Accounting

Information
System
Revenue Cycle

Hamzah Ritchi
31/10/22 1
Larasati Sugianto
 Timetable
Wk1 Course Introduction
Wk2 AIS Scope and definition
Wk3 Business Process : Overview

Wk4 Business Process Modeling

Wk5 Business Process Modeling - Continue
Wk6 Internal Control
Wk7 Computer-based Internal Control
Wk9 Enterprise Resource Planning
Wk10 Revenue Cycle
Wk11 Expenditure Cycle
Wk12 Production Cycle
Wk13 Payroll Cycle
Wk14 Reporting Cycle
Wk15 AIS Development and Design and other topics
31/10/22 2
Learning Objectives
1. Menjelaskan aktifitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan data
terkait yang dilakukan dalam siklus pendapatan
2. Memahami segala keputusan kunci yang perlu diambil dalam siklus
pendapatan dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan keputusan tersebut.
ü Mengidentifikasi sumber dan bentuk input data yang digunakan dalam
siklus pendapatan
ü Menjelaskan langkah-langkah pemrosesan data dalam siklus
pendapatan dan manfaat dari sistem berbasis web
ü Memahami berbagai laporan yang dapat dihasilkan dari siklus
pendapatan dan mengidentifikasi file-file serta struktur data yang
dibutuhkan dalam data base
3. Mendokumentasikan pemahaman tentang siklus pendapatan
4. Mengidentifikasikan segala tantangan utama dalam siklus
pendapatan dan mengevaluasi kelayakan berbagai prosedur
pengendalian dalam menghadapi tantangan-tantangan tersebut
5. Membaca dan memahami bagan alur untuk siklus pendapatan

31/10/22 3
 Siklus Pendapatan

§ Siklus pendapatan merupakan suatu bentuk aktifitas

bisnis dan operasi-operasi pemrosesan informasi
terkait yang berulang-ulang sehubungan dengan
penyediaan barang dan jasa kepada pelanggang dan
pengumpulan kas dari pembayaran atas penjualan
tersebut.

31/10/22 4
 Siklus Pendapatan

§ 4 Aktifitas bisnis utama dalam siklus

pendapatan:
– Penerimaan order penjualan (sales order entry)
– Pengiriman (shipping)
– Penagihan dan Piutang (billing and account receivable)
– Pengumpulan kas (cash collection)

31/10/22 5
Tujuan Siklus Pendapatan
§ Untuk mencatat order penjualan dengan tepat waktu dan
akurat
§ Untuk memverifikasi bahwa pelanggan layak diberikan kredit
§ Untuk mengirim produk atau melakukan jasa sesuai dengan
tanggal yang disetujui
§ Untuk menagih produk atau jasa dengan cara yang tepat dan
akurat
§ Untuk mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas
dengan tepat dan akurat
§ Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke akun
pelanggan yang tepat pada akun buku besar piutang
§ Untuk menjaga produk sampai dikirim
§ Untuk menjaga kas sampai didepositokan

31/10/22 6
 Siklus Pendapatan dan Organisasi

§ Marketing Management memiliki tujuan:

– Menentukan dan memuaskan kebutuhan pelanggan
– Menghasilkan pendapatan yang memadai agar dapat
menutup biaya dan beban
– Mengganti aset dan memberikan ROI yang memuaskan
§ Finance and Accounting, bertujuan:
– Perencanaan dan pengendalian kas
– Mengelola data penjualan dan rekening pelanggan
– Pengendalian persediaan
– Mengelola informasi mengenai kas, penjualan dan
pelanggan
31/10/22 7
 Informasi yang Dibutuhkan
§ Pada derajat apa produk dapat dan harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan keinginan pelanggan individual?
§ Berapa banyak persediaan yang harus dipegang dan di lokasi
mana persediaan tersebut harus ditempatkan
§ Bagaimana barang dagangan dikirim ke pelanggan?
§ Haruskan perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau
perlu melakukan outsourcing ke pihak ketiga yang ahli di bidang
logistik?
§ Haruskan kredit diperpanjang bagi pelanggan?
§ Berapa banyak kredit yang harus diberikan pada pelanggan
individu?
§ Jenis/Bentuk kredit apa yang harus ditawarkan?
§ Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk
memaksimalkan arus kas?

