BAB III

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1. Analisis Organisasi

Toko Buku Anugerah Aceh merupakan salah satu perusahaan yang

bergerak di bidang pembelian dan penjualan berbagai jenis buku, selain itu Toko

Buku ini didirikan dengan tujuan untuk mencerdaskan anak bangsa. Toko Buku

ini berdiri pada tanggal 28 September 1998 dan didirikan oleh Bpk. Anugerah.

Perusahaan ini berkedudukan di Kota Banda Aceh yang memiliki banyak

perwakilan cabang di Provinsi Aceh seperti di Sabang, Lhokseumawe, Langsa,

dan Meulaboh. Sehingga perusahaan ini dapat menampung banyak pekerja

(karyawan), mulai dari bagian Keuangan/SDM, Administrasi Umum, hingga

Marketing/Sales. Semua pekerja saling berinteraksi antara satu sama lainnya.

Pencatatan data buku di perusahaan ini dilakukan oleh bagian Staf Administrasi,

dan untuk pembayarannya dilakukan oleh Kasir. Toko ini dipimpin dan

dikoordinasi oleh seorang manajer.

Manajer

Staf bag. Staf bag. Staf bag.

Keuangan & Administrasi Marketing/Sales
SDM Umum

Gambar 5. Struktur Organisasi Toko Buku Anugerah Aceh

19
 20

Dalam uraian tugas perkerjaannya dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Manajer, bertugas menjalankan wewenangnya sebagai pemimpin perusahaan,

memberikan motivasi dan bimbingan kepada setiap karyawan, mengadakan

kerjasama dengan organisasi/instansi terkait serta bertanggung jawab atas

segala permasalahan yang ada pada perusahaan tersebut.

b. Staf bag. Keuangan dan SDM, bertugas mengatur baik itu uang masuk

maupun uang keluar, mengatur pembayaran gaji karyawan dan menanggani

permasalahaan para karyawan.

c. Staf bag. Administrasi Umum, bertugas memberikan pelayanan di bidang

administrasi.

d. Staf bag. Marketing dan Sales, bertugas mengatur proses pembelian dan

penjualan serta melayani pembeli.

3.2. Analisis Masalah

Adapun masalah yang sering dihadapi dalam sistem penjualan pada Toko

Buku Anugerah Aceh adalah sebagai berikut :

a. Pelayanan yang kurang efisien

Pelayanannya masih secara konvensional yaitu pelanggan harus mendatangi

toko ini untuk membeli produk. Sewaktu-waktu ada banyak pelanggan yang

datang sehingga terjadinya antrian sehingga pelayanan menjadi kurang

efisien.
 21

b. Transaksi penjualan yang tidak mengalami peningkatan.

Berdasarkan statistik penjualan setiap tahunnya diperoleh bahwa transaksi

penjualan tidak mengalami peningkatan yang signifikan, terkadang-kadang

cenderung menurun. Jika setiap tahun berlanjut seperti ini terus maka usaha

pada toko ini tidak mengalami perkembangan dan bisa jadi akan mengalami

kerugian.

c. Informasi produk sangat terbatas.

Informasi produk yang diberikan hanya terdapat pada toko dan disebarkan ke

beberapa media cetak. Penyebaran pada media cetak masih kurang terjangkau

oleh pelanggan yang tinggal dengan jarak yang jauh.

1.3 Analisis Masukan

Data masukkan yang digunakan pada sistem informasi penjualan pada

Toko Buku Anugerah Aceh adalah sebagai berikut :

a. Data buku, datanya tediri dari : kode buku, judul buku,

pengarang, penerbit, jumlah, dan harga.

b. Data order pelanggan, datanya terdiri dari : nomor order,

tanggal order, nama pelanggan, alamat, telepon, judul buku, nama pengarang,

dan jumlah order.

1.2 Analisis Keluaran

Dalam proses pembuatan laporan daftar buku yang terdaftar menurut data

yang buku tersebut secara manual yaitu dengan mengetik kembali semua data
 22

buku, sebanyak rangkap dua. Data tersebut akan diberikan kepada manajer

sebagai laporan harian, dengan lampirannya adalah sebagai berikut :

a. Faktur, berisi tentang bukti pembayaran yang akan diberikan untuk

pelanggan,

b. Laporan order penjualan, berisi tentang laporan pembelian buku dari supplier,

c. Laporan Penjualan, berisi tentang laporan penjualan buku dari pesanan

pelanggan.

