MODUL PERKULIAHAN

ERP-SAP Fundamental

Logistics-Sales Order Management

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

03
Sekolah Pasca Sarjana Akuntansi S2 Tim Dosen

Abstract Kompetensi
Dalam unit ini akan dibahas tentang Mahasiswa mampu mengetahui
proses Sales Order dan bagaimana tugas yang berkaitan dengan sales
Sales Order Management terintegrasi order management.
dengan solusi yang lainnya.
SALES ORDER MANAGEMENT
Secara harafiah, pengertian sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak
penjual barang saat menerima purchase order dari pihak pembeli barang. Dokumen
sales order berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang dijual, harga, dan
jumlah barang yang dibeli.

Ada juga sales order yang turut mencantumkan data pembeli barang. Seperti alamat
pengiriman, alamat penagihan, metode pembayaran, dan syarat dan ketentuan.
Secara umum, transaksi jual beli lintas perusahaan melewati langkah-langkah
berikut ini:
- Penjual mengirimkan surat penawaran (quotation) pada pembeli
- Jika penawaran cocok, pembeli mengirimkan purchase order pada penjual
- Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order dari pembeli
- Ada kemungkinan pembeli ingin melihat isi sales order tersebut, namun hal ini
jarang terjadi
- Setelah barang dikirimkan, penjual menerbitkan invoice sesuai dengan sales
order tersebut

Banyak perusahaan yang salah kaprah menyamakan sales order dengan purchase
order. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Purchase order
adalah dokumen yang digunakan pada saat pemesanan barang. Sedangkan sales
order adalah dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penjualan.

Kesalahan penggunaan kedua dokumen di atas bisa mengakibatkan keruwetan

dalam jangka panjang. Utamanya di departemen purchasing dan keuangan. Salah
kaprah antara sales order dan purchase order bisa berujung pada tidak balance-nya
perhitungan keuangan perusahaan.

Untuk itulah banyak perusahaan yang mengotomatiskan pembuatan sales order

dengan bantuan software. Tujuan utamanya yakni untuk menghindarkan human
error. Namun ada beberapa benefit lainnya yang bisa dipetik, berikut beberapa di
antaranya:

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

2 http://www.widyatama.ac.id
Menghemat waktu
Tak bisa dipungkiri bahwa pengurusan dokumen adalah pekerjaan yang
paling menyita waktu. Mengambil data dari purchase order untuk membuat
sales order butuh ketelitian tinggi agar kesalahan input angka atau data bisa
dihindari. Dengan bantuan sistem, seperti misalnya software manajemen
sales, maka human error akan benar-benar terhindarkan. Pembuatan
dokumen yang dilakukan sistem bukan hanya meningkatkan keakuratan data,
namun juga menghemat waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumen
tersebut.

Meningkatkan layanan pelanggan

Pencatatan data penjualan secara manual tak hanya berimbas pada bagian
purchasing dan keuangan. Bagian layanan pelanggan pun sudah pasti tak
mampu menunjukkan performa terbaiknya saat melayani pembeli.
Bayangkan seperti apa repotnya mencari data pembelian dari ratusan atau
ribuan lembar dokumen sales order, sementara pelanggan sudah tak sabar
menunggu di ujung telepon.
Software manajemen sales bisa membantu tim CS bekerja lebih baik. Cukup
dengan beberapa klik saja maka data yang diinginkan sudah bisa didapatkan
dengan mudah dan cepat.

Berkembang bersama perusahaan

Kelebihan lainnya dari penggunaan software manajemen penjualan adalah
bisa scale up atau scale down perusahaan tanpa keharusan menambah
jumlah staf. Cara ini sudah pasti tak akan bisa dijalankan dengan cara
manual. Dengan bantuan sistem, perusahaan tak perlu menambah staf saat
kebanjiran pesanan.

Akses dari mana saja dan kapan saja

Dengan dukungan cloud system user bisa mengakses informasi yang
dibutuhkan dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Dengan cara
ini, manajemen bisa mengambil keputusan lebih tepat dan cepat. Sama
halnya dengan staf penjualan.

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

3 http://www.widyatama.ac.id
PROSES SALES ORDER PADA MYSAP ERP
mySAP ERP menyediakan fitur unggulan dalam mendukung proses penjualan,
termasuk inquiries, quotations, pembuatan pesanan, kontrak dan manajemen
penagihan. Keuntungan bisnis yang didapatkan adalah perusahaan memiliki
gambaran lengkap mengenai siklus hidup konsumen, termasuk status pesanan,
penagihan, pembayaran dan manajemen kredit. My SAP ERP juga menyediakan
fitur pendukung untuk penjualan melalui internet, melalui telepon genggam, dan
melui pusat panggilan (call center).
.
Skenario Sales Order Processing (atau order to cash) menjelaskan secara lengkap
proses, dimulai dengan aktivitas pra-penjualan, pindah ke pembuatan pesanan
penjualan, dilanjutkan dengan pemenuhan pesanan penjualan, dan diakhiri dengan
invoicing dan paralel dengan proses pembuatan posting dalam akuntansi keuangan.

