Berbagai Model proses bisnis

PROBIS 08

4/4/2022 7:59 AM 1
 Manfaat dari Proses Bisnis
• Fokus pada Apa yang Dibutuhkan Pelanggan
– Memenuhi kebutuhan pelanggan adalah hal yang krusial karena bagaimanapun
keuntungan sebuah bisnis didapatkan dari hasil penjualan barang ataupun jasa kepada
pelanggan.
• Menurunkan Tingkat Risiko dan Pengeluaran
– Melalui proses yang telah direncanakan sebaik mungkin dengan efektif dan efisien
maka otomatis bisa mengurangi pengeluaran perusahaan yang sebenarnya tidak
diperlukan. Hal ini juga bisa menurunkan tingkat risiko terhadap hal-hal yang bisa
merugikan perusahaan. Dengan demikian tingkat imbal hasil bisa bertambah.
• Memperbaiki Kesalahan Kerja dan Human Error
– Proses bisnis membuat perusahaan menjadi lebih mudah untuk mengetahui kesalahan
yang telah dilakukan di dalam kegiatan bisnisnya tersebut sehingga solusi yang tepat bisa
segera ditemukan dan dilakukan.
– Selain itu proses bisnis juga akan menghindarkan dari kejadian human error karena
semua karyawan telah melakukan pekerjaan sesuai dengan keahlian dan kualifikasinya.
• Adaptasi dengan Kemajuan Teknologi
– Proses bisnis yang bagus adalah yang selalu up to date dengan perkembangan zaman
sehingga perusahaan bisa menyesuaikan diri termasuk dalam hal penggunaan teknologi.
Penggunaan teknologi akan membantu perusahaan lebih cepat mengalami kemajuan.
4/4/2022 7:59 AM 2
 Permasalahan dalam bisnis
• Perusahaan yang gagal melakukan semua prinsip dan memetakan
metode secara optimal dan standar akan menghadapi masalah berikut:
1. Kegagalan mengenali masalah apa pun: perusahaan yang tidak fokus pada
proses bisnisnya akan sering gagal mengenali masalah sebenarnya yang
mencegahnya mencapai tujuan karena ketidakmampuannya untuk
menetapkan proses standar.
2. Motivasi rendah pada karyawan: karena tidak adanya proses yang
kompeten dan jelas, karyawan perusahaan akan kehilangan motivasi
karena mereka mungkin ditempatkan di departemen yang
pengetahuannya tidak cukup.
3. Kurangnya implementasi perubahan: perusahaan akan sering mengulangi
kesalahan yang sama berulang kali karena tidak akan ada sistem untuk
mengenali masalah dan menerapkan perubahan dalam prosesnya.

4/4/2022 7:59 AM 3
 Permasalahan dalam bisnis
4. Upaya yang memakan waktu: tanpa diagram alur dan alur
kerja yang tepat, pekerjaan tertentu akan membutuhkan
lebih banyak waktu untuk diselesaikan daripada biasanya.
5. Efisiensi yang lebih rendah: jika tidak ada proses yang tepat
dan sesuai kebutuhan maka perusahaan tidak dapat
produktif dan efisiensinya akan lebih rendah daripada
perusahaan dengan proses yang lebih baik. Proses yang baik
meningkatkan efisiensi dengan menyusun langkah-langkah
dan kemungkinan cara untuk melakukan tugas.
6. Resiko tinggi dan pengeluaran yang meningkat: perusahaan
yang tidak memiliki proses yang terencana dan tidak
memadai seringkali gagal untuk melihat resiko di masa depan
dan mereka juga tidak kompeten untuk menemukan cara
yang hemat biaya untuk melakukan suatu tugas.