1.3 Analisis Proses

Proses yang dilakukan oleh Toko Buku Anugerah Aceh pada saat ini

dilakukan secara manual. Data-data penjualan buku dibuat secara sederhana, ini

disebabkan karena keterbatasan kemampuan manusia dan alat yang digunakan

masih menggunakan alat bantu kalkulator dan tulisan tangan. Dalam mengontrol

buku-buku yang ada, setiap harinya karyawan selalu menggunakan buku stok,

guna melihat buku-buku yang masih ada dan yang perlu penambahan. Dengan

begitu pimpinan dapat mengetahui buku-buku mana yang akan dipesan pada

supplier.
 23

Agar lebih jelas tentang proses pengolahan data transaksi penjualan buku

tersebut dapat dijelaskan dalam diagram konteks berikut ini :

Dt_Buku
Supplier

Sistem Informasi
Penjualan Buku
Lap. Order Penjualan, Manajer
Lap. Penjualan Brg.
Faktur

Order_Plg
Pelanggan

Gambar 6. Diagram konteks sistem berjalan

Berdasarkan diagram konteks (Gambar 6) di atas dapat di jelaskan bahwa

sistem penjualan toko tersebut mempunyai tiga kesatuan luar / eksternal entity

yaitu pelanggan, supplier dan manajer. Pelanggan memesan buku ke toko tersebut

dengan memberikan order berupa data buku yang dipesan. Sehingga terjadilah

transaksi yang mana pelanggan akan menerima data faktur dan buku yang

dipesan. Toko buku ini menyediakan buku dari beberapa penerbit yang dipesan

dari dalam maupun luar daerah melalui supplier. Supplier tersebut akan mengirim

buku yang sesuai dengan permintaan toko bersamaan dengan data bukunya dan
 24

data penerbit bersangkutan. Dari sistem penjualan ini akan menghasilkan berupa

laporan yang seperti laporan order penjualan, laporan penjualan barang dan faktur.

Setelah diagram konteks (Gambar 6) kita peroleh, maka kita dapat melihat

proses yang terjadi pada pengolahan data manual di dalam diagram berjenjang

berikut ini.

0
Sistem Informasi
Penjualan Buku

1.0P 2.0 4.0P

Pencatatan 3.0P
Penerimaan Pembuatan
data data laporan
Memproses order
Pelanggan

2.1P 2.2P
Pencatatan Pencatatan
data order
Buku Pelanggan

Gambar 7. Diagram berjenjang

 25

Dari diagram berjenjang (Gambar 7) diatas dapat di jelaskan bahwa terdapat

beberapa proses dalam sistem penjualan buku tersebut, yaitu penerimaan data,

pencatatan data, memproses order pelanggan dan pembuatan laporan. Data yang

diterima akan dicatat berdasarkan data yang bersangkutan. Pencatatan order

pelanggan dicatat berdasarkan data buku yang dipesan dan pencatatan data buku

akan dicatat berdasarkan data buku yang masuk seperti judul buku. Kemudian

sistem penjualan ini akan memproses order dari pelanggan untuk mengadakan

transaksi penjualan. Akhirnya sistem akan membuat beberapa laporan sebagai

output dari sistem.

Dengan adanya diagram berjenjang (Gambar 7) dalam sistem penjualan, kita

dapat melihat proses yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan sehingga

nantinya dapat diperoleh sistem yang baru. Sistem tersebut diharapkan dapat

membantu sistem yang telah berjalan. Proses pada diagram berjenjang dapat kita

pecahkan lagi menjadi proses yang terkecil, pada jenjang diagram arus data level

0 sistem informasi penjualan buku, seperti terlihat pada gambar 8.

 26

1.0P

Dt. Buku Penerimaan

Supplier data

Dt. Buku
Order Plg.
Order Plg.

2.0 D1 F. Buku
Dt. Buku
Pencatatan
data
D2 F. Order Pelanggan
Order Plg.

Pelanggan

3.0P
Order Plg.
Memproses order
pelanggan Dt. Buku

Faktur Order Pjl.

D3 F. Order Penjualan
4.0P

Pembuatan
laporan
Order Pjl.
Manajer
Lap. Order Penjualan,
Lap. Penjualan Brg.

Gambar 8. Diagram Arus Data level 0

Berdasarkan diagram arus data level 0 (Gambar 8) dapat dijelaskan bahwa

sistem penjualan ini akan memesan buku kepada supplier dan supplier tersebut

akan mengirim buku sesuai permintaan bersama dengan data supplier dan data
 27

buku yang dipesan. Kemudian data buku dari supplier tersebut akan dicatat dan

disimpan ke dalam file buku. Pelanggan akan memesan buku sesuai keinginannya

kepada toko tersebut dengan mengirimkan order buku yang dipesan. Data order

akan diterima, dicatat dan disimpan dalam file order pelanggan. Terjadilah

transaksi pembayaran antara pelanggan dengan kasir, si pelanggan akan

memberikan uang dan menerima buku yang diminta serta faktur. Ada 3 laporan

yang akan di buat yaitu laporan order penjualan, laporan penjualan barang dan

faktur.