31/10/22 8
 Struktur Organisasi Parsial Terkait Siklus Pendapatan
Unit/fungsi
President Director
org.terkait
rev.cycle Internal Audit

VP VP VP VP Unit/fungsi VP Human
Marketing Manufacturing Information Finance org.terkait Resources
System rev.cycle

Director of Plant Director of Controller Treasurer

Sales Manager Purchasing

Customer Billing
Service
Receiving
Dir.Budget Cashier
Product Inventory
Development Control Taxes Credit
Manager
Promotion Shipping General
Accounting
31/10/22 9
 Proses Bisnis

Proses Bisnis Siklus Penjualan

§ Sales order entry mencakup empat tahap:
1. Menerima order pelanggan
§ Penggunaan IT untuk mengembangkan efisiensi dan efektifitas proses
penerimaan order penjualan – dari pertemuan fisik hingga penggunaan web site
§ Meningkatkan efisiensi dan efektifitas tenaga sales dan promotion- sales force
automation
§ Mengurangi biaya pengurusan order pelanggan dan meningkatkan penjualan
§ Penggunaan entri data otomatis lewat web-site, choiceboards by Dell
Computers, Electronic Data Interchange, Vendor-managed inventory
§ Proses order pelanggan harus menjamin data yang dibutuhkan terkumpul dan
tercatat dengan akurat
§ Pengecekan validitas rekening pelanggan dan jumlah item inventory, dengan
mencocokannya ke informasi di pelanggan dan file master persediaan
§ Tes Kelengkapan untuk menjamin bahwa seluruh informasi yang dibutuhkan,
termasuk alamat pengiriman dan penagihan ke pelanggan ada
§ Tes Kewajaran yang membandingkan kuantitas yang diorder ke catatan lalu untuk
item dan pelanggan terkait
31/10/22 10
 Proses Bisnis

Proses Bisnis Siklus Penjualan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
n Memperhatikan kemampuan dan prestasi pelanggan lama melalui
pengecekan limit kredit
n Untuk pelanggan baru, diperlukan otorasasi khusus oleh manajer kredit bila
ordernya melebihi limit kredit atau jika pelanggan tersebut punya
tunggakan lewat jatuh tempo.
3. Memeriksa status persediaan
n Memperhatikan akurasi penilaian persediaan dan penggunaan back order
untuk persediaan yang kosong
4. Merespon pertanyaan/keluhan pelanggan
n Customer Relationship Management (CRM) untuk memenuhi kebutuhan
mempertahankan pelanggan tidak hanya puas tapi juga menjadi loyal.
n Otomasi respon permintaan umum dengan memperhatikan rancangan –
FAQ, discussion board, instant messaging, chat features
31/10/22 11
 Proses Bisnis

Proses Bisnis Siklus Penjualan

n Mengisi order pelanggan dan mengirim barang dagangan, mencakup:
1. Mengambil dan mengepak order
• Otomasi sistem pergudangan
• Mengarah selain pengurangan biaya, peningkatan efisiensi pengelolaan
persediaan , juga memungkinkan pengiriman yang responsif terhadap
pelanggan
2. Mengirim order
• Membandingkan perhitungan fisik dengan kuantitas di tiket pengambilan dan
dengan kuantitas di kopi order penjualan yang langsung dikirim ke shippin
dari penerimaan order pelanggan.
• Perhatian pada metode pengiriman dimana perlu mengintegrasikan data
berkaitan dengan metode pengiriman dengan SIA.
• Perhatian pada lokasi pusat distribusi – pajak dan regulasi lain, perlunya
software logistik terpasang bersama SIA

31/10/22 12
 Proses Bisnis

Proses Bisnis Siklus Penjualan

§ Billing and Accounts Receivable
–Billing customers
§Penggunaan IT untuk mengurangi biaya berkaitan dengan billing
§Rancangan SIA yang baik memungkinkan hilangnya keperluan membuat dan menyimpan
tagihan secara menyeluruh
§Memungkinkan adanya penggabungan proses penagihan dengan fungsi marketing atau
sales.
–Mengupdate dan mengelola data piutang
§Open-Invoice Method: pelanggan biasanya membayar sesuai tiap tagihan(menggunakan
turnaround document)
§Balance-forward method: pelanggan biasanya membayar menurut jumlah yang
ditambilkan pada laporan bulanan daripada membayar tiap invoice – perlu
mempertimbangkan metode pelaporan bulanan
§Pertimbangan penyesuaian rekening piutang dan penghapusan – credit memo dan back
order
§ Cash collections – pertimbangan control harus diberikan untuk menjaga
informasi di sistem dan kas secara fisik
–Handling customer remittances
–Depositing remittances in the bank
31/10/22 13
 Dokumen dalam Siklus Pendapatan
(Input dan Proses)