4/4/2022 7:59 AM 4
 Business Process Types

(Operasioanal)

4/4/2022 7:59 AM 5
 Proses Inti/ operasional
• Proses inti adalah apa yang mendorong bisnis.
– operasi utama yang menghasilkan kiriman untuk
konsumsi konsumen yang sebagian besar
memberikan keuntungan yang dinikmati bisnis.
– proses utama yang bertanggung jawab untuk
menciptakan aliran pendapatan utama.
– Contoh di bisinis restoran :
• membeli bahan makanan dari supplier, menjual
makanan kepada konsumen serta mengirimkannya
pada pembeli yang memesan secara online.

4/4/2022 7:59 AM 6
 Proses Dukungan
• Proses dukungan atau proses sekunder yaitu proses
pendukung yang ikut memberikan kontribusi pada
operasional bisnis dan perusahaan sehari-hari.
• Bisa diartikan juga bahwa proses sekunder merupakan
aktivitas yang sifatnya mendukung dimana tujuannya
adalah untuk memastikan bahwa bisnis akan terus
berjalan sebagaimana mestinya dengan sebaik
mungkin.
• Contohnya, divisi HRD selain bekerja untuk mendukung
pemilik usaha menghasilkan keuntungan juga
memastikan bahwa semua karyawan sudah sesuai
dengan kualifikasi dan bagiannya serta bekerja sesuai
SOP serta job desc masing-masing.

4/4/2022 7:59 AM 7
 Proses Manajemen
• Mencakup beberapa tahapan yaitu
perencanaan, pengawasan dan pemantauan.
– Proses manajemen ini akan mengatur tentang
kegiatan, tata kelola perusahaan serta manajemen
secara strategis sehingga proses lainnya bisa
berjalan dengan efektif dan efisien.
– Proses manajemen digunakan untuk mengelola
bisnis melalui perencanaan strategis, perencanaan
taktis dan operasional.

4/4/2022 7:59 AM 8
Tiga Macam Proses Bisnis Operasional Di
Organisasi

1. Sales/collection process
(Proses penjualan/pengumpulan)
2. Acquisition/payment process
(Proses perolehan/pembayaran)
3. Conversion process
(Proses perubahan)

4/4/2022 7:59 AM 9
Tujuan Proses collection/Penjualan/Pengumpulan

• Melayani untuk menarik pelanggan.

• Membantu pelanggan memilih barang/jasa.
• Mengirim barang/jasa yang dipesan.
• Mengumpulkan pembayaran untuk barang/jasa yang
dijual.
• Meminimalkan selang waktu antara pemilihan
barang/jasa dengan pengumpulan pembayaran.
• Meminimalkan jumlah piutang yang tidak tertagih.
• Menentukan struktur kualitas produk dan harga yang
akan menyeimbangkan antara nilai yang diperoleh
pelanggan dengan keuntungan perusahaan.

4/4/2022 7:59 AM 10
 Aliran Data Pada Proses
Penjualan/Pengumpulan
1. Pesanan Pelanggan (customer order)
2. Perintah Penjualan (sales order)
3. Slip Pengambilan Barang (picking slip)
4. Slip Pengepakan (packing slip)
5. Surat Perjalanan (shipping notice)
6. Faktur Penjualan (sales invoice/bill)
7. Berita Pengiriman Uang (remittance advice)
8. Slip Setoran (deposit slip)
9. Tanda Terima Pelanggan (customer check)
10. Perintah Penjualan Terbuka (open sales order)
11. Faktur Penjualan Terbuka (open sales invoice)
4/4/2022 7:59 AM 11
1. Pesanan Pelanggan (Customer Order)
Aliran data yang berasal dari pelanggan. Umumnya
termasuk data tentang pelanggan, alamat
pengiriman, kesepakatan (terms and conditions),
barang-barang yang dipesan, dan kesepakatan
pembayaran. Pesanan pelanggan biasanya
digunakan untuk membuat perintah penjualan
(sales order).

2. Perintah Penjualan (Sales Order)

Aliran data yang berasal dari internal untuk
mendokumentasikan pesanan dan sebagai tanda
persetujuan atas pesanan tsb. Umumnya datanya
sama dengan yang ada pada pesanan pelanggan.
Copy dari sales order biasa digunakan sebagai slip
pengambilan barang dan slip pengepakan barang.