Siklus pemrosesan pesanan penjualan dasar terdiri dari fase berikut:

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

4 http://www.widyatama.ac.id
Aktivitas pra-penjualan (optional)
Upaya yang dilakukan agar dapat terjadi penjualan (meyakinkan customer
agar bersedia membeli barang tersebut). Terdapat 2 dokumen yang dibuat
pada presales:
• Inquiry
Pada tahap ini, pembeli masih bertanya-tanya mengenai produk yang
akan dibeli dan tahap ini masih merupakan proses non-formal
• Quotation
Quotation merupakan penawaran barang dari penjual ke pembeli.
Pada quotation terdapat quantity yang harus diisi.

Sales Order Creation dan Availability Check

Sales order merupakan persetujuan antara pembeli dan penjual. Sales order
dapat mengambil data dari dokumen yang ada pada Pre-sales (quotation atau
inquiry). Pada saat pembuatan sales order, terdapat beberapa fungsi yang
dijalankan, yaitu:
• Memonitor transaksi penjualan
• Mengecek ketersediaan barang
• Mentransfer requirement ke Material Requirements Planning (MRP)
• Menjadwalkan pengiriman
• Menghitung biaya
• Mengecek limit kredit
• Membuat dokumen baik yang dicetak maupun elektronik
Semua data-data yang dihasilkan dari data di atas akan didokumentasikan
dalam sales order.

Fungsi dasar diatas tidak semuanya dapat dijalankan secara otomatis,

beberapa fungsi dijalankan manual oleh user. Data yang dihasilkan dalam
proses penjualan ini (misalnya, tanggal pengiriman, jumlah yang dikonfirmasi,
harga, dan diskon) disimpan dalam dokumen penjualan. Data yang dihasilkan
dapat ditampilkan oleh user sebagai referensi untuk pembuatan proses
berikutnya yang diubah secara manual oleh user.

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

5 http://www.widyatama.ac.id
Delivery and Goods Issue
Terdapat 3 aktivitas pada tahap ini:
• Picking: memindahkan barang keluar dari gudang ke shipping area
(storage location)
• Packing: di shipping area, barang dimasukkan ke dalam container
• Loading: Barang masuk ke truk yang akan mengirim barang
Setelah kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang keluar dari plant,
maka dilakukan post good issue

Terdapat 2 fungsi post goods issue::

• Update inventory (stock update)
• Update accounting document

Shipping adalah proses yang sangat penting dalam rantai logistik. Dalam
proses pengiriman, semua keputusan prosedur pengiriman dapat dibuat di
awal proses dengan:
• Mempertimbangkan perjanjian bisnis umum dengan pelanggan
• Merekam permintaan material khusus
• Menentukan kondisi pengiriman dalam pesanan penjualan

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

6 http://www.widyatama.ac.id
 Kemudian setelah itu sebagian besar proses akan efisien karena berjalan
secara otomatis, perubahan secara manual hanya diperlukan dalam keadaan
tertentu.

Modul pengiriman mendukung fungsi berikut:

• Pemantauan batas waktu untuk dokumen referensi karena
pengiriman (pesanan penjualan dan pesanan pembelian, misalnya)
• Membuat dan memproses outbond deliveries
• Pengepakan
• Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi
• Mendukung persyaratan perdagangan luar negeri
• Mencetak dan mengirimkan dokumen pengiriman
• Proses good issue
• Pengiriman sedang dalam proses
• Kegiatan yang masih harus dilakukan
• Mengidentifikasi kemungkinan kemacetan

Dokumen yang paling umum digunakan mendukung proses pengiriman

adalah dokumen Outbond Delivery. Dalam perannya sebagai objek sentral

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

7 http://www.widyatama.ac.id
 dari proses goods issue, outbond delivery mendukung semua aktivitas
pengiriman, termasuk pengambilan, pengepakan, transportasi, dan goods
issue.

Selama proses pengiriman keluar, informasi perencanaan pengiriman dicatat,

status kegiatan pengiriman dipantau, dan data akumulasi selama proses
pengiriman didokumentasikan. Saat outbound delivery dibuat, aktivitas
pengiriman, seperti penjadwalan pengambilan atau pengiriman, mulai
dilakukan, dan data yang dihasilkan selama pemrosesan pengiriman
disertakan dalam pengiriman.

