Pergerakan

Modul Barcode Modul

Modul Modul Modul PDF
Generator & Susut Nilai
Kawalan Kod Penyelenggaraan Generator
SPA for PDA
Pergerakan
Pergerakan

Kawalan dan Pemantauan Aset 7

 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD

Harta Modal MOT / DCA / H / 10 / 1

Inventori MOT / DCA / I / 10 / 1

MOT Singkatan KEM/Jabatan dan Kod Fail

JABATAN PENERBANGAN
DCA Kod Tambahan Caw./Bah. (Jika Perlu) AWAM

H Kod Pengkelasan Aset

MOT/DCA/H/10/1
10 Tahun Perolehan KOMPUTER RIBA (LAPTOP)
HAK KERAJAAN MALAYSIA
1 No. Siri Aset

No. Siri Pendaftaran: Dijana secara automatik oleh SPA

8
 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD
KOD KLASIFIKASI ASET

001 002 003 004

005 006 007 008

009 010 011 012

013 014 015 016

9
 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD

KOD PENERANGAN
KOD KATEGORI 001 – XXX – XXX Melambangkan bidang
http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
KOD SUB KATEGORI XXX –001– XXX Kelas kumpulan barang
KOD JENIS XXX – XXX – 003 Pengenalan barang

SUB KATEGORI
KATEGORI
JENIS

10
 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD

Kawasan Kod Kawasan

160101 / KAW / 001

Negeri, Daerah,
Cawangan Kod Bangunan Kod Bilik / Ruang

160101 / BGN / BA / 01 / B01

Bangunan Tingkat
 PENGENALAN
APA ITU SPA? MODUL SPA KOD

B12 B11 B10 B09 B08 B07

R01 R02

B01 B02 B03 B04 B05 B06

 PENGENALAN
PENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA ALIRAN SISTEM

1 PENTADBIR SPA

2 PENDAFTAR 3 PEGAWAI PENGESAH 4 PEGAWAI PENEMPATAN

PEGAWAI
5 6 PEGAWAI PEMERIKSA
PENYELENGGARA

7 ADMIN PELUPUSAN 8 ADMIN KEHILANGAN

 PENGENALAN
PENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA ALIRAN SISTEM

1. Selesaikan maklumat Cawangan

2. Selesaikan maklumat Bahagian bagi setiap

cawangan

3. Tambah Maklumat Kakitangan dan kemaskini

rekod maklumat kakitangan

4. Tambah dan kemaskini Kod Lokasi

 PENGENALAN
PENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA ALIRAN SISTEM
Terima Aset Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan Kumpulan Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Aset

Daftar Aset PENGENALAN

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)
Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini KEW.PA-4 Pengesahan Pegawai Rekod

Pemantauan
Kawalan dan
atau KEW.PA-5 Penyelenggaraan

Cetak Rekod
Kemaskini senarai daftar aset
KEW.PA-2 atau Pemeriksaan
(Mengikut tahun semasa)
KEW.PA-3
Rekod Penempatan
Tempatkan Aset Cetak
Label Aset Rekod
Pergerakan
Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 Kemaskini Proses
(Senarai aset mengikut lokasi) KEW.PA-7 Pelupusan

Proses
Simpan kad untuk tujuan kemaskini Simpan Daftar Aset Kehilangan

MyAsset Database
MODUL PENDAFTARAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

16
 PENDAFTARAN
PENGENALAN DEFINASI CARTA

Objektif pendaftaran aset;

• Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
• Memudahkan pengesanan dan pemantauan
• Membolehkan keadaan aset diketahui
• Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

Punca maklumat – bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk;

• Pesanan Rasmi Kerajaan (LO)
• Nota Serahan (DO)
• Invois
• Dokumen Kontrak
• Dokumen lain yang berkaitan
 PENDAFTARAN
PENGENALAN DEFINASI CARTA

Tempoh pendaftaran aset;

• Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu
dari tarikh pengesahan penerimaan

Pendaftaran aset hadiah;

• Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran atau
latihan/pembelajaran tidak perlu didaftarkan
• Satu senarai daftar aset perlu diwujudkan untuk tujuan rekod

Aset yang belum berdaftar;

• Sekiranya tiada punca maklumat pendaftaran hendaklah
berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-
sumber lain yang berkaitan
 PENDAFTARAN
PENGENALAN DEFINASI CARTA

HARTA MODAL INVENTORI

• Aset Alih yang harga • Aset Alih yang harga
perolehan asalnya RM1,000 perolehan asalnya kurang
dan ke atas setiap satu daripada RM1,000 setiap
atau satu dan tidak memerlukan
• Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan berjadual
penyelenggaraan secara • Perabot, hamparan, hiasan,
berjadual tanpa mengira langsir dan pinggan
harga perolehan asal mangkuk tanpa mengira
harga perolehan asal
 PENDAFTARAN
PENGENALAN DEFINASI CARTA

ASET ALIH

TIADA PERABOT, HAMPARAN,

PENYELENGGARAAN
PENYELENGGARAAN HIASAN & LANGSIR,
BERJADUAL
BERJADUAL PINGGAN MANGKUK

RM1000 RM1000
KE ATAS KE BAWAH

HARTA MODAL INVENTORI

MODUL PENGESAHAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

21
 PENGESAHAN
TUGAS & TANGGUNGJAWAB PROSES
Mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset
alih yang didaftar oleh kerani aset.

• Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat semakan kepada data aset yang direkodkan.

(b) Memastikan rekod yang didaftarkan adalah tepat dan benar.

(c) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah direkodkan
sama ada belum atau telah disahkan.
 PENGESAHAN
LANTIKAN PEGAWAI PROSES

Lantikan Dibuat Oleh Admin SPA

Capaian Luar
Kata Nama Pegawai Pengesahan
Pengguna
Kata Laluan Daftar Aset
Kerani / OMPD
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES
Terdapat lima (5) level pengesahan daftar aset;
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES
1- Aset di penempatan pengguna di cawangannya

- Pengesah Daftar Aset BKP

Pendaftar Aset

Penempatan
- Pengesah Daftar Aset BAC BPTM

Pengesah
Daftar Aset

- Pengesah Daftar Aset BPP Pengesahan akan di buat mengikut

bahagian pengguna aset tersebut
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES

2- Aset mengikut bahagian kad di cawangannya

Ibu Pejabat
Cawangan

BKP
BAC Pendaftar

BPTM

BPP Pengesah
BKP

Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh

bahagiannya yang di tempatkan di cawangannya sahaja
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES

3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan

Ibu Pejabat
Cawangan

BKP
BAC Pendaftar

BPTM

BPP Pengesah
BKP

Pengesah boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh

bahagiannya yang tempatkan di semua cawangan
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES

4- Semua aset di cawangannya

Ibu Pejabat
Cawangan
Pendaftar
Pendaftar
BKP
BAC Pendaftar

BPTM

Pendaftar
BPP Pengesah
BKP
Pendaftar
Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh
semua bahagian yang di tempatkan di cawangannya sahaja
 PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN PROSES

3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan

Ibu Pejabat
Cawangan
Pendaftar
Pendaftar
BKP
BAC Pendaftar

BPTM

Pendaftar
Pendaftar
BPP Pengesah
BKP

Pengesah boleh mengesahkan semua aset yang didaftarkan

oleh semua bahagian yang tempatkan di semua cawangan
 PENGESAHAN
TUGAS & TANGGUNGJAWAB PROSES

PEGAWAI
PENGESAH

LAMAN KERJA

PILIH JENIS
PENGESAHAN
Maklumat Bahagian
Kategori Aset
No. Siri Pembuat
SEMAK REKOD Tarikh Beli / Terima
Harga & Pembekal
Penempatan

SAHKAN
MODUL CARIAN ASET

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

31
 CARIAN ASET
SUBMODUL FUNGSI

CARIAN DATA
– Semua Harta Modal dan Inventori
– Disahkan atau belum disahkan
CARIAN HARTA MODAL
– Semua Harta Modal yang disahkan
CARIAN INVENTORI
– Semua Inventori yang disahkan
CARIAN KOMPONEN
 CARIAN ASET
SUBMODUL FUNGSI

1. Membuat cetakan Kad KEW.PA-2 / KEW.PA-3

2. Membuat cetakan label aset (barkod)
3. Membuat kemaskini dan memadam data
4. Mengimport data ke dalam format excel
(laporan)
5. Mengenalpasti maklumat induk sesuatu
komponen
MODUL PENEMPATAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

34
 PENEMPATAN
DEFINASI FUNGSI

PENEMPATAN – proses perubahan lokasi atau

perubahan pegawai sesuatu aset
• Rekod penempatan perlu dikemaskini setiap kali
berlaku perubahan lokasi atau perubahan
pegawai pengguna aset atau kedua-duanya sekali
• Pegawai Penempatan – di lantik oleh JKPAK untuk
menyelenggara dan merekod maklumat berkaitan
penempatan aset
 PENEMPATAN
DEFINASI FUNGSI

• Carian penempatan Membuat cetakan KEW.PA-7

• Penempatan aset Menambah dan kemaskini

• Penempatan inventori rekod penempatan

• Pengesahan penempatan Pemeriksaan aset

• Pemantauan penempatan Senarai rekod

• Aset tiada pengguna penempatan bermasalah,
perlu disemak dan
• Aset tiada penempatan dikemaskini
MODUL PERGERAKAN/PINJAMAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