4/4/2022 7:59 AM 12
3. Slip Pengambilan Barang (Picking Slip)
Aliran data yang dikirim ke gudang untuk
memerintahkan pemindahan barang yang dipesan
dari gudang ke bagian pengiriman. Slip ini
umumnya berupa copy dari sales order.

4. Slip Pengepakan (Packing Slip)

Aliran data yang disertakan bersama barang yang
dikirim ke pelanggan. Seringkali, aliran data tsb
diberi keterangan “Ini bukan tanda bukti
pembayaran” (“This is not a bill”).

4/4/2022 7:59 AM 13
5. Surat Perjalanan (Shipping Notice)
Aliran data yang menyatakan paket yang
dikirim, alat pengangkut yang digunakan,
rute, dan informasi pelanggan.

6. Faktur Penjualan (Sales Invoice/Bill)

Aliran data yang berisi daftar barang-barang
dagangan (termasuk harganya) yang telah
dikirim / diserahkan kepada si pembeli.
Merupakan tagihan atas barang / jasa yang
telah dijual.
4/4/2022 7:59 AM 14
7. Berita Pengiriman Uang (Remittance Advice)
Aliran data yang menyertai pembayaran oleh
pelanggan.

8. Slip Setoran (Deposit Slip)

Aliran data yang berisi daftar uang yang secara fisik
telah ditransfer dari suatu organisasi ke sebuah
lembaga finansial.

9. Tanda Terima Pelanggan (Customer Check)

Aliran data yang mengesahkan perpindahan dana
dari pelanggan ke penjual.

4/4/2022 7:59 AM 15
10. Perintah Penjualan Terbuka (Open Sales
Order)
Pesanan pelanggan tetap terbuka setelah
disetujui, hingga pesanan tersebut dikirim
dan ditagih.

11. Faktur Penjualan Terbuka (Open Sales

Invoice)
Faktur penjualan tetap terbuka hingga telah
dibayar lunas.

4/4/2022 7:59 AM 16
 Menyediakan Informasi Yang Berguna Tentang Proses
Penjualan/Pengumpulan
• Informasi dari proses penjualan/pengumpulan dapat
menyediakan dukungan dalam pengambilan keputusan bagi
para pengguna informasi.
• Hanya sebagian kecil saja dari informasi tentang pelanggan,
pesaing, dan kondisi ekonomi yang berhasil dikumpulkan pada
proses penjualan/pengumpulan yang umum.
• Sebagian informasi tentang pelanggan dan efektivitas
program pemasaran dapat dikumpulkan melalui kegiatan
penjualan.
• Informasi tentang barang/jasa pesaing, trend ekonomi,
ukuran pasar, pangsa pasar, kinerja pesaing, dll perlu
diperoleh dari sumber eksternal atau dikumpulkan melalui
studi independent.

4/4/2022 7:59 AM 17
 Manajemen Puncak
Manajemen puncak (top management) utamanya
tertarik kepada ringkasan informasi tentang upaya-
upaya pemasaran perusahaan secara keseluruhan:

• Pangsa pasar produk perusahaan dibandingkan

dengan pangsa pasar pesaing.

• Kecenderungan penjualan tahun ini dibandingkan

dengan tahun-tahun sebelumnya.

4/4/2022 7:59 AM 18
 Pemasaran
Fungsi pemasaran memiliki dampak yang besar terhadap
proses penjualan/pengumpulan. Personil di bagian
pemasaran merupakan pengguna informasi dari proses
penjualan/pengumpulan. Contoh informasi yang relevan
untuk bagian pemasaran:
• Banyaknya dan lokasi barang-barang persediaan.
• Preferensi pelanggan dan perubahan atas preferensi tersebut.
• Biaya produksi setiap barang/jasa yang dijual.
• Aktivitas dan hasil yang dicapai oleh setiap salesman.
• Kuantitas dan harga setiap barang yang dijual berdasarkan
salesman, tipe pelanggan, dan area geografis.
• Informasi detil tentang produk pesaing, strategi harga, dan
kampanye iklan.