Outbond delivery dapat dibuat sebagai berikut:

• Dengan mengacu pada pesanan penjualan
• Dengan mengacu pada pesanan transportasi stok
• Dengan mengacu pada pesanan subkontrak
• Dengan mengacu pada sebuah proyek
• Tanpa referensi apapun

Bergantung pada kebutuhan, user dapat membuat outbond delivery secara

otomatis atau secara manual. User dapat membuat perjanjian dengan
pelanggan untuk pengiriman lengkap dan parsial dan untuk kombinasi
pesanan. Outbond delivery bisa digabungkan untuk masuk kedalam satu
kelompok pengiriman.

Proses picking adalah kegiatan pengambilan barang dari gudang atau lokasi
penyimpanan dan dipindahkan ke area tempat barang akan disiapkan untuk
pengiriman.

Pengaturan pada sistem akan memungkinkan picking dilakukan:

• Secara otomatis (selama pembuatan outbond delivery)
• Secara rutin (pada waktu-waktu tertentu)
• Secara manual (melalui permintaan karyawan)

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

8 http://www.widyatama.ac.id
 Status picking dicatat di setiap item pengiriman untuk keperluan penjadwalan
dan pemantauan. Status ini menunjukkan di mana item tersebut dalam
prosedur picking. Dalam pengaturan standar sistem, itu adalah prasyarat
untuk goods issue yang akan diposting sebelum barang dianggap relevan
untuk di picking. Oleh karena itu, jumlah pengiriman harus sama dengan
jumlah picking dalam outbond delivery.

Sistem Warehouse Management (WM) terintegrasi penuh dalam Logistik

Execution System (LES). Misalnya, Anda dapat membuat WM transfer order
langsung dari outbod delivery. Status saat ini dari proses WM juga dapat
dipantau dari pengiriman atau dari sales order.

Outbond delivery adalah dasar dari goods issue posting. Data yang
dibutuhkan untuk goods issue posting disalin dari outbond delivery ke
dokumen goods issue, yang tidak dapat diubah secara manual. Setiap
perubahan harus dilakukan di outbond delivery itu sendiri. Setelah goods
issue diposting untuk outbond delivery, ruang lingkup untuk mengubah
dokumen pengiriman menjadi sangat terbatas. Ini mencegah perbedaan
antara dokumen goods issue dan outbond delivery. Dengan demikian, user
dapat yakin bahwa dokumen goods issue merupakan cerminan akurat dari
outbond delivery.

Ketika user memposting goods issue untuk outbond delivery, fungsi berikut
dilakukan:
• Persediaan bahan di gudang dikurangi dengan jumlah pengiriman
• Perubahan nilai dibukukan ke akun neraca dalam persediaan
akuntansi
• Persyaratan dikurangi dengan jumlah pengiriman
• Status nomor seri diperbarui
• Posting goods issue secara otomatis dicatat dalam aliran dokumen
• Penentuan stok dilakukan untuk stok konsinyasi vendor
• Daftar kerja untuk bukti pengiriman dibuat

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

9 http://www.widyatama.ac.id
 User dapat memposting goods issue dengan cara berikut:
• Secara otomatis (selama pembuatan outbond delivery)
• Secara rutin (pada waktu-waktu tertentu)
• Secara manual (melalui permintaan karyawan)

Billing
Pada tahap ini, dokumen yang dihasilkan adalah invoice. Dokumen billing
menjadi sumber data untuk financial accounting untuk memonitor dan
memproses pembayaran dari customer.
Pada tahap ini terdapat beberapa fungsi, yaitu:
• Invoice terbuat berdasarkan pengiriman
• Menerbitkan memo debit dan kredit
• Membatalkan transaksi pembayaran
• Menentukan harga secara menyeluruh
• Menerbitkan potongan harga
• Transfer data pembayaran ke financial accounting

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

10 http://www.widyatama.ac.id
Billing
Billing merupakan tahap pemrosesan akhir untuk transaksi bisnis dalam proses
sales order. Informasi tentang billing tersedia di setiap tahap pemrosesan pesanan
dan proses pengiriman.
Fungsi billing meliputi:
- Pembuatan faktur berdasarkan pengiriman atau layanan
- Penerbitan nota kredit dan debit dan faktur pro forma
- Membatalkan transaksi penagihan
- Fungsi penetapan harga yang komprehensif
- Terbitkan rabat
- Transfer data billing ke akuntansi keuangan

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

11 http://www.widyatama.ac.id
Daftar Pustaka
SAP Widyatama, SAP01 Fundamentals; Participant Handbook. Course version
:2006 Q2.
sis.binus.ac.id/bussiness-process-in-sales-order-management

‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran

12 http://www.widyatama.ac.id