Diagram arus data level proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses

pencatatan data yang diterima seperti data buku, dan data order pelanggan.

Berikut adalah diagram arus data tersebut.

2.1P

Pencatatan
Dt. Buku
data Buku D1 F. Buku

2.2P

Pencatatan Order
Order Pelanggan Plg. D2 F.Order Pelanggan

Gambar 9. Diagram Arus Data level 1 proses nomor 2

Pada gambar 9. diatas dapat dijelaskan bahwa setelah data diterima, lalu

data tersebut dicatat oleh kasir. Data yang dicatat itu adalah data buku, dan data
 28

order pelanggan. Data itu akan disimpan ke masing-masing file dengan nama file

supplier, file buku, dan file order pelanggan.

Tabel Kamus Data

Nama
No Sumber Data Tujuan Frekuensi Penjelasan
Arus Data
1 Dt. Buku Supplier Staf Bag. Setiap pendataan baru Data Buku
Administrasi

2 Order Plg. Pelanggan Staf Bag. Setiap pendataan baru Order Pelanggan
Marketing/ Sales
Order Penjualan
3 Order Pjl. Staf bag. Staf bag. Setiap ada order
Administrasi Keuangan & penjualan dari
SDM pelanggan
Faktur
4 Faktur Staf bag. Pelanggan Setiap ada transaksi Pembayaran
Administrasi penjualan
Laporan Order
5 Lap. Order Staf bag. Manajer Setiap satu bulan Penjualan
Penjualan Keuangan &
SDM
Laporan
6 Lap. Penjualan Staf bag. Manajer Setiap satu bulan penjualan
Brg Keuangan & Barang
SDM

1.6 Analisis Waktu

Adapun waktu yang diperlukan untuk memproses transaksi penjualan buku

pada Toko Buku Anugerah Aceh umumnya masih memakan waktu yang lama,

karena waktu rata-rata untuk menyelesaikan 1 unit kegiatan adalah 7 menit dan
 29

waktu penyesuaian selama 3 menit, dengan volume rata-rata kegiatan seperti

pencatatan data, memproses order penjualan dan pembuatan laporan dalam 1 hari

adalah sebanyak 30 kegiatan. Jadi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

satu macam kegiatan dalam satu hari adalah :

t = (tr + tp) x vr

Keterangan :

t = waktu yang untuk menyelesaikan satu macam kegiatan dalam periode waktu 1

hari

tr = waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit kegiatan

tp = waktu penyesuaian untuk pencatatan data buku

vr = volume rata-rata pekerjaan dalam periode waktu 1 hari

t = (tr + tp) x vr

= (7+3) x 30

= 300 menit

= 5 jam

1.7 Analisis Tenaga Kerja

Dalam menangani penjualan buku pada Toko Buku Anugerah Aceh

selama ini dilakukan oleh 2 orang tenaga kerja, yaitu kedua karyawan tersebut
 30

bekerja secara bersama-sama untuk mengerjakan kegiatan penjualan buku

berdasarkan tugas-tugasnya masing-masing.

Adapun tugas masing-masing karyawan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Satu orang bagian administrasi

Bertugas melayani pelanggan yang mengorder barang.

b. Satu orang bagian keuangan

Bertugas menyiapkan laporan-laporan penjualan dan keuangan.

1.8. Analisis Biaya

Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari

pengaruh faktor biaya. Dalam menanggani proses pendataan buku pada Toko

Anugerah Aceh yang berjalan selama ini membutuhkan biaya rincian seperti pada

tabel berikut :

Tabel Rincian Biaya

@ Sifat Pengadaan / Total Biaya

No Bahan peralatan Jumlah Satuan Pengadaan Setiap Triwulan Setahun
Rp
sekali Bulan Rp. Rp.
Rp. Rp.
12.000.00
1 PC IBM Core 2 Duo 2 unit 6.000.000 - - -
0
Biaya perawatan
2 2 unit 100.000 - - 200.000 800.000
komputer
3 Printer canon ip 1880 1 buah 500.000 500.000 - - -
4 Tinta printer 1 kotak 40.000 - - - 40.000
5 Alat tulis/pulpen 4 Buah 3.000 - - - 12.000
6 Stip Ex 2 kotak 10.000 - - - 10.000
7 Kertas HVS A4 2 Rem 80.000 - - - 80.000
12.500.00
jumlah 12.733.000 - 200.000 942.000
0
 31

Dari tabel diatas sudah jelas bahwa toal rincian biaya yang diperlukan

adalah :

a. Untuk pengadaan pertama PC IBM core 2Duo adalah Rp 12.000.000

b. Untuk biaya perawatan komputer selama 2 bulan Rp 200.000

c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp 200.000

d. Untuk pengadaan 1 tahun dengan total biaya Rp 942.000