4/4/2022 7:59 AM 19
 Sumber Daya Manusia (SDM)
• Bagian SDM memerlukan informasi tentang proses
penjualan/pengumpulan supaya dapat menyebarkan
tenaga kerja yang dimiliki perusahaan secara efektif.
• Bagian SDM juga memerlukan informasi tentang
tenaga kerja sehingga mereka dapat menentukan
jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, mengatur
penjadwalan, mengatur pembayaran, dan
mengevaluasi kinerja pekerja.

4/4/2022 7:59 AM 20
 Produksi
• Bagian produksi bertanggung jawab untuk menjaga
jumlah persediaan yang dimiliki dan kualitas produk
yang dihasilkan.
• Informasi tentang penjualan yang terjadi dan
proyeksi penjualan, digunakan oleh personil di
bagian produksi untuk merencanakan jadwal
produksi.
• Saran dari pelanggan tentang kualitas produk,
kerusakan, dan masalah garansi akan sangat
bermanfaat dalam menyesuaikan kualitas produk.

4/4/2022 7:59 AM 21
 Keuangan
• Bagian keuangan dan akuntansi menyelesaikan
analisa informasi untuk membuat laporan-laporan
yang diperlukan oleh pihak-pihak internal maupun
eksternal perusahaan.
• Bagian keuangan harus membuat keputusan
berkaitan dengan jumlah uang yang tersedia (dalam
jangka panjang atau pendek).
• Informasi tentang jumlah piutang pelanggan,
kesepakatan kredit, dan kesepakatan pembayaran
akan merupakan informasi penting untuk bagian
keuangan.
4/4/2022 7:59 AM 22
 Akuntansi
• Bagian akuntansi menggunakan informasi dari
proses penjualan/pengumpulan untuk
menyiapkan laporan-laporan manajemen dan
laporan-laporan keuangan.
• Juga dapat digunakan untuk menyediakan
analisa seperti analisa nilai ekonomis,
pendapatan operasional, aliran kas,
profitabilitas produk, dll.

4/4/2022 7:59 AM 23
 kasus
• Sebuah toko online menawarkan berbagai produk yang
dapat dibeli oleh pelanggan. Toko ini beroperasi non stop
24 jam dengan pelanggan yang tidak terbatas.
• Pelanggan yang akan membeli produk di toko ini harus
membuka websitenya dan melihat produk apa saja yang
tersedia. Setelah menemukan barang yang akan dibeli
pelanggan harus mendaftarkan dulu identitasnya baru bisa
memesan.
• Setelah pelanggan membayar pesanannya, toko akan
mengirimkan barang pesanan ke alamat penerima.
Soal :
1. Proses bisnis apa yang perlu ada untuk toko tersebut
2. Tuliskan kebutuhan fungsional untuk sistem informasi dan
datanya

4/4/2022 7:59 AM 24
 jawab
• Asumsi : daftar barang sudah tersedia di halaman situs
1. Proses bisnis
1. Pendaftaran
2. Pemesanan
3. Pembayaran
4. Pengiriman
2. Kebutuhan data
1. Pelanggan
2. Barang
3. Pemesanan
4. Pembayaran
5. Pengiriman

4/4/2022 7:59 AM 25
 jawab
• Kebutuhan fungsional
1. Pendaftaran :
1. Catat pelanggan
2. Buat konfirmasi data user dan password
2. Pemesanan
1. Catat pemesanan
2. Buat konfirmasi pesanan
3. Pembayaran
1. Catat jenis pembayaran
2. Buat konfirmasi
3. Buat bukti pembayaran
4. Pengiriman
1. Catat tujuan pengiriman
2. Buat status pengiriman
3. Buat bukti pengiriman

4/4/2022 7:59 AM 26