37
 PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS PROSES FUNGSI & PERINGATAN

ADMIN
SPA
• Daftar kumpulan
aset gunasama
• Melantik pegawai

PENGESAH PENYELIA
• Menambah aset • Membuat pengeluaran
• Kemaskini nama stor barang
• Meluluskan (permohonan Online)
permohonan
pinjaman secara
online
• Pinjaman terus
• Penerimaan barang
 PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS PROSES FUNGSI & PERINGATAN

Daftar Kumpulan
Aset Gunasama

Lantik
Pegawai

Carian Aset

Tambah
Aset

PEMOHON
 PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS PROSES FUNGSI & PERINGATAN

1 PEMOHON 2

ONLINE
TERUS

KELULUSAN PENGELUARAN
• Kelulusan oleh • Cetak borang pinjaman
Peg. Pengesah • Tandatangan

PENERIMAAN
• Periksa aset
• Cetak KEW.PA-6
• Tandatangan
 PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS PROSES FUNGSI & PERINGATAN
• Merekod semua pinjaman / pergerakan yang dibuat ke atas aset
kerajaan
• Mengetahui status pinjaman aset
• Membuat pemerhatian di atas pergerakan | pinjaman aset

PERINGATAN – SYARAT SAH ASET GUNASAMA

• Aset yang sedang diselenggara
• Aset yang sedang dipinjam
• Aset yang telah lupus
• Aset yang sedang digunakan oleh Pegawai lain
• Aset yang belum didaftarkan ke dalam sistem
MODUL PENYELENGGARAAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

42
 PENYELENGGARAAN
DEFINASI FUNGSI

Penyelenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan Pembaikan

(Preventive maintenance) (Corrective maintenance)
 PENYELENGGARAAN
DEFINASI PROSES

ADMIN SPA
Melantik dan memberi capaian kepada pentadbir penyelenggara

PENTADBIR PENYELENGGARA
Melantik dan memberi capaian kepada pegawai-pegawai penyelenggara

PEGAWAI PENYELENGGARA
Merekod aduan, merekod penyelenggaraan, merekod penambahan/naiktaraf/penggantian
 PENYELENGGARAAN
DEFINASI PROSES
PERLANTIKAN
PEGAWAI

PEMBAIKAN PENCEGAHAN
Tentukan jenis
penyelenggaraan
DAFTAR ADUAN
KEW.PA-9
KEROSAKAN

PROSES KELULUSAN
ADUAN

REKODKAN REKODKAN
KEW.PA-14 KEW.PA-14
PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN

REKODKAN PENAMBAHAN, Jika perlu REKODKAN PENAMBAHAN,

KEW.PA-2B KEW.PA-2B
PENGGANTIAN & NAIKTARAF PENGGANTIAN & NAIKTARAF
MODUL PEMERIKSAAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

46
 PEMERIKSAAN
PENGENALAN CARTA PROSES
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-
a) Fizikal;
b) Rekod; dan
c) Penempatan.

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;
b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod
yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan
c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yangtercatat dalam daftar.
 PEMERIKSAAN
PENGENALAN CARTA PROSES
• Pemeriksaan hendaklah
dilaksanakan sekurang-
kurangnya satu (1) kali
ADMIN SPA
setahun

• Kemukakan Laporan
PemeriksaanHarta Modal
KEW.PA-10 dan Laporan
PEGAWAI Pemeriksaan Inventori
PEMERIKSA KEW.PA-11 kepada Ketua
Jabatan
 PEMERIKSAAN
PENGENALAN CARTA PROSES

•Sekurang-kurangnya 2 orang
PEMERIKSA •Tidak terlibat dalam pengurusan aset

KEMASKINI MAKLUMAT DAFTAR TASK •Mengikut bahagian

PEMERIKSAAN
•Tambah nama Pemeriksa 2
•Cari aset untuk periksa
•Tambah aset untuk periksa
CETAK BORANG
PEMERIKSAAN
•Keseluruhan
PEMERIKSAAN
Berdasarkan maklumat di
dalam Borang Pemeriksaan
yang telah siap diisi
BUAT KEMASKINI MAKLUMAT
PEMERIKSAAN ASET YANG DIPERIKSA

CETAKAN CETAKAN KEW.PA PEMERIKSAAN

KEW.PA-12 10 & 11 SELESAI
MODUL LAPORAN

Oleh :

Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)

50
 LAPORAN
BAHAGIAN KESELURUHAN MYEXEC

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5

dibahagian sahaja
 LAPORAN
BAHAGIAN KESELURUHAN MYEXEC

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di

keseluruhan ibu pejabat sahaja
 LAPORAN
BAHAGIAN KESELURUHAN MYEXEC

Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di

keseluruhan ibu pejabat dan cawangan.
 HUBUNGI KAMI

013 – 6655691 Sahrul

mohdsahrul@gmail.com

03 – 78804454 Office