Sales Processing System

§ Entri order § Penanganan Sales Returns
– Order Pelanggan & Allowances
– Daftar/Tiket pengambilan – Credit Memos
§ Pengiriman § Processing Back Orders
– Bill of Lading
§ Penagihan
§ Analisis dan Laporan
– Invoice Register
– Accounts Receivable Summary

31/10/22 14
 Dokumen dalam Siklus Pendapatan
(Input dan Proses)
Cash Receipt System
§ Penginputan Pembayaran § Menyiapkan analisis dan laporan
– Daftar Pembayaran § Mengumpulkan rekening yang
– Lockbox/ Electronic Lockbox lewat jatuh tempo
§ Pemasukan Pembayaran – Pemberitahuan penghapusan
– Slip Deposit
– Daftar transaksi penerimaan kas
§ Posting Penerimaan
– Balance Forward Method
– Open Invoice Method

31/10/22 15
 Information Output
– Operational Listings & Reports
§ Monthly statement
§ Open orders report
§ Sales Invoice register
§ Shipping register
§ Cash receipts journal
§ Credit memo register
– Inquiry Display Screens
– Demand Managerial Reports
§ Demand reports are ad hoc non-scheduled reports
§ “What-if” scenarios
31/10/22 16
 Information Output
§ Scheduled Managerial
Reports
– Accounts receivable aging – Sales analyses
schedule § Salesperson
– Reports on critical factors § Sales region
§ Average dollar value per order § Product lines
§ Percentage of orders shipped § Customers
on time § Markets
§ Average number of days – Cash flow statements
between the order
date and shipping date

31/10/22 17
 Contoh Formulir

31/10/22 18
 Pengendalian Intern
§ Pengendalian yang memadai bertujuan:
– Seluruh transaksi secara benar diotorisasi
– Seluruh transaksi tercatat valid (benar terjadi)
– Seluruh transaksi yang valid dan diotorisasi tercatat
– Seluruh transaksi tercatat dengan akurat
– Aset (kas, persediaan, dan data) terjaga dari hilang atau pencurian
– Aktifitas bisnis dilakukan secara efisien dan efektif

n Pengendalian Umum: n Pengendalian Aplikasi

n Pengendalian organisasi n Pengendalian Input
n Pengendalian dokumentasi n Pengendalian Pemrosesan
n Pengendalian manajemen n Pengendalian Output
n Pengendalian akuntabilitas aset
n Pengendalian operasi pusat data
n Pengendalian otorisasi
31/10/22 19
Pengendalian Intern
Aktifitas Threat Exposure Applicable Control Procedures (General and Application)

Billing and 1. Failure to bill Loss on inventory Separation of shipping and billing functions;
Account customers Loss of revenue verstated inventory Prenumbering of all shipping documents and periodic
Receivable and understated A/R reconciliation to invoices; reconciliation of picking tickets and bills
of lading with sales orders

2. Billing errors Customer dissatisfaction Data entry edit control

Price lists
3. Posting errors in Incorrect records and poor decision Reconciliation of subsidiary accounts receivable ledger with
updating accounts making general ledger; monthly statements to customers
receivable

Cash 1. Theft of Cash Loss of assets Segregation of duties; minimization of cash handling; lockbox
Collection Overstated A/R arrangements; prompt endorsement and deposit of all receipts
Periodic reconciliation of bank statement with records by someone
not involved in cash receipts processing

General 1. Loss of data Incorrect data for decision making Backup and disaster recovery procedures; access controls
Control (physical and logical)

2. Poor performance Inefficient or ineffective processes Preparation and review of performance reports

31/10/22 20
 Flowchart – Sales Order

31/10/22 21
Learning Objectives
1. Menjelaskan aktifitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan data
terkait yang dilakukan dalam siklus pendapatan
2. Memahami segala keputusan kunci yang perlu diambil dalam siklus
pendapatan dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan keputusan tersebut.
ü Mengidentifikasi sumber dan bentuk input data yang digunakan dalam
siklus pendapatan
ü Menjelaskan langkah-langkah pemrosesan data dalam siklus
pendapatan dan manfaat dari sistem berbasis web
ü Memahami berbagai laporan yang dapat dihasilkan dari siklus
pendapatan dan mengidentifikasi file-file serta struktur data yang
dibutuhkan dalam data base
3. Mendokumentasikan pemahaman tentang siklus pendapatan
4. Mengidentifikasikan segala tantangan utama dalam siklus
pendapatan dan mengevaluasi kelayakan berbagai prosedur
pengendalian dalam menghadapi tantangan-tantangan tersebut
5. Membaca dan memahami bagan alur untuk siklus pendapatan

31/10/22 22